POHJOIS-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN KUNTAYHTYMÄ

POHJOIS-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN KUNTAYHTYMÄ ARVIOINTIKERTOMUS 2016 TARKASTUSLAUTAKUNTA 26.4.2017

2 Sisällysluettelo 1.TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT JA KOKOONPANO... 3 1.1 Tarkastuslautakunnan tehtävät... 3 1.2 Tarkastuslautakunnan kokoonpano... 4 2. ARVIOINNIN SUORITTTAMINEN JA PAINOPISTEET... 5 2.1 Tarkastustapaamiset... 5 2.2 Kouluttautuminen... 5 2.3 Arviointikertomus... 6 3. HAVAINNOT ARVIOINTIVUODELTA... 6 3.1 Toiminnalliset tavoitteet ja niiden arviointi... 6 3.2 Taloudelliset tavoitteet ja niiden arviointi... 7 3.3. Kuntayhtymän henkilöstö... 7 3.4. Muut havainnot... 7 4. TULEVAISUUDEN NÄKYMÄT... 8 5. YHTEENVETO... 9 6. TARKASTUSLAUTAKUNNAN ESITYS... 10 YHTYMÄVALTUUSTOLLE... 10

3 YHTYMÄVALTUUSTOLLE 1.TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT JA KOKOONPANO 1.1 Tarkastuslautakunnan tehtävät Tarkastuslautakunnan tehtävistä on säädetty Kuntalain (410/2015) 14 luvussa ja kuntayhtymän hallintosäännössä. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on: 1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastamista koskevat asiat; 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. 4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. 5) valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi 6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Kuntalain säädöksien lisäksi tarkastuslautakunnan tehtävistä on määräyksiä kuntayhtymän hallintosäännössä. Hallintosäännön 2 luvun 4 :n mukaan sen lisäksi, mitä kuntalaissa säädetään, lautakunnan tehtävänä on: seurata tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista ja tilintarkastajan tehtävien suorittamista sekä tehdä esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, huolehtia, että tilintarkastusta varten on olemassa tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, tehdä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta.

4 Kuntayhtymän hallintosäännön 2 luvun 4 :n mukaan arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Ennen arviointikertomuksen valmistumista tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. 1.2 Tarkastuslautakunnan kokoonpano Perussopimuksen 17 :n mukaan kuntayhtymässä on tarkastuslautakunta, jonka kokoonpanosta ja toiminnasta määrätään kuntayhtymän hallintosäännössä. Hallintosäännön 2 luvun 4 :n mukaan tarkastuslautakunta koostuu seitsemästä jäsenestä, joista valtuusto valitsee lautakunnan puheenjohtajan ja kaksi varapuheenjohtajaa sekä neljä muuta jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Yhtymävaltuusto on valinnut 12.1.2016 9 mukaisesti seuraavat tarkastuslautakunnan jäsenet ja varajäsenet: JÄSENET KUNTA VARAJÄSENET KUNTA Tohkanen Matti, pj Joensuu Hälli Sinikka Joensuu Karjalainen Mira, 1.vpj. Liperi Karjalainen Teuvo Tohmajärvi Turpeinen Jari, 2. vpj. Outokumpu Tolonen Mervi Lieksa Kukkonen Pekka Joensuu Pietarinen Airi Polvijärvi Eskelinen Sulo Lieksa Hiltunen Liisa Outokumpu Kaverinen Maija Lieksa Happonen Aarno Heinävesi Öystilä Kaija Lieksa Wickström Pertti Juuka Lautakunnan sihteerinä on toiminut hallintosihteeri Taina Aspelund ajalla 5.4-30.5.2016, hallintosihteeri Tiina Vatanen-Pikkarainen 30.8.2016 ja 12.10.2016 alkaen tarkastuspäällikkö Leena Timonen. Lisäksi lautakunnan kokouksiin on osallistunut BDO Audiator Oy:n vastuullinen tilintarkastaja JHT, HT Pentti Tanskanen. Vuoden 2016 aikana tarkastuslautakunta on pitänyt kuusi kokousta ja tilikauden päättymisen jälkeen kolme kokousta.

5 2. ARVIOINNIN SUORITTTAMINEN JA PAINOPISTEET Tarkastuslautakunta on noudattanut toiminnassaan toimikaudelle 2016 laatimaansa arviointisuunnitelmaa ja tilikaudelle 2016 hyväksymäänsä työohjelmaa. Vuoden 2016 työohjelma hyväksyttiin marraskuussa 2016 ja sitä on päivitetty tarpeen mukaan. Vuoden 2016 arviointikertomus on Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän eli Siun sote -kuntayhtymän ensimmäinen. Tarkastuslautakunnan arviointityön painopistealueena vuonna 2016 on ollut perehtyä Siun sote -kuntayhtymän toimintojen ja talouden valmisteluun sekä toiminnan käynnistämiseen 1.1.2017 alkaen. Kyseisiin asioihin perehtyminen on edellyttänyt johtavien viranhaltioiden kuulemista ja viranhaltioiden selostusta asioiden valmistelusta. Tarkastuslautakunnan työohjelma on sovitettu yhteen tilintarkastussuunnitelman kanssa niin, että ne tukevat kuntayhtymän tarkastustoimen laaja-alaista ja asianmukaista toteutumista. 2.1 Tarkastustapaamiset Tarkastuslautakunta on kokouksissaan kuullut tarkastuslautakunnan työohjelman mukaisesti Siun sote- kuntayhtymän toimitusjohtaja Ilkka Pirskasta, talousjohtaja Ismo Rouvista, hallintojohtaja Ilkka Naukkarista, henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsenia, tilajohtaja Juha Tornbergiä, terveys- ja sairaanhoitopalvelujen toimialuejohtajaa Antti Turusta, ikäihmisten palvelujen toimialuejohtajaa Eija Rieppoa ja perhe- ja sosiaalipalvelujen toimialuejohtajaa Leena Korhosta. Lisäksi tytäryhtiöiden toimitusjohtajia eli Siun Talous Oy:n toimitusjohtaja Anne Kososta ja Polkka- Pohjois-Karjalan tukipalvelut Oy:n toimitusjohtaja Hannele Portmania. Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelun kuntayhtymän tarkastuslautakunnan kanssa pidettiin työohjelman mukaisesti yhteiskokous huhtikuussa 2017. Kokouksen teemana oli keskustelu PKSSK:n ja Siun sote-kuntayhtymän vuoden 2016 arviointikertomuksen sisällöstä sekä allekirjoittaa arviointikertomus. Yhteistyö tarkastuslautakunnan ja johtavien viranhaltijoiden, henkilöstön ja kaikkien tarkastustapaamisissa mukaan olleiden kanssa on toiminut hyvin. 2.2 Kouluttautuminen Tarkastuslautakunta on osallistunut KYSin erityisvastuualueen tarkastuslautakuntien kaksipäiväisille neuvottelupäiville 15.- 16.9.2016 Mikkelissä.

6 2.3 Arviointikertomus Vuodelta 2016 annettavan arviointikertomuksen perustaksi tarkastuslautakunta on perehtynyt kuntayhtymän vuoden 2016 talousarvioon ja hallituksen allekirjoittamaan vuoden 2016 tilinpäätökseen. Tarkastustapaamisissa saatujen selontekojen ja käytyjen keskustelujen lisäksi lautakunnan jäsenet ovat seuranneet kuntayhtymän päätöksentekoa ja toimintaa heille toimitetun aineiston perusteella. Annettavan arvioinnin perustana ovat myös lautakunnan jäsenten tekemät muut tilikauden aikaiset havainnot kuntayhtymän toiminnasta, taloudesta ja johtamisesta. Lautakunta on saanut päävastuulliselta tilintarkastajalta sekä suullisia että kirjallisia raportteja. Lautakunta on perehtynyt tilikaudelta 2016 annettuun tilintarkastuskertomukseen. Edellä mainittujen tietojen perusteella tarkastuslautakunta antaa Kuntalain 121 :n mukaisen arviointikertomuksen. 3. HAVAINNOT ARVIOINTIVUODELTA 3.1 Toiminnalliset tavoitteet ja niiden arviointi Siun sotelle vuosi 2016 oli palvelutuotantoon valmistautumisen vuosi, kuntayhtymän järjestäväksi siirtyi 14 kunnan perusterveydenhuolto ja sosiaalipalvelut, erikoissairaanhoito ja kehitysvammaisten erityishuolto. Lisäksi kuntayhtymään kuuluu myös Pohjois-Karjalan pelastuslaitos, ympäristöterveydenhuolto ja työterveyshuolto. Myös tukipalveluyhtiöiden Siun Talous Oy:n ja Polkka - Pohjois-Karjalan Tukipalvelut Oy:n perustaminen ja käynnistäminen vuonna 2016. Koska kyseessä on Siun sote-kuntayhtymän ensimmäinen toimintavuosi ei aikaisempien vuosien arviointikertomusten perusteella tehtyjä toimenpiteiden arviointeja voida tehdä. Myöskään valtuustoon nähden sitovia toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteiden toteutumisia ei ole voitu arvioida, koska niitä ei ollut asetettu valmisteluvuodelle ja koska varsinaista toimintaa ei ole ollut. Kuntayhtymän valtuusto hyväksyi Siun sote-kuntayhtymän hallintosäännön huhtikuussa sekä siihen tehdyt päivitykset lokakuussa 2016, kuntayhtymän strategian vuosille 2017 2018 ja talousarvion 2017 sekä toiminta-ja taloussuunnitelman 2017-2019 joulukuussa 2016.

7 3.2 Taloudelliset tavoitteet ja niiden arviointi Siun soten talousarvio toteutettiin teknisesti PKSSK:n ympäristössä ja tämä siirettiin Siun sotelle järjestelmäympäristöjen valmistuttua. Kesäkuun kokouksessaan 2016 Siun soten yhtymähallitus hyväksyi omalta osaltaan järjestelyn, jossa 1.1. 30.6 aikana toteutuneet valmistelukustannukset jäivät PKSSK:n kustannuksiksi ja siitä eteenpäin tulevat Siun sotelle suoraan tulevat kustannukset kohdistuvat Siun sote-kuntayhtymälle. PKSSK:n yhtymävaltuusto hyväksyi lokakuun 2016 kokouksessaan talousarviomuutoksen, jossa PKSSK:n talousarviota pienennettiin 2,0 miljoonaa euroa Siun soten kustannusten osalta ja tämä summa siirrettiin virallisesti Siun sotelle. Siun sote- kuntayhtymän tilikauden tulos vuonna 2016 on ylijäämäinen 0,2 miljoonaa euroa. Toimintatuotot olivat 2.042 miljoonaa euroa ja toimintakulut olivat 1.835 miljoonaa euroa. Tarkastuslautakunta toteaa, että toimintakulut ovat alittuneet 0,2 miljoonaa euroa toimintatuottoja pienempänä. 3.3. Kuntayhtymän henkilöstö Kuntayhtymän ainoa työntekijä oli 1.7.2016 alkaen toimitusjohtaja. Muu työpanos kuntayhtymän valmisteluun toteutettiin joko PKSSK:n tai jäsenkuntien työntekijöiden toimesta. Kyseiset henkilöt olivat koko vuoden entisten työnantajien palveluksessa. Yhtymähallitus valitsi Siun sotelle johtavia viranhaltijoita, palvelujohtajia- ja päälliköitä ja asiantuntijoita vuoden 2016 aikana. Viran vakituinen hoitaminen alkoi vasta 1.1.2017, mutta viranhaltijoilta edellytettiin kuitenkin viran osa-aikaista hoitamista entisten organisaation virkatehtävien ohessa. 3.4. Muut havainnot Siun sote- kuntayhtymän valmisteluvuosi painottui tulevan palvelutuotannon valmisteluun ja toimintaa ohjaavien sääntöjen ja ohjeiden valmisteluun sekä kuntarajapinnan määrittämiseen ja yhteisen näkemyksen luomiseen omistajien kanssa. Sote-kunta-rajapintayhteistyön tekemisen kannalta on muodostettu paikallinen omistajaohjausryhmä tiedon välittämiseen peruskunnan ja kuntayhtymän välille. Perussopimuksen 21 :n mukaisesti kuntien yhteisessä omistajaohjauksessa yhtymähallitus neuvottelee kuntien kanssa kuntayhtymän taloudesta ja investointitarpeista. Hallintosäännön mukaisesti ylintä päätösvaltaa käyttää valtuusto.

8 Tarkastuslautakunta toteaa, että hallintosäännössä tulisi selkeyttää kuntien omistajaohjauksen ja kuntayhtymän valtuuston asema ja tehtävät. Siun sote kuntayhtymään siirtyi kunnista ja kuntayhtymistä sopimuksia noin 4 000 kappaletta. Tilanne sopimusten osalta on, että sopimukset ovat monimuotoisia ja ne vaihtelevat hyvin paljon Siun soten sisällä. Tarkastuslautakunta toteaa, että sopimuskäytäntöä tulee yhtenäistään ja sopimushallintaan tulee kiinnittää huomiota. Siun soten ensimmäinen talousarvio vuodelle 2017 on lähtökohtaisesti rakentunut jäsenkuntien maksuosuuksien kiinnittämisellä. Tämän lisäksi maksu- ja muita toimintatuottoja on arvioitu jäsenkuntien toteutuneiden tulopuolen tietojen perusteella. Vuoden 2017 talousarvion laadinta perustuu kuntien ja kuntayhtymien vuoden 2016 ennusteen ja kahden edellisen vuoden tilinpäätöksiin eikä ennusteiden oikeellisuutta ole voitu varmentaa. Ensimmäiseen Siun sotekuntayhtymän talousarvioon 2017 ja toiminta- ja taloussuunnitelmaan laatimiseen liittyy epävarmuutta. Esimerkiksi vuoden 2017 talousarviossa Siun soten vuokrattujen toimitilojen määrärahaksi on varattu noin 28 miljoonaa euroa, kun vuoden 2016 kustannuspohjissa vastaavat vuokramenot ovat noin 9 miljoonaa euroa pienemmät, mikä määrä puuttuu vuokrien kantaluvusta. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä sitä, että kuntayhtymän rahoituspohja varmistetaan ja omistajakunnat päivittävät sote-kulujen ennusteensa vuoden 2016 kuntien tilinpäätösten valmistuttua. Tarkastuslautakunta edellyttää, että jatkossakin jäsenkunnat ja kuntayhtymän hallinto pyrkivät edistämään yhteisen näkemyksen löytymistä ja säilymistä kuntayhtymän ja jäsenkuntien välille. 4. TULEVAISUUDEN NÄKYMÄT Siun sote-kuntayhtymän toiminta on useallakin tulosalueella voimakkaiden muutosten keskellä. Muutokset johtuvat sekä ulkoapäin tulevasta sääntelystä että kuntayhtymän omasta halusta kehittää toimintaa. Merkittävä muutokseen kannustava tekijä on niukat resurssit, joihin haetaan liikkumavaraa rakenteellisin muutoksin. Joka tapauksessa muutokset tulevat kuntayhtymän toiminnassa jatkumaan, jolloin vaaditaan kuntayhtymältä, jäsenkuntien päättäjiltä ja kuntayhtymän henkilöstöltä yhteistyökykyä ja pitkäjänteisyyttä.

9 5. YHTEENVETO Kokonaisuutena voidaan todeta, että Siun sote-kuntayhtymän hallintoa ja taloutta on hoidettu laillisesti ja asianmukaisesti. Tarkastuslautakunta kiittää koko kuntayhtymän henkilöstöä Siun sote-kuntayhtymän valmistelutyöstä sekä luottamushenkilöitä hyvästä yhteistyöstä. Tilintarkastaja on antanut 26.4.2017 tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2016. Vuoden 2016 osalta tilintarkastuskertomus ei sisällä huomautettavaa. Tilintarkastaja on esittänyt vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille vuodelta 2016. Tarkastuslautakunta esittää tilinpäätöksen ja vastuuvapauden myöntämistä hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilivuodelta 2016.

10 6. TARKASTUSLAUTAKUNNAN ESITYS YHTYMÄVALTUUS TOLLE Tarkastuslautakunta jättää arviointikertomuksen vuodelta 2016 yhtymävaltuuston käsiteltäväksi. Joensuussa, 26. huhtikuuta 2017 Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän tarkastuslautakunta ~ - '~ Matti Tohkanen puheenjohtaja Cfr ~U vi ~ Mira Karjalainen 1.varapuheenjohtaja ~ -- Jari Turpeinen 2. varapuheenjohtaja Pekka Kukkonen jäsen Sulo Eskelinen jäsen Maija Kaverinen jäsen jäsen