TE-KESKUSTEN ENNAKOINTIJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ- JA HYÖDYNNETTÄVYYSTUTKIMUS Jukka Varelius TE-KESKUSTEN ALUEELLISEN ENNAKOINNIN KEHITTÄMIS- JA TUKIPROJEKTI TYÖMINISTERIÖ 9.1.2001
Sisällysluettelo Johdanto 1 1. Ennakointitiedon tarve ja hankinta. 4 2. Ennakointiportaali... 12 2.1. Ennakointiportaalin käyttö 12 2.2. Ennakointiportaalin hyödyllisyys... 14 2.2.1. Ennakointiportaalin eri palvelujen hyödyllisyys. 16 2.3. Ennakointiportaalin ulkoasu. 19 2.4. Ennakointiportaalin käytettävyys. 20 2.5. Ennakointiportaaliin liittyvät koulutus- ja kehittämistarpeet 20 2.5.1. Tiedotus-, koulutus- ja perehdyttämistarpeet.. 20 2.5.2. Kehittämistarpeet 23 Yhteenveto... 25 Liite 1. Kyselylomake... 28 1
Johdanto TE-keskusten ennakointijärjestelmän käyttö- ja hyödynnettävyystutkimuksessa selvitettiin TEkeskusministeriöiden (kauppa- ja teollisuusministeriö, maa- ja metsätalousministeriö ja työministeriö), TE-keskusten ja työvoimatoimistojen ennakointitiedon tarvetta ja ennakointitiedon hankintatapoja. Lisäksi haluttiin saada tietoa ennakointiportaalin tarkoituksenmukaisuudesta sen sisällöllisestä hyödyllisyydestä, käytettävyydestä ja ulkoasusta sekä portaaliin liittyvistä kehittämis- ja koulutustarpeista. 1 Selvitys toteutettiin Internetissä toimivana Delfoi-kyselynä. Sen kohderyhmä muodostui 1261:stä TE-keskusministeriössä, TE-keskuksessa ja työvoimatoimistossa työskentelevästä esittelijä- tai sitä ylemmän tason toimihenkilöstä. 2 Vastausaikaa annettiin aluksi kaksi viikkoa. Koska kyselyyn vastanneiden määrä jäi vähäiseksi, vastaamisaikaa jatkettiin vielä kahdella viikolla. Vastaamatta jättäneille lähetettiin tästä ilmoitus. Alla olevissa taulukoissa näkyvät kyselyn saaneiden ja siihen vastanneiden määrä, eri organisaatioiden ja TE-keskusten osastojen osuus saatujen vastausten määrästä, vastausprosentit organisaatioittain, TE-keskuksittain ja TE-keskuksen osastoittain sekä eri TE-keskusten osuus kaikista TEkeskuksilta saaduista vastauksista. Kysely Vastausprosentti 1261 14,5 Organisaatio % kaikista vastauksista Työministeriö 8,7 Maa- ja metsätalousministeriö 0,0 Kauppa- ja teollisuusministeriö 0,0 TE-keskus 24,6 Työvoimatoimisto 66,7 1 Kyselyn tarkka sisältö käy ilmi liitteenä olevasta kyselylomakkeesta. 2 Vastaajien tehtävänimikkeitä olivat mm. seuraavat: johtaja, erikoissuunnittelija, suunnittelija, esr-koordinaattori, esittelijä, kehittämispäällikkö, osastopäällikkö, projektipäällikkö, toimialapäällikkö, projektitutkija, yksikön päällikkö, yritysneuvoja, ylitarkastaja, kalatalousjohtaja, palvelupäällikkö, toimistonjohtaja, ammatinvalintapsykologi, apulaistoimistonjohtaja, johtava työvoimaneuvoja, osastonjohtaja, työvoimaohjaaja ja toimistonhoitaja. 2
TE-keskuksen osasto % kaikista vastauksista Maaseutuosasto 2,7 Työvoimaosasto 10,4 Yritysosasto 5,5 Johto ja esikunta 6 Organisaatio Vastausprosentti Työministeriö 18,2 Maa- ja metsätalousministeriö 0,0 Kauppa- ja teollisuusministeriö 0,0 TE-keskus 13,3 Työvoimatoimisto 15,0 Kaikki 14,5 TE-keskuksen osasto Vastausprosentti Maaseutuosasto 7,2 Työvoimaosasto 12,7 Yritysosasto 15,2 Johto ja esikunta 20,8 TE-keskus Vastausprosentti Uusimaa 6,5 Varsinais-Suomi 7,4 Satakunta 17,6 Häme 26,7 Pirkanmaa 27,3 Kaakkois-Suomi 10,5 Etelä-Savo 16,0 Pohjois-Savo 16,7 Pohjois-Karjala 14,3 Keski-Suomi 11,1 Etelä-Pohjanmaa 16,7 Pohjanmaa 31,3 Pohjois-Pohjanmaa 8,3 Kainuu 0,0 Lappi 6,7 3
TE-keskus % TE-keskusten vastauksista Uusimaa 6,8 Varsinais-Suomi 4,5 Satakunta 6,8 Häme 9,1 Pirkanmaa 13,6 Kaakkois-Suomi 4,5 Etelä-Savo 9,1 Pohjois-Savo 6,8 Pohjois-Karjala 6,8 Keski-Suomi 4,5 Etelä-Pohjanmaa 6,8 Pohjanmaa 11,4 Pohjois-Pohjanmaa 4,5 Kainuu 0,0 Lappi 4,5 Kyselyyn vastanneiden määrä jäi siis vähäiseksi. Eniten vastauksia tuli työvoimatoimistoista (66,7% kaikista vastauksista), joihin myös lähti eniten kyselyjä. Maa- ja metsätalousministeriöstä ja kauppa- ja teollisuusministeriöstä vastauksia ei saatu lainkaan. Organisaatioittain tarkasteltuna halukkaimmat vastaajat löytyivät työministeriöstä (vastausprosentti 18,2). TE-keskuksista eniten vastauksia saatiin Pohjanmaalta (vastausprosentti 31,3), Pirkanmaalta (vastausprosentti 27,3) ja Hämeestä (vastausprosentti 26,7). TE-keskusten osastoista innokkaimpia vastaajia olivat johto tai esikunta (20,8%) ja vähiten innokkaita maaseutuosastot (7,2%). Vastaajien lukumäärä ja jakauma on hyvä muistaa selvityksen tuloksia tarkasteltaessa. Tosin monissa kohdin vastaukset on eritelty organisaatioittain ja osastoittain. Tällöinkin on kuitenkin huomioitava, että esimerkiksi maaseutuosastoja koskevat tulokset perustuvat suhteellisen pienen joukon mielipiteisiin ja arvioihin (7,2% maaseutuosastoilla kyselyn saaneista). Saatuja vastauksia tarkasteltaessa kävi myös ilmi, että Delfoi-kyselylomakkeessa paikoin käytetyt alasvetolaatikot aiheuttivat vastaajille ongelmia: suhteellisen monen vastaajan kohdalla organisaatio ja/tai TE-keskus oli rekisteröitynyt väärin. Vastaajien antamien nimitietojen perusteella nämä virheet voitiin korjata. On kuitenkin syytä olettaa, että vastaavanlaisia virheitä esiintyy myös muihin kysymyksiin saatujen vastausten kohdalla. Näissä tapauksissa vastaavaa korjausmahdollisuutta ei ollut. Kyselylomakkeen vastausvaihtoehdot olivat usein asteikollisia. Esimerkiksi tulevaisuuteen suuntautuvien tietojen tarvetta kysyttiin asteikolla paljon-vähän-ei lainkaan. Eri henkilöiden ja organisaatioiden käsitykset paljon ja vähän määristä eivät kuitenkaan välttämättä ole yhteneviä. Näin ollen 4
ei ole selvää, että esimerkiksi tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon organisaatiokohtaista tarvetta kuvaavat arvot ovat keskenään vertailukelpoisia. 1. Ennakointitiedon tarve ja hankinta Kyselyssä selvitettiin sekä toimintaympäristöä kuvaavan toimialatiedon että tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon tarpeen laatua ja määrää. Toimintaympäristöä kuvaavista toimialatiedoista kyselyyn vastanneet ilmoittivat tarvitsevansa eniten työmarkkinoiden kehitystä (88% paljon), osaamistarpeiden muutoksia (83% paljon) ja teknologian muutoksia kuvaavia tietoja (61% paljon). Vähiten tarvittiin maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevia tietoja (20% ei lainkaan), yritysten kannattavuutta kuvaavia tietoja (11% ei lainkaan) ja aluetaloustietoja (10% ei lainkaan). 50% vastaajista kuitenkin ilmoitti tarvitsevansa paljon aluetaloustietoja. Toimintaympäristöä kuvaavan toimialatiedon tarve kokonaisuudessaan näkyy alla olevasta kaaviosta. Työorganisaatioiden muutoksia kuvaavia tietoja 59 33 7 Aluetaloustietoja 50 40 10 Maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevia tietoja 32 48 20 Tietoja yritysten kannattavuudesta, ulkomaankaupasta ym. Yleisiä suhdannetietoja 37 57 53 40 11 3 Paljon% Vähän% Ei lainkaan% Työmarkkinoiden kehitystä kuvaavia tietoja 88 10 2 Teknologian muutoksia kuvaavia tietoja 61 37 3 Osaamistarpeiden muutoksia kuvaavia tietoja 83 15 2 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Organisaatiokohtaisen tarkastelun tulokset erosivat yleisen toimialatiedon tarpeesta lähinnä seuraavissa kohdin. TE-keskusten työvoima- ja yritysosastoilla yleiset suhdannetiedot nousivat yhtä tärkeiksi osaamistarpeiden muutoksia kuvaavien tietojen kanssa. Työvoimaosastoilla myös aluetaloustietoja ja työorganisaatioiden muutoksia kuvaavia tietoja pidettiin vähintään yhtä tärkeinä kuin teknologian muutoksia kuvaavia tietoja. Yritysosastoilla taas toimialoittaisia tietoja yritysten kan- 5
nattavuudesta, ulkomaankaupasta ym. pidettiin yhtä tärkeinä kuin teknologian muutoksia kuvaavia tietoja. Työvoimatoimistoissa yleisiä suhdannetietoja ja työorganisaatioiden muutoksia kuvaavia tietoja pidettiin vähintään yhtä tärkeinä kuin teknologian muutoksia kuvaavia tietoja. Maaseutuosastoilla taas nähtiin toimialoittaiset tiedot yritysten kannattavuudesta, ulkomaankaupasta ym., maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevat tiedot ja aluetaloustiedot yhtä tärkeinä työmarkkinoiden kehitystä kuvaavien tietojen kanssa. Työministeriössä puolestaan maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevia tietoja pidettiin teknologian muutoksia kuvaavia tietoja tärkeämpinä. Toisaalta TE-keskusten johdossa ja esikunnassa, yritysosastoilla ja maaseutuosastoilla tarvittiin työorganisaatioiden muutoksia koskevia tietoja yhtä vähän tai vähemmän kuin tietoja yritysten kannattavuudesta tai maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevia tietoja. TE-keskusten maaseutuosastoilla myös työmarkkinoiden kehitystä kuvaavien tietojen ja yleisten suhdannetietojen tarve jäi vähintään yhtä pieneksi kuin yritysten kannattavuutta ja maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevien tietojen tarve. Työministeriössä taas teknologian muutoksia kuvaavia tietoja tarvittiin vähemmän kuin maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevia tietoja. Organisaatiokohtaista toimialatiedon tarvetta koskevan tarkastelun tulokset näkyvät alla olevassa kaaviossa ja taulukossa. 1 1,2 1,4 1,6 1,8 2 2,2 2,4 2,6 2,8 3 A B C D E F G H Työministeriö Maaseutuosasto Työvoimaosasto Yritysosasto Johto tai Toimintaympäristöä kuvaavien toimialatietojen tarve organisaatioittain (keskiarvo, 1=paljon, 2=vähän ja 3=ei lainkaan). A=osaamistarpeiden muutoksia kuvaavia tietoja, B=teknologian muutoksia kuvaavia tietoja, C=työmarkkinoiden kehitystä kuvaavia tietoja, D=yleisiä suhdannetietoja, E=toimialoittaisia tietoja yritysten kannattavuudesta, ulkomaankaupasta, ym., F=maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskevia tietoja, G=aluetaloustietoja, H=työorganisaatioiden muutoksia kuvaavia tietoja. 6
Organisaatio Työministeriö TE-keskuksen johto ja esikunta TE-keskuksen maaseutuosasto TE-keskuksen työvoimaosasto TE-keskuksen yritysosasto Työvoimatoimisto Tärkeimmät toimialatiedot Osaamistarpeiden muutokset, työmarkkinoiden kehitys ja työorganisaatioiden muutokset Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja teknologian muutokset Osaamistarpeiden muutokset, teknologian muutokset ja yritysten kannattavuus ym. toimialoittain Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja yleiset suhdannetiedot Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset, yleiset suhdannetiedot ja yritysten kannattavuus ym. toimialoittain Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja työorganisaatioiden muutokset Kolme tärkeintä toimialatietoryhmää organisaatioittain. 3 Myös työtehtäväkohtaisen tarkastelun tulokset menevät pitkälle yksiin yleisen toimialatiedon tarpeen kanssa: kaikissa tehtävissä tärkeimpiä tietoja olivat työmarkkinoiden kehitystä kuvaavat tiedot ja toiseksi tärkeimpiä osaamistarpeiden muutoksia koskevat tiedot. Kolmanneksi tärkeimpiä tietoja kaikissa työtehtävissä olivat kuitenkin yleiset suhdannetiedot ja neljänneksi merkittävimpiä työorganisaatioiden muutoksia kuvaavat tiedot. Kaikissa tehtävissä vähiten tarvetta oli yritysten kannattavuutta ja maataloutta ja maaseudun kehittämistä koskeville tiedoille. Yleinen toimintaympäristöä kuvaavan toimialatiedon tarve kohdistuu siis erityisesti työmarkkinoiden kehitystä ja osaamistarpeiden ja teknologian muutoksia kuvaaviin tietoihin. Nykyisellään ennakointiportaalista löytyy erityisesti työmarkkinoiden kehitystä mutta myös osaamistarpeiden muutoksia kuvaavia tietoja suhteellisen paljon. Portaali sisältää tietoa työttömyydestä ja työmarkkinoiden toiminnasta sekä työhallinnon toimista, ammattirakenne-ennusteita, työvoimatiedusteluja, barometritietoja työvoimatarpeista, rekrytointiongelmista ja osaamistarpeista, lyhyen ja keskipitkän aikavälin suhdannenäkymiä jne. Teknologian muutoksia kuvaavien tietojen määrää tulisi lisätä. Lukuunottamatta työorganisaatioiden muutoksia kuvaavia tietoja, myös eri organisaatioiden ja osastojen erityistarpeita vastaavia tietoja portaalista löytyy suhteellisen hyvin jo nyt. Kyselyyn vas- 3 Jaettujen sijojen takia kolme tärkeintä ryhmää voi sisältää enemmän kuin kolmenlaista toimialatietoa 7
tanneista monet toivoivat pitemmälle jalostettua ja käytännönläheisempää tietoa. Tietyn organisaation erityisesti tarvitsemia tietoja olisi perusteltua muokata juuri kyseisen organisaation tarpeita vastaavaan muotoon. Toisaalta sekä tällaisen muodon tai muotojen identifiointi että tiedon muokkaaminen sitä vastaavaksi saattaa kuitenkin olla vaikea ja paljon resursseja vaativa tehtävä. 4 Tulevaisuuteen suuntautuvista tiedoista tärkeimpinä pidettiin alueellisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia (66% paljon), toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia (55% paljon) ja muiden analysoimaa laadullista tietoa (44% paljon). Myös menneen ajan aikasarjoihin perustuvia alueellisia ennusteita tarvittiin suhteellisen paljon (43% paljon), vaikka toisaalta 13% vastaajista ei tarvinnut niitä lainkaan. Vähiten käyttöä löytyi menneen ajan aikasarjoihin perustuville valtakunnallisille ennusteille (17% ei lainkaan), jo mainituille menneen ajan aikasarjoihin perustuville alueellisille ennusteille (13% ei lainkaan) ja valtakunnallisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksille (13% ei lainkaan). Tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon tarve kokonaisuudessaan käy ilmi alla olevasta kaaviosta. 4 Eri organisaatioiden ja osastojen tarvitsemien tietojen erityistä muotoa selvitettäessä kannattanee lähtökohtana pitää niille ominaisia toimenkuvia. Nämä käyvät ilmi alla olevasta kaaviosta. Asiakasneuvonta 1 1 1 3 2 1 Esitysten valmistelu 1 2 1 1 2 4 Strateginen suunnittelu 3 1 4 1 2 5 TUJO-valmistelu 2 1 2 3 1 3 Tutkimustehtävät 6 3 6 4 5 8 Tukipäätösten teko 2 1 4 4 3 6 Valvonta- ja tarkastustehtävät 4 2 5 5 4 7 Esimiestehtävät 5 2 3 2 2 2 TM MOS TOS YOS J/E TVT Työtehtävät organisaatioittain määrän mukaisessa järjestyksessä. 8
0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Menneen ajan aikasarjoihin perustuvia valtakunnallisia ennusteita 27 56 17 Menneen ajan aikasarjoihin perustuvia alueellisia ennusteita 43 44 13 Valtakunnallisten yrityskyselyiden ja -barometrien tuloksia Alueellisten yrityskyselyiden ja -barometrien tuloksia Muiden kyselyiden ja barometrien tuloksia 32 25 66 56 65 28 13 6 10 Paljon% Vähän% Ei lainkaan% Toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia 55 37 8 Muiden analysoimaa laadullista tietoa 44 47 8 Käytän tulevaisuustietoa työssäni 51 46 3 Eniten tulevaisuustietoja käytettiin TE-keskusten johdossa ja esikunnissa (91% käyttää paljon tulevaisuustietoja työssään), toiseksi eniten TE-keskusten yritysosastoilla (60% käyttää paljon tulevaisuustietoja työssään) ja kolmanneksi eniten työministeriössä (56% käyttää paljon tulevaisuustietoja työssään). 10% yritysosastojen vastaajista ei käytä tulevaisuustietoja lainkaan. Myöskään työministeriössä ja työvoimatoimistoissa eivät kaikki tarvitse tulevaisuustietoja työssään. 5 Ennakointitietojen käyttö eri organisaatioissa käy ilmi alla olevasta kaaviosta. 5 TE-keskusten yritysosastoilta vastasi kyselyyn yhteensä kymmenen henkilöä, joista yksi ei ilmoittamansa mukaan käytä lainkaan tulevaisuustietoja työssään. Tässä tapauksessa kuten myös työministeriön ja työvoimatoimistojen kohdalla saatu tulos voi johtua vaikeuksista sähköisen vastauslomakkeen käytössä. 9
Työvoimatoimisto 46 51 3 TE-keskuksen johto tai esikunta 91 9 0 TE-keskuksen yritysosasto 60 30 10 Paljon% TE-keskuksen työvoimaosasto 37 63 0 Vähän% Ei lainkaan% TE-keskuksen maaseutuosasto 40 60 0 Työministeriö 56 38 6 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Tulevaisuustietojen käyttö organisaatioittain. Organisaatiokohtaiset tarpeet erosivat yleisistä tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon tarpeista lähinnä seuraavissa kohdin. TE-keskusten maaseutuosastoilla valtakunnallisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia ja muiden kyselyiden ja barometrien tuloksia pidettiin yhtä tärkeinä kuin alueellisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia. TE-keskusten johdossa ja esikunnissa taas menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet nousivat toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia merkittävämmiksi ja menneen ajan aikasarjoihin perustuvat valtakunnalliset ennusteet muiden analysoimaa laadullista tietoa tärkeämmäksi. Työministeriössä menneen ajan aikasarjoihin perustuvia alueellisia ennusteita ja valtakunnallisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia pidettiin yhtä tärkeinä kuin muiden analysoimaa laadullista tietoa. Työvoimatoimistoissa menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet nousivat yhtä merkittäviksi muiden analysoiman laadullisen tiedon kanssa. TE-keskusten johdossa ja esikunnassa sekä yritys- ja työvoimaosastoilla muiden kyselyiden ja barometrien tuloksia tarvittiin suhteellisen vähän. TE-keskusten johdossa ja esikunnassa myös muiden analysoiman laadullisen tiedon merkitys jäi suhteellisen pieneksi. Organisaatiokohtaisen tarkastelun tulokset näkyvät alla olevassa kaaviossa ja taulukossa. 10
1 1,2 1,4 1,6 1,8 2 2,2 2,4 2,6 2,8 3 A B C D E F G Työministeriö Maaseutuosasto Työvoimaosasto Yritysosasto Johto tai esikunta Työvoimatoimisto Tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon tarve organisaatioittain (keskiarvo, 1=paljon, 2=vähän ja 3=ei lainkaan). A=menneen ajan aikasarjohin perustuvia valtakunnallisia ennusteita, B=menneen ajan aikasarjohin perustuvia alueellisia ennusteita, C=valtakunnallisten yrityskyselyiden ja -barometrien tuloksia, D=alueellisten yrityskyselyiden ja -barometrien tuloksia, E=muiden kyselyiden ja barometrien tuloksia, F=toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia ja G=muiden analysoimaa laadullista tietoa. Organisaatio Työministeriö TE-keskuksen johto ja esikunta TE-keskuksen maaseutuosasto TE-keskuksen työvoimaosasto TE-keskuksen yritysosasto Työvoimatoimisto Tärkeimmät tulevaisuustiedot Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset, muiden analysoima laadullinen tieto, menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet ja valtakunnalliset yrityskyselyt ja barometrit Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet ja toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset Toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset, valtakunnalliset yrityskyselyt ja barometrit, alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, muut kyselyt ja barometrit ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset, muiden analysoima laadullinen tieto ja menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet Kolme tärkeintä tulevaisuustietoryhmää organisaatioittain. 6 11
Työtehtäväkohtaisen tarkastelun tulokset ovat pitkälle samankaltaiset yleisen tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon tarpeen kanssa. Kaikissa tehtävissä eniten tarvittiin alueellisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia ja toiseksi eniten toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia. Kolmanneksi tärkeimpiä tulevaisuustietoja kaikissa tehtävissä olivat joko muiden analysoima laadullinen tieto tai menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet. Tehtävästä riippumatta vähiten tarvetta oli menneen ajan aikasarjoihin perustuville valtakunnallisille ennusteille ja muiden kyselyiden ja barometrien tuloksille. Tulevaisuuteen suuntautuvista tiedoista yleisesti tärkeimpinä pidettyjä alueellisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia ja toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia löytyy ennakointiportaalista suhteellisen hyvin jo nyt. Myös TE-keskusten johdon ja esikunnan, työministeriön ja työvoimatoimistojen paljon tarvitsemia menneen ajan aikasarjoihin perustuvia alueellisia ennusteita sekä TE-keskusten maaseutuosastojen tärkeinä pitämiä valtakunnallisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia ja muiden kyselyjen ja barometrien tuloksia on portaalissa jo nykyisellään. Samoin TE-keskusten johdon ja esikuntien paljon tarvitsemia menneen ajan aikasarjoihin perustuvia valtakunnallisia ennusteita ja työministeriön ja TE-keskusten maaseutuosastojen paljon tarvitsemia valtakunnallisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia portaalissa jo on. Muiden analysoiman laadullisen tiedon määrää tulisi lisätä. Eri organisaatioiden ja osastojen leimallisesti tarvitsemia tietoja olisi tarkoituksenmukaista muokata niiden tarpeisiin sopivaan muotoon toimintaympäristöä kuvaavien toimialatietojen tapaan. On huomattavaa, että vain 3% kaikista vastaajista ei ilmoittamansa mukaan käytä tulevaisuustietoja työssään. Ennakointitiedon hankinnan kannalta Inter- tai intranetin tarjoamat palvelut olivat kysytyistä vaihtoehdoista merkittävimpiä. Vastaajista 69% ilmoitti käyttävänsä Inter- tai intranetiä tarvitsemiensa ennakointitietojen hankkimiseen. 51% kertoi saavansa ennakointitietoja joltakin muulta henkilöltä organisaatiossaan. Ennakointitietojen tilaaminen niiden tuottajalta joko paperi- (25%) tai sähköisessä muodossa (20%) oli selvästi harvinaisempaa kuin Inter- tai intranetiin tai toimeksiantoihin ja henkilökohtaisiin kontakteihin turvautuminen. 5% vastaajista ei ilmoittamansa mukaan hanki ennakointitietoja. 6 Jaettujen sijojen takia kolme tärkeintä ryhmää voi sisältää enemmän kuin kolmenlaista tulevaisuustietoa. 12
2. Ennakointiportaali 2.1. Ennakointiportaalin käyttö Vastanneista 24% ei ollut tutustunut ennakointiportaaliin ja 36% oli käyttänyt portaalia vain kerran tai muutamia kertoja. 23% vastaajista kertoi käyttävänsä sitä satunnaisesti noin kerran kuukaudessa. Viikoittain portaalia käytti 21% ja päivittäin 1% vastaajista. Eniten portaalia käytettiin TEkeskusten johdossa ja esikunnassa ja työvoimaosastoilla, vähiten TE-keskusten maaseutu- ja yritysosastoilla ja työvoimatoimistoissa. Ennakointiportaalin keskimääräinen käyttö organisaatioittain näkyy alla olevassa kaaviossa. 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 3,4 Maaseutuosasto 3,8 3,1 Yritysosasto 3,9 Johto tai esikunta Ennakointiportaalin käyttö organisaatioittain (keskiarvo). 1=käytän päivittäin, 2=käytän viikoittain, 3=käytän satunnaisesti noin kerran kuukaudessa, 4=olen käyttänyt kerran tai muutamia kertoja ja 5=en ole tutustunut. 2,8 3,8 Eniten portaalia olivat käyttäneet paljon TUJO-valmistelua, strategista suunnittelua ja esimiestehtäviä tekevät (päivittäin tai viikoittain yhteensä 19%, 17% ja 17%). Suhteellisen paljon käyttöä oli myös paljon asiakasneuvontaa ja tukipäätöksiä tekevillä (päivittäin tai viikoittain yhteensä 16% ja 15%). Vähiten portaalia olivat käyttäneet paljon valvonta- ja tarkastustehtäviä tekevät ja paljon esityksiä valmistelevat (käyttänyt kerran tai muutamia kertoja tai ei ole tutustunut yhteensä 67% ja 63%). Portaaliin kokonaan tutustumattomia oli yllättäen eniten paljon tutkimustehtäviä tekevien ja 13
paljon TUJO:a valmistelevien joukossa (34% ja 28%). Kaiken kaikkiaan erot eri tehtäviä tekevien välisessä portaalin käytössä eivät yleensä olleet kovin suuria. Ennakointiportaalin käyttö oli siis vastaajien keskuudessa kaiken kaikkiaan vähäistä. Portaalia noin kerran kuukaudessa tai sitä vähemmän käyttäviä ja portaaliin kokonaan tutustumattomia oli yhteensä 83% vastaajista. Osaltaan tätä selittää useista vastauksista ilmi käynyt portaalin olemassaoloa ja sisältöä koskevan tiedon vähäisyys. Toinen osittain edellä mainitun kanssa päällekkäinen syy portaalin vähäiseen käyttöön on todennäköisesti sen käytön ja hyödyntämisen edellyttämien tietojen, perehdytyksen ja koulutuksen riittämättömyys. Portaalia käytettiin eniten TE-keskusten johdossa ja esikunnassa, jossa oltiin myös tyytyväisimpiä portaaliin liittyvään tiedotukseen ja koulutukseen ja jossa muiden analysoimalle laadulliselle tiedolle annettiin suhteellisen vähäinen arvo. Toisaalta TE-keskusten työvoimaosastoilla käytettiin portaalia toiseksi eniten ja samalla oltiin toiseksi tyytymättömimpiä sen käyttöön saatuun tiedotukseen, koulutukseen ja perehdytykseen. Portaalin käytön ja sen hyödyllisyyttä koskevien käsitysten välillä ei näytä olevan suoraa yhteyttä. Vaikka portaalia päivittäin käyttävät pitivät sitä erittäin hyödyllisenä, portaalia viikoittain tai harvemmin käyttävien käsityksissä sen hyödyllisyydestä ei ollut suuriakaan eroja. Toisaalta portaalin käyttö oli yhtä yleistä sekä sitä erittäin hyödyllisenä, jonkin verran hyödyllisenä tai kiinnostavana 7 pitävien että niiden joukossa, joilla ei ollut mielipidettä portaalin hyödyllisyydestä. Vasta portaalia jokseenkin hyödyttömänä pitävien kohdalla sen käyttötiheys jäi muita ryhmiä merkittävästi vähäisemmäksi. Myöskään portaalin käytettävyyttä ja toimivuutta koskevat käsitykset eivät näytä selittävän eroja sen käyttömäärissä: käyttö oli jokseenkin yhtä suurta riippumatta portaalin toimivuutta koskevista käsityksistä. 7 8. kysymyksen vaihtoehto 3 = sisältää kiinnostavia tietoja ja linkkejä, joita en kuitenkaan ole varsinaisesti hyödyntänyt. 14
En ole tutustunut 1 2 3 4 5 6 1 2,7 3,1 3,3 3,3 Käsitykset portaalin hyödyllisyydestä käyttömäärän mukaan (keskiarvo). 1=erittäin hyödyllinen, 2=jonkin verran, 3=sisältää kiinnostavia tietoja ja linkkejä, joita en kuitenkaan ole varsinaisesti hyödyntänyt, 4=en osaa sanoa, 5=jokseenkin hyödytön ja 6=hyödytön. 2.2. Ennakointiportaalin hyödyllisyys Kaikista vastaajista 25,3% piti ennakointiportaalia erittäin hyödyllisenä ja 24,7% katsoi siitä olevan jonkin verran hyötyä työssään tarvitsemiensa ennakointitietojen hankinnan kannalta. 35,2% vastaajista katsoi, että portaali sisältää kiinnostavia tietoja ja linkkejä, mutta ei kuitenkaan ollut varsinaisesti hyödyntänyt niitä. 12% vastaajista ei osannut esittää arviota portaalin hyödyllisyydestä ja 2,5% piti sitä jokseenkin hyödyttömänä. Portaalia täysin hyödyttömänä pitävien osuus vastaajista oli 0%. Hyödyllisimpänä portaalia pidettiin TE-keskusten johdossa ja esikunnissa, vähiten hyödyllisenä taas TE-keskusten maaseutu- ja työvoimaosastoilla. Organisaatioiden väliset erot käsityksissä portaalin hyödyllisyydestä olivat kuitenkin suhteellisen pieniä. 15
1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 6,0 2,4 Maaseutuosasto 3,3 2,9 Yritysosasto 2,4 Johto tai esikunta Arviot ennakointiportaalin hyödyllisyydestä organisaatioittain (keskiarvo). 1=erittäin hyödyllinen, 2=jonkin verran hyödyllinen, 3=sisältää kiinnostavia tietoja ja linkkejä, joita en kuitenkaan ole varsinaisesti hyödyntänyt, 4=en osaa sanoa, 5=jokseenkin hyödytön ja 6=hyödytön. 1,8 2,4 Tehtäväkohtaisen tarkastelun perusteella portaalia hyödyllisimpänä pitivät paljon tutkimustehtäviä (32% erittäin hyödyllinen) ja paljon strategiseen suunnitteluun liittyviä tehtäviä tekevät henkilöt (30% erittäin hyödyllinen). Toisaalta paljon tutkimustehtäviä sekä paljon strategiseen suunnitteluun liittyviä tehtäviä tekevien joukosta löytyi eniten myös portaalia jokseenkin hyödyttömänä pitäviä henkilöitä (5% ja 4%). Kaikkien tehtäväryhmien kohdalla yleisin vastaus portaalin hyödyllisyyttä koskevaan kysymykseen oli, että portaali sisältää kiinnostavia tietoja ja linkkejä, joita ei kuitenkaan ole varsinaisesti tullut hyödynnettyä. Yhteensä 50% vastaajista piti portaalia joko erittäin tai jonkin verran hyödyllisenä työssään tarvitsemiensa ennakointitietojen hankinnan kannalta. Portaalia jokseenkin hyödyttömänä pitävistä (2,5% vastaajista) 75% ei ollut tutustunut portaaliin. Hyödyllisimpänä portaalia pidettiin TE-keskusten johdossa ja esikunnissa, joissa oltiin myös tyytyväisimpiä sen käyttöön saatuun tiedotukseen, perehdytykseen ja koulutukseen. Vähiten hyödyllisenä portaalia pitivät TE-keskusten maaseutu- ja työvoimaosastoilla työskentelevät henkilöt. He olivat myös tyytymättömimpiä saamaansa portaalin käyttöön liittyvään tiedotukseen, perehdytykseen ja koulutukseen. Voidaan siis olettaa, että portaalista saatu hyöty kasvaa portaalin käyttöön liittyvän tiedotuksen, perehdytyksen ja koulutuksen myötä. 16
2.2.1 Ennakointiportaalin eri palvelujen hyödyllisyys Ennakointiportaalin sisältämistä tietolähteistä ja palveluista vastaajat pitivät sisällöllisesti tärkeimpinä Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua (erittäin hyödyllinen 58%), Työnantaja-analyysiä (erittäin hyödyllinen 49%), Osaamisbarometriä (erittäin hyödyllinen 47%) ja StatFin-tietopalvelua (erittäin hyödyllinen 46%). Vähiten hyödyllisinä taas pidettiin TOOLBOX:ia (jokseenkin tai täysin hyödytön 11%), Foresight-sivuja (jokseenkin tai täysin hyödytön 10%) ja DELFOI-kyselyä (jokseenkin tai täysin hyödytön 9%). Klusterianalyysisivut 36 35 24 4 2 Foresight-sivut 31 18 42 4 6 TOOLBOX 30 23 36 6 5 DELFOI-kysely 32 22 37 7 2 ETLA alue-ennusteet 35 40 21 4 1 PT-mallin tulokset 33 34 28 4 2 Pk-yritysbarometri TOS:n JOTI Maaseututietokanta KTM-OnLine 44 40 37 33 24 33 41 42 33 28 12 13 31 4 1 5 1 5 1 1 2 3 4 5 Statfin-tietopalvelu 46 33 17 4 1 Osaamisbarometri 47 39 9 4 0 TANA 49 33 14 31 TKTT 58 34 7 20 Barometritietokanta 38 44 15 22 Alueindikaattoriennusteet 44 39 13 31 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Arviot ennakointiportaalin palvelujen tai linkkien sisällöllisestä hyödyllisyydestä oman työn kannalta %. 1=erittäin hyödyllinen, 2=jonkin verran hyödyllinen, 3=en osaa sanoa, 4=jokseenkin hyödytön ja 5=täysin hyödytön. Organisaatiokohtaisen tarkastelun tulokset eroavat jonkin verran yleisistä hyödyllisyyskäsityksistä. Työministeriössä hyödyllisimpänä pidettiin StatFin-tietopalvelua ja toiseksi hyödyllisimpänä Työ- 17
voima- ja koulutustarvetiedustelua, mutta kolmanneksi tärkeimmäksi nousi Alueindikaattoriennustetietokanta ja neljänneksi hyödyllisimmäksi PK-yritysbarometri. TE-keskusten maaseutuosastoille tärkeimpiä palveluja olivat Pk-yritysbarometri ja TOOLBOX, KTM OnLine:ä pidettiin maaseutuosastoilla yhtä hyödyllisenä kuin Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua ja Työnantaja-analyysiä. TE-keskusten työvoimaosastojen mukaan portaalin tärkein palvelu on Työvoima- ja koulutustarvetiedustelu, mutta toiseksi hyödyllisimmäksi ne nostivat Alueindikaattoriennustetietokannan. Osaamisbarometriä pidettiin kolmanneksi hyödyllisimpänä, mutta melkein yhtä tärkeänä työvoimaosastot pitivät Barometritietokantaa ja ETLA:n alue-ennusteita. Hieman yllättäen TOS:n JOTI ei noussut työvoimaosastojen hyödyllisimpinä pitämien palvelujen joukkoon. TE-keskusten yritysosastoilla tärkeimpänä portaalin palveluna pidettiin Työnantaja-analyysiä ja toiseksi tärkeimpänä Stat- Fin-tietopalvelua. Pk-yritysbarometri nousi kuitenkin hyödyllisyydessä StatFin-tietopalvelun rinnalle ja Alueindikaattoriennusteita, Barometritietokantaa, ETLA:n alue-ennusteita ja Klusterianalyysisivuja pidettiin yritysosastoilla Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua tärkeämpinä. TEkeskusten johdossa ja esikunnissa taas Alueindikaattoriennusteita ja Barometritietokantaa pidettiin hieman Osaamisbarometriä ja StatFin-tietopalvelua hyödyllisempänä ja Pk-yritysbarometri nähtiin Osaamisbarometriä tärkeämpänä. Työvoimatoimistoissa taas TOS:n JOTI:ä pidettiin hyödyllisempänä kuin StatFin-tietopalvelua. Alueindikaattoriennustetietokanta ja Pk-yritysbarometri nousivat työvoimatoimistojen hyödyllisyysarvioinnissa Työnantaja-analyysin rinnalle. Organisaatiokohtaiset arviot portaalin eri palvelujen hyödyllisyydestä erosivat siis yleisistä hyödyllisyyskäsityksistä useissa kohdin. Kuten alla olevasta kaaviosta käy ilmi, nämä erot olivat kuitenkin yleensä suhteellisen pieniä. 18
Klusterianalyysisivut Foresight-sivut TOOLBOX DELFOI-kysely ETLA alue-ennusteet PT-mallin tulokset Pk-yritysbarometri TOS:n JOTI Maaseututietokanta KTM-OnLine Statfin-tietopalvelu TKTT Barometritietokanta Alueindikaattoriennusteet Osaamisbarometri TANA 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 Työministeriö Maaseutuosasto Työvoimaosasto Yritysosasto Johto tai esikunta Työvoimatoimist o 5,0 Arviot ennakointiportaalin palveluiden tai linkkien sisällöllisestä hyödyllisyydestä oman työn kannalta organisaatioittain (keskiarvo). 1=erittäin hyödyllinen, 2=jonkin verran hyödyllinen, 3=en osaa sanoa, 4=jokseenkin hyödytön ja 5=täysin hyödytön. Organisaatio Työministeriö TE-keskuksen johto ja esikunta TE-keskuksen maaseutuosasto TE-keskuksen työvoimaosasto TE-keskuksen yritysosasto Työvoimatoimisto Ennakointiportaalin tärkeimmät palvelut StatFin-tietopalvelu, TKTT, Alueindikaattoriennusteet, TOS:n JOTI, Pk-yritysbarometri, ETLA:n alue-ennusteet, TANA ja Foresight-sivut TKTT, TANA ja Alueindikaattoriennusteet Pk-yritysbarometri, TOOLBOX, TKTT, TANA ja KTM OnLine TKTT, Alueindikaattoriennusteet, ETLA:n alueennusteet, Osaamisbarometri ja Barometritietokanta TANA, Pk-yritysbarometri ja StatFin-tietopalvelu TKTT, Osaamisbarometri, TOS:n JOTI, TANA, Pk-yritysbarometri, Alueindikaattoriennusteet ja StatFin-tietopalvelu Kolme ennakointiportaalin tärkeintä palvelua organisaatioittain. 8 Ennakointiportaalin palveluista sisällöllisesti tärkeimpinä pidettiin siis Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua, Työnantaja-analyysiä, Osaamisbarometriä ja StatFin-tietopalvelua. Vähiten hyödyllisinä taas nähtiin TOOLBOX, Foresight-sivut ja DELFOI-kysely. Tämä tulos sopii melko hyvin yh- 8 Jaettujen sijojen takia kolmen tärkeimmän palvelun joukkoon voi sisältyä yli kolme palvelua. 19
teen ilmoitetun toimintaympäristöä kuvaavan toimialatiedon ja tulevaisuuteen suuntautuvan tiedon tarpeen kanssa. Tosin esimerkiksi klusterianalyysisivujen olisi mainitun tarpeen valossa voinut olettaa saavan hyödyllisyydestään myönteisemmän arvion. Palvelujen käytettävyyden ja toimivuuden ja niiden sisällöllisen hyödyllisyyden välillä näyttäisi olevan tietynlainen yhteys. Hyödyttömimpinä pidetyt TOOLBOX, Foresight-sivut ja DELFOI-kysely olivat vastaajien mukaan myös hankalimpia käyttää. Toisaalta helppokäyttöisimpänä pidettyä Alueindikaattoriennustetietokantaa ei nähty sisällöllisesti hyödyllisimpänä. Organisaatioiden ja osastojen väliset erot käsityksissä eri palvelujen hyödyllisyydestä selittynevät niiden erilaisilla toimenkuvilla. Myös johdannossa mainitut ongelmat DELFOI-kyselylomakkeen käytössä ovat kuitenkin todennäköisesti vaikuttaneet joihinkin palvelujen organisaatiokohtaista hyödyllisyyttä koskeviin tuloksiin. 9 2.3. Ennakointiportaalin ulkoasu Vastaajien arviot ennakointiportaalin ulkoasusta jakaantuivat seuraavasti. 13% piti portaalia puoleensavetävänä, 25% katsoi että portaali ei ole mikään taideteos, 24% piti sitä jonkin verran sekavana ja 2% luotaantyöntävänä. Vastaajista 18%:lla ei ollut mielipidettä portaalin ulkoasusta ja 18% ei ollut siihen tutustunut. Vastaajista ne, jotka katsoivat portaalin olevan joko puoleensavetävä, ei mikään taideteos, jonkin verran sekava tai eivät osanneet sanoa, käyttivät portaalia jokseenkin yhtä paljon. Portaalia luotaantyöntävänä pitävät 2% vastaajista käytti portaalin palveluja keskimääräistä vähemmän. Tämän perusteella ennakointiportaalin ulkoasu alkaisi vaikuttaa sen käyttötiheyteen vasta edellisen käydessä sietämättömäksi. Toisaalta portaalia luotaantyöntävänä pitävien muita vähäisempi käyttö saattaa esteettisten perusteiden ohella tai sijaan selittyä yleisellä ennakointi- ja ennakointiportaali vastaisuudella. 10 9 Esimerkki tällaisesta on tulos, jonka mukaan kaikki kyselyyn osallistuneet organisaatiot ja osastot pitävät Maaseututietokantaa hyödyllisempänä kuin TE-keskusten maaseutuosastot. 10 Muutamat kyselyyn vastanneista katsoivat ennakoinnin olevan turhaa ja ennakointiportaalien ja koulutuksen lähinnä haittaavan päivittäisten työtehtävien suorittamista. Esimerkki tällaisen asenteen omaksuneesta henkilöstä on vastaaja, jonka mukaan pitäis välillä tehdä töitäkin eikä tuhrata kaikenmaailman barometrien kanssa. 20
2.4. Ennakointiportaalin käytettävyys 5% vastaajista piti portaalia erittäin helppona käyttää ja 51% käyttökelpoisena. 9% vastaajista katsoi, että portaali sisältää liikaa linkkejä ja 2% piti sitä suorastaan käyttökelvottomana. Vastaajista 13% ei ollut mielipidettä portaalin käytettävyydestä ja 20% ei ollut tutustunut portaaliin. Portaalin sisältämistä yksittäisistä palveluista käytettävimpinä pidettiin Alueindikaattoriennusteita (43% erittäin käyttökelpoinen), Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua (37% erittäin käyttökelpoinen) ja StatFin-tietopalvelua (36% erittäin käyttökelpoinen). Käyttökelvottomimpina pidettiin Foresightsivuja (hankala käyttää tai täysin käyttökelvoton yhteensä 13%), TOOLBOXIA, DELFOI-kyselyä ja KTM OnLine tietokantaa (hankala käyttää tai täysin käyttökelvoton yhteensä 9%, 9% ja 9%). Ennakointiportaalin käyttöön saadut tiedot, perehdytys ja koulutus näyttäisivät vaikuttavan myös käsityksiin portaalin eri palvelujen käytettävyydestä: tiedotukseen ja perehdytykseen tyytyväisimmät TE-keskusten johto ja esikunnat pitivät portaalin palveluja yleensä muita käytettävämpinä. Koulutukseen tyytymättömimmät TE-keskusten maaseutuosastot taas esittivät yleensä kielteisimpiä arvioita portaalin palvelujen käytettävyydestä. Toisaalta myös motivaatio portaalin palvelujen käyttöön saattaa kasvaa niiden sisällöllisen hyödyllisyyden myötä ja samalla parantaa käsityksiä palvelujen käytettävyydestä: portaalin palveluja hyödyllisimpänä pitävät esittivät yleensä myös myönteisimmät arviot niiden käytettävyydestä. 2.5. Ennakointiportaaliin liittyvät koulutus ja kehittämistarpeet 2.5.1. Tiedotus-, koulutus- ja perehdyttämistarpeet 71% vastaajista katsoi, että ei ollut saanut riittävästi tietoja, perehdytystä tai koulutusta voidakseen käyttää ennakointiportaalin palveluja. Eniten tiedotus-, koulutus- ja perehdyttämistarvetta oli TEkeskusten maaseutu- ja työvoimaosastoilla (80% ja 78% ei riittävästi tietoja, perehdytystä tai koulutusta) ja vähiten TE-keskusten johdossa ja esikunnissa (56% riittävästi tietoja, perehdytystä ja koulutusta). Organisaatiokohtainen koulutustarve käy ilmi alla olevasta kaaviosta. 21
Ei% Kyllä% 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 62 38 80 78 20 22 70 30 44 56 73 27 Maaseutuosasto Yritysosasto Johto tai esikunta Oletteko mielestänne saanut riittävästi tietoja, perehdytystä ta koulutusta voidaksenne käyttää ennakointiportaalin palveluja? Eniten perehdyttämistarvetta ilmeni paljon asiakasneuvontatyötä tekevillä, paljon strategiseen suunnitteluun liittyviä tehtäviä tekevillä ja paljon TUJO:a valmistelevilla (ei riittävästi tietoja, perehdytystä tai koulutusta 75,5%, 72,4% ja 69,9%). Koulutustarve ei kuitenkaan ollut merkittävästi vähäisempää muidenkaan tehtäväryhmien kohdalla. Koulutukseen tyytyväisimpiä olivat paljon tutkimustehtäviä tekevät, joista kuitenkin 62,1% ilmoitti tarvitsevansa perehdytystä tai koulutusta voidakseen käyttää portaalin palveluja. Kyselyyn vastanneiden toivomukset ennakointiportaalin käyttöön liittyvän tiedotuksen, perehdyttämisen ja koulutuksen suhteen voidaan kiteyttää seuraavasti: 1. Ennakointiportaalista tulisi tuottaa esite, jossa kerrotaan portaalin sisällöstä ja käyttömahdollisuuksista. 2. Ennakointiportaalin käyttöön tulisi järjestää ongelmalähtöistä pienryhmäkoulutusta. 3. Itsenäiseen ennakointiportaaliin tutustumiseen ja perehtymiseen tulisi löytyä nykyistä enemmän aikaa. Koulutuksen suunnittelun perustana on tarkoituksenmukaista käyttää tietoja sekä eri organisaatioille ja osastoille tyypillisistä toimiala- ja tulevaisuustiedon tarpeista että eri yksiköiden tärkeinä pitämistä portaalin palveluista. Nämä tiedot on yhteenvedonomaisesti kerätty seuraavaan taulukkoon. 22
Kaikki organisaatiot ja osastot Tärkeimmät toimialatiedot Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja teknologian muutokset Työministeriö Osaamistarpeiden muutokset, työmarkkinoiden kehitys ja työorganisaatioiden muutokset TE-keskuksen johto ja esikunta TKTT, TANA ja Alueindikaattoriennusteet TE-keskuksen maaseutuosasto TE-keskuksen työvoimaosasto TKTT, Alueindikaattoriennusteet, ETLA:n alueennusteet, Osaamisbarometri ja Barometritietokanta TE-keskuksen yritysosasto TANA, Pk-yritysbarometri ja StatFin-tietopalvelu Työvoimatoimisto Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja teknologian muutokset Osaamistarpeiden muutokset, teknologian muutokset ja yritysten kannattavuus ym. toimialoittain Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja yleiset suhdannetiedot Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset, yleiset suhdannetiedot ja yritysten kannattavuus ym. toimialoittain Työmarkkinoiden kehitys, osaamistarpeiden muutokset ja työorganisaatioiden muutokset Tärkeimmät tulevaisuustiedot Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja baro-metrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset, muiden analysoima laadullinen tieto, menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet ja valtakunnalliset yrityskyselyt ja barometrit Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet ja toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset Toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset, valtakunnalliset yrityskyselyt ja barometrit, alueelliset yrityskyselyt ja baro-metrit, muut kyselyt ja barometrit ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja baro-metrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset ja muiden analysoima laadullinen tieto Alueelliset yrityskyselyt ja barometrit, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tulokset, muiden analysoima laadullinen tieto ja menneen ajan aikasarjoihin perustuvat alueelliset ennusteet Tärkeimmät portaalin palvelut TKTT, TANA, 11 Osaamisbarometri ja StatFin-tietopalvelu StatFin-tietopalvelu, TKTT, Alueindikaattoriennusteet, TOS:n JOTI, Pk-yritysbarometri, ETLA:n alueennusteet, TANA ja Foresight-sivut Pk-yritysbarometri, TOOLBOX, TKTT, TANA ja KTM OnLine TKTT, Osaamisbarometri, TOS:n JOTI, TANA, Pk-yritysbarometri, Alueindikaattoriennusteet ja StatFin tietopalvelu 23
2.5.2. Kehittämistarpeet Vastaajien keskimääräisten ennakointiportaalin eri palvelujen käytettävyyttä ja toimivuutta koskevien arvioiden mukaan mikään portaalin palveluista ei ollut täysin käyttökelvoton tai hankala käyttää. Käytettävyydeltään käyttökelpoista jonkin verran heikompia palveluja olivat Barometritietokanta, KTM OnLine, Maaseututietokanta, PT-mallin tulokset, ETLA:n alue-ennusteet, DELFOIkysely, TOOLBOX, Foresight-sivut ja Klusterianalyysisivut. Näin ollen mainittujen palvelujen käytettävyyden ja toimivuuden kehittämiseen tulisi mahdollisuuksien mukaan kiinnittää huomiota. 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Alueindikaattorien nusteet TKTT Osaamisbarometri KTM-OnLine Arviot ennakointitietokantojen tai sivujen käytettävyydestä/toimivuudesta (keskiarvo). 1=erittäin käyttökelpoinen, 2=käyttökelpoinen, 3=en osaa sanoa, 4=hankala käyttää ja 5=täysin käyttökelvoton. TOS:n JOTI PT-mallin tulokset DELFOI-kysely Foresight-sivut Vastaajien keskimääräisten arvioiden mukaan mikään ennakointiportaalin palveluista ei ollut sisällöllisesti täysin tai edes jokseenkin hyödytön. Sisällöltään vähemmän kuin jonkin verran hyödyllisiä palveluja olivat KTM OnLine, Maaseututietokanta, PT-mallin tulokset, DELFOI-kysely, TOOLBOX ja Foresight-sivut. Näiden palvelujen sisältöä tulisi siis mahdollisuuksien mukaan pyrkiä kehittämään paremmin niiden käyttäjien tarpeita vastaavaksi. Vaihtoehtoisesti niiden poistamista portaalista tulisi harkita. Poistamista vastaan puhuu kuitenkin se, että Foresight-sivuja lu- 11 Ne ennakointiportaalin palvelut, joita pidettiin käytettävyydeltään käyttökelpoista heikompina on merkitty kursiivilla. Koska portaalin palvelujen käytettävyys näyttää paranevan portaalin käyttöön saadun koulutuksen myötä, koulutuksessa kannattanee kiinnittää erityistä huomiota kursiivilla merkittyihin palveluihin. 24
kuunottamatta TE-keskusten johto ja esikunnat pitivät kaikkia edellä mainituista palveluista ainakin jonkin verran hyödyllisinä. Lisäksi näistäkin palveluista saatava hyöty saattaa kasvaa portaaliin liittyvän tiedottamisen ja koulutuksen myötä. 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Alueindikaattoriennusteet Barometritietokanta TKTT TANA Osaamisbarometri Statfin-tietopalvelu KTM-OnLine Maaseututietokanta TOS:n JOTI Pk-yritysbarometri PT-mallin tulokset ETLA alue-ennusteet DELFOI-kysely TOOLBOX Foresight-sivut Klusterianalyysisivut Arviot ennakointiportaalin palvelujen tai linkkien sisällöllisestä hyödyllisyydestä oman työn kannalta (keskiarvo). 1=erittäin hyödyllinen, 2=jonkin verran hyödyllinen, 3=en osaa sanoa, 4=jokseenkin hyödytön ja 5=täysin hyödytön. Vastaajien keskimääräisissä arvioissa yhdenkään ennakointiportaalin palvelun ulkoasu ei saanut erityisen hyvää arvosanaa. Toisaalta yhtäkään portaalin palveluista ei myöskään pidetty tylsänä tai täysin mauttomana. Näin ollen vahvoja perusteita eri palvelujen ulkoasun kehittämiseen ei ole. Kyselylomakkeen portaalin kehittämistä koskeviin avokysymyksiin saatujen vastausten perusteella portaalia tulisi pyrkiä kehittämään seuraavilla tavoilla: 1. Ennakointiportaalin olemassaolosta, sisällöstä ja käyttömahdollisuuksista tulisi tiedottaa tähänastista paremmin. 2. Ennakointiportaalin sisällöstä tulisi tehdä kaavio, jossa esitetään mitä tietoja portaalista löytyy ja miten eri tietoihin pääsee helpoiten käsiksi. 3. Ennakointiportaaliin tulisi kehittää hakusanahaku. 25
4. Ennakointiportaalissa, ennakointitietokannoissa ja sivustoissa esiintyvien termien ja käsitteiden merkitykset tulisi määritellä mahdollisimman tarkasti (esim. SWOT-analyysi, joustava, osaava, jne.) 5. Ennakointiportaalissa, ennakointitietokannoissa ja sivustoissa esiintyvien tunnuslukujen taustat tulisi tuoda esille. 6. Ennakointiportaalista tulisi löytyä nykyistä enemmän ja syvällisempää alueellista tietoa. 7. Ennakointiportaalista tulisi löytyä nykyistä enemmän ammattitietoa. 8. Ennakointiportaalin tietojen ajantasaisuuteen tulisi kiinnittää nykyistä enemmän huomiota. 9. Ennakointiportaalin tietoja tulisi jalostaa käytännönläheisiksi ja eri käyttäjäryhmien tarpeita vastaavaan muotoon. 10. Ennakointiportaaliin tietoa tuottavien tahojen yhteystiedot tulisi löytyä ennakointiportaalista. Yhteenveto Ennakointijärjestelmän hyödynnettävyysselvityksessä selvitettiin TE-keskusministeriöiden (kauppaja teollisuusministeriö, maa- ja metsätalousministeriö ja työministeriö), TE-keskusten ja työvoimatoimistojen ennakointitiedon tarvetta ja ennakointitiedon hankintatapoja. Lisäksi haluttiin saada tietoa ennakointiportaalin tarkoituksenmukaisuudesta sen sisällöllisestä hyödyllisyydestä, käytettävyydestä ja ulkoasusta sekä portaaliin liittyvistä kehittämis- ja koulutustarpeista. Selvityksen kohderyhmä muodostui 1261:stä TE-keskusministeriössä, TE-keskuksessa ja työvoimatoimistossa työskentelevästä esittelijä- tai sitä ylemmän tason toimihenkilöstä. Vastausprosentti oli 14,5. Saatujen vastausten perusteella yleinen toimintaympäristöä kuvaavan toimialatiedon tarve kohdistuu erityisesti työmarkkinoiden kehitystä ja osaamistarpeiden ja teknologian muutoksia kuvaaviin tietoihin. Tulevaisuuteen suuntautuvista tiedoista tärkeimpinä pidettiin alueellisten yrityskyselyiden ja barometrien tuloksia, toimiala- tai klusterikohtaisten analyysien tuloksia ja muiden analysoimaa laadullista tietoa. Myös menneen ajan aikasarjoihin perustuvia alueellisia ennusteita tarvittiin suhteellisen paljon. Vain 3% vastaajista ei ilmoituksensa mukaan käytä tulevaisuustietoja työssään. Ennakointitiedon hankinnan kannalta Inter- tai intranetin tarjoamat palvelut olivat kysytyistä vaihtoehdoista merkittävimpiä. Vastaajista 69% ilmoitti käyttävänsä Inter- tai intranetiä tarvitsemiensa ennakointitietojen hankkimiseen. Vastanneista 24% ei ollut tutustunut ennakointiportaaliin ja 36% 26
oli käyttänyt portaalia vain kerran tai muutamia kertoja. 23% vastaajista kertoi käyttävänsä sitä satunnaisesti noin kerran kuukaudessa. Viikoittain portaalia käytti 21% ja päivittäin 1% vastaajista. Kaikista vastaajista 25,3% piti ennakointiportaalia erittäin hyödyllisenä ja 24,7% katsoi siitä olevan jonkin verran hyötyä työssään tarvitsemiensa ennakointitietojen hankinnan kannalta. 35,2% vastaajista katsoi, että portaali sisältää kiinnostavia tietoja ja linkkejä, mutta ei kuitenkaan ollut varsinaisesti hyödyntänyt niitä. 12% vastaajista ei osannut esittää arviota portaalin hyödyllisyydestä ja 2,5% piti sitä jokseenkin hyödyttömänä. Portaalia täysin hyödyttömänä pitävien osuus vastaajista oli 0%. Hyödyllisimpänä portaalia pidettiin TE-keskusten johdossa ja esikunnissa. Ennakointiportaalin sisältämistä tietolähteistä ja palveluista vastaajat pitivät sisällöllisesti tärkeimpinä Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua, Työnantaja-analyysiä, Osaamisbarometriä ja StatFintietopalvelua. Vähiten hyödyllisinä taas pidettiin TOOLBOX:ia, Foresight-sivuja ja DELFOIkyselyä. Vastaajien arviot ennakointiportaalin ulkoasusta jakaantuivat seuraavasti. 13% piti portaalia puoleensavetävänä, 25% katsoi että portaali ei ole mikään taideteos, 24% piti sitä jonkin verran sekavana ja 2% luotaantyöntävänä. Vastaajista 18%:lla ei ollut mielipidettä portaalin ulkoasusta ja 18% ei ollut siihen tutustunut. 5% vastaajista piti portaalia erittäin helppona käyttää ja 51% käyttökelpoisena. 9% vastaajista katsoi, että portaali sisältää liikaa linkkejä ja 2% piti sitä suorastaan käyttökelvottomana. Vastaajista 13% ei ollut mielipidettä portaalin käytettävyydestä ja 20% ei ollut tutustunut portaaliin. Portaalin sisältämistä yksittäisistä palveluista käytettävimpinä pidettiin Alueindikaattoriennusteita, Työvoima- ja koulutustarvetiedustelua ja StatFin-tietopalvelua. Käyttökelvottomimpina pidettiin Foresight-sivuja, TOOLBOXIA, DELFOI-kyselyä ja KTM OnLine tietokantaa. 71% vastaajista katsoi, että ei ollut saanut riittävästi tietoja, perehdytystä tai koulutusta voidakseen käyttää ennakointiportaalin palveluja. Eniten tiedotus-, koulutus- ja perehdyttämistarvetta oli maaseutu- ja työvoimaosastoilla ja vähiten johdossa ja esikunnassa. Kyselyyn vastanneiden toivomukset ennakointiportaalin käyttöön liittyvän tiedotuksen, perehdyttämisen ja koulutuksen suhteen voidaan kiteyttää seuraavasti: 27
1. Ennakointiportaalista tulisi tuottaa esite, jossa kerrotaan portaalin sisällöstä ja käyttömahdollisuuksista. 2. Ennakointiportaalin käyttöön tulisi järjestää ongelmalähtöistä pienryhmäkoulutusta. 3. Itsenäiseen ennakointiportaaliin tutustumiseen ja perehtymiseen tulisi löytyä nykyistä enemmän aikaa. Ennakointiportaalin yleistä käytettävyyttä toivottiin parannettavan muun muassa liittämällä portaaliin sen sisältöä kuvaava kaavio, kehittämällä hakusanahaku ja selvittämällä eri palveluissa käytettyjen käsitteiden ja tunnuslukujen sisältöä. Myös portaalista tiedottamiseen toivottiin kiinnitettävän tähänastista enemmän huomiota. 28