Piirihallitus Pöytäkirja 1 (8) Hallituksen kokous 3/2017 Aika: Torstaina 3.3. klo 17.00 Paikka: Turku, Partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri (Skypellä) Maarit Heikkinen alueministeri Marika Hirvonen kasvatusministeri Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Miikka Sipilä talousministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 3/16 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo 17.12. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : 5. Saapunut posti (liite 3) : Hyväksyttiin hallituksen 15.2.2017 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksytiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätetiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. 6. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimetään Minna Virtanen (Kyrön Kiurut ja Kokot) Saviseudun alueen ohjelmavalmentajaksi.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (8) 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus tiistaina 28.2. ja toimisto täydentää keskiviikkona 1.3. Liitteet KASVATUS: Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: Ohjaajatapaaminen (KO:t, OO:t ja valmentajat) 4.3.2017 peruttu. Osallistujia liian vähän. Ohjelmaa hyödynnetään syksyn Torilla tavataan -tapahtumassa. Myös ohjelmaryhmän oma suunnittelupäivä ensi viikonlopulta peruttu. Siirretään johonkin arki-iltaan. On saatu palautetta Meripartiojaoston toiminnasta ja tämä asia nostetaan pöydälle pj:n ja oo:n kanssa. Talvi SM kisoihin VinterFiSSceen on lähdössä L-SP:stä 20 vartiota! Ohjelmaryhmän seuraava kokous 23.3.2017 VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä): Laajennettu KR pidettiin 18.2., aiheena oli Ko-Gi-asiat sekä saatiin Ko-Gi-ohjausmoduulikoulutus Tällä hetkellä L-SP:stä ilmoittautunut ensi kesän Ko-Gi-kursseille 24 kurssilaista. Tammikuussa päättynyttä ilmoittautumisaikaa jatkettiin (SP) helmikuun loppuun ja lähipäivinä kuullaan, onko tullut lisäilmoittautumisia. Untuvikkotapaaminen tulossa jo 9.3. KR:n oma kokous pidettiin 19.2. Hyväksyttiin KR:n vuoden 2017 pestivihon päivitykset Työstettiin yhdessä vastaavan pestausvalmentajan pestiä Hämeen mallin pohjalta ja muokattiin sitä reippaasti L-SP:n tarpeisiin sopivaksi Ideoitiin KR:n Lippukuntapäivän koulutuksia Koulutustilastoja pj-kurssin käyneistä on esitelty valmentajajaostossa. Muokataan tilastot vielä käyttökelpoisempaan muotoon ja annetaan valmentajien käyttöön lippukuntien tukemiseksi. Sovittiin, että ollaan yhteydessä suoraan niihin lippukuntiin, joista ei ole ollut kurssilaisia hetkeen, jotta kuullaan, miksi kurssilaisia ei ole ollut Tapahtumatarjottimella kaksi hyvinkin samankaltaista koulutusta; toinen KR:ltä ja toinen samoajajaostolta, selvitetään, josko nämä voisi yhdistää Seuraava kokous 21.3. VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä): Pestikeskusteluja käyty Luottisseminaarin palautetta kysellään parhaimmillaan tapahtumaan osallistuneilta Työn alla parin uuden ryhmän jäsenen rekrytointi Seuraava kokous on laajennettu ALR 20.3., johon on kutsuttu oman ryhmän lisäksi muutama ulkopuolinen, ja jossa aiheena ovat mentorointi ja johtajatulien mahdollinen ohjelma
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (8) VIESTINTÄ ja MARKKINOINTI: Viestintäryhmästä tulee pian oikeasti viestintä- JA MARKKINOINTIryhm ä, kun YSP-kurssille hakeneita nuoria eivalittuja kontaktoimalla on löydetty markkinoinnista kiinnostuneita. 7.3. klo 17 partiotoimistolla tapaaminen kaikille markkinoinnista kiinnostuneille (avoin kaikille, mainostakaa jos tiedätte kiinnostuneita tyyppejä!), jossa myös pohditaan markkinointijaoston perustamista. YSPien somekokouksia on tällä hetkellä tilattu 2 kpl. JÄSENHANKINTA: Jäsenhankinta Jäsenhankinnan osalta uusi koulukampanja tulossa (PH:lle tulossa esitys) YHTEISKUNTASUHDE JA KEHITYS: Kokous 23.2. Kirkkopäivien mökkejä myydään, kysyntää on ollut, mutta ehkä vielä muistutusviesti. Kokous Kirkkopäivien porukan kanssa 20.3. Vaalikyselyyn on tullut vain niukasti vastauksia (3 kpl kaikista piirin alueella olevasta kunnasta!!!), joten vaalitiimi muokannee toimintatapoja. Kokous y-trainee-porukan kanssa 2.3. Laajentaviin osallistuu Sanna Toiminnanjohtajan ja pijon kanssa ollaan tapaamassa SP:n ihmisiä. PIIRINJOHTAJAT: Opuksen kommentointi oli käynnissä 28.2. asti SP:n hallitus käsittelee Opusta seuraavaksi ja sitten partioneuvosto II/2017 huhtikuussa Pestikeskustelut ovaat käynnissä Piirinjohtajat osallistuivat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksen kokoukseen 1.3. ja kertovat piirin kuulumiset TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO: Toimistokokous pidettiin ma 27.2. Riitta Suomi lomalla 15.3. ALUE: 1.3.2017 mietitään uuden lippukuntakoordinaattorin työnkuvaa Lähetetty noin 300 rekrysähköpostia valmentajapesteihin (mm. vanhoille lpkj:lle, KoVille, ohjelmasta vastaaville ym.). Jossain vaiheessa lähtee ehkä posti noin 600 pestittömälle vaeltajalle&aikuiselle.. Kris Loimaala osallistuu laajennettuihin ja Scoutellalle Tullut kutsu laajennettuun aikuis- ja luottisryhmään pohtimaan lippukuntien mentorointia 20.3.2017, mutta Maarit ei pääse eikä ehkä Kissekään laitamme s-postilla joitain ajatuksiamme mentoroinnista Lippukuntiin lähtenyt tieto eskarikampanjaan osallistuvista eskareista ja ohje olla yhteydessä Tankiin, jos haluaa ottaa yhteyttä omaan lähieskariin. Kampanja tavoittaa noin 3100 lasta. Keväällä 2017 lpk-puhelut soitetaan alueille Salo, Etelä-Turku, Kaakkois-Turku ja Pohjois-Satakunta ja Sytytyspalat pidetään Kymmenyksille, MPY:lle ja Huittisille.
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (8) 8. Piirin projektit 1: 2: 3: HuHu-leirin tilanne Todettiin, että HuHun johtajien kanssa sorvataan aikaa pestikeskustelulle Kirkkopäivät -tilanne Merkittiin tiedoksi saatu raportti Yhteiseen Partioon -hanke Viime PH:n kokouksen jälkeen ei ole ollut kokousta, seuraava YhPan kokous on 21.3. Hankeklinikat pitivät olla Turussa 1.3. ja Porissa 2.3.. Poriin ilmoittautui yksi henkilö, Turkuun ei yhtään. Hankeklinikat päätettiin peruuttaa, mutta Leena kontaktoi Poriin ilmoittautuneen ja käy hänen kanssaan asiat läpi. 4: Merkittiin tiedoksi. Porin Suuri Juhla Todettiin että kokous Porin kaupungin ja srk -yhtymän edustajien kanssa 10.3. klo 10.00 9. SP:n kuulumiset : Toiminnanalatapaamiset ja M/S Scoutella -risteily 17.-19.3.2017 Todetiin laajennettujen valiokuntien esityslistat 10. Piirin toimintakertomus 2016 (liite 5) Piirin toimintakertomus vuodelta 2016. Varajohtaja Ida Arminen esittelee. Päätettiin kevätkokoukselle annettavasta toimintakertomuksesta. 11. Piirin tilinpäätös 2016 (liite 6) Lounais-Suomen Partiopiirin tilinpäätös 2016. Talousministeri Miikka Sipilä esittelee. Päätettiin kevätkokoukselle esiteltävästä partiopiirin tilinpäätöksestä 2016 ja allekirjoitetiin tilinpäätös.
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (8) 12. Piirin kevätkokousasiat 1 Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä vuodelle 2018 (v.2010-2012 13,50, 2013 15 ja 2014 18, 2015 19, 2016-2017 22 ). 2 3 Päätettiin talousryhmän esityksen mukaisesti kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä 22 vuodelle 2018. Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä vaalitoimikuntaa koskevasta esityksestä. Päätettiin kevätkokoukselle tehtävästä vaalitoimikuntaa koskevasta esityksestä. Keskustellaan kevätkokouksessa mahdollisesti annettavasta julkilausumasta. Päätettiin esittää kevätkokoukselle mahdollista julkilausumaa, joka tehdään mahdollisimman ajankohtaisesta aiheesta ja lähetettään lippukuntiin sähköpostilla viimeistään perjantaina 7.4. 13. Uudet partiojohtajat (liite 7) Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämä partiojohtajavaltakirja. 14. Piirihallitukselle tiedoksi 1.Varsinais-Suomen Maakuntasäätiö sr. on tukenut piiriä 13000 avustuksella. 2. Lounais-Suomen Partiosäätiö sr. tukee piiriä vuonna 2017 70000 avustuksella. 3. Paraatin juhlapuhujaksi on lupautunut Luonto-Liiton toiminnanjohtaja, Leo Stranius. 4. Toimiston kesäaukioloajat 29.5 1.9. ma-to 9-15 ja pe 9-14. Toimistot ovat suljettuna 3.7.-30.7. 5. Tunnustuspalkinnoista on lähtenyt muistutus lippukuntiin Merkittiin tiedoksi
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (8) 15. Toimintakilpailu (liite 8) Piirihallitus päätti kokouksessaan 13/2016 toimintakilpailusta: Päätettiin vuoden 2017 toimintakilpailun tapahtumista vuoden 2016 mukaisesti. Lisättiin vuodelle 2017 tapahtumakilpailuun lippukuntien kesäleiri kannustamaan leirien järjestämisessä. Yhteiseen partioon -hanke esittää piirihallitukselle, että toimintakilpailuun lisättäisiin vielä Yhteiseen partioon -hankkeen toimintamerkin tekeminen lippukunnissa. Projektikoordinaattori esittää. Ajatuksemme olisi heijastaa toimintamerkin tekemisaktiivisuus-% suhteessa jäsenmäärään, jollain pistesuhteutuksella esim. (1-10% = 1 piste, 11-20% = 2 pistettä, 21-30 % = 3 pistettä jne. tai 1%-20% = 1 piste, 21%-40% = 2 pistettä, 41%-60% = 3 pistettä jne.). Voin vastata itse näistä laskemisista. Päätetiin hyväksyä Yhteiseen partioon -hankkeen toimintamerkin tekeminen lippukunnissa osaksi vuoden 2017 toimintakilpailua. Toimintakilpailuun huomioidaan 1 piste, kun lippukunnan jäsenistä 25% tai yli on suorittanut toimintamerkin. Hankeen hankekoordinaattori vastaa tulosten toimittamisesta pisteiden laskijalle. 16. Osallistuminen koulukampanjaan (liite 9) SP on toteuttamassa koulukampanjaa syksyllä 1. -2. luokkalaisille. Kampanja toimii samoin tavoin kuin jo olemassa oleva eskarikampanja (keväisin esikouluille), mutta syksyllä ja koululaisille. Käytännössä koulukampanjasta tulisi siis piirille mahdollisesti kuluja postituksen verran. Summan suuruus riippuu siitä, kuinka monta luokkaa piirin alueelta osallistuu kampanjaan (postituskustannukset tulee olemaan arviolta noin 5-8 / osallistuva luokka). Mukaan on ilmoittautunut tähän mennessä PäPa, Uusimaa, Häme ja Pohjanmaa. Kohderyhmä - 7-8-vuotiaat lapset (1. ja 2. luokkalaiset ja koulujen iltapäiväkerhot) Tavoitteet - Koulukampanjan tavoitteena on saada lisää lapsia liittymään partioon. - Kampanja laajentaa ja tukee muuta elo-syyskuulla toteutettavaa Liity partioon -markkinointia (valtakunnallinen mainonta, Kaveri mukaan -markkinointimateriaali lippukunnille, piirien ja lippukuntien omat aloitustempaukset/partiopamaukset) - Kampanja lisää partion näkyvyyttä elokuussa suoraan tavoitellulle kohderyhmälle ja antaa osallistuville lapsille positiivisen partiokokemuksen. - Tavoitteena on tavoittaa valtakunnallisesti 20 000 koululaista, mikäli suurin osa piireistä lähtee kampanjaan mukaan. Sisältö - Kouluille tuotetaan esikoulukampanjan tavoin partiohenkinen, toiminnallinen aineisto. Koululaiset tekevät opettajan johdolla
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (8) materiaalin mukaan erilaisia partioaktiviteetteja, joiden myötä he tutustuvat partioharrastukseen ja partion toimintatapoihin. - Aineiston aktiviteetit soveltuvat luokan ryhmäytymiseen ja ovat linjassa uuden opintosuunnitelman kanssa. Aktiviteetteja ei sidota mihinkään tiettyyn aikaan tai viikkoon. Suosittelemme, että materiaaleja käytetään elokuun aikana, jotta kampanja tukee parhaalla mahdollisella tavalla muuta elokuun Liity-markkinointia. - Koululaiset saavat aktiviteeteista merkintöjä tehtävävihkoon. - Materiaalin pystyy toteuttamaan ilman lippukuntaa. Piiri voi halutessaan kannustaa lippukuntiaan vierailemaan kouluissa. Kouluk ampanja k oostuu näistä: - Opettajan opas, jonka pohjalta opettaja pystyy tekemään luokan oppilaiden kanssa partiohenkisiä aktiviteetteja. - Opettajat voivat käyttää aktiviteetteja esimerkiksi luokan ryhmäytymiseen. - Oppilaille jaettava tehtävävihko + tarrat etenemisen seuraamiseen. - Oppilaan vanhemmille suunnattu esite, jonka kautta vanhemmat saavat tarkempaa tietoa partiosta ja miten pääsee mukaan. Esitteessä kannustetaan myös vanhempia tulemaan mukaan toimintaan. - Ohje lippukunnille, jossa kerrotaan koulukampanjasta ja koko elokuun Liity partioon -kokonaisuudesta. - Lippukunnilta ei odoteta kouluvierailuja, mutta ohjeistetaan sen varalle, että joku innostuu menemään. Aik ataulu - Osoitteiden keräys piireissä: helmi/maaliskuu (piiri hoitaa) - SP lähettää piireille valmiin tekstin, jonka piirit voivat lähettää kouluille : helmikuun puoliväli - Koulujen kontaktointi: maalis/huhtikuu (piiri hoitaa) - Kampanjan ilme/logo/banneri valmis: maaliskuun alussa - Koulujen ilmoittautumisaika: maaliskuu/huhtikuun alku - Aktiviteettien pilotointi: maaliskuu - Materiaalit valmiit: huhtikuun loppuun mennessä - Materiaalit painoon: toukokuun alku (tällöin on oltava osallistujien määrät selvillä!) - Materiaalien lähetys kouluihin: toukokuu / elokuu (piiri hoitaa) - Palautekysely: elo-syyskuun vaihde (piiri hoitaa koulujen kontaktoinnin, SP tekee lomakkeen ja tarvittavat tekstit) Kustannuk set - SP tekee alkuvuodesta hallitukselle lisäbudjettipyynnön. Tavoitteena on kustantaa ainakin kaikki materiaalien painokulut. Piirien postikustannuksien kattamista selvitetään. Päätetiin lähteä mukaan koulukampanjaan. 17. Toimintaohjesäännön päivitys Piirihallitus hyväksyi kokouksessaan 1/2017 toimintaohjesäännön pl. liitteet L1 Organisaatiokaavio sekä L2 Pestit. Em. liitteet ovat nyt valmisteltu ja ne ovat valmiina piirihallituksen hyväksyttäväksi. Maarit Heikkinen esittelee.
Piirihallitus Pöytäkirja 8 (8) Vahvistettiin toimintaohjesäännön päivitykset liitteen L2 osalta esityksen mukaan. L1 siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 18. Muut mahdolliset asiat 1 Lippukuntafoorumi 9.4.Turun Kristillisellä opistolla. 2 Merkittiin tiedoksi tapahtuman järjestelytilanne. Ville Jokinen Fatwood, on pyytänyt lupaa käyttää L-SP:n logoa koruissa, joita hän alkaa myydä omassa verkkokaupassaan. http://shop.fatwood.fi/fi 19. Luottisten rekrytointi prosessi Päätettiin antaa lupa logojen käyttöön, koska ne eivät ole suojattuja ja kyseiset tuotteet palvelevat piirin omaakin käyttöä. Piiriluottisten rekrytoinnin helpottamiseksi perutettava työryhmä. Piirinjohtaja esittelee Päätettiin perustaa työryhmä piiriluottisten rekrytoinnin helpottamista varten. Valittiin työryhmälle puheenjohtajaksi Helena Siivonen, joka valtuutettiin kokoamaan muu ryhmä. Ryhmä raportoi piirihallitukselle. 20. Seuraavan kokouksen aiheita - päätetään joka toinen vuosi seuraavan toimintakauden toimintasuunnitelman yleistavoitteista ja painopistealueista ja päivitetään toimintasuunnitelmaa joka toinen vuosi kaksivuotissuunnittelun syklissä. - Esimerkillinen lippukunnanjohtaja ja aktiivinen nuori partiojohtaja -tunnustusten päättäminen - hyväksytään työvaliokunnan ehdotukset apurahojen saajista - päätetään piirin tilaisuuksien osanottomaksut ym. piirin perimät maksut seuraavaksi toimintakaudeksi. - toimintakilpailun tulokset - toimintaohjesääntö L1 - Sanna Ahtiainen päättää kokouksen ja hoitaa tarjoilun 21. Kokouksen päättäminen - Maarit Heikkinen päättää kokouksen Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri