Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 13.6.2005 klo 14:05-16:20 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Juha Hakala (esittelijä) Nanna Hakala (sihteeri) Helena Hämynen Annu Jauhiainen (esittelijä) Irmeli Koskimies Eeva Laurila Ari Muhonen (puheenjohtaja) Anja Ukkola Poissa: Kai Ekholm Kuno Öhrman 1. Kokouksen avaus Ari Muhonen avasi kokouksen entisen ohjausryhmän puheenjohtajan ominaisuudessa. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Paikalla oli neljä ohjausryhmän jäsentä sekä puheenjohtaja, todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta kuluvalle kaudelle Ehdotettiin, että Ari Muhonen jatkaisi puheenjohtajana seuraavan kaksivuotiskauden ja varapuheenjohtajaksi ehdotettiin Anja Ukkolaa. Molemmat tulivat valituiksi. 4. Ohjelmiston hyväksymisprosessin jatko Edellisen ohjausryhmäkokouksen jälkeen hyväksymisprosessin jatko on edennyt siten, että jäljelle jääneistä korjattaviksi vaadituista ongelmista on tehty priorisoitu lista ja siitä on käyty neuvotteluja Endeavorin kanssa kevään aikana, viimeksi edellisellä viikolla. Endeavorin tavoitteena on korjata priorisoidun listan kaikki 12 ongelmaa tämän vuoden loppuun mennessä. Kolme niistä on kuuleman mukaan korjattu jo Voyager 5 General Release -versioon, ja loput ovat tulossa siihen paikkauksena ennen vuoden loppua. Jos näin todella on ja jos kaikki muu (esim. skandinaaviset merkit) toimii oikein, otamme versio 5:n käyttöön seuraavassa vuodenvaihteessa. Kun kaikki 12 ongelmaa on korjattu, maksamme 5 % hankintahinnasta. Viimeinen 5 % jätetään maksamatta, koska luovuimme muista aiemmilla listoilla olleista korjausvaatimuksista. Kompensaatioksi pitkään
puuttuneista piirteistä saamme 20 % alennuksen ensi vuoden tukimaksuista. Jos käy niin, että kaikkia 12 korjausta ei ole saatu vuoden 2006 loppuun mennessä, avaamme keskustelun lisäkompensaatioista. 14.6. Unicode-testipalvelimelle saadaan paikkaus nimeltään Seven Fixes for Linnea, joka toivon mukaan korjaa kaikki jäljellä olevat skandinaavisiin merkkeihin liittyvät ongelmat. Yhteisluettelon eli UC-modulin Unicode-testaus on myös vielä kesken, mutta silti tällä hetkellä pidetään edelleen kiinni Unicode-päivitysaikataulusta, joka on heinä-elokuun vaihde. 5. Levyjen uudistaminen domaineissa 4 ja 5 Sannin domainien 4 ja 5 vanhojen A5200-levyjen uudistaminen 6120-levyiksi (kuten domaineissa 1-3 on jo tehty) on vielä kesken. Tilatusta paketista (jonka hinta oli n. 35 000 ) puuttuivat Raid kontrollerit. Valitettavasti tätä puutetta Sunin tarjouksessa ei huomattu Kansalliskirjaston eikä CSC:n tarkistuksissa. Sunin tarjous perustui siihen, että kuviteltiin voitavan käyttää aiemmin hankittujen Sun 6120-levyjen Raid kontrollereita, mutta uudet 6120-levyt eivät mahtuneet samaan räkkiin vanhojen kanssa, joten tarvitaan uudet kontrollerit. Ilman niitä uusia levyjä ei voida ottaa käyttöön. Levypäivitys pitäisi tehdä ennen Unicode-päivitystä, koska uudet levyt nopeuttaisivat sitä oleellisesti. Nyt uusista kontrollereista (2 kpl) on saatu lisätarjous, jonka hinta on 12 960. Kontrollereiden ostaminen erikseen on kalliimpaa kuin jos ne ostettaisiin 6120-levyn mukana. Jos kontrollerit olisi huomattu sisällyttää edelliseen tilaukseen, olisi säästetty muutama tonni. Esitettiin, että Kansalliskirjasto jatkaa neuvotteluja Sunin kanssa ja hintaa koetetaan saada vielä alaspäin. Koska konsortion rahat eivät tällä hetkellä riitä, Kansalliskirjasto tarjoutuu maksamaan kontrollereiden hankinnan ja ehdottaa että konsortio korvaa ne Kansalliskirjastolle jälkikäteen. Ohjausryhmä totesi, että uusien levyjen hankintahinnan ylärajaksi oli määrätty 40 000, joka nyt kuitenkin ylittyy. Tarkkaavaisuutta tarvitaan myös Sunin kanssa tehdyissä sopimuksissa, vaikka heidät onkin todettu hyväksi yhteistyökumppaniksi. Päätös: Uudet Raid kontrollerit täytyy hankkia, vaikka kokonaishinta (6120-levy ja kontrollerit) ylittääkin sovitun 40 000. Edetään esityksen mukaisesti, eli Kansalliskirjasto maksaa hankinnan ja raha otetaan konsortion tililtä sitten kun sinne on taas saatu tuloja. Sunia pitää kiirehtiä, jotta saisimme uudet levyt käyttöön ennen ohjelmistopäivitystä. 6. Työryhmän asettaminen kaukopalvelun ohjelmistoprojektia varten Konsortion yleiskokoukselle huhtikuussa raporttinsa jättänyt kaukopalvelun selvitystyöryhmä suositteli yhteisen ohjelman hankkimista. Yleiskokous valtuutti ohjausryhmän nimittämään työryhmän, jonka tehtävänä on selvittää kaukopalveluohjelmiston vaihtoehtoja ja valmistella ohjelman hankintaa. Sitä varten on laadittava valintakriteerit ja selvitettävä tarkemmin, millaisia ohjelmistoja on saatavilla. Esitettiin perustettavaksi työryhmä, jota koordinoi kansalliskirjaston edustaja (Annu Jauhiainen) ja jossa muina jäseninä on johtajien edustaja (Ari Muhonen, TKK) sekä kaksi kaukopalvelun teknisesti suuntautunutta asiantuntijaa (Teppo Kahtola, TYK ja Juhani Räisänen, OYK). Työryhmän tulisi Linnea-kaukopalvelutyöryhmän avustuksella laatia valintakriteerit eli RFP (apuna voidaan käyttää vuodelta 1998 peräisin olevaa RFP:tä, jossa tosin on paljon vanhentuneita vaatimuksia), tutustua tarjolla oleviin ohjelmistoihin tarkemmin sekä valmistella EU-tarjouskilpailu niin että se
voitaisiin käynnistää kevään 2006 yleiskokouksen jälkeen, mikäli yleiskokous niin päättää. Työryhmän matkakulut esitettiin rahoitettavaksi konsortion varoista, jos niihin ei saada avustusta Opetusministeriöltä. Isoja matkustustarpeita ei ole odotettavissa, sillä matkakulut kertyisivät kotimaan matkoista. Keskusteltiin siitä, että hankinnan tavoitteena tulee olemaan moderni kaukopalveluohjelmisto, joka integroituu hyvin muiden triangelin osien kanssa. Örebron European EndUser -kokouksessa kuultiin kokemuksia ruotsalaisten käyttöön ottamasta SAGA-ohjelmistosta, ja sen perusteella SAGA voidaan heti pudottaa meidän vaihtoehtojemme listalta pois, sillä siinä yhteensopivuus esim. Voyagerin kanssa on vähäinen ja asiakastoimisuus käytännössä pois suljettu. Todettiin, että Linnea-verkon triangelikriteerein valitsemassa ohjelmistossa voisi olla potentiaalia koko kirjastoverkon työkaluksi, sillä yleisten kirjastojen suomalaisista kirjastojärjestelmistä puuttuu kaukolainatoiminto. Keskusteltiin myös kaukopalvelupolitiikan nykytilasta. Trendi on se, että kaukopalvelupyynnöt vähenevät koko ajan. Yliopistokirjastojen neuvoston asettamalta UB-työryhmältä toivotaan pian ehdotuksia, sillä uuden yhteisen suunnan löytäminen on tämän hetken suurin kysymys, jolla laskeva suuntaus saataisiin ehkä nousuun ja siihen tarvitaan myös uusi kunnollinen ohjelmisto. Päätökset: Hyväksyttiin työryhmän ehdotettu kokoonpano sillä edellytyksellä, että kaikille teknisille asiantuntijoille saadaan heidän esimiehensä suostumus. Tulevan syksyn ohjausryhmäkokouksessa voidaan vielä valita uusia henkilöitä, jos niin käy ettei suostumusta kaikille saada. Työryhmän matkakulut eivät saa ylittää 3000. Jos kulut nousevat sen yli, on kysyttävä ohjausryhmän lupaa. Työryhmän tehtäviksi todettiin ne mitä esityksessä oli mainittu eli RFP:n laadinta, olemassa olevien ohjelmistojen tarkempi kartoitus sekä tarjouskilpailun valmistelu siten, että tarvittaessa se saadaan käyntiin nopeasti. Työryhmän työn deadline on kevään 2006 yleiskokous, jolloin päätetään siitä käynnistetäänkö tarjouskilpailu vai ei. 7. Kustannusten jakomallin uudistaminen (liite 1) Nykyisin on käytössä kolme erilaista jakokaavaa Linnea2-konsortion kustannusten jakamiseen. Endeavorille maksettavat tukimaksut ovat määräytyneet henkilökuntakäyttäjien (eli staff clientien) lukumäärän, arvioidun user-käyttäjien määrän sekä niteiden määrän mukaan. Laitteistokustannukset on jaettu yliopistojen budjettien suhteessa (Opetusministeriö). Jakokaavaa on käytetty sellaisenaan web-edustakoneiden ja CSC-kustannusten jaossa, mutta Sanni-palvelimen tukimaksuista on ensiksi erotettu 30 % Kansalliskirjaston osuudeksi ja loput on jaettu em. kaavan mukaan. Jatkossa on tarkoitus saada yksi kaava kaikkien kustannusten jakamiseen. Liitteessä 1 esitettiin neljä eri vaihtoehtoa kustannusten jakamiseksi. Kaikki perustuivat henkilötyövuosiin sekä niteisiin tai niteisiin ja nimekkeisiin, kuten yleiskokouksessa oli läpinäkyvyyden lisäämiseksi toivottu: a. htv 40 %, niteet 30 %, nimekkeet 30 %, mukana kaikki yhteistietokantojen nimekkeet + PCI b. htv 40 %, niteet 30 %, nimekkeet 30 %, mukana kaikki yhteistietokantojen nimekkeet, ei PCI
c. d. htv 40 %, niteet 30 %, nimekkeet 30 %, mukana 50 % ARTOn, VIOLAn ja FENNICAn nimekkeistä, mutta LINDA, MANDA ja PCI kokonaan pois htv 50 %, niteet 50 % Todettiin, että esitettyjen mallien mukaan lähes kaikkien kirjastojen prosenttiosuus laskee, mutta Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston osuudet nousevat. Laskelmissa ei vielä ollut mukana euromääriä. Keskusteltiin siitä, miten Kansalliskirjaston ylläpitämiin yhteistietokantoihin suhtaudutaan. Niissä ohjelmistoa ja laitteistoa käytetään kevyemmin kuin kirjastotietokannoissa, koska niissä ei ole lainkaan asiakkaita ja lainausta. Siksi ARTOn, VIOLAn ja FENNICAn osuutta ehdotettiin puolitettavaksi. LINDAn ja MANDAn nimekkeet voitaisiin jättää kokonaan pois laskuista, koska ne ovat tuplia muiden tietokantojen tietueista, eivät Kansalliskirjaston omaa tuotantoa. PCI eli Periodical Contents Index on FinELibin hankkima aineisto, joka ei enää kasva mutta meillä on siihen ikuinen käyttöoikeus, ja myös se ehdotettiin jätettäväksi pois laskuista kokonaan. Kysyttiin voitaisiinko liitännäiskirjastoille tähän asti käytetty laitteistokulukerroin 2,5 hylätä ja kohdella niitä jatkossa tasaveroisina perustajajäsenten kanssa. Lisäksi ehdotettiin Varastokirjaston osuuksien puolittamista sillä perusteella, että sille ohjelmisto ja tukimaksut on saatu puoleen hintaan, koska siellä käytetään vain osaa ohjelmistosta. Todettiin, että yhteistilaston htv-luvut ovat tällä hetkellä ongelma, koska eri kirjastot ilmoittavat ne tilastoon eri perustein; toiset ilmoittavat virat ja toiset kaikki määräaikaisetkin työntekijät erilaisista projektitehtävistä. Yhteistilaston ohjeistukseen tarvitaan selkeästi parannusta, jotta kaikilta saataisiin samalla tavalla laskettu htv-luku. Nimekkeet ja niteet eivät onneksi ole samalla tavalla ongelmallisia, sillä nuo luvut voidaan saada suoraan tietokannasta kaikille samana päivänä. Päätökset: Htv-luku, nimekkeet ja niteet otetaan laskennan perusteiksi. Tosin htv-luvun määrittelyyn tarvitaan ensin hyvät ohjeet. Lukujen suhteita ei vielä lyöty lukkoon, vaan päätettiin palata niihin seuraavassa kokouksessa, johon mennessä Annu Jauhiainen valmistelee laskelmia myös euromääristä eri suhtein jaettuna. Harkitaan myös kohtuullistamistoimenpiteitä, jos osoittautuu että maksut nousevat joidenkin kohdalla poikkeuksellisen paljon. Kaikille muille kirjastoille sopii hyvin sama malli, mutta Kansalliskirjastolle ja Varastokirjastolle hyväksyttiin poikkeukset yllä mainituin perustein. Hyväksyttiin se, että LINDA, MANDA ja PCI jätetään pois ja että ARTOn, VIOLAn ja FENNICAn nimekkeiden määrät puolitetaan Kansalliskirjaston laskelmassa. Varastokirjaston osalta kaikki summat (htv, nimekkeet, niteet) puolitetaan. Luovutaan liitännäisjäsenten laitteistokulujen 2,5 kertoimesta, sillä se tuntuu kohtuuttomalta koska ne kuitenkin maksavat palvelimen käyttömaksua aina jatkossakin. Kertoimesta luopuminen helpottanee uusien liitännäisjäsenten hankkimista. 8. Linnea2-konsortion ohjausryhmän rooli digitaalisen kirjaston palvelujen ohjausjärjestelmässä Digitaalisen kirjaston palvelujen ohjausjärjestelmä on otettu käyttöön. Haluttiin keskustella Linnea2-konsortion ohjausryhmän roolista suhteessa siihen.
Ohjausjärjestelmä muodostuu linjauksia tekevästä verkkopalveluryhmästä sekä kolmesta asiantuntijaryhmästä. Verkkopalveluryhmä on perustettu kehittämään digitaalisen kirjaston palvelukokonaisuutta, tekemään sitä koskevia strategisista linjauksia ja arvioimaan niiden vaikuttavuutta. Verkkopalveluryhmään kuuluu sekä eri kirjastosektoreiden, käyttäjien, CSC:n että eri triangeliohjelmistojen edustajia. Asiantuntijaryhmiä ovat laitteistoryhmä, ohjelmisto- ja standardointiryhmä ja vaikuttavuuden arviointiryhmä. Asiantuntijaryhmän tehtäviin kuuluu oman toimialueensa seuranta ja kehittäminen, toimialueeseensa kuuluvien kysymysten valmistelu verkkopalveluryhmän käsiteltäväksi, toimialueeseensa kuuluvien selvitysten tekeminen verkkopalveluryhmän toimeksiannosta ja ryhmän toiminnan raportointi verkkopalveluryhmälle, kirjastoille ja konsortioille. Kysyttiin mitä näkemyksiä ohjausryhmän jäsenillä on näiden eri ryhmien suhteesta omaan ryhmäänsä, nähdäänkö toiminnassa joitakin ristiriitoja tai etuja. Keskusteltiin kaukopalveluohjelmiston hankinnasta konkreettisena esimerkkinä siitä, miten standardointi- ja ohjelmistoryhmän asiantuntemusta voitaisiin käyttää siinä hyväksi se voisi tarkastella asiaa triangelin kokonaisuuden kannalta sen jälkeen kun ohjelmiston valintakriteerit on määritelty. Suhteeksi todettiin, että asiantuntijaryhmät ovat neuvoa antavia ja ohjausryhmä sekä yleiskokous tekevät päätökset, eikä siinä nähty ongelmia. Todettiin vain, että tiedonkulkuun tulee kiinnittää erityistä huomiota kaikkien eri ryhmien välillä. 9. Tiedotusasioita MARC21-Fin -> MARC21 -formaattikonversion alustava ehdotus on jaettu Suomen Voyager-kirjastoille toukokuussa, ja on toivottu että sen pohjalta kirjastoissa käytäisiin keskustelua siitä, millä kannalla ne ovat formaatin vaihtamisen suhteen. Syksyllä sekä Linnea2- että AMKIT-yleiskokouksissa äänestetään siitä lähdemmekö vaihtamaan formaattia. Myös aikatauluista olisi tarpeen keskustella silloin, vaikka todellisuudessa aikataulu onkin riippuvainen Kansalliskirjaston käytettävissä olevista resursseista, sillä suurin valmistelutyö tapahtuisi siellä. Formaattikysymys on siinä mielessä erittäin suuri kirjastopoliittinen päätös, että se ei koske pelkästään Voyager-kirjastoja, vaan keskustelu tulee laajentaa myös kansalliselle tasolle. 10. Muut asiat Sun on ollut yhteydessä Juha Hakalaan ja ilmoittanut haluavansa keskustella Sannin korvaamisesta leasing-koneella. Halukkuus lähteä keskustelemaan on meidän puoleltamme ilmaistu niillä ehdoin, että palvelun pitäisi parantua ja kustannusten laskea. CSC ja Sun tekevät nyt laskelmia hinnoista. Leasing-kone olisi väliaikaisratkaisu ennen uuden palvelimen hankintaa. Uusi palvelin on ostettava Sun Microsystemsiltä, koska ohjelmistoillamme ei ole muuta yhteistä nimittäjää. Kilpailutusmahdollisuuksien puutteesta on oltu huolissaan koska se voi vaikuttaa kustannuksia nostavasti. Nyt on olemassa toinenkin vaihtoehto uuden laitteen hankinnalle. CSC:llä on juuri otettu käyttöön uusi todella järeä sovelluspalvelin Corona. Tässä Sun E25K-laitteessa on 96 CPU:ta ja 384 GB muistia. Periaatteessa kjahdeksasosa siitä riittäisi kirjastoille uudeksi yhteiseksi palvelimeksi, joka korvaisi Sannin, Armaksen, Nellin ja ENCompass-palvelimen. Yksi vaihtoehto uuden palvelimen hankinnalle voisi siis olla vuokralaisuus Coronassa tai käytetyn Corona-siivun ostaminen.
Linnea2-yleiskokousten ja ohjausryhmän verkossa julkaistaviin pöytäkirjoihin ei ole alun perin laitettu mukaan liitteitä, koska ne on jaettu kokousedustajille. Keskusteltiin liitteiden tarpeellisuudesta verkossa, ja todettiin että takautuvasti niitä ei viedä verkkoon ja jatkossakin sinne laitetaan vain Annu Jauhiaisen kanssa sovitut liitteet. Muita liitteitä voi tiedustella Annu Jauhiaiselta. Tässä kokouksessa oli ensimmäisen kerran käytössä esittelevä asialista. Sovittiin, että asialistan esitysten ei tarvitse näkyä pöytäkirjassa sellaisinaan, vaan sihteeri voi muokata tekstejä tarpeen mukaan. 11. Seuraavan ohjausryhmän kokouksen sekä ylimääräisen yleiskokouksen ajankohta Ohjausryhmän seuraava kokous pidetään keskiviikkona 31.8. klo 12:30 alkaen. Ylimääräisen yleiskokouksen ajankohdaksi sovittiin perjantai 16.9. klo 10 alkaen. Yleiskokouksen tärkeimmät asiat ovat kustannustenjakomallista päättäminen ja formaattivaihdoksesta äänestäminen. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:20. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Hakala sihteeri päivitetty 21.6.2005 NH