HAIPA-hanke Hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköinen asiointi Hankinnan kohde
SISÄLLYSLUETTELO 1. Hankintayksikön/organisaation lyhyt esittely... 1 2. Hankkeen ja tavoiteltavan palvelun yleiskuvaus... 1 2.1. HAIPA-hankkeen tausta... 1 2.1.1. Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin tavoitetila... 2 2.2. HAIPAn sähköisen asioinnin tekninen ratkaisu... 2 2.3. Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin toiminnallisuus... 3 3. Hankinnan kohde... 4 3.1. Vaihe 1 (Kiinteä toimitus)... 4 3.2. Vaihe 2 (Jatkokehitys ja ylläpito)... 6 4. Hankinnan kohteeseen liittyviä lisätietoja... 6 4.1. Hankinnan kohteen toteuttavat asiantuntijat... 6 4.2. Käytännön järjestelyt... 7 4.3. Hankinnan kohteeseen liittyvät menetelmät ja välineet... 7
1 (7) 1. Hankintayksikön/organisaation lyhyt esittely Oikeusrekisterikeskus on oikeusministeriön hallinnonalaan kuuluva virasto, jonka tehtävänä on: toimia oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmien ja rekisterien rekisterinpitäjänä sekä välittää hallinnonalan viranomaisten ilmoittamia tietoja muille viranomaisille; huolehtia sakkoihin, menettämisseuraamuksiin, maksuihin ja saataviin liittyvistä täytäntöönpanotehtävistä sekä käyttää valtion puhevaltaa näissä tehtävissä; huolehtia oikeusministeriön hallinnonalaan kuuluvan yksikön toimeksiannosta tutkimustarkoituksiin käytettävien rekisterien ylläpidosta ja niihin liittyvistä tehtävistä; huolehtia oikeusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmien ylläpidosta ja kehittämisestä yhteistyössä hallinnonalan virastojen kanssa siten kuin palvelusopimuksissa on sovittu. Oikeusrekisterikeskus tuottaa tarvittavat palvelut itse tai hankkii ne muilta palveluntuottajilta. 2. Hankkeen ja tavoiteltavan palvelun yleiskuvaus 2.1. HAIPA-hankkeen tausta Oikeusministeriö asetti 1.7.2014 hankkeen, jonka tehtävänä oli laatia esiselvitys hallinto- ja erityistuomioistuinten (korkein hallinto-oikeus, hallinto-oikeudet, vakuutusoikeus, markkinaoikeus ja työtuomioistuin) asian- ja dokumentinhallinnan, sähköisen asioinnin ja raportoinnin toimintaprosessien kehittämiseksi. Esiselvitysvaiheen toimikausi oli 18.8.2014 31.8.2015. Oikeusministeriö asetti HAIPA-hankkeen 20.1.2016 tekemällään päätöksellä toimikaudeksi 25.1.2016 31.12.2019. HAIPAn tavoitteena on uudistaa hallinto- ja erityistuomioistuinten (jäljempänä hallintotuomioistuimet) työtapoja sekä mahdollistaa sähköinen yhteistyö muiden viranomaisten, yksityisoikeudellisten yhteisöjen ja kansalaisten kanssa. Tavoitteiden toteutuminen merkitsee hallintotuomioistuinten ja valituksenalaisten päätösten tehneiden viranomaisten työn tehostumista ja siten kansalaisten oikeusturvan paranemista. HAIPAssa toteutetaan tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa tietoja käsitellään sähköisessä muodossa läpi koko hallintotuomioistuinprosessin asian vireille tulosta sen ratkaisemiseen ja arkistointiin saakka. Käyttöoikeuksista huolehditaan rooleilla. Kansalaisille annetaan mahdollisuus saattaa asiansa vireille sähköisen hallinnonalan yhteisen asiointiportaalin kautta, josta he myös voivat seurata asiansa käsittelyä ja oikeudenkäyntimateriaalia prosessin eri vaiheissa. HAIPA mahdollistaa myös sähköisen yhteistyön muiden viranomaisten kanssa. Hanketta toteuttaa sitä varten perustettu hanketoimisto. Sen alaisuudessa ja ohjauksessa toimivat työryhmät vastaavat hankkeen käytännön tehtävistä ja tuotoksista. Hankejohtaja ja IT-hankepäällikkö raportoivat hankkeen johtoryhmälle hankkeen tilanteesta ja tuloksista. HAIPA-hanke tuottaa hallintotuomioistuimille uudistetut, sähköiseen asiointiin perustuvat toimintaprosessit, asian- ja dokumentinhallinnan järjestelmän, mahdollisuuden vaihtaa tietoja ja asiakirjoja sähköisessä muodossa eriranomaisten ja kansalaisten kesken sähköisen asiointiportaalin sekä virtuaalisen istuntosalin.
2 (7) 2.1.1. Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin tavoitetila Hallintotuomioistuimissa asioita käsitellään (tai ainakin säilytetään) pääsääntöisesti paperimuodossa. Varsinaisia sähköisen asioinnin ratkaisuja ei ole käytössä. Tarkoituksena on siirtyä sähköiseen asiointiin ja asiankäsittelyyn. Toteutettavan asiointipalvelun tavoitteena on, että asiointi tapahtuu sähköisesti ja se integroituu sähköiseen asianhallintaan asian käsittelyn kaikissa vaiheissa vireilletulosta tiedoksiantoon asti mahdollistaen näin tietojen säilyttämisen ja siirtämisen yksinomaan sähköisesti. Järjestelmän käytön tavoitteena on työajan säästäminen ja työnteon mielekkyyden lisääminen rutiinityötä välttäen. Palvelun on oltava helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen, jotta sen käyttöönotto ja hyödyntäminen voidaan varmistaa. 2.2. HAIPAn sähköisen asioinnin tekninen ratkaisu Hallinnonalalla on käynnissä sähköisen asioinnin alustaa kehittävä hanke (SAMPO), jossa tuotteistetaan yhteisesti käytettäviä komponentteja. HAIPA-hankkeen yksilölliset asiointiratkaisut toteutetaan hyödyntäen SAMPO-alustan toteuttamia komponentteja. Lisäksi SAMPO-projekti määrittelee merkittävimmät asiointiprosessien toteutuksessa käytettävät teknologiat. HAIPAn sähköinen asiointipalvelu toteutetaan oikeusministeriön sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurissa kuvatun teknisen kehikon mukaisesti ja siinä esitetyillä teknologioilla. Sähköisen asioinnin arkkitehtuuri on kuvattu kokonaisuudessaan tarjouspyynnön liitteessä 6 (OM sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri). SAMPO-alustan tekninen toteutus on kuvattu liitteessä 6.1 (Sähköisen asioinnin arkkitehtuuri). Toteutuksen kannalta olennaisempia teknologioita ovat: Angular (2+), Angular Material - Käyttöliittymäosuuden sovellusviitekehys ja ulkonäköstandardi Spring (Framework, Boot) - Palveluosuuden sovelluskehys / sovelluspalvelin (API Gateway, sovelluksen mikropalvelut, kirjautuminen)
3 (7) Docker / Docker compose - Konttipohjainen kokoonpanon ja toimitusten hallinta JJWT, HashiCorp Consul Palvelupyyntöjen luvittaminen ja APIgateway MongoDB, MySQL - Tietovarastot Arkkitehtuurin mukaisesti käyttöliittymän toteutuksen osalta suositellaan käytettävän SPA (single page application) -tyylistä ratkaisua. Palveluosuuden kehityksessä noudatetaan mikropalveluarkkitehtuurimallia, eli periaatteena on, että jokainen kokonaisuuteen kuuluva palvelu toteutetaan itsenäisenä, toisista riippumattomana palvelunaan. Asiointipalveluiden toimitusmallina toimii konttipohjainen malli eli Service Instance per Container Pattern. 2.3. Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin toiminnallisuus Hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin tarkoituksena on tarjota hallintotuomioistuinten asiakkaille kokonaan sähköinen tapa asioida hallintotuomioistuinten kanssa. Asiakkaina voivat olla yksityishenkilöt, organisaatiot ja muut viranomaiset. Palvelussa mahdollistetaan asiakkaille neuvonnan ja ohjauksen saaminen tunnistautuneen asiakkaan yhteydenottojen tekeminen tunnistautuneen asiakkaan oma asiointi palvelujen ennakkomaksaminen (tulevaisuudessa) Asiointia ohjaavat oikeusministeriön hallinnonalan sektorikohtaiset tiedonhallintasuunnitelmat (sis. asiankäsittelyprosessin säännöt ja ehdot) ja se toteuttaa sähköistä asiointia koskevan lain (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003; SähkAsL) vaatimukset. Palvelun toteuttava järjestelmäkokonaisuus (ominaisuudet ja tekninen ympäristö) integroituu muihin tietojärjestelmiin avointen standardien mukaisesti määriteltyjen rajapintojen kautta. Tarkempi kuvaus toiminnallisuudesta ja tavoiteltavasta palvelusta on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 8 (HAIPA Asiointi vaatimusmäärittely).
4 (7) 3. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin toteutus kahdessa eri vaiheessa. Vaihe 1 on kiinteä toimitus, jonka tavoitteena on konseptoida sähköisen asioinnin verkkopalvelu ja toimittaa sen ensimmäinen perustoiminnallisuudet sisältävä versio. Vaiheessa 2 Toimittaja tarjoaa Tilaajan käyttöön asiantuntijapalveluita. Vaiheen tavoitteena on kehittää loput vaatimusmäärittelyssä kuvatuista käyttötapauksista ja tämän jälkeen jatkokehittää ja ylläpitää toteutettua järjestelmää. Tarjouspyynnön liitteessä 8 (HAIPA Asiointi vaatimusmäärittely) määriteltyjen käyttötapausten jakaantuminen eri vaiheisiin on määritelty kuvassa alla. 3.1. Vaihe 1 (Kiinteä toimitus) Kiinteä toimitus muodostuu kahdesta osasta, jotka ovat verkkopalvelun konseptointi ja sen jälkeinen palvelun ensimmäisen version toimitus. Hankintayksikön sitoumukseton arvio vaiheen 1 laajuudesta on XXX htp.
5 (7) Osa 1: Konseptointi Konseptointi sisältää hallintotuomioistuinten sähköisen asioinnin konseptoinnin, joka tehdään Toimittajan konseptointimenetelmän mukaisesti. Konseptoinnin tavoitteena on varmistaa toteutettavan asiointipalvelun käyttöliittymän käytettävyys ja sen vastaavuus tulevien käyttäjien tarpeisiin. Konseptoinnin tuloksena tulee syntyä vähintään: Konseptidokumentti Palvelun päänäkymät kattava käyttöliittymäprototyppi Palvelun visuaalisen ilmeen ohjeet Palvelun visuaaliset komponentit Konseptoinnin tulee olla toteutettu ja sen tulosten hyväksytty viimeistään 6 viikkoa vaiheen 1 aloituksen jälkeen. Osa 2: Asiointipalvelun ensimmäisen version toimitus Vaiheessa 1 tehtävä asiointipalvelun ensimmäisen version toimitus sisältää seuraavat tarjouspyynnön liitteessä 8 (HAIPA Asiointi vaatimusmäärittely) määritellyt käyttötapaukset jotka kattavat hallintotuomioistuinten toimintamallissa kuvatut asioinnin prosessit poislukien Asian vireilletulon ja Tietojen luovuttamisen. Neuvonta ja ohjaus o Järjestelmän neuvojen ja ohjauksen näkeminen o Kysymyksen esittäminen Oma asiointi o Yhteyden ottaminen o Tietopyyntöön vastaaminen o Tiedoksiannon vastaanottaminen Sisäänkirjautuminen o Sisäänkirjautuminen Sähköisen asioinnin rajapintapalvelut o Viestin lähettäminen. Integraatiot o SAMPO - Tunnistautuminen o LDAP Pakka - Käyttövaltuushallinta Yleiset toiminnot o Tietojen hakeminen ja katseleminen yllä mainittujen osalta Sähköisen asioinnin ensimmäinen versio ei sisällä HAIPA-järjestelmään toteutettavia integraatioita, vaan yllä mainittujen käyttötapauksien lisäksi osana vaihetta 1 tulee toteuttaa asioinnin kautta viestimisen mahdollistava väliaikainen ratkaisu hallintotuomioistuinten käyttöön. Väliaikaisen ratkaisun tulee mahdollistaa seuraavat toiminnot: Asioinnista saapuvien viestien vastaanottaminen. Liitetiedostojen vastaanottaminen. Tietopyyntöjen lähettäminen ja niihin vastausten vastaanottaminen Tiedoksiantojen lähettäminen ja kuittausten vastaanottaminen. Toimituksen tuloksena tulee syntyä järjestelmä, joka voidaan viedä tuotantoon valtion yhteisen konesali- ja kapasiteettipalvelun ympäristöön. Ympäristön toteuttaa Valtori. Tuotantoon siirrosta sovitaan sopimuskauden aikana erikseen. Asiointipalvelun ensimmäisen version toimituksen tulee olla toteutettu ja hyväksytty viimeistään 30.6.2018.
6 (7) 3.2. Vaihe 2 (Jatkokehitys ja ylläpito) Vaiheessa 2 Tarjoaja tarjoaa Tilaajan käyttöön asiantuntijapalveluita, joiden tarkoitus on ensi vaiheessa toteuttaa seuraavat tarjouspyynnön liitteessä 8 (HAIPA Asiointi vaatimusmäärittely) määritellyt käyttötapaukset: Neuvonta ja ohjaus o Vaiheessa 1 toteutettujen toimintojen kytkeminen HAIPAjärjestelmään Oma asiointi o Vaiheessa 1 toteutettujen toimintojen kytkeminen HAIPAjärjestelmään o Asian tietojen hallitseminen o Asiakirjan hallitseminen Integraatiot o HAIPA Toiminnanohjaus (Kaikki integraatiot) o HAIPA Tiedonhallinta (Kaikki integraatiot) o HAIPA - Asianhallinta (Kaikki integraatiot) Yleiset toiminnot o Tietojen hakeminen ja katseleminen yllä mainittujen osalta Toteutuksen päätteeksi vaiheessa 1 hallintotuomioistuinten käyttöön toteutettu väliaikainen ratkaisu poistetaan käytöstä ja integraatiot HAIPA-järjestelmään otetaan tuotantokäyttöön. Tämän jälkeen asiantuntijapalveluiden tarkoitusena on ylläpitää ja jatkokehittää toteutettua järjestelmää. Yksi jatkokehityksen kohde on esimerkiksi vaatimusmäärittelyssä kuvattu ennakkomaksaminen. Tilaaja ja Toimittaja sopivat ylläpidosta ja jatkokehityksestä erikseen sopimuksessa yksilöidyllä tavalla. Vaiheen 2 töistä, vaatimuksista ja aikataulusta sovitaan Tilaajan ja Tarjoajan kesken erikseen sopimusluonnoksissa tarkemmin yksilöidyllä tavalla. Vaihe 2 päättyy kehityshankkeen kanssa samanaikaisesti 31.12.2019. Tilaajalla on oikeus pidentää vaihetta 2 kahdella (2) vuodella sopimuksessa tarkemmin määritetyllä optiolla. Hankintayksikön sitoumukseton arvio loppujen käyttötapausten toteutuksen laajuudesta on XXX htp ja sen jälkeisestä jatkokehityksen ja ylläpidon määrästä XXX htp. 4. Hankinnan kohteeseen liittyviä lisätietoja 4.1. Hankinnan kohteen toteuttavat asiantuntijat Toimittajan asiantuntijoiden roolit sekä roolien työtehtävät ja niiden suorittamiseen edellytettävä osaaminen, kokemustaso ja rakenne on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä. Tiimin tarkka kokonaisvolyymi määräytyy vaiheessa 2 hankkeen tarpeen ja kustannustehokkaan toiminnan tarpeiden mukaisesti. Tilaaja varaa oikeuden vaiheen 2 kuluessa vaatia kehitystiimin kasvattamista tai pienentämistä sekä oikeuden tarvittaessa tuoda kehitystyöhön myös muiden toimittajien kehitystiimejä tai asiantuntijoita. Toimittaja on velvollinen tekemään yhteistyötä kaikkien hankkeen osapuolten kanssa yhteistyömallin mukaisesti, joka on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 (Yhteistyö- ja toimitusmalli).
7 (7) 4.2. Käytännön järjestelyt Toimittajan asiantuntijat voivat lähtökohtaisesti työskennellä toimittajan omissa tiloissa. Tapaamiset voidaan järjestää etäkokouksin ja sähköisin välinein, kuitenkin siten, että Tilaajan määrittelemät tärkeimmät tapaamiset järjestetään kasvotusten hanketoimiston tiloissa pääkaupunkiseudulla. Mikäli Toimittaja ottaa etäyhteyden Tilaajan ympäristöön, tulee Toimittajan pystyä täyttämään Tilaajan yhteydelle erikseen asettamat tietoturvavaatimukset. Tilaajan kanssa tapahtuvan työskentelyn ja dokumentaation kieli on suomi tai tilaajan hyväksyessä englanti. Kaikilta tarjottavan tiimin jäseniltä edellytetään sujuvaa suomen kielen kirjallista ja suullista taitoa. Toimittajan kehitystyötä ja sen onnistumista seurataan sopimuksen mukaisilla menetelmillä. Asiantuntijatyötä ohjaa Oikeusrekisterikeskus ja sitä tukee sähköisen asioinnin intregraattoritoiminto. 4.3. Hankinnan kohteeseen liittyvät menetelmät ja välineet Kehitystyö tapahtuu Toimittajan toimitusmallin (ketterä kehitysmalli) mukaisesti. Toimittajan tulee huolehtia siitä, että kehitystiimin ja sen yksittäisten jäsenten työskentely niin sisäisesti kuin ulkoisestikin vastaa ketterän kehityksen periaatteita. Tilaaja varaa oikeuden vaatia Toimittajaa vaihtamaan viivytyksettä ja velvoituksetta henkilön, jolta puuttuu riittävä ammattitaito tai joka muutoin ei Tilaajan perustellun näkemyksen mukaan ole sopiva kyseiseen tehtävään. Toimittaja tarjoaa kehittämiseen, testaukseen ja versionhallintaan tarvittavat ympäristöt ja työvälineet. Tarjottavia työvälineitä ovat vähintään: Keskitetty versio- ja kokoonpanon hallinta (johon tilaajalla on tarvittaessa pääsy) Automaattisen testauksen väline Työn hallinnan väline (johon tilaajalla on pääsy) Tilaaja tarjoaa asiakastestaus- ja tuotantoympäristöt. Tarkemmat vaatimukset toimittajan toimitusmallille ja kehitystyössä käytettäville välineille on esitetty tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteessä 2 (Yhteistyöja toimitusmalli).