EUROOPAN PARLAMENTTI

EUROOPAN PARLAMENTTI 1999 Vetoomusvaliokunta 2004 11. lokakuuta 2000 LAUSUNTO vetoomusvaliokunnalta kansalaisvapauksien ja -oikeuksien sekä oikeus- ja sisäasioiden valiokunnalle Ehdotus Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseksi yleisön oikeudesta saada tietoja Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoista (KOM(2000) 30 C5-0057/2000 2000/0032 (COD)) Valmistelija: Astrid Thors AD\422916.doc PE 294.124

PE 294.124 2/20 AD\422916.doc

ASIAN KÄSITTELY Vetoomusvaliokunta nimitti 23. helmikuuta 2000 pitämässään kokouksessa valmistelijaksi Astrid Thorsin. Valiokunta käsitteli lausuntoluonnosta 13. syyskuuta ja 10. lokakuuta 2000 pitämissään kokouksissa. Viimeksi mainitussa kokouksessa valiokunta hyväksyi jäljempänä esitetyt tarkistukset yksimielisesti. Äänestyksessä olivat läsnä seuraavat jäsenet: Vitalino Gemelli (puheenjohtaja), Roy James Perry ( varapuheenjohtaja), Proinsias De Rossa (varapuheenjohtaja), Astrid Thors (valmistelija), Herbert Bösch, Felipe Camisón Asensio, Jonathan Evans, Janelly Fourtou, Laura González Álvarez, Ulpu Iivari, Margot Keßler, Jean Lambert, Véronique Mathieu, Hans-Peter Mayer ja Eurig Wyn. AD\422916.doc 3/20 PE 294.124

LYHYET PERUSTELUT 1. Vetoomusvaliokunnan rooli Yhteisön institutionaalisissa puitteissa vetoomusvaliokunnalla on Euroopan kansalaisia ajatellen korostunut välittäjän rooli. On kaksi syytä siihen, että vetoomusvaliokunta antaa lausuntonsa käsiteltävänä olevasta ehdotuksesta, joka koskee yleisön oikeutta saada tietoja asiakirjoista. 1) Euroopan parlamentin työjärjestyksen 174 artiklan 1 kohdassa esitetty jokaisen Euroopan unionin kansalaisen oikeus esittää vetoomuksia on demokraattisen valvonnan ja hallinnollisen avoimuuden väline, joka on jokaisen demokraattisen parlamentin normaalin toiminnan kannalta välttämätön ja näin ollen Euroopan unionin kansalaisten perusoikeus. 2) Parlamentin työjärjestyksen liitteen VI luvussa XX esitetään, että vetoomusvaliokunnan toimivaltaan kuuluvat myös suhteet oikeusasiamieheen. EY:n perustamissopimuksen 138 e artiklan 1 kohdan ja oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 7 kohdan nojalla oikeusasiamies antaa parlamentille kertomuksen, jos hän toteaa tutkimusten perusteella hallinnollisia epäkohtia. 2. Oikeusasiamiehen tutkimus Tässä juridisessa asiayhteydessä Euroopan oikeusasiamies välitti parlamentille 15. joulukuuta 1997 päivätyllä kirjeellä erityiskertomuksensa, joka koski hänen omasta aloitteestaan tekemiään tutkimuksia siitä, miten asiakirjat ovat yleisön saatavilla (C4-0157/98). Oikeusasiamiehellä oli kaksi syytä ryhtyä tähän tutkimukseen: - useita kanteluita, jotka viittaavat siihen, että yhteisön toimielinten ja laitosten henkilöstö ei ole vieläkään saanut asianmukaisia ohjeita siitä, miten asiakirjapyyntöihin kuuluu vastata, ja että vastaukset annetaan huomattavalla viiveellä; - se tosiseikka, että hänen tehtävään on erityisesti parantaa yhteisön toimielinten ja laitosten suhteita unionin kansalaisiin; oikeusasiamiehen viran perustamisella pyrittiin varmistamaan unionille demokraattinen, vastuullinen ja avoin hallinto. 3. Oikeusasiamiehen erityiskertomus Tässä kertomuksessa oikeusasiamies toteaa, että asiakirjojen saatavuutta koskevat säännöt ovat hyvän hallinnon väline ja edistävät prosessia, jonka tavoitteena on antaa yleisölle tietoa yhteisön toimielinten ja laitosten toiminnasta ja saattaa se yleisön saataville. Lisäksi niiden tulee toteuttaa avoimuuden periaate, johon Euroopan unioni on toistuvasti vakuuttanut sitoutuneensa. Tässä yhteydessä voidaan mielenkiinnolla panna merkille ne lukuisat lausunnot, jotka Euroopan parlamentti esitti hyväksyessään päätöslauselmaa oikeusasiamiehen erityiskertomuksesta, jonka hän oli toimittanut parlamentille ja joka koski hänen omasta aloitteestaan tekemiään tutkimuksia siitä, miten asiakirjat ovat yleisön saatavilla (C4-0157/98) (A4-0265/1998): avoimuuden perustavaa laatua oleva merkitys yhteisön hallinnon tehostumiselle; vaara, joka PE 294.124 4/20 AD\422916.doc

sisältyy siihen, että neuvosto voi yksipuolisesti päättää "lainsäädännön" määritelmästä; kaikkiin yhteisön toimielimiin ja laitoksiin perustettavat julkiset rekisterit kaikista saaduista tai laadituista asiakirjoista; yhteisön toimielinten ja laitosten hyvää hallintoa koskevien sääntöjen ja avoimuuden ja asiakirjojen saatavuuden paranemisen välinen kiinteä yhteys. On myös korostettava, miten tärkeä asia on se, että Euroopan unionin kansalaiset voivat käyttää kansalaisoikeuksiaan ja että yhteisön toimielimet voivat antaa kansalaisille tietoja toimielinten toimintaa koskevista asioista ja ohjata toimivaltaiseen instanssiin ne henkilöt, jotka kääntyvät tietämättään väärän toimielimen tai laitoksen puoleen. 4. Kantelut oikeusasiamiehelle Useissa oikeusasiamiehelle tehdyissä kanteluissa on korostettu avoimuuskysymystä. Tässä mainitaan tapauksia, jotka koskevat asioita, joita on käsitelty myös yleisön tiedonsaantioikeutta koskevassa asetusehdotuksessa. Jäsenvaltioiden ja neuvoston suhde (kantelu 1056/96/IJH) on relevantti suhteessa asiakirjojen saatavuutta koskevan asetusehdotuksen johdanto-osan 12 kappaleeseen ja 11 artiklaan. Neuvoston pääsihteeristö oli aikaisemmin hylännyt kokouskalenteria koskevan pyynnön. Todettiin kuitenkin, että puheenjohtajavaltio on itse neuvoston funktio tai elin. Samassa kantelussa selvitettiin myös, että asiakirjoja, joita toimielin on ollut laatimassa jonkun toisen kanssa, ei voida kieltäytyä luovuttamasta niiden säätöjen perusteella, joista määrätään neuvoston päätöksessä 93/731/EY yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin. Hallinnollisten asiakirjojen määritelmän suhteen (omasta aloitteesta tehty tutkimus OI/99/IJH) EKP esitti, että määritelmä ei selvästikään koske EKP:n neuvoston rahapoliittisia kysymyksiä käsittelevien kokousten pöytäkirjoja. Tämä kuvaa hallinnollisen asiakirjan käsitteeseen sisältyvää vaaraa. (Vastaava artikla käsiteltävänä olevassa asetusehdotuksessa on 3 artikla). Toistuvat hakemukset (kantelu 634/97/PD) eivät oikeusasiamiehen mielestä tarkoita saman henkilön esittämiä, eri asiakirjoja koskevia hakemuksia, eikä artiklaa pidä tulkita myöskään niin, että se kattaisi kaikki hakemukset, jotka koskevat hyvin suurta joukkoa asiakirjoja (ehdotetun asetuksen 5 artikla). Menettelyjen luottamuksellisuutta koskevaan suojeluun liittyy kantelu 634/97/PD. Neuvoston perusteluissa esitettiin, miksi on syytä suojella tätä asiaa kyseessä olevien asiakirjojen suhteen; tämän kantelun oikeusasiamies totesi aiheettomaksi. Toinen tähän liittyvä on kantelu 1057/96/IJH, jossa oikeusasiamies katsoi virheelliseksi väittää, että asiakirjoissa olevat maininnat kansallisista kannoista voisivat olla aina painavampia perusteita kuin hakemusten esittäjien edut (ns. haittatesti). Liikesalaisuuksia koskevat yhdistetyt kantelut 620/97/PD ja 306/98/PD. Tutkittuaan konsulttiyrityksen laatiman raportin oikeusasiamies tuli siihen tulokseen, että raportti sisälsi ainoastaan viranomaisten ja yrityksen toimittamia tietoja, lukuun ottamatta yhtä sivua, joka sisälsi konsulttiyrityksen arviot valtiontukijärjestelyistä. Oikeusasiamies ehdotti, että koska menettely, jota varten raportti oli laadittu, oli saatu päätökseen ja AD\422916.doc 5/20 PE 294.124

luottamuksellisuusvaatimuksista oli luovuttu, komissio julkistaisi raporttiin sisältyvät asiatiedot. Yleinen etu a) oikeudelliset menettelyt (506/97/JMA) Komissio oli esittänyt, että yleisen edun suojelu oikeudellisissa menettelyissä antaa sille oikeuden kieltäytyä antamasta julkisuuteen asiakirjoja, jotka koskevat vireillä olevaa oikeustapausta. Ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuin katsoo, että asia ei ole näin, ja toteaa, että on tehtävä ero niiden asiakirjojen, jotka komissio on laatinut tiettyä oikeustapausta varten, ja muiden, tällaisista menettelyistä riippumattomien asiakirjojen välillä. Yleisen edun perusteella tehtävän poikkeuksen soveltaminen on oikeutettua ainoastaan ensimmäisen kategorian asiakirjojen tapauksessa. b) yleinen turvallisuus (1057/25.11.96/IJH) Kun kieltäydytään asiakirjojen julkistamisesta yleisen turvallisuuden suojeluun perustuvista syistä, oikeusasiamies on sitä mieltä, että on annettava lisäselvitys asiakirjoihin sisältyvien tietojen luonteesta. PE 294.124 6/20 AD\422916.doc

TARKISTUKSET Vetoomusvaliokunta pyytää asiasta vastaavaa kansalaisvapauksien ja -oikeuksien sekä oikeusja sisäasioiden valiokuntaa sisällyttämään mietintöönsä seuraavat tarkistukset: Komission teksti 1 Parlamentin tarkistukset (Tarkistus 1) Johdanto-osan 8 kappale (8) Tällä asetuksella vahvistettujen periaatteiden soveltaminen ei saa rajoittaa tiedonsaantioikeutta koskevien erityismääräysten soveltamista erityisesti kun kyseiset määräykset koskevat suoraan henkilöitä, joiden erityistä etua asianomaisiin asiakirjoihin tutustuminen koskee. (8) Kun tehdään päätöksiä asiakirjan julkistamisesta, on arvioitava tarvetta suojella poikkeussäännösten avulla turvattuja etuja suhteessa avoimuuden ja julkisen keskustelun edistämiseen. Kuten on ilmennyt keskusteluissa neuvoston päätöksestä sotilaallista ja ei-sotilaallista kriisinhallintaa käsittelevien asiakirjojen saatavuutta koskevien sääntöjen muuttamisesta, on tarpeen luoda hierarkia ehdotetun asetuksen ja kolmen toimielimen hyväksymien muiden sääntöjen välille. Tällainen hierarkia ei edellytä johdanto-osan 8 kappaletta. Toisaalta on tarpeen sisällyttää artikloihin ns. haittatesti, eli kun jokin elin pohtii asiakirjojen saatavuutta, suojelua on arvioitava suhteessa yleisön oikeuteen tutustua tällaisiin asiakirjoihin. (Tarkistus 2) Johdanto-osan 9 kappale (9) Poikkeussäännösten avulla on turvattava yleisen edun ja tiettyjen erityisten etujen suojelu. Näistä eduista olisi annettava esimerkkejä, jotta poikkeussäännökset olisivat mahdollisimman selkeitä. On myös suotavaa antaa toimielimille mahdollisuus suojata sisäiseen käyttöön tarkoitetut asiakirjat, jotka sisältävät 1 EYVL C 177, 27.6.2000 s. 70. AD\422916.doc 7/20 PE 294.124

yksityisten henkilöiden esittämiä pohdintoja tai mielipiteenvaihtoa tai mielipiteitä, jotka on esitetty vapaasti ja ilman velvollisuutta sisäisten kuulemisten ja neuvottelujen puitteissa. Lausunnon valmistelija lähtee poikkeuksia määriteltäessä liikkeelle eri asiasta kuin komissio. Poikkeustapausten luettelon tulee olla kattava, eikä sisäiseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja pidä sulkea aina julkistettavien ulkopuolelle. On selvää, että toimielimillä täytyy olla harkinnanvaraa, mutta ei rajattomasti. Ks. 4 artiklaan tehty tarkistus. (Tarkistus 3) Johdanto-osan 12 kappale (12) Tämän asetuksen tarkoituksena ei ole muuttaa asiakirjojen julkisuuteen sovellettavaa jäsenvaltioiden voimassa olevaa lainsäädäntöä. On selvää, että jäsenvaltiot valvovat yhteisön toimielinten ja jäsenvaltioiden välisiä suhteita säätelevän lojaliteetti-periaatteen mukaisesti, etteivät ne aiheuta haittaa tämän asetuksen moitteettomalle soveltamiselle. (12) Tämän asetuksen tarkoituksena ei ole harmonisoida tai muuttaa asiakirjojen julkisuuteen sovellettavaa jäsenvaltioiden voimassa olevaa lainsäädäntöä. (Tarkistus 4) Johdanto-osan 13 kappale (13) EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan mukaisesti kukin toimielin vahvistaa omassa työjärjestyksessään erityismääräykset oikeudesta tutustua toimielimen asiakirjoihin. Nämä täytäntöönpanomääräykset ovat välttämätön edellytys tämän asetuksen soveltamiselle. Tämä asetus ja sen täytäntöönpanosäännökset korvaavat yleisön oikeudesta tutustua neuvoston asiakirjoihin 20 päivänä joulukuuta 1993 tehdyn neuvoston päätöksen 93/731/EY, yleisön oikeudesta saada tietoja komission asiakirjoista 8 päivänä helmikuuta 1994 (13) EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan mukaisesti kukin toimielin vahvistaa omassa työjärjestyksessään erityismääräykset oikeudesta tutustua toimielimen asiakirjoihin. Näihin täytäntöönpanomääräyksiin ei saa sisältyä muita kuin tässä asetuksessa tarkoitettuja rajoituksia, eivätkä ne saa olla kattavampia kuin 4 artiklassa mainitut. PE 294.124 8/20 AD\422916.doc

tehdyn komission päätöksen 94/90/EHTY, EY, Euratom ja yleisön oikeudesta saada tietoa Euroopan parlamentin asiakirjoista 10 päivänä heinäkuuta 1997 tehdyn Euroopan parlamentin päätöksen 97/632/EY, EHTY, Euratom. Ensimmäisessä osassa viitataan samoihin syihin kuin johdanto-osan 8 kappaleeseen tehdyssä tarkistuksessa. Tällä asetuksella säädetään äärirajat sille, mitä voidaan sulkea pois saatavuuden piiristä. Teknisistä syistä on helpompaa antaa oma johdanto-osan kappale asetuksen voimaantulolle; ks. johdanto-osan 13 a kappale (uusi). (Tarkistus 5) Johdanto-osan 13 a kappale (uusi) (13a) Tämä asetus ja sen täytäntöönpanosäännökset korvaavat yleisön oikeudesta tutustua neuvoston asiakirjoihin 20 päivänä joulukuuta 1993 tehdyn neuvoston päätöksen 93/731/EY 1, yleisön oikeudesta saada tietoja komission asiakirjoista 8 päivänä helmikuuta 1994 tehdyn komission päätöksen 94/90/EHTY, EY, Euratom 2 ja yleisön oikeudesta saada tietoa Euroopan parlamentin asiakirjoista 10 päivänä heinäkuuta 1997 tehdyn Euroopan parlamentin päätöksen 97/632/EY, EHTY, Euratom 3, 1 EYVL L 340, 31.12.1993 s. 43, sellaisena kuin se on muutettuna päätöksellä 96/705/EY, EHTY, Euratom, EYVL L 325, 14.12.1996, s. 19. 2 EYVL L 46, 18.2.1994, s. 58, sellaisena kuin se on muutettuna päätöksellä 96/567/EY, EHTY, Euratom, EYVL L 247, 28.9.1996, s. 45. 3 EYVL L 263, 25.9.1997, s. 27. Selvyyden vuoksi on syytä esittää kaksi eri asiaa kahdessa eri kappaleessa; ks. johdanto-osan 13 kappaleeseen tehty tarkistus. AD\422916.doc 9/20 PE 294.124

(Tarkistus 6) Johdanto-osan 13 b kappale (uusi) (13b) Rekisteriä koskevia sääntöjä sovelletaan viimeistään asiakirjoihin, jotka toimitetaan toimielimelle tai jotka toimielin toimittaa tämän asetuksen tultua voimaan. Erittäin tärkeä osa asiakirjojen julkisuutta koskevia sääntöjä on rekisteriä koskeva osa. Rekisteristä kuka tahansa voi tarkistaa, mitä tapahtuu ja mistä keskustellaan. Siksi artikloihin ja johdanto-osan kappaleisiin on lisätty maininta rekisteristä. Kuten tiedämme, jälkikäteen on mahdotonta laatia rekistereitä, minkä vuoksi tarkoitus on, että rekisterit ovat pakollisia asetuksen tultua voimaan. Näin ne voidaan suunnitella järjestelmällisesti. Nykyään on useita teknisiä tapoja rekisterien laatimiseksi samanaikaisesti asiakirjojen laadinnan kanssa. Toimielimet käyttävät luonnollisesti parasta mahdollista tietotekniikkaa rekisterien kehittämiseksi. (Tarkistus 7) 1 artikla Kaikilla unionin kansalaisilla sekä kaikilla luonnollisilla henkilöillä, jotka asuvat jossain jäsenvaltiossa, tai kaikilla oikeushenkilöillä, joilla on kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on jollei 4 artiklassa luetelluissa poikkeuksissa toisin säädetä mahdollisimman laaja oikeus tutustua tässä asetuksessa tarkoitettujen toimielinten asiakirjoihin tarvitsematta perustella sitä. Tämän asetuksen tavoitteena on edistää sen kattamien toimielinten tiedonhallintaa koskevaa avoimuutta ja hyviä käytäntöjä sekä antaa luonnollisille henkilöille ja oikeushenkilöille mahdollisuus seurata toimielinten toimintaa ja vaikuttaa siihen. Kaikilla luonnollisilla henkilöillä ja oikeushenkilöillä on tämän asetuksen säännösten mukaisesti mahdollisimman laaja oikeus tutustua tässä asetuksessa tarkoitettujen toimielinten asiakirjoihin tarvitsematta perustella sitä. Vetoomuksen esittäjällä, kantelun esittäjällä ja kaikilla luonnollisilla henkilöillä ja oikeushenkilöillä, joiden oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta jossakin asiassa on kyse (osapuoli), on oikeus saada tietoja asiakirjasta, joka ei PE 294.124 10/20 AD\422916.doc

ole julkisesti saatavilla, mutta voi vaikuttaa osapuolen asian käsittelyyn, tämän asetuksen säännösten ja toimielinten hyväksymien täytäntöönpanosääntöjen mukaisesti. Valmistelija ehdottaa artiklaa, josta asetuksen tarkoitus käy selvästi ilmi. On myös syytä todeta, että samat periaatteet koskevat tietoja eikä vain asiakirjoja. Tarkistuksella on myös laajennettu oikeutta tutustua asiakirjoihin siten, että kaikilla sitä pyytävillä, myös unionin ulkopuolisilla, on tämä oikeus. On myös tehty selväksi, että kaikilla osapuolilla on tiettyjen sääntöjen ja poikkeusten mukaisesti oikeus tutustua asiakirjoihin, jotka voivat vaikuttaa heitä koskeviin päätöksiin. (Tarkistus 8) 2 artikla 1. Tätä asetusta sovelletaan kaikkiin toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen toimielinten itsensä laatimiin tai kolmansilta peräisin toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin. Oikeus tutustua kolmansilta peräisin oleviin asiakirjoihin koskee ainoastaan niitä asiakirjoja, jotka osoitetaan toimielimelle tämän asetuksen soveltamisen alkamisen jälkeen. 2. Tätä asetusta ei sovelleta jo julkaistuihin tai muulla tavoin yleisön saatavilla oleviin asiakirjoihin. Tätä asetusta ei sovelleta, jos oikeudesta saada tietoja asiakirjoista on erityismääräyksiä. 1. Tätä asetusta sovelletaan kaikkiin toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen toimielinten itsensä laatimiin tai kolmansilta peräisin toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin. (Katso 11 artikla) 2. Tällä asetuksella vahvistetaan rajat sille, milloin asiakirjojen julkistamisesta voidaan kieltäytyä. Toimielinten hyväksymät erityismääräykset oikeudesta saada tietoja asiakirjoista eivät saa sisältää muita kuin tässä asetuksessa säädettyjä rajoituksia oikeuteen saada tietoja virallisista asiakirjoista. 3. Ammattisalaisuutta koskevat säännöt eivät mene tämän asetuksen periaatteiden edelle. 4. Kun asiakirjan julkistaminen on AD\422916.doc 11/20 PE 294.124

tietosuojadirektiivissä kuvatun laatuista levittämistä, myös se kuuluu tämän asetuksen soveltamisalaan. Henkilötietoja saa kuitenkin antaa vastaanottajalle, jolla on tietosuojadirektiivin määräysten mukaan oikeus tallentaa ja käyttää tällaisia tietoja. 2 artiklan 2 kohdan tarkistuksella määritellään säännöt hierarkiasta, joka vallitsee tämän asetuksen ja asetuksen perusteella hyväksyttyjen erityismääräysten välillä. 4 kohdassa määritellään suhde henkilötietojen suojaan. Tässä asetuksessa tarkoitetaan: a) 'asiakirjalla' mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua tekstiä taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta) tätä asetusta sovelletaan kuitenkin ainoastaan hallinnollisiin asiakirjoihin eli asiakirjoihin, joissa käsitellään toimielinten toimivaltaan kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä, lukuun ottamatta sisäisiä asiakirjoja, kuten valmistelu- tai keskusteluasiakirjoja ja yksiköiden lausuntoja, kuin myös epävirallisia viestejä; b) 'toimielimellä' Euroopan parlamenttia, neuvostoa ja komissiota; c) 'Euroopan parlamentilla' Euroopan parlamentin elimiä (erityisesti puhemiehistöä ja puhemieskonferenssia), valiokuntia, poliittisia ryhmiä ja yksiköitä; (Tarkistus 9) 3 artikla Tässä asetuksessa tarkoitetaan: a) 'asiakirjalla' mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai kuvattua tai sähköisessä muodossa tallennettua tekstiä taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka on laadittu toimielimen toimesta tai annettu henkilölle, joka toimii toimielimen puolesta asiassa, joka kuuluu toimielimen toimivaltuuksiin tai velvollisuuksiin, mukaan lukien toimielimen toimeksiantamat asiakirjat, lukuun ottamatta epävirallisia viestejä, joita ei katsota asiakirjoiksi; b) 'toimielimellä' Euroopan parlamenttia, neuvostoa ja komissiota; c) 'Euroopan parlamentilla' Euroopan parlamentin elimiä (erityisesti puhemiehistöä ja puhemieskonferenssia), valiokuntia, poliittisia ryhmiä ja yksiköitä sekä ketä tahansa, jolla on valtuudet päättää Euroopan parlamentin puolesta; d) 'neuvostolla' sen eri kokoonpanoja d) 'neuvostolla' sen eri kokoonpanoja PE 294.124 12/20 AD\422916.doc

ja elimiä (erityisesti pysyvien edustajien komiteaa ja työryhmiä) sekä perustamissopimuksella tai yhteisön lainsäätäjän päätöksellä neuvoston avuksi perustettuja yksiköitä ja komiteoita; e) 'komissiolla' kollegiota, sen jäseniä ja heidän kabinettejaan, pääosastoja ja yksiköitä, jäsenvaltioissa ja yhteisön ulkopuolisissa maissa sijaitsevia edustustoja sekä komission perustamia komiteoita ja komiteoita, jotka on perustettu avustamaan komissiota sen täytäntöönpanovallan harjoittamisessa; f) 'kolmansilla' kaikkia toimielinten ulkopuolisia luonnollisia henkilöitä tai oikeushenkilöitä, taikka yksiköitä mukaan lukien jäsenvaltiot, muut toimielimet ja yhteisön toimintaan liittyvät tai sen ulkopuoliset elimet ja kolmannet maat. Luettelo ensimmäisen kohdan d ja e alakohdassa tarkoitetuista komiteoista laaditaan 10 artiklassa säädetyn täytäntöönpanon puitteissa. ja elimiä (erityisesti pysyvien edustajien komiteaa ja työryhmiä) sekä perustamissopimuksella tai yhteisön lainsäätäjän päätöksellä neuvoston avuksi perustettuja yksiköitä ja komiteoita sekä ketä tahansa, jolla on valtuudet päättää neuvoston puolesta; e) 'komissiolla' kollegiota, sen jäseniä ja heidän kabinettejaan, pääosastoja ja yksiköitä, jäsenvaltioissa ja yhteisön ulkopuolisissa maissa sijaitsevia edustustoja sekä komission perustamia komiteoita ja komiteoita, jotka on perustettu avustamaan komissiota sen täytäntöönpanovallan harjoittamisessa, sekä ketä tahansa, jolla on valtuudet päättää komission puolesta; f) 'kolmansilla' kaikkia toimielinten ulkopuolisia luonnollisia henkilöitä tai oikeushenkilöitä, taikka yksiköitä mukaan lukien jäsenvaltiot, muut toimielimet ja yhteisön toimintaan liittyvät tai sen ulkopuoliset elimet ja kolmannet maat. Luettelo ensimmäisen kohdan d ja e alakohdassa tarkoitetuista komiteoista laaditaan 10 artiklassa säädetyn täytäntöönpanon puitteissa, ja se pidetään ajantasaisena. Tarkistuksella on muutettu useita määritelmiä. On tärkeää lisätä, että myös kuvallinen esitys voidaan katsoa asiakirjaksi tai asiakirjan osaksi (a kohta). Kuten lyhyissä perusteluissa todettiin, ei ole syytä tehdä eroa siihen, mikä on hallinnollinen asiakirja, koska käsitteet ovat hyvin erilaisia eri toimielimissä ja eri hallintokulttuureissa. On tärkeää sisällyttää asetuksen soveltamisalaan kaikki asiakirjat, onpa ne sitten laadittu toimielimen toimesta tai sen puolesta. Jos tehtäviä delegoidaan toimielimen ulkopuoliselle taholle, tämän asetuksen tulee kattaa myös sen tuottamat ja hallussapitämät asiakirjat. 1 artiklaan tehdyn tarkistuksen perusteella ei ole enää tarpeen määritellä f kohdassa esitettyjä kolmansia osapuolia. AD\422916.doc 13/20 PE 294.124

(Tarkistus 10) 3 a artikla (uusi) 3 a artikla Julkisuus/asiakirjojen rekisteröinti Kaikki toimielinten hallussa olevat asiakirjat on rekisteröitävä. Tämän asetuksen mukaisesti yleisöllä on oikeus saada tietoja asiakirjasta, kun se on rekisteröity ja näin ollen julkinen. Toimielin voi oman harkintansa mukaan antaa tietoja asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen. Seuraavat toimielinten laatimat tai niiden puolesta laaditut asiakirjat rekisteröidään ja ovat näin ollen yleisön saatavilla, ellei niitä koske mikään poikkeus: a) päätös, sopimusvelvoite, muistio ja muut vastaavat allekirjoitetut asiakirjat b) hyväksytyt ja allekirjoitetut pöytäkirjat c) allekirjoitettu tarjouspyyntö, tiedonantopyyntö ja ehdotuksen kommentointipyyntö d) hankintatapaukset, kun sopimus on myönnetty e) raportit, keskusteluasiakirjat ja vastaavat asiakirjat rekisteröidään, kun ne ovat kyseisen toimielimen hallussa. Heti kun asiakirja saapuu toimielimeen, se rekisteröidään ja on yleisön saatavilla, ellei siihen sovelleta poikkeusta. Kukin toimielin asettaa asiakirjarekisterin yleisön saataville, jotta kansalaisten on helppo käyttää heille tämän asetuksen perusteella kuuluvia oikeuksiaan. Tämä tarkistus on eräs lausunnon kulmakivistä. Asetusehdotuksen suuri puute on siinä, ettei se sisällä juuri mitään täsmällisiä määräyksiä rekistereistä. Asiakirjan rekisteröintiajankohta määrää sen, milloin asiakirja on yleisön saatavilla. On oltava säännöt sekä toimielimen tuottamista että toimielimen hallussa olevista asiakirjoista. Asiakirja voidaan siitä vastaavan tahon harkinnan mukaan julkistaa jo aikaisemmin, ja sitä tulee levittää mahdollisimman laajalle. PE 294.124 14/20 AD\422916.doc

Toimielimet epäävät oikeuden saada tietoja asiakirjoista, joiden sisältämien tietojen ilmaiseminen voisi merkittävästi vahingoittaa: (Tarkistus 11) 4 artikla Toimielimet epäävät yleisön oikeuden saada tietoja asiakirjoista, joiden sisältämien tietojen ilmaiseminen voisi merkittävästi vahingoittaa: a) yleistä etua, joka koskee erityisesti: a) yleistä etua, kun se koskee: yleistä turvallisuutta, yleistä turvallisuutta, puolustusta ja kansainvälisiä suhteita, puolustukseen ja kansainvälisiin suhteisiin liittyviä elintärkeitä suhteita jäsenvaltioihin ja/tai yhteisön toimintaan liittyviin tai sen ulkopuolisiin toimielimiin ja elimiin tai suhteita näiden välillä, etuja, taloudellisia etuja, yhteisön tai jäsenvaltioiden taloudellisia etuja, rahan arvon vakautta, rahan arvon vakautta, yhteisön oikeusjärjestelmän vakautta, oikeudellista menettelyä, toimielimen toimia oikeudellisissa menettelyissä, kunnes tuomioistuin on ratkaissut asian, tarkastus-, tutkimus- ja tilintarkastustoimia, rikollisen toiminnan estämistä, tutkintaa ja rikossyytteitä, rikkomusmenettelyä mukaan lukien valmistavaa käsittelyä, toimielinten tehokasta toimintaa; b) yksityiselämän ja yksilön suojaa erityisesti seuraavien seikkojen osalta: henkilökansiot, palvelukseen ottamista tai nimitystä varten annetut luottamukselliset tiedot, lausunnot ja arvioinnit, henkilöä koskevat tiedot tai asiakirjat, joiden ilmaiseminen saattaa loukata yksityisyyttä tai edistää sen loukkaamista, esimerkiksi lääkärin salassapitovelvollisuuden alaiset tiedot; c) kaupallista ja teollista salaisuutta ja tietyn luonnollisen tai b) yksityiselämän suojaa, kun se koskee yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä annetun direktiivin 95/46 mukaisesti suojeltavia tietoja; c) kaupallista ja teollista salaisuutta ja tietyn luonnollisen tai AD\422916.doc 15/20 PE 294.124

oikeushenkilön taloudellisten etujen suojelua erityisesti seuraavien seikkojen osalta: oikeushenkilön taloudellisten etujen suojelua, kun kyseessä ovat: liikesalaisuudet, liikesalaisuudet, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, teollis- ja tekijänoikeudet, tiedot teollisuus-, talous-, pankki- ja liiketoiminnasta, mukaan lukien tiedot liikesuhteista ja sopimuksista, tarjouskilpailujen puitteissa saadut tiedot kustannuksista ja hinnoista; d) luottamuksellisuutta, jota asiakirjan tai tiedon toimittanut kolmas on pyytänyt, tai luottamuksellisuutta, jota jäsenvaltion lainsäädäntö edellyttää. tiedot teollisuus-, talous-, pankki- ja liiketoiminnasta, mukaan lukien tiedot liikesuhteista ja sopimuksista, d) luottamuksellisuutta, jota jäsenvaltion, josta asiakirja on peräisin, lainsäädäntö edellyttää. Kun tehdään päätöksiä asiakirjan julkistamisesta, tarvetta suojella edellä mainittuja etuja on arvioitava suhteessa avoimuuden ja julkisen keskustelun edistämiseen. Tähän artiklaan on syytä tehdä useita muutoksia. On myös syytä tehdä vertailuja olemassa olevaan neuvoston päätökseen. Tämä artikla on tietyllä tavalla rajoittavampi kuin nykyiset määräykset. Ensinnäkin olisi hyvin outoa velvoittaa jäsenvaltiot kieltäytymään tietojen antamisesta. Toiseksi kieltäytymisperusteet on nyt lueteltu kattavasti. Yksittäisten kieltäytymisperusteiden suhteen on todettavaa seuraavaa: Ainoastaan puolustukseen ja kansainvälisiin suhteisiin liittyvät elintärkeät edut, so. tiedot, joista olisi haittaa sotavoimien toimille ja vastaaville turvallisuusintresseille, on suojattava. Kansainvälisiin suhteisiin liittyviin etuihin kuuluvat myös arkaluontoiset tiedot yhteisön suhteista kolmansiin maihin. Jäsenvaltioiden suhteita koskevat tiedot eivät edellytä erityissuojelua. On vaikea tulkita yhteisön oikeusjärjestelmän vakautta, ja siksi tämä kohta on korvattu määräyksellä, joka koskee oikeudellisia menettelyjä ja rikollisen toiminnan tutkintaa. Kohdassa b on järkevintä suojella asiat, joiden julkistamista rajoittavat tietosuojasäännökset. Kohtaan d on tehty tarkistus, jotta käy ilmi, että asetus kattaa toimielinten hallussa olevat asiakirjat, ja siksi ei voida hyväksyä kolmannen osapuolen pyytämää luottamuksellisuutta. Ns. haittatesti sisältyy artiklan viimeiseen kohtaan. PE 294.124 16/20 AD\422916.doc

(Tarkistus 12) 4 a artikla (uusi) 4 a artikla Tiedonsaantipyynnöt Yleisölle on annettava sen pyytämät tiedot. Annettujen tietojen on oltava selkeittä ja ymmärrettäviä, ja niiden on oltava sellaisessa muodossa, että kaikki kansalaiset voivat tutustua niihin. Kukin toimielin toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, jotta yleisö saa tiedon tähän asetukseen perustuvista oikeuksistaan. Jos joku kääntyy väärän toimielimen tai laitoksen puoleen, hänelle on kerrottava, kenen puoleen hänen tulee kääntyä. Tarkistuksen tavoitteena on varmistaa, että kansalaiset ja erityisryhmät, kuten näkövammaiset, saavat asianmukaiset tiedot asianmukaisessa muodossa. Sillä luodaan myös velvoite antaa tiedot asianmukaisessa muodossa. (Tarkistus 13) 5 artikla 1. Jokainen hakemus asiakirjoihin tutustumisesta on esitettävä kirjallisena ja riittävän täsmällisesti, jotta toimielin voi yksilöidä kyseisen asiakirjan. Toimielin voi kehottaa hakijaa täsmentämään hakemustaan. Kun kyseessä on toistuva hakemus ja/tai hakemus, joka koskee hyvin laajaa asiakirjaa, toimielin pyrkii löytämään hakijan kanssa kohtuullisen ratkaisun. 2. Toimielin antaa hakijalle asianmukaisesti perustellun kirjallisen vastauksen kuukauden määräajassa hakemuksen kirjaamisesta. 1. Toimielin antaa hakemuksesta luvan tutustua asiakirjoihin tämän asetuksen määräysten ja toimielimen täytäntöönpanomääräysten mukaisesti. Jokainen hakemus asiakirjoihin tutustumisesta on esitettävä kirjallisena ja riittävän täsmällisesti, jotta toimielin voi yksilöidä kyseisen asiakirjan. Toimielin voi kehottaa hakijaa täsmentämään hakemustaan. Jos suullinen hakemus on liian monimutkainen tai liian laaja käsiteltäväksi, hakemuksen esittäjää pyydetään esittämään hakemuksensa kirjallisesti. 2. Toimielin antaa hakijalle asianmukaisesti perustellun kirjallisen vastauksen kahden viikon kuluessa hakemuksen kirjaamisesta, ja jos se hyväksyy hakemuksen, se toimittaa AD\422916.doc 17/20 PE 294.124

3. Jos toimielin on hylännyt hakemuksen, sen on ilmoitettava hakijalle, että tällä on kuukauden kuluessa vastauksen saamisesta mahdollisuus uudistaa hakemuksensa ja esittää, että toimielin tarkistaisi kantaansa; jos hakemusta ei uudisteta, hakijan katsotaan peruuttaneen ensimmäisen hakemuksensa. 4. Edellä 2 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan poikkeuksellisesti jatkaa kuukaudella edellyttäen, että hakijalle toimitetaan ennakolta asiaa koskeva perusteltu ilmoitus. Jos vastausta ei anneta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hylätyksi. asiakirjat saman ajan kuluessa. 3. Jos toimielin on hylännyt hakemuksen, sen on ilmoitettava hakijalle, että tällä on kuukauden kuluessa vastauksen saamisesta mahdollisuus uudistaa hakemuksensa ja esittää, että toimielin tarkistaisi kantaansa; jos hakemusta ei uudisteta, hakijan katsotaan peruuttaneen ensimmäisen hakemuksensa. Yleisö voi pyytää tietoja sekä suullisesti että kirjallisesti; vain siinä tapauksessa, että hakemus on hyvin monimutkainen, se on tehtävä kirjallisesti. Aikarajan määrittely on epäonnistunut, kuten käy ilmi oikeusasiamiehen käsittelemistä tapauksista. (Tarkistus 14) 6 artikla 1. Jos hakija uudistaa hakemuksensa, toimielimen on annettava hakijalle kirjallinen vastaus kuukauden kuluessa hakemuksen kirjaamisesta. Jos toimielin päättää pitäytyä päätöksessään evätä oikeus tutustua asiakirjaan, sen on perusteltava hylkäävä päätös ja ilmoitettava hakijalle tämän käytettävissä olevista muutoksenhakumahdollisuuksista eli mahdollisuudesta saattaa asia tuomioistuimeen tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti. 2. Edellä 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan poikkeuksellisesti 1. Jos hakija uudistaa hakemuksensa, toimielimen on annettava hakijalle kirjallinen vastaus kuukauden kuluessa hakemuksen kirjaamisesta, ja jos se hyväksyy hakemuksen, sen on toimitettava asiakirjat hakijalle saman ajan kuluessa. Jos toimielin päättää pitäytyä päätöksessään evätä oikeus tutustua asiakirjaan, sen on perusteltava hylkäävä päätös ja ilmoitettava hakijalle tämän käytettävissä olevista muutoksenhakumahdollisuuksista eli mahdollisuudesta saattaa asia tuomioistuimeen tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti. PE 294.124 18/20 AD\422916.doc

jatkaa kuukaudella edellyttäen, että hakijalle toimitetaan ennakolta asiaa koskeva perusteltu ilmoitus. Jos vastausta ei anneta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hyväksytyksi. (Tarkistus 15) 7 artikla 1. Tiedonsaantioikeutta käytetään joko tutustumalla asiakirjoihin toimielinten tiloissa tai siten, että hakijalle toimitetaan asiakirjoista jäljennös. Hakijalta voidaan periä tästä korvaus. 2. Asiakirjoista toimitetaan olemassa oleva kielitoisinto ottaen huomioon hakijan toivomukset. Asiakirjasta voidaan toimittaa myös toisinto, josta on poistettu sellaiset osat, joihin sovelletaan jotakin 4 artiklassa säädettyä poikkeusta. 1. Tiedonsaantioikeutta käytetään hakijan valinnan mukaan joko tutustumalla asiakirjoihin toimielinten tiloissa tai siten, että hakijalle toimitetaan asiakirjoista jäljennös. Hakijalta voidaan periä tästä kohtuullinen korvaus. 2. Asiakirjoista toimitetaan olemassa oleva kielitoisinto. Jos ne ovat olemassa hakijan pyytämällä kielellä, hakijalle toimitetaan toisinto tällä kielellä. Asiakirjasta voidaan toimittaa myös toisinto, josta on poistettu sellaiset osat, joihin sovelletaan jotakin 4 artiklassa säädettyä poikkeusta. (Tarkistus 16) 9 artikla Kukin toimielin toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, jotta yleisö saa tiedon tähän asetukseen perustuvista oikeuksistaan. Lisäksi näiden oikeuksien harjoittamisen helpottamiseksi kukin toimielin ottaa käyttöön julkisen asiakirjarekisterin. Vastaavia määräyksiä ehdotetaan 3a ja 4a artikloissa. (Tarkistus 17) 11 artikla Tämä asetus tulee voimaan kolmantena Tämä asetus tulee voimaan kolmantena AD\422916.doc 19/20 PE 294.124

päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sen soveltaminen alkaa... [kolme kuukautta tämän asetuksen antamisesta]. Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa. päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä. Sen soveltaminen alkaa... [kolme kuukautta tämän asetuksen antamisesta]. Asiakirjarekisteriä koskevia määräyksiä sovelletaan asiakirjoihin, jotka on toimitettu toimielimelle tämän asetuksen voimaantulon jälkeen. Poistetaan toinen kohta, koska tätä asetusta ei ole tarkoitettu harmonisoivaksi säädökseksi. PE 294.124 20/20 AD\422916.doc