Seuratoiminnan talouden ja hallinnon ohjeet

Seuratoiminnan talouden ja hallinnon ohjeet Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 1

TALOUS JA HALLINTO Talouden ja hallinnon tietopaketti SAATESANAT Kädessäsi on Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry:n tuottama talouden ja hallinnon tietopaketti. Useat tanssiseurat ja toimintaansa käynnistelevät ovat jo pitkään toivoneet perustietopakettia, joka toimisi toiminnan taustatukena. Seurat voivat käyttää tätä materiaalia käsikirjana talouden ja hallinnon käytännön kysymysten ratkaisemiseksi. Käyttöä helpottaa asiahakemisto. Suosittelemme erityisesti, että puheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja kirjanpitäjä tutustuvat pakettiin. Opas sopii yhdistyksen perusmateriaaliksi, johon jokaisen uuden hallituksen jäsenen kannattaa tutustua. Aineistoa saa monistaa ilman erillistä lupaa. Julkaisija Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry Kankaanrannantie 46 29200 HARJAVALTA Lisätietoja verkkosivuilta http://www.susel.fi Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 2

1 HALLINTO...9 1.1 Yhdistyksen perustaminen...9 1.1.2 Aatteellinen yhdistys...9 1.2 Yhdistyksen rekisteröiminen...9 1.3 Järjestäytyminen, päätöksenteko ja toimeenpano...10 1.3.1 Yhdistyksen kokous...10 1.3.2 Hallitus...11 1.3.3 Tilintarkastus...12 1.4 Äänioikeus ja esteellisyys yhdistyksen päätöksenteossa...13 1.5 Viranomaisluvat...13 1.6 Ilmoitukset yhdistysrekisteriin...14 1.7 Yhdistyksen toimintaympäristö...14 2 KOKOUSTEKNIIKKA...16 2.1 Johdanto...16 2.2 Kokouksen valmistelu...16 2.2.1 Kokousprosessin valmistelu...17 2.2.2 Kokousasiakirjojen valmistelu...17 2.2.3 Asian valmistelu...19 2.3 Kokouksen kulku...19 2.3.1 Alkutoimet...19 2.3.2 Ilmoitusasiat...21 2.3.3 Päätösasiat...21 2.3.4 Muut asiat...26 2.3.5 Lopputoimet...26 2.3.6 Osallistujaroolit...26 2.3.7 Kokouspuheenvuorot...31 2.3.8 Dokumentointi...34 2.4 Kokouksen jälkitoimet...35 2.5 Kokoussanasto...37 3 HALLINNON ASIAKIRJAT...55 3.1 Pöytäkirjat...55 3.1.1 Jäsenkokouksen pöytäkirja...55 3.1.2 Hallituksen kokouksen pöytäkirja...55 3.2 Toimintasuunnitelma...55 3.3 Talousarvio...56 3.4 Toimintakertomus...56 3.5 Tilinpäätös...57 3.6 Tilintarkastuskertomus...57 3.7 Yhdistyksen asiakirjojen säilytys ja julkisuus...58 4 VASTUUT...59 4.1 Toiminnallinen vastuu...59 4.2 Hallituksen ja toimihenkilöiden vastuu ja oikeudet...59 4.3 Riskit ja vakuuttaminen...60 4.3.1. Lakisääteiset ja sopimusperusteiset vakuutukset...60 4.3.2 Vastuuvakuutukset...61 4.3.3 Tapaturmavakuutukset...61 4.3.4 Muut vakuutukset...61 5 TALOUDENHOITO...63 5.1 Talouden suunnittelu...63 Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 3

5.2 Maksuliikenteen hoito...63 5.3 Seuranta...63 5.4 Taloudenhoitaja ja kirjanpitäjä...63 5.5 Avustukset...64 5.6 Tukea työllistämiseen...64 5.6.1 Yleistä...64 5.6.2 Työllistämistuki...65 5.6.3 Yhdistelmätuki...65 5.6.4 Työharjoittelu ja työelämävalmennus...66 5.6.5 Kuntalisät...67 5.6.6 Palkkaus yhdistelmätukea käytettäessä...67 5.6.7 Kotitalousvähennys verotuksessa...67 5.7 Työnantajan velvoitteet...68 5.7.1 Työsuhde ja työsopimus...68 5.7.2. Palkan määräytyminen ja palkanmaksu...69 5.7.3 Sairausajan palkka...69 5.7.4 Työajat...70 5.7.5 Vuosiloma, lomakorvaukset ja lomarahat...70 5.7.6 Työsuhteen päättyminen...71 5.7.7 Työtodistuksen antaminen...71 5.7.8 Työsuojelu...71 5.7.9 Työterveyshuolto...72 5.7.10 Vakuutukset ja maksut...72 6 VEROTUS...75 6.1 Tulo- ja varallisuusvero...76 6.2 Työnantajasuoritukset ja ennakkoperintä...76 6.3 Arvonlisävero...77 6.3.1 Yhdistyksen arvonlisäverollinen toiminta...78 6.3.2 Verovelvollisuuden selvittäminen...78 6.4 Perintö- ja lahjavero...79 6.5 Kiinteistövero...79 6.6 Arpajaisvero...79 7 KIRJANPITO...81 7.1 Perustietoja kirjanpidosta...81 7.1.1 Mistä yhdistyksen kirjanpidossa on kyse?...81 7.1.2 Kirjanpidon tekniikkaa...81 7.1.3 Tilinpäätös...82 7.2 Kirjaukset ja kirjanpito...82 7.2.1 Mitä kirjanpitoon kirjataan?...82 7.2.2 Milloin kirjaukset tehdään?...82 7.2.3 Mihin kirjaukset perustuvat?...83 7.2.4 Minne kirjaukset kirjataan?...83 7.2.5 Miten kirjaukset tehdään?...84 7.2.6 Kirjanpidon periaatteet...84 7.3 Yhdistyksen kirjanpito...85 7.4 Yhdistyksen kirjanpitoprosessi alusta loppuun...85 7.4.1 Ennen tilikauden alkua...85 7.4.2 Tilinavaus...86 7.4.3 Toimintavuosi, juokseva kirjanpito...86 7.4.4 Tilinpäätös...86 Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 4

7.4.5 Tilintarkastus...87 7.4.6 Tilinpäätöksen vahvistaminen yhdistyksen kokouksessa...87 7.4.7 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen...87 7.5 Kirjanpitoesimerkki...87 7.5.1 Esimerkin sisältö...87 7.5.2 Tilinavaus...87 7.5.3 Perusmaksutapahtuma...88 7.5.4 Tulokirjaus...88 7.5.5 Maksu kassasta...88 7.5.6 Rahoitustapahtuma...88 7.5.7 Kuittien yhdistely...88 7.5.8 Korjausvienti ei tyhjiä rivejä kirjanpitoon...89 7.5.9 Korjausmerkintä...89 7.5.10 Kalustohankinnan (poistettava irtaimisto) kirjaaminen...89 7.5.11 Yleisavustus...89 7.5.12 Kohdeavustus...89 7.5.13 Yksi rahan lähde tili ja kaksi käyttötiliä...89 7.5.14 Laina kirjanpidossa...90 7.5.15 Korkotuotot...90 7.5.16 Korkomenot...90 7.5.17 Poiston kirjaaminen...90 7.5.18 Jaksotus...91 7.5.19 Tilinpäätös...91 7.5.20 Tilinavaus...92 7.6 Tilikartan laatiminen...92 7.6.1 Kirjanpitoasetuksen tuloslaskelma- ja tasekaavat...92 7.7 Lisätietoja...93 8 TILINTARKASTAJAN MUISTILISTA...95 8.1 Perustiedot yhdistyksestä...95 8.2 Hallinnon tarkastus...95 8.2.1 Pöytäkirjat...95 8.2.2 Toimintakertomus...96 8.2.3 Yhdistysrekisteritiedot...96 8.2.4 Pankkitilien käyttöoikeudet...96 8.2.5 Vakuutukset...96 8.3 Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastus...97 8.3.1 Tilinavaus...97 8.3.2 Kirjanpitoaineisto ja tilikauden kirjaukset...97 8.3.3 Tilinpäätösviennit...97 8.3.4 Tuloslaskelma...97 8.3.5 Tase ja tase-erittelyt...99 8.3.6 Tasekirja...101 8.4 Tilintarkastuskertomus...101 8.5 Valvontatarkastus...102 9 SUOMEN SEURATANSSILIITTO...103 9.1 Mitä seurantanssiliitto on?...103 9.1.1 Seuratanssin kehitys ja tulevaisuus...103 9.1.2 Lavatanssin historiaa...104 9.1.3 Seuratanssi on terveysliikuntaa...105 9.2 Miten seurantanssiliitto toimii?...106 Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 5

9.2.1 Lavatanssikilpailut...106 9.2.2 Seuratanssiohjaajakoulutus...109 9.2.3 Jäsenlehti...110 9.3 Jäseneksi liittyminen...110 9.3.1 Varsinainen jäsenyys...111 9.3.2 Yhteistyöjäsenyys...111 9.4 Yhteistyökumppanuus...112 9.4.1 Lehtipartneritoiminta...112 9.5 Sopimukset...113 9.5.1 Liiton säännöt...113 9.5.2 Liiton ohjesääntö...116 9.5.3 Yleiset tilaussopimusehdot...122 10 YLEISÖTILAISUUS...129 10.1 Yleisötilaisuuden suunnittelu...129 10.1.1 Tapahtumasuunnitelma...129 10.1.2 Tapahtumapaikka...129 10.1.3 Vastuualueet...130 10.1.4. Aikataulu...130 10.1.5 Tapahtuman sponsorit...130 10.1.6 Ohjelma...131 10.1.7 Esiintyjän tarpeet...131 10.1.8 Musiikin esitysluvat...131 10.1.9 Varsinainen tapahtuma...131 10.1.10 Tapahtuman jälkitoimet...132 10.1.11 Talous...132 10.1.12 Tapahtuman tavoite ja kohderyhmä...133 10.1.13 Tiedottaminen...133 10.1.14 Yhteistyökumppanit...134 10.1.15 Arviointi...134 10.2. Yleisötilaisuuden luvanvaraisuus...135 10.2.1 Yleisötilaisuuden määrittely...135 10.2.2 Tilaisuuden järjestämisen yleiset periaatteet...136 10.2.3 Oikeus yleisötilaisuuden järjestämiseen...136 10.2.4 Paikan omistajan tai haltijan suostumus...136 10.2.5 Tilaisuuden johdosta tehtävä ilmoitus...137 10.2.6 Yleisötilaisuuden kieltäminen...138 10.2.7 Yleisötilaisuuden estäminen, keskeyttäminen ja päättäminen...139 10.2.8 Vastuuvakuutus...140 10.2.9 Vastuu järjestyksenpidosta...140 10.2.10 Järjestyksen valvoja...140 10.3 Yleisötilaisuuden järjestäminen...142 10.3.1 Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä ja muut poliisin palvelut...142 10.3.2 Kirjallinen ilmoitus...142 10.3.3 Kaikista yleisötilaisuuksista ei tarvitse tehdä ilmoitusta poliisille...142 10.3.4 Tilaisuuden päättyminen...143 10.3.5 Poliisin ohjeet ja määräykset...143 10.3.6 Järjestyksenvalvojat...143 10.3.7 Alueiden käyttöluvat ja liikennejärjestelyt...143 10.3.8 Liikennejärjestelyt...144 10.3.9 Palo- ja pelastustoimet...144 Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 6

10.3.10 Alkusammutuskalusto...144 10.3.11 Avotulen käyttö...144 10.3.12 Rakennusmateriaalit...144 10.3.13 Ilotulitus...145 10.3.14 Turvallisuuden varmistaminen...145 10.3.15 Pelastussuunnitelman sisältö...145 10.3.16 Elintarvikkeiden myynti tapahtumissa...146 10.3.17 Suuri yleisötilaisuus...148 10.3.18 Tilapäinen anniskelulupa...148 10.3.19 Tapahtuman ympäristö ja jätehuolto...149 10.3.21 Tupakointi...150 10.3.20 Meluilmoitus...150 10.3.21 Jätehuolto...150 10.3.22 Tilapäinen leirintäalue...150 10.3.23 Musiikin esittäminen ja tekijänoikeudet...150 10.3.24 Vakuutukset...151 10.4 Yleisötilaisuuden turvallisuusohjeet...152 10.4.1 Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman laadinta...152 10.4.2 Tapahtuman turvallisuusjärjestelyt...153 10.4.3 Onnettomuustilanne- ja hätätilanne...154 10.4.4 Tapaturmat ja niistä raportointi...154 10.4.5 Turman jälkihoito...155 10.4.6 Kriisiviestintäohjeet...156 11 LAINSÄÄDÄNTÖ...157 Yhdistyslaki...157 Hallintolaki...170 Kokoontumislaki...183 Järjestyslaki...188 Tekijänoikeuslaki...194 Kirjanpitolaki...227 Verotusohje yleishyödyllisille yhdistyksille ja säätiöille...249 12 ASIAKIRJAMALLIT...265 12.1 Yhdistyksen mallisäännöt...265 12.2 Tanssiseuran mallisäännöt...269 12.3 Perustamiskokouksen pöytäkirja...272 12.4 Perustamiskirja...274 12.5 Hallituksen kokouskutsut ja pöytäkirjat...275 12.5.1 Vuosikokousta valmistelevan hallituksen kokouskutsu...275 12.5.2 Vuosikokousta valmistelevan hallituksen kokouksen pöytäkirja...276 12.5.3 Uuden hallituksen järjestäytymiskokous: puheenjohtajan oma muistilista...278 12.6 Yhdistyksen vuosikokousten kutsut ja pöytäkirjat...279 12.6.1 Syyskokouksen kutsu...279 12.6.2 Syyskokouksen pöytäkirjan malli 1A...280 12.6.3 Syyskokouksen pöytäkirjan malli 1B...282 12.6.4 Vuosikokouksen pöytäkirjan malli 1C...284 12.7 Toimintasuunnitelma...286 12.8 Talousarvio...287 12.9 Toimintakertomus...288 12.10 Tilintarkastuskertomus...289 12.11 Pöytäkirjanote...290 Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 7

12.12 Valtakirja...291 12.13 Yhdistyksen tilityslomake...292 12.14 Yhdistyksen mallitilikartta...293 12.15 Yhteistyöjäsenhakemus...298 12.16 Jäsenhakemus...299 12.17 Yhteistyösopimus...300 Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 8

1 HALLINTO 1.1 Yhdistyksen perustaminen Yhdistyksen perustaminen lähtee liikkeelle joko paikallisesta tarpeesta tai muutaman innokkaan ajatuksesta. Tämän vuoksi yhdistyksen täytyy olla järjestäytynyt ja toiminta tulee organisoida. Järjestäytymisen edellytyksenä ovat yhdistykselle laadittavat säännöt, joissa määritellään mm. yhdistyksen toimintaidea, toimialue, toimielimet, jäsenistö, jne. Säännöissä pitää olla myös menettelyohjeet sääntöjen muuttamista sekä toiminnan päättymistä varten. Tätä varten yleensä pieni ydinryhmä pitää valmistelevan kokouksen, jossa valmistellaan asiat perustamiskokousta varten. Perustamiskokous on yhdistyksen ensimmäinen vuosikokous, ja sen järjestäytyminen ja eteneminen tapahtuu yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Sääntöjä laadittaessa on huomioitava yhdistyksen erityispiirteet vapaaehtoistoimintaan perustuvana harrastusjärjestönä, jolloin yleisimpien yhdistysten mallisääntöjä on muokattava toiminnan filosofian mukaisesti. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää toimihenkilöiden ja hallituksen toimivaltaa määritteleviin sääntöjen ja yhdistyslain kohtiin. 1.1.2 Aatteellinen yhdistys Aatteellinen yhdistys on useiden henkilöiden tai oikeuskelpoisten yhteisöjen perustama pysyväksi aiottu yhteenliittymä yhteisen aatteellisen tarkoituksen toteuttamista varten. Yhdistyslain tarkoittama aatteellinen yhdistys eroaa taloudellisesta yhteisöstä siten, että sen tarkoitus ei tähtää voiton tai taloudellisen edun hankkimiseen siihen osallisille eikä sen toiminta voi olla pääasiassa taloudellista. Toiminnan painopisteen tulee olla aatteellisessa työssä. Harrastusseurat ovat yhdistyslain tarkoittamia aatteellisia yhdistyksiä. 1.2 Yhdistyksen rekisteröiminen Rekisteröidyllä yhdistyksellä on lain nojalla kaksi etua rekisteröimättömään yhdistykseen verrattuna. Rekisteröity yhdistys voi itsenäisenä oikeussubjektina saavuttaa nimiinsä oikeuksia ja tehdä sitoumuksia sekä kantaa ja vastata, eli omistaa, lainata ja liittyä täysivaltaiseksi jäseneksi toiseen yhdistykseen (esim. liittoon). Rekisteröimättömältä yhdistykseltä mainittu oikeustoimikelpoisuus puuttuu, ja se voi käytännössä johtaa ongelmiin esim. haettaessa erilaisia lupia, vastaanotettaessa lahjoituksia tai haettaessa joitakin erityisavustuksia. Tällöin voi rekisteröimätön yhdistys joutua tukeutumaan mahdollisesti rekisteröityyn taustayhteisöönsä tai asettamaan yhdistyksen johdon henkilökohtaisesti oikeustoimen suorittajaksi. Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät henkilökohtaisesti vastaa yhdistyksen sitoumuksista, toisin kuin rekisteröimättömässä, jossa vastuu lankeaa henkilökohtaisesti niille, jotka ovat sitoumuksen tehneet. Tällöin saattavat tulla mahdollisiksi erilaiset taloudelliset korvaukset, jotka lankeavat niille henkilökohtaisesti, jotka ovat sitoumukset nimillään vahvistaneet. Korvausvelvollisuus vastaa nk. omavelkaista takausta, jolloin korvausta voidaan periä keneltä hyvänsä allekirjoittaneelta yksin. Muut yhdistyksen jäsenet eivät oikeudellisesti ole korvausvelvollisia. On kuitenkin muistettava, ettei rekisteröidynkään yhdistyksen nimenkirjoittajat tai hallitus voi tehdä minkälaisia sitoumuksia hyvänsä, vaan heitä sitoo yhdistyslain yleinen huolellisuusvelvoite ja sen laiminlyönnistä mahdollinen vahingonkorvausvastuu. Rekisteröitymisilmoitus tehdään perustamiskokouksen jälkeen yhdistysrekisteritoimistoon määrämuotoisella lomakkeella liitteineen, joista ilmenevät perustetun yhdistyksen virallinen nimi, säännöt ja nimenkirjoittajat. Liitteeksi on toimitettava myös perustamiskirja. Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 9

Jatkossa yhdistysrekisteriin tehdään muutosilmoitukset nimenkirjoittajien vaihduttua. Mikäli yhdistyksen sääntöjä muutetaan, on myös siitä tehtävä ilmoitus yhdistysrekisteriin. On huomattava, että ennen kuin rekisteröityminen on suoritettu, vastaavat perustamiskokouksessa valittu hallitus ja puheenjohtaja henkilökohtaisesti perustetun yhdistyksen asioista. 1.3 Järjestäytyminen, päätöksenteko ja toimeenpano Yhdistyslaki edellyttää ainoastaan kolmen toimielimen muodostamista: Toimielin Yhdistyksen kokous Hallitus Tilintarkastus 1.3.1 Yhdistyksen kokous Tehtävä Päätöksenteko Toimeenpano Valvonta Yhdistyksen ylin päätösvalta kuuluu jäsenistölle. Sääntömääräisellä yhdistyksen kokouksella tarkoitetaan vuosikokousta. Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella 15 vuotta täyttäneellä yhdistyksen jäsenellä puhe- ja äänioikeus ellei yhdistyksen säännöissä toisin mainita. Yhdistyksen kokouksen koollekutsuminen Yhdistyksen kokouksen koollekutsujana on hallitus, jonka eräänä tehtävänä on huolehtia vuosikokouksien pitämisestä. Yhdistyksen säännöissä tulee olla selkeät ohjeet jäsenkokouksen koollekutsumisesta. Kutsusta on käytävä ilmi seuraavat seikat: - Minkä yhdistyksen kokous on kyseessä - Mikä kokous on kyseessä (sääntömääräinen/syyskokous/kevätkokous/ylimääräine n kokous) - Milloin ja missä pidetään - Mitä asioita kokouksessa käsitellään - Milloin kutsu on annettu - Kuka on koollekutsujana Kokousaika ja -paikka on määriteltävä kutsussa siten, ettei jäsenistölle voi sen suhteen tulla väärinkäsityksiä. Yhdistyksen kokous voidaan kutsua koolle muulloinkin kuin säännöt edellyttävät. Näin menetellään, jos hallitus katsoo siihen olevan tarvetta (esim. jokin sitoumus, johon hallituksen toimivalta ei riitä) tai jos 1/10 jäsenistöstä sitä vaatii ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin kokousta kutsutaan ylimääräiseksi jäsenkokoukseksi. Yksi vuosikokous Useimmiten yhdistyksellä on vain yksi jäsenkokous toimikautta kohden, jolloin sitä kutsutaan vuosikokoukseksi tai nimellä, jonka yhdistys on sille säännöissään määritellyt. Kun kyseessä on vuosikokous, kutsutaan sitä sääntömääräiseksi vuosikokoukseksi, jolle yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt ovat määritelleet tehtävät. Yhdistyksen sääntömääräisen vuosikokouksen tehtävänä on: o Valita kokoukselle puheenjohtaja o Valita muut kokouksen tarvitsemat toimihenkilöt o Todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus o Vahvistaa yhdistyksen toimintakertomus edelliseltä toimikaudelta o Päättää tilintarkastajan lausuman kuultuaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille o Valita hallituksen puheenjohtaja sääntöjen määräämäksi toimikaudeksi o Valita hallitus seuraavalle toimikaudelle o Valita tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja o Vahvistaa alkaneen toimikauden toimintasuunnitelma sekä talousarvio o Määrätä yhdistyksen jäsenmaksu o Valita kokousedustajat järjestöelimiin o Käsitellä muut kokoukselle tuodut asiat Kaksi vuosikokousta Mikäli yhdistyksellä on käytössä kahden vuosikokouksen järjestelmä, jakautuvat ne syys- Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 10

ja kevätkokoukseen. Tällöin syyskokouksen tehtävänä on: o Valita kokoukselle puheenjohtaja o Valita muut kokouksen tarvitsemat toimihenkilöt o Todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus o Valita hallituksen puheenjohtaja sääntöjen määräämäksi toimikaudeksi o Valita hallitus sääntöjen määräämäksi toimikaudeksi o Valita tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja o Vahvistaa seuraavan toimikauden toimintasuunnitelma ja talousarvio o Määrätä yhdistyksen jäsenmaksu o Valita kokousedustajat liiton kokouksiin o Käsitellä muut kokoukselle tuodut asiat sekä kevätkokouksen tehtävänä on o Valita kokoukselle puheenjohtaja o Valita muut kokouksen tarvitsemat toimihenkilöt o Todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus o Vahvistaa yhdistyksen toimintakertomus edelliseltä toimikaudelta o Päättää tilintarkastajan lausuman kuultuaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille o Käsitellä muut kokoukselle tuodut asiat 1.3.2 Hallitus Yhdistyksen kokousten päätösten toimeenpano kuuluu valittavalle hallitukselle. Yhdistyksen säännöissä voidaan määritellä hallitukselle jokin muukin nimitys, joka paremmin sopii seuratoimintaan. Yhdistyksen kokouksen päätösten toimeenpanon lisäksi hallituksen tehtäviin kuuluvat mm o Edustaa yhdistystä o Tehdä mahdolliset sitoumukset o Suunnitella, kehittää, johtaa ja valvoa yhdistyksen toimintaa jäsenkokouksen, sääntöjen ja lain antamien ohjeiden ja säädösten mukaisesti o Vastata yhdistyksen talouden ja omaisuuden hoidosta o Pitää jäsenluetteloa o Valmistella jäsenkokoukselle esiteltävät asiat o Kutsua koolle jäsenkokoukset o Ohjata ja opastaa yhdistyksen toimihenkilöitä toimissaan Hallituksen jäseneksi voidaan valita kuka hyvänsä yhdistyksen 15 vuotta täyttänyt jäsen, jollei yhdistyksen säännöissä toisin määrätä. Yhdistyslaki määrittelee hallituksen minimivahvuudeksi kolme. Tästä määrästä voidaan poiketa yhdistyksen sääntöjen määrittelyllä ainoastaan ylöspäin. Määrätyissä rajoissa voidaan hallituksen jäsenten lukumäärä jättää jäsenkokouksen päätettäväksi kulloisenkin tilanteen mukaan. Toimistaan hallitus vastaa jäsenkokoukselle. Hallituksen puheenjohtaja toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana. Yhdistyksen säännöissä voidaan nimenkirjoitusoikeutta rajoittaa mm. siten, ettei kukaan voi kirjoittaa yhdistyksen nimeä yksin. Yhdistyslaki edellyttää hallituksen puheenjohtajalta täysivaltaisuutta, täysi-ikäisyyttä eli 18 vuoden ikää, ei-holhouksen alaisuutta sekä kotipaikkaa Suomessa. Puheenjohtaja vastaa toimistaan jäsenkokoukselle. Yhdistyslaki asettaa rajoituksia hallituksen toimivallalle. Yhdistyksen säännöissä voidaan myös rajata hallituksen toimivaltaa (esim. rajoittaa yhdistyksen omaisuuden myyntiä, asettaa sitoumuksille yläraja) yhtä hyvin kuin antaa sille erityistehtäviä. Esimerkkihallitus, jossa yhdistyksen toimintasektorit on huomioitu: Hallituksen puheenjohtaja Nimenkirjoittaja, edustaa yhdistystä. Hallituksen varapuheenjohtaja Puheenjohtajan varamies, joka voisi vastata yhdistyksen suurista projekteista, jakaa tehtävät puheenjohtajan kanssa. Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 11

Sihteeri Hoitaa hallituksen kokouksien pöytäkirjat, arkiston, jäsenrekisterin sekä puheenjohtajan kanssa yhdistyksen kirjeenvaihdon. Taloudenhoitaja Vastaa yhdistyksen talouden suunnittelun yksityiskohdista, hoitaa yhdistyksen maksuliikenteen, kirjanpidon, omaisuuden, avustusten hakemisen yhdessä puheenjohtajan kanssa. Toimikuntavastaava Vastaa yhdistyksen nimeämän toimikunnan koollekutsumisesta ja toiminnasta. Työjäsen I, II, III Hallitukseen voi olla tarkoituksenmukaista valita työjäseniä, mikäli seuralla on meneillään suuria projekteja. Kukin hallituksen jäsen on sekä taloudellisesti että toiminnallisesti vastuussa erityisesti omasta toimialastaan sen lisäksi, että on hallitusvastuussa koko yhdistyksen toiminnasta. Esitys on esimerkki ja seurakohtaisesti tarpeet ja tarkoituksenmukaisuus saattavat muovata hyvinkin toisenlaisen mallin. 1.3.3 Tilintarkastus Tilintarkastuslaki määrittelee tilintarkastuksen, jonka lisäksi yhdistys- ja kirjanpitolaissa on tilintarkastusta koskevia säädöksiä, joissa suositaan linjaa, missä pääpaino asetetaan asioiden oikeellisuuden ja lainmukaisuuden tarkastamiselle. Lait ja asetukset eivät kuitenkaan sulje pois tilintarkastuksen neuvovaa ja opastavaa tehtävää. Varsinaisesti tilintarkastustapahtuma on kerran vuodessa tilikauden päätyttyä suoritettava kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon oikeellisuuden ja laillisuuden tarkastaminen. Vaikka tilintarkastus voidaankin suorittaa yhtenä tapahtumana tilikauden päätyttyä, on nk. jatkuvan tilintarkastuksen menettely suotavaa. Tällöin tilikauden kuluessa suoritetut tarkastustapahtumat ovat osa tilikauden päätyttyä tapahtuvaa tarkastusta. Yhdistyksen hallituksen edustajan sekä taloudenhoitajan kokoontuminen tilintarkastustapahtumaan yhdessä tilintarkastajan kanssa on hyödyllistä, jolloin tilintarkastajalle suodaan mahdollisuus kysymysten esittämiseen ja opastavaan keskusteluun. On muistettava, että tilintarkastajalle on annettava riittävästi aikaa ennen vuosikokousta pöytäkirjoihin, tositteisiin sekä tilikirjaan tutustumiseen ja tarkastamiseen. Tilintarkastuksen painopistealueita Painopistealueina voidaan katsoa olevan yhdistyksen varojen käyttö yhdistyksen toimintaa parhaiten palvelevalla tavalla sekä yhdistyksen omaisuuden hoidon tilan tarkastelu. Hallinnon osalta tulee tarkastella tehtyjen päätösten toimeenpanoa ja noudattamista. Tilintarkastajien erityistehtävänä on perehtyä mahdolliseen vahingonkorvausvelvollisuuteen, mikäli jokin hallituksen tai toimihenkilön menettely antaa siihen aihetta. Tilintarkastajien lukumäärä ja toimikausi Lukumääräisesti yhdistykselle vaaditaan vain yksi tilintarkastaja ja tälle varamies. Yhdistyksen säännöissä voidaan tästä poiketa vain ylöspäin. Yhdistyksen säännöissä pitää olla maininta tilintarkastajien toimikauden pituudesta. Suotavaa olisi tilintarkastajien valinta useaksi tilikaudeksi peräkkäin, jolloin seuranta pitkällä aikavälillä tulisi mielekkääksi, ja se myös mahdollistaa paremmin ohjauksen ja opastuksen. Tilintarkastajan, kelpoisuus ja jääviys Pääsääntöisesti tilintarkastajaksi kelpaa täysivaltainen, täysi-ikäinen, ei holhouksen alainen, luotettava henkilö, näin ollen siis myös yhdistyksen rivijäsen. Tilintarkastajaa valittaessa tulisi kuitenkin kiinnittää huomiota ko. henkilön kirjanpidon, taloudenhoidon sekä yhdistystoiminnan tuntemukseen. Tilintarkastajaksi ei kuitenkaan voida valita henkilöä joka: - On vastuussa yhdistyksen taloudesta, hallinnosta tai niiden osasta Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 12

- On läheisessä riippuvuus- tai sukulaissuhteessa yhdistyksen taloudesta tai hallinnosta vastaavan kanssa (toimihenkilö, isä, äiti, vaimo, appi...) 1.4 Äänioikeus ja esteellisyys yhdistyksen päätöksenteossa Yhdistyslain mukaan jokaisella 15 vuotta täyttäneellä on jäsenkokouksissa puhe- ja äänioikeus ellei yhdistyksen säännöissä tässä kohdassa toisin määritellä. Tosin ikärajaa ei voida alentaa eikä ole mahdollista rajoittaa äänioikeutta siten, että vain pienellä joukolla jäseniä olisi mahdollisuus päättää yhdistyksen yhteisistä asioista. On huomattavaa, että kaikilla yhdistyksen jäsenillä on rajoittamaton läsnäolo-oikeus jäsenkokouksissa, jopa niin, ettei yksittäinen jäsen ole esteellinen jäsenkokouksessa äänestämään omasta erottamisestaan yhdistyksestä. Sen sijaan hallituksen jäsenet tai jäsen, jolle on uskottu hallinnollisia tehtäviä, on esteellinen jäsenkokouksessa äänestämään päätettäessä tilintarkastajien valinnasta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä, mikäli päätökset koskevat aikaa, josta on itse vastuussa. Yhdistyksen jäsen ei voi myöskään ottaa osaa päätöksentekoon, jossa on kyse hänen ja yhdistyksen välisestä sopimuksesta tai muusta asiasta, jossa yhdistyksen ja hänen etunsa ovat ristiriidassa. Mikäli yhdistyksen kokouksessa, jossa valitaan tilintarkastaja, päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä, on paikalla vain edellä mainittuja esteellisiä henkilöitä, ei esteellisyyssäädöksiä noudateta, vaan jäsenkokoukselle kuuluvat päätökset tulee voida tehdä laillisesti koolle kutsutussa kokouksessa. Yhdistyksen säännöissä voidaan mainita asiamiehen käytöstä jäsenkokouksissa, joka valtuutetaan edustamaan päämiestään ko. kokouksessa. Tällöin myös kaikki esteellisyyssäännökset koskevat myös asiamiestä tai edustajaa, jos jäsen, jota hän edustaa, on esteellinen, tai hän itse on esteellinen. Mikäli säännöissä ei erikseen anneta mahdollisuutta asiamiehen käyttöön, ei asiamiestä voida käyttää edustamaan yksittäistä jäsentä. 1.5 Viranomaisluvat Yhdistyksen toiminnassa on usein tilanteita, jotka edellyttävät jonkinasteista lupamenettelyä. Yhteistä kaikille viranomaisluville on niiden hakeminen määrämuotoisina, määräaikainen voimassaolo sekä lupien maksullisuus. Lupien hinnat vaihtelevat suuresti riippuen lupaan liittyvistä viranomaistoimenpiteistä. Rakennuslupa Mikäli seura aikoo rakentaa, on kiinteistön sijaintikunnan rakennusvalvontaviranomaisilta haettava sitä varten rakennuslupa. Rakennuslupaan tarvittavien asiakirjojen, todistusten ja muiden paperien luettelon saa rakennusvalvontavirastosta, samasta paikasta saa myös tarvittaessa apua rakennusluvan hakemiseen. Rakennuslupa sisältää lukuisia viranomaisten suorittamia toimenpiteitä, jonka vuoksi se on yleensä kallis. Keräyslupa Keräyslupa on yhdistykselle melko harvinainen, ja tulee kyseeseen vain yhdistyksen itsensä järjestäessä rahankeräystä taikka tarrojen tai jonkin muun artikkelin myyntiä varainhankinnan merkityksessä. Kuntakohtainen keräyslupa haetaan omasta nimismiespiiristä, läänikohtainen oman läänin lääninhallitukselta ja koko maata koskevat Uudenmaan lääninhallitukselta. Arpajaiset Arpajaisten avainsana on pika-arpajaiset, jolloin arvat myydään ja arvotaan samassa tilaisuudessa eikä arpajaisten yhteenlaskettu myyntitulo saa ylittää 850 euroa. Tämä on pääsääntö, ja silloin arpajaisten järjestämiseksi ei tarvita erillistä lupaa. Mikäli myyntitulo kasvaa, arpoja halutaan myydä ennakkoon tai halutaan myydä lista- Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 13

arpaa, jonka palkinnot arvotaan myöhemmin, on lupa arpajaisten järjestämiseksi haettava. Arpajaislupaa haetaan nimismieheltä. Huvilupa Huvilupa on seurojen useimmin hakema viranomaislupa. Huviluvan kohdalla ovat kuitenkin kuntakohtaiset erot erittäin suuria riippuen kunnan järjestyssäännöistä sekä perinteistä. Pääsääntönä voidaan pitää, että jos tilaisuus on avoin, myydään pääsylippuja, on alkoholitarjoilua, tanssia, toiminta edellyttää järjestysmiehiä, käytetään voimakkaita äänentoistolaitteita taikka avotulta, niin huvilupa tarvitaan aina. Myös tilaisuuden pitopaikka saattaa edellyttää luvan hakua, varsinkin mikäli tilaa ei ole suunniteltu suuriin yleisötilaisuuksiin. Mikäli tilaisuudet eivät täytä mitään edellä mainituista ehdoista, pelkkä ilmoitus paikkakunnan poliisiviranomaiselle riittää. Koska paikkakuntakohtaiset erot ovat suuret, on luvan tarve syytä tarkistaa aina paikalliselta poliisiviranomaiselta. Huvilupa edellyttää lisäksi kiinteistön omistajan luvan tilaisuudelle. Elintarvikkeiden myynti Pääsääntönä on, että kaikki elintarvikkeiden myynti on luvanvaraista ja laissa erikseen säädettyä. Poikkeuksena ovat lyhytkestoisten tilaisuuksien puhvetit ja kanttiinit, joille lupaa ei yleensä ole tarvinnut hakea. Elintarvikkeiden myyntiin liittyvät lupa-asiat ja valvonta kuuluvat kunnan terveys- ja ympäristöviranomaisille ja siellä erityisesti terveystarkastajalle. Myös elintarvikkeiden myyntiin tarvitaan kiinteistön omistajan lupa. 1.6 Ilmoitukset yhdistysrekisteriin Kaikista rekisteröidyistä yhdistyksistä pidetään rekisteriä, johon on tallennettu tärkeimmät yhdistystä koskevat asiat, rekisteriä pitää patentti- ja rekisterihallitus. Rekisteröimisen yhteydessä yhdistys ilmoittaa yhdistysrekisteriin nimenkirjoittajat syntymäaikoineen ja osoitteineen, yhdistyksen säännöt sekä kotipaikan sekä toimittaa liitteeksi perustamiskirjan. Yhdistysrekisteriin on jätettävä muutosilmoitus aina, kun jokin näistä tiedoista tai niiden osasta muuttuu. Kaikki yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoitukset tehdään määrämuotoisella lomakkeella. Lomakkeita saa Patentti- ja Rekisterihallituksen verkkosivuilta www.prh.fi. Ilmoitus tehdään suoraan yhdistysrekisteritoimistoon. Sekä ilmoitukset rekisterinpitäjälle että rekisteriotteet ovat maksullisia. Yhdistysrekisteriote, joka on julkinen, on virallinen ja voimassaoleva, vaikka sen tietoja ei olisi päivitetty vuosikymmeniin. Otteesta ilmenevät yhdistyksen kotipaikka, nimenkirjoittajat sekä rekisterissä ovat yhdistyksen säännöt. Mikäli muutosilmoitus laiminlyödään, rekisteriin merkitty nimenkirjoittaja on vastuussa, vaikka hän ei toimisikaan enää yhdistyksen hallinnossa, ja siten yhdistyksen toimista vuosikokouksen valitseman tulevan puheenjohtajan tekemät sopimukset saattavat näin osoittautua pätemättömiksi. 1.7 Yhdistyksen toimintaympäristö Säännöissään yhdistykselle määritellään kotipaikka kuntatarkkuudella, lisäksi voidaan toiminta-alueeksi tarkentaa kylä tai kaupunginosa. Toimintaympäristössään yhdistys on usein varsin merkittävä toimija ja vaikuttaja. Vaikuttaminen toteutuu vain, mikäli yhdistys on aktiivinen, sillä passiivinen seura hukkuu muun harrastustarjonnan sekaan. Yhdistys voi vaikuttaa omaa toimintaa laajemmin olemalla aktiivisesti mukana harrastustoimintaa edustavan liiton toiminnassa ja sen kehittämisessä. Miksi ja mihin seuran pitäisi vaikuttaa? Oleellisin vaikuttamisen kohde on oma liitto, jossa voi olla mukana päättämässä liiton tulevasta toiminnasta, toiminnan kehittämisestä, Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 14

johtajakoulutuksesta, johtohenkilöistä sekä taloudesta. Tämä on tärkeätä siksi, että liiton tarjoamat palvelut ovat usein jäsenseuroille elintärkeitä, ja liitto muovaa alueellisen kuvan seuroista paikalliselle yleisölle ja vaikuttaa täten suoraan toimintaedellytyksiin ja - ympäristöön. Vaikuttaminen liitossa on helppo aloittaa olemalla mukana liiton kokouksissa, jotka ovat seuran jäsenkokousta vastaavia jäsenkokouksia, joissa käytetään varsinaista päätäntävaltaa. Seuran omien toimien vaikutus jäsenistöön ja toimintaympäristön kehittymiseen suotuisaan suuntaan on kiinni ainoastaan seuran omista toimista. Liittokaan ei voi olla aktiivinen, jos siellä ei ole aktiivisia toimijoita jäsenseuroista. Aktiivisuus näkyy seuratoiminnan julkituonnissa, oman alueen muiden järjestöjen informoinnissa sekä tiedottamisessa julkisyhteisöille, osallistumisessa paikallisyhdistysten tapahtumiin jne. Tällä aktiivisuudella on mahdollisuus laajentaa jäsenistöä, vaikuttaa oman toimialueen aktiivisuuteen ja seuran varainhankintaan, käytännöllisesti katsoen haluttuun suuntaan. Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 15

2 KOKOUSTEKNIIKKA 2.1 Johdanto Kokoukset kuuluvat julkisoikeudellisten, yksityisoikeudellisten ja aatteellisten yhteisöjen toimintaan. Kokous on sääntöihin ja vakiintuneisiin tapoihin sidottu, määrämuotoinen vuorovaikutus- ja päätöksentekotilanne, jonka tavoitteena on hoitaa yhteisiä asioita ja saada aikaan osanottajien hyväksymiä päätöksiä. Kokoustekniikalla tarkoitetaan kokouksen vuorovaikutusta ja päätöksentekoa suhteellisen mekanistisesti sääteleviä menettelytapoja ja sääntöjä, joilla pyritään takaamaan toisaalta kokouksen osanottajille mahdollisimman tasapuoliset osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet; toisaalta kokouksen nopea ja joustava eteneminen. Kokoustekniikan tunteminen on osa kokoustaitoa. Kokoustaidolla tarkoitetaan kokouksen osanottajan kykyä menetellä kokouksessa vakiintuneiden menettelytapojen, lakien ja säännösten mukaisesti niin, että hänen toimintansa on kokousteknisesti ja -taktisesti tarkoituksenmukaista. Taitava viestijä kykenee toimimaan kokouksessa sekä omien että yhteisten tavoitteiden suuntaisesti niin, että yhdessä toisten kanssa keskustellen ja neuvotellen saadaan aikaan demokraattisia ja yhteisesti hyväksyttyjä päätöksiä. Onnistunut kokous on demokraattinen keskustelu- ja päätöksentekotilaisuus, jossa jokainen täysivaltainen osanottaja saa vapaasti ilmaista mielipiteensä ja jossa jokaisen ääni on tasavertaisuuden -periaatteen mukaisesti samanarvoinen. Yhdistyslaissa tai yhdistyksen säännöissä on määritelty yhteisesti sovittuja menettelytapoja, joilla pyritään hahmottamaan tämän vapauden rajat ja varmistamaan kokousdemokratian toteutuminen. Viestintätilanteena kokous on yhtäältä määrämuotoinen tilanne, jossa jokaisen osanottajan tulisi tietää, miten menetellään lakien, sääntöjen ja vakiintuneiden menettelytapojen mukaisesti. Toisaalta se on aivan tavallinen vuorovaikutustilanne, jossa osallistuja puheenvuoron pyydettyään ja saatuaan voi vapaasti ilmaista kantojaan, käsityksiään ja mielipiteitään. Kokouksen luonne ja työskentelytavat saattavat vaihdella, vaikka niissä noudateltaisiinkin samoja menettelytapoja. Suuren yhdistyksen vuosikokous, jossa osanottajana voi olla satoja jäseniä, on välttämättä melko muodollinen. Saman yhdistyksen hallituksen kokous, jossa osanottajia on vain muutama, voi työskentelytavoiltaan olla huomattavasti epävirallisempi. 2.2 Kokouksen valmistelu Kokouksen huolellinen valmistelu on tärkeää yhteisten asioiden ajamiseksi, omien tavoitteiden saavuttamiseksi sekä päätösten tekemiseksi. Valmisteluun kuuluu, että koko kokousprosessi ajatellaan ennalta kaikkine vaiheineen (valmistelu, itse kokoustilanne ja jälkihoito). Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa hallitus. Hallituksen kokoukset valmistelevat yleensä puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä. Ennakkovalmistautuminen on välttämätöntä, vaikka varsinaista valmistelupakkoa yhdistyspuolella ei ole. Valmistautuminen on erityisesti puheenjohtajalle ja sihteerille tarpeen. Ennakolta valmistautuminen ja päätösasioiden valmistelu edistävät niiden tehokasta käsittelyä. Asioihin perehtyminen ennalta auttaa jokaista osallistujaa puheenvuorojen pitämisessä, seuraamisessa ja kirjaamisessa. Kokoukseen osallistuvan valmistautumiseen kuuluvat seuraavat seikat: Jokainen osallistuja tutustuu esityslistaan etukäteen, mikäli se on toimitettu kokouskutsun yhteydessä. Osallistujat perehtyvät huolellisesti kaikkiin niihin päätösasioihin, joita on tarkoitus käsitellä. Osallistujat perehtyvät kokoustekniikkaan siten, että voivat varsinaisessa kokoustilanteessa toimia tarkoituksenmukaisesti. Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 16

2.2.1 Kokousprosessin valmistelu Käsiteltävien päätösasioiden valmistelu Käytännön järjestelyistä huolehtiminen: Varataan kokouspaikka ajoissa. o Paikan tulee olla kokouksen luonteeseen ja osallistujamäärään nähden sopivan kokoinen ja asianmukaisesti varustettu. Suunnitellaan istumajärjestys o Puheenjohtajan ja sihteerin pöytä tulee sijoittaa siten, että heillä on kokoussaliin esteetön näkyvyys. Huolehditaan varustuksesta o Hankitaan esimerkiksi piirtoheitin ja videotykki, puheenjohtajan nuija ja muistioita o Varataan mukaan yhdistyksen tai liiton säännöt, yhdistyslaki sekä muistiinpanovälineitä osallistujia varten. o Järjestetään mahdollinen tarjoilu ja ohjelma o Hankitaan muu tarpeellinen varustus, kuten esimerkiksi yhdistyksen viirit tai liput liputusta varten. 2.2.2 Kokousasiakirjojen valmistelu Kokouksen valmisteluun liittyvät kokouskutsun ja esityslistan laatiminen. Kokouskutsu Kokouskutsu on asiakirja, jolla kokous kutsutaan koolle. Kokous voidaan kutsua koolle esimerkiksi kirjeellä, lehti-ilmoituksella, ilmoitustaulutiedotteella, sähköpostilla tai puhelimella. Kokouskutsussa kuten muissa virallisissa asiakirjoissa on käytettävä yhdistyksen virallista koko nimeä. Kokouskutsu laaditaan ja julkistetaan yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain määräämällä tavalla. Kokouskutsussa on yhdistyslain (24 ) mainittava vähintään kokouksen aika ja paikka. Kokouskutsussa on vakiintuneen suomalaisen kokouskäytännön mukaan mainittava: yhdistyksen virallinen nimi mistä kokouksesta on kyse o sääntömääräinen kokous / ylimääräinen kokous / hallituksen kokous, jne. kokouksen aika ja paikka o paikka ilmoitetaan paikkakunnan, katuosoitteen ja huoneiston tarkkuudella päivämäärän lisäksi kellonaika ilmoitetaan minuuttien tarkkuudella kokouksessa käsiteltävät asiat tai vähintäänkin ne asiat, jotka yhdistyslain (23 :n) mukaan on erikseen mainittava, joita ovat: o yhdistyksen sääntöjen muuttaminen o kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen mikäli yhdistyksen säännöissä ei ole erikseen määrätty, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä vaihtamisesta tai kiinnittämisestä. o 30 :ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä päättäminen o hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen o tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen o yhdistyksen purkaminen. kokouskutsun antopaikka ja aika kokouskutsun lähettäjä o Allekirjoitukseksi saattaa riittää myös pelkkä "Puheenjohtaja" tai "Hallitus", mutta yhteydenottojen mahdollistamiseksi olisi hyvä mainita yhdistyksen tai hallituksen puheenjohtaja nimeltä. Esityslista Esityslista on ennalta laadittu ehdotus kokouksessa käsiteltävien asioiden käsittelyjärjestyksestä. Kun se on kokouksessa asian käsitte- Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 17

lyn kaavan kohdassa "esityslistan hyväksyminen" hyväksytty, siitä tulee kokouksen työtä ohjaava asiakirja, josta saa poiketa vain kokouksen päätöksellä. Esityslista laaditaan ja mahdollisesti postitetaan kokouskutsun mukana. Joskus esityslista jaetaan osallistujille vasta kokouksen alussa. Tämä saattaa kuitenkin vaikeuttaa kokouksen kulkua, koska osallistujat eivät ole voineet tutustua käsiteltäviin asioihin eivätkä harkita kannanottojaan niihin. Siksi onkin suositeltavaa toimittaa esityslista kokouskutsun ohessa (kokouskutsuesityslista). Yleensä yhdistyksen puheenjohtaja ja sihteeri laativat esityslistan. Esityslista laaditaan kokouksen valmisteluvaiheessa, ja usein se laaditaan hallituksen kanssa yhteistyössä. Tarkasti määriteltynä esityslistan tulisi sisältää varsinaiset päätösesityksetkin. Pelkästä asioiden otsikoinnista käytetään joskus termiä asialista, joka useimmiten mielletään kuitenkin neuvotteluihin ja palavereihin. Normaalissa kokouskäytännössä nämä käsitteet on usein epätäsmällisesti määritelty ja työjärjestys-käsitettä käytetään ainakin kahdessa eri merkityksessä: (1) esityslistasta tulee työjärjestys: esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi (2) työjärjestys on ohjeluettelo, joka sisältää kokouksen menettelytapoja ja kokousjärjestystä koskevia määräyksiä. Koska työjärjestys-käsitteelle on olemassa selkeästi määriteltävä sisältö, sitä tulisi käyttää vain kokouksen menettelytapoihin viitattaessa. Esityslista muodostuu seuraavista kohdista: 1) Kokouksen alkutoimet: - kokouksen avaaminen - laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen - järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden valinta - esityslistan hyväksyminen - tarvittaessa edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen (ellei erikseen ole valittu pöytäkirjantarkastajia tai ellei sama kokous tarkasta pöytäkirjaa). 2) Ilmoitusasiat - tiedonannot, joista ei keskustella ja jotka ainoastaan merkitään tiedoksi 3) Kirjeet - joita sisältönsä puolesta ei voi sijoittaa ilmoitus- eikä päätösasioihin; nykyään melko harvinainen kohta 4) Päätösasiat tärkeysjärjestyksessä tai muussa tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä Esimerkiksi sääntömääräisissä kokouksissa päätösasiat ovat - syyskokouksessa asiat, jotka koskevat tulevaa toimikautta i) hyväksytään toimintasuunnitelma ii) päätetään jäsenmaksusta iii) hyväksytään talousarvio - Kevätvuosikokouksessa asiat, jotka liittyvät kuluneeseen toimikauteen i) käsitellään toimintakertomus ii) esitellään tilit iii) vahvistetaan tilinpäätös iv) kuullaan tilintarkastajien lausunto ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä - Valitaan puheenjohtaja ja hallitus - Valitaan edustajat järjestöelimiin - Valitaan tilintarkastaja(t) ja varatilintarkastaja(t) - Toisinaan esityslistaan voidaan sisällyttää varsinaisten päätösasioiden lisäksi ns. keskustelukysymyksiä, joita halutaan yhdessä pohtia. Nämä ovat asioita, joista keskusteleminen saattaa viedä paljon aikaa. Keskustelu- ja periaatekysymykset sijoitetaan vuosikokouksessa viimeiseksi, ja niistä käyty keskustelu on tarkoitettu suuntaaantaviksi hallitukselle sen tulevalla toimikaudella. 5) Muut (esille tulevat) asiat - vähämerkityksiset asiat, joista voidaan keskustella ja tehdä mahdollisesti päätös - osanottajien aloitteet (jne) Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 18

- ilmoitusasioista mahdollisesti tähän esityslistan kohtaan siirretyt asiat 6) Lopputoimet - kokouksen päättäminen - päätössanat Muut asiakirjat Kokouksessa tarvitaan kokouskutsun ja esityslistan lisäksi myös muita asiakirjoja. Näistä mainittakoon esim. valtakirja. Päätöksentekoon saatetaan tarvita myös lukuisia muita asiakirjoja, sopimuksia, määräyksiä jne. Kokous tuottaa sen kulkua ja päätöksiä dokumentoivan asiakirjan eli pöytäkirjan. 2.2.3 Asian valmistelu Kaikki kokouksessa käsiteltävät asiat eli päätösasiat valmistellaan huolellisesti. Asioiden valmistelusta vastaa yhdistyksen hallitus tai muu valmisteleva elin, mutta joskus voidaan pyytää avuksi myös ulkopuolinen asiantuntija tai työryhmä Päätösasioista hankitaan taustatietoja, ja tarvittaessa tehdään tarjouksia ja laskelmia sekä arvioidaan eri ratkaisuvaihtoehtoja ja niiden seurauksia. 2.3 Kokouksen kulku Yhdistyksen viralliset kokoukset etenevät määrämuotoisesti. Kokouksen kulkuun vaikuttavat yhdistyslain määräykset, yhdistyksen säännöt, kokoustekniikka eli menettelytavat ja viestintätaidot. 2.3.1 Alkutoimet Kokouksen avaaminen Kokouksen avaa yleensä koollekutsuja kolmella nuijan kopautuksella. Koollekutsuja on se henkilö, joka on allekirjoittanut kokouskutsun. Avaaja toteaa lyhyesti kokouksen avatuksi ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. Suurehkoissa kokouksissa alkupuheenvuoro voi olla pitkäkin, mutta yleensä lyhyt toteamus riittää. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot määritellään yhdistyslain velvoittamana yhdistyksen säännöissä. Yhdistyslain mukaan päätösvaltaa kokouksessa käyttävät läsnäolijat. Lain sanamuoto (16 Päätösvallan käyttäjät: "Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille") viittaa monikkomuotoisena siihen, että periaatteessa kaksi henkilöä riittäisi päätöksentekoon, ellei säännöissä toisin määrättäisi. Käytännössä ei kuitenkaan ole järkevää pitää kokousta kovin vähäisellä osanottajajoukolla. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen on kolmivaiheinen: Puheenjohtaja selostaa tai lukee päätösvaltaisuuden ehdot eli määräykset kokouksen koollekutsumistavasta ja -ajasta, kokouskutsun sisällöstä ja osallistujien määrästä. Puheenjohtaja selostaa, miten päätösvaltaisuuden ehdot täyttyvät juuri tämän kokouksen kohdalla. Hän vertaa tilannetta yhdistyksen sääntöjen asiaa koskevaan kohtaan ja kertoo miten ja milloin kutsu tähän kokoukseen on toimitettu sekä toteaa läsnäolijoiden määrän. Puheenjohtaja toteaa, että päätösvaltaisuuden ehdot ovat tulleet täytetyiksi ja ehdottaa päätösvaltaisuuden hyväksymistä Kolme pääasiallista syytä miksi laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot eivät täyty. Kokousta ei ole kutsuttu määräaikana koolle Kutsun antamistapa on väärä Läsnä ei ole sääntöjen edellyttämää osanottajamäärää. Tällöin puheenjohtajan on todettava laillisuuden ja päätösvaltaisuuden puuttuminen ja lopetettava kokous. Mikäli puheenjohtaja kuitenkin jatkaa kokousta, jossa laillisuuden ja Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 19

päätösvaltaisuuden ehdot eivät täyty, tehdyt päätökset ovat tästä eteenpäin moitteenvaraisia. Laillisuuden ja päätösvallan puuttuminen voi johtua myös siitä, että käsiteltäväksi otettavaa päätösasiaa ei ole mainittu kokouskutsussa. Tämä koskee niitä tapauksia, joissa yhdistyslaki (23 24 ) antaa määräyksiä siitä, mitkä asiat on aina erikseen mainittava kokouskutsussa. Näitä ovat mm. yhdistyksen sääntöjen muuttaminen, kiinteistön luovuttaminen tai osto sekä mm. yhdistyksen purkaminen. Järjestäytyminen Järjestäytymisellä tarkoitetaan kokousvirkailijoiden valintaa eli kokoukselle tarpeellisten toimihenkilöiden valintaa. Kokousvirkailijoita ovat puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. Kokouksen puheenjohtajan valinta o Kokouksen avaaja eli kokouskutsun allekirjoittaja (koollekutsuja) pyytää ehdotuksia puheenjohtajaksi: o Kokoukselle valittu puheenjohtaja voi toimia kahdella tapaa: 1) Hän voi alkaa johtaa puhetta heti valitsemisensa jälkeen. 2) Hän aloittaa puheenjohtamisen vasta kun kaikki loput kokousvirkailijat (sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat on valittu kokouksen avaajan johtaessa puhetta) on valittu. Kokouksen sihteerin valinta o Seuraavaksi valitaan sihteeri, ellei sihteeriä ole jo aiemmin valittu, nimetty tai kutsuttu. Pöytäkirjantarkastajia valitaan yleensä kaksi. o Ääntenlaskijoiden lukumäärä riippuu kokouksen koosta. Pienissä kokouksissa ääntenlaskijat voidaan valita vasta, kun joudutaan äänestämään. Myös puheenjohtaja tai /ja sihteeri voivat laskea äänet. o Toisinaan samat henkilöt toimivat sekä pöytäkirjantarkastajina että ääntenlaskijoina. Erillisiä pöytäkirjantarkastajia ei tarvita, jos edellisen kokouksen pöytäkirja tarkistetaan seuraavassa kokouksessa. Esityslistan hyväksyminen Esityslistalla tarkoitetaan ennalta valmisteltua ja kokouksessa kohdassa "esityslistan hyväksyminen" hyväksyttyä luetteloa kokouksessa käsiteltävistä asioista niiden käsittelyjärjestyksessä. Asioiden käsittelyjärjestys kokouksessa määräytyy esityslistan mukaan. Esityslista voidaan lähettää kokouskutsun mukana. Muutoin se heijastetaan piirtoheittimellä taululle, jaetaan monisteena tai luetaan osanottajille ennen hyväksymistä. Esityslista hyväksytään joko sellaisenaan tai muutettuna. Muutosehdotus voi koskea päätösasioiden käsittelyjärjestyksen muuttamista, asian lisäämistä esityslistalle tai asian poistamista esityslistalta. Esityslista hyväksytään seuraavin sanoin: "Esityslista hyväksyttänee". "Hyväksytty". Kun esityslista on hyväksytty, sitä voidaan kokouksen kuluessa muuttaa ainoastaan kokouksen päätöksellä. Esityslistan muuttamista kesken kokousta ehdotetaan työjärjestyspuheenvuorossa. Esityslista ja työjärjestys eivät tarkoita samaa, vaikka usein pöytäkirjoissa näkeekin sanamuodon: "Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi." Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Alkutoimien viimeisenä kohtana voi olla edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen. Tämä kohta on alkutoimissa, elleivät erikseen valitut pöytäkirjantarkastajat tarkasta pöytäkirjaa. Harvinaisin tapa on pöytäkirjan tarkastaminen heti, samassa kokouksessa, kokouksen viimeisenä toimena. Pöytäkirjantarkastamistapa voidaan vapaasti valita näistä kolmesta edellä mainitusta mahdollisuudesta. Yhdistyslaki (31 ) määrää Suomen Seuratanssiliitto SUSEL ry tiedotus@susel.fi 20