Käytettävyys tietojärjestelmän suunnittelun näkökulmasta Pirkko Nykänen Professori 1
Sisältö 1. Käytettävyys 2. Käytettävyys terveydenhuollon tietojärjestelmissä 3. Tietojärjestelmien suunnittelu - Keinoja käytettävyyden saavuttamiseksi 2
Käytettävyys Käytettävyys - käyttökelpoinen ja käyttäjäystävällinen järjestelmä tai laite Käytettävyys voi viitata myös saatavilla tai käytettävissä olevaan Käytettävyystutkimuksen alueella käytettävyydellä (usability) viitataan helppokäyttöisyyteen ja laitteen käyttäjän näkökulmasta tarkoituksenmukaiseen ja ymmärrettävään toiminnallisuuteen 3
Nielsen (1993) määritelmä Käyttökelpoisuus tarkoittaa tuotteen kykyä toimia tietyssä tehtävässä Käyttökelpoisuus voi liittyä esimerkiksi siihen, onko järjestelmään toteutettu tarvitut osat, että tehtävä voidaan yleensäkään suorittaa Käytettävyys osoittaa, miten käyttäjä voi toteuttaa tuotteen toimintakyvyn Käytettävyys ottaa kantaa nimenomaan käyttäjän kannalta eli onko järjestelmä toteutettu siten, että käyttäjä pystyy käyttämään sitä tuloksellisesti, tehokkaasti ja miellyttävästi Nielsenin mukaan käyttökelpoisuudesta ja käytettävyydestä yhdessä syntyy tuotteen hyödyllisyys, joka yhdessä tuotteen muiden havaittavien ominaisuuksien kuten hinnan ja luotettavuuden kanssa luo tuotteen käytännöllisen hyväksyttävyyden Nielsen J, Usability engineering, 1993 Nielsen J, Usability engineering, 1993 4
Nielsen, 1993
ISO-9241-11 standardi Käytettävyyden osa-alueita ovat: Tehokkuus (efficiency): Tavoitteiden saavuttaminen verrattuna käytettyihin resursseihin Vaikuttavuus, tuloksellisuus (effectiveness): miten tarkoin ja täydellisesti käyttäjä saavuttaa tavoitteensa Tyytyväisyys (satisfaction): Käytön mukavuus ja hyväksyttävyys Käytettävyys kuvastaa sitä, kuinka hyvin tietyt käyttäjät kykenevät käyttämään käytössään olevia välineitä tiettyjen tehtävien suorittamiseen tietyssä ympäristössä tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseen ISO 9241 Näytepäätteellä tehtävän toimistotyön ergonomiset vaatimukset. Osa 11: Käytettävyyden määrittely ja arviointi, 1998. 6
Nykänen, Viitanen, Kuusisto, 2010 7
Tampereen yliopisto: Tutkimus vaikuttavuudesta ja käytettävyydestä 2007 Käyttäjän tärkeimmät vaatimukset käytettävyydelle olivat Tehokkuus, helppokäyttöisyys, opittavuus Käytettävyyden sisältö on eri työtehtävissä ja eri ammattiryhmille erilainen - Käytettävyys on kontekstisidonnaista! Vaikuttavuus Tietojärjestelmän tulee tukea työtehtävän suoritustapaa kokonaisvaltaisesti Tietojen saatavuus käyttötilanteen mukaan Työtehtävän suoritusta tukevat toiminnalliset kokonaisuudet Toiminnallisuus-perusteisuus, ei järjestelmäperusteisuus Wallden, Peltomäki, Martikainen, 2007 Nykänen, 2007 8
Käyttäjien tarpeet tietojärjestelmille Pomosta piiaksi, 2006 Looginen, visuaalisesti helposti hahmotettava ja toimintoja opastava työpöytä, tietojärjestelmien toimiva kokonaisuus käytössä Tietojen selaus halutulla tavalla, käyttö perustuu tuttuihin opasteisiin ja toimintoihin, räätälöitävissä käyttäjä- ja kenties eri työyksikköjenkin tarpeisiin Kaikki tarvittava tieto kerralla näytöllä, kertakirjautuminen Tukee erikoistilanteita, kuten meeting-toimintaa, konsultaatioita ja opetustoimintaa Kun on monia eri järjestelmiä, niiden on oltava niin helppokäyttöisiä, että kun osaa niistä yhden, osaa muutkin, helppo siirtyminen järjestelmästä toiseen osana kokonaisuutta Nopeus ja järjestelmän luotettavuus ovat keskeisiä teknisiä ominaisuuksia Winblad, Nykänen, Reponen ja Hartikainen, 2006 9
Käytettävyyttä on paljon arvioitu ja tutkittu - kansainvälisesti ja kansallisesti Käyttävyystutkimukset ovat paljolti kohdistuneet tietojärjestelmäkehityksen loppuvaiheisiin ja hyödyntäneet pääasiassa arviointiin suunnattuja menetelmiä Käytettävyystestejä, asiantuntija-arviointeja, kyselyjä, haastatteluja Tuloksena listaus käytettävyysongelmista luokiteltuina vakavuuden mukaan Käyttöönotettujen järjestelmien käytettävyystarkasteluille ominaisia piirteitä ovat yksittäisen järjestelmän arviointi valitun käyttäjäryhmän näkökulmasta 10
Tutkimuksissa todettu yleensä Terveydenhuollossa tietojärjestelmän koettu hyödyllisyys työtehtävien suorituksessa on tärkeämpi järjestelmän hyväksymiseen vaikuttava tekijä kuin koettu helppokäyttöisyys Järjestelmiltä toivotaan tukea ja apua työtehtäviin, mukautumista työnkulkuihin, työtehtävien suorituksen tehostumista ja tiedon saatavuuden mahdollistamista Raitoharju R, 2007 11
Viimeisimmät tutkimukset ovat painottaneet kokonaisvaltaisen käytettävyystarkastelun tärkeyttä kapea-alaisen arviointinäkökulman sijaan Käytettävyyden hahmottaminen laaja-alaisena kokonaisuutena auttaa paitsi tarttumaan nykyisiin ongelmakohtiin, myös ymmärtämään terveydenhuollon tietojärjestelmäkehityksessä tapahtuvia muutoksia Tulevaisuudessa yhteistoiminnallista hoitotyötä tukevien tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen suunnittelussa käyttäjälähtöisellä lähestymistavalla tulee olemaan erittäin keskeinen rooli eri käyttäjäryhmien tarpeisiin ja käytettävyyssuunnitteluun liittyvä ymmärrys tulisi olla mukana ratkaisujen kehittämisessä jo suunnittelun varhaisista vaiheista lähtien Kaipio J, 2011 12
Tietojärjestelmien suunnittelu 13
Tietojärjestelmän kehittäminen - kehitysryhmän tietyssä ympäristössä suorittama kohdejärjestelmän muutosprosessi, joka tapahtuu kohdejärjestelmälle asetettujen tavoitteiden mukaisesti 14
Tietojärjestelmän yleiset vaatimukset 1. Tuoda parannuksia tietojärjestelmän käyttäjien työhön Tehokkuutta, nopeutta, luotettavuutta, parantunutta tietojen saatavuutta, parempaa tietojen hyödynnettävyyttä, parantunutta tiedon laatua, tietoturvallisuutta, työn mielekkyyden parantamista 2. Tietojärjestelmän tulee olla teknisesti toteutuskelpoinen Käytettävissä olevat tekniikat ja menetelmät 3. Tietojärjestelmän toteutuksen tulee olla kustannustehokas TAMPEREEN YLIOPISTO INFORMAATIOTIETEIDEN YKSIKKÖ UNIVERSITY OF TAMPERE SCHOOL OF INFORMATION SCIENCES
Kehittämisympäristö Kehittämisprosessi Työprosessien konkreettinen maailma Näin ihmiset ja organisaatiot toimivat, toteuttavat tehtäviään, kommunikoivat Mallien ja kuvausten abstrakti ja looginen maailma Tältä toiminnot ja tehtävät näyttävät prosesikaavioina, tietovirtakaavioina, käyttötapauksina, formaaleina esityksinä Tietokoneiden, varusohjelmien, tietoverkkojen, ohjelmointiympäristöjen, tietokantojen etc tekninen maailma: Näillä teknologioilla ja menetelmillä kuvauksissa ja malleissa esitetyt toiminnat voidaan toteuttaa 16
Keinoja hyvän käytettävyyden saavuttamiseksi 17
Käytettävyydeltään hyvän tietojärjestelmän kehittäminen Aikaisessa vaiheessa alkava ja jatkuva keskittyminen käyttäjiin keitä käyttäjät ovat, mitkä ovat heidän ominaisuuksiaan ja käyttäytymisensä Empiirinen mittaus Käyttäjien tulee käyttää protoja / eri järjestelmäversioita, tarkkaillaan käyttöä, käyttäjien suoritumista, analysoidaan ja dokumentoidaan sitä Iteratiivinen suunnittelu Suunnittelun, testauksen, kokeilun ja mittaamisen ja uudelleensuunnittelun toistoa Integroitu suunnittelu kaikkia käytettävyyden näkökulmia kehitetään yhtenäisesti
Kehittäjä Käyttäjä Perinteiset IT-ammattilaiseen perustuvat Suunnittelumenetelmät (funktionalistiset menetelmät) Käyttäjäkeskeinen suunnittelu (user-centered systems Design, UCSD) Käyttäjän osallistumista korostavat menetelmät: - Etnografiset, osallistavat, kontekstuaalisen suunnittelun menetelmät, työkäytäntöjen kehittäminen, kehittävä työntutkimus, toimintalähtöinen kehittäminen
- Tuotteen tai palvelun käyttäjäkeskeinen suunnittelu lähtee käyttäjien toiveista ja tarpeista VTT Tietotekniikka
Käyttäjäkeskeisyyden tunnusmerkit 1. Toiminnallisuuden sopiva jakaminen tietojärjestelmän ja käyttäjän kesken Organisaation rakenne ja työprosessit 2. Käyttäjien aktiivinen mukanaolo User participation / vastuullinen osallistuminen - User involvement / asenteet 3. Iteratiivinen suunnittelu Tietojärjestelmän suunnittelu ja toteutus etenee sykleissä 4. Monialaiset suunnittelutiimit Kehittämiseen tulee osallistua henkilöitä, joilla on asiantuntemusta organisaaation toiminnan eri alueilta Gulliksen ja muut, 1999; ISO 13407, 1999
Käyttäjäkeskeisyyden ongelmakohdista Käyttäjien osallistuminen suunnitteluun tuo epävarmuustekijöitä käyttäjien tarpeiden oikea tulkinta Perinteiset suunnittelun prosessi- ja vesiputousmallit eivät tue käyttäjien osallistumista Ongelmatilanteita: Laajojen tietojärjestelmien suunnittelu työtehtäviä ja käyttäjiä paljon,eri käyttäjillä on erilaisia tarpeita, tutkittava monenlaisten käyttäjien tarpeet, vie aikaa Sähköisen asioinnin/kaupankäynnin järjestelmät käyttöliittymän tulee olla yksinkertainen, käyttäjät eroavat paljon toisistaan, erilaisia käyttötapauksia paljon, käyttäjien osallistuminen yksinkertaisen liittymän suunnitteluun Laaja tietojärjestelmäintegraatio eri intressiryhmien poikkeavat näkemykset, eri ryhmien tarpeiden huomioonottaminen
Tietojärjestelmän toimintalähtöinen kehittäminen käyttäjien osallistuminen Toivonen ja muut, 2007
TASO YHTEINEN NÄKEMYS NYKYTILASTA JA KEHITTÄMIS- TARPEISTA YHTEINEN KÄSITYS TAVOITETILASTA SUUNNITELMA KONKREETTI- SISTA TOIMENPITEISTÄ TOIMINTA- JA TIETOKOKO- NAISUUDET TYÖNKULUT JA TIETOVIRRAT TYÖTEHTÄ- VÄT JA TIETOVÄLI- NEET - Projektin johtaminen - Osallistuminen palavereihin - Suunnittelutyö - Havainnoinnin / tarkkailun kohde - Arviointiin osallistuminen - Kyselyt - Koulutus ja käyttötuki - Asenteet - Projektin johtaminen - Osallistuminen palavereihin - Suunnittelutyö - Havainnoinnin / tarkkailun kohde - Arviointiin osallistuminen - Kyselyt - Koulutus ja käyttötuki - Asenteet - Projektin johtaminen - Osallistuminen palavereihin - Suunnittelutyö - Arviointiin osallistuminen - Kyselyt - Koulutus ja käyttötuki - Asenteet
Käyttäjäarviointi Käyttäjä osallistuu arviointiin Käyttäjän mielipide, kokemus, näkemys Arvioidaan käyttäjän näkökulmasta Käyttökelpoisuus, soveltuvuus käyttötarkoitukseen Käytettävyys käyttäjälle Hyödyllisyys Hyväksyttävyys Toiminnallisuus Tehokkuus Luotettavuus Arviointi kohdistuu käyttäjälle tärkeisiin ominaisuuksiin, ei välttämättä teknisiin ominaisuuksiin lainkaan 25
Miten käyttäjäarviointia tehdään? Arviointi toteutetaan käyttäjäryhmässä Ryhmä organisoitu, osallistujat koulutettu, arviointiosaaja mukana ryhmässä Käyttäjät määrittelevät järjestelmän tärkeät ominaisuudet Eri ammattiryhmät käyttävät samaa järjestelmää eri tarkoituksiin Määritellään haluttujen ominaisuuksien suhteen tavoitetasot Käyttäjät koekäyttävät järjestelmää ja arvioivat toivottujen ominaisuuksien toteutumista Käyttäjä voi dokumentoida oman käyttökokemuksensa / esimerkkicasien läpikäynnin ja sen tulokset Käyttäjiä voidaan myös haastatella käyttötilanteessa Poikkeamat, virheet, kehityskohteet, onnistumiset dokumentoidaan 26
Miten käyttäjäarviointiin päästään? Käyttäjien osallistuminen tulee mahdollistaa! Koulutus, osallistumismahdollisuus työtehtävänä resurssointi! Osallistuminen koko kehittämisen elinkaaren ajan määrittely, suunnittelu, testaus: käytettävyys, toiminnallisuus IT-asiantuntija: toteuttaja, teknologian mahdollisuuksien tuntija, menetelmäosaaja Käyttäjä: käytettävyysspesialisti hänen omaa työtehtäväänsä tukevan järjestelmän kehittämisessä! Käytettävyys, käyttökelpoisuus, hyödyllisyys tulee priorisoida tietojärjestelmän tärkeiksi ominaisuuksiksi Kansallinen yhteistyö tehdään yhdessä ja opitaan, ja hyödynnetään opit arviointitutkimukset luonnollinen osa tietojärjestelmän kehittämisestä ja käyttöönottoa 27
Tutkimuksemme 2007, 2010 Hyvä käytettävyys potilastietojärjestelmissä Homogeenisille potilasryhmille oletusarvot, templatet, mallipohjat parantavat käytettävyyttä Heterogeenisille potilasryhmille tehokkuus ja käytettävyys paranevat kun on saatavissa selkeät ja ymmärrettävät hoitoyhteenvedot Walden ja muut, 2007 Nykänen, Viitanen, Kuusisto, 2010 28
DeLone and McLean 2003, IS success model, a ten-year update 29
Kiitos! Pirkko.Nykanen@uta.fi 30
31