KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 1 (15) Toimielimille VUODEN 2008 TALOUSARVION -OHJEET YLEISTÄ Valtuusto hyväksyi 17.12.2007 81 vuoden 2008 talousarvion ja taloussuunnitelman 2009-2011. Talousarviokirjat jaetaan toimielimille. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet annetaan tässä kirjeessä. Talousarvio perustuu valtuuston hyväksymään palvelustrategiaan. Kaikkien toimielinten käsiteltävä erikseen talousarvion käyttösuunnitelma, jossa valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttamisen edellyttämät määrärahat tulee arvioida ja asettaa tarkentavia tavoitteita talousarvion toteuttamiselle sekä määritellä kunkin toimialueen toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät. TALOUSARVION RAKENNE JA SISÄLTÖ Talousarviossa valtuusto on hyväksynyt kaupungin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvioon on otettu toiminnallisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot. Kaupungin toiminnassa ja taloudessa on noudatettava talousarviota. Määrärahataso ja sitovuus talousarviossa Käyttötalousosan tulosalueilla sitovia määrärahoja ovat: Toimintatulot Toimintamenot Toimintakate Nettoperiaate on voimassa vain liikelaitosluontoisilla tulosalueilla, joissa toimintatuottojen lisäyksellä voidaan kattaa syntyvä kulujen lisäys. Liikelaitoksen talousarviossa on TILIKE-kuntatilitoimisto, jonka sitovuustaso on tulos poistojen jälkeen. Investointiosassa määrärahat on myönnetty hanketasolla. Sitovien toiminnallisten tavoitteiden yhteydessä asetetut euromääräiset tavoitteet ovat myös määrärahoina sitovia. Kullakin tehtäväkokonaisuudella on sitovia tavoitteita ja muita toimintaa kuvaavia lisätietoja, jotka eivät ole sitovia tavoitteita. Sitovat toiminnalliset tavoitteet on eritelty oman otsikkonsa alle.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 2 (15) TILIRAKENNE TILIVELVOLLISET Tilijärjestelmä vuodelle 2008 (talousarviorakenne ja tilikartta) jaetaan hallintokunnille. Tiliöinnissä noudatetaan Suomen Kuntaliiton tililuettelomallia sekä kirjanpidon laatimaa tiliöintiohjetta. Kirjanpito opastaa tarvittaessa tilimerkintöjen tekemisessä. Tilivelvollisia vuonna 2008 ovat: Luottamushenkilöt Kaupunginhallituksen jäsenet Keskusvaalilautakunnan jäsenet Sivistyslautakunnan jäsenet Maaseutulautakunnan jäsenet Sosiaalilautakunnan jäsenet Teknisen lautakunnan jäsenet Ympäristölautakunnan jäsenet Seutuvaltuuston jäsenet HYTKES-johtokunnan jäsenet TILIKE-kuntatilitoimiston johtokunnan jäsenet Viranhaltijat Kaupunginjohtaja Kirsi Hämäläinen Hallintojohtaja Jaakko Turunen Talousjohtaja Teijo Mustonen Tekninen johtaja Risto Asikainen Ympäristöpäällikkö Marketta Lintinen Maaseutuasiamies Teuvo Hukka Sosiaalijohtaja Airi Turunen Sivistysjohtaja Ulla Huhtilainen TALOUSARVION TOIMINNALLISET TAVOITTEET Talousarvion toiminnalliset tavoitteet muodostavat valtuuston vahvistaman osan talousarvion toiminnallisesta sisällöstä. Kunkin toimielimen tulee omassa käyttösuunnitelmassaan varmistaa toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen. KÄYTTÖSUUNNITELMIEN LAATIMINEN Talousarvion täytäntöönpano Käyttösuunnitelman avulla toimielinten tulee panna täytäntöön valtuuston hyväksymä talousarvio tammikuun loppuun mennessä tai toimielimen ensimmäisessä kokouksessa ottaen huomioon tässä täytäntöönpano-ohjeessa kaupunginhallituksen antamat ohjeet. Käyttösuunnitelmassa tulee varmistaa, että toimintaan varatut määrärahat riittävät valtuuston asettamien toiminnallisten tavoitteiden toteuttamiseen sekä muiden tulosalueiden taloudellisten velvoitteiden hoitamiseen.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 3 (15) Hinnastot ja taksat Valtuusto on palvelustrategiassa edellyttänyt, että maksujen ja taksojen ajanmukaisuus tulee tarkistaa vuosittain. Käyttösuunnitelman yhteydessä tulee ottaa kantaa maksujen ja taksojen ajanmukaisuuteen. Kaupungin myymien palvelujen hinnoittelun perusteena tulee käyttää omakustannushintaa. Periaatteesta voidaan poiketa, kun maksuperuste tai taksa perustuu lakiin tai erillisiin luottamushenkilötoimielimien johtosäännön nojalla tekemiin päätöksiin. Henkilöstökulujen osalta omakustannushinta on maksupalkka 59,4 prosentilla, joka on laskettu seuraavasti: Kuukausipalkkaan lisätään lomakorvauksen, lomarahan ja sairauspäivien kustannusvaikutus yhteensä keskimäärin 22 %. Palkkauskulujen yhteissummaan lisätään henkilöstösivukulut, keskimäärin 24,4 % (palkkaperusteinen eläkemaksu 16,0 %, varhaiseläkemaksu 1,1 %, sosiaaliturvamaksut 3,821 %, työttömyysvakuutusmaksu 2,95 %, muut 0,537 %) sekä työnjohdon, palkanlaskennan ja kirjanpidon yleiskuluina 5 %. Tuntipalkaksi kuukausipalkka muunnetaan jakamalla tulos yleistyöaikaa noudattavien osalta 163:lla ja toimistotyöaikaa tekevien osalta 152. Käyttövaltuudet ja hankintarajat Käyttösuunnitelmassa tulee toimielinten määritellä viranhaltijoiden ja työntekijöiden määrärahojen käyttövaltuudet sekä hankintarajat ja -valtuudet. (ks. s. 10) Laskujen hyväksyjät ja vastaanottajat Käyttösuunnitelmassa on myös yksilöitävä kenellä on kunkin tulosalueen ostolaskujen ja laskutusmääräysten hyväksymisoikeus ja ketkä voivat toimia tavaroiden ja palvelujen vastaanottajina ja tarkistajina tulosalueen puolesta. Käyttösuunnitelmat on toimitettava TILIKE-kuntatilitoimistoon ostoreskontran hoitajille. Hallintokuntien on huolehdittava siitä, että tavaran vastaanottajien ja tarkistajien määrä ei kasva liian suureksi toimintaan nähden.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 4 (15) RAPORTOINTI Talousarvion toteutumasta annetaan raportti valtuustolle 30.6. ja 30.9. tilanteesta. Raportit tulee käsitellä lautakunnissa ja kaupunginhallituksessa raportointikautta seuraavan kuukauden aikana. Kirjanpidon edellisen kuukauden talousraportit ovat tulostettavissa kuluvan kuukauden 15. päivänä, jolloin säännönmukaiset kulut ja tuotot näkyvät kuukauden vienteinä. Täydellinen kuukausiraportti on käytettävissä seuraavan kuukauden 25. päivä. Hallintokunnan tehtävänä on huolehtia talousarvion toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen raportoinnista. TALOUSARVION MUUTTAMINEN Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvioon tehtävien muutosten esittämisoikeus ja -velvollisuus koskee samalla tavoin sekä määrärahoja että tavoitteita. Talousarviotarkistukset tehdään entisten vuosien tapaan osavuosiraportoinnin yhteydessä. Talousarviomuutokset tulee kattaa ensisijassa määrärahasiirroilla toimialueen omien tulosalueiden välillä. Talousarvion toteutumisen tarkastelu ja talousarviomuutokset tulee viedä toimielimeen käsittelyyn ennen kaupunginhallituksen käsittelyä. Kokousaikataulut tulee suunnitella sellaisiksi, että tämä on mahdollista. Muutokset viedään hyväksyttäväksi kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle keskitetysti ja siitä annetaan ohjeita myöhemmin. Jos määrärahaan esitetään muutosta (korotus tai pienennys), samalla tulee arvioida ja ilmoittaa sitovien tavoitteiden muutokset. Vuoden aikana tapahtuvat toimielimen käyttösuunnitelman muutokset Kaikki vuoden aikana tapahtuvat toimielimen sitovat tehtäväalueen sisäiset määrärahan siirrot kustannuspaikalta toiselle tulee viedä ajoissa ao. toimielimelle hyväksyttäväksi. Sen jälkeen ne tulee toimittaa kirjanpitoon, jotta tarvittavat määrärahasiirrot voidaan tehdä talousarvioon. PROJEKTIT Projektihallinnon ja seurannan järjestämiseksi kaikki ne projektit, joiden rahoituksessa kaupunki on osallisena hallinnoijana, ovat kaupunginhallituksen alla erillisessä tulosalueessa. Jos hankkeen toteutus edellyttää määrärahan siirtoja, ne toteutetaan talousarvion tarkistuksien yhteydessä.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 5 (15) Ne projektit, joissa hallintokunta on mukana vain kiinteällä kuntarahoitusosuudella, kirjataan suoraan toimielimen kuluksi kullekin tulosalueelle erikseen avattavalle projektikustannuspaikalle Projektien toteutumasta tehdään arviointi talousarvion osavuosiseurannan yhteyteen. Kaupunginjohtajan tehtävänä on määritellä minkä toimielimen tai viranhaltijan vastuulle kuuluu projektin toiminnan ja kulujen seuranta. Projektipäällikkö tai vastuuhenkilö vastaa koko projektin hallinnon ja toiminnan järjestämisestä. Projektit sidotaan erityisiin kuntatilitoimiston määrittelemiin projektikoodeihin. Samaa projektikoodia tulee käyttää kaikissa ko. projektin kuluissa ja tuotoissa riippumatta siitä mistä tulosalueen määrärahan käytöstä on kysymys. Projekteista luodaan kokoava projektitiedosto, jonka avulla voidaan seurata projektien etenemistä ja toteutumista. Toiminnan järjestämiseksi muodostettavaa projektikoodia tulee käyttää kaikissa yhteyksissä. Kaikkien projektien alkuperäinen tositeaineisto säilytetään erillisenä kirjanpidossa. Tositteiden kopiot liitetään kaupungin normaalin tositeaineistoon. Mahdollista tarkastusta varten on kaikki hankeasiakirjat ja muu aineisto koottava yhteen paikkaan keskusarkistoon. Kirjanpitoon tulee toimittaa tarkastusta varten tiedot kaikista ulkopuolelle lähetetyistä tilityksistä. Pääsääntöisesti ennen tilityksen lähettämistä tehdyn tarkastuksen tarkoituksena on varmistua, että kaikki, myös laskennalliset tai kirjanpitokäytännön takia eri kausille kirjatut, kustannukset ovat oikean suuruisina tilityksissä. Tilikkeen pääkirjanpitäjät Vuokko Hirvonen ja Tuula Saloluoma toimivat projektiyhdyshenkilöinä Kiteen kaupungilla. Heihin on otettava yhteyttä projektin alkaessa ja päättyessä, jotta projektin taloudenhoidon käytännön järjestelyistä voidaan sopia. Projektien tilinpidollisen seurannan helpottamiseksi tulee projektien alkamisesta, seurannan vaatimuksista ja päättymisestä toimittaa tieto kirjanpitoon. Näin kirjanpito pystyy seuraamaan ja keräämään tietoja mahdollista muiden rahoittajien suorittamaa tarkastusta varten. Hankkeen arvonlisäverokäsittelystä on sovittava kirjanpitäjän kanssa. Arvonlisäkäsittelystä on pääsääntöisesti määräys rahoituspäätöksessä. YLEINEN HYVÄKSYMISOIKEUS, LASKUJEN TARKASTAMINEN SEKÄ PANKKI- TILIEN KÄYTTÖOIKEUS Ostolaskujen ja tulojen yleinen hyväksymisoikeus sekä pankkitilien käyttöoikeus on kaupunginjohtajalla, hallintojohtajalla ja talousjohtajalla. TILIKE - kuntatilitoimiston pääkirjanpitäjillä on oikeus hyväksyä ilmeisen virheellisen suorituksen palautus maksajalle.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 6 (15) TILIKE-kuntatilitoimiston tehtävänä on tarkistaa, että osto- ja myyntilaskut täyttävät vaadittavat määrämuodot. Laskun tulee täyttää seuraavat määrämuodot: Laskusta ilmenee laskun antamispäivä Laskussa on juokseva tunniste Lasku on osoitettu Kiteen kaupungille, (pelkkä toimintayksikön nimi ei riitä) Laskusta selviää myytyjen tuotannontekijöiden määrä ja luonne sekä toimituspäivä Laskussa on myyjän virallinen nimi tai kaupparekisteriin merkitty aputoiminimi ja y-tunnus Suoritettavan arvolisäveron määrä verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa Suoritettavan veron määrä Arvonlisäverottomuuden peruste Muutoslaskutuksessa viittaus aikaisempaan laskuun Laskuttaja on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos laskuun sisältyy alv:tä Onko laskuttaja merkitty ennakkoperintärekisteriin, jos laskuun sisältyy työsuoritusta tai vastaavaa palvelua Epätäydellisestä laskusta on pyydettävä korjattu uusi lasku laskuttajalta. Kaupungin puolesta ei ostolaskuun saa tehdä oma-aloitteisesti muutoksia, jos laskusta kirjataan arvolisäverovähennystä tai -palautusta. Alle 250 euron lasku on kuitenkin maksukelpoinen, jos se täyttää kevennettyjen laskumerkintöjen vaatimukset: Laskun antamispäivä Myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus) Myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain Laskuttajan y-tunnus, alv-velvollisuus ja ennakkoperintärekisterimerkintä tulee tarkastaa osoitteesta www.ytj.fi.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 7 (15) OSTOLASKUJEN KÄSITTELY Ostolaskujen sähköinen käsittely Ostolaskut käsitellään sähköisesti. Laskutusosoitteena käytetään TILIKEkuntatilitoimiston postilokero-osoitetta: Kiteen kaupunki PL 10 82501 KITEE Kaikki ostolaskut lukuun ottamatta ennakonpidätystä ja eläkemaksua edellyttäviä laskuja käsitellään sähköisessä muodossa. Jos laskuttajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, ensisijaisesti työpalvelun tilaajan tulee pyytää verokortti mieluimmin jo laskun mukana toimitettavaksi kuntatilitoimistoon. Myös kuntatilitoimistolla on oikeus pyytää tilaajan puolesta verokorttia, jos laskusta on tehtävä ennakonpidätys ja maksettava eläkemaksu. Jos henkilöyritystä ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, niin työtä sisältävät laskut maksetaan palkanlaskennan kautta. Kuntatilitoimistossa kaikki saapuneet laskut skannataan ja esikirjataan, jonka jälkeen ne lähetetään käsiteltäviksi hallintokunnille. Laskuihin tehdään tiliöintimerkinnät ja niihin liitetään tarvittavat liitteet ja merkinnät ja tavaran tai palvelun vastaan oton varmentava tarkastusmerkintä. Sähköisen hyväksynnän jälkeen lasku on valmis maksettavaksi. Kuntatilitoimiston ostoreskontra toimii laskukeskuksena, joka seuraa laskujen kiertoa ja hoitaa laskujen käsittelyn. Virheelliset laskut tai vain osittain hyväksyttävissä olevat laskut on palautettava laskukeskukseen. Ennen palautusta on toimittajan kanssa sovittava laskutuksen oikaisemisesta sekä hyvityslaskun toimittamisesta. Toimenpiteistä tulee tehdä merkintä laskuun. Laskukeskus hoitaa hyvityslaskujen käsittelyn, kun hyvitys vastaa kokonaisuudessaan alkuperäistä laskutusta. Ostolaskuihin liittyvät kauttalaskutukset sekä selvittelytilin kautta perittävät erät tiliöidään hallintokeskuksessa. Vasta tämän jälkeen lasku lähetetään hyväksyttäväksi, jolloin myös laskutusmääräys saa hyväksymisen. Verkkolaskutuksen aloitus Sähköisten ostolaskujen vastaanotto aloitetaan vuoden 2008 alkupuolella. Tarkemmat ohjeet käytännön toimenpiteistä informoidaan myöhemmin. Laskujen vastaanottomerkintä Laskuihin tulee tehdä vastaanotto/ -tarkastusmerkintä, jolla todetaan, että laskutus vastaa vastaanotettua tavaraa/ palvelua. Merkinnän voivat tehdä henkilöt, joilla on oikeus päättää tai valmistella hankintoja.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 8 (15) Laskujen hyväksyminen Arvonlisäverot Laskun hyväksyjän on tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, tositteessa on oikea tilimerkintä ja että menojen suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Laskun hyväksyjä vastaa tilimerkinnästä ja niiden muuttamisesta ulkoisen kirjanpidon tiliä lukuun ottamatta. Jos lasku ja hyväksyntä poikkeavat toisistaan, tulee laskuun merkitä poikkeuksen peruste sekä merkintä mahdollisesta yhteydenotosta laskuttajaan. Laskun ollessa virheellinen tulee laskuttajalta pyytää hyvityslasku ko. laskuun sekä uusi lasku. Hyvityslaskua odottava lasku palautetaan laskukeskukseen. Osittaiset hyvityslaskut ja kirjausvirheen oikaisusta johtuvat muistiotositteet tulee käsitellä samalla tavalla kuin varsinaiset laskutkin. Samassa laskussa tarkastajana ja hyväksyjänä ei voi olla sama henkilö. Yksiselitteisesti voimassa oleviin sopimuksiin tai päätöksiin perustuvat suoritukset voidaan hyväksyä myös tiliöijän tekemällä tarkastusmerkinnällä. Kukaan ei voi hyväksyä omia henkilökohtaisia laskujaan. Laskuissa, joissa on useita hyväksyjiä, voidaan käyttää keskitettyä hyväksymismenettelyä. Kuntalain muutos Kuntalain muutoksen mukaisesti kunnat laativat vuodelta 2008 konsernituloslaskelman, Kuntakonsernin muodostaa kunta tytäryhteisöineen. Konsernitilinpäätöstä laadittaessa eliminoidaan tuloslaskelman sisäiset tuotot ja kulut. Eliminointikirjausten onnistumiseksi ei Kiteen kaupunki enää voi maksaa jonkin tytäryhteisön tai kuntayhtymän puolesta ostolaskua ja laskuttaa sitä kauttalaskutuksena edelleen tytäryhteisöltä tai kuntayhtymältä, jossa Kitee jäsenenä. Liitteenä luettelo Kiteen kaupungin konsernirakenteen tytäryhteisöistä. Laskut kirjataan arvonlisäverottomina ja kirjaukseen liitetään oikea arvonlisäverokoodi. Tämän koodin avulla ostolaskujen kierrätysjärjestelmä muodostaa automaattisesti oikean kirjausrivin arvonlisäveron käsittelyä varten. Arvonlisäverokäsittelyn tulee perustua laskuun tai tositteeseen, jossa on selvitys arvonlisäverokannasta tai toiminnan arvonlisäverottomuudesta. Kunta tai kuntayhtymä saa 5 prosenttiyksikön laskennallisen palautuksen. Laskennallinen palautuksen tekeminen edellyttää, että myyjän lähettämässä laskussa on merkintä Veroton AVL 130a :ssä tarkoitettu myynti.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 9 (15) Palautusoikeus koskee myös kunnan omaa hallintoa varten tehtäviä hankintoja. Palautusta ei saada, jos toisena osapuolena on kunta tai kuntayhtymä tai korvaus perustuu työsuhteeseen. Yksityishenkilöille annetusta tuesta tai avustuksesta ei palatusta voi hakea, vaikka avustus olisikin käytetty verottoman palvelun hankkimiseen. LASKUTUS Laskutukseen tulee materiaali toimittaa kuukausittain, vaikka laskutettavaa olisikin vain vähän. Laskutusaineiston keräily on järjestettävä siten, että asia on jälkikäteen tarkastettavissa. Laskutusaineisto, myös hyvityslaskut, tulee merkitä hyväksymismerkinnällä. Kaupungin laskutus hoidetaan hajautetusti. Laskutusraja on 5 euroa. Tätä pienemmät suoritukset tulee kerätä käteissuorituksina taikka koota samalle asiakkaalle meneviä laskuja yhteen niin, että kokonaissumma ylittää ko. rajan. Vuoden lopussa on kuitenkin laskutettava kertynyt velka, vaikka se ei ylittäisikään 5 euron rajaa. Kirjanpidon seurannan tarkkuuden vuoksi tulee kalenterikuukausittain laskutettavien saatavien laskutus tehdä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä. Saapuvien maksujen kertymisen nopeuttamiseksi ja perinnästä aiheutuvien kulujen osittaiseksi kattamiseksi kaupunki perii 5 euron maksukehotusmaksun viivästyneestä suorituksesta. Maksukehotusmaksu peritään jokaisesta lähetetystä maksukehotuksesta. Yhtä laskua kohden kaupunki lähettää maksukehotuksen yhden kerran, jonka jälkeen saatava siirretään pakkoperintään. Asuntojen vuokrauksen osalta toisen maksukehotuksen sijasta lähetetään vuokralaiselle ilmoitus vuokrasopimuksen irtisanomisesta. Viivästyskoron laskutusraja on kaupungilla 5 euroa. Viivepäivien lukumäärä on seitsemän. Tätä lyhyemmältä ajalta kertyneitä viivästyskorkoja ei laskuteta. Viivästyskorot laskutetaan myös silloin, kun asiakkaan yhteenlasketut viivästyskorot ylittävät laskutusrajan. Maksukehotusmaksun perimisen yhteydessä peritään kuitenkin myös pienemmät viivästyskorot. Laskutusmääräyksestä tulee aina selvitä velallisen virallinen nimi ja osoite, yhteyshenkilö, velallisen henkilö- tai y-tunnus, laskun peruste ja tulokohta. Alaikäisten lasten osalta laskutuksen perusteena olevassa sitoumuksessa tulee olla huoltajan allekirjoitus. Kaupungin lähettämien laskujen tulee noudattaa laskujen määrämuodosta annettuja määräyksiä (ks. Ostolaskujen käsittely) Kiteen kaupunki käyttää laskutuksessaan pääsääntöisesti e-kirjettä. Laskutuksesta annetaan tarkempia määräyksiä erillisillä laskutusohjeilla.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 10 (15) TULOJEN TARKKAILU JA SAATAVIEN PERINTÄ Huomiota on kiinnitettävä myös siihen, että kaupungille kuuluvat tulot kertyvät oikein. Seurantaa varten kaikista tilityksistä ja maksatushakemuksista on toimitettava tieto myös kirjanpitoon. Samoin kuin oikeuteen jätetyistä vahingonkorvausvaatimuksista. Suoraan ulosottokelpoisten saatavien pakkoperintää käytetään aina, kun sen perintä ei ole ilmeisen turhaa. Haastehakemuksella ulosottokelpoiseksi haettavan saatavan tulee olla vähintään 25 euroa. Saatavat poistaa tileistä aina estetodistuksella tai jos velallinen on muuten todettu varattomaksi. Saatavan perintää voidaan kuitenkin jatkaa saatavan voimassaoloaikana, jos velallisen taloudellinen tilanne paranee. Talousjohtaja päättää kaikista alle 5.000 saatavien poistamisesta sekä yksityishenkiöiden velkajärjestelyihin liittyvistä asioista. Yhteisöjen saatavien poistosta päättää. VAHINGONKORVAUKSIEN KÄSITTELEMINEN Kaupungin varoista maksettavat vahingonkorvausasiat käsittelee talousjohtaja. Kaupungin vastuuvakuutuksen omavastuurajan ylittävissä korvausvaatimuksissa asian ratkaisee vakuutusyhtiö, muutoin asian ratkaisee talousjohtaja. Vahingonkorvausten maksaminen perustuu vahingonkorvausvelvollisuuteen. Vahingonkorvaushakemukseen tulee aina liittää vahinkoilmoitus, jonka perusteella voidaan arvioida vahinkoon liittyvä tuottamus. KASSATOIMINNAT Kaupungin käteiskassojen pääkassana toimii hallintokeskuksen kassa, johon alikassojen tulee tehdä tilitykset. Lisäksi varsinaisina kassoina toimivat. Kansalaisopiston kassa Kirjaston kassa Keskuskeittiön kassat Kaatopaikan kassa VesPelin kassa Kassat tulee tilittää aina kuukauden viimeisenä päivänä tai, kun kassa ylittää 500 euron rajan. Kaupungin kassanhallinnan tavoitteena on vaikuttaa rahoituksen riittävyyteen ja rahoituksen kannattavuuteen sekä minimoida vieraan pääoman kuluja. Maksuvalmiuden seurantaa toteutetaan taloushallinnon päivittäisten toimintojen yhteydessä. Investoinneista ja suurista hankinnoista tulee toimittaa tieto taloushallinnolle. Maksuvalmiuden kehittymisestä annetaan kaupunginhallitukselle ja valtuustolle tarvittaessa tietoja.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 11 (15) HANKINNAT Kaupungin kaikissa hankinnoissa on noudatettava julkisista hankinnoista annettuja säädöksiä. On otettava huomioon, että hankintalaki uudistui 1.6.2007. Tämä vaikuttaa mm. kansallisten ja EU-kynnysarvojen määräytymiseen. Kansalliset kynnysarvot määrittyvät seuraavasti: 1. Tavara- ja palveluhankinnat, suunnittelukilpailut, palveluja koskevat käyttöoikeussopimukset: hankinnan ennakoitu arvo alle 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa. 2. Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut sekä julkiset työvoimapalvelut, joita hankitaan yhteishankintana työnantajan kanssa: ennakoitu arvo alle 50 000 euroa ilman arvonlisäveroa. 3. Rakennusurakat ja käyttöoikeusurakat, jos hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa alle 100 000 euroa. Hankinnan ennakoidun arvon laskentaperusteena käytetään pääsääntöisesti suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. (kts. L julkisista hankinnoista 17 ) Hankinnoissa käytettävän menettelyn tulee perustua lakiin julkisista hankinnoista. Hankintamenettelyn valinnasta säädetään tarkemmin ko. lain 24 :ssä. Hankinnassa on käytettävä avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä, suorahankintaa, kilpailullista neuvottelumenettelyä ja puitejärjestelyä voidaan käyttää lain 24 :ssä säädetyin edellytyksin. Yleisenä periaatteena kehotetaan toimielimiä suorittamaan hankinta avoimella tai rajoitetulla menettelyllä, jolloin hinta- ja laatuvertailu tehostuu. Uuden hankintalain mukaisesti ilmoitusvelvollisuus täsmentyy. Hankintayksikön on toimitettava julkaistavaksi ennakkoilmoitus ja hankintailmoitus, suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus sekä jälki-ilmoitus. Käyttöön on otettu sivusto www.hankintailmoitukset.fi. Myös hankintojen määräajat ovat täsmentyneet. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat jäävät uuden hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö hankintoja kilpailutettaisi. Näiden hankintojen osalta säädökset ovat vapaammat, ja hankintayksikkö voi vapaammin määritellä menettelyn ja perusteet joilla hankinta toteutetaan. Edelleen hallintolain ja kuntalain tasapuolisuus- ja avoimuusvelvoitteet sekä menettelytapavelvoitteet koskevat myös hankintoja, jotka alittavat kansallisen kynnysarvon. Hankintoja ei voi jakaa tai yhdistellä keinotekoisesti niin, että hankintojen kynnysarvot ylittyvät tai alittuvat. Pienhankinnoissa on noudatettava Kiteen kaupunginhallituksen hyväksymiä pienhankintaohjeita. Pienhankintarajaksi asetetaan kaikille hallintokunnille 3000 euroa. Tämän summan alittavalta osalta tavara voidaan hankkia joko ilman kilpailutusta tai kevyellä kilpailutuksella, ja tilaus tulee hyväksytyksi toimialajohtajan tai tulosalueen esimiehen laskun hyväksymismerkinnällä. Arvoltaan 3000-15 000 euron hankinnoista on tehtävä viranhaltijapäätös ja hankintamenettelyn toteuttamisessa on noudatettava tarkoituksenmukaisuusharkintaa. Johtavien viranhaltijoiden hankintavaltuudet täsmennetään hallintokuntien käyttösuunnitelmissa.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 12 (15) Hankinnoissa tulee pyrkiä mahdollisimman suureen keskitykseen eri hallinnonalojen välillä. Hankintarengasta on hyödynnettävä aina kun se on kaupungin kannalta edullista. Hankintarenkaassa yhdyshenkilöinä: Reima Perho, atk-hankinnat Eila Ketolainen, elintarvikkeet Eija Pennanen, toimistotarvikkeet Jaana Kuittinen, siivoustarvikkeet Riitta Väistö, sosiaalialan tarvikkeisto INVESTOINNIT JA KALUSTOHANKINNAT Investointiosaan merkitään 8.400 ylittävät hankinnat ja rakentamiskustannukset. Investointiosaan merkityistä hankinnoista tehdään suunnitelman mukaiset poistot. Rajan alittavat hankinnat merkitään käyttötalouteen kertamenona. Investoinnit kirjataan suoraan tasetileille palkkoja ja sisäisiä eriä lukuun ottamatta, jotka kirjataan tuloslaskelmatilien kautta. Investoinnit, jotka toteutuvat kahden tai useamman talousarvio- ja kalenterivuoden aikana kirjataan aina keskeneräisten hankintojen 1195 -tilille. Poiston alaisen käyttöomaisuuden lisäksi käyttöomaisuuskirjanpidossa pidetään yllä irtaimistorekisteriä. Irtaimistorekisteriin merkitään se kalusto, jonka hankintahinta jää alle pienhankintarajan, mutta jonka taloudellinen käyttöikä on yli kolme vuotta ja arvo yli 500. Hinnasta riippumatta edelleen merkitään irtaimistorekisteriin taide-esineet ja tietojenkäsittelylaitteet. Tietojenkäsittelylaitteista tulee ylläpitohenkilöstön pitää erillistä luetteloa, jonka avulla voidaan seurata eri toimipisteiden välillä siirrettyjä laitteita. Kalustoon ja muihin esineisiin (esim. kirjat) tulee hankinta-arvosta riippumatta merkitä omistajatieto (KITEEN KAUPUNKI) kaivertamalla, tarralla, leimalla taikka muulla tarkoituksenmukaisella tavalla. VIRKOJEN JA TOIMIEN MUUTOKSET SEKÄ TÄYTTÖLUPAMENETTELY Talousarvion yhteydessä hyväksytyistä virkojen ja toimien muutoksista tulee toimivaltaisen viranomaisen tehdä erilliset täytäntöönpanopäätökset. Päätöksistä tulee toimittaa ote arkistonhoitajalle ja palkanlaskentaan. Virkojen ja työsuhteiden täyttäminen yli 3 kk:n ajaksi edellyttää hallintosäännön mukaisesti myöntämää täyttölupaa, jonka kaupunginjohtaja voi myöntää toimialajohtajan ehdotuksesta. Täyttölupamenettely ei koske alle vuoden kestävää työvoimahallinnon työllistämistuella työllistämistä.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 13 (15) EDUSTAMINEN JA HUOMIONOSOITUKSET Tavanomainen edustaminen ja huomionosoitukset sisältyvät tulosalueiden määrärahoihin. Kaupungin yleistä edustamista varten kaupunginhallituksella on erillinen määräraha, jonka käytöstä päättää kaupunginjohtaja. Alv-palautuskelvottomina edustusmenoina ei saa käsitellä tavanomaisia työhön tai kaupungin henkilöstöön liittyviä kuluja. Edustuskuluja ovat yleensä ennalta yksilöityyn henkilöpiiriin kohdistuva vieraanvaraisuus tai huomaavaisuus, jolla pyritään luomaan uusia tai parantamaan vanhoja liikesuhteita. ELÄKEMAKSUJEN KÄSITTELY Valtiokonttorin ilmoittama vanhempien opettajien VaEL-eläkemaksun keskimääräinen maksu on 22,07 % palkkasummasta. KuEL eläkemaksu jakaantuu kolmeen osaan: - palkkaperusteiseen maksuun, joka on 16,0 % palkkasummasta - varhaiseläkemenoperusteiseen eläkemaksuun (varhe) ja - eläkemenoperusteiseen maksuun Varhaiseläkemenoperusteinen maksu otettiin käyttöön vuonna 2006 ja se korvaa aiemman omavastuukäsittelyn varhaiseläkkeiden osalta. Työnantajan vastuulla olevat eläkemeno- ja varhaiseläkemenoperusteiset maksut ovat keskimäärin 6,7 % ja 1,1 % palkoista. Eläkemenoperusteista maksua peritään ennen 1.1.2005 kerätyn eläketurvan mukaisten eläkkeiden maksamiseen. Tällä maksulla ei enää ole yhteyttä palkkasummaan, jonka vuoksi KEVA suosittelee maksun kirjattavaksi erillisenä eläkemaksuna. Eläkemenoperusteiseen maksuun luetaan kaikki henkilökohtaisten eläkeiän mukaan määräytyneet kulut. Peruskunta on vastuussa omien toimintojen lisäksi myös lakkautuneiden kuntayhtymien eläkemenoperusteisesta maksusta. Vuonna 2006 eläkemaksut peritään palkkaperusteisena: - KuEL 16,0 % - VaEL 22,07 % (arvio) Edellä mainittuihin eläkemaksuprosentteihin lisätään kulloinenkin työntekijän eläkemaksu (4,1 % tai 5,2 %). KuEL eläkemenoperusteinen eläkemaksu kirjataan kunnan maksamiin eläkkeisiin kuntien eläkevakuutuksen toimittaman luettelon mukaisesti. Kustannus kohdennetaan sen toimialan tulosalueeseen, josta henkilö on jäänyt eläkkeelle. Lakkautuneiden toimialojen henkilöiden eläkemaksut kirjataan kaupunginhallituksen kuluksi. Siltä osin, kun eläkkeensaajan toimiala on epäselvä, kulut kirjataan henkilöstöhallinnon kuluksi ja jaetaan jatkossa henkilöstöhallinnon yleiskustannuksina edelleen.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 14 (15) TYÖLLISTÄMISMÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖ JA PALKKATUKIEN KÄSITTELY V. 2006 voimaan tulleen työmarkkinatukiuudistuksen mukaisesti vastuu työmarkkinatuesta jaetaan valtion ja kuntien kesken. Kun henkilölle on maksettu työmarkkinatukea yli 500 työttömyyspäivältä, työttömyyden aikaisen työmarkkinatuen rahoittavat valtio ja kunta puoliksi. Em. syystä, hallintokuntien tulee työllistää palkkatuella ensisijassa niitä työttömiä, jotka kuuluvat kaupungin rahoitusvastuulle. V. 2008 talousarvioon on varattu järjestöjen palkkatukityöllistämistä tukevaa ns. kaupunkilisää 15 henkilölle. Kaupunkilisää maksetaan enintään 20 /työpäivä/henkilö. Kaupunkilisää varataan Maaseudun Kehittämisyhdistys Keski-Karjalan Jetina ry:n v. 2006-2007 hallinnoimassa Uraa Uurtamassa - hankkeessa mukana olleiden henkilöiden 12 kuukauden palkkatukijakson loppuun viemiseen. Palkkausta tuetaan yhteensä 12 kuukautta eli niin kauan kun he ovat oikeutettuja korkeimpaan korotettuun palkkatukeen. Loppuosa kaupunkilisästä jaetaan järjestöille tarpeen mukaan siten, että ensi kertaa tukea hakevat ovat kaupunkilisää jaettaessa ensi sijalla. V. 2007 aloitettuja työsuhteita tuetaan pääsääntöisesti yhteensä 12 kuukautta. Työnantajapalvelun ostamista jatketaan nykyiseltä palvelun tuottajalta entiseen tapaan. Työttömien ruokailun tukemiseksi on jo usean vuoden ajan palkattu yksi henkilö palkkatuella kaupungin työsuhteeseen. Tästä menettelystä luovutaan. Kansankahvila Kirsikan keittiötyöntekijän palkkaamista tuetaan kuitenkin edelleen. Tuen maksatus hoidetaan kaupunkilisän tapaan. Tuen maksamisesta tehdään Kiteen Vapaat Puurtajat ry:n kanssa erillinen sopimus. Yli 54-vuotiaiden ja alle 2.000 euroa kuukaudessa ansaitsevien osalta voidaan jättää osa ennakonpidätyksestä tilittämättä verottajalle. Työllistämistuella palkattujen osalta ei matalapalkkatukea voi saada. Kun matalapalkkatuki kohdistuu täyden valtionkorvauksen toimialalle, kirjataan tuki samalle kustannuspaikalle. Muissa tapauksissa matalapalkkatuki kirjataan henkilöstöhallinnon tuloksi. PALKKIOT JA KORVAUKSET Kokouspalkkiot ja ansionmenetyskorvaukset Kokouspalkkiot ja ansiomenetyskorvaukset määräytyvät valtuuston hyväksymän palkkiosäännön ja virkaehtosopimusten määräysten mukaan. Kokouspalkkiot maksetaan neljännesvuosittain kauden toiseksi viimeisenä pankkipäivänä. Ansionmenetyskorvaukset maksetaan kuukausittain. Toimielimien sihteerien tulee huolehtia siitä, että muulloin kuin neljännesvuosittain maksettavista ansionmenetyskorvauksista on tieto palkanlaskennassa.
KITEEN KAUPUNKI TALOUSARVIO 2008 15 (15) Kulukorvaukset Matkapuhelimet Kulukorvaukset tulee laskuttaa viimeistään kahden kuukauden kuluessa mieluimmin kalenterikuukausittain. Matkakustannusten korvaukset maksetaan palkanlaskennan kautta hyväksyntää seuraavan säännönmukaisen palkanmaksun yhteydessä. Luottamustoimielimien kokousmatkat korvataan annettujen tietojen perusteella automaattisesti. Muut kulukorvaukset tulee laskuttaa erikseen. Työ- ja virkamatkalla tulee käyttää edullisinta matkustusmuotoa. Matkaliput ja muut tositteet tulee liittää matkalaskuun alv-palautuksen hakemista varten. Matkakorvausta alennetaan 8 %, jos tositetta ei ole esittää, mutta kulusta on muutoin kiistaton selvitys. Käyttökorvausten (paikkalippu, pysäköintimaksu) korvaaminen edellyttää aina tositetta. Korvaus oman auton käytöstä on 1.1.2008 lukien 44 snt/km. Muut korvaukset löytyvät kunnallisen työmarkkinalaitoksen sivuilta www.kuntatyonantajat.fi ja verohallinnon sivuilta www.vero.fi. Kaupungin maksamien lentojen kerryttämät henkilökohtaiset bonukset ovat kaupungin omaisuutta ja ne tulee käyttää työ- ja virkamatkoihin. Matkapuhelimissa on kaksi korvausluokkaa. 1. Työntekijät ja viranhaltijat, joilta edellytetään työpuheluja ja saavutettavuutta myös vapaa-aikana Näille työntekijöille ja viranhaltijoille kaupunki antaa puhelinedun, josta luontaisetuarvona lisätään palkkaan verohallituksen vahvistama luontoisetu (20 ) kuukaudessa. Luontaisetumatkapuhelimeen oikeutettuja ovat: johtoryhmän jäsenet atk-suunnittelijat rehtorit koti- ja asumispalvelujen johtaja kuntatekniikan päällikkö kiinteistöpäällikkö rakennuttamispäällikkö 2. Työntekijät ja viranhaltijat, jotka kantavat kaupungin matkapuhelinta vain työaikana ja soittavat satunnaisesti yksityispuheluja Työntekijöiltä ja viranhaltijoilta, jotka sitoutuvat käyttämää kaupungin matkapuhelinta vain työpuheluihin ja säilyttävät puhelimen vapaaaikanaan pääsääntöisesti työpaikalla peritään satunnaisista yksityispuheluista vain puhelumaksukorvaus. Yksityispuheluja varten on olemassa ns. tuplakortti. Matkapuhelinliittymät luetteloidaan keskitetysti hallintokeskuksessa, jonne myös hallinnan muutoksesta on ilmoitettava. Matkapuhelimien liittymämuutokset ja hankinnat hoidetaan operaattoriin päin hallintokeskuksesta. Toimialapäälliköiden on valvottava alaistensa tarkoituksenmukaista matkapuhelinten käyttöä ja tarvittaessa puututtava siihen.