Nro 7/2017 9.6.2017 1 Kokoustiedot SOTE- ja maakuntauudistuksen virkamiesryhmän kokous Kokousaika pe 9.6.2017 klo 9.00-11.10 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto, maakuntasali Käsiteltävät asiat Asia Sivu 78 Kokouksen avaus... 3 79 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen... 4 80 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus... 5 81 II-vaiheen järjestelmävalinnat... 6 82 Ehdotus monialaisen maakunnan perustamisesta -raportti... 7 83 Muutosviestintä... 8 84 SOTEMAKU -johtoryhmässä käsiteltävät asiat... 9 85 VATE:ssa käsiteltävät asiat... 10 86 Kokouskalenteri... 11 87 Muut asiat... 12 88 Kokouksen päättäminen... 13
Nro 7/2017 9.6.2017 2 Kokousaika pe 9.6.2017 klo 9.00-11.10 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto, maakuntasali Osallistujat Etelä-Pohjanmaan liitto Peltola Asko, maakuntajohtaja ELY-keskus Soininen Mika, ylijohtaja Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Pihlajamäki Jaakko, johtaja Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Nummi Jouni, johtaja Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Tuohimaa-Kari Leena, johtaja, varalla Jari Linna Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Setälä Harri, pelastusjohtaja (poistui 11.05) Lapuan kaupunki Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Järvi-Pohjanmaan perusturva Seinäjoki Aro Piia, perusturvajohtaja Nuuttila Kari, liikelaitoskuntayhtymän johtaja Penninkangas Tanja, peruspalvelujohtaja Ranta Raija, kansliapäällikkötoimialajohtaja (poistui 10.47) Ridanpää Hannele, kuntayhtymän johtaja JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Nurmi Maria-Liisa, kuntayhtymän johtaja Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Henkilöstöjärjestöjen edustaja Maunuksela Vesa, pääluottamusmies (TEHY), varalla Pasi Ruuttila (JUKO) SOTE-johtajien varajäsenet Ilmajoki Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Esittelijät Etelä-Pohjanmaan sote-projekti Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan liitto Luoto Tytti, sosiaalijohtaja Perkkalainen Antti, kuntayhtymän johtaja (poistui 11.05) Jokiranta Harri, projektinjohtaja Seppelvirta Heli, muutosjohtaja Sorvettula Johanna, konsernimuutosjohtaja Sihteeri Käsiteltävät asiat Timo Takala 78-88 :t Allekirjoitukset Asko Peltola puheenjohtaja Timo Takala sihteeri
Nro 7/2017 9.6.2017 3 78 Kokouksen avaus Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin esityslista.
Nro 7/2017 9.6.2017 4 79 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse. (Liite 1) Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
Nro 7/2017 9.6.2017 5 80 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus Käydään keskustelu ajankohtaisesta valmistelutilanteesta ja merkitään tilannekatsaus tiedoksi. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi.
Nro 7/2017 9.6.2017 6 81 II-vaiheen järjestelmävalinnat Strategiset tukipalvelut päätyöryhmä 18.5.2017 Ehdotus II-vaiheen valittavista järjestelmistä tehdään kokouksessa työryhmien esitysten pohjalta. Muutosjohtaja Johanna Sorvettula esitteli valintaehdotukset. Ehdotukset ja niiden perustelut ovat liitteenä 2 olevassa diaesityksessä. Käsittely: Henkilöstöryhmän edustajan esityksen perusteella keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti esittää henkilöstöjärjestelmän valinnan palauttaminen valmisteluun. Perusteluina esitettiin muun muassa, että aikaisemmin valittuun järjestelmään ei voida sähköisesti konvertoida muista järjestelmistä tietoja ja järjestelmä on teknisiltä ominaisuuksiltaan muutoinkin vanhanaikainen. Henkilöstötiedot tulee voida saattaa nykyisistä järjestelmistä valittavaan henkilöstötietojärjestelmään sähköisesti ja sujuvasti, siirron tulee toimia. Maakunnan vaihtoehtona on Kaksineuvoisen maakunnalle jo kilpailuttaman järjestelmä. Vertailu tuodaan kesäkuun kokoukseen ja asia päätetään uudelleen. Päätettiin valita II-vaiheen järjestelmät esityksen perusteella ja päätettiin palauttaa henkilöstöjärjestelmä uudelleen valmisteluun ja päätettäväksi. ******************************************************************************************************* VM 9.6.2017 Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
7 82 Ehdotus monialaisen maakunnan perustamisesta -raportti SOTE- ja maakuntauudistuksen esivalmisteluvaihe lähenee loppua. Esivalmisteluvaiheessa on luotu edellytyksiä tehtävien ja omaisuuden siirtämiselle uudelle Etelä-Pohjanmaan maakunnalle ja sen toiminnan käynnistämiselle. Esivalmisteluvaiheen aikana on tuotettu tietoa uuteen maakuntaan siirtyvien tehtävien nykytilanteesta sekä rakennettu näkemyksiä eri toimintojen organisoitumisesta ja toimintamalleista uudessa maakunnassa. Jatkovalmistelun kannalta olennaisimmat asiat on koottu Ehdotus monialaisen maakunnan perustamisesta -raporttiin, joka toimii jatkovalmistelun pohjana. Kukin työryhmä on tuottanut oman yksityiskohtaisen raportin ja tiivistelmän, jotka ovat myös nähtävillä 22.6.2017 jälkeen osoitteessa https://ep2019.fi/ Raportin strategisten tukipalveluiden ja aluekehityskokonaisuuden osiot käsitellään kokouksessa 9.6.2017. SOTE -osio käsitellään kokouksessa 12.6.2017. Merkitään tiedoksi. Todetaan, että valmistelulle annetaan mahdollisuus täydentää raporttia johtoryhmän käsittelyä varten. Todetaan, että raportti toimii jatkovalmistelun pohjana. Viedään raportti edelleen johtoryhmän käsittelyyn. Käytiin evästyskeskustelu Johanna Sorvettulan ja Heli Seppelvirran alustusten pohjalta ja sovittiin pienistä tarkennuksista raporttiin. Merkittiin tiedoksi ehdotuksen reunaehtojen mukaisesti sekä kiiteltiin työryhmiä monipuolisesta ja hyvästä työstä. Viedään raportti edelleen johtoryhmän käsittelyyn.
8 83 Muutosviestintä www.ep2019.fi-sivuston uudistuksen sisältösuunnittelua on viety eteenpäin viestinnän ja osallisuuden asiantuntijoista koostuvassa ryhmässä. Aikataulutavoitteena on toteuttaa rakenneja sisältösuunnitelma kesäkuun aikana ja varsinainen uudistustyö mainostoimiston kanssa yhteistyössä elokuun aikana. Uudistuksen tarkoituksena on saada sivusto vastaamaan nykyiseen valmistelutilanteeseen muun muassa yhdistämällä sivusto (sote/maku) yhdeksi kokonaisuudeksi. Lisäksi tavoitteena on parantaa sivuston rakennetta ja tehostaa sosiaalisen median vuoropuhelua sivuston kanssa. 11.5. järjestetyn sotemaku-yleisötilaisuuden taltiointi on julkaistu, ja se löytyy mm. osoitteesta ep2019.fi (ajankohtaista/uutiset). Taltiointia suositellaan esitettäväksi esim. muutoksessa mukana olevien organisaatioiden henkilöstöpalavereissa. Viestintäryhmä laatii sisäisen viestinnän suosituksen, joka on ohje muutoksessa mukana oleville organisaatioille siitä, miten sotemaku-viestintään liittyviä tärkeitä sisältöjä voitaisiin tehokkaasti viestiä henkilöstölle. Vastuuvalmistelijoiden tehtävien hakuilmoituksen jakelussa on raportoitu olleen ongelmia joidenkin organisaatioiden sisällä, ja suosituksella pyritään edistämään sitä, että viestit menisivät perille nykyistä paremmin. Ryhmien puheenjohtajille on laadittu sähköinen kysely SharePointin käytöstä. Kyselyllä kartoitetaan kokemuksia työtilan käytöstä sekä sitä, miten laajasti se on ollut eri ryhmillä käytössä. Kysely laitetaan eteenpäin tällä viikolla. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
9 84 SOTEMAKU -johtoryhmässä käsiteltävät asiat SOTEMAKU -johtoryhmän seuraavaan kokoukseen 22.6.2017 viedään seuraavia asioita: - SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus, tiedoksi - II-vaiheen järjestelmävalinnat, tiedoksi - Ehdotus monialaisen maakunnan perustamisesta -raportti, tiedoksi - Muutosviestintä, tiedoksi Käydään keskustelu johtoryhmän asialistasta ja annetaan valmistelulle mahdollisuus täydentää johtoryhmän asialistaa. Merkitään tiedoksi. Käytiin keskustelu ja lisättiin asialistalle yhtiörakennetta koskevan valmistelun tilannekatsaus. Merkittiin tiedoksi.
10 85 VATE:ssa käsiteltävät asiat Väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) ensimmäinen kokous pidetään 15.6.2017. Kokoukseen viedään seuraavia asioita: - VATEn järjestäytyminen, päätös - Valmisteluvastaavien ehdollinen valinta, päätös - Ehdotus monialaisen maakunnan perustamisesta -raportti, tiedoksi - Muutosviestintä, tiedoksi Käydään keskustelu ensimmäisen VATEn asialistasta ja annetaan valmistelulle mahdollisuus täydentää VATEn asialistaa. Merkitään tiedoksi. Käytiin keskustelu ja lisättiin asialistalle yhtiörakennetta koskevan valmistelun tilannekatsaus. Merkittiin tiedoksi. Lisäksi todettiin, että VATEn ensimmäisessä kokouksessa esittelystä vastaavat muutosjohtajat Harri Jokiranta, Heli Seppelvirta ja Johanna Sorvettula.
11 86 Kokouskalenteri Esivalmisteluvaiheen kokouskalenteri tiedoksi. Virkamiesryhmä SOTE-maku jory Lokakuu ma 10.10 klo 8 ti 25.10 klo 10 Joulukuu pe 2.12 klo 9 ma 12.12 klo 13 Helmikuu to 26.1 klo 9 pe 10.2 klo 9 Maaliskuu ma 6.3 klo 9 pe 17.3 klo 13 Huhtikuu ma 10.4 klo 9 ke 19.4 klo 14.30 pe 21.4.klo 13 Toukokuu ma 8.5 klo 15 ti 16.5 klo 14.30 pe 19.5 klo 13 pe 9.6 klo 9 Kesäkuu ma 12.6 klo 16 to 22.6.klo 9 Merkittiin tiedoksi väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) ja SOTEMAKU-johtoryhmän kokouskalenteriehdotus: Väliaikainen valmistelutoimielin VATE SOTE-maku jory Kesäkuu to 15.6.2017 klo 10 to 22.6.2017 klo 9 Elokuu ke 9.8.2017 klo 9 pe 18.8.2017 klo 13 ti 22.8.2017 klo 9 Syyskuu ti 12.9.2017 klo 9 ke 20.9.2017 klo 8.30 arvotyöpaja ke 20.9.2017 klo 8.30 arvotyöpaja ti 26.9.2017 klo 9 ti 26.9.2017 klo 13 Lokakuu to 12.10.2017 klo 9 ti 24.10.2017 klo 9 ti 31.10.2017 klo 9 Marraskuu ti 14.11.2017 klo 9 pe 24.11.2017 klo 9 ti 28.11.2017 klo 9 Joulukuu ma 11.12.2017 klo 9 ke 20.12.2017 klo 9 Tammikuu ti 9.1.2018 klo 9 pe 19.1.2018 klo 9 ti 23.1.2018 klo 9 Helmikuu ti 6.2.2018 klo 9 pe 16.2.2018 klo 9 ti 20.2.2018 klo 9 Maaliskuu ti 6.3.2018 klo 9 Lisäksi sovittiin, että syksyksi selvitetään yhteistä koulutusta vastuuvalmistelijoille ja VATEn jäsenille.
12 87 Muut asiat 17.8.2017 järjestetään esivalmisteluun osallistuneille iltapäiväkahvit. Tarkemmista yksityiskohdista tiedotetaan myöhemmin. Todettiin, että seuraavassa virkamiesryhmän kokouksessa 12.6. keskustellaan myös väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) ja SOTEMAKU-johtoryhmän rooleja ja keskinäistä vuorovaikutusta koskevista kysymyksistä.
13 88 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 11.10.