ERP järjestelmät. Mitä, miksi ja kuinka? Parhaita käytäntöjä. Kevät 2017 Lauri Tapola
Vanha liiketoimintamalli organisaation toiminta osastoperustaista. Lopputuote Raaka-aine Kaikilla funktioilla omat sovellukset.
Uusi liiketoimintamalli, lisäarvon luominen asiakkaalle koko yrityksen yhteisten prosessien avulla. Visio Strategia Business tarve Asiakkaan tarve service1 service2 service3 service4 Asiakkaan lisäarvo Tukiprosessit
Haaste perinteisillä järjestelmillä: Paljon järjestelmien välisiä liityntöjä. interface Asiakkaan tarve Sales service1 R&D s Plan Sourcing Product service2 service3 service4 Warehouse Asiakkaan lisäarvo Tukiprosessit
Ratkaisu: ERP-järjestelmä. Yrityksen kaikki data yhdessä järjestelmässä. interface Asiakkaan tarve ERP service1 Sales R&D s Plan Sourcing Production Warehouse service2 service3 service4 Asiakkaan lisäarvo Tukiprosessit
Common database ERP System
Käytännössä ideaalitilanne harvemmin toteutuu. ERP ei tarjoa parasta ratkaisua kaikkiin prosesseihin, ainakaan toistaiseksi. ERP on kuitenkin hyvä isäntä master-järjestelmä. interface ERP Sales R&D s Sourcing Warehouse Asiakkaan tarve service1 Plan Production service2 service3 service4 Asiakkaan lisäarvo Tukiprosessit
ERP-järjestelmän toteutus on vaativa projekti. Varmista, että onnistut ainakin näissä. 1. Data 2. Prosessit 3. Design 4. Testaaminen 5. Dokumentaatio 6. Resurssit
1. Data miksi? Data liittyy kaikkeen yrityksen toimintaan Tuotanto, ostot, myynti Kirjanpito Analysointi, raportointi ERP-järjestelmän nk. masterdata koostuu eri yksiköiden ja osa-alueiden datasta Tuotteet, toimittajat, asiakkaat, sisäiset asiakkaat Kirjanpitodata: kustannusten kirjaaminen, tilikartat Raportointi/ seuranta: datan ryhmittely, hierarkiat Datan laatu vaikuttaa sen hyödyntämismahdollisuuksiin Yhtenäisyys = saman luokan asioista yhtä paljon tietoa Monipuolisuus/ rikkaus = mahdollisimman paljon tietoa yks. asioista
1. Data miten? Kriittistä on määritellä ja dokumentoida käytettävän datan muoto ja syvyys, sekä huolehtia dokumentaation jakamisesta. Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa voidaan olemassa olevaa dataa joutua muokkaamaan: siivoamaan, yhdenmukaistamaan, rikastamaan Tätä voidaan tehdä myös myöhemmin (tuotannossa), mutta se on huomattavasti vaikeampaa ja riskialttiimpaa.
2. Prosessit miksi? On tärkeää miettiä, miten ja minkälaisten prosessien avulla yritys haluaa toimintaansa ohjata. Hyvin suunnitellut prosessit paitsi lisäävät yrityksen tehokkuutta myös vähentävät muutostarpeita matkan varrella. Läpi yrityksen yhtenäiset ja selkeät prosessit helpottavat yrityksen toiminnan ymmärtämistä yli toimintojen ja yksiköiden rajojen.
2. Prosessit miten? Kartoitetaan ja analysoidaan olemassa olevat liiketoimintaprosessit. Tarkastellaan niitä kriittisesti tarpeellisuuden ja tehokkuuden näkökulmasta ajatellen sitä, mitkä ovat yrityksen tavoitteet ja tahtotilat tulevaisuudessa. Peilataan prosesseja valitun ERP-järjestelmän toiminnallisuuksiin, ja punnitaan vaihtoehtoja: Prosessin muuttaminen järjestelmän mukaiseksi Järjestelmän muuttaminen halutun prosessin mukaiseksi. Määritellään ja dokumentoidaan tulevat prosessit. Validoidaan prosessit kaikkien tarvittavien osapuolten kesken!
3. Design miksi? Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty jopa enemmänkin. Kun tarvittavat toiminnallisuudet ja ominaisuudet on valittu huolella, ja niiden logiikka on suunniteltu riittävän tarkasti, vältytään yllätyksiltä toteutusvaiheessa. Kyseenalaista toiminnallisuuksien sisältö/stepit suunnitteluvaiheessa! Nälkä kasvaa syödessä: matkan varrella on helppo innostua lisäämään järjestelmään kaikenlaista. Kun suunnittelutyö on tehty ajatuksella, voidaan pitäytyä siinä ja luottaa siihen, että ratkaisu on riittävä ja tarkoitusta palveleva. Suunnitteluvaiheessa voidaan tehdä myös roadmap: millä ominaisuuksilla voidaan aloittaa ja mitä lisätään (tarvittaessa) myöhemmin.
3. Design miten? Pyritään tekemään ratkaisusta mahdollisimman yksinkertainen. Vältetään liiallista modifiointia ja räätälöintiä Vaikeampi ylläpitää ja päivittää Standardiominaisuudet on testattu jo moneen kertaan käytännössä On tärkeää varmistaa, että järjestelmää kehitettäessä ei tehdä valintoja, jotka voivat rajoittaa myöhemmin käyttöönotettavia toiminnallisuuksia. Tehdään suunnittelu yhteistyössä relevanttien osapuolten kanssa: Tekniset konsultit Liiketoiminnan edustajat/asiantuntijat Kirjanpito
4. Testaaminen miksi? Testaamisella varmistetaan, että Järjestelmä ja/tai sen osat toimivat määritellyn mukaisesti Järjestelmässä tai sen osassa ei ole teknisiä virheitä ERP-järjestelmä tulee testata paitsi oman toimintansa osalta, myös suhteessa siihen liittyviin muihin järjestelmiin, esim: CRM-järjestelmät (asiakkuudenhallinta) Kulujenhallinta- & laskutusjärjestelmät Verkkokaupat Ulkopuoliset raportointijärjestelmät Järjestelmää tai toiminnallisuutta ei tule hyväksyä keskeneräisenä, vaikka aina tulee kiire. Käyttöönoton hetkellä asioiden tulee olla valmiita.
4. Testaaminen miten? Varataan testaamiseen riittävästi (=paljon) aikaa ja resursseja Testaamisella pyritään löytämään toimintavirheet tai prosessin kuopat, ei ainoastaan kokeilemaan toiminnallisuuksia. Testataan riittävän laajalla materiaalilla/aineistolla ja tuotannon kaltaisilla asetuksilla ja oikeilla liitännöillä. Testaus tehdään monipuolisesti ja mielellään useamman testaajan toimesta Testiympäristöt, testiskenaariot, testidata, ääritapaukset Aina uusia ominaisuuksia lisättäessä tai korjauksia tehtäessä tulee tehdä huolellinen testaus, myös tuotantovaiheessa!
5. Dokumentaatio miksi? Järjestelmän osalta tulee dokumentoida kaikkea mahdollista, esimerkiksi määrittely (erityisen tärkeä!), tekemiseen liittyvät sovitut asiat ja käytännöt, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Ihmiset vaihtuvat ja unohtavat asioita dokumentit säilyvät. ERP-järjestelmä käyttäjineen on useimmiten massiivinen systeemi, joten yksityiskohtia ja muistettavia asioita on paljon Dokumentointi helpottaa käytännön tekemistä ja auttaa epäselvissä tilanteissa. Määrittelydokumentit ovat pohja suunnittelutyölle ja niitä luetaan varsin kirjaimellisesti tulee siis pitää huolta, että ne on tehty ja muotoiltu huolella ja riittävän yksityiskohtaisesti.
5. Dokumentaatio miten? Määrittelydokumentit tehdään äärimmäisen tarkalla tasolla niin, ettei mikään jää epäselväksi tai riippuvaiseksi tulkitsijasta Tärkeää on miettiä myös, mikä on riittävä taso dokumentaatioon järjestelmän toimittajan puolelta. Huonosti dokumentoitua tai dokumentoimatonta toiminnallisuutta ei tule hyväksyä/ottaa käyttöön siitä seuraa usein kädenvääntöä jälkikäteen. Toiminta: pidetään muistioita palavereista ja jaetaan ne aina jälkikäteen Sovitut asiat Aikataulut Vastuuhenkilöt Action pointit
6. Resurssit miksi? ERP-järjestelmään liittyen tulee varata & budjetoida riittävästi resursseja sekä projektivaiheessa että tuotannossa. Projektivaiheessa riittävällä resursoinnilla varmistetaan Aikataulussa pysyminen Erilaiset näkökulmat >> eri asioiden kyseenalaistaminen, virheiden/epäkohtien huomaaminen Käyttöosaamisen karttuminen laajasti yrityksen sisällä. Tuotantovaiheessa on tärkeää Huolehtia, ettei mikään ole yhden ihmisen varassa >> koulutus!! Varmistaa järjestelmätuki/käyttäjien tuki joko sisäisesti tai ostopalveluna.
6. Resurssit miten? Osallistetaan jo järjestelmää suunniteltaessa ja testattaessa mahdollisimman laajasti tulevia käyttäjiä, näin varmistetaan tasaisesti jakautunut osaaminen. Projektivaiheessa tarvitaan yleensä mukaan myös ulkoisia resursseja, esim. ERP-järjestelmiin, testaukseen tai taloushallintoon erikoistuneita konsultteja. Tuotantovaiheessa saatetaan pärjätä sisäisilläkin resursseilla, mutta on hyvä pitää huoli, ettei mikään toiminto ole vain yhden käyttäjän hallussa. Kun tarvitset ERP- tai muihin IT-järjestelmäprojekteihin kokenutta asiantuntijaa, kysy minua. Lauri