1 Kokoustiedot SOTE- ja maakuntauudistus, strategiset 4/2017 Kokousaika To klo 13.00-15.00 Kokouspaikka Käsiteltävät asiat :t 37-46 EP-Liitto, Frami, Maakuntasali, Seinäjoki Asia Sivu 37 Kokouksen avaus ja läsnäolijat... 3 38 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen... 4 39 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus... 5 40 ICT-järjestelmät ja verkko... 6 41 Sote- ja maakuntauudistuksen omaisuusjärjestelyt: toimenpiteet vuosina 2017-2018... 8 42 Väliaikaishallinto... 9 43 Työryhmien katsaukset... 10 44 Muut asiat... 11 45 Kokouskalenteri keväälle 2017... 12 46 Kokouksen päättäminen... 13
2 Kokousaika To klo 13.00-15.00 Kokouspaikka Osallistujat ELY, Alvar Aallon katu 8, Seinäjoki Johanna Sorvettula, konsernimuutosjohtaja, puheenjohtaja Seija Rosnell, varalla Timo Takala /ELY/KEHA Miia Kiviluoto, varalla Kari Jokinen/EPSHP Jari Iso-Koivisto, varalla Asko Peltola /EPL Kaija Metsänranta, varalla Jouni Nummi /Eskoo Petri Järvensivu, varalla Harri Setälä/EP Pelastuslaitos Leena Tuohimaa-Kari, varalla Jari Linna/TE-toimisto Aaro Honkola, varalla Mikko Tanhuamäki / Seinäjoki / konsernihallinto Piia Aro, varalla Hannele Koivisto, Sote-yhteistoiminta-alue Kari Nuuttila/Tiina Lehtonen, varalla Tanja Penninkangas, Soteyhteistoiminta -alue Jaakko Pukkinen, Isokyrö Vesa Koivunen, varalla Linda Leinonen, Kuntaedustaja Pasi Ruuttila, henkilöstön edustaja Vesa Maunuksela, henkilöstön edustaja Lisäksi läsnä- ja puheoikeudelliset jäsenet Raija Ranta, Sote-työvaliokunta Jari Aaltonen, Maku valmistelutyöryhmä (saapui 13:07) Harri Jokiranta, sote-projektinjohtaja Heli Seppelvirta, maakuntauudistuksen muutosjohtaja Camilla Juntunen, ELY-keskus, Hanne Rantala, viestintä Asiantuntijat Ilpo Koivisto, Kaksineuvoinen Ari Pätsi, EPSHP Sihteeri Leena Tuohimaa-Kari Käsitellyt asiat :t 24- Allekirjoitukset puheenjohtaja Johanna Sorvettula sihteeri Leena Tuohimaa-Kari
3 37 Kokouksen avaus ja läsnäolijat Puheenjohtaja avasi kokouksen. Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat Hyväksyttiin esityslista
4 38 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse. (Liite) Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
5 39 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus Maakunta- ja sote-järjestämisuudistuksen ajankohtaiskatsaus. Käydään keskustelu muutosten vaikutuksista valmisteluun ja merkitään tilannekatsaus tiedoksi. Johanna Sorvettula esitteli maakunta- ja sote-järjestämisuudistuksen ajankohtaiskatsauksen, jota täydensivät Heli Seppelvirta ja Harri Jokiranta. Esille tuli mm. seuraavaa: -kaikki työryhmät toimivat - maakuntaliiton tiloissa on maakunnan toiminnoista ja tehtävistä leanidea- seinä, johon voi käydä tutustumassa ja antamassa oman osaamisen valmistelun käyttöön. - työyhmillä on käytössä yhtenäiset raportointipohjat - omaisuusjärjestelyistä on ollut tiedotustilaisuus 29.3.2017 - sopimukset ja EPShp:n käytössä olevaan sähköiseen järjestelmään keväällä/kesällä 2017 - henkilöstötiedot kerätään valtakunnalliseen järjestelmään - väliaikaishallinnosta on keskustelut käynnissä - strategiatyötä aloitellaan monella taholla - yhteistyöpalavereita ollut mm. Pohjanmaan, Keski-Pohjanmaan ja Pirkanmaan kanssa -suoravalintaan liittyen ollut esillä aikataulullinen jousto plus-miinus ½-vuotta, vaatii vielä tarkennusta Käytiin keskustelua ja ajankohtaiskatsaus merkittiin tiedoksi.
6 Maakunta- ja sote-järjestämisuudistuksen ajankohtaiskatsaus. 40 ICT-järjestelmät ja verkko JOHTORYHMÄ 17.3.2917 VM Maakunnan toiminnan takaamiseksi valmistelussa on tullut esille 38 perustietojärjestelmän valitseminen siirtyvien organisaatioiden tällä hetkellä käytössä olevista tietojärjestelmistä. Näiden valittavien tietojärjestelmien käytettävyys edellyttää yhtenäisen verkon rakentamista kahden kesäkauden aikana vuosina 2017 ja 2018. Siirtyvien organisaatioiden sopimukset siirtyvät yleisseuraantona Etelä-Pohjanmaan maakuntaan eikä maakunnan edellytetä kilpailuttavan käyttöönsä tulevia tietojärjestelmiä. Ennen 2019 järjestettäviin hankintamenettelyihin ei ole minkään tietojärjestelmän osalta mahdollisuutta, lukuun ottamatta jo hankintaprosessissa olevia järjestelmiä kuten asianhallintajärjestelmä ja UNA-asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Perusjärjestelmiin liittyy noin 200 liittymärajapintaa. Noin 500 muuta järjestelmää voidaan valita myöhemmin. Strategisten päätyöryhmien valmistelutilanne ja ict:n rajalliset resurssit edellyttävät perusjärjestelmien valitsemista toukokuun loppuun 2017 mennessä. Verkon rakentaminen edellyttää toimia jo huhtikuun 2017 lopulla. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin kuntayhtymän alueverkon rakentamista koskeva sopimus takaa kustannustehokkaan toteutustavan. Tietojärjestelmien ja verkon käyttöönotto ja koulutus vaativat resursseja ja aikaa. Verkon rakentamisen aloittaminen vaatii maakuntavalmistelulta nopeaa toimipistekartoittamista siten, että verkon laajentaminen aloitetaan ns. varmoista toimipisteistä. Käydään keskustelu. Päätetään pyytää Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymää aloittamaan verkon laajentaminen tulevan maakunnan käyttöön osana maakuntavalmistelua ja valtuutetaan strategiset kuultuaan alaisiaan työryhmiä tekemään noin 38 päätietojärjestelmien valinta. Valintapäätös tuodaan tiedoksi SOTEMA- KU-johtoryhmälle. Päätösesitys hyväksyttiin. ******************************************************************************************************* Käydään evästyskeskustelu päätietojärjestelmien valinnasta. Viedään asia edelleen SOTE- MAKU -johtoryhmälle keskusteluun ja tiedoksi.
7 ******************************************************************************************************** Strategiset Valitaan 28 järjestelmää pääperiaatteina seuraavat seikat. Lähtökohta I suurimman käyttäjän sopimus päivitetään tai laajennetaan maakunnan käyttöön, Lähtökohta II saman järjestelmän tilanteessa joko järjestelmää laajimmin tai uusimmalla versiolla käyttävän organisaation sopimukset päivitetään maakunnan käyttöön ja Lähtökohta III laillisuus tai pienimmän riskin periaate ottaen huomioon organisaation siirtymisen peruste kuntayhtymästä (yleisseuraanto) vai kunnasta sotetoiminta (ei yleisseuraanto) ja yleisten sopimusperiaatteiden soveltuvuus. Samalla arvioidaan, onko kyseessä sopimusmuutos ja onko sopimusmuutos olennainen ja sitä, onko kyseessä hankintalaissa erikseen määritelty kielletty hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana. Kokonaisarviossa vaikuttavina tekijöinä ovat esimerkiksi: muutoksen syyt (lainsäädäntömuutos), sopimuksen tekohetki (onko sote-muutosta voinut ennakoida); onko hankintayksikkö voinut ennakoida muutosta, sopimuksen luonne, onko alkuperäisessä sopimuksessa mahdollistettu sopimusmuutos, sopimuskauden pituus, muutoksen olennaisuus (esim. euromäärät), onko kyse yleisseuraannosta Riskiä voidaan pienentää, kun olemassa olevista vaihtoehdoista valitaan kokonaisarvioinnin perusteella pieniriskisin. Maakuntauudistuksen yhteydessä sopimusten päivittämisestä tai laajentamisesta ei saada täysin riskitöntä hankintalain näkökulmasta. Maakuntauudistus voi olla sopimuksen laajentamisen kyseessä ollessa SOTEMAKU lainsäädäntömuutoksen suuruudesta ja siirtymäajan lyhyydestä johtuen suorahankintaperiaate. Maakunnalla on aina vahingon minimoiminen velvollisuus markkinoille. Riskinä oikeusprosessi ja tällöin kyse olisi tuomiossa mahdollisesta laittomasta suorahankinnasta, jolloin seuraamus oli lähtökohtaisesti sopimuksen tehottomuusseuraus, ja riskinä hyvitysmaksu ja oikeudenkäyntikulut. Valittajan tulisi pystyä vakuuttamaan tuomioistuin siitä, että sillä olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä. Mitään sellaisia kilpailutuksia ei tehdä, mitkä ei olisi jo tällä hetkellä kilpailutusprosessissa Taloushallinnon järjestelmästä on kolme esitystä CGI:n Raindance / Kuntamallikokonaisuus joko Taitoa Oy:n tai Seinäjoen kaupungin palveluna tai Kaksineuvoisen Aditron Intime Plus SaaS-sopimuspalvelun päivittämisenä. Lisäksi laskujen välityksen operaattoripalvelusta, mobiilihoidosta ja matkalaskujärjestelmistä on kaksi ehdotusta ICT ja digitaalisuus työryhmästä ja muut maakunnan toimintaa liittyvät järjestelmä alatyöryhmästä. Ehdotus valittavista järjestelmistä tehdään kokouksessa. Käytiin vilkasta keskustelua maakunnan tietohallinto ja ICT asioista ja tehtiin liitteen mukaiset päätökset (diat 24-> )
8 41 Sote- ja maakuntauudistuksen omaisuusjärjestelyt: toimenpiteet vuosina 2017-2018 Etelä-Pohjanmaan maakuntaan siirtyy 28 organisaation tehtäviä. Organisaatioiden siirtyminen maakuntaan vaatii erilaisia selvityksiä siirtyvistä organisaatioista. Kuntayhtymät (Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, Eskoo ja Etelä-Pohjanmaan liitto, joiden varat ja velat siirtyvät maakunnalle 1.1.2019), antavat maakuntavalmistelulle selvityksen varoistaan, leasingvastuistaan, omaisuudestaan ja sopimuksistaan 28.2.2018 mennessä (hallituksen esitys, TPL 19 ). Kuntien ja ns. vapaaehtoisten kuntayhtymien tulee antaa vastaavasti selvitys maakunnalle 31.12.2017 mennessä maakunnan järjestämisvastuulle kuuluvaan toimintaan liittyvästä irtaimesta omaisuudesta, immateriaalioikeuksista, osakeomistuksesta ja sopimuksista. Lisäksi selvityksen tulee kattaa kunnan taseessa olevista tiloista, tavanomaisella vuokrasopimuksella olevista tiloista ja muuhun sopimukseen liittyvistä tiloista (liitteenä omaisuusjärjestelydiaesitys). Edellä mainitut organisaatioiden voimassa olevat ja ennen 1.1.2019 voimaan tulevat sopimukset kerätään 3.4.2017 alkaen yhteiseen TWeb-rekisteriin, eikä siltä osin tarvitse antaa yksityiskohtaista selvitystä. Merkitään tiedoksi. Siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen.
9 42 Väliaikaishallinto Maakuntahallitus käynnisti väliaikaisen valmistelutoimielimen rakentumista koskevat neuvottelut 20.2.2017. Neuvottelut ovat käynnistyneet asianmukaisesti. Valmistelussa haetaan samanaikaisesti laajempaa näkemystä SOTE- ja maakuntauudistuksen kokonaisuudesta. Yhtäältä rakennetaan väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) kokonaisuutta ja yhtäältä uuden maakunnan ensimmäisten työntekijöiden kokonaisuutta. Merkitään tiedoksi. Siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen.
10 43 Työryhmien katsaukset Johtamisjärjestelmä Sisäinen valvonta, riskienhallinta, omavalvonta ja sisäinen tarkastus -alatyöryhmä Asiakirjahallinto -alatyöryhmä Tietojohtaminen / tietotuotanto -alatyöryhmä Sopimusohjaus ja -hallinta -alatyöryhmä Henkilöstö Henkilöstöjärjestöjen tiedonvaihtoryhmä -alatyöryhmä Henkilöstösiirtojen valmistelu -alatyöryhmä Työterveyshuolto uuden maakunnan henkilöstölle -alatyöryhmä Talous Kiinteistöt -alatyöryhmä Tukipalvelut sisältäen logistiikan ja hankinnat Sote uudistuksen ja Tukipalvelut Oy:n valmistelun informaatiotilaisuus pidetään ke 29.3.2017 klo 9.00 EPSHP:ssä. ICT ja digitaalisuus SOTE-tietojärjestelmien -alatyöryhmä Digitalisaatio -alatyöryhmä Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri -alatyöryhmä Asiakkuudenhallinta ja toiminnan ja tuotannon ohjaus alatyöryhmä Muut maakunnan toimintaan liittyvät järjestelmät alatyöryhmä Merkitään tiedoksi. Siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen.
11 44 Muut asiat Mahdolliset muut kokouksessa esille tulevat asiat. - Konsernihallinto ja johtamisjärjestelmä Siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen.
12 45 Kokouskalenteri keväälle 2017 Esivalmisteluvaiheen kokouskalenteri tiedoksi. Virkamiesryhmä SOTE-maku jory Strategiset Lokakuu ma 10.10 klo 8 ti 25.10 klo 10 Joulukuu pe 2.12. klo 9 ma 12.12. klo 13 Tammikuu to 12.1.2017 klo 13.00 Helmikuu to 26.1. klo 9 pe 10.2. klo 9 to 16.2.2017 klo 13.00 Maaliskuu ma 6.3. klo 9 pe 17.3. klo 13 to 16.3.2017 klo 13.00 Huhtikuu ma 10.4. klo 9 pe 21.4. klo 13 ma klo 13.00 Toukokuu ti 9.5. klo 9 pe 19.5. klo 13 to 18.5.2017 klo 13.00 Kesäkuu pe 9.6. klo 9 to 22.6. klo 9 to 15.6.2017 klo 13.00 Merkittiin tiedoksi.
13 46 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:00