Potilastiedon arkisto Valmistautuminen tekniseen käyttöönottovaiheeseen Kela, Kanta-palvelut, 8.1.2015 Viimeisin versio: Kanta.fi > Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja
Potilastiedon arkistoon liittymisen päävaiheet Muutostilanteessa palataan vaiheeseen 2. 1. Valmistautumisvaihe Tuotantokäytön tuki Käyttöönoton suunnittelu 2. Hakemusvaihe 3. Tekninen käyttöönottovaihe Hakemus & Sitoumus tai Muutosilmoitus 4. Raportointivaihe Raportti Kelalle 5. Hyväksymisvaihe Ilmoitus arkistoon liittämisestä eri osapuolille Käyttöönotto voidaan keskeyttää -> edellyttää uutta aikataulutusta 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 2
Valmistautumisvaiheessa huomioitavaa Varasuunnitelma / palautumissuunnitelma Järjestelmien auditoinnit / sertifioinnit / vaatimustenmukaisuustodistus Huomioitava Potilastiedon arkistoon tallennettava tietosisältö 2014 -> 2016 -> Muutostilanteissa 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 3
Käyttöönottoa varten selvitettäviä asioita Potilastiedon arkistoa koskevat massasiirrot Info- ja kieltoasiakirjojen siirto ja yhdistäminen Kanta-arkistoon (on / ei ole) Potilastietojärjestelmässä jo olemassa olevien palvelutapahtumien palvelutapahtuma-asiakirjojen luominen ja siirto Kanta-arkistoon (tehdään / ei tehdä) Arvio em. asiakirjojen lukumäärästä Ohjelmistojakelut ja tarvittavat käyttökatkokset Voiko käyttöönotossa eriyttää ohjelmistoversion jaon ja arkiston käyttöönoton Mietittävä työasemien ohjelmistojakelut / asennukset jne. 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 4
Liittyminen Potilastiedon arkistoon yleismalli Raportti Kelalle Käyttöönotto I ja II vaihe tuotantoympäristössä Palvelutapahtumaasiakirjojen massasiirto Kantaarkistoon Massasiirrot 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 5
Liittyminen Potilastiedon arkistoon esimerkki A Raportti Kelalle I ja II vaihe tuotantoympäristössä Infojen massaarkistointi Kantaarkistoon Massa-arkistointien aikana tehtyjen infojen ja kieltojen arkistointi Käyttöönotto Palvelutapahtumaasiakirjojen massasiirto Kantaarkistoon Kieltojen massaarkistointi Kantaarkistoon Massasiirrot Käyttöönotto 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 6
Liittyminen Potilastiedon arkistoon esimerkki B I vaihe tuotantoympäristössä Infojen massaarkistointi Kantaarkistoon Kieltojen massaarkistointi Kantaarkistoon Massa-arkistointien aikana tehtyjen infojen ja kieltojen arkistointi Käyttöönotto 1 Infojen ja kieltojen hallinnointi Kantan kautta II vaihe tuotantoympäristössä Käyttöönotto 2 Huom! Kiellot oltava ajan tasalla Palvelutapahtumaasiakirjojen massasiirto Kantaarkistoon Raportti Kelalle Massasiirrot Käyttöönotto 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 7
Massasiirrot käyttöönottovaiheessa, jos on Siirrettävät asiakirjat käyttöönottovaiheessa jo olemassa olevien infojen ja kieltojen siirto Kantaan käyttöönoton yhteydessä generoitavien palvelutapahtumaasiakirjojen siirto Kantaan Em. asiakirjojen arkistointi käyttöönottovaiheessa enintään 20 säikeellä / liityntäpiste useammasta säikeestä sovittava Kelan kanssa Massasiirtotekniikan testaaminen suositeltavaa ATympäristössä 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 8
Asiakirjojen siirrot tuotantokäytön aikana Asiakirjojen siirrot mieluiten tasaiseen tahtiin kun asiakirjat syntyvät Informointien ja suostumusten kyselyt Jatkuvat kyselyt aiheuttavat turhaa kuormitusta (Arkiston sanomaliikenne on yli kahdeksankertainen verrattuna reseptin sanomaliikenteeseen) Järjestelmähaun tulokset (infot / kiellot) saavat olla potilastietojärjestelmän välimuistissa 24 tunnin ajan (ks. Potilastietojärjestelmien käyttötapaukset kohta 8.4.1) Tuotannonaikaisten eräajojen ajoittaminen Esim. automaattihyväksynnällä tallennetut hoitoasiakirjat Aikaikkunat öisin / iltaisin / viikonloppuisin Varmistukset tehdään yleensä yöaikaan, mikä hidastuttaa toimintaa Huomioitava suunnitellut käyttökatkokset 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 9
Tuotannonaikaiset eräajot ERVA-ALUE ERÄAJOJEN* ALKAMISAJANKOHTA HYKS Klo 18.00 20.00 KYS Klo 20.00 22.00 OYS Klo 22.00 24.00 TAYS Klo 02.00 04.00 TYKS Klo 04.00 06.00 * Käytettävien säikeitten määrä enintään 1/100 000 asukasta 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 10
Erillisjärjestelmien liittäminen Kantapalveluihin Lähtökohtaisesti sama liittymisprosessi kuin varsinaisilla potilastietojärjestelmillä, mutta riippuu erillisjärjestelmän toiminnallisuuksista suhteessa Potilastiedon arkistoon arkistoi, hakee tai arkistoi ja hakee asiakirjoja liittyy suoraan arkistoon tai toisen järjestelmän kautta Järjestelmän tulee olla sertifioitu (1.1.2015 alkaen liittyvillä tulee olla vaatimustenmukaisuustodistus) Käyttöönotosta ilmoitetaan Ekstranetin muutoslomakkeella Sovitaan Kelan kanssa tuotantovalmiuden varmistamisesta, joka on käytännössä sama kuin käyttöönottokoe 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 11
Kelan tarjoama tuki käyttöönottoon liittyvissä ongelmatilanteissa Liittyvä taho toimii käyttöönottokokeessa itsenäisesti Käyttöönottokokeen tarkoitus on varmistaa, että konfiguraatiot ovat kunnossa käyttöönottoa varten Huom! ei ole varsinaista testausta Käyttöönotot suositellaan tehtäviksi keskellä viikkoa ja virka-aikana Mikäli käyttöönotossa tarvitaan Kelan tukea, otetaan yhteyttä Kelan tekniseen asiakastukeen Huom! Kiireelliset tukipyynnöt puhelimitse 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 12
Käyttöönottokokeen aikana tapahtuu virhe tai poikkeama - virhe liittyjän järjestelmässä 1. Keskeytetään käyttöönottokoe 2. Liittyjä sulkee käyttöönoton kohteena olevan yhteyden Potilastiedon arkistoon (estetään lisävirheiden syntyminen) 3. Liittyjä varaa käyttöönottokokeelle uuden ajan lähettämällä sähköpostin osoitteeseen kanta@kanta.fi otsikolla Uusi aika käyttöönottokokeelle 4. Kela käsittelee asian virka-aikana 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 13
Asiakirjojen kuvailutietojen tarkastaminen Arkistonhoitajan käyttöliittymällä ei onnistu 1. Tarkistetaan että selaimen asetukset vastaavat annettua ohjetta (ks. sisään kirjauduttaessa ohjetta mpollux User Guide) tai ottakaa tarvittaessa yhteys oman organisaationne atk-tukeen. 2. Ellei ongelmaa saada ratkaistua, todennetaan asiakirjojen arkistoituminen Kanta-arkistoon esimerkiksi (potilas)tietojärjestelmän tarjoamalla lisätoiminnallisuudella. 3. Voitte jatkaa käyttöönottoa suunnitelmien mukaan, kun organisaatio on varmistanut asiakirjojen arkistoitumisen Kanta-arkistoon tavalla tai toisella. 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 14
Kanta-palveluihin liittymisen kysymykset kanta@kanta.fi Tekninen asiakastuki ja tekninen valvonta palveluaika 24/7 / 365 tekninentuki@kanta.fi tai 020 63 47787 8.1.2015 Kansallinen Terveysarkisto 15