SERVICE DESIGN IN UNI OF HELSINKI Project 2014 3.3.2014
The CONTEXT of University University of Helsinki, top 50 Regional orientation cctizen Society KNOWLEDGE Research Researchers Public sector Companies Policymakers Knowledge transfer Media FINANCIER Academy Tekes Companies Institutions EU Knowledge trasfer Teaching Teachers International Orientation Learning Studying
Rankinglists At the moment there are 2 major rankinglist which universities are following. Third rankinglist, U-Multirank, for EU has been developed since 2011 and it is starting to operate this year. 1. Times Higher Education (in co-operation with Thomson Reuters) 2. QS University Ranking Source http://www.helsinki.fi/hum/ajankohtaista/2013/09/0910.htm http://en.wikipedia.org/wiki/times_higher_education QS_World_University_Rankings
Times Higher Education Ranking YEAR 2010 30% 7,5% 2,5% 30% 30% RANKING 102 2011 91 2012 109 2013 100
1 day less administrative work/project/year 1,5 milj. /year savings (= resources for research).
PARALLEL REALITY OF RESEARCH 7
Services are administration.
Framework for 2014
Key question How to move from fragmented service architecture towards more structured model? ONLINE SERVICES ON-SITE SERVICES ADVISORS
Focus of the project INPUT FLAMMA INPUT ON-SITE SERVICES (FCS) CO-OP ADVISOR S
WORKING IN LEAN MODEL In practise Doing not talking Making invisible visible: physical evidences Fast reactions Dare to try and fail Palmu is part of everyday routins Measuring success Co-creation with researchers.
KPI How can we measure success?
Indicators of success NPS: How valuable the service is for the researcher? CES: Usability of the serive. Do we save time for the research? CO-OP: how well does the co-operation between service providers work? (FCS): Do I have the ability to solve researchers problems? Work satisfaction
RESEARCHE R NET (Flamma) - Research - Projects - Contracts - My group - Services - Founding - Finances - Communicatios - Staff - Legal issues - Teaching - ATK - Space & Property - Forms - Time management ON SITE SERVICES - Core services - Secondary services guidance - Managing local Flamma ON SITE SERVICES ADVISORS - Support and tools for on site services - Input for Flamma - Advicery support for researchers. Kampus D Kampus A Rahoitus Kampus C Kampus A Kampus B www.flamma.fi i Kampus D Talous Kampus B Kampus C Kampus A Kampus D Lakiasiat Kampus B Kampus C
Defination of one stop shop SECONDARY Case by case Occasional Campus/Faculty related Voluntary. PRIMARY Concerns majority of the researchers Frequently used Scalable Mandatory.
Results from first intervention 17
18
19
Development at Kumpula (Founding services)
MARKETING Newsletters 1. Which Topic? Events 2. Guiding 1. a) Coordinator b) Partner Coffee Cash & Croissants Form sent 2 weeks earlier 3. Guiding 2. Preproposal 4. Guiding 3. Impact Form sent 2 weeks earlier 21
Which Topic? - A blog with archive - Very short newsletters - CC&C-events Guiding 1. a) Coordinator b) Partner - Other events Guiding 2. Preproposal Guiding 3. Impact
Kumpula Horisontti 2020 Tapahtumat ja koulutukset Henkilökohtainen ohjaus Unicafe Physicumissa 14.4. klo 14:00 Ei ilmottautumista, tervetuloa paikalle! Ohjausta ja tietoa tulevista tutkimusrahoitusmahdollisuuksista Coffee, Cash & Croissants Kenelle: Kaikille avoin tilaisuus! Varaa aika» Henkilökohtaista tukea PI-tutkijalle konsortion muodostamiseen Koordinaattorin ohjaus Kenelle: Rahoituslähde ja topic selvillä Koska: Suositellaan viimeistään 3kk ennen rahoituksen sulkeutumista Päärakennus, Fabianinkatu 33, sali 1 4.2.2014 klo 10-13 Ilmottaudu» Ohjausta ja tietoa tulevista tutkimusrahoitusmahdollisuuksista Research Funding Forum Kenelle: Vuonna 2014 rahoitusta hakeville Varaa aika» Henkilökohtaista ohjausta H2020 hankkeiden partnereille Partnerin ohjaus Kenelle: H2020 hankkeiden partnereille Koska: Suositellaan heti konsortion muodostuttua Ilmotittautuminen 31.1.2014 mennessä» Varaa aika» Henkilökohtaista sparrausta preproposalin viimeistelyyn H2020 Preproposal sparraus Kenelle: Preproposal valmiina Koska: Suositellaan viimeistään 2kk ennen rahoituksen sulkeutumista Tiedostot: H-2020 Preproposal pohja» Varaa aika» Henkilökohtaista sparrausta preproposalin viimeistelyyn Impact osion sparraus Kenelle: Impact-osio valmiina Koska: Suositellaan viimeistään 1kk ennen rahoituksen sulkeutumista
Kumpula Horisontti 2020 Tapahtumat ja koulutukset Henkilökohtainen ohjaus Unicafe Physicumissa 14.4. klo 14:00 Ei ilmottautumista, tervetuloa paikalle! Ohjausta ja tietoa tulevista tutkimusrahoitusmahdollisuuksista Coffee, Cash & Croissants Kenelle: Kaikille avoin tilaisuus! Varaa aika» Henkilökohtaista tukea PI-tutkijalle konsortion muodostamiseen Koordinaattorin ohjaus Kenelle: Rahoituslähde ja topic selvillä Koska: Suositellaan viimeistään 3kk ennen rahoituksen sulkeutumista Päärakennus, Fabianinkatu 33, sali 1 4.2.2014 klo 10-13 Ilmottaudu» Ohjausta ja tietoa tulevista tutkimusrahoitusmahdollisuuksista Research Funding Forum Kenelle: Vuonna 2014 rahoitusta hakeville Varaa aika» Henkilökohtaista ohjausta H2020 hankkeiden partnereille Partnerin ohjaus Kenelle: H2020 hankkeiden partnereille Koska: Suositellaan heti konsortion muodostuttua Ilmotittautuminen 31.1.2014 mennessä» Varaa aika» Henkilökohtaista sparrausta preproposalin viimeistelyyn H2020 Preproposal sparraus Kenelle: Preproposal valmiina Koska: Suositellaan viimeistään 2kk ennen rahoituksen sulkeutumista Tiedostot: H-2020 Preproposal pohja» Varaa aika» Henkilökohtaista sparrausta preproposalin viimeistelyyn Impact osion sparraus Kenelle: Impact-osio valmiina Koska: Suositellaan viimeistään 1kk ennen rahoituksen sulkeutumista
Kumpula Horisontti 2020 Tapahtumat ja koulutukset Henkilökohtainen ohjaus Unicafe Physicumissa 14.4. klo 14:00 Ei ilmottautumista, tervetuloa paikalle! Ohjausta ja tietoa tulevista tutkimusrahoitusmahdollisuuksista Coffee, Cash & Croissants Kenelle: Kaikille avoin tilaisuus! Varaa aika» Henkilökohtaista tukea PI-tutkijalle konsortion muodostamiseen Koordinaattorin ohjaus Kenelle: Rahoituslähde ja topic selvillä Koska: Suositellaan viimeistään 3kk ennen rahoituksen sulkeutumista Päärakennus, Fabianinkatu 33, sali 1 4.2.2014 klo 10-13 Ilmottaudu» Ohjausta ja tietoa tulevista tutkimusrahoitusmahdollisuuksista Research Funding Forum Kenelle: Vuonna 2014 rahoitusta hakeville Varaa aika» Henkilökohtaista ohjausta H2020 hankkeiden partnereille Partnerin ohjaus Kenelle: H2020 hankkeiden partnereille Koska: Suositellaan heti konsortion muodostuttua Ilmotittautuminen 31.1.2014 mennessä» Varaa aika» Henkilökohtaista sparrausta preproposalin viimeistelyyn H2020 Preproposal sparraus Kenelle: Preproposal valmiina Koska: Suositellaan viimeistään 2kk ennen rahoituksen sulkeutumista Tiedostot: H-2020 Preproposal pohja» Satu Väisänen Exactum D121 To 5.2. klo 14:00 Henkilökohtaista sparrausta preproposalin viimeistelyyn Impact osion sparraus Kenelle: Impact-osio valmiina Koska: Suositellaan viimeistään 1kk ennen rahoituksen sulkeutumista 14:00 Tee varaus»
http://www.varaaheti.fi/palmu/fi
Whats new? 1. Coffee, Cash & Croisants (2 hours open discussion about foundings) Short news related to foundings Short presentation/introductions (experienced researchers) Marketing of Research founding services Ask silly questions 2. Appointments via calendar Cross campus services Time management 3. From newsletters to blog Reduced information From long newsletters to short notifications From push to pull marketing
Thank you