Potilastiedon arkistoon liittyminen Tukikokous 6 kk THL

Käsiteltävät asiat Arkiston käyttöönottoa edeltävät toiminnot Edellytykset liittymiselle Liittymisprojektin vaiheet ja tehtävät Arkiston käyttöönotossa ja toimintaprosesseissa huomioitavia asioita Rekisterinpitäjyys Informointi, suostumukset ja kiellot Rakenteinen kirjaaminen Arkistoon liittyminen Tekninen käyttöönottovaihe Kela Loppuyhteenveto THL / OPER 2

Edellytykset Potilastiedon arkiston käyttöönotolle 1. Potilastietojärjestelmän hyväksyminen Kantakelpoiseksi - Yhteentoimivuuden todennus Kelan koordinoimassa yhteistestauksessa - Tietoturvasertifiointi (ent. ulkoinen auditointi) 2. Terveydenhuollon toimintayksikön valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöön - Mm. omavalvontasuunnitelman päivittäminen - Tietoturvakäytäntöjen laadunhallinnan varmistaminen - Seuranta ja valvonta - Henkilökunnan koulutus - Liittymishakemus THL / OPER 3

Mitä on jo tehty eresepti-palvelun käyttöönoton yhteydessä? Paljon arkistoon liittymistä edistävää työtä tehty jo ereseptipalveluun liityttäessä Tekninen ympäristö: liittymispiste voi olla sama kuin reseptissä Myös tietoliikenneyhteydet (kapasiteetti?) Henkilöstövarmenteet: henkilöstöä kortitettu jatketaan kortittamista Varmennekortti tarvitaan aina kun haetaan Kanta-palvelusta jotain Myös informointi-, kieltoja suostumuslomakkeiden sekä tahdonilmaisujen kirjaaminen muokkaaminen edellyttää korttia Aiemmat auditointivaatimukset: tietoturva- ja tietosuojavaatimuksissa paljon kaikki terveydenhuollon palvelunantajia koskevaa: mm. lokivalvonta, käyttövaltuushallinta, tietosuojavastaava, tietoturvapolitiikka THL / OPER 4

Mitä vielä tehtävä Potilastiedon arkistoon liittymiseksi? Hallinnolliset päätökset ja käyttöönottoprojektien käynnistäminen Teknisen ympäristön/ potilastietojärjestelmien päivitys Järjestelmäallekirjoitusvarmenne SOTE-organisaatiorekisterin / IAH-koodiston päivitys Kansalliset vaatimukset varmistettava, että täyttyvät myös arkiston osalta Toimintamallit kansallisten toimintamallien ottaminen käyttöön organisaatioissa Henkilöstön koulutuksen suunnittelu uusiin toimintamalleihin Viestinnän suunnittelu Häiriötilanneohjeistus ja jatkuvuussuunnitelmat Liittymishakemus-sitoumus ja käyttöönottokoe THL / OPER 5

Järjestelmäallekirjoitusvarmenteet yksityisessä terveydenhuollossa -ohje Palvelunantajat, jotka vastaavat itse omasta järjestelmästään ja lääkäriasemat, jotka vastaavat asemiensa potilastietojärjestelmistä, hankkivat järjestelmiensä allekirjoitusvarmenteen Yhteisliittymistilanteessa yhteistä potilastietojärjestelmää käyttävät voivat käyttää yhteistä järjestelmäallekirjoitusvarmennetta yksi palvelunantaja voi hakea varmennetta muiden samaa järjestelmää käyttävien puolesta Tätä järjestelmäallekirjoitusvarmennetta voidaan käyttää lääkäriaseman ja sen tiloissa toimivien yritysten ja ammatinharjoittajien tuottamien potilasasiakirjojen allekirjoitukseen. Tämä edellyttää, että toimijoiden väliset vastuut sovitaan toimijoiden keskinäisessä sopimuksessa Tietojärjestelmäpalveluntuottajat, jotka tarjoavat järjestelmän käyttöön palveluna, hankkivat järjestelmäallekirjoitusvarmenteen ko. palveluna tarjottavaan järjestelmäänsä. Vastuut ja velvollisuudet kirjataan toimittajan ja asiakasorganisaation väliseen sopimukseen THL / OPER 6

SOTE organisaatiorekisterin (THL) tietojen tarkistaminen Tiedot siirtyvät Valvirasta suoraan THL:n koodistopalveluun Rekisteriin tarvitaan tiedot kaikista Kanta-palveluihin liittyvistä toimintayksiköistä ja toimintayksiköiden palveluyksiköistä SOTE-organisaatiorekisteri Itsenäiset ammatinharjoittajat (vain ne joiden y-tunnus on ilmoitettu Valviraan) OID-koodi tunniste jota tarvitaan liittymisessä Virheellisten tietojen korjaukset tehdään oman alueen Aviin tai Valviraan (valtakunnalliset luvat) Kanta-palvelut ja rekisteritiedot Valvira THL / OPER 7

SOTE organisaatiorekisterin (THL) tietojen tarkistaminen Ohje rekisterin käytöstä: Hae yrityksen nimellä, valitse tulevasta listasta organisaation päätaso Listalla näkyvät myös mahdolliset organisaation tiloissa toimivat muut yritykset Tunniste = OID-koodi, jota tarvitaan mm. liittymisen yhteydessä Tarkista, että päätason Terv.toimintayksikkö = T ja Hierarkiataso = 0 (Liittyjä) Tarkista muut mahdolliset toimipisteet linkistä Aliorganisaatiot ja näpäytä tulevassa taulukossa nuolta, niin saat aliorganisaatiot näkyville Toimipisteen tiedot saat nimen kohdalta, tarkista Terv.toimintayksikkö = F ja Hierarkiataso=1 Liittyy edellisen tason mukana, y-tunnus on sama Jos ensimmäisellä listalla on muita toimipaikkoja (Hierarkiataso = 1), joilla Eri Y-Tunnus ja Terv.toimintayksikkö = F, se tarkoittaa Tällä toimipaikalla on oma 0-tason tuottaja / päätaso, joka löytyy hakemalla yrityksen nimellä kuten oman yrityksen haku Kukin yritys on vastuussa omien tietojensa oikeellisuudesta, myös muiden yritysten tiloissa toimivien toimipisteidensä THL / OPER 8

Omavalvontasuunnitelman sisältö Jaettu kokonaisuuksiin, joihin kootaan esim. linkkeinä kuhunkin kokonaisuuteen kuuluvat dokumentit: 1. Johdanto 2. Suunnitelman kohde: Ketkä kuuluvat suunnitelman piiriin: palvelunantajat, järjestelmät, käyttäjät kuvattuna 3. Yleiset tietoturvakäytännöt: Kuvaukset tietoturvapolitiikasta, tietosuojaan ja valvontaan liittyvistä vastuista, koulutus, ohjeistus, toimintamalleihin perehdytys, tietojärjestelmien ja potilastietojen käsittelyyn ohjeistus ja koulutus 4. Käyttöympäristön ja useiden järjestelmien yhteiset tietoturvakäytännöt: Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteissa, järjestelmien käyttöohjeiden hallinnointi ja saatavuus, järjestelmien asennus ja ylläpito, tilojen työasemien, tallennusvälineiden ja tulosteiden turvallisuus, muut käyttöympäristön käytännöt 5. Käyttövaltuuksien, pääsynhallinnan ja käytön seurannan yleiset käytännöt: Käyttäjäryhmät, käyttövaltuushallinnan ja käytön seuraamisen käytännöt 6. Kanta-palvelujen käytön tietoturvakäytännöt 7. Tietojärjestelmät: Kanta-palveluihin liittyvät tietojärjestelmät (A), muut asiakas- tai potilastietoja käsittelevät järjestelmät (B), muut tietojärjestelmät jotka on otettava huomioon arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen suojaamisen kannalta 8. Tietojärjestelmäkohtaiset ohjeet ja suunnitelmat: Järjestelmien osalta joilla on vaikutusta asiakas- tai potilastietojen käsittelyyn, tietoturvaan tai tietosuojaan THL / OPER 9

Luku 6 Kanta-palvelujen käytön tietoturvakäytännöt Voidaan kuvata myös aiempien lukujen vastaavien kohtien yhteydessä Kuvataan Kanta-palvelujen edellyttämien Tunnistamis- ja todentamisratkaisujen toteuttaminen Varmenneratkaisujen toteuttaminen (eri tyyppiset varmenteet) Käyttövaltuuksien hallinta ja kytkentä työntekijöiden työrooleihin Kantapalvelujen käytön seuranta ja valvonta Kanta-palvelujen pääsynhallinnan toteuttaminen Sosiaali- ja terveydenhuollon dokumenttien ja rekisterien erottaminen Vaatimuksenmukaisuustodistuksen edellyttäminen ja vastuut Kansallisten mallien hallinta Häiriötoimenpiteet huomioiden kansallinen häiriö- ja muutosohjeet THL / OPER 10

Liittymismallit Suoraliittyminen ns. perusmalli Palveluntuottajat, joiden henkilöstö työsuhteessa Ammatinharjoittajat Yhteisliittyminen Lääkäriasemat ja vastaavat toimijat, joissa yksi päävastuullinen toimija (isäntä), jonka tiloissa toimii muita yrityksiä ja/tai ammatinharjoittajia (vuokralainen) Päävastuullinen vastaa käytettävästä potilastietojärjestelmästä Päävastuullinen toimija (=liittyjä) tekee liittymishakemuksen ja liittää muut mukanaan: lista mukanaliittyjistä Keskinäiset sopimukset liittyjän ja mukana liittyvien välillä vastuista ja velvollisuuksista on oltava kunnossa sopimusmalli Mm. tietosuojavastaava, arkistonhoitaja Kela ohjeistaa hallinnollisen liittymisen prosessin ml hakemus-sitoumus, käyttöönottokoe Konserniyrityksissä voi olla useita terveydenhuollon toimintayksiköitä, joilla on oma y-tunnus. Tällaisissa tilanteissa konsernissa voi olla useampi liittyjä, joka tekee oman liittymishakemus-sitoumuksen Kelaan THL / OPER 11

Liittymisprojektin kulku tiivistetysti: 1. Varmista, että käytössä on ajantasainen omavalvontasuunnitelma ja päivitä se hyvissä ajoin ennen liittymistä, jotta voit osoittaa vaatimusten täyttymisen liittymisvaiheessa. 2. Selvitä ja varmista tietojärjestelmän valmiudet Kanta-palveluihin liittymiseksi. Tietojärjestelmän täytyy olla sertifioitu. 3. Varmista, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan Potilastiedon arkiston käyttämiseen, ovat vaatimusten mukaisia ja liittymisaikataulun mukaisesti käytettävissä. 4. Tee hallinnollinen liittymispäätös ja nimeä vastuuhenkilö. 5. Varmista, että järjestelmätoimittaja ja välittäjä ovat toimittaneet selvityksen sertifiointivaatimusten täyttymisestä. 6. Tee ajoissa hakemukset erilaisista varmenteista VRK:lle (varmennekortit sekä palvelin- ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet). 7. Varmista, että SOTE-organisaatiorekisterin ja IAH-koodiston tiedot ovat oikein ja riittävät. 8. Kouluttaudu Potilastiedon arkiston toimintamalleihin ja varmista tietoturvan- ja tietosuojaosaamisen tasot. (Verkkokoulut) 9. Tiedota muutoksista henkilöstölle ja asiakkaille. 10. Varmista Katso-tunnisteet Kanta Ekstranetiin. 11. Varmista liittyminen Potilastiedon arkistoon (allekirjoitusoikeuden omaava edustaja allekirjoittaa hakemussitoumuksen). 12. Valmistaudu tekniseen käyttöönottovaiheeseen; tee käyttöönottokoe ja ota käyttöön Arkistonhoitajan käyttöliittymä. 13. Varmista tuotannon aikainen toiminta (tietoturva- ja tietosuojatasoa ylläpidetään ja seurataan aktiivisesti omavalvontasuunnitelman vaatimusten mukaisesti). 14. Muutoksenhallintasuunnitelma (mm. organisaatiomuutokset, ulkoistukset, yrityskaupat jne.) THL / OPER 12

Käyttöönoton prosessi 3 6 kuukautta n. 1 kuukausi Käynnistys ja perehtyminen Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet Liittyminen ja käyttöönotto Ylläpito ja seuranta Käyttöönottoon liittyvistä toimenpiteistä ja vaiheiden tehtävistä on koottu runko, joita voi hyödyntää käyttöönoton kokonaisaikataulun suunnittelussa ja läpiviennissä. Ohjeet ovat vapaasti muokattavissa. Vaiheiden ja tehtävien taulukko ohjeineen (xls) Tiivistetty vaiheiden ja tehtävien taulukko (xls) Ohjeistusta kannattaa käydä läpi tehtävä tehtävältä, katsoa linkit ja miettiä omaa toteutusta ja aikataulua. Apuna voit käyttää edellisen taulukon lisäksi myös Käyttöönoton käsikirjan materiaaleja ja mallilomakkeita. THL / OPER 13

Käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet Varmenteet Päätös liittymisestä Hankinnat Rekisteritiedot Potilastiedon arkiston vaatimukset Yhteistyö PTJ, muut Kanta-palvelun sopimukset Kokonaisaikataulu Projektointi Nykytila-analyysi Viestintä Käyttöönottosuunnitelma Koulutussuunnitelma Omavalvontasuunnitelma Henkilöstön koulutus Tekninen ympäristö PTJ käyttöönotto Arkiston hallinta Katso- tunnus Liittymishakemussitoumus Käyttöönottokoe Tukikuvaukset ja koulutus Tuotantokäyttö Käytön seuranta ja valvonta Jatkuvuuden varmistaminen Muutosten hallinta Käynnistys ja perehtyminen Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet Liittyminen ja käyttöönotto Ylläpito ja seuranta Perustiedot Potilastiedon arkiston toimintaympäristöstä THL / OPER 14

Yhteydenotot käyttöönottoprosessin aikana 3-6 kk 3 kk 1,5 kk n. 1 kk n.1 vko Julkiset rekisteröinti -pisteet VRK Järjestelmätoimittajat Järjestelmätoimittajat >THL ja Kela Kela Kela Kela Järjestelmätoimittaja Suunniteltu liittyminen Ammattikortit Tarvittaessa: Asiakassopimus ja Valtuutus tai rekisteröintisopimus Henkilöstökortit Toimijakortit Aikataulusta Sopiminen, Laitevaatimukset, IT-tuen hankinta Järjestelmätoimittaja ilmoittaa keskitetysti aiotuista asiakkaiden liittymisajankohdista kantapalvelut@thl.fi ja kanta@kanta.fi osoitteisiin. Viestikenttään otsikko PTA yksityisten liittymisaikataulu suunnitelma Liittymishakemussitoumus, Kaupparekisteriote Yhteystestaus Käyttöönottokoe tuotantoympäristössä THL / OPER 15

Käsiteltävät asiat Arkiston käyttöönottoa edeltävät toiminnot Edellytykset liittymiselle Liittymisprojektin vaiheet ja tehtävät Arkiston käyttöönotossa ja toimintaprosesseissa huomioitavia asioita Rakenteinen kirjaaminen Rekisterinpitäjyys Informointi, suostumukset ja kiellot Arkistoon liittyminen Tekninen käyttöönottovaihe Kela Loppuyhteenveto THL / OPER 16

Mikä työssä muuttuu? Potilaskertomustiedon rakenne ja kirjaaminen yhtenäistyvät Potilastietojärjestelmien sähköiset potilaskertomukset ja niiden tietosisällöt muodostuvat kansallisesti yhtenäisestä jäsennystä käyttäen erikoisalakohtaisia näkymiä, kansallisia otsikoita, luokituksia ja koodistoja Organisaatiokohtaisten näkymien ja otsikoiden käyttö loppuu / vähenee Potilastiedon arkiston tiedot tallennetaan kansallisille näkymille, jolloin toinen organisaatio voi käyttää niitä omassa potilastietojärjestelmässään Omien näkymiä tai otsikoiden käyttö, muunnettava vastaavaan kansalliseen näkymään ja/tai otsikkoon ennen tallennusta potilastiedon arkistoon Hoitoprosessin vaihe tulee huomioiduksi aiempaa paremmin Potilaan keskeiset hoitotiedot kirjataan kansallisesti sovituilla luokituksilla sekä tarvittaessa tietoa täydennetään omin sanoin, kuvailevasti, täydentäen jne. turhaa toistoa välttäen keskeisistä tiedoista koosteita THP:n avulla Merkintöjen palvelutapahtumakohtaisuus Potilasasiakirjamerkinnät kiinnitetään aina johonkin palvelutapahtumaan Tietojen käyttäjien todentaminen luotettavasti ja asiakirjojen allekirjoittaminen käyttäen kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta Merkintöjen näkyminen Omakannassa huomioitava Informointikäytäntöjen yhtenäistäminen THL / OPER 17

Keskeisiä käsitteitä Palvelutapahtuma, johon merkinnät kiinnitetään tarkoitetaan terveydenhuollon palvelujen antajan ja potilaan välistä yksittäisen palvelun järjestämistä tai toteuttamista esim. avohoidon vastaanottokäynti, laitoshoitojakso tai sarjahoito Näkymä, jotka kattavat potilaskertomuksen vaiheistusasetuksen potilasasiakirjat tarkoitetaan terveydenhuollon tietokokonaisuutta tai asiayhteyttä, joka sitoo tiedon tiettyyn tieto- ja hoitokokonaisuuteen kuten lääketieteen erikoisalaan, ammattialaan tai palveluun. näkymien ryhmittelystä Henkilötietonäkymä, Luovutusasiakirjat, Tekniset näkymät Yleiset näkymät, Koosteet Todistukset, lausunnot ja lomakkeet Jatkuvan potilaskertomuksen näkymät Erikoissalakohtaiset - Palvelukohtaiset - Ammatilliset THL / OPER 18

Rekisterinpitäjyys yksityisessä terveydenhuollossa Jokainen yksityinen terveydenhuollon palvelunantaja on rekisterinpitäjä omien potilasasiakirjojensa osalta. Rekisterinpitäjiä ovat myös lääkäriasemien tiloissa toimivat yritykset ja ammatinharjoittajat, lääkäriasemat sekä itsenäisesti omissa tiloissaan toimivat yritykset ja ammatinharjoittajat. Potilastietojen luovuttaminen rekisterinpitäjien välillä edellyttää potilaan suostumusta. Esimerkiksi yhden ison terveyspalveluyrityksen sisällä samoissa tiloissa voi olla kolmen tyyppisiä palvelunantajia: yrityksen oma henkilöstö, lääkäripalvelu- tai vastaava yritys sekä yksittäinen ammatinharjoittaja. Tietojen rekisterinpitäjä on yritys silloin, kun palvelun tuottaa oma henkilöstö. Terveyspalveluyrityksen lukuun toimivat lääkäripalvelu- tai vastaavat yritykset tai itsenäiset ammatinharjoittajat ovat rekisteripitäjiä omien käyntiensä osalta, vaikkakin käyttävät yleensä yrityksen potilastietojärjestelmää. Rekisterinpitäjä voi olla ainoastaan sellainen terveydenhuollon palvelunantaja tai itsenäinen ammatinharjoittaja, jolla on Valviran myöntämä toimilupa Työterveyshuollossa sopimuksen tehnyt yritys on rekisterinpitäjä THL / OPER 19

Potilaan informointi Potilastiedon arkistossa olevien tietojen käyttö ja luovuttaminen edellyttää potilaan informointia Asiakirjojen arkistointi ei edellytä informointia, eikä potilas voi kieltää arkistointia Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen tai tehdä kieltoja Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään, jonka kautta tieto tallentuu välittömästi Tiedonhallintapalveluun Osa järjestelmistä tallentaa myös reseptin informointitiedon Tiedonhallintapalveluun Tieto on tästä eteenpäin kaikkien Kanta-palveluihin liittyneiden organisaatioiden tarkistettavissa Kansalainen voi itse merkitä informaation saaduksi Omakannan kautta Informointi terveydenhuollon toimintayksikössä aloitetaan, kun toimintayksikkö on liittynyt arkiston käyttäjäksi ja potilastietojärjestelmä mahdollistaa informointimerkintöjen tekemisen Suositeltavaa on, että potilas informoidaan heti, kun hän asioi terveydenhuollossa ja havaitaan, ettei informointia ole vielä annettu THL / OPER 20

Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen Potilastiedon arkistoon tallennettujen potilastietojen käyttö toisissa terveydenhuollon toimintayksiköissä edellyttää potilaan suostumusta Suostumus tehdään kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai kansalainen tekee suostumuksen sähköisesti Omakannan kautta Voimassa toistaiseksi Suostumuksen voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Suostumus käsittää kaikki Potilastiedon arkistossa jo olevat ja myös sinne myöhemmin tallennettavat potilastiedot Kanta-suostumus<-> lääkäriaseman sisäinen suostumus THL / OPER 21

Tietojen luovutuksen kieltäminen Kansalainen voi rajoittaa potilastietojensa käyttöä kielloilla Kiellon voi tehdä kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai sähköisesti Omakannan kautta Kielto voi olla vain palvelutapahtumakohtainen (eli käynti- tai osastojakso) yksityisessä terveydenhuollossa Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa Kieltoa tehdessä voi erikseen sallia tietojen käytön hätätilanteissa Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita, joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön peruuttamaan tekemänsä kiellon Omassa organisaatiossa tiedot näkyvät kuten ennenkin kiellosta huolimatta THL / OPER 22

Potilastiedon arkistossa olevien asiakirjojen käyttö tietojen luovuttaminen Toisen organisaation tallentamat potilasasiakirjat voidaan luovuttaa Potilastiedon arkistosta potilaan luvalla edellyttää hoitosuhdetta Kukin toimintayksikkö luovuttaa vain omaan rekisteriinsä kuuluvia asiakirjoja sähköisestä luovutuksesta tulee luovutusilmoitus potilastietojärjestelmään automaattisesti Jos luovutus paperilla, niin manuaalinen luovutusilmoitus luovutuksia seurataan lokivalvonnalla (luovutusloki) THL / OPER 23

Viestintä ja tukimateriaalit Ammattilaisviestinnästä vastaa THL/OPER: Hyödynnä Kanta.fi sivut ammattilaisille http://kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/terveydenhuollolle Potilastiedon arkiston toimintamallit - Potilastiedon arkiston verkkokoulu - Potilastiedon arkiston esittelyvideo Yksityisen terveydenhuollon Käyttöönoton käsikirja: http://kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/yksityisen-terveydenhuollonkanta-palvelujen-kayttoonotto Hankkeiden tuottama materiaali Kanta.fi-sivuilla: mm. elappihanke tuottanut hyvää mallimateriaalia: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/hankkeiden-tuottama-materiaali Potilasasiakirjojen laatiminen ja käsittely STM 2012:4 http://www.stm.fi/c/document_library/get_file?folderid=5197397&name=dlfe-21316.pdf Terveydenhuollon rakenteisen kirjaamisen opas 1 http://www.julkari.fi/handle/10024/126020 Kansalaisviestinnästä vastaa KELA: Potilastiedon arkiston materiaalien tilaukset (esitteet, julisteet, rollupit): http://www.kanta.fi/materiaalin-tilausohjeet Thl.fi/tapahtumakalenteri: Toimintamallikoulutusten päivämäärät ja ilmoittautuminen (syksy 2015) THL / OPER 24

Arkistoon liittyminen - Kela Käynnistys ja perehtyminen Suunnittelu Liittymisen toimenpiteet Liittyminen ja Käyttöönotto Ylläpito ja seuranta THL / OPER 26

Kiitos! etunimi.sukunimi@thl.fi THL / OPER 28