1 (5) Tietoturvaluokka: Julkinen Rekisterin nimi ja lyhenne Nimi n Diakonissalaitoksen säätiön terveyspalveluiden asiakasrekisteri Lyhenne ODL Säätiön Mediatri Nimi n Diakonissalaitoksen säätiö Työklinikan työhönvalmennus ja työkokeilu Kidutettujen kuntoutus Etä-LAKU-perhekuntoutus Rovaniemi TSEMPPI Liikuntaklinikan vastaanottotoiminta Sähköinen resepti, Reseptikeskus, jonka rekisterinpitäjä on Kela. Kuntoutuksen tuloksellisuuden raportoinnin rekisterin rekisterinpitäjä on Kela. Rekisterinpitäjä ODL Säätiön Itsenäisten ammatinharjoittajien yhteisesti ylläpidetty asiakasrekisteri, pois lukien rasituksia tekevät lääkärit. ODL Liikuntaklinikan vastaanottotoiminta Rovaniemellä, rekisterinpitäjä on Terveystalo. Osoite ODL Säätiö, ODL Säätiö, Rovakatu 15, 96100 Rovaniemi ODL Säätiö, Liikuntaklinikan vastaanottotoiminta Rovaniemi, Terveystalon toimipisteessä os. Koskikatu 27, 96100 Rovaniemi Rekisterin vastuuhenkilö Toimintayksikkö, nimike, nimi ja yhteystiedot ODL Säätiö, lääketieteellinen johtaja Tiina Nylander, PL 365 (Albertinkatu 18 A), 90101 OULU, puh 050 312 5750 Rekisterin yhteyshenkilö Tieto asiakasrekisterin yhteyshenkilöistä on liitteenä. Yhteisrekisteriä käyttävät itsenäiset terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat tehneet erillisen palveluntuottosopimuksen ODL Säätiön kanssa. ODL Säätiön Itsenäisten ammatinharjoittajien yhteisesti ylläpidetty asiakasrekisteri Kukin erillinen yhteisrekisteriin liittynyt itsenäinen ammatinharjoittaja on itsenäinen rekisterinpitäjä ja laatii oman rekisteriselosteen ollen vastuussa oman rekisterinsä osalta sen laillisuudesta ja laillisesta käytöstä. Eri rekisterinpitäjät ovat sivullisia suhteessa toisiinsa, vaikka he toimivat samoissa tiloissa, jolloin rekisterin sisältämiä tietoja voi luovuttaa sivullisille vain asiakkaan suostumuksella tai luovutukseen oikeuttavan lainsäädännön pohjalta. Yhteydenotot keskitettyyn asiakasrekisteriin osallistuviin itsenäisiin ammatinharjoittajiin ODL Vastaanottopalveluissa puh (08) 313 2154.
2 (5) Liikuntaklinikan ammatinharjoittajan vastaanotto toiminta Rovaniemellä tapahtuu Terveystalon kanssa tehdyn vastaanottotoiminta sopimuksen pohjalta. Käytetään Terveystalon asiakasrekisteriä, jonka rekisterinpitäjä on Terveystalo. Potilasasiamies ja tietosuojavastaava ovat Terveystalon henkilöitä. Asiakastietorekisterin käyttötarkoituksena on: Asiakkaan hoidon/palvelun järjestäminen, suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta. Asiakkaan palvelun ja tutkimuksen laskutus sekä perintä. ODL Säätiön oman toiminnan tilastointi, suunnittelu, kehittäminen, palvelun laadun varmistaminen, seuranta ja ODL Säätiön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät. Rekisterin käyttötarkoitus Kelan Kuntoutuksen tuloksellisuuden raportoinnin rekisteri, raportointi koskee työkokeilua, työhönvalmennusta ja mielenterveyskuntoutujien työhönvalmennusta. Tietoja toimitetaan Kelaan, kuntoutujan kirjallisen luvan perusteella. Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö: Laki potilaan asemasta ja oikeuksista, potilaslaki (785/1992) Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159 /2007) Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994, 564/1994) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Henkilötietolaki (523/1999) Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista (566 /2005) Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (181/2001) Asiakastietorekisteri koostuu asiakastiedoista ja sähköisistä tallenteista, jotka sisältävät: Perustiedot asiakkaasta ja läheisestä Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kotikunta, tarvittaessa ammatti, työnantaja, vakuutusyhtiö, Rekisterin tietosisältö Asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, lähiomainen, alaikäisen huoltaja tai laillinen edustaja ja heidän yhteystietonsa Asiakkaan äidinkieli/asiointikieli Asiakkaan antamat suostumukset ja mahdolliset kiellot Asiakkaan palvelun kannalta välttämättömät esitiedot, terveystiedot, palvelun suunnittelua, palvelua, asiakkaan neuvontaa ja tutkimusta koskevat tiedot Palvelun maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot Asiakasorganisaatioiden ja muiden sidosryhmien perustiedot kuten: organisaation nimi, osoite, yhteyshenkilö, laskutusosoite Käytön seurannan lokitiedot Kaikki asiakasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Asiakkaalta itseltä ja/tai hänen omaiselta, lailliselta edustajalta saadut tiedot. Terveydenhuollon ammattihenkilöiden sekä muiden palveluun osallistuneiden ammattihenkilöiden sekä ODL Säätiön lukuun toimivien itsenäisten
3 (5) Säännönmukaiset tietolähteet ammatinharjoittajien kirjaamat asiakkaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot, jotka ovat syntyneet palvelutilanteessa neuvonnan, palvelun suunnittelun, tutkimuksen ja palvelun tuloksena. Lähettävän terveydenhuollon toimintayksikön, ammatinharjoittajan lähetteen tai ostopalvelusopimuksen tai asiakkaan suostumuksella, asiakasta hoitaneilta yksiköiltä saadut tiedot. Reseptikeskukseen talletetut lääkemääräykset, ovat hoitavien terveydenhuollon ammattilaisten käytettävissä asioitaessa terveydenhuollossa, asiakkaan luvalla. Asiakasorganisaatioiden ja muiden sidosryhmien (kuten alihankkijat ja yhteistyökumppanit) ilmoittamat tiedot. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasasiakirjoihin sisältyviä tietoja luovutetaan: 1. 2. Pääsääntöisesti vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajan kirjallisella suostumuksella tai Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla mm.: Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Terveydenhuollon valtakunnallisiin mm.: hoitoilmoitusrekisteri, lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, tartuntatauti-ilmoitus, käyttäjän vaaratilanneilmoitus liittyen terveydenhuollon laitteisiin ja tarvikkeisiin, tieto kuolemasta. Jatkohoitotilanteessa asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan tarpeellisia tietoja luovuttaa asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Yhteenveto annetusta hoidosta voidaan lähettää asiakkaan suullisella suostumuksella hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan lähiomaiselle tai muulle läheiselle asiakkaan tajuttomuuden tai siihen verrattavan syyn vuoksi tieto asiakkaan terveydentilasta, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin. Kuolleen asiakkaan tietojen luovuttaminen perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Tieteellistä tutkimuskäyttöä varten asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen myöntämällä luvalla. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kelan Kuntoutuksen tuloksellisuuden raportoinnin rekisterin tiedot toimitetaan Kelaan mittauksen toteutumispäivää seuraavan kalenterivuoden helmikuun loppuun mennessä. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Asiakastietoja säilytetään asiakkaan palvelun ajan palveluyksikössä valvonnan alaisena ja lukitussa tilassa/kaapissa. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Asiakastietojärjestelmät sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojen säilyttämistä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.
4 (5) Tietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet Asiakastietojärjestelmiä saa käyttää ainoastaan ko. asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin. Tehtäväkohtainen käyttöoikeus perustuu henkilökohtaiseen salasanaan ja käyttäjätunnukseen ja tietojen käyttöä valvotaan. Henkilökunta on perehdytetty ja koulutettu tietoturva- ja tietosuoja-asioista. Henkilöstöltä edellytetään vaitiolo- ja käyttäjäsitoumukset. Erityissuojattavien asiakirjojen (mm. psykiatrian, lastenpsykiatrian ja nuorisopsykiatrian tiedot) osalta käyttöoikeudet on rajattu. Terveydenhuollon varmennekortti mahdollistaa pääsyn paikallisten tietojärjestelmien lisäksi kansalliseen Kelan reseptikeskukseen. ODL Säätiön palvelutapahtumat kuuluvat ODL Säätiön asiakasrekisteriin. Asiakas voi antaa suostumuksen ODL Säätiön rekisteriin kirjattujen tietojen näkymisestä/eli luovutuksesta toiseen ODL Konsernin ylläpitämään asiakasrekisteriin. Asiakasrekisteriin on ulkoinen järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen tarkoitettu yhteys, joka on suojattu VPN-salauksella, käyttäjätunnuksilla ja rajoitettu kehittäjän IP-osoitteeseen. Liikkuvassa hoitotyössä käsiteltävät tiedot on salattu. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastusoikeus on henkilökohtainen omiin asiakastietoihin kohdistuva oikeus. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella, jonka saa ODL Konsernin toimipisteistä, verkkosivulta tai potilasasiamieheltä. Pyyntö osoitetaan ensisijaisesti asiakasta hoitavalle /viimeksi hoitaneelle terveydenhuollon ammattihenkilölle. Mikäli pyyntöön ei suostuta, asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä. Tiedon korjaaminen ja tiedonkorjaamisen toteuttaminen Asiakkaalla on oikeus vaatia tiedon korjaamista pääsääntöisesti kirjallisesti, lomakkeen saa ODL Konsernin toimipisteistä sekä verkkosivulta tai potilasasiamieheltä. Pyyntö osoitetaan ko. rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli pyyntöön ei suostuta, asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä. Asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojensa käsittelystä pääsääntöisesti hoitosuhteen alkaessa. Rekisteriseloste on saatavilla henkilöstön välityksellä sekä verkkosivulta. Muut mahdolliset oikeudet Tiedonsaantioikeus: Asiakkaalla on, kirjallisella pyynnöllä, oikeus saada tietää kuka on käyttänyt häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön peruste. Kielto-oikeus: Alaikäinen, joka ikänsä ja kehitystasonsa perusteella kykenee päättämään hoidostaan, voi kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antamisen huoltajalleen. ODL Säätiön potilasasiamies Ulla Uusihonko, puh. 050 312 5727, tavattavissa pääsääntöisesti ti - to. Puhelinvastaajaan voi jättää yhteydenottopyynnön. Käyntiosoite on Albertinkatu 18 A 1 krs, Email: ulla.uusihonko(at)odl.fi ODL Säätiön lääketieteellinen johtaja Tiina Nylander, puh. 050 312 5750. ODL Konsernin tietosuojavastaava Ulla Uusihonko, puh. 050 312 5727, tavattavissa pääsääntöisesti ti - to. Puhelinvastaajaan voi jättää yhteydenottopyynnön. Käyntiosoite on Albertinkatu 18 A 1 krs. n Diakonissalaitos, vaihde puh. 08 313 2000 Yhteydenotot keskitettyyn asiakasrekisteriin osallistuviin itsenäisiin ammatinharjoittajiin ODL Vastaanottopalveluissa
5 (5) puh (08) 313 2154 Yksikkö Tehtävä Nimi Puhelin Käyntiosoite Posti-numero ja toimipaikka n Diakonissalaitoksen säätiö ODL Säätiö Lääketieteellinen johtaja Tiina Nylander 050 312 5750 Kidutettujen kuntoutus Palvelupäällikkö Elina Vihelä 0400 225 792 Oravanpolku 3 Työklinikan työhönvalmennus ja työkokeilu Projektipäällikkö Jaana Ukonaho 050 312 5755 Albertinaktu 18 A Lasten kuntoutus Rovaniemi kuntoutusohjaaja Mika Toivonen 050 312 7287 Rovakatu 15 96100 Rovaniemi Tsemppi kuntoutusohjaaja Ville Haanela 050 312 5687 Uusikatu 46 B, 2 krs Vastaanotto-palvelut Liikuntaklinikan ylilääkäri Tiina Nylander 050 312 5750 Palvelujohtaja Kaisu Kaikkonen 050 312 5611 Laajennettu rekisteriseloste sisältää rekisteriselosteen, asiakkaan informoinnin ja tietojärjestelmäselosteen tiedot.