ODL Säätiön Mediatri. ODL Säätiö, PL 365, Oulu

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE, LAAJENNETTU 1/5 Rekisterin nimi ja lyhenne Rekisterinpitäjä Nimi n Diakonissalaitoksen säätiön terveyspalveluiden asiakasrekisteri Lyhenne ODL Säätiön Mediatri Nimi n Diakonissalaitoksen säätiö Työklinikan työhönvalmennus ja työkokeilu Kidutettujen kuntoutus Veljeskoti Liikuntaklinikan vastaanottotoiminta Sähköinen resepti, Reseptikeskus, jonka rekisterinpitäjä on Kela. Rekisterin vastuuhenkilö Rekisterin yhteyshenkilö ODL Säätiön Itsenäisten ammatinharjoittajien yhteisesti ylläpidetty asiakasrekisteri Rekisterin käyttötarkoitus RAI vertailukehittäminen, sopimus OY RAIsoft Ltd:n ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kanssa. RAVATAR tietojen rekisterinpitäjä on Finnish Consulting Group Efeko Oy. Kuntoutuksen tuloksellisuuden raportoinnin rekisterin rekisterinpitäjä on Kela. ODL Säätiön Itsenäisten ammatinharjoittajien yhteisesti ylläpidetty asiakasrekisteri, pois lukien rasituksia tekevät lääkärit. Osoite ODL Säätiö, Toimintayksikkö, nimike, nimi ja yhteystiedot ODL Säätiö, lääketieteellinen johtaja Marja-Liisa Kauhanen, PL 365 (Uusikatu 66, 3.krs), OULU, puh Tieto asiakasrekisterin yhteyshenkilöistä on liitteenä. Yhteisrekisteriä käyttävät itsenäiset terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat tehneet erillisen palveluntuottosopimuksen ODL Säätiön kanssa. Kukin erillinen yhteisrekisteriin liittynyt itsenäinen ammatinharjoittaja on itsenäinen rekisterinpitäjä ja laatii oman rekisteriselosteen ollen vastuussa oman rekisterinsä osalta sen laillisuudesta ja laillisesta käytöstä. Eri rekisterinpitäjät ovat sivullisia suhteessa toisiinsa, vaikka he toimivat samoissa tiloissa, jolloin rekisterin sisältämiä tietoja voi luovuttaa sivullisille vain asiakkaan suostumuksella tai luovutukseen oikeuttavan lainsäädännön pohjalta. Yhteydenotot keskitettyyn asiakasrekisteriin osallistuviin itsenäisiin ammatinharjoittajiin ODL Vastaanottopalveluissa puh (08) Asiakastietorekisterin käyttötarkoituksena on: Asiakkaan hoidon/palvelun järjestäminen, suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta. Asiakkaan palvelun ja tutkimuksen laskutus sekä perintä. ODL Säätiön oman toiminnan tilastointi, suunnittelu, kehittäminen, palvelun laadun varmistaminen, seuranta ja ODL Säätiön oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät. ODL,, RAI-tietojärjestelmän avulla vanhustenhuollossa arvioidaan asiakkaan palvelun tarvetta, suunnitellaan palvelua sekä seurataan palvelun laatua ja vaikuttavuutta sekä laaditaan sen pohjalta asiakkaan palvelu-

2 REKISTERISELOSTE, LAAJENNETTU 2/5 /hoitosuunnitelma. Web pohjainen RAVATAR- indeksi vanhusten toimintakyvyn ja hoidon tarpeen mittaamiseen. Kelan Kuntoutuksen tuloksellisuuden raportoinnin rekisteriä käytetään Katsoorganisaatiotunnistuksella. Raportointi koskee työkokeilua, ja mielenterveyskuntoutujien työhönvalmennusta. Tietoja toimitetaan Kelaan, kuntoutujan kirjallisen luvan perusteella. Rekisterin tietosisältö Säännönmukaiset tietolähteet Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö: Laki potilaan asemasta ja oikeuksista, potilaslaki (785/1992) Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007) Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994, 564/1994) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009) Henkilötietolaki (523/1999) Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista (566/2005) Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (181/2001) Laki rintamaveteraanien kuntoutuksesta (1184/1988) Laki eräissä Suomen sotiin liittyneissä tehtävissä palvelleiden kuntoutuksesta (1039/1997) Asiakastietorekisteri koostuu asiakastiedoista ja sähköisistä tallenteista, jotka sisältävät: Perustiedot asiakkaasta ja läheisestä Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kotikunta, tarvittaessa ammatti, työnantaja, vakuutusyhtiö, Asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, lähiomainen, alaikäisen huoltaja tai laillinen edustaja ja heidän yhteystietonsa Asiakkaan äidinkieli/asiointikieli Asiakkaan antamat suostumukset ja mahdolliset kiellot Asiakkaan palvelun kannalta välttämättömät esitiedot, terveystiedot, palvelun suunnittelua, palvelua, asiakkaan neuvontaa ja tutkimusta koskevat tiedot Palvelun maksajaa ja maksun määräytymistä koskevat tiedot Asiakasorganisaatioiden ja muiden sidosryhmien perustiedot kuten: organisaation nimi, osoite, yhteyshenkilö, laskutusosoite Käytön seurannan lokitiedot Kaikki asiakasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Asiakkaalta itseltä ja/tai hänen omaiselta, lailliselta edustajalta saadut tiedot. Terveydenhuollon ammattihenkilöiden sekä muiden palveluun osallistuneiden ammattihenkilöiden sekä ODL Säätiön lukuun toimivien itsenäisten ammatinharjoittajien kirjaamat asiakkaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot, jotka ovat syntyneet palvelutilanteessa neuvonnan, palvelun suunnittelun, tutkimuksen ja palvelun tuloksena. ODL,,

3 REKISTERISELOSTE, LAAJENNETTU 3/5 Lähettävän terveydenhuollon toimintayksikön, ammatinharjoittajan lähetteen tai ostopalvelusopimuksen tai asiakkaan suostumuksella, asiakasta hoitaneilta yksiköiltä saadut tiedot. Reseptikeskukseen talletetut lääkemääräykset, ovat hoitavien terveydenhuollon ammattilaisten käytettävissä asioitaessa terveydenhuollossa, asiakkaan luvalla. Asiakasorganisaatioiden ja muiden sidosryhmien (kuten alihankkijat ja yhteistyökumppanit) ilmoittamat tiedot. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Terveyden ja hyvinvoinnin laitos tuottaa vertailupalautetta osallistujille ja koordinoi RAI vertailukehittämistä. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasasiakirjoihin sisältyviä tietoja luovutetaan: 1. Pääsääntöisesti vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajan kirjallisella suostumuksella tai 2. Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla mm.: Terveydenhuollon valtakunnallisiin mm.: hoitoilmoitusrekisteri, lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, tartuntatauti-ilmoitus, käyttäjän vaaratilanneilmoitus liittyen terveydenhuollon laitteisiin ja tarvikkeisiin, tieto kuolemasta. Jatkohoitotilanteessa asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan tarpeellisia tietoja luovuttaa asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Yhteenveto annetusta hoidosta voidaan lähettää asiakkaan suullisella suostumuksella hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan lähiomaiselle tai muulle läheiselle asiakkaan tajuttomuuden tai siihen verrattavan syyn vuoksi tieto asiakkaan terveydentilasta, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin. Kuolleen asiakkaan tietojen luovuttaminen perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Tieteellistä tutkimuskäyttöä varten asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen myöntämällä luvalla. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet Asiakkaiden RAI arviointitiedoista muodostuu paikallinen RAI tietokanta, josta lähetetään kopio kaksi kertaa vuodessa Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseen. Kelan Kuntoutuksen tuloksellisuuden raportoinnin rekisterin tiedot toimitetaan Kelaan mittauksen toteutumispäivää seuraavan kalenterivuoden helmikuun loppuun mennessä. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Asiakastietoja säilytetään asiakkaan palvelun ajan palveluyksikössä valvonnan alaisena ja lukitussa tilassa/kaapissa. ODL,,

4 REKISTERISELOSTE, LAAJENNETTU 4/5 ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Asiakastietojärjestelmät sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojen säilyttämistä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Asiakastietojärjestelmiä saa käyttää ainoastaan ko. asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin. Tehtäväkohtainen käyttöoikeus perustuu henkilökohtaiseen salasanaan ja käyttäjätunnukseen ja tietojen käyttöä valvotaan. Henkilökunta on perehdytetty ja koulutettu tietoturva- ja tietosuoja-asioista. Henkilöstöltä edellytetään vaitiolo- ja käyttäjäsitoumukset. Erityissuojattavien asiakirjojen (mm. psykiatrian, lastenpsykiatrian ja nuorisopsykiatrian tiedot) osalta käyttöoikeudet on rajattu. Terveydenhuollon varmennekortti mahdollistaa pääsyn paikallisten tietojärjestelmien lisäksi kansalliseen Kelan reseptikeskukseen. ODL Säätiön palvelutapahtumat kuuluvat ODL Säätiön asiakasrekisteriin. Asiakas voi antaa suostumuksen ODL Säätiön rekisteriin kirjattujen tietojen näkymisestä/eli luovutuksesta toiseen ODL Konsernin ylläpitämään asiakasrekisteriin. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Tiedon korjaaminen ja tiedonkorjaamisen toteuttaminen Muut mahdolliset oikeudet Asiakasrekisteriin on ulkoinen järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen tarkoitettu yhteys, joka on suojattu VPN-salauksella, käyttäjätunnuksilla ja rajoitettu kehittäjän IP-osoitteeseen. Liikkuvassa hoitotyössä käsiteltävät tiedot on salattu. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen omiin asiakastietoihin kohdistuva oikeus. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella, jonka saa ODL Konsernin toimipisteistä, verkkosivulta tai potilasasiamieheltä. Pyyntö osoitetaan ensisijaisesti asiakasta hoitavalle/viimeksi hoitaneelle terveydenhuollon ammattihenkilölle. Mikäli pyyntöön ei suostuta, asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä. Asiakkaalla on oikeus vaatia tiedon korjaamista pääsääntöisesti kirjallisesti, lomakkeen saa ODL Konsernin toimipisteistä sekä verkkosivulta tai potilasasiamieheltä. Pyyntö osoitetaan ko. rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli pyyntöön ei suostuta, asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisen syistä. Asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojensa käsittelystä pääsääntöisesti hoitosuhteen alkaessa. Rekisteriseloste on saatavilla henkilöstön välityksellä sekä verkkosivulta. Tiedonsaantioikeus: Asiakkaalla on, kirjallisella pyynnöllä, oikeus saada tietää kuka on käyttänyt häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön peruste. Kielto-oikeus: Alaikäinen, joka ikänsä ja kehitystasonsa perusteella kykenee päättämään hoidostaan, voi kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antamisen huoltajalleen. ODL,,

5 REKISTERISELOSTE, LAAJENNETTU 5/5 ODL Säätiön potilasasiamies Soile Väätäjä, puh Puhelinvastaajaan voi jättää yhteydenottopyynnön. Käyntiosoite on Isokatu 63, soile.vaataja(at)odl.fi ODL Säätiön lääketieteellinen johtaja Marja-Liisa Kauhanen, puh ODL Konsernin tietosuojavastaava Ulla Uusihonko, puh Puhelinvastaajaan voi jättää yhteydenottopyynnön. Käyntiosoite on Albertinkatu 18 A 1 krs. n Diakonissalaitos, vaihde puh Yhteydenotot keskitettyyn asiakasrekisteriin osallistuviin itsenäisiin ammatinharjoittajiin ODL Vastaanottopalveluissa puh (08) Yksikkö Tehtävä Nimi Puhelin Käyntiosoite Posti-numero ja toimipaikka n Diakonissalaitoksen säätiö ODL Säätiö Lääketieteellinen johtaja Marja-Liisa Kauhanen Uusikatu 66, 3.krs Veljeskoti Asiakkuus- ja palvelujohtaja Pasi Arola Uusikatu 46 A, 2 krs Palveluesimies Inkeri Välitalo Albertinkatu 18 B Kidutettujen kuntoutus Asiakkuus- ja palvelujohtaja Pasi Arola Uusikatu 46 A, 2 krs Työklinikan työhönvalmennus ja työkokeilu Vastaanottopalvelut Palvelupäällikkö Elsi Kylli Isokatu 61 katutaso Liikuntaklinikan ylilääkäri Tiina Nylander Albertinkatu 18 A, 2 krs Palvelujohtaja Kaisu Kaikkonen Albertinkatu 18 A, 2 krs ODL,,