RAPORTTI Tall Ships Races Jätkän lavan backstage, 17.-20.7.2013 Christina Daous Kulttuurituotannon koulutusohjelma (240 op) Marraskuu 2013
SISÄLLYS 1 Tall Ships Races 4 2 Työtehtävät 5 3 Kehitysehdotuksia 7 LÄHTEET 9 LIITTEET 10
4 1 Tall Ships Races Tall Ships Races Helsinki 2013 oli kokonaisuudessaan onnistunut tapahtuma ja se näkyi runsaassa kävijämäärissä, upeassa säässä, mahtavissa laivoissa ja ahkerissa työntekijöissä. Mukaan Tall Ships Raceen pääsin Helsingin Nuorisoasiainkeskuksen kautta, joka oli myös mukana järjestämässä tapahtumaa. En kuitenkaan osallistunut heidän järjestämään toimintaan, vaan toimipisteeni oli koko neljän päivän ajan Jätkän lavan backstage. Etukäteen perehdytystä ei ollut, vaan tapahtuman materiaaleista keräsin kaiken mahdollisen tiedon. Vapaaehtoisilla oli oma intra, jonne pääsi kirjautumaan verkkosivuilta, mutta siellä oli pitkälti samaa tietoa mitä muualla sivuilla, lisäksi vielä turvallisuusasioita, ohjeita eri viestintätilanteisiin ja muita vain työntekijöille tarkoitettua tietoa. Jätkän lavalta en myöskään tuntenut ketään, joten lähin aika sokkona koko hommaan mukaan. Tapahtuma oli kuitenkin erittäin hauska sekä mielenkiintoinen, eikä mukaan lähteminen haitannut yhtään. Ulkoilmatapahtuman järjestämisessä tulee ottaa monia asioita huomioon ja tämän kokoisessa kokoonpanossa tärkeintä ovat sen tekijät. Pääosin kokonaisuudesta huolehti Helsingin kaupungin tapahtumayksikkö ja mukana olivat tietysti Helsingin kaupunki sekä monet Helsingin yritykset, yhdistykset ja julkisen sektorin organisaatiot. Mitä suurempi tapahtuma on, sitä enemmän myös muun kaupungin pitää osata olla mukana toiminnassa. Koko Hietalahden ranta-alue oli tapahtuma-aluetta (liite 1, kartta), joten Bulevardista Mechelininkadulle niin liikenne kuin muutkin suunnittelut menivät uusiksi. Onneksi raitiovaunut kulkivat normaalisti, joten itse pääsin töihin suht helposti. Hienointa tapahtumassa oli monen eri organisaation yhteistyö ja voin kuvitella, että asiat eivät olleet helppoja hoitaa, se ei kuitenkaan näkynyt ulospäin eikä edes vapaaehtoisille. Ammattimaista ja hyvännäköistä toimintaa. Tall Ships Races kohensi ehdottomasti siis Helsingin kuvaa niin Suomessa kuin varmasti myös ulkomailla ja tiivisti kaupungin sisäistä yhteistoimintaa. (Iso-Aho & Kinnunen 2011) Tapahtuman nettisivut, materiaalit ja kaikki tarvittava informaatio löytyi tapahtuman vierailijoille hyvissä ajoin sekä helposti. Turistit, jotka olivat saapuneet kaupunkiin tätä tapahtumaa varten saivat myös netistä kaiken tiedon
5 helposti ja englanniksi. Lisäksi tapahtuman aikana ympäri keskustaa kulkivat TSR-infohenkilökuntaa, joiden tehtävänä oli opastaa ja auttaa ihmisiä. Nettisivut oli koottu selkeäksi ja mielestäni toimivaksi kokonaisuudeksi (www.tallshipsraceshelsinki.fi). 2 Työtehtävät Neljän työpäivän aikana tehtävät vaihtelivat tarpeen mukaan, kuitenkin aina liittyen backstageen. Työvuorot oli jaettu kolmen muun vapaaehtoisen kesken ja jokaisena päivänä pääsi tekemään ainakin kuusi tuntia töitä. Työnjohtajana Jätkän lavalla toimi tekninen tuottaja Teemu (Moving Light), joka otti koko vastuun lavasta. Ensimmäisenä päivänä, kun selvisi, ettei meillä olisi sen suurempia vastuutehtäviä, olin erittäin helpottunut. En ollut saanut minkäänlaista perehdytystä vaan olin itse etsinyt tietoa enkä osannut aavistaa omia työtehtäviäni, joten Teemun olemassaolo oli tärkeää. Häneltä pystyi kysymään vapaasti kaikesta, mitä lavan takana ja edessä tapahtui. Käytännössä tehtäviimme kuului backstage-kontin ylläpito. Se tarkoitti tarjoilun hoitamista, siistimistä, kulkupassien jakamista ja yleistä järjestyksen ylläpitämistä. Teemu oli tosiaan tekninen tuottaja, joten kaikki käytännön tehtävät olivat backstage-vapaaehtoisten vastuulla. Vastuu ei kuitenkaan tässä tarkoita mitään negatiivista tai vaikeaa asiaa, sillä vastuualueemme oli erittäin pieni. Työilmapiiri oli jatkuvasti erittäin rento, istuskelimme lavan takana ja sitä mukaan kun artisteja oli paikalla, vietimme heidän kanssa aikaa. Aurinkoisella säällä istuimme kontin ulkopuolella, sillä kontti ei ollut kovin tilava, joten sinne ei mahtunut esimerkiksi kahta neljän hengen bändiä tavaroineen kerralla. Onneksi sää suosi lähes koko tapahtuman ajan. Työvuorot alkoivat siitä, että aamuvuorolainen kävi Metropolian (joka toimi yhteistyökumppanina) Bulevardin keittiöstä hakemassa tarjoilut, eli kahvit, leivät ja hedelmät, jotka vapaaehtoinen toimitti Jätkälle. Yleensä se meni siten, että päivävuorolainen teki saman reissun, sillä kahvi ei enää monen tunnin seisomisen jälkeen maistu hyvältä eivätkä leivät näytä hyvältä. Tässä vaiheessa soiteltiin yleensä backstagelle että mitä sieltä puuttuu. Iltavuorolainen taas vuorostaan palautti maitokärryillä termarit ja muut tarvikkeet, jotka lavan taakse
6 oltiin viety. Tämä ei ollut suuri työ, mutta sitäkin haastavampi. Kun koko Hietalahdenranta oli tapahtuma-aluetta, se oli suljettu suurimmaksi osaksi autoilta, joten ihmisiä oli kaikki tiepinnat täynnä. Kivistä ja ihmisiä täynnä olevaa tietä pitkin toimme maitokärryillä vuorotellen tavaraa, mikä kävi monesti hermoille. Onneksi kuitenkin aamuvuorot oli jaettu kolmen vapaaehtoisen kesken hyvin eikä yhden ihmisen tarvinnut joka aamu herätä aikaisemmin ja varautua aamuihmisruuhkaan. Jätkän lavan ohjelma alkoi aamuisin 10-12 välisenä aikana ja päättyi illalla viimeistään klo 22 mennessä (liite 2, ohjelma). Ohjelmamuutoksia Jätkän lavalla ei tapahtunut ja ainoita ongelmatilanteita olivat artistien myöhästymiset, mitä tapahtuu aina. Yksi esiintyjä pääsi 45min esityksen sijaan esittämään vain noin 10 minuutin setin, sillä taustadj:ksi palkattu henkilö oli myöhässä, eikä ollut tiennyt liikennejärjestelyistä, joten esimerkiksi autolla ei oikein päässyt paikalle. Artisteja kuitenkin saapui autoilla ja heille varattiinkin muutama autopaikka lavan takana. Tähän ei oltu varauduttu etukäteen, mutta onneksi tilaa riitti. Autoteillä pääsi siis ajamaan, mutta jotta pääsi tarkastusporteista läpi, tarvitsi itselleen ajoluvan ja sitä myöskään muutama artistit eivät tienneet. Onneksi portinvartijat olivat oma-aloitteisia ja osasivat ottaa asioista selvää, eikä esimerkiksi Jätkän lavan vapaaehtoisten tarvinnut käydä Mechelininkadulla tai Bulevardilla hakemassa porukkaa lavalle. Pieneksi ongelmaksi muokkautui kulkupassien vähäisyys ja meille noloksi tilanteeksi koitui se, että jouduimme pyytämään niitä takaisin. Esiintyjät toki ymmärsivät ja palauttivat kulkulupia esityksien jälkeen, mutta tuntui pahalta viedä pois muisto keikalta. Monet kokeneemmat esiintyjät jättivät ne omaaloitteisesti backstagelle, mutta nousevat artistit pyysivät saada lupaa pitää ne itsellään. Muutamalle ne siis jätettiin muistoksi. Onneksi uusiokäyttö tuotti tulosta, sillä yksikään esiintyjä ei jäänyt ilman kulkulupaa. Kulkulupia oli erityyppisiä, kuten lähes aina tässä tapahtumassa. Oli erikseen staff- (liite 4, staff-passi), artisti- sekä hallinto passi. En muista tarkalleen millä nimellä tapahtumajärjestäjien passit kulkivat, niitä ei meilläpäin kovin montaa näkynyt. Lisäksi löytyi VIP- ja Press-kulkuluvat. Kulkulupa tuli todella moneen käyttöön, sillä esimerkiksi Metropolian päärakennukseen ei päässyt ilman kulkulupaa.
7 Tapahtumatoimistolle mentäessä passi oli siis aina oltava mukana, lisäksi meillä oli myös tapahtumapaidat työaikana päällä. Paidan ja passin lisäksi vapaaehtoiset saivat TSR-tuulitakin, urheilukassin, hiushuivin ja työtodistus/diplomin sai käydä hakemassa viimeisen vuoron jälkeen. 3 Kehitysehdotuksia Tapahtuman aikana ja sen jälkeen kehitysehdotuksia tuli lähes mitätön määrä. Oma roolini oli niin pieni, etten päässyt lainkaan osaksi itse tuotantopuolta ja olin vain toteuttavana toimijana yhdessä toimipisteessä. Tapahtuma oli myös erittäin sujuva, joten siitäkään ei löytynyt kritiikkiä. Jätkän lava oli kuitenkin kaikkein hankalin paikka, sillä se oli hieman taka-alalla, vaikka koko satamaallasalueella olikin aluksia. Ihmiset eivät välttämättä jaksaneet/osanneet/uskaltaneet mennä kaikkein peremmälle. Sateen iskiessä ihmisille ei ollut mahdollista tarjota oikeastaan minkäänlaista suojaa, joten oli suhteellisen iso kynnys tulla lavan luokse kuuntelemaan esiintyjiä, sekä huonon sään sattuessa sinne ei voinut edes jäädä. Lavan edessä oli ihan hyvin tilaan, mutta ei oikeastaan istumapaikkoja. Koko Jätkän alue oli siis suunniteltu pelkästään kävelemistä varten ja vaikka siellä olikin sijoiteltu kioskeja sekä putiikkeja, heidän penkkitilat olivat myös hyvin vähäiset. Mukavan oloinen Fosters-terassi sattui olemaan lisäksi vielä K-18. Lava ei siis houkutellut ihmisiä jäämään pidemmäksi aikaa kuuntelemaan ja esimerkiksi vanhuksia näkyi hyvin vähän. Nuorten bändien nuoret tutut jaksoivat bailata, mutta lapsiperheitä näkyi todella vähän lavan ympärillä, vaikka niitä muuten olikin pilvin pimein. Muutama esiintyjä, kuten Mega-Paula (liite 5, valokuva) keräsivät paikalle uskollisimmat fanit ja silloin sääkään ei haitannut. Ohjelmaa kuitenkin saattoi olla 12 tuntia putkeen, joten vierailijoita ei riittänyt. Olen tullut siihen tulokseen, että pelkästään rakentava kritiikki ei ole ainoa kehityehdotuksen osa. Myös kiitokset ja positiiviset näkökulmat on tärkeä tuoda esille. Tall Ships Racesin aikana tuli esille monia hyviä asioita, joihin kiinnitetään harvoin huomiota. Esimerkiksi juuri toimivat nettisivut ovat erinomainen työkalu ja siitä kannattaa pitää kiinni. Myös vapaaehtoisten hyvä ilmapiiri antaa hyvän kuvan ulkopuolelle.
8 Kiittää voin vapaaehtoisten arvostusta ja kiittelyä. Ainakin ne tuotantopuolen henkilöt joiden kanssa olin tekemisissä, muistivat kiittää joka kerta, kun jotain tehtiin. Myös Jätkän lavan muut työtekijät (Moving Light) osasivat arvostaa meidän olemassaoloa ja heidän kanssaan oli todella helppo tehdä töitä. Vaikka koin välillä, että voisin tehdä vähän enemmänkin töitä, niin osittain se varmasti johtui pelkästä kiitoksien tulvasta. Vapaaehtoisten arvostaminen antaa työnantajalle hyvän kuvan ja mikäli minut kutsuttaisiin uudelleen saman tekijän tapahtumaan, kutsuisin varmasti luokkakavereitakin mukaan. (Iso-Aho & Kinnunen 2011, s. 8) Kokemus oli siis tässäkin tapauksessa kultaakin kalliimpaa ja ainakin tuli pari Facebook-kaveria lisää sekä hyviä kontakteja Mikkelin suuntaan, jos ei muuta. Tall Ships Races vahvisti edelleen fiilistä siihen, että kyllä ollaan oikealla alalla ja seuraavaksi voisinkin olla se henkilö, joka vaikka suunnittelee keitä lavalla esiintyy.
9 LÄHTEET Iso-Aho, Juha & Kinnunen, Joni 2011. Tapahtumatuotannon palapeli. Helsinki: HUMAK. Avattu 22.11.2013. http://www.humak.fi/sites/default/files/liitteet/humaktapahtumatuotannon_palapeli.pdf Tall Ships Races Helsinki 2013. Materiaalit ja tapahtuman tiedot. Avattu 22.11.2013. http://www.tallshipsraceshelsinki.fi
10 LIITTEET Liite 1, Tapahtuma-alueen kartta
11
12 Liite 2 Lavan ohjelma, keskiviikko & torstai
Lavan ohjelma, perjantai & lauantai 13
Liite 4, staff-kulkulupa 14
Liite 5, Mega-Paula 15