Pre-departure orientation for Fulbright Finland Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholars, and MCPDs 2017-2018 Emmi Jelekäinen 17.5.2017 Fulbright Finland
Fulbright-ohjelman osapuolet Fulbright Finland Institute of International Education (IIE) Council for International Exchange of Scholars (CIES) US Department of State (USDOS) J. William Fulbright Foreign Scholarship Board (FFSB) Kuka auttaa ja milloin? Fulbright Finland aina CC:nä, kun viestit CIES:in/IIE:n kanssa! Ilmoita ongelmatilanteista FF:n ohjelmakoordinattorille heti
Vastuunjako: Vastuu stipendiaateista Fulbright Suomi -säätiön ja CIESn välillä : Ennen astumista Yhdysvaltojen maaperälle: Fulbright Finland Yhdysvaltoihin saapumisen jälkeen: CIES Takaisin Suomessa: Fulbright Finland
Yhteysorganisaatio USA:ssa Council for International Exchange of Scholars (CIES) Tukiorganisaationne USA:ssa Apua ongelmatilanteissa Enrichment Viisumisponsorinne Kirjoittaa DS-2019-lomakkeen SEVIS Raportointi, esim. matkustaminen USA:n ulkopuolelle Ensisijainen kontaktihenkilö: Ashley Walker (voit muuttua) Ongelmatilanteissa pitäkää FF:n Emmi (MCPD: Mirka) cc:nä kirjeenvaihdossa Portaali vieraileville tutkijoille (CIES lähettää tunnukset ja ohjeet noin 2 viikkoa ennen stipendikauden alkua)
Viisumin hakemiseen tarvittavat lomakkeet (ei Fulbright Scholar-in-Residence) Dokumentit: mitä aiemmin, sitä parempi! Lähetä FF:lle sähköpostitse 1. Lääkärintodistus (päivätty enint. 6kk ennen lähtöä), ladattavissa FF:n sivuilta Orientaatio-oppaasta 2. Vapaamuotoinen selvitys oleskelusta Yhdysvalloissa viimeisen 12 kk:n aikana 3. Kopiot passista (tai passeista). HUOM! Passin tulee olla voimassa 6kk viimeisen stipendipäivämäärän jälkeen. 4. Rahoitustodistukset stipendikauden muusta rahoituksesta (tiedossa oleva rahoitus merkataan DS-kaavakkeeseen!) HUOM: Jos saat stipendiajalta kotiyliopistolta palkkaa (esim. tohtorikoulu, työsuhde), ole myös yhteydessä yliopiston HR-osastoon. 5. Grant Authorization allekirjoituksineen Liitteiden tulee olla englanninkieliset! Nämä tarvitaan DS-2019-kaavakkeeseen.
Miten prosessi etenee? (ei Fulbright Scholar-in-Residence) FFSB approval, eli virallinen vahvistus stipendeille (saatu!) Grant Authorization FF:stä stipendiaatille Grant Authorization takaisin allekirjoitettuna sähköpostitse FF:lle DS-2019 laaditaan ja lähetetään ensimmäinen versio teille tarkastettavaksi, korjaukset Emmille (MCPDt Mirkalle) CIES:lle, joka kirjoittaa lopullisen DS-2019:n ja kirjaa teidät SEVIS-järjestelmään Lopullinen DS-2019 lähetetään teille kirjatussa kirjeessä (voitte myös noutaa lomakkeen FF:stä)
Viisuminhaku Varsinainen viisuminhaku tehdään USAn konsulaatin kautta (Helsingissä) Tarvittavat dokumentit: 1. Voimassa oleva passi 2. DS-160 Non-Immigrant Visa Application Confirmation Page (sähköinen hakemus: www.ustraveldocs.com/fi_fi/fi-niv-ds160complete.asp) 3. Alkuperäinen DS-2019-lomake 4. Todistus henkilökohtaisista varoista, kuten lukee DS-2019-lomakkeessa 5. Virkatodistus (maistraatista, ei vanhempi kuin 3 kk) Yhdysvaltoihin mukana tulevista puolisosta ja lapsista 6. U.S. standardit täyttävä passikuva (ladataan DS-160-hakemukseen) Huom! Fulbright-stipendiaatit ja heidän perheenjäsenensä eivät maksa viisuminhakemiseen liittyviä maksuja! (käytäntö sovittu lähetystön kanssa)
Viisumihaastattelu konsulaatissa Varaa aika haastatteluun USAn konsulaattiin Helsinkiin, kun olet saanut DS2019 lomakkeen ja täyttänyt DS-160 lomakkeen: Lähetä sähköpostia osoitteeseen helsinkiniv@state.gov Fulbright jo otsikkokenttään! (Fulbright stipendiaateille poikkeusmenettely, koska muut varaavat haastatteluajan sähköisen varausjärjestelmän kautta.) Älä siis luo omaa profiilia viisumihaastatteluvarausjärjestelmään! Haastatteluajat pääasiallisesti ma, ke ja to klo 8:30-10:30. Jokaiselle perheenjäsenelle oma haastatteluaika Alle 14-vuotiaita perheenjäseniä ei haastatella Lisätietoa U.S. Embassyn sivuilta: www.ustraveldocs.com/fi/
Viisumihaastatteluun mukaan: 1. DS160-hakemuksen confirmation-sivu 2. DS2019-kaavake 3. Voimassa oleva passi + passikuva (tarkat ohjeet kuvalle) 4. Hyväksymiskirje/kutsukirje yliopistosta + Fulbright terms -dokumentit 5. Virkatodistus (jos perheenjäseniä lähdössä mukaan) 6. Rahoitustodistukset 7. Todistus vakuutuksesta (stipendiaatin Terms sis. tiedon) 8. Kirjattu kirjekuori viisumin palauttamista varten
Viisumihaastattelun jälkeen Suurlähetystö lähettää sinulle postitse: Passisi, johon viisumitarra on liimattu Alkuperäisen DS-2019-lomakkeesi Pidä passi ja DS2019-lomake yhdessä ja mukana matkoilla Rajalla SEVIS-statuksen tarkastamisprosessi uusittu, maahantulomuodollisuuksien kesto pidentynyt opiskelijoilla ja tutkijoilla tämän vuoksi lyhyet vaihdot jatkolennolle USA:ssa ei suositeltavia
J-1 / J-2 viisumit Fulbright-stipendiaatit saavat J-1 viisumin Research Scholar -statuksella J-2 viisumi yleensä aviopuolisolle ja lapsille Avopuoliso hakee turistiviisumia, jos oleskelu yli 3kk Maahantulo- ja lähtöpäivämäärät tarkat, 30 day grace period In-status / out of status SEVIS -rekisterissä (CIES valvoo, että olette In-status) Viisumin päivämäärien vaihtaminen erittäin hankalaa, kun DS-2019 on jo kirjoitettu Two-year home country residency requirement (pysyvä oleskelulupa/työlupa, muutoksenhaku mahdollinen) J-1 viisumin uudelleen saamiseen on rajoitteita riippuen siitä, millä J-1 viisumin kategorialla olet ollut USAssa ja millä J-1 viisumin kategorialla seuraavaksi haluat lähteä USAan. Mikäli haluaa jatkaa oleskelua ole yhteydessä CIESiin ja FF:iin, älä poistu Yhdysvalloista
Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin Toimitettava CIESille 10 päivän kuluessa (portaaliin: www.cies.org/grantees (ohjeet CIESiltä) Notification of Arrival Form CIESille toimitettavaan maahantulolomakkeeseen tarvitaan isäntälaitoksen johtajan allekirjoitus Kannattaa varmistaa etukäteen, että tämä henkilö on paikalla, koska kyseinen lomake tulee toimittaa 10 päivän kuluessa maahantulosta. Fulbrighttutkijastipendiaatti Viisumidokumentit, kuten kopiot viisumeista ja DS-2019 lomakkeista (oma + perheenjäsenet) Ilmoittaudu yliopistolle/international office/student and Scholar Services Ota mukaan esim. passi, DS-2019 Ilmoittaudu kv. toimiston s-postilistoille (jos olet perheellinen, kysele tarjoavatko perheelle myös aktiviteetteja)
Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin Avaa pankkitili ja ilmoita pankkitiedot FF Tulosta itsellesi ASPE-kortti http://foreign.fulbrightonline.org/current_accident_and_sickness_insura nce.html Osallistu kv. opiskelijoiden/vierailijoiden orientaatioon yliopistollasi Selvitä onko tervetulotilaisuuksia myös perheelle
Raportointi CIES:lle + FF cc:nä Yhteystietojen muutokset (portaali) muista myös tieto FF:lle Muutokset stipendin ja viisumin ehdoissa, esim. yliopiston tai ohjelman muutos, muutos vierailun päättymispäivässä: haettava lupaa/ilmoitettava etukäteen! Matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana Tieto etukäteen CIES:lle (portaali) muista myös ilmoittaa FF:lle CIES tarvitsee tiedon matkastasi vähintään 4 viikkoa ennen matkaa CIES allekirjoittaa DS-2019-lomakkeesi (travel validation) CIES pyytää myös mid-term-palautetta
CIES:n kautta haetaan myös (ohjeet CIESin portaalissa): Kauden pidennykset (extensions) Sponsorin siirto (transfer of visa sponsorship) Jos tarjotaan työtä tutkimusprojektin ohelle, ole yhteydessä CIESiin ja Fulbright Suomi säätiöön (tarvitaan lupa) HUOM! Jos haette muutoksia viisumiin, älkää tehkö lento- yms. varauksia ennen kuin olette saaneet mustaa valkoisella muutoksen toteutumisesta!
Raportointi FF:lle Fulbright Suomi -säätiölle lähetettävä loppuraportti: www.surveymonkey.com/r/fc-fin-finalreport Fulbright-kauteen liittyvän artikkeli ja muutama kuva Artikkelin aihe vapaavalintainen, tässä muutama esimerkki: Kokemuksia lukukauden käynnistämisestä yhdysvaltalaisella kampuksella Hyödyllisin kokemukseni/mieleenpainuvin tilanne Fulbrightkaudella Kokemuksia enrichment-seminaarista Miten Fulbright-status on ollut hyödyksi? Teksti: enint. 500 sanaa, voi hyvin olla lyhyempi Kuvat: esim. kampuskuvia ja kuvia, joissa olet itse mukana DL 2 viikkoa Fulbright-kauden päättymisen jälkeen (artikkelin ja kuvat voi hyvin lähettää kauden aikana milloin vain!). Saat tarkemmat palautusohjeet sähköpostitse.
Raportointi FF:lle Pidätetään stipendimaksusta 300 USD, joka palautetaan loppuraportin palauttamisen jälkeen suomalaiselle tilille Epäviralliset raportit aina tervetulleita, esim. Facebookpäivitykset Yhteystietojen muutokset > sähköposti FF:lle (tieto ei välity CIES:n portaalista) Ole yhteydessä myös ongelmatilanteissa, jotta voimme auttaa mahdollisuuksien mukaan. Älä jää odottelemaan, vaan ota ajoissa yhteyttä!
Stipendin maksaminen: Tutkijat Stipendi maksetaan yhdysvaltalaiselle tilille Stipendi maksetaan yhdessä erässä, jos olet USAssa alle 6 kk ja kahdessa erässä, jos stipendikausi on yli 6 kk Heti maahan saavuttuasi avaa amerikkalainen pankkitili ja lähetä tilitiedot Fulbright Suomi säätiöön (http://www.fulbright.fi/sites/default/files/pankkitiedot.pdf) Ensimmäinen erä maksetaan, kun olet avannut tilin ja toimittanut tilitiedot meille (kirjanpitäjä toimistolla vain kerran viikossa ja siirrossa menee yleensä noin 5 pankkipäivää, joten rahan saamisessa voi kestää parikin viikkoa)
Pankkitilin avaaminen: Tutkijat Avaa tili USA:ssa, termsit mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FF:iin Täytä FF:n sivulta löytyvä Pankkija yhteystietolomake ja lähetä FF:iin (sähköisenä) Lomake online Orientaatio-oppaassa lomakkeet-osiossa Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Pankkiasioista voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa
Vakuutusturva Fulbright-kaudelle Fulbright -stipendiaatti on itse vastuussa riittävän vakuutusturvan hankkimisesta koko Fulbright-kauden ajaksi. On erittäin tärkeää, että Yhdysvaltoihin lähtevällä suomalaisella on riittävä vakuutusturva Konsultoi vakuutusyhtiötäsi ja varmista riittävys yhdysvaltalaiselta isäntäyliopistoltasi Varmista, että vakuutuksesi on riittävä myös isäntäyliopistollesi (joskus yhdysvaltalainen yliopisto hyväksyy ainoastaan heidän oman vakuutuksensa) Tarvittavan turvan laajuus voi vaihdella tapauskohtaisesti, mutta kaikki tarvitsevat vähintäänkin kattavan sairaus- ja tapaturmavakuutuksen (jotka kattavat myös matkat) matkatavaravakuutuksen huomioi myös mahdolliset hammaslääkärikulut!
ASPE-lisäturva ( supplemental health benefit ) stipendiaateille U.S. Department of State ei suosita pelkän ASPE:n varaan jättäytymistä. Ei kata perheenjäseniä Ei voimassa USA:n ulkopuolella Katsotaan toissijaiseksi kulukorvauksia hakiessa Voimassa stipendikauden ajan (voimassaolopäivämäärät kirjattu allekirjoittamaasi stipendisopimukseen) ASPE-kortti CIES:lta/IIE:lta ASPE-opas (tietoa mm. kattavuudesta lue läpi huolella!): http://usdos.sevencorners.com/ Linkki myös orientaatio-oppaassa
Sairaudenhoitokulut erittäin korkeita Yhdysvalloissa Sairaudenhoitokulut voivat Yhdysvalloissa helposti nousta kymmeniintuhansiin dollareihin. Todella huonoa tuuria on erittäin harvoin, mutta se voi käydä kalliiksi Erään aikaisemmin stipendiaattina olleen tutkijan sairauskulut olivat yhteensä 250 000 USD. ASPEn korvauskatto on 100 000 USD!
CIES:n järjestämä Enrichment Fulbright-seminaarit Metropolitan Area Enrichment Program (Boston, Chicago, Los Angeles, New York, San Francisco, Washington DC) NY Cultural Desk Fulbright Visiting Scholar Conference (sis. matkat, majoitus, ruokailu, konferenssimaksu) jokavuotinen Fulbright-seminaari on avoin kaikkialta maailmasta saapuneille Fulbright-tutkijoille Fulbright Outreach Lecturing Fund (OLF) matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin
Fulbright Outreach Lecturing Fund (OLF) OLF-ohjelman luonne muuttui lukuvuonna 2014-2015: OLF-apurahaa hakee nyt kutsuva instituutio Fulbright Outreach Lecturing Fund (OLF) enables visiting Fulbright Scholars on assignment in the United States to travel to other U.S. colleges and universities for short visits to interact with students, faculty and staff and with the surrounding community, with an eye toward enhancing the host institution s internationalization efforts. Visits will be made specifically to U.S. institutions that traditionally have been underrepresented in the Fulbright Program Institutions, rather than scholars, will submit OLF applications and invitation letters to CIES for consideration. The list of Fulbright Visiting Scholars posted on the CIES website (www.cies.org/fulbright-scholars) each October serves as a roster from which institutions may select scholars they would be interested in hosting. The institutions will be instructed to email CIES OLF team at OLF@iie.org in order to request that a scholar to visit their institution. The OLF team will work to put the two parties in touch. Simultaneously, CIES will be in touch with the Visiting Scholars as they arrive in the United States, surveying them to determine their interest in participating in the OLF.
Verotuksesta Palkkatulot Suomesta (esim. yliopiston palkka, tohtorikoulupalkka) stipendikauden aikana: tarkista yliopiston/työnantajan HR:ltä, aiheuttaako Yhdysvaltojen vierailu mitään toimenpiteitä FF ilmoittaa Fulbright-stipendeistä suoraan Suomen verottajalle Yhdysvaltojen verotusjärjestelmä Lukekaa ohjeet verotuksesta CIES:n intranetissä huolella ( Tax Matters ), mutta huomioikaa, että ohjeet on pääosin kirjoitettu stipendiaateille, jotka saavat stipendinsä USA:sta International Taxpayer Hotline: https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers (lisätietoa ja apua verotukseen liittyen)
Intellectual Property Rights IPR Jos menet tekemään tutkimustayhdysvaltoihin, ennen lähtöä, tutustu IPR-kysymyksiin ja selvitä onko IPR-aihe sinun tutkimuksessasi relevantti Käytä apuna alan asiantuntijoita ja selvitä kotiyliopistosi kanta IPRaiheeseen sekä keskustele aiheesta isäntäsi kanssa. Älä allekirjoita IPR-aiheeseen liityviä sopimuksia ennen kuin olet keskustellut niistä asiantuntijoiden kanssa! Mistä saan apua? Kotiyliopiston lakimiehet Kotiyliopiston innovaatioasiantuntijat ja patenttiasiamiehet Isäntäyliopiston tarjoamat tukipalvelut
Fulbright Suomi säätiö ja IPR The Fulbright Finland Foundation considers IPR as a matter between the grantee and the universities/research institutions involved and the Foundation does not claim any IPR rights over the results of the research conducted during a Fulbright grant period.
Intellectual Property Rights IPR Alumnin vinkit 1.Tee hyvät muistiinpanot tutkimusideoista (niiden avulla pystyt todistamaan, että idea on sinun, esim. mitä olet keskustellut kenenkin kanssa ja minä päivänä) 2.Tee tutkimuksesta keksintöilmoitus (turvaa keksijän oikeudet ideaan)/patenttihakemus yhdessä isäntäyliopistosi kanssa (huom. aikaraja!) 3.Selvitä samanaikaisesti keksintöoikeudet omasta kotiyliopistostasi 4.Jos luovutat keksintöoikeudet eteenpäin, pidätä itselläsi oikeus ei-kaupalliseen tutkimukseen. Lisäksi mieti, millaisen rahallisen korvauksen haluat ideallesi. Keskusteluissa lakimiesten kanssa, minulta kysyttiin olenko esitellyt tutkimustani muualla kuin tässä jo kirjoitetussa julkaisussa. Onneksi en ollut, sillä silloin keksintöilmoituksen olisi voinut tehdä jo joku toinen tutkija.
Institutional Review Board (IRB) - kysymykset Jos teet Yhdysvalloissa tutkimusta ja tutkimukseesi sisältyy esim. kyselytutkimusta tai ihmisiä tutkimuskohteina, sinulta saatetaan vaatia isäntäyliopistolla IRB:n hyväksyntä. Selvitä hyvissä ajoin, jo ennen stipendikauden alkua yhdysvaltalaiselta isännältäsi IRB-prosessi ja sen aikataulu. Joidenkin yliopistojen linja voi olla hyvinkin tiukka tai prosessi pitkä.
Mistä apua käytännön asioihin? Iltapäivän session panelistit Muut entiset ja nykyiset stipendiaatit, esim. samalta alueelta, minne olette menossa tai tutkii samaa aihepiiriä www.fulbright.fi/fi/orientaatio-opas: Orientaatio-opas suomalaisille stipendiaateille Myös yhteystietolomakkeet, linkit palautelomakkeisiin CIES:n Visiting Scholars portaali: www.cies.org/grantees Hyödyllistä tietoa Yhdysvalloista Maahan saapumisdokumentit ja raportointi matkoista CIES lähettää tunnukset noin 2 viikkoa ennen stipendikautenne alkamista Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto (SAYL) Isäntäyliopistosi (host, international office/student and Scholar Services) FoFF: Welcome Network Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FF:iin!
Jotta kaikki sujuu hyvin: Noudata FF:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus https://matkustusilmoitus.fi Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se lompakkoosi Ilmoita FF:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset (pankki- ja yhteystietolomake) Ilmoita ulkomaanmatkat CIES:ille Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, cc: FF Tutustu huolella omiin vakuutusehtoihisi ja selvitä esim. lähimmät sairaalat, joissa sinun kannattaa asioida Yhdysvalloissa omalla vakuutuksellasi Jos jotain sattuu (myrskyt yms.) tai on mitä tahansa muita vaikeuksia, ilmoita FF:lle tilanteestasi, älä jää odottelemaan Jos ilmoitat CIES:lle, laita myös FF cc:hen!
Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Suomi -säätiön infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmanettilinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FF:n Facebook-sivua eteenpäin Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbright-mahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta
Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Finland Newsiin /Fulbright Suomi -säätiön nettisivulle Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä (Fulbright Buddy)
Suomeen palattua ASLA-Fulbright Alumni Association www.fulbright.fi/en/alumni/asla-fulbright-alumniassociation FF:n järjestämät tapahtumat Yhdysvaltojen suurlähetystön vastaanotot