Ohje 1 (14) TÄYTTÖOHJE TOIMINTASELOSTELOMAKE (RAY3703A), JOLLA HAETAAN JATKOAVUSTUSTA KOHDENNETULLE TOIMINTA-AVUSTUKSELLE (Ak) Yleistä... 1 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot... 1 2 Haettava avustus... 2 3 Toteutusalue... 2 4 Avustetun toiminnan eteneminen... 2 5 Toiminnan tavoitteet, tulokset ja toteutus... 3 6 Toiminnan resurssit ja talous... 4 7 Talousarvio... 6 8.Yleiskulujen ositus... 12 9 Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustettavalle toiminnalle... 13 10 Liitteet... 13 Yleistä Lomakkeella RAY3707 kuvataan jo käynnissä olevan kohdennetun toimintaavustuksen sisältö. Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Lisäaikaa voidaan myöntää vain poikkeustapauksissa, ja vain mikäli myöhästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä toimitetaan myöhässä, tulee hakemuksessa mainita milloin ja mitä asiapapereita vielä toimitetaan ja miksi lisäaikaa tarvitaan. 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot 1.1 Täytä järjestön nimi 1.2 Täytä RAY:n antama järjestönumero. Näet järjestönumeron esimerkiksi saamastasi päätöskirjeestä tai voit tiedustella sitä avustusvalmistelijalta. 1.3 Täytä kohdennetun toiminta-avustuksen kohdenumero (esim. AK1). Kohdenumero näkyy esimerkiksi saamassasi päätöskirjeessä tai voit tiedustella sitä avustusvalmistelijalta. 1.4 Kirjoita tähän kohtaan kohdennetulle toiminta-avustukselle annettu käyttötarkoitusteksti, jonka voit tarkistaa päätöskirjeestä. Mikäli koet, että käyttötarkoitustekstiä tulisi tarkentaa tai muuttaa, kirjoita uusi
Ohje 2 (14) ehdotuksesi tähän kenttään selkeästi erillisenä nykyisestä käyttötarkoitustekstistä. 1.5 Ilmoita, milloin toiminnan avustaminen on aloitettu muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2010). 1.6 Ilmoita kohdennetulla toiminta-avustuksella rahoitettavan toiminnan sisällöstä vastaavan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Valitse yhteyshenkilöksi henkilö, joka osaa vastata toiminnan sisältöä koskeviin kysymyksiin. 1.7 Ilmoita toiminnan taloudesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot. 2 Haettava avustus Kohdennettua toiminta-avustusta haetaan vuosittain. Ilmoita haettava summa tuhansina euroina, esimerkiksi 50 000 ilmoitetaan muodossa: 50. Varmista, että hakusumma täsmää talousarvion ja päälomakkeella ilmoitetun summan kanssa. 2.1. Ilmoita kuinka paljon haet avustusta vuodelle 2015. 2.2. Arvioi myös mahdolliset seuraavien vuosien hakusummat. 3 Toteutusalue Ilmoita kohdennetulla toiminta-avustuksella toteutettavan toiminnan toteutusalue. Onko kyseessä valtakunnallinen toiminta vai toteutetaanko toimintaa vain tietyn/tiettyjen kuntien alueella? Jos toiminta kohdistuu rajattuun alueeseen, luettele toteutuspaikkakunta/-kunnat. Voit tarvittaessa jatkaa luetteloa erillisellä liitteellä, jos kuntia on useita. Voit tarkentaa vastaustasi myös asuinalueiden tms. nimillä. 4 Avustetun toiminnan eteneminen 4.1 Valitse a, b tai c. Eteneekö toiminta toteutussuunnitelman ja talousarvion (ohjeellisen avustussuunnitelman mukaisen) mukaisesti vai vaatiiko jompikumpi tai molemmat korjausta. Jos toiminnassa ei ole tapahtunut muutoksia, rastita vaihtoehto a) Toiminta etenee suunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Jos toiminnassa on tapahtunut/tapahtumassa muutoksia, valitse joko vaihtoehto b) tai c) riippuen muutoksista. Esimerkiksi jos
Ohje 3 (14) yhteistyökumppanuuksissa on tapahtunut muutoksia, jotka eivät vaikuta toiminnan talouteen, valitse vaihtoehto b) Toteutussuunnitelmaa on korjattu, mutta muutos ei vaikuta talousarvioon. 4.2 Mikäli valitsit kohdan b tai c, kerro, kuinka toteutussuunnitelmaa tai talousarviota täytyy mielestäsi korjata. Kerro myös, miksi ja millaisia muutoksia on tapahtunut? Mitä aiotaan muuttaa? Miten aiotut muutokset vaikuttavat resursointiin tai muuhun toiminnan järjestämiseen? 5 Toiminnan tavoitteet, tulokset ja toteutus 5.1 Kuvaa toiminnan konkreettinen päätavoite. Mainitse myös, mikäli tavoitetta on muutettu alkuperäisestä. Tavoite kuvaa asiaintilaa tai muutosta, joka toiminnan avulla halutaan saavuttaa. 5.2 Kuvaa toiminnan seuraavan vuoden keskeisimmät tavoitteet. Tässä voit esimerkiksi aikatauluttaa toiminnan eri vaiheita mitä aiotaan saada aikaiseksi missäkin vaiheessa toimintavuotta. 5.3 Kerro, mikä on toiminnan kohderyhmä tai kohderyhmät ja arvioi se osuus kohderyhmästä, jonka aiotte tavoittaa (esim. muistisairaita Pohjois- Karjalassa X henkilöä). Kuvaa myös kohderyhmän ikää ja sukupuolta. Varmista, että olet ottanut kohderyhmän erityistarpeet huomioon toiminnan suunnittelussa. Kohderyhmä on hyvä osallistaa myös toiminnan suunnitteluun. 5.4 Kuvaa tiiviisti ja kattavasti seuraavan vuoden käytännön toteutus. Kerro lomakkeella ytimekkäästi ne konkreettiset toimenpiteet ja keinot, joilla aiot saavuttaa asettamasi tavoitteet. Aikatauluta ja erittele toiminnot, joita on tarkoitus järjestää. Varmista, että talousarvio vastaa suunniteltua toimintaa. 5.5 Kerro seuraavan vuoden tavoiteltavat tulokset. Varmista, että ne ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa ja että tulokset on mahdollista saavuttaa suunniteltujen toimenpiteiden avulla ja aikataulun puitteissa. Saavutettavien tulosten lisäksi voit kuvata toiminnan tuotoksia. RAY:n rahoittamien toimintojen tuotoksia voivat olla erilaiset julkaisut, kurssit, koulutukset ja toimintamallit. Tuotoksia kannattaa miettiä suhteessa niihin käytettyihin resursseihin. Tuotoksia tarvitaan, jotta saataisiin aikaiseksi konkreettisia tuloksia. Tulokset syntyvät tuotosten avulla. Tuloksia ovat esimerkiksi vertaistuesta saatu hyöty tai vaikkapa omaisten tietämyksen lisääntyminen muistisairaiden tukemisesta.
Ohje 4 (14) 6 Toiminnan resurssit ja talous Erittele seuraavissa kohdissa toimintaan suunniteltuja taloudellisia ja muita resursseja. Epäselvissä tapauksissa voit kysyä neuvoa RAY:ltä. 6.1. Täytä taulukkoon kyseisellä avustuksella palkatun henkilöstön tiedot nimikkeiden mukaan ja kuvaa lyhyesti henkilön toimenkuva sekä euromääräinen bruttopalkka kuukaudessa. Kokoaikaisilla henkilöillä työaika prosentteina on 100 ja osa-aikaisilla osa-aikaisuuden mukaisesti. Satunnaisten tuntityöntekijöiden tietoja ei tarvitse täydentää. Esimerkki: Helsingissä kotipaikkaansa pitävälle sosiaali- ja terveysalan järjestölle X on myönnetty RAY-avustus. Jokaisella RAY-avustuskohteen työntekijällä on tuntiperusteinen työajan seuranta Excel-lomakkeella. Järjestö X:n toiminnanjohtaja hyväksyy seurannan kuukausittain. järjestöpäällikkö tekee päätoimisesti töitä avustuskohteelle suunnittelija tekee töitä 25 % osuudella avustuskohteelle ja 75 % osuudella rinnakkaissäätiön tutkimushankkeelle sosiaalityöntekijä on osittaisella opintovapaalla suorittamassa jatkoopintoja ja tekee töitä vain osa-aikaisesti (50 %) avustuskohteelle terveydenhuollon asiantuntija tekee töitä 50 % osuudella avustuskohteelle ja 50 % osuudella järjestön omistamalle A Oy:lle Nimike ja tehtävä Työntekijälle maksettava bruttopalkka/kk, Työaika % (100 = kokoaikainen työntekijä) Järjestöpäällikkö, johtaa toimintaa 3150 100 Suunnittelija, vastaa toiminnan kehityksestä ja raportoinnista 600 25 Sosiaalityöntekijä, vetää vertaistukea 1500 50 Terveydenhuollon asiantuntija, pitää luentoja vertaistukiryhmille 1450 50 6.2. Kerro henkilöstössä mahdollisesti tapahtuneet tai tapahtuvat muutokset verrattuna vuoteen 2014. Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi työntekijän vaihtuminen tai uudet palkattavat/palkatut henkilöt. 6.3 Merkitse rastilla, onko järjestöllä käytössä asianmukainen työajanseuranta.
Ohje 5 (14) Työajanseuranta tulee olla käytössä kaikilla, joilla on jaettuja työsuhteita eli työntekijän palkkaa maksetaan esimerkiksi muilta RAY-hankkeilta, järjestön harjoittamasta palvelutoiminnasta tai muiden rahoittajien hankkeilta. Avustuksen saajan tulee huolehtia työajanseurannasta, jotta RAY-hankkeille osoitetut oikeat palkkakustannukset pystytään varmentamaan myös jälkikäteen. Työajanseuranta voidaan toteuttaa eri tavoin, mutta sen tulee olla jatkuvaa ja tuntiperusteista. Esimiehen tulee hyväksyä työajanseurantatiedot, tallentaa ne luotettavasti ja pyydettäessä esittää RAY:lle. Avustuksen hakijan tulee ottaa huomioon, että työaikalainsäädännössä määritelty yleinen viikkotyöajanseuranta ei ole riittävä seurantajärjestelmä. Avustuksen hakija voi suunnitella itse sille parhaiten toimivan raportointitavan ottaen huomioon edellä esitetyt minimivaatimukset. Aiemmassa esimerkissä mainitun suunnittelijan työajanseuranta: Maanantai 6.10.2014 Tunnit Kustannuspaikka 8-9 tiimin viikkopalaveri ja toimistotöitä 1 Yhtiö A Oy 9-12 vastaanotto klinikalla 3 Yhtiö A Oy 12-13 lounas ja materiaalin kirjoitus 0,5 RAY-Ak-kohde 13-14 materiaalin kirjoitus 1 RAY-Ak-kohde 14-15 päällikön kanssa neuvottelu ja muistion kirjoitus 1 RAY-Ak-kohde 15-16 vertaistukiryhmän koordinointi 1 RAY-Ak-kohde Yht. 7,5 6.4. Avustuksen hakijan tulee eritellä avustuksella hankittavat palvelut ja hankinnat. Avustuksen hakija voi yhdistellä harkintansa mukaan samalta toimittajalta ostettavia palveluita tai hankintoja, jos mahdollisia ostoja on runsaasti esimerkiksi koulutusorganisaatiolta B ostetut asiantuntijapalvelut, yhtiö A Oy Ab:ltä ostetut ICT-palvelut". Erittelyn tulee antaa oikea ja riittävä kuva haettavan avustuskohteen hankinta- ja palveluostoista. Listaa voi täydentää erillisellä liitteellä. Pienimmät ostot voidaan yhdistää esimerkiksi nimellä "muut hankinnat tai "muut palvelut". 6.5. Avustuksen hakijan tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007, myöhemmin tässä tekstissä laista käytetään nimeä hankintalaki). Jos avustuksen hakija muodostaa hankintalain mukaisen hankintayksikön, sen tulee kilpailuttaa tehdyt hankinnat ja ostetut palvelut. Merkitse rastilla, onko avustettavassa toiminnassa lain kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Hankintalain noudattaminen on avustuksen saajan vastuulla.
Ohje 6 (14) 6.6. Avustuksen hakijan tulee kuvata, miten kilpailutus hoidetaan ja eritellä käytettävä hankintamenettely. Jos avustuksen hakijan osalta hankintalain kynnysarvot eivät ylity, avustuksen hakijan tulee kuitenkin kilpailuttaa RAY:n vaatimuksesta kaikki rahalliselta arvoltaan vähäistä suuremmat palvelut ja hankinnat pyytämällä tarjouksia useammalta eri toimittajalta (min. kolme kpl), valita toimittaja asianmukaisin perustein ja dokumentoida edellä mainittu prosessi. 6.7. Ilmoita, kuinka monta prosenttia haetun toiminnan rahoituksesta koostuu julkisesta rahoituksesta. Mikäli toimintaa toteutetaan täysin julkisella rahoituksella, merkitse kenttään 100 %. Julkista rahoitusta ovat muun muassa kuntien, kuntayhtymien, valtion, seurakuntien, liikelaitosten ja RAY:n avustukset. Asiasta on tarkempaa kuvausta kohdassa "toiminnan tuotot talousarviossa / muut julkiset avustukset". Avustuksen hakijan tulee epäselvissä tapauksissa tiedustella avustuksen myöntäjältä, onko sen myöntämä tuki julkista avustusta, jos tätä ei avustuspäätöksessä ole mainittu. 6.8. Erittele myös muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat. 6.9. Arvioi kilpailuvaikutukset. Tarjoavatko myös muut toimijat samaa tai vastaavaa toimintaa korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy tilanteessa, jossa esimerkiksi yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. 6.10. Kuvaa rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä yhteistyötä julkisen sektorin kanssa? 7 Talousarvio Täytä hakemuksessa oleva talousarvio yksityiskohtaisesti. Talousarvio täytetään kuluvan vuoden (2014), hakuvuoden (2015) sekä mahdollisten suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi avustettavasta toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Huomaa, että talousarvion kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (laki raha-automaattiavustuksista 4 luvun 9-14 ). Avustukselle hyväksyttävistä kuluista on ohjeistettu tarkemmin RAY:n Avustusten käyttö- ja raportointioppaassa (saatavilla osoitteessa www.ray.fi).
Ohje 7 (14) Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä toimintaa. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi asiakas- tai osallistumismaksut sekä kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus. Alla on kuvattu, mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Toiminnan tuotot RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haetun avustuksen määrää. Arvio edelliseltä vuodelta siirtyvästä RAY-avustuksesta Ilmoita lomakkeella summa, kuinka paljon toiminnalla on käyttämätöntä avustusta eli avustuksen määrä, jota ei ole nostettu tai jolle ei ole kohdennettu kuluja. Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan lain raha-automaattiavustuksista (jäljempänä avustuslaki) 1 luvun 2 :n mukaan valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta; Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävällä tuella Euroopan yhteisöjen talousarvioista tai muista Euroopan unionin hallinnassa olevista varoista myönnettävää avustusta, lainaa ja muuta rahoitusta, takausta, maksuhelpotusta ja muita taloudellisia etuuksia; sekä julkisella tuella 2 kohdassa tarkoitettujen julkisten avustusten lisäksi valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta. Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä ja yhdistyksiltä saatuja avustuksia. Asiakas- tai osallistumismaksut Asiakas- tai osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja (esim. kurssi-, koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksamia maksusitoumusmaksuja.
Ohje 8 (14) Muu tuottotili, mikä? Tässä voit nimetä muutamia muita tuottotilejä, mikäli ne kuvaavat toiminnan tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa siihen kirjattavia tuottoeriä parhaiten kuvaava nimi. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Kulut Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan avustuskohteella työskenteleville työntekijöille maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Järjestöllä, jolla on useampi Ak- ja/tai C-avustus, mutta ei yleisavustusta, eikä muuta olennaista toimintaa, voidaan yleishallintoon kuuluvan työntekijän tietylle avustuskohteelle tehtävästä muusta kuin yleishallinnollisesta työstä palkkakulut tältä osin katsoa avustuskohteen välittömiksi kuluiksi. Tällöin kuitenkin edellytetään, että avustuskohteelle tehty välitön työ voidaan osoittaa luotettavasti kohdekohtaisella työaikaraportoinnilla. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi avustuksen saajan toiminnanjohtajan palkkakulut siltä osin kuin tehty työ kohdistuu RAY:n rahoittamaan toimintaan. Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, joka on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Toimintakulut Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattua työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia,
Ohje 9 (14) kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja tai ostettuja asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.4. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Anna kulutilille siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Muut toimintakulut Muilla toimintakuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukuluja sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Muut kulut Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle esimerkiksi neliömäärien perusteella, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Mikäli hoitovastike sisältää esimerkiksi yhtiökokouksessa päätettyjä perusparannusmenoja, kuten rakenteellisia muutostöitä tai uusien laitteiden tai talotekniikan hankintaa, tulee ne mahdollisuuksien mukaan erottaa vastikkeesta, koska ne ovat investointiavustusluonteisia kuluja. Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Nämä kulut saattavat sisältyä jo toimitilojen vuokraan tai hoitovastikkeeseen, jolloin ne voidaan esittää osana edellä mainittuja kulueriä.
Ohje 10 (14) Ohjelmistokulut Ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ohjelmistoja (esimerkiksi tietoturvaohjelmistot ja Officeohjelmistot). Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat Puhelin- ja ICT-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin- ja ICTlaitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.4. Kalustohankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja, kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 6.4. Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa työntekijöiden majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä heille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n verkkosivuilta.
Ohje 11 (14) Toiminnassa, jossa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Kun kyseessä on yhteistyö ei-avustuskelpoisen toimijan kanssa, voidaan avustusvaroja siirtää tällaiselle toimijalle ainoastaan hankintalain mukaisesti kilpailutettuun ostopalvelusopimukseen perustuen, silloin kun hankintalaki tulee sovellettavaksi. Puhelin- ja toimistokulut Puhelin- ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti-, kopiointi- ja toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut tulee kuitenkin esittää osana ositettuja yleiskuluja, ellei kyseessä ole avustuksen saaja, jolla on yksi Ak- tai C-avustus, ja jolla ei ole myöskään muuta olennaista toimintaa. Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle, eikä niitä tarvitse esittää osana ositettuja yleiskuluja. Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa avustettavasta toiminnasta johtuvia kokoustarjoilukuluja. Yhdistyksen hallituksen ja muiden toimielinten kokouskulut tulee esittää osana ositettuja yleiskuluja tai yleisavustuksen saajalla osana yleisavustusta. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Toimintakulut Toimintakuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruokatai tarjoilukuluja esim. tarjoilut retkillä tai muussa järjestetyssä toiminnassa sekä toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Anna kulutilille siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi.
Ohje 12 (14) Ositetut yleiskulut Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia muille avustuskohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille siten kuin RAY:n laatima yleiskulujen soveltamisohje antaa siihen mahdollisuuden. Ositettuja yleiskuluja ei saa esittää muissa talousarvion kohdissa. Yleiskulujen soveltamisohjeen löydät RAY:n verkkosivujen aineistopankista. RAY on määritellyt yleiskuluiksi avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut eli sellaiset kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Ak- ja C-avustuksille kohdistettavia hyväksyttäviä yleiskuluja ovat esimerkiksi avustuksen saajan yleishallinnon henkilöstöön liittyvät kulut. Yleishallinnon henkilöstöä ovat esimerkiksi toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö tai toimistotyöntekijä. Hyväksyttäviä yleiskuluja ovat myös avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouksiin liittyvät kulut. Edelleen yleiskuluja ovat yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut sekä tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastuksen kulut ja toiminnantarkastuksen kulut. Yleiskuluksi luokitellaan myös ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kulut siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan, kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen. Yleishallintoon liittyvät tietotekniikkaja tietojärjestelmäkulut ovat hyväksyttäviä yleiskuluja, ellei niitä kateta erillisellä investointiavustuksella. Hyväksyttävät yleiskulut voivat olla pääsääntöisesti korkeintaan 15 % Aktai C-avustuksen kokonaiskuluista. Syy edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtyvälle avustukselle On mahdollista, että toiminta on käynnistynyt kesken vuoden eikä heti tammikuun alusta. Tästä johtuen avustusta siirtyy usein edelliseltä vuodelta. Avustusta voi siirtyä myös muista syistä, esimerkiksi henkilöstövaihdosten, laskutuksen aikataulun tai muiden odottamattomien syiden vuoksi. Kuvaa tässä kentässä, miksi avustusta siirtyy. 8.Yleiskulujen ositus Esitä yleiskulut hakemuksen talousarviossa niille varatulla rivillä ja erittele ne tarkemmin tässä kohdassa. Erittele jokaisen kululajin osalta avustukselle kohdistuva prosenttiosuus kyseisistä kuluista ja kyseisen kuluerän tilikauden euromääräinen summa. Kaikkien kohdistettujen yleiskulujen on oltava
Ohje 13 (14) selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, toiminnan tai hankkeen talousarvion mukaisia, erikseen dokumentoituja ja niiden on pysyttävä koko vuoden samanperusteisina, ellei poikkeukselle ole perusteltua syytä. Lisäksi niiden on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä selkeästi eriteltyinä. Esim. Kuluerä Kulujen jakoperuste Haettavalle avustukselle kohdistuva osuus,% Asiantuntijan palkka Työskentely avustuskohteelle (työajan seuranta) 25 9000 Kirjanpidon kulut Tositteiden lukumäärä 20 3500 Palkkahallinnon kulut Henkilömäärän suhteessa 15 1200 Kiinteät IT-kulut Henkilömäärän suhteessa 15 2500 Haettavalle avustukselle kohdistuva osuus, 9 Muu haettu avustus tai julkinen tuki avustettavalle toiminnalle 10 Liitteet Erittele kyseiseen toimintaan haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista ja haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta haettu tai haetaan avustusta, haettu tai haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. Toimintaselosteen lisäksi tulee toimittaa hakemuksen mukana muut pakolliset ja vapaaehtoiset liitteet, jotka selkeyttävät toiminnan sisältöä. Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Hakiessasi avustusta käynnissä olevalle kohdennetulle toiminta-avustukselle (ns. ohjeellisessa suunnitelmassa olevat vuodet), liitä hakemukseen: - toimintaselostelomake (RAY3703A) - päälomake (RAY3701) - järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702). - tarkennettu toteutussuunnitelma - järjestön säännöt. Mikäli et ole aiemmin saman vuoden aikana toimittanut RAY:lle järjestön toimintakertomusta, tilinpäätöstä, tilintarkastuskertomusta muistioineen, toimintasuunnitelmaa tai järjestön talousarviota tulevalle vuodelle, liitä myös ne hakemukseen. Voit lisäksi liittää hakemukseen muita tarpeelliseksi katsomiasi asiakirjoja, kuten viestintäsuunnitelman tai arviointisuunnitelman.
Ohje 14 (14) Yhteistyö- ja/tai aiesopimukset sekä lausunnot toimitetaan hakemuksen liitteenä, mikäli mukaan on tullut uusia yhteistyökumppaneita. Olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa kannattaa sopia yhteistyöstä kirjallisesti Lisätietoja ja ohjeita: Hilppa Tervonen Kristian Seemer Valmistelupäällikkö Valvontapäällikkö (09) 4370 2310 (09) 4370 2676 hilppa.tervonen@ray.fi kristian.seemer@ray.fi