PROJEKTIRAPORTTI TORNIONLAAKSON KIRJASTO - TULEVAISUUDEN TIETOTEKNIIKKAA ASIAKKAIDEN PARHAAKSI Leena Kinnunen Tornionlaakson kirjasto
2 SISÄLLYSLUETTELO SISÄLLYSLUETTELO... 2 1 Tornionlaakson kirjasto... 3 2 RFID-tekniikka... 3 2.2 RFID-tekniikan käyttö kirjastoissa... 5 3 Projektin tavoitteet... 6 4 Projektin toteutus... 6 4.1 Vihi-vinkkauspalvelu... 7 4.2 Projektin talouden toteutuma... 8 5 Projektin yhteenveto... 9 5.1. Projektin toteutuneet riskit... 9 6 Lähteitä... 10
3 1 TORNIONLAAKSON KIRJASTO Tornionlaakson kirjasto perustettiin 1.1.2011, jolloin Ylitornion ja Pellon kirjastot muodostivat seutukirjaston. Tornionlaakson kirjaston isäntäkuntana toimii Ylitornio. Asukkaita kunnissa oli 31.12.2014 yhteensä 8028, joista lainaajia on 34,28 % prosenttia. Kuntakeskukset sijaitsevat Ylitorniolla ja Pellossa. Tornionlaakson kirjasto kuuluu osana Lapin kirjastoon. Lapin kirjastoon kuuluvissa kirjastoissa on käytössä Axiell Finland Oy:n toimittama PallasPro-kirjastojärjestelmä sekä saman toimittajan Axiell Arena-verkkokirjasto. Lapin kirjastossa on käytössä aineistojen yhteiskäyttö, eli asiakas tai kirjasto voi pyytää muusta Lapin kirjastosta lainassa tai hyllyssä olevaa aineistoa toimitettavaksi asiakkaan kotikirjastoon. Lapin kirjastossa ei ole Tornionlaakson kirjastoa lukuun ottamatta otettu käyttöön RFID-tekniikan sovelluksia. Tornionlaakson seutukirjastolla on henkilötyövuosia 7,6 ja henkilökunta työskentelee kahdessa kiinteässä toimipisteessä. Tornionlaakson kirjasto hankki vuonna 2012 uuden kirjastoauton, jonka reitit kattavat molemmat kunnat. Kirjastoautossa PallasProkirjastojärjestelmää käytetään Citrix-työasemavirtualisointiohjelman kautta. Kirjastoautossa on myös Axiell Finland Oy:n toimittama itsepalvelupalautusautomaatti. Kiinteissä kirjastoissa ei projektin alkaessa ollut käytössä itsepalveluautomaatteja. Ylitornion kirjastoon avattiin vuonna 2009 itsepalvelulehtisali, ja Pellon kirjastoon vastaava saatiin vuonna 2011. Lehtisalin käyttöön tarvittavan avaimen saa henkilö, jolla on voimassa olevan kirjastokortti ja ikää vähintään 16 vuotta. Avain on henkilökohtainen ja se annetaan määräajaksi. Asiakkaat pääsevät lukittuun tilaan Ylitorniolla kello 7.00-22.00 ja Pellossa kello 7.00-21.00 välisenä aikana. Itsepalvelulehtisali on erotettu kirjaston muista asiakastiloista alaslaskettavalla verkko-ovella. Lehtisalissa asiakkaiden käytössä ovat sanoma- ja aikakauslehdet, joita ei kuitenkaan ole mahdollista lainata lehtisalista. Kirjastojen muut asiakastilat ovat avoinna vaihtelevasti kello 10.00-19.00 välisenä aikana. Ylitornion kirjaston itsepalvelulehtisali sai vuonna 2010 BTJ Finland Oy:n jakaman Kirjastoon! palkinnon tunnustuksena näkyvästä toiminnasta kirjaston käyttäjien hyväksi ja kirjastopalvelujen edistämiseksi. Aukioloaikojen ulkopuolella asiakkailla on mahdollisuus palauttaa aineistoja molempiin kirjastoihin palautusluukkujen kautta. Palautukset rekisteröidään kirjastojärjestelmään aamuisin manuaalisesti. 2 RFID-TEKNIIKKA RFID-tekniikalla (Radio Frequency Identification) tarkoitetaan radiotaajuuksilla tapahtuvaa tiedonsiirtoa. RFID-järjestelmä on kokonaisuus, joka muodostuu RFID-tunnisteista ja
4 lukijoista sekä taustajärjestelmästä, joka määrittelee mitä toimintoja RFID-tunnisteen lukeminen tuottaa tai käynnistää. Uudempaa radiotaajuista tiedonsiirtotapaa edustaa NFC-tekniikka (Near Field Communication), jossa lukuetäisyys laitteen ja NFC-tunnisteen välillä on vain muutamia senttimetrejä. NFC-tekniikkaa voidaan käyttää palveluiden avaamiseen (esim. tietyn websivun avaaminen), yhteyteen kahden laitteen välillä, maksamiseen sekä tunnistautumiseen käyttäen joko NFC-laitetta tai kirjastokorttiin liitettyä NFC-tunnistetta. RFID-tunniste voidaan sijoittaa tuotteeseen valmistusvaiheessa tai liimata siihen jälkikäteen tarralla. Tunniste koostuu antennista ja mikrosirusta, johon voidaan tallentaa tietty määrä tietoa. Kirjastosovelluksissa käytettävät RFID-tunnisteet ovat passiivisia, eli ne eivät sisällä omaa virtalähdettä, vaan käyttävät lukijalaitteen lähettämää radiosäteilyä. RFID-lukija voi olla esimerkiksi tasolukija, lukijatassu, hälytinportti tai NFC-ominaisuuden sisältävä mobiililaite. RFID-tekniikan käyttöä sääntelevät standardit sekä tietomallit, jotka määräävät, missä formaatissa ja mitä tietoa tunnisteisiin tallennetaan. Kansainvälisesti on käytössä vuonna 2011 hyväksytty ISO-standardi 28560 RFID for Libraries. Suomessa RFID-tekniikan määritykset on kuvattu Kansalliskirjaston tietopalvelualan verkkostandardityöryhmän KATVE:n ylläpitämässä RFID-tietomallissa. KATVE-tietomallissa määritellään, mitä tietoja voidaan tallentaa joko aineistoon liitettävään RFID-tunnisteeseen tai RFID-kirjastokorttiin. Tiedonsiirtoon on käytettävissä neljä eri taajuusaluetta, jotka määräävät miltä etäisyyksiltä RFID-lukija lukee tunnisteen tiedot. Neljästä eri taajuusalueesta kirjastokäyttöön ovat vakiintuneet taajuusalueet HF (13,56 MHz) ja UHF (865 950 MHz). KATVE-työryhmä suosittelee kirjastojen käyttöön HF-taajuutta, jonka etu UHF-taajuusalueeseen verrattuna on sen lyhyempi lukuetäisyys ja parempi häiriönsietokyky. Kirjastototeutuksissa RFID-laitteiden ja kirjastojärjestelmän välisessä tiedonsiirrossa käytetään yleisimmin SIP2- tai NCIP-protokollia. RFID-tekniikkaa hyödyntäviä laitteita kirjastoissa ovat kirjastohenkilökunnan käyttämät RFID-tasolukijat, aineiston hävikinestossa käytettävät turvaportit sekä aineistojen paikantamiseen ja luentaan käytettävät erilaiset mobiililukijat. Asiakkaiden käytössä ovat itsepalvelulainaus- ja palautusautomaatit ja lainaus-palautus-yhdistelmäautomaatit. Näiden lisäksi on käytössä älyhyllyjä ja -pöytiä, jotka tunnistavat niille sijoitetun aineiston ja välittävät tiedon kirjastojärjestelmään käytetyn sovelluksen määritysten mukaisesti.
5 2.2 RFID-TEKNIIKAN KÄYTTÖ KIRJASTOISSA RFID-tekniikalla kirjasto voi saavuttaa hyötyä ja taloudellisia säästöjä, mutta tekniikan käyttöönotto kirjastoissa ollut hidasta. Ayren (2012), Yahian (2011) ja Dwivedin ym. (2013) tutkimuksissa on kartoitettu RFID-tekniikan käyttöönoton hyötyjä ja riskejä. Tutkimuksissa tuodaan esille, että RFID-tekniikan käyttöönoton suurimpia ongelmia ovat käyttöönottoon liittyvät kustannukset, jotka sisältävät laitteiden ja tunnisteiden hankinnan sekä RFIDtekniikan vaatiman infrastruktuurin rakentamisen. Tutkimuksissa todetaan lisäksi, ettei selvästi ole pystytty osoittamaan RFID-tekniikkaan sijoitetun pääoman tuottoprosenttia. On arvioitu, että lainaus- ja palautusprosesseissa käyttöönotettuun RFID-tekniikkaan sijoitettu panos maksaa itsensä takaisin kahdessa tai kolmessa vuodessa lainaus- ja palautusprosessien tehostumisena. Ayren mukaan suurimpia puutteita RFID-tekniikan hyödyntämisessä onkin se, että laajamittaisen hyödyntämisen sijaan RFID-tekniikkaa käytetään usein vain aineiston viivakooditarrojen korvaamiseen RFID-tunnisteilla. RFID-tekniikan toteutuksilla voidaan mm. Yahian (2011) mukaan saavuttaa seuraavia hyötyjä: - kirjojen parempi löydettävyys ja väärinhyllytettyjen kirjojen helpompi paikannettavuus - varastojen hallittavuus - turvallisuuden lisääntyminen - henkilökunnan tuottavuuden lisääntyminen tehostuvien työnkulkujen ja prosessien ansiosta - asiakkaiden itsepalvelun laajentaminen sekä asiakaspalvelun paraneminen. RFID-tekniikan käyttöönotto kirjastoissa tarkoittaa usein koko aineiston tarroittamista RFIDtunnisteilla ja siirtymistä RFID-lainaukseen ja palautukseen sekä varkaudenestosuojaukseen. Rajoittamalla RFID-tekniikan käytön pelkästään näihin prosesseihin kirjastoa jättää hyödyntämättä RFID-tekniikan monet muut käyttötavat. Aineistoon liitettävään RFID-tunnisteeseen on teknisesti mahdollista tallentaa useita tietoja, mutta kirjastoissa niihin tallennetaan pääsääntöisesti vain aineiston yksilöivä tunniste. Lisäämällä aineiston tunnisteisiin tallennettavia tietoja on kirjastoilla mahdollisuus hyötyä RFID-tekniikasta laajemminkin optimoimalla työnkulkuja ja tarjoamalla asiakkaille uusia palveluja. RFID-tekniikan käyttöönottoa selvittänyt Ayre (2012) perää asiakkaiden käyttöön luotuja sovelluksia älypuhelimiin, esimerkkeinä itsepalvelulainaus, aineistojen standardinumeroilla tapahtuvan lisäsisältöjen (esim. arvostelujen ja suositusten) hakutoiminto tai palautustapahtumaan liitettävä vinkkimahdollisuus, jolla asiakas löytää palautetun teoksen tapaisia aineistoja. Isomäen, Haapasen ja Kalliokosken vuonna 2010 RFID-tekniikan käyttöönottoa Helmetkirjastoissa selvittäneessä raportissa esitettiin uusia RFID-tekniikan käyttötapoja kirjastojen
6 palveluihin ja prosesseihin. Raportissa esitettiin otettavaksi käyttöön valmiita lainauspaketteja, lehtisalien käyttöstatistiikan tallentamista tai kirjastokorttiin sisältyvää RFID-tunnistetta, jolla asiakas saisi lisätietoja esimerkiksi omaan asuinalueeseen liittyen. 3 PROJEKTIN TAVOITTEET Tornionlaakson kirjasto toimii maaseudulla, missä kirjastojen ja niiden palveluiden merkittävyys asukkaille on suurempi kuin esimerkiksi kaupungeissa, joissa kulttuuri- ja palvelutarjonta on monipuolisempaa ja laajempaa. Kirjastolla on mahdollisuus tasoittaa asuinpaikasta johtuvaa eriarvoisuutta palvelujen saannissa. Tornionlaakson kirjastojen itsepalvelulehtisalit ovat asiakkaiden hyvin saavutettavissa pitkillä aukioloajoillaan ja ne ovat siten saavuttaneet myös käyttäjien suosion. Asiakkaat ovat kuitenkin toivoneet itsepalvelulehtisaleihin myös aikakauslehtien lainausmahdollisuutta. Projektin tavoitteena oli vahvistaa asiakkaiden omatoimisuutta sekä parantaa palvelujen saatavuutta. Uusina palveluina haluttiin selvittää RFID-tekniikan mahdollistamat muut vaihtoehdot esim. aineistojen esilletuomiseen ja sisältöjen esittämiseen. Projektilla oli tarkoitus tuottaa palveluita, joilla henkilökunnan resursseja voidaan kohdentaa tietopalveluun, aineiston sisältöjen esilletuomiseen ja muihin uusiin palveluihin. Projektin tavoitteena oli myös vähentää henkilökunnan fyysistä kuormitusta lisäämällä asiakkaiden omatoimisuutta esimerkiksi itsepalveluautomaattien muodossa. Keskeinen projektin tavoite oli edellä mainittujen lisäksi hyödyttää myös muita Lapin yleisiä kirjastoja tarjoamalla ajankohtaista tietoa RFID-tekniikan toteutusmahdollisuuksista sekä käyttökokemuksista suomalaisissa kirjastoissa. Tornionlaakson kirjaston hankkeessa kerätty tieto on siten myös muiden Lapin kirjastojen käytettävissä näiden mahdollisesti harkitessa RFID-tekniikan käyttöönottoa. 4 PROJEKTIN TOTEUTUS Projektille myönnettiin Opetus- ja kulttuuriministeriön avustus 85.000 euroa vuosille 2011-2012. Useista syistä johtuen projekti pystyttiin aloittamaan kuitenkin vasta 1.10.2013, jolloin projektipäällikkönä aloitti Leena Kinnunen Rovaniemen kaupunginkirjastosta. Kinnunen työskenteli projektissa osa-aikaisena vuoden 2014 loppuun, jolloin projektille haettu jatkoaika päättyi. Projektin ohjausryhmään ovat kuuluneet Terttu Eteläaho ja Paula Konttaniemi Tornionlaakson kirjastosta sekä Nina Sipola Sallan kirjastosta.
7 Projektin ohjausryhmä teki tammikuussa 2014 tutustumismatkan Vantaan Pointin, Porin ja Luvian kirjastoihin, sekä RFID Labin demohuoneelle Vantaalle. Vierailuilla perehdyttiin RFIDtekniikkaan ja sen erilaisiin kirjastosovelluksiin, kuten omatoimikirjastoon, lainauksenvalvontaan, varkaudenestosuojaukseen sekä älyhyllyyn. Leena Kinnusen raportti tutustumismatkasta on luettavissa Lapin kirjastojen Davvin.ning-sivuilla. Tornionlaakson kirjastossa päätettiin toteuttaa projektin tavoitteiden mukaisesti palvelu, jossa RFID-tekniikkaa käyttäen asiakkaille vinkataan suosituksia kirjaston aineistosta. Muita RFID-tekniikan käyttötapoja tarkasteltaessa todettiin, että Tornionlaakson kirjastossa ei ole tarkoituksenmukaista ottaa RFID-tekniikkaa käyttöön esimerkiksi lainauksenvalvonnassa tai varkaudenestosuojauksessa. Palvelua suunniteltaessa otettiin myös huomioon mahdollisuus ottaa palvelu käyttöön muissa Lapin kirjastoissa. Toteutettavasta palvelusta laadittiin palvelukuvaus, ja tarjous palvelun suunnittelusta ja toteutuksesta pyydettiin kesäkuussa 2014 kolmelta RFID-toteutuksia tuottavalta yritykseltä. Saaduista kahdesta tarjouksesta valittiin kokonaistaloudellisesti edullisempi Mikro-Väylä Oy:n tarjous. Ohjelman ulkoasun suunnitteli graafikko Karl Simonlehto. Suunnitellun palvelun demoversio saatiin testikäyttöön 18.12.2014. Samalla Ylitornion ja Pellon kirjastoissa otettiin käyttöön itsepalveluautomaatit, joilla asiakkaan on mahdollista lainata ja palauttaa aineistoja. Vinkkauspalvelun julkaisu oli testausten jälkeen 23.2.2015. 4.1 VIHI-VINKKAUSPALVELU Vihi-vinkkauspalvelussa asiakkaat voivat hakea suosituksia haluamastaan aiheesta mobiilisovelluksella. Palvelun toimintatapa on seuraavanlainen: 1. Asiakas asentaa Google Play-kaupasta ilmaisen Android-sovelluksen mobiililaitteelleen 2. Asiakas ottaa käyttöön mobiililaitteen RFID / NFC toiminnon 3. Koskettamalla Tornionlaakson Vihi-ohjelmassa olevan kirjan tai DVD-elokuvan kantta Vihi-sovellus avautuu, ja asiakkaalle näytetään teoksen sisältötietoja ja sitä kuvailevia asiasanoja 4. Valitsemalla kiinnostavia asiasanoja asiakas saa vinkkejä samanlaisista teoksista ja niiden saatavuudesta Lapin kirjastossa 5. Vihi-vinkkauspalvelusta asiakas voi halutessaan siirtyä Lappi.verkkokirjastoon tekemään haluamastaan teoksesta varauksen Vihi-vinkkauspalvelun lähtökohtana on tarjota suosituksia aikuisille suunnatusta kaunokirjallisuudesta ja elokuvista, joiden kuvailussa on käytetty Kaunokin ja YSO:n mukaisia
8 asiasanoja. Palvelussa haluttiin myös käyttää RFID-tekniikkaa, jolloin aineiston tunnistaminen tapahtuisi automaattisesti kyseisen tekniikan periaatteiden mukaisesti. Pellon ja Ylitornion kirjastojen uudempaan aineistoon liimattiin RFID-tunniste. Koska tunniste on vain osassa aineistoa, teoksen kanteen liimattiin Vihi-tarra osoittamaan, että aineistosta on saatavissa vinkkejä. Myöhemmin sovellukseen lisättiin mahdollisuus syöttää halutun teoksen nimi mobiililaitteen näppäimistöllä, jotta palvelua on mahdollista käyttää myös laitteilla, jotka eivät tue RFID-tekniikkaa. Kuva 1. Vihi-kansitarra Sovellus luotiin Android-alustalle sen hyvän sovelluskehitysympäristön ja laitekannan vuoksi, ja se on ladattavissa ilmaiseksi Google Play-kaupasta. 4.2 PROJEKTIN TALOUDEN TOTEUTUMA Taulukko 1. Projektin talouden toteutuma Tornionlaakson kirjaston tietotekniikkahankkeen talouden toteutuma Palkkakulut 22153 Laitteet, ohjelmistonsuunnittelu, kalusteet, materiaalit 48338 Älypuhelinsovelluksen suunnittelu, asennus, koulutus ja ylläpito RFID-lukija-alustat 2 kpl RFID-tarrat 9000 kpl Itsepalveluautomaatti Bookmatic B-SC2 2 kpl Itsepalveluautomaatin automaatin kaluste 2 kpl Itsepalveluautomaatin palautushylly 2 kpl Itsepalveluautomaatin rajapinnat 2 kpl Android-älypuhelimet ja -tabletti 5 kpl All-in-one -työasema 1 kpl Markkinointimateriaali Matkakulut 4126 Asiantuntijapalvelut 1284 Toimisto- ym. kulut 10009 Kulut yhteensä 85910 Avustus yhteensä 85000 Oma rahoitusosuus 10800 Henkilökunnan osallistuminen kokouksiin, suunnitteluun, aineiston tarroitukseen ja koulutukseen Projekti yhteensä 96710
9 5 PROJEKTIN YHTEENVETO Tornionlaakson kirjaston hankkeessa Tietotekniikkaa asiakkaiden parhaaksi toteutettiin RFID-tekniikkaa hyödyntävä asiakkaille suunnattu vinkkauspalvelu. Hankkeessa luotu palvelu toteuttaa hankkeen tavoitteet. Vihi-vinkkauspalvelulla asiakkaat voivat omatoimisesti ajasta ja paikasta riippumatta etsiä kirja- ja elokuvavinkkejä Lapin kirjastoon hankitusta aineistosta. Palvelu käyttää hyväksi kirjastoissa pitkään tehtyä työtä aineistojen sisältöjen avaamiseksi ja esilletuomiseksi. RFIDtekniikkaa hyödyntävä palvelu on moderni ja asiakkaalle helppokäyttöinen. Itsepalveluautomaateilla asiakkaat voivat itse lainata ja palauttaa aineistoa, mikä lisää asiakkaiden yksityisyydensuojaa. Kirjastossa voidaan lainaus- ja palautusrutiinien sijasta kohdentaa henkilökuntaresursseja muihin palveluihin ja asiakkaiden opastamiseen kirjaston käytössä ja tiedonhaussa. Itsepalveluautomaatit myös mahdollistavat kirjastojen aukioloaikojen lisäämisen omatoimikirjastojen periaatteiden mukaan. Samalla asiakkaille voidaan avata normaalien aukioloaikojen ulkopuolella käyttöön myös muita kirjastotiloja omatoimilehtisalin lisäksi. Keskeinen projektin tavoite oli edellä mainittujen lisäksi hyödyttää myös muita Lapin yleisiä kirjastoja tarjoamalla ajankohtaista tietoa RFID-tekniikan toteutusmahdollisuuksista sekä käyttökokemuksista suomalaisissa kirjastoissa. Projektin julkiset dokumentit ovat Lapin kirjaston henkilökunnan saatavissa joko Lapin kirjastojen Davvin. Ningissä tai projektin toimijoilta. Toteutettu Vihi-vinkkauspalvelu on vapaasti asennettavissa asiakkaan mobiililaitteille. Palvelu ei ole sidoksissa fyysiseen kirjaan tai DVD-elokuvakoteloon liimattuun NFCtunnisteeseen, vaan vinkkejä voi hakea myös syöttämällä palveluun teoksen nimen. Palvelua voivat siis käyttää kaikki Lapin kirjaston asiakkaat, joko hakemalla vinkkejä omasta kirjastosta löytämästään aineistosta tai Tornionlaakson aineistosta, jonka he ovat tilanneet noudettavaksi omasta kirjastostaan. 5.1. PROJEKTIN TOTEUTUNEET RISKIT Projektin käynnistysvaiheessa arvioitiin projektin riskit ja niiden vaikutukset projektin tuloksille. Arvioiduista riskeistä toteutui ainoastaan aikataulun pettäminen, mikä johtui mm. projektiin alun perin palkattavaksi suunnitellun henkilön siirtymisestä muihin tehtäviin. Projekti päästiin aloittamaan vastaa vuoden 2013 lopulla, mutta sille jouduttiin hakemaan jatkoaikaa vuoden 2014 loppuun. Aikataulun pettäminen ei kuitenkaan aiheuttanut välitöntä haittaa asiakkaille tai kirjastojen henkilökunnalle.
10 6 LÄHTEITÄ Ayre, Lori Bowen (2012). RFID in Libraries : A Step toward Interoperability. American Library Association: Chicago, IL, USA. Dwivedi, Yogesh K., Kapoor, Kawaljeet Kaur, Williams, Michael D. & Williams, Janet (2013). RFID systems in libraries: An empirical examination of factors affecting system use and user satisfaction. International Journal of Information Management 33(2) Isomäki, Sami, Haapanen, Hanna & Kalliokoski, Sami (2010) RFID-teknologian käyttöönottaminen Helmet-kirjastoissa. : RFID Lab Finland ry. Kansalliskirjasto, Suomi (2005). RFID Data Model for Libraries : Finnish Data Model http://www.kansalliskirjasto.fi/attachments/5ksvirhoj/5kxbvnvs7/files/currentfile/rfid- DataModel-FI-20051124.pdf (käytetty 27.2.2015). KATVE-TIETOMALLI KIRJASTOILLE. http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/standardointi/rfid.html (käytetty 27.2.2015). Kinnunen, Leena. Tornionlaakson kirjasto - Tietotekniikkaa asiakkaiden parhaaksi projektin tutustumismatka Vantaalle, Luvialle ja Poriin 28.-29.1.2014. http://davvin.ning.com/group/rfid-tulevaisuuden-tietotekniikkaa/forum/topics/rfidhankkeen-matkaraportti-vantaalta-luvialta-ja-porista Yahia, Zare Mehrjerdi (2011). RFID: the big player in the libraries of the future. Electronic Library, The 29(1): 36-51.