POHJOISEN JA ETELÄN KUNTIEN YHTEISTYÖOHJELMAN TALOUSHALLINTO-OHJE Suomen Kuntaliitto Ohjelmavaihe 2013 2014 23.10.2013 1
Sisällys 1 JOHDANTO... 4 1.1 Kenelle tarkoitettu... 4 1.2 Rahoituksen käytön perusperiaatteet... 4 2 HANKKEEN ASIAKIRJAT JA KIRJANPITO... 4 2.1 Hankkeen asiakirjojen säilyttäminen... 4 2.2 Hankkeen taloushallinnon järjestäminen... 4 2.3 Tilikausi... 5 2.4 Hankkeen tilikartta... 5 2.5 Hankkeelle oma kustannuspaikka... 5 2.6 Laskujen käsittely... 6 2.7 Tositteiden säilyttäminen ja tositemerkinnät... 6 2.8 Rahoituksen ja tulojen kohdentaminen hankkeelle... 6 2.9 Kustannusten jäljitettävyys... 7 2.10 Työajanseuranta... 7 2.11 Ennakoiden kirjaaminen... 7 2.12 Omarahoitusosuus... 7 2.12.1 Rahallinen osuus (in cash)... 8 2.12.2 Vastikkeeton osuus (in kind)... 8 2.12.3 Omarahoitusosuuden todentaminen... 8 2.13 Valuuttakurssien kirjaaminen... 8 2.14 Arvonlisävero (ALV) ohjeistus... 8 3 Tilintarkastus... 8 3.1.1 Yleistä... 8 3.1.2 Ohjeet tilintarkastajille pohjoisessa... 9 3.1.3 Ohjeet tilintarkastajille etelässä... 10 4 HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET... 11 4.1 Yleistä... 11 4.2 Ei-hyväksyttäviä kuluja... 11 4.3 Hallinto- ja koordinaatiokulujen osuus... 12 4.4 Pohjoisen kunnan omien asiantuntijoiden käyttö... 12 4.5 Etelän kunnan omien asiantuntijoiden käyttö... 12 4.6 Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttö... 12 4.7 Vieraanvaraisuus (hospitality) kulut... 12 4.8 Budjettimuutokset... 13 5 KILPAILUTTAMINEN... 13 5.1 Ostopalvelut... 13 5.2 Hankintasopimukset... 14 6 SISÄINEN VALVONTA... 14 6.1 Hallinnon prosessit... 14 6.2 Riskit... 14 6.3 Työmatkojen ohjelmat ja -raportit... 14 6.4 Päivärahojen maksaminen... 14 6.5 Tietoturva... 14 2
6.6 Toimintaohje rahoituksen väärinkäytösepäilyssä... 14 6.7 Vakuutukset... 15 6.8 Tavarakirjanpito... 15 6.9 Ajopäiväkirja... 15 7 HANKKEEN MAKSATUKSET... 15 7.1 Ajankohdat ja sopimukset... 15 7.2 Maksatukset pohjoiseen... 15 7.3 Maksatukset etelään... 16 LIITTEET Liite 1. HUOMIO! TARKISTUSLISTA HANKETTA HALLINNOITAESSA Liite 2. HYVÄKSYTTÄVÄT HANKEKULUOHJEISTUKSET 3
1 JOHDANTO 1.1 Kenelle tarkoitettu Taloushallinto-ohje on tarkoitettu kunnille/kuntayhtymille, jotka saavat myönteisen rahoituspäätöksen vuonna 2013 Kuntaliiton hallinnoimassa Pohjoisen ja Etelän kuntien yhteistyöohjelmassa. Ohje on kohdennettu erityisesti hankkeiden vastuuhenkilöille/yhteyshenkilöille sekä hankkeiden taloushallintoa hoitaville. Se on kuitenkin kirjoitettu niin, että myös muut, kuten esimerkiksi hankkeen ohjausryhmän jäsenet tai yhteistyössä mukana olevat eri toimialojen asiantuntijat, voivat sitä hyödyntää. Taloushallinto-ohje edesauttaa kuntia suunnittelemaan ja toteuttamaan hankkeet hyvän hallintotavan mukaisesti. Ohjeistus on Kuntaliiton valmistelema ja ulkoasiainministeriön hyväksymä. 1.2 Rahoituksen käytön perusperiaatteet Tukea käytetään vain hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja kohtuullisiin menoihin, jotka hankesuunnitelmassa on esitetty. Rahoituksen käytössä tulee huomioida hankkeen kokonaistavoitteet, jotka ovat kunnan/kuntayhtymän osaamisen vahvistaminen kuntalaisten hyvinvoinnin edistämiseksi, eli köyhyyden vähentäminen ja/tai kestävän kehityksen edistäminen. Kaikissa hankkeeseen liittyvissä toimissa kunnan/kuntayhtymän tulee noudattaa hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita. Hankkeiden vastuuhenkilöiden tulee käydä läpi liitteessä 1 esitetty tarkistuslista suosituksista, joita tulee noudattaa hanketta hallinnoitaessa. 2 HANKKEEN ASIAKIRJAT JA KIRJANPITO 2.1 Hankkeen asiakirjojen säilyttäminen Kaikki hankkeen asiakirjat (hakemukset, raportit ml. taloushallinnon asiakirjat sekä sopimukset) tulee arkistoida kunnassa/kuntayhtymässä 10 vuotta. Hankkeen asiapaperit tulee säilyttää asianmukaisesti mieluiten yhteen paikkaan sähköiseen muotoon tai paperikansioihin. Hankkeeseen liittyvistä taloushallinnon asiakirjoista tulee säilyttää: - kirjanpidon ja talousseurannan asiakirjat tilintarkastuslausuntoineen - meno- ja tulotositteet, päivä- ja pääkirja, tulos- ja taselaskelma - palkkahallinnon asiakirjat tuntikirjanpitolistoineen - kilpailuttamiseen liittyvät asiakirjat (tarjouspyynnöt, hankintapäätös tarjousvertailuineen, hankintaan liittyvät päätökset ja hankintasopimus); perustelu hankintapäätöksestä - perustelut, jos hankinta on tehty suorahankintana - muut hankkeen hallintoon liittyvät asiakirjat Kuntaliittoon toimitettavat asiakirjat (hakemukset, raportit, tilintarkastuslausunnot ym.) tulisi sisältää alkuperäiset allekirjoitukset. Kuntaliittoon lähetettävistä asiakirjoista tulee säilyttää kopiot kunnassa /kuntayhtymässä. Mikäli varoja jää kalenterivuoden aikana käyttämättä, voi Kuntaliittoon olla yhteydessä mahdollisesta varojen siirrosta seuraavalle vuodelle. Myönnetty rahoitus tulisi kuitenkin lähtökohtaisesti käyttää ajalla, jolle se on alun perin myönnetty. 2.2 Hankkeen taloushallinnon järjestäminen Pohjoisen ja etelän kunta yhdessä suunnittelevat ja päättävät missä hankkeiden taloushallinto hoidetaan. Koska yhteistyö on hyvin erilaista, ei voida antaa yhtä samanlaista ohjetta kaikille taloushallinnon järjestämisen suhteen. 4
Hankkeiden taloushallinto voidaan hoitaa joko pohjoisessa tai etelässä tai molemmissa. Taloushallinnon hoitaminen etelässä kasvattaa etelän kapasiteettia ja vastuuta hankkeista. Mikäli hankeen taloushallinto hoidetaan osittain tai kokonaan etelässä, on etelän kunnan taloushallintokapasiteetti arvioitava etukäteen ja varmistuttava että se on riittävä (mm. ohjeistus kirjanpidon järjestämisestä, menojen hyväksymisestä, maksamisesta, hankintamenettelystä). 2.3 Tilikausi Hankkeesta raportoidaan 12 kuukauden välein.. Hankkeen tilikausi sekä pohjoisessa että etelässä on tammikuusta joulukuuhun. Tämä siitäkin huolimatta vaikka etelässä noudatettaisiin eri tilikautta, esimerkiksi heinäkuusta kesäkuuhun. 2.4 Hankkeen tilikartta Hankkeen tilikartta kannattaa laatia niin, että siinä on samat kululuokat kuin hankkeen hyväksytyssä budjetissa. Kustannusjaottelun perusteella on helppo seurata kustannuksia hankkeen aikana ja se toimii hyvänä runkona hankkeen talousseurannalle. Mikäli hanke hallinnoidaan kunnassa (eli hankehallintoa ei ole ulkoistettu ulkopuoliselle toimijalle), käytetään kunnan tilikarttaa, jos hankkeelle ei voida luoda omaa tilikarttaa. Jokaisessa kunnassa on omat tilikartat. Alla esimerkki osasta erään kunnan tilikarttaa: TUOTOT ULKOPUOLINEN RAHOITUS 3020 Hankerahoitus jne. KULUT ULKOPUOLISET PALVELUT 4450 Majoituspalvelut (esimerkiksi kurssijärjestelyissä) 4452 Kurssijärjestelyt 4454 Luennointipalvelut 4460 Muut asiantuntijapalvelut jne. Hanketta hoitavan taloushallinnon asiantuntijoiden kanssa kannattaa käydä läpi miten tilikarttaa saataisiin hankkeessa hyödynnetyksi niin, että siellä olevat tiliöintikohdat vastaisivat hankkeen budjettilomakkeen kohtia, jonne hankkeen kulut on budjetoitu. Esimerkiksi jos hankkeen budjettilomakkeessa on useampi komponentti, niin voi selvittää onko mahdollista hyödyntää tilikarttaa niin, että toteutuneet kulut voisi tiliöidä komponenteittain. Jos se ei ole mahdollista, niin raportointivaiheessa budjettilomakkeeseen pystysarakkeeseen toteutuneet kulut (actual expenditure) tulisi kulut laittaa käsikirjanpidolla pääkirjasta. Toisin sanoen mikäli tekniset rajoitteet estävät toteutuneiden kulujen saamisen suoraan pääkirjasta niin, että talousraporttia voidaan suoraan verrata budjetin kanssa, on talousraportoinnissa tehtävä manuaalisia (käsin tehtyjä) tarkennuksia. Tarkennukset tulee selvästi dokumentoida talousraportoinnissa eli kuluista on hyvä laatia erillinen selvitys tai Exceltaulukko kirjanpitotapahtumien liittymisestä hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan. Huom! Hankkeen talousraportissa on vältettävä Muut kulut -kohtaa. Mikäli Muut kulut -kohtaa käytetään raportoidessa, kulut tulee yksilöidä. 2.5 Hankkeelle oma kustannuspaikka Hankkeen kirjanpito järjestetään hallinnoivan organisaation toimesta. Hankeen taloushallinnon voi hoitaa joko Suomen kunta tai etelän kunta tai molemmat. Hankkeelle perustetaan hallinnoijan kirjanpitoon oma kustannuspaikka tai projektintunniste tai oma tili, johon kirjataan vain hankkeelle syntyneet kustannukset sekä tuotot. 5
2.6 Laskujen käsittely Saapuvat laskut asiatarkastetaan ja numeroidaan sekä hyväksytään kunnan/kuntayhtymän/hallinnoivan organisaation taloudenpito-ohjesäännön mukaisesti. Hankkeen vastuuhenkilö/koordinaattori hyväksyy kaikki hankkeelle budjetoidut laskut ennen kun ne menevät varsinaisesti hyväksyttäväksi. Sama periaate koskee etelää niiden rahoituksien osalta, jotka on lähetetty etelään. Näin hankkeen vastuuhenkilö/koordinaattori pystyy valvomaan mitä kustannuksia hankkeessa hyväksytään. Etelässä tulee olla kirjalliset ohjeet laskujen hyväksymisestä. Näin ollen tarkistakaa onko etelässä kirjalliset ohjeet laskujen hyväksymisestä, ja mikäli ei ole niin valmistelkaa ne hanketta koskien yhdessä etelän kanssa. 2.7 Tositteiden säilyttäminen ja tositemerkinnät Hankkeen menojen ja tulojen tulee perustua hyväksyttyihin tositteisiin. Tositteet voivat olla joko paperisia tai paperittomia eli sähköisiä (elektronisia) tositteita. Huomioikaa, että sähköisistä tositteista tulee olla löydettävissä aivan samat tiedot kuin käytettäessä paperisia tositteita. Paperiset tositteet on säilytettävä joko alkuperäiskappaleina tai ne on tallennettava sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan. Olisi suositeltavaa, että sähköisistä tositteista tulostetaan kopiot hankkeen omaan taloushallintomappiin. Kunnan yhteyshenkilön/koordinaattorin vastuulla on talousraportin tekeminen ja olisi hyvä, että koordinaattorilla olisi kopiot kaikista tositteista omissa kansioissa. Tämä helpottaisi myös tarkastusten tekemistä, mutta ei ole välttämätöntä, jos kirjausketju muuten on todennettavissa. Alkuperäiset tositteet säilytetään etelässä silloin, jos hankkeen etelään lähetetyt rahoitusosuudet myös tilintarkastetaan etelässä. Tositteiden kopioita ei tällöin tarvitse lähettää Suomeen. Suomen kunnan koordinaattori voi tarvittaessa pyytää etelässä käydessään kopiot tositteista. Tämä ei kuitenkaan ole pakollista. Pohjoisen kunta voi myös aina pyytää selvityksen rahojen käytöstä, jotta heillä on hyvä kokonaiskuva varojen käytöstä. Etelän kunta voi toimia samoin. Tositteet tulee olla päivättyjä, numeroituja ja niissä tulee käydä ilmi tapahtuman ajankohta ja mitä meno koskee sekä selitys miten meno liittyy hankkeeseen. Ellei nämä tule riittävän selkeästi ilmi tositteesta, täytyy tositteeseen kirjoittaa lisätietoja. Jokaiseen hankkeeseen liittyvään tositteeseen kannattaa kirjoittaa myös yhtenäinen tunnistetieto, jolloin tosite osataan aina liittää hankkeeseen (esimerkiksi: pohjoisen kunnan nimi ja etelän kunnan nimi -yhteistyöhanke). Mikäli tosite koskee hankkeeseen liittyvää tarjoilua (esimerkiksi työlounas), tositteeseen on listattava osallistujien nimet. Jos tosite liittyy esimerkiksi seminaariin tai koulutustilaisuuteen on säilytettävä osallistujalistan lisäksi tilaisuuden ohjelma. Jos jokaisessa tositteessa ei ole mahdollista olla seminaarin ohjelmaa ja osallistujalistaa liitteenä, kustakin tositteesta on kuitenkin käytävä selkeästi ilmi, mihin tilaisuuteen se liittyy ja millä tavoin. Varsinainen seminaariohjelma ja osallistujalista tulee löytyä hankkeen arkistosta. Tositteet tulee säilyttää niin, että ne ovat rahoittajan tarkistettavissa. Majoitukseen (hotelli ym.) liittyvissä kulutositteissa tulee olla aina majoittujien nimet. Matkalaskuissa tulee olla liitteinä alkuperäiset lentoliput ja boarding passit. Työmatkan suorittajalla on itsellä velvollisuus ilmoittaa saatujen ilmaisten aterioiden määrä omassa matkalaskussaan. Matkalaskun hyväksyjällä on vastuu varmistaa oikeellisuus. Matkalaskut tulee laatia kuntien matkalaskustandardipohjalle. 2.8 Rahoituksen ja tulojen kohdentaminen hankkeelle Saapuneet avustukset kirjataan hankkeen kirjanpitoon kuten muutkin tositteet. Kunnan/kuntayhtymän tulee seurata, että avustus laskutetaan Kuntaliitosta hankevuonna - mieluiten lokakuun loppuun mennessä. 6
Luontaissuorituksia eli kunnan/kuntayhtymän in kind panostusta ei kirjata hankkeen kirjanpitoon, koska niistä ei synny rahallisia kuluja. Niitä seurataan erillisillä lomakkeilla. 2.9 Kustannusten jäljitettävyys Maksutapahtumat tulisi merkitä kirjanpitoon niin, että kirjausten yhteys peruskirjanpidosta pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta hankkeen talousraporttiin olisi vaikeuksitta todettavissa (audit trail eli kirjausketju). Jos kirjanpitoon tehdään oikaisu- ja korjausvienti, niin on tärkeää, että alkuperäisen kirjauksen ja korjausmerkinnän yhteys voidaan vaikeuksitta todentaa (audit trail eli kirjausketju). Hanketta tai sen kuluerittelyjä ei kuitenkaan tarvitse näkyä erillisinä koko kuntaa/kuntayhtymää koskevassa tilinpäätöksessä. 2.10 Työajanseuranta Kunnan työntekijän työajan korvaus kunnille perustuu työajanseurantaan (time sheet) ja hankkeelle tehdystä työstä pidetään tuntikirjanpitoa. Hankkeessa käytetään joko Kuntaliiton Pohjoisen ja Etelän kuntien yhteistyöohjelman tuntikirjanpitolomaketta (lomakkeet löytyvät nettisivulta www.kunnat.net/northsouth), tai kunnan/kuntayhtymän omaa tuntikirjanpitolomaketta. Lomakkeessa tulee käydä ilmi tehdyn työn sisältö sekä jaotella mikä työ on asiantuntijatyötä ja mikä hallinto- tai koordinaatiotyötä sekä työn arvo. Arvo ei tule ylittää työntekijän normaalia palkkakustannusta. Lomakkeissa tulee olla myös työn suorittajan allekirjoitus. Kunta/kuntayhtymä voi laskuttaa hankkeelta varoja tuntikirjanpitolomakkeita vastaan. Lomakkeet liitetään vuosiraporttiin. Tuntikirjaukset (time sheet) tarvitaan seuraavilta tahoilta: - niiltä kunnan/kuntayhtymän työntekijöiltä, joista kunta laskuttaa hankevaroista asiantuntijan hankkeelle tekemän työn (näistä henkilöistä on tehty hankesuunnitelman liitteiksi ToR:it eli Terms of Reference -työsuunnitelmat) - hankkeelle vastikkeetonta (in kind) työtä tekeviltä Suomen kunnan/kuntayhtymien viranhaltijoilta/työntekijöiltä eli henkilöt joiden työpanosta kunta/kuntayhtymä ei laskuta hankkeelta vaan kunta/kuntayhtymä itse maksaa näiden hankkeelle antaman työpanoksen - kunnan/kuntayhtymän valtuutettujen ja muiden luottamushenkilöiden hankkeen in-cash osuudeksi laskemat työtunnit, jotka on tehty hankkeen hyväksi ja joista kunta on maksanut henkilöille omista varoista (ei hankkeen varoista) ansionmenetyskorvauksen Tuntikirjaukset (time sheet) on vapaaehtoinen seuraavilta tahoilta: - kunnan/kuntayhtymän valtuutettujen ja muiden luottamushenkilöiden in-kind työtunnit, jotka on tehty hankkeen hyväksi ja joista kunta on maksanut henkilöille omista varoista (ei hankkeen varoista) ansionmenetyskorvauksen tai Huom! In-kind tuntien kirjaamispyyntö koskee vain pohjoisen kuntia/kuntayhtymiä. 2.11 Ennakoiden kirjaaminen Suomen kunnista etelään lähetetty hankerahoitus tulee näkyä hankkeen kirjanpidossa ennakkona (on a separate balance sheet account until clearance takes place), niin kauan kunnes etelän kunta raportoi rahoituksen käytön. Mikäli kunnalla on joku perusteltu syy tai sille on annettu jokin muu suositus, ettei se voi näin toimia, kunta voi toimia toisella tavalla. Tästä tulee ilmoittaa Kuntaliittoon. Myös muut avoimet ennakot tulee olla ajan tasalla hankkeen kirjanpidossa. Rahojen käyttö tulee kuitenkin kirjaustavasta riippumatta valvoa ja raportoida kokonaisuudessaan. 2.12 Omarahoitusosuus Yhteistyöohjelmaan osallistuvien kuntien yhteistyöhankkeiden omarahoitusosuus rahana (in cash) tulee olla vähintään 10 % laskettuna kunkin hakemuksen kokonaisbudjetista (eli haettu 7
osuus + in cash osuus) ilman nk. in kind -osuutta. Omarahoitusosuus rahana voi tulla joko pohjoisen tai etelän osapuolelta tai molemmilta. 2.12.1 Rahallinen osuus (in cash) Rahallinen osuus voi olla hankkeeseen liittyvä kunnan viranhaltijan/työntekijän työpanos, tavarahankinta tai investointi yms. 2.12.2 Vastikkeeton osuus (in kind) In kind osuus on hankkeen rahoitusosuus, jonka kunta maksaa mutta sitä ei ole kirjattu kunnan in cash osuudeksi. Esimerkiksi mikäli kunta ei hankkeelle antamaansa viranhaltijoiden/työntekijöiden työaikaa laskuta hankkeelta tai mikäli kunta ei laske hankkeelle antamaansa viranhaltijoiden/työntekijöiden työaikaa rahalliseksi, in cash -osuudeksi, se lasketaan in kind -osuudeksi. 2.12.3 Omarahoitusosuuden todentaminen Mikäli etelän kunta antaa omarahoitusosuutta rahallisesti (in cash), sen ei tarvitse lähettää Suomeen rahoitusta hankkeen kustannuspaikalle. Lähettämisen saattaa kieltää myös paikallinen lainsäädäntö. Sen sijaan etelän kunnan tulee sitoumuskirjeessään (Endorsment letter) ilmoittaa omarahoitusosuuden antamiseen sitoutuminen, ja sen jälkeen raportoinnissa sen on kyettävä raportoimaan/selvittämään, mikä osuus kunnan budjetista on käytetty hankkeelle. Sitoumuskirje (Endorsement letter) tulee allekirjoittaa kunnan johtosäännön mukaisesti. Sama periaate koskee Suomen kuntaa. 2.13 Valuuttakurssien kirjaaminen Käytetyt valuuttakurssit tulisi näkyä kirjanpidossa selkeästi ja niiden noudattaminen tulisi olla samojen periaatteiden mukaista koko ajan. Käteistä vaihdettaessa kurssi näkyy tositteessa, samoin luottokortilla maksettaessa. Suomesta maksu lähtee euroina ja oanda.com (currency converter) sivulta voi tarkistaa päivän kurssin. Koska kurssit voivat vaihdella, niiden mahdollinen vaihtuvuus tulee sisällyttää mukaan budjettiin. Mikäli kunnalla on hallussa valuuttamääräinen tili, jossa hanketta hallinnoidaan, niin näissä tapauksissa eurosaldon oikaisu tehdään heti kuun alussa ensimmäisellä tositteella. Pääasiassa hankkeiden taloushallinto kuitenkin hoidetaan kunnan tavallisilla tileillä, ja tällöin eurosaldon oikaisua ei tehdä. Tärkeintä kuitenkin on, että kulloinkin käytetty kurssi näkyy kirjanpidossa. 2.14 Arvonlisävero (ALV) ohjeistus Jos kunta tai kuntayhtymä saa vähentää ALV:n, niin se ei saa laskuttaa sitä hankkeelta. Niiltä osin, kun kunta ei saa vähentää ALV:tä niin se saa sen laskuttaa hankkeelta. Arvonlisäveron sisältyminen hankkeen kustannuksiin tulee olla selvillä jo ennen hankkeen aloittamista eli hankkeen budjetointivaiheessa.. 3 Tilintarkastus 3.1.1 Yleistä Hankkeen raportoinnin yhteydessä toimitettavat talousraportit tulee olla tarkastettu tilintarkastajan toimesta ja tarkastajan kertomukset tulee liittää hankeraportteihin. Kunta voi käyttää omaa ulkoista tilintarkastajaa hankkeen tarkastuksessa. Mikäli hankkeen kirjanpito hoidetaan Suomessa, etelän kunnan / paikallishallinto-organisaation oma kirjanpitäjä lähettää tositekopiot ja englanninkielisen selvityksen mistä menoista on kyse. Hankkeen tilintarkastaja Suomessa harkitsee ovatko selvitykset riittävät ja pyytää mahdolliset tarvittavat täyden- 8
nykset. Mikäli hankkeen kirjanpito hoidetaan etelässä, tilintarkastus suoritetaan paikan päällä ja paikallisen tilintarkastajan on vastattava maan viranomaisten hyväksymiä vaatimuksia. Hankkeen vastuullinen tilintarkastaja Suomessa harkitsee onko etelän tilintarkastus riittävä ja pyytää mahdolliset tarvittavat täydennykset. 3.1.2 Ohjeet tilintarkastajille pohjoisessa Tilintarkastusta koskevat vaatimukset Ulkoasianministeriö rahoittaa Kuntaliiton hallinnoimaa Pohjoisen ja Etelän kuntien yhteistyöohjelmaa, josta Kuntaliitto myöntää rahoitusta Suomen kunnille/kuntayhtymille yhteistyöhankkeisiin etelän kuntien kanssa. Hankkeen taloushallinto tulee järjestää joko Suomen tai etelän kunnassa tai molemmissa. Ennen yhteistyön aloittamista kuntalinkitysten on laadittava budjetti ja allekirjoittaa sitoumus taloushallinnon järjestämisestä (Memorandum on Financial Administration). Tässä lomakkeessa määritellään miten ja missä yhteistyöhankkeen taloushallinto, mukaan lukien kirjanpito ja tilintarkastus, järjestetään. Mikäli varoja jää kalenterivuoden aikana käyttämättä, voi Kuntaliittoon olla yhteydessä mahdollisesta varojen siirrosta seuraavalle vuodelle. Myönnetty rahoitus tulisi kuitenkin lähtökohtaisesti käyttää ajalla, jolle se on alun perin myönnetty. Tilintarkastuksen laajuus Tilintarkastuksen tulee noudattaa kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja, mukaan lukien paikallinen lainsäädäntö ja standardit. Tilintarkastus raportin tulisi pitää sisällään seuraavat tiedot: 1 Hankkeen nimi 2 Toteuttava kuntapari 3 Yhteistyösopimuksen päivämäärä 4 Raportointiajanjakso ja -valuutta 5 Vaihtokurssi, jota on käytetty lopullisessa talousraportissa 6 Budjetoitujen tulojen ja menojen kokonaissummat (mukaan lukien edellisvuoden summat) 7 Toteutuneiden tulojen ja menojen kokonaissummat (mukaan lukien edellisvuoden summat) 8 Hankkeen varat ja velat (käteinen, pankkitili ja muut varallisuus, kuten etukäteismaksut ja keskeneräiset shekit) 9 Tilintarkastajan nimi, virka/asema, osoite, puhelinnumero, faksi ja sähköposti 10 Päivämäärä, tilintarkastajan allekirjoitus ja valtuutus 11 Lausunnot alla mainituista asioista Tilintarkastuksen tulee sisältää lausunnot myös seuraavista asioista: Perustuvatko talousraportin luvut kirjanpitoon? Vastaako talousraportti kirjallisia yhteistyösopimuksia? Onko omarahoitusosuus (rahana/in cash) toteutunut budjetin mukaisesti? Ylittävätkö hallinto- ja koordinaatiokustannukset sallitun 20 prosentin rajan? Mahdollisesta ylityksestä tulisi antaa tarkka prosenttiluku ja asianmukainen selitys. Vastaako myönnetty rahoitus kirjanpidon merkintöjä? Vastaavatko kirjanpito ja tositteet toisiaan? Onko rahansiirroista olemassa asianmukaiset tositteet? Onko kirjanpito asianmukaista, mukaan lukien pääkirja ja päiväkirja? Vastaavatko kiinteän omaisuuden määrässä tapahtuneet muutokset tositteiden kanssa? Vastaavatko kirjanpito, viralliset tilitiedot ja kassakirja toisiaan? Vastaavatko tilikauden aloittava tase ja edellisvuoden tilikauden päättävä tase toisiaan? Onko hankkeen hyväksytty talousraportti aineistoineen virheetön? Ovatko laskutetut, käyttämättä jääneet varat asianmukaisesti merkitty hankkeen talousraporttiin? Ovatko ne merkitty vastattaviksi taseeseen, jos tämä on mahdollista? Vastaavatko hankkeen kulut talousraportissa alkuperäistä ja hyväksyttyä ohjelmasuunnitelmaa sekä budjettia? Yli 10 prosentin suuruisista muutoksista tulisi olla selvitys. Onko hankkeen sisäinen valvonta riittävää tai onko taloushallinnossa olennaisia puutteita? Perustuvatko kaikki palkkakustannukset työajanseurantaan? Löytyvätkö kunnasta kopiot kaikista hankkeen sopimuksista? 9
Onko käyttämättömiä varoja jäljellä ja mikä on niiden tarkka summa? Mikäli ulkopuolisia asiantuntijoita on käytetty hankkeessa, onko heitä koskevat sopimukset saatavilla? Onko mahdollinen kilpailutus noudattanut Suomen hankintalakia? Onko hankkeen talousahallinto järjestetty asianmukaisesti ja onko sisäinen valvonta riittävää Lisäksi, tilintarkastaja on velvoitettu tekemään satunnaistarkastuksia seuraavissa asioista: Matkakustannusten korvaukset (ovatko alkuperäiset liput ja tarkistuskortit asianmukaisesti liitettynä tositteisiin?) Seminaarien, workshoppien ja koulutusten tositteet (löytyykö tositteista osajanottajalistat ja ohjelmat?). Jos jokaisessa tositteessa ei ole mahdollista olla esimerkiksi seminaarin ohjelmaa ja osallistujalistaa liitteenä, niin käykö kustakin tositteesta selkeästi ilmi, mihin tilaisuuteen se liittyy ja millä tavoin? Ateriakulujen tositteet (löytyykö tositteista ruokailijoiden nimilista ja perustelu ruokailun liittymisestä hankkeeseen?) 3.1.3 Ohjeet tilintarkastajille etelässä Tilintarkastusta koskevat vaatimukset Tilintarkastuskertomus vaaditaan etelän kunnasta, jos osa kirjanpidosta, tai kirjanpito kokonaisuudessaan, hoidetaan etelässä. Tilintarkastuksen tulee noudattaa paikallista lainsäädäntöä, hyvää tilintarkastustapaa sekä kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja. Nämä raportit liitetään vuosiraportteihin, joiden palautuspäivä on yleensä 31. maaliskuuta. Suomalainen tilintarkastaja, joka on vastuussa projektista kokonaisuudessaan, lisää etelän tilintarkastusraportit omaan raporttiinsa. Mikäli varoja jää kalenterivuoden aikana käyttämättä, voi Kuntaliittoon olla yhteydessä mahdollisesta varojen siirrosta seuraavalle vuodelle. Myönnetty rahoitus tulisi kuitenkin lähtökohtaisesti käyttää ajalla, jolle se on alun perin myönnetty. Tilintarkastuksen laajuus Tilintarkastus raportin tulisi pitää sisällään seuraavat tiedot: 12 Hankkeen nimi 13 Toteuttava kuntapari 14 Yhteistyösopimuksen päivämäärä 15 Raportointiajanjakso ja -valuutta 16 Vaihtokurssi, jota on käytetty lopullisessa talousraportissa 17 Budjetoitujen tulojen ja menojen kokonaissummat (mukaan lukien edellisvuoden summat) 18 Toteutuneiden tulojen ja menojen kokonaissummat (mukaan lukien edellisvuoden summat) 19 Varat ja velat (käteinen, pankkitili ja muut varallisuus, kuten etukäteismaksut ja keskeneräiset shekit) 20 Tilintarkastajan nimi, virka/asema, osoite, puhelinnumero, faksi ja sähköposti 21 Päivämäärä, tilintarkastajan allekirjoitus ja valtuutus 22 Lausunnot alla mainituista asioista Tilintarkastuksen tulee sisältää lausunnot myös seuraavista asioista: Perustuvatko talousraportin luvut kirjanpitoon? Vastaako talousraportti kirjallisia yhteistyösopimuksia? Onko omarahoitusosuus (rahana/in cash) toteutunut budjetin mukaisesti? Vastaako myönnetty rahoitus kirjanpidon merkintöjä? Vastaavatko kirjanpito ja tositteet toisiaan? Onko rahansiirroista olemassa asianmukaiset tositteet? Onko kirjanpito asianmukaista, mukaan lukien pääkirja ja päiväkirja? Vastaavatko kiinteän omaisuuden määrässä tapahtuneet muutokset tositteiden kanssa? Vastaavatko kirjanpito, viralliset tilitiedot ja kassakirja toisiaan? Vastaavatko tilikauden aloittava tase ja edellisvuoden tilikauden päättävä tase toisiaan? 10
Onko hankkeen hyväksytty talousraportti aineistoineen virheetön? Ovatko laskutetut, käyttämättä jääneet varat asianmukaisesti merkitty hankkeen talousraporttiin? Ovatko ne merkitty vastattaviksi taseeseen, jos tämä on mahdollista? Vastaavatko hankkeen kulut talousraportissa alkuperäistä ja hyväksyttyä ohjelmasuunnitelmaa sekä budjettia? Yli 10 prosentin suuruisista muutoksista tulisi olla selvitys. Onko hankkeen sisäinen valvonta riittävää tai onko taloushallinnossa olennaisia puutteita? Löytyvätkö kunnasta kopiot kaikista hankkeen sopimuksista? Onko käyttämättömiä varoja jäljellä ja mikä on niiden tarkka summa? Mikäli ulkopuolisia asiantuntijoita on käytetty hankkeessa, onko heitä koskevat sopimukset saatavilla? Onko mahdollinen kilpailutus noudattanut Suomen hankintalakia? Onko hankkeen taloushallinto järjestetty asianmukaisesti ja onko sisäinen valvonta riittävää Lisäksi, tilintarkastaja on velvoitettu tekemään satunnaistarkastuksia seuraavissa asioista: Matkakustannusten korvaukset (ovatko alkuperäiset liput ja tarkistuskortit asianmukaisesti liitettynä tositteisiin?) Seminaarien, workshoppien ja koulutusten tositteet (löytyykö tositteista osajanottajalistat ja ohjelmat?). Jos jokaisessa tositteessa ei ole mahdollista olla esimerkiksi seminaarin ohjelmaa ja osallistujalistaa liitteenä, niin käykö kustakin tositteesta selkeästi ilmi, mihin tilaisuuteen se liittyy ja millä tavoin? Ateriakulujen tositteet (löytyykö tositteista ruokailijoiden nimilista ja perustelu ruokailun liittymisestä hankkeeseen?) 4 HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET 4.1 Yleistä Valtion tukea käytetään vain yhteistyöohjelman toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja kohtuullisiin menoihin, jotka hakemuksessa on esitetty tai siten kun ministeriö on tukea myöntäessään edellyttänyt. Kaikissa yhteistyöohjelmaan liittyvissä hankinnoissa ja muissa toimissa tulee noudattaa ja edistää hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita. Mikäli hankesuunnitelma saa myönteisen päätöksen, kustannukset hyväksytään ohjelmavaiheen alusta 1.1.2013 alkaen. Hankkeen toteutusajan jälkeen hyväksyttäviä kustannuksia ovat mm. hankkeen pakolliset tilintarkastajan palkkiot. Pohjoisen ja Etelän kuntien samojen asiantuntijoiden, kollegoiden välinen yhteistyö, on oleellista kun vahvistetaan osaamista. Erityisesti pitkäaikaisemmat asiantuntijavaihdot ovat suositeltavia, jotta ehditään syventymään osaamisen kasvattamiseen. Ulkomaanmatkoista pohjoisesta etelään ja etelästä pohjoiseen tulee laatia työmatkasuunnitelmat sekä matkan toteutumisen jälkeen matkaraportit englanniksi ja nämä tulee laittaa vuosiraportin liitteiksi. Tarjoilukulut kuten ruokailut ovat hyväksyttäviä kustannuksia, kun ne liittyvät hankkeen toteutukseen (kuten työlounaat ym.). Muut kulut (vuokrat, toimisto ja muut kulut): Kehittämishankkeen kustannuksiin voidaan laskea hankkeesta aiheutuvat lisääntyvät yleiskulut mm. vuokrakulut, vakuutukset, toimistokulut, siivous-, sähkö-, puhelin-, kirjanpito- ja atk -kustannukset. Hyväksyttävät hankekulut on ohjeistettu yksityiskohtaisesti ks. liite 2. 4.2 Ei-hyväksyttäviä kuluja Hankerahoitusta ei saa käyttää alkoholitarjoiluun tai lahjoihin. Pohjoisen tai etelän ohjausryhmien kokouksista ei makseta kokouspalkkioita. 11
4.3 Hallinto- ja koordinaatiokulujen osuus Hallinto- ja koordinaatiokulujen yhteenlaskettu osuus saa Suomessa olla enintään 20 %. Mikäli se ylittyy, niin ylimenevä osuus on kunnan omavastuuosuutta. Huom! Hallinto- ja koordinaatiokulut tulee eritellä hankesuunnitelman budjetissa, ja samoin raportointivaiheessa toteutuneet hallinto- ja koordinaatiokulut eritellään. Tämä on kunnalle/kuntayhtymälle hyödyllistä siksi, että tällöin nähdään yhteistyön todellinen hallintokuluosuus, joka on usein paljon pienempi kuin koordinaatiokulujen osuus. 4.4 Pohjoisen kunnan omien asiantuntijoiden käyttö Pohjoisen kunnalle voidaan korvata kunnan asiantuntijoiden eli viranhaltijoiden/työntekijöiden antama asiantuntijatyö sosiaalikuluineen hyväksytyn työsuunnitelman ja budjetin mukaisesti työaikakirjanpitolomaketta (time sheet) vastaan. Työntekijää koskevassa ToR:issa on esitettävä yksikkö- ja kokonaishinnat. Korvaus ei saa ylittää työntekijän normaalia palkkakustannusta. Samojen periaatteiden mukaisesti voidaan korvata myös hankkeelle tehty koordinaatio- ja hallintotyö. 4.5 Etelän kunnan omien asiantuntijoiden käyttö Yhteistyön tulee perustua etelän kuntien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omaan työpanokseen, minkä johdosta perussääntönä on, että etelän kuntien vakinaisille viranhaltijoille/työntekijöille ei makseta suoraan hankevaroista palkkoja eikä makseta suoraan mahdolliselle sijaiselle palkkakuluja tai anneta muita korvauksia kuten palkanlisää tai ylityökorvauksia. Hanke tulisi olla suunniteltu siten, että viranhaltijat/työntekijät voivat tehdä sen osana normaalia työtään. Sen sijaan etelän kunta voi laskuttaa työaikakirjanpitolomaketta (time sheet) vastaan hankkeelta rahoitusta kunnan viranhaltijoiden/työntekijöiden hankkeelle tekemästä työstä. Arvioidut kustannukset esitetään työntekijän työnkuvauksessa (ToR), joka liitetään hankehakemukseen. 4.6 Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttö Ohjelmassa pyritään hyödyntämään kuntien asiantuntemusta pohjoisesta ja etelästä köyhyyden vähentämiseksi ja kestävän kehityksen edistämiseksi. Mikäli hankkeissa käytetään ulkopuolista asiantuntijaa, eikä kunnan viranhaltijaa/työntekijää, se pitää aina perustella erikseen hankehakemuksessa. Yhteistyö tulisi suunnitella siten, että kunnasta löytyvät ne asiantuntijat, joita tarvitaan hankkeiden toteuttamisessa. Ulkoministeriön määritelmän mukaan henkilö, joka ei ole suoraan kunnan palkkalistoilla, on ulkopuolinen asiantuntija. Jos työntekijä on kunnan omistamassa yhtiössä, niin silloin henkilö ei ole kunnan, vaan yhtiön palveluksessa, eli hänet lasketaan ulkopuoliseksi asiantuntijaksi. Ammattikorkeakoulujen työntekijät eivät ole suoraan kunnan palkkalistoilla ja siten ne ovat ulkoasiainministeriön määritelmän mukaan ulkopuolisia asiantuntijoita. Sen sijaan toisen kunnan viranhaltijat voidaan rinnastaa oman kunnan asiantuntijoihin. Mikäli heidän käyttö hankkeen kannalta on perusteltua, heitä voidaan hyödyntää samalla tavalla kuin oman kunnan viranhaltijoita. Heitä ei lueta ulkopuolisiksi asiantuntijoiksi, joten heitä ei tarvitse kilpailuttaa. 4.7 Vieraanvaraisuus (hospitality) kulut Vieraanvaraisuustoiminnot ovat tiettyyn rajaan asti oikeutettuja yhteistyön toteuttamisessa ja tulosten saavuttamisessa. Mikäli hankkeeseen liittyvät ruokailut (esimerkiksi työlounaat ja työillalliset) ovat työmatkasta etukäteen laaditussa ohjelmassa, ne ovat hyväksyttäviä. Oleellista tällöin on, että syntyviin kulutositteisiin on aina merkittävä miten kyseiset kulut liittyivät hankkeeseen. Mikäli etelän tai pohjoisen työmatkaan osallistujille tulee järjestää virallista työohjelmaa viikonloppuna, kulut ovat hyväksyttäviä jos: - viikonlopun työohjelma on ennen matkaa sisällytetty matkasuunnitelmaan, - kulut tukevat suoraan hankesuunnitelman mukaista yhteistyön toteutusta ja - kulutositteista käy ilmi miten kulut liittyivät hankkeeseen. Viikonlopputyön osalta kunta voi pohjoisessa laskuttaa kunnan koordinaattorin ja asiantuntijoiden työajan normaalisti työaikakirjanpitolomakkeen (time sheet:in) kautta. 12
4.8 Budjettimuutokset Mikäli hankkeen toteutuksen aikana tulee tarve muuttaa budjettia, tällöin kunnan/kuntayhtymän tulee olla Kuntaliittoon yhteydessä ja pyytää budjettimuutosta sähköpostitse. Budjettimuutospyyntöön tulee vapaamuotoisesti kirjata miksi budjettimuutos on tarpeellinen, käytettävissä oleva rahoitus ja vaikutukset hankkeen toimintaan ja tavoitteisiin. Kuntaliitto käsittelee muutosesitykset ja tekee niistä päätökset sekä informoi kuntaa/kuntayhtymää sähköpostitse. Kunnan/kuntayhtymän on hyvä koko hankkeen toteutuksen ajan arvioida onko alkuperäinen hankebudjetti tarkoituksenmukainen vai tuleeko siihen yhteistyön laadun ja tuloksellisuuden edistämiseksi tehdä muutoksia. Hankkeen toteutuksen aikana joissakin tapauksissa muutokset ovat välttämättömiä ja siksi ohjelmassa on joustava mahdollisuus pyytää budjettimuutoksia. 5 KILPAILUTTAMINEN 5.1 Ostopalvelut Ostopalveluilla tarkoitetaan tuotteita ja palveluja, jotka ostetaan ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi asiantuntijapalvelut, koulutuspalvelut, rakentaminen tai tavarahankinnat. Kaikissa hankevaroin tehdyissä ostopalveluissa tulee noudattaa Suomen hankintalakia. Kaikki kilpailuttamiseen liittyvät asiakirjat (tarjouspyynnöt, sopimukset ym.) tulee dokumentoida ja säilyttää hanketta koskevassa arkistossa kymmenen vuotta. Ulkopuolisen asiantuntijan päiväpalkkion tulee olla kohtuullinen. Kansalliset kynnysarvot ovat tavara- tai palveluhankinnoissa, suunnittelukilpailuissa sekä palveluja koskevissa käyttöoikeussopimuksissa 30 000 euroa. Tätä pienemmissä hankinnoissa voidaan esimerkiksi pyytää tarjouspyynnöt 3-5 toimittajalta. Pienemmissä hankinnoissa riittää myös puhelinkierros eri toimittajille ja kierroksen tulosten kirjaaminen paperille. Hankintapäätös tulee pystyä perustelemaan ja perustelu dokumentoidaan hankkeen arkistoon. Kilpailuttamiseen kuuluu mm. tarjouspyyntö, josta käy ilmi: - valinnan kriteerit; - tarjousten vertailu niin, että niistä selviää mitä valintaperusteita on käytetty; - tiedotus tarjouskilpailussa mukana olleille hankintapäätöksestä ja päätöksen perusteluista; - valitun toimittajan kanssa tehty sopimus. Esimerkiksi palveluhankintoja ei aina voida toteuttaa halvimman hinnan perusteella, tällöin jo tarjouspyyntöön on mainittava kokonaistaloudellisuuden vaatimus ja muut valintaperusteet hinnan lisäksi tärkeysjärjestyksessä. Mikäli pienhankinta tehdään suorahankintana, tulee se hyväksyttää etukäteen Kuntaliitossa (ulkoministeriön ohjeistus 23.10.2013). Liitteeksi tulee toimittaa riittävät perustelut suorahankinnalle. Perustelut, Kuntaliiton hyväksyntä sekä kirjallinen hankintapäätös tulee dokumentoida hankkeen asiakirjoihin. Muistakaa säilyttää kutakin suorahankintaa koskevat perustelut hankkeen arkistossa mahdollisia selvityksiä varten. Pienhankinnan suorahankintaperusteita hankintalaissa mainittujen lisäksi ovat: hankinta on arvoltaan vähäinen; - tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn; - hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton kiire; - vastaavaa tuotetta/palvelua on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä; - muita potentiaalisia toimittajia ei ole tiedossa. Tarvittaessa saadaksesi lisätietoja hankintalainsäädännön noudattamista käänny kunnan/kuntayhtymän julkisista hankinnoista vastaavien asiantuntijoiden puoleen. Lisätietoja: Hankkeen vuosiraportissa tulee lyhyesti mainita miten ostopalvelut on hankittu. 13
5.2 Hankintasopimukset Valitun ostopalvelun tarjoajan kanssa on tehtävä sopimus ennen maksatusta. 6 SISÄINEN VALVONTA 6.1 Hallinnon prosessit Hankkeen hallinnointia koskevat kunnan/kuntayhtymän sisäisen valvonnan toimintaohjeet. Kunnat/kuntayhtymät noudattavat hankkeita hallinnoidessaan organisaation omaa johtosääntöä, ja esimerkiksi allekirjoittavat asiakirjat johtosäännön mukaisesti. Johtosääntö sisältää organisaation toimintaa ja viranhaltijoita/työntekijöiden toimintaa ohjaavia yksityiskohtaisia määräyksiä ja ohjeita. Lisäksi on tärkeää, että kunnat/kuntayhtymät muodostavat sekä pohjoisessa että etelässä hankkeen toimintaa seuraavan ja valvovan ohjausryhmän. Ohjausryhmän kokoonpanon kunta/kuntayhtymä voi itse päättää. Ohjausryhmän tulee käsitellä mm. hankkeen tilintarkastuslausunnot ja vuosiraportit sekä valvoa, että hankkeen toteutuksessa noudatetaan Kuntaliiton ja kunnan/kuntayhtymän välistä hanketta koskevia sopimusehtoja. 6.2 Riskit Kuntien tulee rahoituksen hakuvaiheessa analysoida hankkeiden sisäiset ja ulkoiset riskit sekä niihin varautuminen Risk matrix -lomakkeella. Riskimatriisin täyttämiseen tulee osallistua sellaiset henkilöt, jotka tekevät päätöksiä hankkeen osalta. Vuosittain raportointivaiheessa arvioidaan onko riskeihin varautumisessa onnistuttu. 6.3 Työmatkojen ohjelmat ja -raportit Ennen jokaista työmatkaa, on matkasta tehtävä lyhyt matkasuunnitelma. Ohjelmaan tulee kirjoittaa työmatkan tavoite/-t jokaisen työmatkalle osallistuvan asiantuntijan osalta sekä samoin organisaatiot/henkilöt, joiden kanssa on sovitut tapaamiset. Matkaohjelma tehdään etelän ja pohjoisen kanssa yhteistyönä. Etelästä tultaessa Suomeen käydään ennen työmatkaa läpi mitkä ovat työmatkan tavoitteet. Samoin toimitaan pohjoisesta etelään suuntautuvilla työmatkoilla, jotta niihin pystytään myös valmistautumaan tarkoituksenmukaisesti. Jokaisesta työmatkasta on tehtävä matkaraportti, jossa työmatkan suorittaja raportoi miten matkan tavoite/-t onnistuivat. Matkaraportti kirjoitetaan englanniksi.. Matkaraporttipohjan saa Kuntaliitosta (saatavissa myös www.kunnat.net/north-south). 6.4 Päivärahojen maksaminen Päivärahat etelän kunnan viranhaltijoille/työntekijöille eli etelän asiaintuntijoille tulisi maksaa pankkitilin kautta, ei käteisellä. Mikäli päiväraha maksetaan käteisellä, tulee tositteeseen saada maksun saajan henkilökohtainen allekirjoitus maksutapahtuman yhteydessä. Hankkeen vastuuhenkilön allekirjoitus ei yksistään riitä. 6.5 Tietoturva Mikäli tehdään hankkeita, joissa tallennetaan uutta tietoa sähköisiin järjestelmiin, on varmistuttava varmuuskopioiden olemassaolosta. Näin tieto ei häviä mahdollisten odottamattomien vauriotilanteiden sattuessa. 6.6 Toimintaohje rahoituksen väärinkäytösepäilyssä Mikäli pohjoisen tai etelän kunnassa/kuntayhtymässä heräisi epäily hankkeen rahoituksen väärinkäytöksestä joko pohjoista tai etelää koskien, asiasta tulee ensisijaisesti informoida Kuntaliittoa. Kuntaliitolle tulee antaa kirjallinen, tiivis ja vapaamuotoinen selvitys asiasta. 14
Suosituksena on, että Kuntaliiton lisäksi asiasta informoidaan pohjoisen ja etelän ohjausryhmiä. Ohjausryhmät käsittelevät asian, päättävät jatkoselvityksistä ja toimenpiteistä sekä informoivat niistä Kuntaliittoa. Kuntaliitto informoi asiasta edelleen ulkoasiainministeriötä, joka puolestaan ilmoittaa asiasta valtiontarkastusvirastolle (VTV). Tämä ottaa kantaa mahdollisista toimenpiteistä kyseisessä asiassa. Mikäli väärinkäytösepäily todennettaisiin selvitysten jälkeen tapahtuneeksi, Kuntaliitto voi periä avustuksen takaisin Suomen kunnalta/kuntayhtymältä. Jos väärinkäytös olisi tapahtunut etelässä, pohjoisen kunta/kuntayhtymä voi puolestaan periä rahoituksen takaisin etelän kunnan kanssa solmitun sopimuksen mukaisesti. 6.7 Vakuutukset Mikäli hankkeessa tapahtuisi odottamattomia vahinkoja, esimerkiksi hankevaroin hankittu tavara rikkoutuisi, tulee selvittää meneekö korjaus takuuseen (voimassaoloaika) tai kattavatko kunnan/kuntayhtymän omat vakuutukset korjauksen. Työmatkoilla etelästä pohjoiseen ja toisinpäin tulee olla matkavakuutukset kunnossa. 6.8 Tavarakirjanpito Mikäli hankevaroin on hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti hankittu tavaroita, kuten esimerkiksi tietokone, niin hankinnoista pidetään tavarakirjanpitoa. Tavarakirjanpitoon on listattu hankevaroin hankitut hankinnat. Hankintojen osalta tulee selvittää kenelle ne jäävät hankkeen päätyttyä. Jos omistaja on Suomen kunta, voidaan ne hankkeen päättämisen yhteydessä luovuttaa etelään. 6.9 Ajopäiväkirja Hankkeen varoilla ei suositella ostettavaksi ajoneuvoja. Mikäli ajoneuvo on hankittu hankkeen varoilla hyväksytyn budjetin mukaisesti (esimerkiksi moottoripyörä), kulkuneuvossa on pidettävä ajopäiväkirjaa, jotta voidaan todentaa sen olevan hankkeen käytössä. Ajoneuvo voidaan hankkia vain etelään. Mikäli hankkeessa vuokrataan ajoneuvo, on auton vuokrauskulutositteessa dokumentoitava matkareitti ja ajetut kilometrit. Auto voidaan kustannuksien säästämisen syystä johtuen vuokrata myös päivälaskutuksena eikä ajokilometrien mukaan - myös tällöin auton vuokrauskulutositteeseen tulee dokumentoida matkareitti ja ajetut kilometrit. Auto voidaan vuokrata suorahankinta perustelluista syistä. 7 HANKKEEN MAKSATUKSET 7.1 Ajankohdat ja sopimukset Kun kunta/kuntayhtymä on saanut Kuntaliitosta avustusta koskevan päätöksen, se tekee sopimuksen Kuntaliiton kanssa. Sopimuspohjan saa Kuntaliitosta. Sopimus allekirjoitetaan kunnan/kuntayhtymän johtosäännön mukaisesti. Samalla Suomen kunta/kuntayhtymä tekee sopimuksen etelän kunnan kanssa. Englanninkielisen sopimuspohjan saa myös Kuntaliitosta. Kun sopimus on allekirjoitettu, siitä lähetetään kopio Kuntaliittoon. 7.2 Maksatukset pohjoiseen Edellisessä luvussa mainittujen sopimusten jälkeen Suomen kunta/kuntayhtymä voi lähettää avustusta kokevan laskun Kuntaliittoon avustuspäätöksen mukana olevan ohjeen mukaisesti. Maksatus tehdään pääsääntöisesti kerran vuodessa - mieluiten lokakuun loppuun mennessä. 15
7.3 Maksatukset etelään Pohjoisen kunta/kuntayhtymä lähettää etelän kunnan tilille avustuksen hyväksytyn hankesuunnitelman budjetin mukaisesti. Lähetetty hankerahoitus tulee kirjata Suomen kunnassa/kuntayhtymässä taseeseen ennakkona, niin kauan kunnes etelän kunta raportoi rahoituksen käytön. Mikäli kunnalla/kuntayhtymässä on joku perusteltu syy tai sille on annettu jokin muu suositus esimerkiksi sen käyttämältä tilintarkastusyhtiöltä, ettei se voi näin toimia, kunta/kuntayhtymä voi toimia toisella tavalla ja merkitä summan kuluksi. Mikäli kunta kirjaa summan kuluksi, syy tulisi ilmoittaa Kuntaliittoon. Riippumatta kirjaustavasta, tulee rahan käyttö valvoa ja raportoida asianmukaisesti. 16
LIITE 1 HUOMIO! TARKISTUSLISTA HANKETTA HALLINNOITAESSA Tarkistuslistassa on hyödynnetty ohjelmasta tehtyjen arviointien ja tarkastuksien suosituksia. Samalla on käytetty yleisiä hyvään hankehallintoon liittyviä kunnassa/kuntayhtymissä jo olemassa olevia taloushallinnon ohjeita. Lisäksi on listattu ulkoasiainministeriön määrittelemiä ohjelmavaihetta 2013 2014 koskevia vaatimuksia. Seuraavassa on tiivis tarkistuslista mitä hankehallinnoinnissa tulee koko ajan huomioida. Tarkistuslista Kirjanpito - Budjetin ja toteutuneiden kulujen tulee olla helposti verrattavissa toisiinsa; jos mahdollista talousraporttiin tulee saada luvut suoraan sähköisestä kirjanpidosta eikä manuaalisesti. - Maksutapahtumat tulee merkitä kirjanpitoon niin, että kirjausten yhteys peruskirjanpidosta pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta hankkeen tuloslaskelmaan ja taseeseen olisi vaikeuksitta todennettavissa (audit trail eli kirjausketju) - Hankkeeseen liittyvät alkuperäiset tositteet tulee aina arkistoida kymmeneksi vuodeksi. - Jokaiseen tositteeseen tulee kirjata hankkeen nimi sekä miten kulu liittyy hankkeeseen; samalla kirjanpidon tositteiden tulee olla päivättyjä, numeroituja ja niistä tulee ilmetä myös muut kirjanpidon kannalta tarpeelliset tiedot. - Tarjoilutositteisiin tulee kirjata hankkeen nimi sekä miten se liittyy hankkeeseen, esimerkiksi työlounas kyseisessä hankkeessa sekä samalla tulee aina kirjoittaa osallistuneiden henkilöiden nimet. - Tilaisuuksien (kuten koulutustilaisuudet, seminaarit ja workshopit) tositteet tulee pystyä yhdistämään tilaisuuden osallistujalistaan ja ohjelmaan, jotka tulee olla tämän vuoksi arkistoituna. Osallistujalistassa tulee olla tilaisuuteen osallistuneiden allekirjoitukset. - Käytetyt valuuttakurssit tulee näkyä kirjanpidossa selkeästi ja niiden noudattaminen tulee olla samojen periaatteiden mukaista koko ajan. - Etelän kuntiin lähetettävä rahoitusosuus tulee merkitä Suomen kirjanpidossa ennakkona (on a separate balance sheet account until clearance takes place), jos kunnassa ei ole esimerkiksi oman tilintarkastajan ym. asettamaa syytä siihen, että se tulee merkitä toisella tavalla, esimerkiksi kuluksi. Hallinto- ja koordinaatiokulut - Hallinto- ja koordinaatiokulut eivät saa ylittää 20 %:ia toteutuneista hankekuluista. - Hallinto- ja koordinaatiokulut on eroteltava toisistaan. Työmatkat - Matkatositteissa tulee olla liitteinä alkuperäiset asiakirjat (lentoliput, boarding passit yms.). - Kaikkien työmatkojen päivärahat maksetaan Suomen matkustussäännön mukaisesti sekä pohjoisessa että etelässä. - Jos päivärahoja maksetaan käteisellä, tulee jokaiselta maksun saajalta saada omakätinen allekirjoitus tositteeseen. - Matkakorvaukset tulee laatia kunnan/kuntayhtymän standardipohjalle. - Työmatkalla saadut lounaat vähentävät päivärahojen määrää - ohjeistuksessa noudatetaan Suomen matkustussääntöä. - Majoitustositteisiin tulee kirjata majoittuneiden nimet. Omarahoitus - Omarahoitusosuus rahana (in cash) 10 % tulee olla todennettavissa pohjoisen tai etelän kunnan kirjanpidosta. 17
Suunnittelu ja raportointi - Käyttämättömät hankevarat on tarkasti ilmoitettava vuosiraportissa. - In-kind panostukset tulee näkyä budjetissa ja vuosiraportissa. - Kunnan/kuntayhtymän laskuttamien palkkakustannusten tulee perustua työajanseurantaan (time sheet). - Hankkeeseen liittyvät riskit ja niihin varautuminen tulee listata hankesuunnitelmassa. Raportointivaiheessa vuosiraportissa tulee arvioida onko onnistuttu riskeihin varautumisessa. Raportointivaiheessa Muut kulut kohtaa käytettäessä tulee käydä selkeästi ilmi mitä se yksityiskohtaisesti sisältää. Budjetointivaiheessa Muut kulut -kohta tulee minimoida. - Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttö pitää perustella erikseen hankesuunnitelmassa. - Hankkeiden suunnittelussa ja tulosten raportoinnissa tulee käyttää SMART indikaattoreita eli indikaattoreiden tulee olla tarkkoja, mitattavia tai kuvattavia, sopivia, luotettavia ja aikaan sidottuja (Specific, Measurable, Accurate, Realistic and Time-Bound). Muuta - Etelässä tulee olla kirjalliset ohjeet laskujen hyväksymisestä. - Hankevaroja ei saa käyttää lahjoihin eikä alkoholiin. - Auton vuokrauskuluissa on oltava selkeä dokumentointi matkaraportissa työmatkan matkoista, ajetuista kilometreistä jne., vaikka auto olisi vuokrattu päivälaskutuksena. - Mikäli hankkeessa on hankittu ajoneuvoja esimerkiksi moottoripyöriä, näissä tulee olla ajopäiväkirja joka todentaa, että kulkuneuvoa on käytetty hankkeen tarkoitukseen. - Mikäli hankkeissa tallennetaan sähköiseen järjestelmään uutta dataa, tulee huomioida, että varmuuskopiot ovat olemassa. 18
LIITE 2 HYVÄKSYTTÄVÄT HANKEKULUOHJEISTUKSET POHJOISEN JA ETELÄN KUNTIEN YHTEISTYÖOHJELMAN HANKEKULUOHJEISTUKSET OHJELMAVAIHEELLE 1.1.2013 29.8.2014 HYVÄKSYTTÄVÄT HANKE- JA HALLINTO/KOORDINAATIOKULUT Tässä esitettyjen hyväksyttävien kulujen listaa voidaan täydentää Supervisory Board:in (SVB:n) hyväksynnällä 1. KUNTAPAREILLE KORVATTAVAT KULUT 1.1.TOIMINTA/OPERATIIVISET/AKTIVITEETTIKULUT Toiminnan kulut (hankekulut) - koulutus ja koulutuskuluina hyväksytään mm. luentopalkkiot, tilavuokrat, materiaalien kopiointi sekä koulutustilaisuuksiin osallistumisesta mahdollinen palkkio maan yleisen käytännön ja tason mukaisesti - hanketoteutukseen liittyvät välittömät matkakulut (esim. majoitus, päivärahat, viisumit, rokotukset) - hanketoteutukseen liittyvät kunnan asiantuntijoiden matkakulut (ks. alla) - ulkopuolisten asiantuntijoiden palkat ja/tai palkkiot (ks. alla) - pieninvestoinnit (laite- ja materiaalihankinnat) - rakentaminen: laitteet, rakennusmateriaalit, materiaalien kuljetus - tiedotukseen ja kansainvälisyyskasvatukseen liittyvä mm. materiaalien tuottaminen ja koulutukset yms. tapahtumat. - Kuntaliiton koulutustilaisuuksiin osallistumisesta aiheutuvat etelän tai pohjoisen asiaintuntijoiden kulut Pohjoisen kunnan viranhaltijoiden/työntekijöiden palkat ja palkanomaiset kulut Pohjoisen kunnalle voidaan korvata kunnan asiaintuntijoiden (viranhaltijoiden/työntekijöiden) antama asiantuntijatyö sosiaalikuluineen hyväksytyn työsuunnitelman ja budjetin mukaisesti työaikakirjanpitolomaketta (time sheet) vastaan. Työntekijää koskevassa ToR:issa on esitettävä yksikkö- ja kokonaishinnat. Korvaus ei saa ylittää työntekijän normaalia palkkakustannusta. Samojen periaatteiden mukaisesti voidaan korvata myös hankkeelle tehty koordinaatio- ja hallintotyö. Etelän kunnan viranhaltijoiden/työntekijöiden palkat ja palkanomaiset kulut Yhteistyön tulee perustua etelän kuntien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omaan työpanokseen, minkä johdosta perussääntönä on, että etelän kuntien vakinaisille viranhaltijoille/työntekijöille ei makseta suoraan hankevaroista palkkoja eikä makseta suoraan mahdolliselle sijaiselle palkkakuluja tai anneta muita korvauksia kuten palkanlisää tai ylityökorvauksia. Hanke tulisi olla suunniteltu siten, että viranhaltijat/työntekijät voivat tehdä sen osana normaalia työtään. Sen sijaan etelän kunta voi laskuttaa työaikakirjanpitolomaketta (time sheet) vastaan hankkeelta rahoitusta kunnan työntekijän hankkeelle tekemästä työstä. Arvioidut kustannukset esitetään työntekijän työnkuvauksessa (ToR), joka liitetään hankehakemukseen. Hankeseuranta ja evaluointi Hankkeiden seurannasta ja kuntien teettämistä evaluoinneista aiheutuvat kulut. Pohjoisen ja Etelän ohjausryhmien yhteiset kokoukset (hankeseuranta) etelässä tai pohjoisessa ml. matkakulut. Tilintarkastuskulut etelässä. 19
Matkakulut, päivärahat ja ruokailukulut Pohjoisen viranhaltijan/työntekijän matkustaessa ulkomaille, noudatetaan Suomen valtion matkustussääntöä. Työmatkan suuntautuessa etelästä Suomeen sovelletaan vain ja ainoastaan Suomen valtion matkustussääntöä. Kaikkiin ulkomaan matkoihin sovelletaan Suomen valtion matkustussääntöä. Etelän viranhaltijoiden/työntekijöiden matkustaessa kotimaassaan heille korvataan kulut (mm. ruoka ja majoittuminen, ei alkoholijuomia) Suomen valtion matkustussäännön mukaisesti samalla tavalla kuin korvataan Suomessa tehdyistä sisäisistä matkoista. Matka- ja majoituskulut on eriteltävä, eivätkä ne saa ylittää Suomen valtion viranhaltijoiden matkustussäännöissä määriteltyjä kustannuksia. Matkat on tehtävä käyttäen edullisimpia yhteyksiä ja kustannuksia. Mikäli kulu sisältää esimerkiksi ruokatarjoilua, tulee tositteista käydä ilmi henkilöiden nimet sekä se, miten tarjoilu liittyy hankkeeseen. Kaikki työmatkojen aikana hankevaroilla maksettavat ruokailukulut tulee olla kirjattuna osaksi virallista työohjelmaa etukäteen ennen matkan suorittamista. Vieraanvaraisuus (hospitality) kulut Vieraanvaraisuustoiminnot ovat tiettyyn rajaan asti oikeutettuja kun rakennetaan, ja saavutetaan yhteistyötyösuhde sekä hyvän yhteistyön myötä saavutetaan sen tuloksia. Mikäli hankkeeseen liittyvät ruokailut (esimerkiksi työlounaat ja työillalliset) ovat työmatkasta etukäteen laaditussa ohjelmassa, ne ovat hyväksyttäviä. Oleellista tällöin on, että syntyviin kulutositteisiin on aina merkittävä miten kyseiset kulut liittyivät hankkeeseen. Mikäli etelän tai pohjoisen työmatkaan osallistujille tulee järjestää virallista työohjelmaa viikonloppuna, kulut ovat hyväksyttäviä jos: - viikonlopun työohjelma on ennen matkaa sisällytetty matkaohjelmaan, - kulut tukevat suoraan hankesuunnitelman mukaista yhteistyön toteutusta ja - kulutositteista käy ilmi miten kulut liittyivät hankkeeseen. Viikonlopputyön osalta kunta voi pohjoisessa laskuttaa kunnan koordinaattorin ja asiantuntijoiden työajan normaalisti työaikakirjanpitolomakkeen (time sheet:in) kautta. Tiedotus ja globaalikasvatus pohjoisessa Kunnallisella yhteistyöllä on myös tiedotuksellisia ja kansainvälisyyskasvatuksellisia tavoitteita: kuntien on pyrittävä tiedottamaan hankkeistaan, yhteistyökunnistaan ja yhteistyömaista. Hanketuella voidaan tukea suoraan yhteistyöhankkeisiin liittyvää tiedotusta sekä kansainvälisyyskasvatusta pohjoisessa. Tiedotus ja globaalikasvatus-budjettikohdalle voidaan allokoida hankkeen kokonaiskuluista (UM:n rahoitus + kuntien in cash 10 %) max 5 %. Kulut luetaan hankkeen toiminta/operatiiviset/aktiviteettikuluihin. Ulkopuoliset asiantuntijat Yhteistyön tulee pääsääntöisesti perustua kuntien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omaan työpanokseen. Ulkopuolisten asiantuntijoiden (esim. konsulttien) käyttö on tarpeen mukaan kuitenkin lyhytaikaisesti sallittua. Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttäminen on esiteltävä ja erikseen perusteltava hankesuunnitelmassa. Lisäksi työpanoksesta on tehtävä ja hyväksytettävä etukäteen tehtävänkuvaus (ToR) ja budjetti. Tehtävänkuvauksen hyväksyy Kuntaliitto. 20