PROJEKTIPOTTI, versio 1.0 (14.1.2004) PROJEKTIRAPORTOINNIN TYÖVÄLINE SISÄLLYS sivu 1. Perusteluja raportointityövälineen laadinnalle 1 1.1. Kulujen ja saamisten käsittely kirjanpidossa 1.2. Toiminnan jaksottuminen ja seuranta 2. Projektipotin rakenne ja hyödyntäminen 2 2.1. Laskentataulukot 2.2. Tietojen syöttäminen taulukoihin 4 2.2.1. Yhteenvetojen poikkeukset 2.2.2. Kokonaistilanne ja projektin vuosiselvityslomakkeet 2.3. Työkirjan sulkeminen 5
1. Perusteluja raportointityövälineen laadinnalle Avustusosastolla on kehitelty raportointityöväline (Projektipotti) avustuskohteen (kustannuspaikan) toteutuneiden kulujen ja tuottojen seurantaan ja raportointiin. Sen avulla pyritään havainnollistamaan RAY:n seurantalogiikkaa. Tavoitteena on myös yhdenmukaistaa näkemystä projektin kokonaistilanteesta ts. että niin järjestön kuin sen kirjanpidosta vastaavan tahonkin näkemys projektin taloudesta sen eri vaiheissa vastaa valvontatoimiston tulkintaa. Valvontatoimistossa seurataan maksettua avustusta suhteessa toiminnosta aiheutuneisiin avustettaviin kuluihin. RAY:n ohjeistus kirjanpidon järjestämisestä edellyttää, että avustettavan toiminnon tuotot ja kulut ovat vaikeuksitta todennettavissa kirjanpidosta. 1.1. Kulujen ja saamisten käsittely kirjanpidossa Kulupuolen jaksotusongelmista tyypillisin lienee lomapalkkavelka ja sen muutos. Kirjanpitolain mukaan tilikaudelle tulee kirjata sille kuuluvat tuotot ja kulut aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Lomapalkat hyväksytään avustuksella katettaviksi eriksi. Yleensä suurin kirjaus toteutuu avustettavan toiminnon ensimmäisen toimintavuoden tilinpäätökseen, kun palkkoihin sisällytetään projektityöntekijän / -tekijöiden ansaitsema lomapalkka. Seuraavina vuosina seurataan lomapalkkavelan muutosta. Yksittäistapauksissa järjestöissä on voitu ihmetellä tilillä olevaa rahaa, vaikka kirjanpidon mukaan avustus on käytetty kokonaisuudessaan. Ongelmaksi lomapalkkavelka muodostuu vasta realisoituessaan, mikäli RAY:n maksama ja järjestön tilillä ollut raha on käytetty muuhun toimintaan. Tämän vuoksi projektin varoista pitää "olla käyttämättä" lomapalkkavelkoja vastaava määrä projektin päättyessä, mikäli työntekijän lomakorvaus on maksamatta silloin. Järjestön tilinpäätöksissä esiintyy toisinaan sekä projektilta siirtynyttä avustusta että saamisia RAY:ltä. Tämä johtunee järjestön tai lähinnä tilitoimiston tavasta seurata yksittäisiä laskuja. Avustusten käytön valvonnan näkökannalta järjestölle on maksettu x euroa tilikaudella, johon kohdistuu erilliskuluja y erillistuottoja z euroa. RAY:n järjestelmissä järjestö on joko velkaa RAY:lle siirtyneen avustuksen muodossa tai sillä on saamista RAY:ltä, jolloin osa avustuksesta on nostamatta kalenterivuoden päättyessä. Nostamatta oleva avustus voi myös olla sellaista rahaa, jota vastaan ei ole muodostunut avustettavia kuluja eli projektin avustettavat kulut ovat olleet samansuuruiset kuin avustusta on maksettu, eikä koko myönnettyä määrää ole maksettu tilikauden aikana. Tällöin kyseessä ei ole saaminen RAY:ltä, vaan nostamatta oleva avustus. 1.2. Toiminnan jaksottuminen ja seuranta Kalenterivuoden päättymishetkellä on merkitystä, koska RAY:n tilikausi päättyy 31.12. Avustusta saavissa järjestöissä tulkitaan joskus, että RAY:n avustussuunnitelmassa kolmivuotiseksi kaavailtu hanke jatkuisi kolme vuotta alkamishetkestä lukien. Käytännössä tällainen hanke jaksottuu neljän kalenterivuoden (1.1. 31.12.) ajalle, mikäli avustusta on käyttämättä kolmannen kalenterivuoden päättyessä ja avustusta on myönnetty suunnitel- 1
man mukaisille vuosille. Avustuksen käyttöaika eli myöntämisvuosi ja sitä seuraava vuosi mahdollistaa avustettavan toiminnon jaksottumisen neljälle kalenterivuodelle, vaikka se kestäisikin tasan kolme vuotta huhtikuun alusta neljännen toimintavuoden maaliskuun loppuun (esimerkiksi 1.4.2003 31.3.2006). Korostettakoon, että Projektipotin käyttäminen ei ole itsetarkoitus. Osalla järjestöjä on käytettävissään taloushallinto-ohjelmisto, joka mahdollistaa mm. useamman vuoden esittämisen rinnakkain kustannuspaikan raportissa. Olennaista on, että hankkeen kumulatiivinen seuranta (= kokonaistilanne projektin alusta lukien) olisi ajan tasalla suurella osalla järjestöistä seuranta onkin hoidettu mallikkaasti. Kirjanpito on edelleen keskeisin seurantaväline. Riittävän yksityiskohtaisesta tilikartasta tiedot on helppo siirtää Exceliin. Siihen tehtyjen yksinkertaistusten vuoksi eri tilien saldoja joudutaan yhdistelemään. Työkirjan täyttäjän kannattaa merkitä muistiin, mistä tileistä Exceliin syötetyt tiedot koostuvat, jos tilejä on yhdistelty. Kirjanpidossa seurannan tuleekin olla yksityiskohtaisempi kuin Excelissä käytetyt esimerkinomaiset kululajinimikkeet antavat ymmärtää. 2. Projektipotin rakenne ja hyödyntäminen Projektipotti on laadittu Excelin 2002 versiolla. Se on kuitenkin tallennettu vanhaan Excel 97 2002 ja 5.0/95 muotoon, jotta se toimisi mahdollisimman monella. Useammasta laskentataulukosta koostuvan työkirjan avulla pystyy selvittämään projektin toteumaa alusta lukien. Työväline mahdollistaa hankkeen seuraamisen viiden vuoden ajan. Vuosiselvityslomakkeilla vaadittavat tiedot avustuksen käytöstä saa valmiiksi syöttämällä tietoja tositeyhteenvetoihin vuoden mittaan. Projektipotin avulla ei pysty seuraamaan sellaisia avustuskohteita, joilla on avustusprosentti, esimerkiksi 70 % hyväksyttävistä kuluista. Prosenttiehto mainitaan avustuspäätöksen yhteydessä. Mikäli mainintaa ei ole, avustus on sataprosenttinen. Työväline kannattaa tallentaa sellaisenaan omalle tietokoneelle johonkin kansioon. Kun tyhjään pohjaan syöttää tietoja, tallennus tulee tehdä eri nimellä, jotta alkuperäinen pohja säilyy ja sitä voi hyödyntää eri projekteissa. Taulukoiden joidenkin solujen yläkulmassa on punainen piste. Kyseisessä solussa olevaan termiin liittyviä lisätietoja saa näkyviin siirtämällä kohdistimen hiirellä punaisen pisteen kohdalle. 2.1. Laskentataulukot Excelin työkirja muodostuu laskentataulukoista, joiden enimmäismäärä voi vaihdella käytettävissä olevan ohjelmaversion mukaan. Projektipotissa on yksitoista toisiinsa linkitettyä laskentataulukkoa, joiden nimet näkyvät sinisellä pohjalla Excelin näytön alareunalla. Taulukoihin pääsee siirtymään klikkaamalla hiiren vasemmanpuoleista näppäintä kohdistimen ollessa taulukon nimen kohdalla. HUOM! Näyttää, että kaikki Excelin versiot eivät tue laskentataulukoiden nimien taustan väritystä. Nimet näkyvät silloin harmaalle 2
pohjalle kirjoitettuna, kuten muulla kuin väritulostimella tulostetussa paperiversiossakin. Viisi ensimmäistä taulukkoa (Vuosi_1... V_5) toimivat maksupyyntöjen liitteinä; niillä raportoidaan toteutumaa kyseisen vuoden ajalta. Toteumaa ei kannata jakaa osiin, jos projekti käynnistyy esimerkiksi 1.3. Silloin riittää, kun syöttää toteuman projektin alusta 30.6. saakka toiseen sarakkeeseen (merkitty 1.4. 30.6.) ja jatkaa neljännesvuosittain normaalisti sen jälkeen. Jos tiedot haluaa syöttää taulukoihin esimerkiksi projektin alusta lukien, vanhoja vuosia ei kannata jakaa osiin. Tietojen syöttäminen koko vuodelta sarakkeeseen 1.10. 31.12. riittää. Näin pitääkin menetellä, mikäli Projektipotin ottaa käyttöön takautuvasti vuonna 2001 alkaneen projektin tietojen syöttäminen vuodesta 2003 lähtien tuottaa virheellisen kokonaistilanteen. Nimien näkyminen edellyttää, että taulukonvalitsimet ovat päällä Excelissä. Mikäli nimet eivät näy, käyttäjän kannattaa varmistaa: Excelin työkalut-valikosta kohta Asetukset, josta Näkymä-välilehdeltä kohta Taulukonvalitsimet tulee olla valittu (eli olla merkittynä "väkäsellä"). Alla on esimerkki Excelin 2002 version näkymästä, joka saattaa vaihdella version mukaan. Eri versioissa näyttää olevan taulukonvalitsimet-täppä (kuvan alaosassa oikealla). 3
2.2. Tietojen syöttäminen taulukoihin Taulukoiden laskentakaavat ja muut valmiiksi annetut tiedot on suojattu. Käyttäjä pystyy syöttämään tietoja pääsääntöisesti vain kellertäviksi maalattuihin soluihin; poikkeustapauksesta enemmän tuonnempana. Lomakkeille syötettävät tiedot saadaan järjestön kirjanpitoraporteista. Työkirjan laskentataulukoiden kaavat on laadittu sellaisiksi, että kulut ja tuotot tulee syöttää positiivisina arvoina sentteineen taulukoihin. Tuhansien eurojen erotinta (piste tai pilkku) ei käytetä ja sentit erotetaan pilkulla. Vuoden aikana käytetyn avustuksen määrä samoin kuin selvityslomakkeiden kulujen ja tuottojen yhteissummat näkyvät kokonaisina euroina normaalien pyöristyssääntöjen mukaisesti. 2.2.1. Yhteenvetojen poikkeukset Yksittäistapauksissa jonkin jakson kulut voivat olla positiivisia : esimerkiksi vakuutusmaksu on maksettu liian suurena. Seuraavan kolmen kuukauden aikana ei tule laskua, vaan vakuutusyhtiö palauttaa vaikkapa 60 euroa. Kyseinen summa tulee merkitä Excelin yhteenvetoon avustetusta toiminnasta negatiivisena eli kuluja vähentävänä ko. jaksolle, jolla hyvityslasku on saatu. Vastaavasti menetellään tuottojen osalta, jos järjestön koulutukseen osallistunut henkilö tai taho ei maksa maksua ja tuotto on jo ennätetty kirjata. Luottotappiot sisällytetään avustetun toiminnan yhteenvetoihin kyseisiä tuottoja vähentäen. Yhteenveto avustetusta toiminnasta -lomakkeiden alaosassa oleva kohta kulut, joita ei voi kattaa avustuksella (-) muodostaa poikkeuksen: käyttäjä pystyy syöttämään arvoja kyseisiin soluihin. Projektin kokonaiskuluihin mahdollisesti sisältyviä poistoja, laskennallisia kulujyvityksiä jne. ei voi kattaa projektiavustuksella ne tulee syöttää negatiivisina niille varattuun paikkaan, jos ne sisältyvät myös taulukoihin yläpuolelle syötettyihin kuluihin. Olennaista on, että taulukoihin syötettävät tiedot täsmäävät kirjanpidon kanssa! 2.2.2. Kokonaistilanne ja projektin vuosiselvityslomakkeet Avustetun toiminnan yhteenvedoiksi tarkoitettujen lomakkeiden jälkeen löytyy yhteensätaulukko, josta näkee vuosittaiset toteumat rinnakkain. Se tulee liittää maksupyyntöihin ja vuosiselvityslomakkeeseen projektin toisesta vuodesta lähtien. Varsinaiset vuosiselvityslomakkeet sijaitsevat yhteenveto-taulukon jälkeen ja ovat kaksisivuisia (Selvitysvuosi_1 Sv_5). Sisällöllisesti ne vastaavat käytössä olevia word- / 4
pdf-lomakkeita, vaikka otsikoiden numerointia typistettiin Excel-lomakkeelle. Vuosiselvityslomakkeille on sisällytetty tuloslaskelmaan ja taseeseen kirjatut hankinnat erikseen. Lisätietoja hankintojen käsittelystä kirjanpidossa saa mm. järjestöille lähetetyistä kirjausohjeista. Vuosiselvityslomakkeella seurataan järjestölle maksetun avustuksen käyttöä suhteessa muilla tuotoilla netotettuihin kuluihin. Vuosiselvityslomakkeiden jälkimmäisen sivun alaosassa näkyvät avustetun toiminnon kokonaistuotot ja kulut. Jälkimmäisen sivun yläosassa seurataan maksetun avustuksen käyttöä. Laskentakaavan pitäisi tuottaa oikea lopputulos: ylijäämä on siirtyvää avustusta ja alijäämä pääsääntöisesti saamista, jos kyseiselle vuodelle myönnetystä avustuksesta osa on nostamatta. Nostettu avustus selvitysvuonna euroina 0 Edelliseltä vuodelta siirtynyt avustus euroina, 1. tammikuuta (RAY-siirtovelka + / RAY-siirtosaaminen -) 0 = järjestöllä selvitysvuonna käytettävissä ollut avustus yhteensä euroina 0 Selvitysvuonna käytetty avustus 0 Seuraavalle vuodelle siirtyvä avustus euroina (RAY-siirtovelka + / RAY-siirtosaaminen -) 0 HUOM! Ak-avustuskohteen alijäämä ei siirry Järjestö voi käyttää projektin raportoinnissa joko apuvälinettä tai nykyisiä vuosiselvityslomakkeita. Maksupyyntö-lomake täytyy toimittaa allekirjoitettuna. Siinä pitää edelleenkin eritellä ennakkoon haettavat erät samoin kuin mainita maksuun haettava avustusmäärä. Maksatuksessa pitäisi päästä rytmitykseen, jossa edellinen toteuma selvitetään seuraavaa avustusta maksuun haettaessa, mikäli avustusta nostetaan ennakoina. Vuosiselvitykseen tulostuvan toteuman rinnalle pystyy syöttämään budjetin. Budjetti tulee laatia vähintään selvityslomakkeella esitettyjen erittelyjen laajuisena. Järjestön ja avustuskohteen tiedot näkyvät selvityslomakkeilla, mikäli ne on täytetty ensimmäiseen taulukkoon (Vuosi_1). 2.3. Työkirjan sulkeminen Työkirjaa suljettaessa Excel olettaa siihen tehdyn muutoksia mm. tulostuspäivämäärien päivittyessä automaattisesti, vaikka käyttäjä ei olisikaan kirjannut mitään syöttölomakkeille. Näytölle ilmaantuu teksti: 5