Uskonto 10, matikka 4? - Kimpan hyvä taloudenhoito, tilinavaus ja kirjanpito Johanna Heinonen Suomen Hevosenomistajien Keskusliitto ry Kimpan hyvä taloudenhallinta Kimpalle avataan tili, jonne osakkaat maksavat osuus- ja kuukausimaksun ja jolta maksetaan yhtymän laskut. Myös mahdolliset palkinnot maksetaan tälle tilille. Tilinkäyttöoikeus kannattaa olla vähintään kahdella henkilöllä, ei kuitenkaan liian monella. Tilinkäyttöoikeuden omaavat henkilöt valitaan perustamiskokouksessa, jatkossa vuosikokouksessa. Kirjanpito on yksinkertaisimmillaan esim. Excel taulukko, johon on kirjattu tulot ja menot. Lisäksi tiliotteet ja kuitit. 1
Rahastonhoitaja Voi olla kimpanvetäjä tai joku toinen yhtymän valitsema osakas. Seuraa tilitapahtumia ja maksaa yhtymän laskut Säilyttää kuitit hyvässä järjestyksessä Lähettää tarvittaessa osakkaalle muistutuksen maksamattomasta kuukausimaksusta Antaa vuosittain jokaiselle osakkaalle selvityksen yhtymän varoista ja veloista, jotta osakkaat voivat tarvittaessa ilmoittaa osuutensa varoista omassa verotuksessaan Tiedottaa kimppaa tarvittaessa tilin tapahtumista ja poikkeuksellisista maksuista Rahastonhoitajan lisäksi myös toisella henkilöllä tulee olla tilinkäyttöoikeus turvallisuussyistä! Tilin avaus Aina jonkun henkilötunnuksen tai y-tunnuksen alla Hevoselle ei voi avata tiliä Kaikissa vaihtoehdoissa hyvät ja huonot puolensa Yhteisomistussopimukseen kannattaa kirjata tilinperustamisoikeus ja - menettely Kysy omasta pankista vaihtoehtoja! 2
Vaihtoehto 1. Yhteinen tili Perustetaan jokaisen osakkaan henkilötunnuksen alle eli kaikki osakkaat omistavat tilin Tilinkäyttöoikeus vaikka kaikille, annetaan yleensä 1-3 henkilölle Sopii pienille (max. 5 henkeä) kimpoille Jokaisen tilinomistajan käytävä pankissa allekirjoittamassa tilinavaus Hankaluutena tilin omistussuhteiden muutos, mikäli joku haluaa luopua osuudestaan Vaihtoehto 2. Ryhmän yhteistili Kaikki osakkaat omistavat tilin, ja siitä tehdään tilinavauspöytäkirja pankille (valmis pohja) Pöytäkirjassa määritellään henkilöt, joilla tilinkäyttöoikeus Sopii kaikenkokoisille kimpoille Jokaisen tilinomistajan käytävä pankissa tunnistautumassa. Tämä voi olla hankalaa, jos osakkaat eri puolilta Suomea Tilisopimusta ylläpidetään yhtymän puolelta. 3
Vaihtoehto 3. Yksityistili Yksi henkilö (rahastonhoitaja) omistaa tilin Tilinkäyttöoikeus on vain tilin omistajalla (joissain tapauksissa myös esim. puolisolla) Paljon käytetty vaihtoehto eri kimpoissa, tilintarkastukseen ja kirjanpitoon kiinnitettävä huomiota Avaaminen helppoa, raha-asiat hoituvat helposti Mitä tehdään, jos rahastonhoitaja haluaa luopua osuudestaan? Sairastuu ja estyy hoitamasta raha-asioita? Kuolee? Perintöasiat Pankkitunnuksia ei koskaan saa luovuttaa kenellekään!! Yksityistilin perustaminen eri pankkiin kuin missä ko. henkilön henkilökohtaiset tilit omat tunnukset, henkilökohtaiset tilit eivät näy saman tunnuksen alla Kuukausimaksu Kuukausimaksun suuruus päätetään perustamiskokouksessa ja vahvistetaan vuosittain (esim. syyskokous). Kuukausimaksun määrää miettiessä lasketaan yhteen valmennusmaksu, vakuutusmaksut, mahdolliset ennakkomaksullisten kilpailujen ilmoittautumismaksut ja arvio eläinlääkärikuluista sekä muista juoksevista kuluista. Voidaan maksaa esim. kerran kuukaudessa tai neljä kertaa vuodessa, miten kimppa keskenään sopii. Rahastonhoitajan työn kannalta helpointa, että kaikilla osakkailla on sama maksurytmi. Tilillä kannattaa pitää pientä puskurirahastoa, suositus 2 kk:n kulut. 4
Esimerkki ensimmäisestä vuodesta: Ostetaan perustettavalle kimpalle 1,5 v. lv-varsa huutokaupasta Ostohinta 7 500 e sis. alv ja kulut Kimpan markkinointi 500 e Vakuutus 650 e (sis. ell-kuluvakuutus) 8 650 e 10 osuutta, á 865 e 1. kuukauden valmennusmaksu 950 e (sis. kengitys) per osuus 95 e Osuuden hinta, sis. 1. kuukauden valmennusmaksun 960 e 11 kk valmennusmaksut 10 450 e (950e / kk) Ennakkomaksulliset kilpailut 620 e (1v. syyskuu - 2v. elokuu) Eläinlääkärikuluihin varataan 500 e (sis. madotukset, rokotukset, vakuutus korvaa osan) Varusteet 400 e (riimut, loimet ym) Kuljetuskustannukset - (Ei ensimmäisenä vuonna tule, jollei ajeta aikaista Ajopalkkiot - ol/kl) Kimpanvetäjän korvaus 500 e (esim. 50e/kk. Mm. työ-, puhelin- ja materiaalikuluja) Kimpan kokoukset/kokoontumiset 400 e Kotisivut 100 e Ensimmäisen vuoden kulut 12 970 e = 1 081 e / kk Puskurirahasto 2 kk:n kulut 2 162 e Yhteensä kulut 15 132 e =1 261 e/kk Kuukausimaksu/osuus 1. vuonna 127 e Esimerkki ensimmäisestä vuodesta: Osuuden ostohinta 960e, sis. 1. kuukauden valmennusmaksun Yhden osuuden (10%) kuukausimaksu ensimmäisenä vuonna 127e. Kerätään kahden kuukauden puskurirahasto. Osakkaille tulee selvittää etukäteen, että esim. yllättävät eläinlääkärikulut voidaan joutua laskuttamaan kuukausimaksun lisäksi, mikäli yhtymän varat eivät muuten riitä. 5
Varojen käyttö Tilille kertyy tuloja kuukausimaksuista ja hevosen voittamista palkinnoista Varat ovat osakkaiden omaisuutta yhtymän omistusosuuksien suhteessa Vuosikokouksessa päätetään yhdessä kuukausimaksusta, kuluvarauksesta ja kuluvarauksen ylittävien varojen käytöstä. On parempi myöntää osakkaille maksuvapaita kuukausia kuin siirtää rahaa osakkaiden tilille jos summat ovat suuria, saattaa verottaja kiinnostua tuloista vaikka kyseessä on harrastustoiminta Osakkaiden kesken täytyy avoimesti puhua myös avainhenkilöiden mahdollisista palkkioista/kulukorvauksista, esim. kimpanvetäjä ja rahastonhoitaja. Myös kulukorvauksena kannattaa suosia esim. maksuvapaata kuukautta Jos kuukausimaksu jää maksamatta Jos yksi jättää maksamatta, joutuvat muut maksumiehiksi. Maksamattomaan kuukausimaksuun tulee puuttua heti Yhteisomistussopimukseen kirjataan, miten toimitaan, mikäli joku jättää osuutensa maksamatta tai myöhästyy maksuissa toistuvasti. Esim. Mikäli yhtymän osakas laiminlyö kuukausimaksun suorittamisen ajallaan, yhtymän edustaja ilmoittaa hänelle kirjatulla kirjeellä, että hänet tullaan erottamaan yhtymästä, ellei kuukausimaksua lisättynä XX euron sakkomaksulla ole suoritettu seuraavan kuukauden loppuun mennessä. Jos osakas erotetaan yhtymästä ja osuus myydään, vähennetään saadusta hinnasta osakkaan velat ja osuuden myyntikulut. Loput kauppasummasta tilitetään erotetulle osakkaalle. 6
Pähkinänkuoressa: Jokainen osakas maksaa kuukausimaksunsa viimeistään sovittuna päivänä Maksuhäiriöihin puututaan nopeasti! Käytänteet kirjattu yhteisomistussopimukseen. Kuukausimaksu tarkastetaan vuosittain. Nimenkirjoitusoikeus ja tilinkäyttöoikeus kahdella henkilöllä Rahastonhoitaja maksaa yhtymän laskut viimeistään eräpäivänä ja pitää selkeää kirjanpitoa tuloista ja menoista Tositteet säilytettävä Yhtymän keskuudestaan valitsema henkilö käy läpi yhtymän tilitapahtumat vuosittain tilintarkastus Pähkinänkuoressa: Isossa kimpassa voi olla aiheellista suorittaa vuosittain virallinen toiminnantarkastus Kulut huomioitava vuosimenoissa. Kimpan hyvään taloudenhallintaan kuuluu avoimuus ja läpinäkyvyys: kirjanpito on esitettävä osakkaille vähintään pyynnöstä! Rahastonhoitaja antaa vuosittain jokaiselle osakkaalle selvityksen yhtymän varoista ja veloista, jotta osakkaat voivat tarvittaessa ilmoittaa osuutensa varoista omassa verotuksessaan Jokaisen osakkaan kannattaa pitää kirjaa maksamistaan kuukausimaksuista ym kuluista ja säilyttää itsellään tositteet maksamistaan maksuista 7