KAJAANIN KAUPUNGIN TARKASTUSSÄÄNTÖ Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 20.1.2009 Muutos 5 :ään, kv 12.12.2012 85 VALVONTAJÄRJESTELMÄ 1 Ulkoinen ja sisäinen valvonta Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tämän säännön mukaisesti. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline, joka koostuu luottamushenkilöiden toimintaseurannasta, sisäisestä tarkkailusta ja sisäisestä tarkastuksesta. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. TARKASTUSLAUTAKUNTA 2 Lautakunnan kokoonpano Lautakunnassa on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 3 muuta jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat valtuutettuja. Muiden varsinaisten jäsenten tulee olla valtuutettuja tai varavaltuutettuja. 1
3 Lautakunnan kokoukset Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä, viranhaltijoilla ja työsopimussuhteessa olevilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksissa niin päätettäessä. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää lautakunta. Lautakunta ottaa itselleen sihteerin. 4 Lautakunnan tehtävät Sen lisäksi, mitä kuntalain 71 ja 75 :ssä säädetään, lautakunnan on 1) seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2) huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. 2
3) tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajien, sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastajan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla, 4) tehdä esitys vuosittain valtuustolle tilivelvollisten määrittelystä varattuaan ensin kaupunginhallitukselle ja ulkoiselle tilintarkastajalle tilaisuuden lausunnon antamiseen sekä 5) laatia vuosittain omasta toiminnastaan toimintakertomus. TILINTARKASTAJA 5 Tilintarkastajan valinta (kv 12.12.2012 85) Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön. Vastuullisen tilintarkastajan ja hänen varamiehensä tulee olla JHTTtilintarkastaja. 6 Vastuun jakaantuminen Jos tilintarkastajia valitaan useampia kuin yksi, tilintarkastajat vastaavat kaupungille tilintarkastuksesta yhteisvastuullisesti. 7 Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa hyvän tilintarkastustavan kanssa. 3
TILINTARKASTAJAN ILMOITUKSET, TILINTARKASTUSKERTOMUS JA TARKASTUSLAUTAKUNNAN VALMISTELU VALTUUSTOLLE 8 Tilintarkastajan ilmoitukset Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Kuntalain 73 :n 3 momentin tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Kaupunginhallitukselle annettavat ilmoitukset tehdään kirjallisina kaupunginhallituksen puheenjohtajalle ja kaupunginjohtajalle. 9 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomuksessa on kuntalain 75 :ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 73 :n 1 momentin mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeellisiksi katsomat asiat. 10 Arviointikertomuksen sisältöalueet Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tuloksen eli arviointikertomuksen rakenne muodostuu pääasiallisesti seuraavista asioista: - tiivistelmä keskeisimmistä havainnoista, johtopäätöksistä ja suosituksista - arvioinnin tarkoitus ja lähtökohdat - valtuuston asettamat tavoitteet ja niiden toteutumisen arviointi 4
- toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen - talouden tasapainotuksen toteutuminen tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyys - kaupungin määräämisvallassa oleville yhteisöille asetettujen tavoitteiden toteuttaminen: liikelaitokset ja merkittävät tytäryhtiöt - muut havainnot kaupungin toiminnasta - liitteet 11 Tarkastuslautakunnan valmistelu valtuustolle Lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista esityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. SISÄINEN VALVONTA 12 Luottamushenkilöiden toimintaseuranta Luottamushenkilöiden toimintaseuranta on kunnallisessa toiminnassa luottamushenkilöiden vastuulla oleva, johtamiseen kuuluva sisäisen valvonnan osa-alue. Keskeisimpiä valvottavia asioita ovat mm. oman toimielimen vastuulla olevien tavoitteiden asettamisen ja saavuttamisen val- 5
vonta, valmistelun ja esittelyn valvonta ja johtamistoiminnan toimivuuden valvonta. 13 Sisäinen tarkkailu Sisäinen tarkkailu on jokaiselle organisaation tasolle, sen johdolle ja henkilöstölle kuuluva tehtävä, joka on järjestelmiin ja jatkuviin toimintakäytäntöihin sisältyvää toimintojen ja varojen käytön valvontaa ja jota varten ei ole erityisiä toimielimiä. Se sisältää säännölliset johtamis- ja ohjaustoimenpiteet sekä muut toimet, joita johto ja henkilöstö tekevät tehtäviä hoitaessaan. Se katsotaan tarpeelliseksi virheiden ja väärinkäytösten estämiseksi ja paljastamiseksi, organisaation varallisuuden säilyttämiseksi sekä tavoitteiden saavuttamiseksi ja tuloksellisuuden edistämiseksi. Johdolla on vastuu sisäisen tarkkailun riittävyydestä. 14 Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on kaupunginjohtajan alaisuudessa tapahtuvaa riippumatonta ja objektiivista varmistus- ja konsultointitoimintaa. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on tarkastussuunnitelman tai sille annettujen erityistehtävien mukaisesti tarkastaa ja arvioida kaupunkikonsernin toimintojen ja niiden perusaineistojen oikeellisuutta, lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukai- 6
suutta. Arviointi tapahtuu sisäisen tarkastuksen ammattistandardien mukaisesti. VOIMAANTULO Tämä sääntö tulee voimaan 20.1.2009. Tällä säännöllä korvataan 7.10.2002 hyväksytty tarkastussääntö. 7