Optimen jatkokoulutus 27.1.2015 http://blogs.helsinki.fi/optime-apu/ Sisällysluettelo Ehdot ja automaattisijoittelu... 2 Ehdot tapauksittain... 4 Keskeisimmät ehdot... 13 Automaattisijoittelu... 25 1
Ehdot ja automaattisijoittelu Optimessa voi luoda opetusohjelmia manuaalisesti tai automaattisesti tai näitä tapoja yhdistäen (ks. käyttöohjeen etusivu). Automaattisijoittelussa (Autoschedule) Optime aikatauluttaa opetuskerrat (Event) ja/tai valitsee niille tilat sen mukaan, mitä tietoja Optimeen on syötetty. Käytettäessä automaattisijoittelua opetuskerroille asetetaan useimmiten ensin ehtoja (Constraint), mutta se ei ole välttämätöntä. Ehtoja voi käyttää myös manuaalisessa sijoittelussa, mikäli opetuksen aikatauluihin tai tiloihin liittyy tärkeitä tietoja, jotka muuten tulisi muistaa ulkoa (esim. opettaja ei voi koskaan opettaa perjantaisin tai opetus tulee olla tietyssä rakennuksessa). Ehdot tapauksittain -sivulla on kuvattu yleisimpiä tapauksia, joissa ehtoja kannattaa syöttää. Ehtoja voi luoda yhdelle tai useammalle opetuskerralla (Events) kerrallaan esimerkiksi ajan, opetustilan tai opettajan suhteen. Ehtojen asettaminen opetuskerroille tehdään Editor- tai Timetable-näkymässä alaikkunan ylävälilehdillä (ks. kuva alla). Suosittelemme, että luot ehtoja Editor-näkymässä. Ehtojen suhteen on hyvä tietää seuraavat kaikille ehdoille yhteiset asiat: 1. On olemassa yksinkertaistettuja, visuaalisia tapoja tehdä ehtoja (Visual Constraints). Ne löytyvät omilta välilehdiltään: Times, Rooms ja Staff. 2. Opetuskertojen välille voi luoda yhteyksiä muun muassa ajan tai paikan suhteen. Yleisimmät yhteydet löytyvät Links-välilehdeltä. 3. Kaikki ehdot löytyvät Constraint List -välilehdeltä listamuodossa. Mikäli luot ehtoja Times, Rooms, Staff ja Links -välilehdillä, näkyvät ne Constraint List -välilehdellä listana. Listanäkymän kautta pystyy luomaan kaikkia Optimesta löytyviä ehtoja hienojakoisesti. Listanäkymän käyttöä suositellaankin erityisesti, mikäli ehtojärjestelmästä haluaa saada mahdollisimman paljon hyötyä. Katso ohje ehtojen katsomiseen tämän sivun lopusta. 4. Ehtoja luotaessa voi usein valita, onko valittu kohde (esim. tila) suosittava (Prefer) vai vältettävä (Avoid). 5. Optimessa voi tehdä eri vahvuisia ehtoja. Vahvuus ilmoitetaan prosenteissa. Optime asettaa ehdon aina 100 prosenttiseksi. Voit tarvittaessa muuttaa prosenttilukua sen mukaan, kuinka tärkeä ehto on. Suosittelemme, että käytät ainoastaan muutamia eri prosenttilukuja, esim. 50%, 75% ja 100% tai 80%, 90% ja 100%. 2
Ehtojen katsominen Constraint List -välilehdellä Editor-näkymässä voit katsoa Constraint List -välilehdellä kaikkia ehtoja seuraavasti: 1. Valitse näkymän yläreunan vasemmassa laidassa (kuvassa merkattu punaisella nuolella) kohde (Events, Staff tai Group), jonka ehtoja haluat katsoa. 2. Etsi ja valitse yläikkunan listasta ne opetuskerrat (tai opettajat tai ryhmät) joille haluat luoda ehdon. 3. Valitse alaikkunasta Constraint List -välilehti, jolloin saat näkyviin listan kaikista ehdoista vasemmalle (kuvassa merkattu harmaalla ympyrällä) ja valitsemiasi kohteita koskevat ehdot oikealle. Oikean puolen näkymä suodattuu sen mukaan, mitkä kohteet (esim. opetuskerrat) on valittuina yläikkunassa ja mikä ehto (esim. Event Slot) sinulla on valittuna vasemmalla. Mikäli haluat katsella kaikkia kyseiselle kohteelle luotuja ehtoja, klikkaa vasemmalla puolella ylintä riviä (Event Constraints). Ehtojen luomista ohjeistetaan sivuilla Ehdot tapauksittain ja Keskeisimmät ehdot. 3
Ehdot tapauksittain Alla on esitelty ja ohjeistettu yleisimpiä tapauksia, jolloin ehtoja käytetään. Tähdellä * on merkattu ne tapaukset, joita kannattaa käyttää, vaikkei edes käyttäisi automaattisijoittelua. Luethan yleiset ohjeet ehtojen käytöstä http://blogs.helsinki.fi/optime-apu/ - ehdot ja automaattisijoittelusivulta, jotta ymmärrät nämä ohjeistukset paremmin. Tapaus 1: Opetuskerran opetus ei saa olla tiettynä kellonaikana/päivänä tai sen tulee olla tiettynä kellonaikana/päivänä. Tapaus 2: Haluat varmistaa, että Optime valitsee opetuskerroille ainoastaan parillisin tunnein alkavia kellonaikoja. Tapaus 3 *: Haluat varmistaa, ettei Optime ajoita opetusta esim. väliviikolle tai koko yksikön kokousajalle. Tapaus 4: Kurssilla on luentoja kaksi kertaa viikossa ja toivoisit, että ne ovat samana kellonaikana ja samassa huoneessa kahden päivän välein. Tapaus 5: Haluat peräkkäisten kurssien kerran viikossa olevien luentojen olevan samaan kellonaikaan samana viikonpäivänä. Tapaus 6: Kurssilla on luentoja ja harjoitusryhmiä, joiden tulisi rytmittyä niin, että harjoitusryhmät pidetään luentojen jälkeen samana päivänä tai esim. kahden päivän päästä. Tapaus 7 *: Haluat asettaa tietyn huoneen tai opettajan ehdoksi, koska aiot käyttää automaattisijoittelua tai aiot valita opetusajan itse, muttet voi tehdä sitä vielä ja tiedät jo kuka opettaja on tai mikä huone tulisi valita. Tapaus 8: Opetuskerralla tulee olla useampi huone tai opettaja ja haluat asettaa tietyt huoneet tai opettajat ehdoiksi. Tapaus 9 *: Opetuskerralle ei tarvita lainkaan huonetta tai opettajaa. Tapaus 10: Haluat määritellä, että opetuskerralle valittava huone on joko tietyn tyyppinen, tietystä rakennuksesta, tietyin varustein tai että se on esteetön. Tapaus 11 *: Optime ei pysty ajoittamaan kurssin luentoja koska lukujärjestyksestä ei löydy yhtä yhtenäistä opetusaikaa kaikille kerroille. Haluaisit, että mahdollisimman moni luennoista olisi samaan aikaan samana päivänä ja mielellään myös samassa tilassa. 4
Tapaus 12 *: Haluat hyväksyä jonkun päällekkäisyyden, muttet halua muokata päällekkäisyyden aiheuttavaa ehtoa tai reunaehtoa. Tapaus 1 Opetuskerran opetus ei saa (ehdottomasti tai mielellään) olla tiettynä kellonaikana/päivänä tai sen tulee olla (ehdottomasti tai mielellään) tiettynä kellonaikana/päivänä. Esimerkissä luodaan ehto, joka estää opetuksen sijoittelun tiettyyn kellonaikaan. 1. Valitse opetuskerta/opetuskerrat ja klikkaa Times-välilehteä. 2. Klikkaa alalaidan vasemmassa kulmassa olevaa Avoid-painiketta. Tämän jälkeen klikkaa sitä kellonaikaa, jolloin opetus ei saa olla. Kellonaika muuttuu punaiseksi. Voit tarpeen mukaan klikata joko tietyn päivän tiettyä kellonaikaa (esim. torstai klo 10) tai koko kellonaikasaraketta (esim. klo 8), jolloin kaikkien viikonpäivien klo 8 alkavat ajat valitaan vältettäviksi tai päiväsaraketta (esim. TI), jolloin koko päivä valitaan vältettäväksi. Mikäli valitset kellonaika- tai päivämääräsarakkeen, huomioithan että ehtojen luomisessa saattaa mennä hetki. Odotathan siis kärsivällisesti, kunnes valitsemasi ajankohdat muuttuvat punaisiksi. 3. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa punaista palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. 4. Mikäli sinun täytyy poistaa jotkin valintasi (punaiset tai vihreät, valitse 0% prefer ja klikkaa niitä ajankohtia, joita et haluakaan suosia tai välttää. Mikäli haluat suosia tiettyä kellonaikaa/päivää, klikkaa kohdassa 2 Prefer-painiketta. Voit asettaa erivahvuisia ehtoja eri kellonajoille/päiville, esim. 90% ehdon klo 10 ja 80% ehdon klo 12. Tällöin Optime yrittää ensisijaisesti ajoittaa opetuskerran klo 10, mutta mikäli se ei onnistu, yrittää se etsiä opetuskerralle klo 12 alkavan opetusajan. Mikäli käytät 100% ehtoa, ei sinun tarvitse asettaa muita aikaehtoja, sillä 100% ehto on ehdoton eikä muilla asetetuilla aikaehdoilla ole tuolloin merkitystä. Mikäli haluat poistaa asettamasi ehdon, klikkaa alareunan janan alapuolella olevaa No Pref - painiketta ja tämän jälkeen sitä kellonaikaa, jolta haluat poistaa ehdon. Käytetty ehto: Event_Slot (Times-välilehdeltä) Tapaus 2 Haluat varmistaa, että Optime valitsee opetuskerroille ainoastaan parillisin tunnein alkavia kellonaikoja (esim. klo 10 tai klo 12 alkaen, ei klo 11 alkaen). Mikäli haluat lisätä ehdon kaikille omille pääopetustapahtumillesi (Module) tai kaikille tietyn organisaation (esim. H6301) opetuskerroille, toimi näin: 5
1. Valitse joku oma opetuskertasi (Event) ja klikkaa Constraint list-välilehteä. 2. Valitse listasta Event Slot ehto ja klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 3. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Event kolmen pisteen painiketta. Event Filter Editor -ikkuna aukeaa. 4. Klikkaa ikkunan oikeassa reunassa olevaa punaista pyöreää raksi-painiketta, jolloin opetuskerta häviää alaikkunasta. 5. Klikkaa ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa avonaista kirjaa ja valitse sitten Module- tai Dept-välilehti riippuen siitä, mille haluat asettaa ehdon. 6. Etsi ja valitse ikkunan yläosassa kaikki ne pääopetustapahtumat (Module) tai yksiköt (Department), joille haluat lisätä ehdon ja klikkaa niiden alapuolella olevaa vihreää pluspainiketta, jolloin ne tulevat näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 7. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Timeslot kolmen pisteen painiketta. TimeSlot Filter Editor -ikkuna aukeaa. 8. Valitse kaikki ne ajat, jotka haluat lisätä ehdolle (esim. MA 08:00, MA 10:00), jolloin ne tulevat näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 9. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Huomioithan, että voit lisätä ehdon organisaatiolle vain mikäli se todella koskee koko organisaatiota. Joillakin organisaatioilla on Optimessa useampi käyttäjä ja mikäli valitset sellaisen organisaation, muistathan varmistaa muilta organisaation käyttäjiltä, että ehdon lisääminen sopii heillekin. Mikäli haluat lisätä ehdon vain tietyille opetuskerroille, toimi näin: 1. Valitse tarvittavat opetuskerrat ja klikkaa Times-välilehteä. 2. Klikkaa Prefer mikäli haluat asettaa ehdon 100% tai klikkaa värijanalta sitä prosenttilukua, joksi haluat asettaa ehdon. 3. Klikkaa viikkonäkymässä kaikki ne parilliset tunnit, joita haluat suosia (esim. kaikki klo 8, 10, 12 ja 14 alkavat timeslotit) Käytetty ehto: Event_Slot Tapaus 3* Haluat varmistaa, ettei Optime ajoita opetusta esim. väliviikolle tai koko yksikön kokousajalle (yhtenä tai useampana viikkona). Voit tehdä tämän asettamalla ehdon joko omille pääopetustapahtumillesi tai koko yksikölle (esim. H6301). 1. Valitse joku oma opetuskertasi ja klikkaa Constraint list-välilehteä. 6
2. Valitse listasta Event_SlotDateAvoid ehto ja klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 3. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Event kolmen pisteen painiketta. Event Filter Editor -ikkuna aukeaa. 4. Klikkaa ikkunan oikeassa reunassa olevaa punaista raksi-painiketta, jolloin opetuskerta häviää alaikkunasta. 5. Klikkaa ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa avonaista kirjaa ja valitse sitten Module- tai Dept-välilehti riippuen siitä, mille haluat asettaa ehdon. 6. Etsi ja valitse ikkunan yläosassa kaikki ne pääopetustapahtumat (Module) tai yksiköt (Department), joille haluat lisätä ehdon ja klikkaa niiden alapuolella olevaa vihreää pluspainiketta, jolloin ne tulevat näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 7. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Timeslot kolmen pisteen painiketta. TimeSlot Filter Editor -ikkuna aukeaa. 8. Valitse kaikki ne ajat, jotka haluat lisätä ehdolle (esim. TO 08:00, TO 09:00, TO 10:00, TO 11:00, mikäli yksikkökokous pidetään klo 8-12 tai 9-12 tai kaikki ajat (Select All), mikäli haluat estää opetuksen koko viikolla), jolloin ne tulevat näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 9. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Weeks kolmen pisteen painiketta. Week Filter Editor -ikkuna aukeaa. 10. Valitse kaikki ne viikot, jolloin haluat että ehto on voimassa (esim. kaikkina muina aikoina kuin opetusperiodeilla eli viikot 1-5, 13, 21-24, 32 ja 41-52 ), jolloin ne tulevat näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 11. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Huomioithan, että voit lisätä ehdon organisaatiolle vain mikäli se todella koskee koko organisaatiota. Joillakin organisaatioilla on Optimessa useampi käyttäjä ja mikäli valitset sellaisen organisaation, muistathan varmistaa muilta organisaation käyttäjiltä, että ehdon lisääminen sopii heillekin. Käytetty ehto: Event_SlotDateAvoid Tapaus 4 Kurssilla on luentoja kaksi kertaa viikossa ja haluaisit, että ne ovat (ehdottomasti tai mielellään) samana kellonaikana kahden päivän välein ja samassa huoneessa. Saman kellonajan ja päivävälin asettaminen: 1. Valitse molempien luentojen opetuskerrat ja klikkaa Constraint list-välilehteä. 2. Valitse listasta Event_SameTimeBefore ehto ja klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 7
3. Opetuskerta, jonka valitset oikean reunan ylemmässä Event-kohdassa, tulee olemaan ennen opetuskertaa, jonka valitset oikean reunan alemmassa Event-kohdassa. 4. Mikäli haluat että luennot pidetään kahden päivän välein (esim. ma ja ke), syötä kohtiin Minimum Gap ja Maximum Gap luku 2. Mikäli luennot voidaan pitää kahden tai kolmen päivän välein (esim. ma ja ke tai ma ja to), syötä kohtaan Minimum Gap luku 2 ja kohtaan Maximum Gap luku 3. Jos jommallakummalla näistä ei ole väliä, voit jättää kentän tyhjäksikin. 5. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Saman huoneen asettaminen: 1. Valitse molempien luentojen opetuskerrat ja klikkaa Links-välilehteä. 2. Klikkaa ensin vasemmasta reunasta Same Room -ehtoa ja sitten alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 3. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Käytetyt ehdot: Event_SameTimeBefore Same Room = Event_SameRoom (Links-välilehdeltä) Tapaus 5 Haluat peräkkäisten pääopetustapahtumien kerran viikossa olevien luentojen olevan (ehdottomasti tai mielellään) samaan kellonaikaan samana viikonpäivänä eli haet jatkuvuutta opiskelijoiden opintopolkuun. 1. Valitse molempien kurssien luentojen opetuskerrat ja klikkaa Links-välilehteä. 2. Klikkaa ensin vasemmasta reunasta Same TimeSlot -ehtoa ja sitten alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 3. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Mikäli haluat myös määritellä, päivät tai kellonajat, joina haluaisit luentojen olevan (ks. tapaus 1), riittää että lisäät ehdon vain toisen kurssin opetuskerralle. Käytetty ehto: Same TimeSlot (Links-välilehdeltä) 8
Tapaus 6 Kurssilla on luentoja ja harjoitusryhmiä, joiden tulisi rytmittyä niin, että harjoitusryhmät pidetään luentojen jälkeen samana päivänä tai esim. kahden päivän päästä. 1. Valitse luentojen opetuskerta ja klikkaa Contraint List -välilehteä. 2. Valitse listasta Event_SameDayBefore (tai Event_DifferentDayBefore, jos tulee olla eri päivinä) -ehto ja klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 3. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta alemman Event-kohdan oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen painiketta. Event Filter Editor -ikkuna aukeaa. 4. Etsi ja valitse ikkunan yläosassa harjoitusryhmän opetuskerta, joille haluat lisätä ehdon, jolloin se tulee näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 5. Lisää tarvittava minimi- ja maksimiminuuttimäärä (tai päivien lukumäärä, jos käytät Event_DifferentDayBefore ehtoa) luentojen ja harjoitusryhmän välille. Mikäli laitat esimerkiksi minimum 120 minuuttia, pitää ohjelma huolen, että luennon päättymisen ja harjoitusryhmän alkamisen välillä on vähintään tuo kaksi tuntia. Jos haluat määrittää maximumin ja laitat vaikkapa 240 minuuttia, on harjoitusryhmän alettava viimeistään 4 tuntia luentokerran päättymisen jälkeen. Eli näillä rajoitteilla luento voisi olla vaikkapa klo 10-12, jolloin harjoitusryhmä olisi aikaisintaan klo 14-16 ja viimeistään klo 16-18. 6. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttimäärää alemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Huomioithan, että mikäli haluat (ehdottomasti tai mielellään), luentoje ja harjoitusryhmien alkavan samaan kellonaikaan, ei sinun kannata käyttää Event_DifferentDayBefore -ehtoa, vaan Event_SameTimeBefore -ehtoa, joka on ohjeistettu tapauksessa 4. Käytetyt ehdot: Event_SameDay Before Event_DifferentDayBefore Tapaus 7* Haluat asettaa tietyn huoneen tai opettajan ehdoksi, koska aiot käyttää automaattisijoittelua tai aiot valita opetusajan itse, muttet voi tehdä sitä vielä ja tiedät jo kuka opettaja on tai mikä huone tulisi valita. Esimerkissä luodaan ehto, joka asettaa yhden opettajan ehdoksi (mutta huoneet toimivat aivan samalla logiikalla): 1. Valitse opetuskerta/opetuskerrat ja klikkaa Staff-välilehteä. 2. Valitse Staff 1 kohtaan Choice For, mikäli sitä ei ole jo valittuna. Klikkaa Specify ja vihreää plussaa. Huom.! Sinulla täytyy olla oletusasetuksena (General Constraint Settings) Default Num of Staff = 1, muuten joudut erikseen määrittelemään Eventille ensin, että se tarvitsee opettajan tai vieläpä useamman opettajan. 9
3. Etsi haluamasi opettaja avautuvasta Select Staff -ikkunasta. Voit halutessasi rajata näkyvissä olevia opettajia luomallasi suodattimella (Filter) tai lisäämällä hakusanan Value-kenttään. Tuplaklikkaa haluamaasi opettajaa tai valitse se ja klikkaa Select. Mikäli et aio käyttää automaattista aikataulutusta, voit hyvin lisätä näin myös useita opettajia kerralla pitämällä Ctrl-painiketta alhaalla ennen kuin klikkaat Select kohdassa 3. Huomioithan, että mikäli et käytä automaattista aikataulutusta vaan teet sen manuaalisesti, ei Optime lisää opettajaa tai tilaa opetuskerralle automaattisesti kun aikataulutus on tehty, vaikka ne olisi lisätty sille ehtona. Käy tällöin lisäämässä opettaja ja tila opetuskerralle kuten Opetuskerran tilat -sivulla on ohjeistettu. Käytetyt ehdot: Event_Room (Rooms-välilehdeltä) Event_Staff (Staff-välilehdeltä) Tapaus 8 Opetuskerralla tulee olla useampi huone tai opettaja ja haluat asettaa tietyt huoneet tai opettajat ehdoksi. Esimerkissä opetuskerralle tarvitaan kaksi huonetta ja sille luodaan ehto, joka asettaa tietyt kaksi huonetta ehdoksi: 1. Valitse opetuskerta/opetuskerrat ja klikkaa Room-välilehteä. 2. Klikkaa ensin Options-painiketta, ruksaa Num Needed ja laita kenttään tarvittavien tilojen lukumäärä (esim. 2). 3. Lisätäksesi ensimmäisen huoneen klikkaa ensin Room-painiketta ja valitse Room 1 kohtaan Choice For, mikäli sitä ei ole jo valittuna. 4. Klikkaa Specify ja etsi haluamasi huone avautuvasta Select Rooms -ikkunasta. Voit halutessasi rajata näkyvissä olevia huoneita luomallasi suodattimella (Filter) tai lisäämällä hakusanan Value-kenttään. Tuplaklikkaa haluamaasi huonetta tai valitse se ja klikkaa Select. 5. Lisätäksesi toisen tilan valitse Room 2 kohtaan Choice For. Klikkaa Specify ja lisää tila kuten edellä kohdassa 4. Mikäli opetuskerralla tulee olla kaksi huonetta, mutta niille molemmille on esimerkiksi neljä eri vaihtoehtoa, voit valita kaikki neljä huonetta. Mikäli jätät kaikille huoneille prosenttiluvuksi 100%, valitsee Optime niistä minkä tahansa. Mikäli haluaisit Optimen valitsevan ensisijaisesti yhden näistä, aseta erivahvuiset ehdot eri huoneille, esim. 90% ehdon yhdelle ja 80% ehdon lopuille kolmelle. Tällöin Optime yrittää ensisijaisesti valita huoneen jolla on 90% ehto, mutta mikäli se ei onnistu, yrittää Optime valita jonkun muun valitun huoneen. Käytetyt ehdot: Event_Room (Rooms-välilehdeltä) Event_Staff (Staff-välilehdeltä) 10
Tapaus 9* Opetuskerralle ei tarvita lainkaan huonetta tai opettajaa. Esimerkissä opetuskerralle luodaan ehto, jonka mukaan sille ei tarvita huonetta. 1. Valitse opetuskerta/opetuskerrat ja klikkaa Room-välilehteä. 2. Klikkaa Options-painiketta ja ota pois ruksi kohdasta Need Rooms. Käytetyt ehdot: Event_DontNeedRoom (Rooms-välilehdeltä) Event_DontNeedStaff (Staff-välilehdeltä) Tapaus 10 Haluat määritellä, että opetuskerralle valittava huone on joko tietyn tyyppinen (Type, esim. atkluokka), tietystä rakennuksesta (Building, esim. Athena), tietyin varustein (Equipment, esim. älytaulu) tai että se on esteetön (Accessibility). Esimerkissä valitaan, että huoneessa tulee olla älytaulu. 1. Valitse opetuskerta/opetuskerrat ja klikkaa Constraint list -välilehteä. 2. Valitse listasta Event_Room ehto ja klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 3. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta kohdasta Room kolmen pisteen painiketta. Room Filter Editor -ikkuna aukeaa. 4. Klikkaa ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa avonaista kirjaa ja valitse Equipment-välilehti. 5. Valitse listalta älytaulu ja tuplaklikkaa sitä (tai klikkaa vihreästä plussasta). Älytaulu näkyy valittuna ikkunan alareunassa. Klikkaa OK. 6. Nyt olet määritellyt valitsemallesi yksittäiselle opetuskerralle, että sillä tarvitaan älytaulua. Halutessasi voit myös kohdistaa toiveen koko pääopetustapahtumalle valitsemalla yksittäisen Eventin sijaan koko Modulen ehdon kohteeksi. 7. Ehto on nyt luotu 100%. Mikäli haluat muuttaa prosenttilukua alhaisemmaksi, klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku ja klikkaa ok. Käytetty ehto: Event_Room Tapaus 11* Optime ei pysty ajoittamaan kurssin luentoja (joita on kerran viikossa neljästi viikoilla 6-9) koska lukujärjestyksestä ei löydy yhtä yhtenäistä opetusaikaa kaikille kerroille. Haluaisit, että mahdollisimman moni luennoista olisi samaan aikaan samana päivänä ja mielellään myös samassa tilassa. 11
1. Valitse opetuskerta ja kopioi se joko valitsemalla Ctrl C + Ctrl V tai klikkaamalla opetuskertaa hiiren oikealla ja valitsemalla ensin Copy ja sitten Paste. Klikkaa tarvittaessa ylimmän rivin oikeassa reunassa olevaa Refresh-painiketta saadaksesi kopioidun opetuskerran näkyviin. Kopioi opetuskerta niin monta kertaa, että sinulla on niitä yhteensä 4. 2. Muuta yhden opetuskerran viikoiksi 6, toisen 7, kolmannen 8 ja neljännen 9. 3. Valitse kaikki neljä opetuskertaa ja klikkaa Links-välilehteä. 4. Klikkaa ensin vasemmasta reunasta Same TimeSlot -ehtoa ja sitten alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 5. Ehto on nyt luotu 100%. Koska tiedät, ettei yhtä yhtenäistä kellonaikaa löydy, tulee sinun asettaa prosenttiluku alemmaksi. Klikkaa värijanaa haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku (esim. 90) ja klikkaa ok. 6. Asettaaksesi ehdon jonka mukaan opetuskerroilla tulisi mielellään olla sama huone, klikkaa ensin vasemmasta reunasta Same Room -ehtoa ja sitten alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 7. Ehto on nyt luotu 100%. Koska yhtä yhtenäistä tilaa ei välttämättä löydy, tulee sinun asettaa prosenttiluku alemmaksi. Klikkaa värijanasta haluamastasi kohdasta tai tuplaklikkaa janan yläpuolella olevaa vihreää palkkia ja lisää avautuvaan Constraint Preference -ikkunaan haluamasi prosenttiluku (esim. 80, mikäli yhtenäinen aika on tärkeämpi kuin yhtenäinen tila) ja klikkaa ok. Käytetyt ehdot: Same TimeSlot (Links-välilehdeltä) Same Room = Event_SameRoom (Links-välilehdeltä) Tapaus 12* Haluat hyväksyä jonkun päällekkäisyyden, muttet halua muokata päällekkäisyyden aiheuttavaa ehtoa tai reunaehtoa. Useasti asettamasi ehdot tai vaikkapa opetuskertojen kytkös samaan vuosikurssiin, opiskelijaryhmään tai pääopetustapahtumaan tuottaa tavallaan tarpeettoman päällekkäisyysilmoituksen tai joudut muuten hyväksymään jonkin päällekkäisyyden, kun parempaankaan ratkaisua ei löydy. Tällöin voit saada näistä varoitusilmoitukset pois päältä kertomalla ohjelmalle, että päällekkäisyys on aivan hyväksyttävä. 1. Valitse opetuskerta, jolla on tuo turha päällekkäisyys. Voit halutessasi myös valita kerralla kaikki ne opetuskerrat, joiden kohdalta haluat poistaa päällekkäisyydestä aiheutuvat virheilmoituksen (tai jotka saavat, muista ehdoista huolimatta, mennä päällekkäin automaattisijoittelussa). 2. Klikkaa Constraint List -välilehteä. 3. Valitse ehto Event_IgnoreClash ja klikkaa sitten alaikkunan oikeasta yläreunasta löytyvää vihreää plus-painiketta. 4. Klikkaa alaikkunan oikeasta yläreunasta ylemmän Event-kohdan oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen painiketta. Event Filter Editor -ikkuna aukeaa. 12
5. Etsi ja valitse ikkunan yläosassa se opetuskerta, jolle haluat lisätä ehdon, jolloin se tulee näkyviin ikkunan alaosaan. Klikkaa OK, jolloin palaat Constraint list -välilehden näkymään. 6. Toista askeleet 4 ja 5 alemman Event-kohdan kanssa, mutta valitse siihen sellainen opetuskerta, jonka kanssa olevan päällekkäisyyden haluat ylempänä valitun opetuskertasi osalta hyväksyä. 7. Ehto on nyt luotu 100%. Tämän ehdon kohdalla ei ole järkevää käyttää kuin tuota 100 prosentin ehtoa. Käytetty ehto: Event_Ignore_Clash Keskeisimmät ehdot Alla listaamme keskeisimpiä ehtoja, selitämme mitä ne tekevät sekä kerromme lyhyesti, miten ne Eventissä tehdään. HUOM! Lista täydentyy ja päivittyy blogi-sivulle sitä mukaa, kun kuvauksia ehditään kirjoittaa. Event_Before Event_CanShareStaff Event_Conflict Event_DifferentDay Event_DifferentDayBefore Event_DifferentSlot Event_DifferentTime Event_IgnoreClash Event_IgnoreGroupClash Event_IgnoreModuleClash Event_Room Event_RoomEquipment Event_SameDay Event_SameDayBefore Event_SameSlot Event_SameTime Event_SameTimeBefore Event_Slot Event_SlotDateAvoid Event_Staff Group_Slot Group_TimePerDay Staff_FreeDays Staff_Room Staff_Slot Staff_TimePerDay 13
Event_Before Tällä ehdolla voidaan määritellä, että ensimmäisen eventin tulee olla ennen toista eventiä, mutta samana päivänä. Voidaan esim. määritellä, että niiden välillä tulee olla 120 minuuttia, jolloin toinen event alkaa vasta kaksi tuntia ensimmäisen päättymisen jälkeen. Tällä voitaisiin mallintaa esimerkiksi se, että luennoille määriteltäisiin, että niiden tulee olla ennen samana päivänä olevia harjoitusryhmiä. Valitse event (esim. luento), jonka haluat olevan ennen jotain toista eventiä (esim. harjoitusryhmää) ja ota esiin alapaneelista Constraint List. Valitse vasemmalta Event_Before -ehto ja lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Määrittele syntyneelle ehdolle ylemmäksi eventiksi se, kumman haluat olevan ajallisesti ensin. Sitten valitset toiseksi eventiksi sen, jonka haluat olevan ensimmäisen jälkeen. Lisäksi voit määritellä eventien välille tarvittavan välin. Jos esimerkiksi laitat Minimum Gapiin 60 minuuttia ja Maximum Gapiin 120 minuuttia, voi jälkimmäinen eventeistä alkaa joko tuntia tai kahta edellisen päättymisen jälkeen. Aikaväliä ei tarvitse määritellä. Tällöin jälkimmäinen event voi alkaa vaikkapa välittömästi edellisen päättymisen jälkeen. Event_CanShareStaff Jos jollekin eventille on jo määrätty opettaja, voidaan tällä ehdolla kytkeä muita eventejä siihen siten, että niille voi olla sama opettaja, vaikka ne olisivat samaan aikaan. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun opettajan pitäisi esimerkiksi valvoa useampaa rinnakkaisryhmää samanaikaisesti eri tiloissa tai silloin, kun halutaan lisätä eventille myös opintojakson vastuuopettaja, joka ei opeta kyseisellä eventillä, mutta opettaa toisella eventillä samanaikaisesti. Valitse ensin event, jolle on joko jo valittu opettaja tai laitettu ehdoksi jokin tietty opettaja. Sitten valitse Constraint Listista oikea ehto vasemmalta ja lisää vihreästä plus-napista uusi ehto. Valitse ensimmäiseksi eventiksi se, jolle on jo määritelty opettajatieto. Toiseksi eventiksi valitse se, jonka kohdalla haluat määritellä, että sillä voi olla sama opettaja kuin ensimmäisellä, vaikka ne olisivat samaan aikaan eli menisivät päällekkäin. Huom.! Tämä ei tarkoita, että eventeillä olisi tämän jälkeen välttämättä sama opettaja, vaan ne VOIVAT jakaa saman opettajan, vaikka tästä syntyisi sinänsä päällekkäisyys. 14
Event_Conflict Tämä ehto luo valittujen eventien välille keinotekoisesti konfliktin, jotta ohjelma pakottaa ne eri aikaan. Tämä on hyödyllistä, mikäli kyseisten eventien kohdalla ei sinänsä olisi mitään yhteistä, mutta on jokin syy, miksi ne eivät kuitenkaan saisi mennä päällekkäin. Valitse ensin listasta event, jonka haluat kytkeä johonkin toiseen. Valitse sitten kyseinen ehto Constraint Listista, Luo uusi ehto vihreästä plus-napista. Määrittele ylempään event-valikkoon ensimmäinen event ja alempaan toinen. Tällöin olet luonut ehdon, joka pakottaa valitut eventit eri aikoihin, vaikka tähän ei muuta syytä olisi. Event_DifferentDay Tällä ehdolla määritetään, että valittujen eventien tulee olla eri viikonpäivänä keskenään. Ehdossa määritellään minimi- ja maksimivälit eventeille. Huomioithan, että yhden päivän Gap ei tarkoita välipäivää, vaan sitä, että eventien tulee olla peräkkäisinä päivinä. Kahden päivän Gap tarkoittaa, että eventien välillä tulee olla yksi välipäivä (esim. ma ja ke) ja kolmen päivän Gap, että niiden välillä tulee olla kaksi välipäivää (esim. ma ja to). Tämä ehto ei määritä, kumman eventin pitäisi olla aiemmin ja kumman myöhemmin. Valitse ensin listasta haluamasi event. Valitse sitten Constraint Listista oikea ehto ja lisää uusi vihreästä plus-napista. Määrittele ylempään event-valikkoon ensimmäinen event ja alempaan toinen. Määrittele vielä halutessasi Minimum Gap ja Maximum Gap. Niitä ei ole pakko määritellä, mikäli ei halua täsmentää, kuinka pitkä aikaväli eventien välillä tulisi olla. Yhden päivän Gap tarkoittaa, että eventit voivat olla peräkkäisinä päivinä - kahden päivän Gap, että niiden välillä tulee olla yksi päivä jne. Huomioi, että toimit yhden viikon sisällä - jos laitat liian monta välipäivää, ei ohjelma voi toteuttaa pyyntöä. Event_DifferentDayBefore Tällä ehdolla määritellään, että jokin valittu opetuskerta on aiempana viikonpäivänä kuin jokin toinen. Lisäksi ehdolla voidaan määritellä, kuinka monta päivää vähintään ja/tai enintään opetuskertojen välillä tulee olla. 15
Hyvä esimerkki olisi se, että haluaa luentojen olevan viikolla aina ennen harjoitusryhmiä. Tällöin valitaan ensin kyseinen luento-opetuskerta, luodaan sille tämä ehto ja valitaan siihen ne harjoitusryhmäkerrat, joiden tulisi sijoittua luennon jälkeen. Valitse ensin listasta haluamasi opetuskerta. Valitse sitten Constraint Listista oikea ehto ja lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Ehtopaneelin ylemmässä Event-ikkunassa saa olla valmiiksi listasta valitsemasi opetuskerta (joka on se, jonka tulee olla aiemmin viikolla). Mene vaihtamaan alempaan Event-ikkunaan kolmesta pisteestä se tai ne opetuskerrat, joiden haluat olevan myöhemmin samalla viikolla. Määrittele halutessasi Minimum ja Maximum Gap -kohtiin vähimmäis- ja enimmäispäivävälit opetuskertojen välille. Esimerkiksi laittamalla minimiksi 1 ja maksimiksi 3, voi jälkimmäinen opetuskerta olla joko jo seuraavana päivänä, mutta viimeistään kolmantena päivänä. Jos ensimmäinen opetuskerta on siis maanantaina, voi toinen olla joko tiistaina, keskiviikkona tai viimeistään torstaina. Ehto on lähtökohtaisesti 100%, mutta voit halutessasi lieventää prosenttiosuutta, jolloin ehdottomuus muuttuu toivottavuudeksi. Event_Different_Slot Tämä ehto pakottaa valitut eventit eri Timesloteihin (eri ajankohtaan päivän ja viikon sisällä), vaikka niillä ei muuten olisi mitään yhteistä eikä näin tarvetta välttää samaa TimeSlotia. Valitse ensin listasta haluamasi opetuskerrat, joiden tulee olla eri Timesloteissa. Valitse sitten Linkspaneeli (tai löytyy myös Constraint Listista) ja valitse oikea ehto (Different TimeSlot). Lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Nyt on syntynyt ehto valittujen opetuskertojen välillä, joka pakottaa ne eri TimeSloteihin. Ehdon vahvuus on oletusarvoisesti 100%, jota voi pienentää tarvittaessa. Lisäksi voi määritellä, kuinka monta minuuttia valittavien TimeSlotien välillä tulee vähintään tai enintään olla (Minimum ja Maximum Gap preferenssiprosentin alla). Yleensä näitä minuutteja ei tarvitse täyttää, mikäli riittää, että TimeSlot on ylipäätään eri. 16
Event_Different_Time Tällä ehdolla voidaan määrittää, että valittujen opetuskertojen tulee olla keskenään eri kellonaikaan. Jos siis tässä kytkee yhteen kaksi opetuskertaa ja toinen niistä on maanantaina klo 12, tarkoittaa se, ettei toinen voi olla klo 12 minään päivänä, vaan kellonaika tulee olla eri. Valitse ensin listasta haluamasi opetuskerrat, joiden tulee olla eri kellonaikoihin. Valitse sitten Linkspaneeli (tai löytyy myös Constraint Listista) ja valitse oikea ehto (Different Time). Lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Nyt on syntynyt ehto, joka pakottaa valitut opetuskerrat eri kellonaikoihin. Ehdon vahvuus on oletuksena 100%, mutta sitä voi lieventää tarvittaessa. Minimi- tai maksimiväliä ei kannata tämän ehdon kohdalla määritellä, sillä ehtoa ei kannata juuri käyttää kuin varmistamaan, että valitut opetuskerrat ovat ylipäätään eri kellonaikaan. Event_IgnoreClash Usein törmäät tilanteisiin, joissa Optimessa tietyt eventit ovat samaan aikaan ja Optime herjaa tästä. Ne voivat esim. olla kytkettyinä samoihin vuosikursseihin tai opiskelijaryhmiin tai useammalla eventillä on samaan aikaan sama opettaja. Joissain tilanteissa tämä on ihan ok ja on itse asiassa vaikkapa suositeltavaakin, että ne tästä huolimatta ovat samaan aikaan. Silloin voit kertoa ohjelmalle, ettei sen tarvitse välittää näistä päällekkäisyyksistä käyttämällä Event_IgnoreClash - ehtoa. Valitse ensin listasta haluamasi opetuskerrat, joiden väliset päällekkäisyysehdot (yhteinen module, group, course jne.) haluat jättää huomiotta. Valitse sitten Links-paneeli (tai löytyy myös Constraint Listista) ja valitse oikea ehto (Ignore Conflicts, Constraint Listissa Event_IgnoreClash). Lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Ehto on 100% ja tämän ehdon kohdalla sen muuttelu ei liene mielekästä. Kun olet luonut tämän ehdon, kerrot ohjelmalle, että vaikka esim. sama opiskelijaryhmä on liitetty opetuskertoihin, tästä huolimatta ohjelma saa sijoittaa opetuskerrat samaan aikaan. 17
Event_IgnoreGroupClash Tällä ehdolla voi määrittää, että vaikka tietyt eventit olisi liitetty samaan opiskelijaryhmään (Group) ja ne olisivat samaan aikaan, tämä ei olisi ongelma. Tämä voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun tietyt eventit on tarkoitettu samalle ryhmälle mutta ovat vaikkapa keskenään valinnaisia. Valitse ensin listasta haluamasi opetuskerrat, joiden haluat yhteisestä Groupista huolimatta voivan olla samaan aikaan. Valitse sitten Constraint List ja valitse oikea ehto. Lisää uusi ehto vihreästä plusnapista. Ehto on oletuksena 100% eikä sitä ole mielekästä tämän osalta muuttaa. Luotu ehto pitää huolen, ettei automaattisijoittelu ota valittujen opetuskertojen kohdalla huomioon sitä, että ne ovat saman opiskelijaryhmän tapahtumia. Ehto myös poistaa varoituksen, mikäli olet jo manuaalisesti sijoittanut tällaiset opetuskerrat samanaikaisiksi. Event_IgnoreModuleClash Tämä ehto jättää huomiotta samasta modulesta johtuvan päällekkäisyysvaroituksen eventien kohdalla. Mikäli modulessasi (pääopetustapahtumassasi) on esimerkiksi harjoitusryhmiä, jotka saavat mennä päällekkäin vaikka ovat samaa modulea, kannattaa sinun käyttää tätä ehtoa kertoaksesi automaattisijoittelulle, että eventit saavat mennä päällekkäin. Ehdon lisääminen poistaa myös tästä syystä johtuvat Scheduler warningit eli varoitukset, kun tallennat muutoksia. Module-päällekkäisyyden varoitukset voi myös laittaa kokonaan pois päältä kytkemällä General Constraint Settingseistä "Include Module Event Conflicts" pois päältä. Valitse ensin listasta haluamasi opetuskerrat, joiden haluat yhteisestä Modulesta eli pääopetustapahtumasta huolimatta voivan olla samaan aikaan. Valitse sitten Constraint List ja valitse oikea ehto. Lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Ehto on oletuksena 100% eikä sitä ole mielekästä tämän osalta muuttaa. Luotu ehto pitää huolen, ettei automaattisijoittelu ota valittujen opetuskertojen kohdalla huomioon sitä, että ne ovat saman pääopetustapahtuman opetuskertoja. Ehto myös poistaa varoituksen, mikäli olet jo manuaalisesti sijoittanut tällaiset opetuskerrat samanaikaisiksi. 18
Event_Room Event_Room -ehto antaa sinun määrittää, mitä tiloja valittujen eventien kohdalla tulisi suosia. Ehdon voi, samoin kuin Event_Slot -ehdon, kytkeä eventeihin varsin monipuolisesti. Suosittavaksi voi määrittää mm. yksittäisiä huoneita, tietyntyyppisiä huoneita, tietyn rakennuksen huoneet, huoneet tietyllä varustelulla tai kampussijainnilla. Valitse haluamasi opetuskerta / -kerrat listasta ja valitse sitten Constraint List. Etsi oikea ehto ja lisää vihreästä plus-napista. Syntyneen ehdon "Event" -ikkunaan oikealla määrität kolmen pisteen nappulan kautta, mitä opetuskertoja ehto koskee - mikäli haluat määrittää tästä joitain muita kuin jo aiemmin listasta valitsemasi. Avautuvassa Event Filter Editorissa voit avata yläreunan kirjakuvasta valikon, josta voit esim. määrittää kokonaisen pääopetustapahtuman ehdon kohteeksi. Valittuasi ehdon kohteen, määritä huonetoive "Room" -ikkunan kolmen pisteen nappulan kautta. Avautuvassa ikkunassa voit taas kirjaa klikkaamalla määrittää esim. tietyn rakennuksen, josta haluat huoneen tai tietyllä tapaa varustetun huoneen, jolloin sijoittelu ottaa huomioon kaikki pyydetynlaiset huoneet sijoittaessaan opetuskertojasi. Täytettyäsi nämä kaksi kohtaa voit vielä säätää ehdon voimakkuutta, joka on oletuksena 100%. Jos valitsit esimerkiksi "Room" -ikkunassa, että huoneen tulisi olla tyypiltään atk-luokka, etsii Optime sinulle tilaa ainoastaa atk-luokkien joukosta. Event_RoomEquipment Tällä ehdolla voi määrittää, että valitut eventit tarvitsevat tietyn varustuksen (esim. älytaulun, mikrofonin). Saman voi tehdä Event_Room -ehtoa käyttämällä, joka on monipuolisempi vaihtoehto mutta toki ehkä hitaammin tehtävä. Valitse listasta haluamasi opetuskerrat. Ehto toimii muuten samoin kuin ylempänä oleva Event_Room, mutta voit määritellä ainoastaan, millainen varustelu huoneessa täytyy olla. Voit vielä säätää ehdon voimakkuutta, joka on oletuksena 100%. Jos valitsit esimerkiksi, että huoneessa tulisi olla älytaulu mutta toive ei ole ehdoton, voit laittaa voimakkuudeksi vaikkapa 90%, jolloin Optime yrittää kaikin keinoin löytää tilan, jossa olisi älytaulu ja joka olisi vapaana, mutta tarpeen vaatiessa kelpuuttaisi myös jonkin toisen tilan, 19
Event_SameDay Tämä ehto käskee valittujen eventien olla samana päivänä. Niille voi määrittää myös aikavälin, joka niiden välillä tulee olla, mutta tämä ei ole pakollista, mikäli riittää, että ne ovat samana päivänä mihin aikaan tahansa. Valitse listasta ne opetuskerrat, joiden haluat olevan samana päivänä. Valitse Links-välilehti ja valitse oikea ehto (Same Day). Lisää ehto vihreästä plus-napista. Syntynyt ehto on 100%, mutta voit lieventää sitä tarvittaessa. Voit myös määrittää minimi- ja maksimivälin opetuskertojen välille, jolloin jos esimerkiksi toinen opetuskerroista on klo 10.00-12.00 ja laitat minimiksi 60 minuuttia ja maksimiksi 180 minuuttia, toinen opetuskerta voi alkaa aikaisintaan tuntia ja viimeistään kolme tuntia edellisen opetuskerran loppumisen jälkeen. Event_SameDayBefore Tällä ehdolla voit määritellä, että valitsemistasi opetuskerroista jokin on aiemmin mutta kuitenkin samana päivänä kuin muut valitsemasi opetuskerrat. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat esimerkiksi määrittää, että luennon ja harjoitusryhmien tulee olla samana päivänä, mutta luentojen pitää kuitenkin olla ensin. Valitse opetuskerta / -kerrat listasta. Valitse Constraint List ja valitse sieltä oikea ehto. Lisää ehto vihreästä plus-napista. Määrittele ylempään event-ikkunaan ne opetuskerrat, joiden tulee olla ensin. Määrittele sen jälkeen alempaan event-ikkunaan ne opetuskerrat, joiden tulee olla vasta ylempänä määriteltyjen jälkeen. Tämän lisäksi voit säätää ehdon voimakkuutta, pienentämällä saavutat joustavuutta. Voit myös määritellä minimi- ja maksimivälin minuuteissa, mikäli haluat kertoa tarkemmin, pitäisikö niiden olla heti peräkkäin tai vaikkapa vasta neljä tuntia aiemman opetuskerran loppumisesta. Event_SameSlot Tällä ehdolla voit määrittää, että valitut opetuskerrat ovat samana TimeSlotina eli samana viikonpäivänä ja kellonaikana - siitä huolimatta, että ne olisivat vaikkapa eri viikoilla tai jopa eri periodeissa. Voi olla hyödyllinen, jos haluat vaikkapa tiettyjen perusopintojen olevan opintojaksosta riippumatta ihanteellisesti aina samaan aikaan samana viikonpäivänä vaikka läpi lukuvuoden. 20
Valitse listasta ne opetuskerrat, joiden haluat olevan samana TimeSlotina. Valitse Links-välilehti ja etsi oikea ehto (Same TimeSlot, löytyy myös Constraint Listista / Event_SameSlot). Lisää ehto vihreästä plus-napista. Voit myös määrittää ehdon vahvuuden - usein tämä voi olla vaikea toive toteuttaa ja voit höllentää prosenttilukua, mikäli toive ei ole ehdoton. Event_SameTime Tämä ehto toimii samoin kuin Event_DifferentTime, mutta eventtien pitää olla samaan kellonaikaan viikonpäivä voi toki olla eri. Eli jos haluaa määrittää, että valitut eventit ovat aina samaan aikaan mutta eri päivinä, se onnistuu tällä. Ehdossa voi myös määrittää, montako päivää eventtien välillä tulee olla. Valitse listasta ne opetuskerrat, joiden haluat olevan samaan kellonaikaan. Valitse sitten Linksvälilehti ja etsi oikea ehto (Same Time) ja lisää ehto vihreästä plus-napista. Voit halutessasi säätää ehdon voimakkuutta tai määritellä, montako päivää opetuskertojen väliin pitäisi jättää (mutta ne olisivat silti samaan kellonaikaan esimerkiksi maanantaina ja torstaina). Event_SameTimeBefore Tällä ehdolla voit määrittää, että opetustapahtumien tulee olla samaan kellonaikaan, mutta niiden pitää olla kuitenkin eri päivinä. Lisäksi tämä ehto mahdollistaa sen määrittelyn, mikä opetuskerta on ennen ja mikä jälkeen ja antaa myös määrittää halutessa välipäivien määrän. Valitse opetuskerta / -kerrat listasta. Valitse Constraint List ja valitse sieltä oikea ehto. Lisää ehto vihreästä plus-napista. Määrittele ylempään event-ikkunaan ne opetuskerrat, joiden tulee olla ensin. Määrittele sen jälkeen alempaan event-ikkunaan ne opetuskerrat, joiden tulee olla vasta ylempänä määriteltyjen jälkeen. Tämän lisäksi voit säätää ehdon voimakkuutta, pienentämällä saavutat joustavuutta. Voit myös määritellä minimi- ja maksimivälin päivissä, mikäli haluat kertoa tarkemmin, pitäisikö opetuskertojen olla heti peräkkäisinä päivinä tai jälkimmäisten vaikkapa vasta kolme päivää aiemman opetuskerran jälkeen. 21
Event_Slot Event_Slot -ehto antaa sinun pääasiassa määritellä ohjelmalle, mitä ajankohtia valittujen eventien kohdalla tulisi joko suosia tai välttää. Ehdon voi kytkeä joko yksittäisiin eventeihin, isompaan joukkoon niitä, oman koulutuksen /yksikön kaikkiin eventeihin, tiettyihin moduleihin, opiskelijaryhmiin (Group) tai vuosikursseihin (Course). Vältettäväksi tai suosittavaksi voi valita Timesloteja, kokonaisia päiviä tai kellonaikoja. Useimmiten kannattaa käyttää Timesloteja. Valitse listasta ne opetuskerrat, joihin haluat ehtoa soveltaa. Valitse sen jälkeen Constraint List ja sieltä oikea ehto. Lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Tämän jälkeen määrittelet oikean reunan "Event" -ikkunassa, mitä yksittäisiä opetuskertoja, minkä pääopetustapahtuman, organisaation, opiskelijaryhmän jne. alla olevia tai tehtäviä opetuskertoja ehto koskee. Valittuasi ehdon kohteen, valitset "TimeSlot" -ikkunassa mitkä Timeslotit ovat joko suosittavia tai välteltäviä. Lopuksi asetat preferenssijanalla sen, määrääkö ehto Optimea suosimaan vai välttämään määriteltyjä aikoja ja sen, kuinka voimakas tuo määräys on. Näin luotu ehto pätee kaikkina tietokannan viikkoina, eli jos vaikkapa määrität, että tiistaiaamu klo 10-11 on välteltävä ajankohta, tämä pätee koko lukuvuoden ajan. Event_SlotDateAvoid Tämä ehto on muuten aivan sama kuin Event_Slot, mutta se antaa määritellä ainoastaan välteltäviä ajankohtia ja mahdollistaa tarkemman ajallisen määrittelyn, sillä siinä pystyy määrittämään ne viikot, joilla ehto pätee. Tämä mahdollistaa mm. yksikkökokousten, laitoskohtaisten esteiden ym. tarkan määrittämisen tiettyihin päiviin ja kellonaikoihin tai esim. tietyn opiskelijaryhmän yksittäisten, ei toistuvien esteiden kirjaamisen. Valitse listasta ne opetuskerrat, joihin haluat ehtoa soveltaa. Valitse sen jälkeen Constraint List ja sieltä oikea ehto. Lisää uusi ehto vihreästä plus-napista. Tämän jälkeen määrittelet oikean reunan "Event" -ikkunassa, mitä yksittäisiä opetuskertoja, minkä pääopetustapahtuman, organisaation, opiskelijaryhmän jne. alla olevia tai tehtäviä opetuskertoja ehto koskee. 22
Valittuasi ehdon kohteen, valitset "TimeSlot" -ikkunassa mitkä Timeslotit ovat joko suosittavia tai välteltäviä. Tämän jälkeen valitset "Weeks" -ikkunassa sen viikon tai ne viikot, joita ehto koskee. TimeSlotin ja Weekin yhdistelmällä voit esimerkiksi kohdentaa ehdon joka kuukauden ensimmäiselle torstaille klo 10-12, eli varsin monimutkaiset yhdistelmät ovat mahdollisia. Lopuksi asetat preferenssijanalla ehdon voimakkuuden. Näin luotu ehto pätee vain valitseminasi tietokannan viikkoina, mikä mahdollistaa paremman kohdentamisen. Event_Staff Event_Staff -ehto antaa määrittää, keitä opettajia tulisi käyttää tai suosia valittujen eventien kohdalla. Tämänkin ehdon voi kytkeä eventeihin varsin monipuolisesti, esim. moduleittain. Useimmiten ehtoa käytetään yksittäisten eventien kanssa erityisesti silloin, kun opettaja on tiedossa ennen eventin ajoittamista. Tässä opastetaan ehdon tekeminen Staff -välilehteä käyttäen. Ehdon voi tehdä monipuolisemmin mutta ehkä vaikeammin myös Constraint List -välilehteä käyttäen. Valitse listasta ne opetuskerrat, joille haluat määrittää opettajan ehdoksi. Valitse sitten ylempi Staff -välilehti alapaneelista. Mikäli siinä näkyy valmiiksi "Choice For: Staff 1", valitse Specify ja lisää opettaja vihreästä plus-napista. Koska todennäköisesti tiedät jo opettajan, kannattaa sinun tässä etsiä ja lisätä vain yksi opettaja ja asettaa ehdon voimakkuudeksi 100% (oletuksena). Tällöin sijoittelun etsiessä sopivaa opetusaikaa ohjelma ottaa huomioon, että kyseisen opettajan on pakko opettaa valitut opetuskerrat. Mikäli opetuskerroille kuuluu useampi opettaja, valitse samalta välilehdeltä "Options" ja muuta kohta "Num Needed" tarvitsemasi opettajamäärän mukaiseksi (esim. 2). Palaa sitten valitsemalla "Staff", muuta Choice For: Staff 2 ja määritä toinen opettaja samalla tapaa kuin ensimmäinen opettaja. Group_Slot Tätä ehtoa voi käyttää, mikäli haluaa vaikkapa määrittää tietyille opiskelijaryhmille, että heidän opetuksensa tulisi olla enimmäkseen aamu- tai iltaopetusta, tai jos tietää, että heidän opiskelunsa on osa-aikaista ja mahdollista vaikkapa vain maanantaisin ja tiistaisin. Päivittyy myöhemmin 23
Group_TimePerDay Tätä ehtoa voi käyttää, mikäli haluaa määritellä minimi- tai maksimiajan, jonka kunkin opiskelijaryhmän tulisi opiskella päivää kohti. Tämä voi olla hyödyllistä, mikäli haluaa tasata opiskelijoiden rasitusta määrittämällä vaikkapa kuuden tunnin päivittäisen maksimiajan. Päivittyy myöhemmin Staff_FreeDays Tällä ehdolla voi määritellä, montako opetuksesta vapaata päivää valitulla opettajalla tulisi olla. Ehto peilaa 7 päivän viikkoon, joten jos haluaa, että viikkoa kohti vain kolmena päivänä olisi opetusta, tulee tähän laittaa Eventissä 4 vapaapäivää. Portalin opettajatietojen keräyslomake luo ehdon Eventiin ja suunnittelija voi käydä tarvittaessa muokkaamassa luotua ehtoa. Portalissa opettaja voi valita 0-4 opetusvapaata arkipäivää ja mikäli hän valitsee esim. 2 päivää, luodaan Eventiin ehto neljästä vapaapäivästä (eli lauantai ja sunnuntai lisätään automaattisesti). Päivittyy myöhemmin Staff_Room Tällä ehdolla voidaan määritellä, missä huoneissa, rakennuksissa jne. valittu opettaja tai opettajajoukko haluaisi tai ei mielellään opettaisi. Tätä voi käyttää, kun on vaikkapa tiedossa, ettei joku opettaja fyysisesti kykene opettamaan tietyissä tiloissa tai tiedetään, että joku opettaja pääsääntöisesti opettaa tietyssä tilassa, vaikka voi tarvittaessa olla myös muualla. Portalin opettajatietojen keräyslomake luo näitä ehtoja ja suunnittelija voi käydä tarvittaessa muokkaamassa luotuja ehtoja. Päivittyy myöhemmin Staff_Slot Tällä ehdolla voidaan esimerkiksi määritellä ajankohtia, päiviä tai viikkoja, jolloin tietty opettaja tai opettajajoukko ei voi opettaa, haluaisi opettaa tai ei mielellään opettaisi. Portalin opettajatietojen keräyslomake luo näitä ehtoja Eventiin ja suunnittelija voi käydä tarvittaessa muokkaamassa luotuja ehtoja. Päivittyy myöhemmin 24
Staff_TimePerDay Tällä ehdolla voi määritellä rajat opettajan päivittäiselle minimi- ja maksimiopetusmäärälle. Erityisesti maksimin määrittely voi olla hyödyllistä, mikäli jossain koulutuksessa on esim. tapana, että opetushenkilökunta ei päivää kohti opeta yli kuutta tuntia. Portalin opettajatietojen keräyslomake luo maksimiopetusmääräehdon Eventiin ja suunnittelija voi käydä tarvittaessa muokkaamassa luotua ehtoa. Päivittyy myöhemmin Automaattisijoittelu Automaattisijoittelussa (Autoschedule) Optime aikatauluttaa opetuskerrat (Event) ja/tai valitsee niille tilat sen mukaan, mitä tietoja Optimeen on syötetty. Automaattisijoittelussa huomioidaan seuraavat tiedot: Pääopetustapahtuma (Module): Mikäli pääopetustapahtumalla on useampi opetuskerta, ei Optime ajoita niitä päällekkäin ellei sitä ole erikseen sallittu. Tämän tarkistuksen voi halutessaan laittaa kokonaan pois päältä General Constraint Settingseistä. Vuosikurssi (Course): Mikäli ajoitettavat opetuskerrat kuuluvat pääopetustapahtumille, jotka kuuluvat samaan vuosikurssiin, ei Optime ajoita niitä päällekkäin ellei sitä ole erikseen sallittu. Opiskelijaryhmä (Group): Mikäli ajoitettavat opetuskerrat kuuluvat samaan opiskelijaryhmään, ei Optime ajoita niitä päällekkäin ellei sitä ole erikseen sallittu. Opettaja (Staff): Optime huolehtii, ettei opettajalle ajoiteta opetusta samaan aikaan. Tila (Room): Optime huolehtii, ettei samaan huoneeseen ajoiteta opetusta samaan aikaan. Mikäli opetuskerralle on asetettu koko (Target size), Optime valitsee tilan, joka on vähintäänkin sen kokoinen. Ehdot (Constraint): Mikäli opettajalle tai opetuskerralle on asetettu ehtoja, huomioi Optime ne. Pyhäpäivät, koko yliopiston esteet, tilojen aukioloajat jne.: Pääkäyttäjät syöttävät Optimeen valmiiksi tiettyjä rajoitteita, kuten yleiset pyhäpäivät ja tilojen aukioloajat. Automaattisijoittelu ottaa luonnollisesti nämäkin huomioon. Käytettäessä automaattisijoittelua opetuskerroille asetetaan useimmiten ensin ehtoja, mutta se ei ole välttämätöntä. Ehtojen luomista ohjeistetaan sivuilla Ehdot tapauksittain ja Keskeisimmät ehdot. Automaattisijoittelua voi käyttää koko opetusohjelmalle, useammalle opetuskerralle kerrallaan tai yksittäiselle opetuskerralle. Aluksi kannattaa kokeilla automaattisijoittelua yksittäiselle opetuskerralle. Optime voi sijoittaa opetuskertoja automaattisesti joko pelkän tilan tai sekä ajankohdan että tilan suhteen. 25