Klubin jäsenjohtajan opas
Johdanto Klubin jäsenjohtajan virka on tärkeä klubin terveyden ja elinvoiman varmistamiseksi ja sen kyvylle palvella paikkakuntaa. Tämä opas kertoo vastuistasi, antaa vinkkejä ja esittelee resurssit, jotka auttavat sinua tässä tehtävässä. Klubin jäsenjohtajan opas 1
Materiaalit voi ladata Lions Clubs Internationalin verkkosivulta, www.lionsclubs.org/memberchair tai niitä voi tilata jäsenohjelmien ja uusien klubien osastolta osoitteesta membershipoperations@lionsclubs.org. Virkaan valmistautuminen Ennen kuin aloitat vuoden tehtävät, tutustu perusteellisesti virkaan ja valmistaudu siihen kaikin tavoin. Aika, jonka sijoitat valmistautumiseen on hyvin tärkeää koko virkakaudelle. Lue tämä opas ja sitä tukevat materiaalit. Käytä Suunnittelukalenteria tämän oppaan lopussa, jotta voit suunnitella koko vuoden tehtävät. Hakutermit: Tässä oppaassa näet tämän kuvakkeen ja listan termeistä. Löydät lisätietoja ja ladattavia materiaaleja kirjoittamalla nämä termit LCI:n nettisivulla olevaan hakulaatikkoon. 2
Vastuut Klubin jäsenjohtaja auttaa klubia jäsenkasvun varmistamisessa. Kasvu saavutetaan uusien jäsenten rekrytoinnin ja jäsenten tyytyväisyyden kautta, koska silloin jäsenet pysyvät jäseninä ja palvelevat kauemmin. Tehtävään liittyy seuraavia vastuita: Yleistä o Perustaa jäsentoimikunta ja tehdä yhteistyötä sen jäsenten kanssa koko virkakauden aikana. o Toimia jäsentoimikunnan jäsenenä lohkon tasolla. o Koordinoida tehtävien suorittamista klubin muiden toimikuntien kanssa. o Lähettää jäsenjohtajan rekrytointiraportti ja klubin jäsenten tyytyväisyysraportti klubivirkailijoille kerran kuukaudessa. o Palvella klubin hallituksen jäsenenä. Jäsenten rekrytointi o Laatii suunnitelman klubin jäsenkasvulle. Esittelee suunnitelman klubin hallitukselle hyväksyttäväksi ja tuen saamiseksi. o Ymmärtää LCI:n tarjoamat jäsenyystyypit ja -ohjelmat. o Kannustaa uusien jäsenten rekrytoimista ja edistää palkinto-ohjelmia klubin kaikille jäsenille. o Varmistaa, että uudet jäsenet saavat uuden jäsenen perehdytyksen ja osallistuvat lionien mentoriohjelmaan. Jäsenten tyytyväisyys tarkoittaa, että heillä on tunne siitä että he nauttivat klubin jäsenyydestä. Kun lioneita kannustetaan osallistumaan klubin aktiviteetteihin, he ovat tyytyväisiä ja klubi säilyttää jäsenet paremmin. Muista, että säilyttäminen on tulosta siitä, että lionit ovat tyytyväisiä klubikokemukseen. Jäsenten tyytyväisyys o Laatia suunnitelma jäsenten tyytyväisyyden takaamiseksi ja esitellä se klubin hallitukselle hyväksyttäväksi ja tuen saamiseksi. o Ymmärtää ja ottaa jäsenten tyytyväisyysohjelmat osaksi toimintaa. o Auttaa klubien virkailijoita järjestämään Klubin laatuprosessin workshopin, jolla selvitetään paikkakunnan tarpeita, arvioidaan nykyisten jäsenten tyytyväisyyttä ja kehitetään toimintasuunnitelmia. o Parantaa nykyisten jäsenten tyytyväisyyttä, haastattelee eroavat jäsenet. Tyytyväisyys (tulos) (tunne) Säilyttäminen Osallistuminen (toiminta) Klubin jäsenjohtajan opas 3
Tuki ja opastus Jäsenjohtajana sinulla on monia ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua vuoden aikana. Läheinen yhteistyö jäsentoimikunnan ja piirin GMT-tiimin kanssa antaa sinulle mahdollisuuden saada tukea ja opastusta, joita tarvitset tehtävän suorittamisessa. Jäsentoimikunta Jäsentoimikunta voidaan muodostaa eri tavoin riippuen klubin tarpeista, mutta LCI suosittelee, että seuraavat klubin jäsenet ovat sen jäseniä: Viime vuoden jäsenjohtaja Seuraavan vuoden mahdollinen jäsenjohtaja Kaikki klubin jäsenet, jotka ovat kiinnostuneita uusien jäsenten rekrytoimisesta tai jäsenten tyytyväisyydestä Tämä suositeltu rakenne auttaa klubeja parantamaan jäsenten tyytyväisyyttä ja kasvua, kun yhtenäinen tiimi yhdessä johtaa klubin toimintaa. Koska edellisen vuoden ja tuleva jäsenjohtaja osallistuu toimikuntaan, se varmistaa myös että jäsenyystehtävät etenevät joustavasti ja ilman taukoja vuodesta toiseen ja virassa oleva jäsenjohtaja ymmärtää mikä on toiminut ja mikä ei toimi klubissa. Piirin GMT-tiimi Piirin GMT-tiimi koostuu seuraavista henkilöistä: Piirikuvernööri Ensimmäinen varapiirikuvernööri Toinen varapiirikuvernööri Piirin GMT-koordinaattorit Kun teet läheistä yhteistyötä piirin GMT-tiimin kanssa, saat apua ja neuvoja kokeneilta ja jäsenyydestä kiinnostuneilta lioneilta. Piirin GMT-koordinaattoreita tukevat piirin jäsenyys- ja uusien klubien kasvutiimi ja piirin klubimenestyksen tiimi ja he voivat myös tukea sinua. 4
Muut lionsklubit Klubit voivat myös hyötyä siitä, kun klubit kertovat toisilleen parhaista toimintatavoista. Jäsenjohtajana sinä pystyt helposti kasvattamaan jäsenten tyytyväisyyttä ja saavuttamaan jäsenkasvun tavoitteet käyttämällä olemassa olevia verkostoja. Lions Clubs International Lionsklubien jäsenmäärän kasvattaminen on tärkeää, koska uusi jäsen voi tehdä hyvin paljon paikkakunnan eteen. Uusien jäsenten lämpimän vastaanoton lisäksi on tärkeää varmistaa, että uudet ja nykyiset jäsenet ovat mukana toiminnassa ja tyytyväisiä. Tämän vuoksi LCI tarjoaa seuraavat tiedotusvaihtoehdot auttamaan sinua tehtävässäsi: Hakutermit: GMT-asiantuntijat Jäsenten viestintä Membership Pulse Membership Pulse on neljännesvuosittainen sähköpostitiedote, joka sisältää uutisia ja tietoja jäsenohjelmista ja uusista klubeista. Klubin jäsenjohtajat saavat automaattisesti Membership Pulse -tiedotteen sähköpostitse ja aikaisemmat numerot löytyvät LCI:n verkkosivulta hakusanalla Membership Pulse. Jäsentoiminnan menestystarinoita: Käy LCI:n verkkosivulla ja tutustu menestystarinoihin, joista näet, miten lionit pyrkivät parantamaan klubinsa tai piirinsä jäsenkuntaa, jotta lionien työ laajenee. Jos olette onnistuneet toiminnassanne, haluamme kuulla teistä! Menestystarinanne voi olla juuri se innoitus, jonka muut tarvitsevat päästäkseen alkuun jäsenyysohjelmassaan.
Jäsenten tyytyväisyys Hakutermit: Opas jäsenten tyytyväisyyden varmistamiseksi Klubin arvosanat - kysely. Uuden jäsenen perehdytys Lionien mentoriohjelma Paikkakunnan tarpeiden arviointi Jotta lionsklubit pysyvät terveinä ja elinvoimaisina, sinun tulee miettiä miten jäsenet kokevat jäsenyyden ja mitä he odottavat jäsenyydeltä. Jos klubin jäsenet tuntevat itsensä tervetulleiksi, olonsa mukaviksi ja he ottavat osaa paikkakunnan palvelemiseen, he pysyvät pitkään klubin jäseninä. Tämän takia on tärkeää pitää jäsenet aktiivisina ottamalla mukaan erilaisia jäsenten tyytyväisyyteen liittyviä ohjelmia. Nämä ohjelmat keskittyvät klubin yhteistyöhön, jäsenten kokemaan tunnelmaan ja kokouksiin, joilla pyritään saamaan jäsenet osallistumaan aktiivisesti. Uuden jäsenen tarkistuslista Käytä seuraavaa uuden jäsenen tarkistuslistaa, jotta olet varma että jäsenet on toivotettu tervetulleiksi ja tuntevat olonsa mukavaksi: Sainko uuden jäsenen tuntemaan itsensä tervetulleeksi? Onko heille annettu vastuuta? Onko heidän panostaan arvostettu, heidän ideoitaan kunnioitettu? Olemmeko saaneet heidät tuntemaan olonsa osaksi perhettä? Opas jäsenten tyytyväisyyden varmistamiseksi Jäsenten tyytyväisyysopas, yhdessä allamainittujen resurssien lisäksi auttaa varmistamaan, että jäsenet saavat sen kokemuksen klubilta, jotka he odottavat: Klubin arvosanat -kysely Uuden jäsenen perehdytys Lionien mentoriohjelma Paikkakunnan tarpeiden arviointi Membership Satisfaction Guide Membership Satisfaction Guide How to keep members happy and coming back How to keep members happy and coming back Jäsenten tyytyväisyysraportti Käytä Jäsenten tyytyväisyys-raporttia tämän oppaan lopussa, jotta voit seurata aloitteita, joita olette suorittaneet jäsenten tyytyväisyyden takaamiseksi. Lähetä raportti klubivirkailijoille joka kuukausi, jotta he tietävät mitä klubi pyrkii saavuttamaan.
Jäsenten rekrytointi Jokaisessa klubissa tarvitaan uusia jäseniä, jotta klubissa asetetut palvelutavoitteet voidaan saavuttaa. Uudet jäsenet voivat tuoda klubiin tuoreita ideoita, uusia hankkeita ja uusia tapoja vaikuttaa paikkakunnalla. Klubin jäsenjohtajana pystyt organisoimaan jäsenkasvun pyrkimyksiä ja varmistamaan, että tavoitteet saavutetaan. Kysy pois! Uuden jäsenen rekrytointiopas klubeille Tämä hyödyllinen opas on suunniteltu opastamaan klubia uusien jäsenten rekrytoimisen ja tehokkaan klubin hallinnoimisen aloilla. Vaikka ajatus on yksinkertainen kutsu paikkakunnan asukkaita liittymään mukaan tämä opas auttaa sinua laatimaan tehokkaan suunnitelman jäsenten hankkimiseksi nelivaiheisen prosessin kautta: 1. Klubin valmistaminen 2. Klubin kasvusuunnitelman laatiminen 3. Klubin kasvusuunnitelman toteuttaminen 4. Uusien jäsenten toivottaminen tervetulleiksi Just Ask! New Member Recruiting Guide for Clubs Just Ask! New Member Recruiting Guide for Clubs Jäsenyyteen liittyviä mahdollisuuksia Kun jäseniä kutsutaan mukaan lionsklubiin, kerro heille kansainvälisestä jäsenmaksusta ja jäsenluokista, jotta he pystyvät valitsemaan mikä sopii heille. Jäsenyysvaihtoehtojen esite kertoo sinulle ja klubin jäsenille kaiken eri jäsenyysluokista. Jäsenten rekrytointitilaisuus tai kutsuraportti Käytä Jäsenten rekrytointitilaisuutta tai kutsuraporttia tämän oppaan lopussa. Näin pystyt seuraamaan osallistujien lukumäärää tilaisuuksissa, mahdollisten uusien jäsenten tietoja ja muistiinpanoja tai seurantatietoja. Lähetä raportti klubivirkailijoille joka kuukausi, jotta he tietävät klubin rekrytointipyrkimyksestä ja tuloksista. Hakutermit: Kysy pois! Opas Jäsenyysmahdollisuudet -esite Klubin jäsenjohtajan opas 7
Membership Key 2 Grand Master Key 50 Universal Key 300 Membership Advancement Key 5 Key of State 75 Emissary Key 350 Builder Key 10 Key of Nations 100 Monarch Key 400 Senior Builder Key 15 Ambassador Key 150 Imperial Key 450 Master Key 20 International Key 200 Supreme Key 500 Senior Master Key 25 Global Key 250 Palkinto-ohjelmat Hakutermit: Jäsenkasvun palkinnot Ympärivuotinen jäsenkasvupalkinto Key-jäsenpalkinto Jäsenten tyytyväisyyspalkinto Chevron -palkinto Salute the Heritage Reward the Effort Membership Key Awards acknowledge the importance of effective recruitment in membership growth by recognizing the number of new members a Lion has sponsored. Each of the 17 Membership Keys is designed to reflect the number of new members sponsored. Keys are automatically issued after the new members have remained Lions for a year and a day. ME36 4/13 Enhanced Program Eligibility 1. A new member must remain a Lion for a year and a day before the name may be used as credit toward a key, to be issued the 13th month; except where the sponsored member dies, transfers or moves from the community before the expiration of a year and a day. 2. The name of the new member, with the sponsor s name, member number, and club number, must be reported on the club s Monthly Membership Report or MyLCI. (For existing clubs only.) 3. Charter, transfer, and reinstated members cannot be used as credit for a key. 4. Only one sponsor per new member can receive credit for a key. 5. No sponsor shall receive more than one key of the same type. 6. Requests for sponsor changes must be received by the Membership and New Club Operations Department within 90 days of the new members' join date. Each key is a lapel pin with a clutch backing. For the Senior Master (recognizing 25 members) and above, the lapel pins are complemented by a distinctive medallion and presentation ribbon. For More Information: Membership Operations Department Phone: 630-203-3831 Fax: 630.571.1691 Email: memberops@lionsclubs.org 2013-2014 Lions Clubs Internationalilla on erilaisia jäsenpalkinto-ohjelmia, joilla annetaan tunnustusta lioneille ja klubeille näiden saavutuksista. On tärkeää, että jäsenjohtajana kerrot seuraavista mahdollisuuksista tunnustuksen saamiseksi klubin jäsenille ja kannustat heitä rekrytoimaan uusia jäseniä ja pitämään nykyiset jäsenet tyytyväisinä: Kummin todistus: Lionit, jotka sponsoroivat uutta jäsentä vuoden aikana saavat kummin todistuksen, jonka on allekirjoittanut kansainvälinen presidentti. Jäsenkasvupalkinto: Lionit, jotka sponsoroivat jäsentä joko lokakuussa tai huhtikuussa saavat hopeisen jäsenkasvun palkintopinssin. Lionit, jotka sponsoroivat jäsenen loka- ja huhtikuussa, saavat sekä hopeisen että kultaisen jäsenkasvupalkintorintaneulan. Klubit, jotka hankkivat uuden jäsenen sekä loka- että huhtikuussa saavat Jäsenkasvupalkinnon lippumerkin. Ympärivuotinen kasvu: Lionit, jotka sponsoroivat toimivuoden aikana ainakin kolmea jäsentä, saavat ympärivuotisen jäsenkasvuohjelman palkintorintamerkin. Klubit, joiden nettojäsenmäärä kasvaa vuoden loppuun mennessä, saavat ympärivuotisen jäsenhankinnan lippumerkin. Jäsen-key palkinnot: Lion voi ansaita ensimmäisen key-jäsenpalkintonsa kutsumalla kaksi uutta jäsentä, ja niitä voi ansaita enintään seitsemäntoista. Jokainen key-palkinto on suunniteltu kuvastamaan hankittujen uusien jäsenten lukumäärää. Jäsenten tyytyväisyyspalkinto: Lionsklubit, jotka säilyttävät 90% heidän jäsenistään tai kääntävät pitkän aikavälin jäsenten menetyksen ympäri saavat Jäsenten tyytyväisyyden lippumerkin. Chevron -palkinnot Alkavat 10. vuodesta ja jatkuvat viiden vuoden välein. Tunnustusta annetaan pitkäaikaisesta palvelusta. 8
JÄSENJOHTAJAN SUUNNITTELUKALENTERI HEINÄKUU / ELOKUU / SYYSKUU Osallistu maailmanlaajuiseen palvelutyökampanjaan: Nuoriso mukaan. LOKAKUU / MARRASKUU / JOULUKUU Osallistu maailmanlaajuiseen palvelutyökampanjaan: Näkökyvyn jakaminen. Muistuta klubia, että se kutsuu ja raportoi uusista jäsenistä lokakuussa, jotta se voi saada Jäsenkasvupalkinnon.
JÄSENJOHTAJAN SUUNNITTELUKALENTERI TAMMIKUU / HELMIKUU / MAALISKUU Osallistu maailmanlaajuiseen palvelutyökampanjaan: Nälän helpottaminen. Muistuta klubia, että se kutsuu ja raportoi uusista jäsenistä lokakuussa, jotta se voi saada Jäsenkasvupalkinnon. HUHTIKUU / TOUKOKUU / KESÄKUU Osallistu maailmanlaajuiseen palvelutyökampanjaan: Ympäristömme suojeleminen Toivottakaa uudet jäsenet tervetulleiksi klubiin Maailmanlaajuisena jäseneksiottopäivänä. Kannustakaa jäseniä osallistumaan perheviikon tapahtumiin.
JÄSENTEN REKRYTOINTITILAISUUS TAI KUTSURAPORTTI Klubin nimi: Tapahtuman päivämäärä: Tapahtuman tyyppi: Kokous Projekti Varainkeruu Jäsenhankinta Jäsenten kutsuminen Muu: Kuvaus: Osallistujat (jos mahdollista) Lionien lukumäärä: Ei-lionien lukumäärä: Osallistujat yhteensä: Mahdolliset uudet jäsenet Nimi: Puhelin: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Nimi: Puhelin: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Nimi: Puhelin: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Nimi: Puhelin: Sähköposti: Muistiinpanot/seuranta: Huomautuksia:
KLUBIN JÄSENTEN TYYTYVÄISYYSRAPORTTI Klubin nimi: Kuukausi: Seuraavat aloitteet on toteutettu jäsenten tyytyväisyyden varmistamiseksi. Luotu, tarkistettu tai muutettu klubin tyytyväisyyssuunnitelmaa. Suoritettu pvm: Jäsenten kysely suoritettu. Entisten jäsenten kysely suoritettu. Klubin laatuprosessi suoritettu. Paikkakunnan tarvearviointi suoritettu. Klubin arvosanat -kysely suoritettu. Korjattu syy, miksi jäsenet eroavat. Muu: Suoritettu pvm: Suoritettu pvm: Suoritettu pvm: Suoritettu pvm: Suoritettu pvm: Suoritettu pvm: Suoritettu pvm: Kuvaus: Mitä on opittu? Huomautuksia:
Jäsenohjelmien ja uusien klubiohjelmien osasto Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL 60523-8842 USA www.lionsclubs.org Sähköposti: memberprog@lionsclubs.org Puhelin: 630.203.3846 ME44 FI 8/13