Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 7.6.2004 klo 10.05-11.35 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Ylikirjastonhoitajan huone, Unioninkatu 36 Läsnä: Kai Ekholm Juha Hakala (esittelijä) Nanna Hakala (sihteeri) Annu Jauhiainen (esittelijä) Ari Muhonen (puheenjohtaja) Tuulikki Nurminen Pirjo Rajakiili Kristel Sarlin Maria Schröder Poissa: Anja Ukkola 1. Kokouksen avaus Ari Muhonen avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita 3.1 Ohjelmiston hyväksymisprosessi Ohjelmiston hyväksymisprosessi etenee. Edelleen ollaan "pilkun päässä", eli esimerkiksi asiakas nimeltä Lindén ei pysty kirjautumaan käyttäjäksi heittomerkin kera. Tämä korjaus on Endeavorin mukaan tulossa seuraavaan Unicode-versioon, joka on luvattu testipalvelimellemme kesäkuun puolivälissä. Kun virhe on todettu korjatuksi, ohjelma voidaan hyväksyä ja ohjelmiston hinnasta maksetaan 25 %. Loput 20 % hinnasta on sidottu kolmeen korjausvaiheeseen. Unicode-versioon sidottu summa (10 %) tullee maksettavaksi tämän vuoden aikana ja loput kaksi seuraavina vuosina. 3.2 Unicode-versio Unicode-versiota on testattu Linnea-palveluissa yhteistyössä kirjastojen kanssa kattavasti mutta ei vielä täydellisesti, joten testaus jatkuu. Tarkoituksena on testata muitakin merkistöjä kuin kyrilliikkaa. Tavoiteaikataulu tuotantotietokantojen päivitykselle on edelleen vuodenvaihde. Päivityksen tehnee tällä kertaa meille Endeavor, koska CSC:n henkilöresursseja sitova muutto toisiin tiloihin sattuu samaan aikaan. Päivityksen aikaan on luultavasti odotettavissa pidempiä käyttökatkoja kuin normaalisti, mutta toisaalta säästyy rahaa, koska Endeavorin tekemänä päivitys sisältyy tukimaksuun.
Solaris- ja Oracle-versiot vaihtuvat Unicode-versioon siirtymisen yhteydessä. Tietokannat on päivitettävä vähintään domain kerrallaan, ja mieluimmin koko Sanni kerralla, UC:n ja UB:n vuoksi. Sitä miten pitkään koko Sannin päivitys kestää ei ole vielä laskettu. Laskelmassa täytyy ottaa huomioon mm. laiteresurssit ja Endeavorin mahdolliset vapaapäivät. Kansalliskirjasto tekee kirjastoille ohjeistusta merkistöistä ja muista Unicode-versioon liittyvistä asioista syksyllä. Arne Hedman selvittää voitaisiinko latinalaisten merkkien luetteloiminen kyrilliikkatietueisiin automatisoida siten, että luetteloija tallentaisi vain kyrilliikan. 3.3 Laitteistopäivitykset Sannin levyjärjestelmää on päivitetty hieman enemmän kuin edellisessä ohjausryhmän kokouksessa sovittiin, sillä Sun tarjosi enemmän levyjä lähes samaan hintaan. Uusien levyjen todellinen suorituskyky nähdään vasta syksyllä palvelimen kuormituksen kasvaessa lukukauden alettua. Domainiin 1 on asennettu 2 GB lisää muistia, ja siitä on ollut varsin paljon hyötyä. Domainien 1-3 tietokannat on siirretty uusiin Sun 6120-levyjärjestelmiin. Siirron yhteydessä tapahtui harvinainen ja selittämätön virhe, kun siirtoohjelma, jonka piti vain lukea lähtödata, tuhosi muutamia kopioitavia tiedostoja kirjoittamalla niihin satunnaista dataa. Ongelmasta selvittiin palauttamalla tietokannat varmuusnauhoilta. Samalla tuli todennetuksi että vuonna 2003 kehitetyt tehokkaammat back-up -ratkaisut toimivat oikein. WebVoyage-edustakoneita ei ole vielä päivitetty, mutta se tapahtunee parin viikon kuluessa. Tarkoitus on testata uutta ja vanhaa laitteistoa rinnakkain ja ottaa uusi laitteisto käyttöön vasta kun se on todettu toimivaksi. Tämän jälkeen kirjastot voivat toivottavasti lopettaa csc.fiosoitteen käytön lopullisesti. Tänä vuonna tehdyt laitteistopäivitykset ovat tulleet hieman kalliimmaksi kuin alun perin arvioitiin. Tällä hetkellä arvio on ylittynyt n. 4400 :lla ja lisäksi on tulossa vielä joitakin asennus- ja suunnittelukuluja. Sunin kanssa on keskusteltu vuonna 2007 tapahtuvaksi sovitusta palvelimen päivityksestä. Kaikkia triangeliohjelmistoja palvelevan laitteen hintahaarukaksi on hyvin alustavasti arveltu 0,5-1 miljoona. Alennukset ovat mukana tässä arviossa. Juha Hakalan mukaan hinnassa lienee kuitenkin vielä neuvotteluvaraa. Opetusministeriön kanssa on aloitettu neuvottelut uuden palvelimen keskitetystä rahoituksesta. 3.4 Endeavor-käyttäjäryhmät Suomen Voyager-kirjastojen kokous 27.-28.5. TKK:lla oli menestys. Kokoukseen osallistui lähes 300 henkeä yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja erikoiskirjastosektoreilta. Järjestelyt toimivat erinomaisesti ja esitykset olivat tasokkaita. Seuraavan Suomen kokouksen pitopaikaksi on alustavasti kaavailtu Oulua. On myös mietitty voisiko ensi vuonna olla Triangeli-kokouksen aika - tosin sellainen kokous voisi paisua jo hallitsemattoman suureksi ja vaikeaksi järjestää. Euroopan käyttäjäryhmän kokous on Cambridgessa 2.-3.9. Kokouksen ohjelmaa ei ole vieläkään julkistettu. Ohjausryhmä myönsi edellisessä kokouksessaan matka-apurahoja esiintyjille ja toimintokohtaisille yhteyshenkilöille kulujen mukaan, kuitenkin enintään 300 per henkilö. 3.5 European Libraries Advisory Board
Maaliskuussa pidettiin European Libraries Advisory Boardin (ELAB) ensimmäinen kokous, jossa Kai Ekholm oli mukana. Ryhmään kuuluu Libriksen johtaja Mats Herder Ruotsista sekä useita brittejä (Englannista, Skotlannista ja Walesista). Kokouksiin osallistuu myös Endeavorin edustajia. Tarkoitus on kokoontua noin kerran vuodessa. Tässä vaiheessa on vielä vaikea sanoa mihin suuntaan ryhmän toiminta hahmottuu. Vaikutelma oli ollut, että britit halusivat keskittyä enemmän kansallisiin asioihinsa kuin eurooppalaiseen kokonaisuuteen. Tällä kertaa oli keskusteltu mm. Endeavorin yritysimagosta ja uskottavuudesta, jotka ovat nykyisin hieman heikoissa kantimissa. Don Muccino (Endeavor Chief Operating Officer) oli todennut osuvasti, että jokaisessa firmassa on hyvät ja huonot puolensa, kyse on vain siitä pysyvätkö huonot puolet siedettävyyden rajoissa. Edellä mainittu ryhmä on ensimmäinen Endeavorin perustama Advisory Board. Nyt he ovat perustamassa vastaavia ryhmiä myös ainakin Australiaan ja mahdollisesti muuallekin. Lisäksi on olemassa Endeavorin asiakkaiden itsensä perustamia strategisia ryhmiä. Tästä syystä EndUser Board on Endeavorin aloitteesta perustamassa strategista neuvostoa, Strategic Directions Council (SDC), jonka tarkoitus olisi vetää yhteen eri strategisten ryhmien asioita ja näkemyksiä. SDC:hen on pyydetty ehdokkaita mm. Voyager-l -postituslistalla 15.6. mennessä. Päätettiin keskustella Suomen ehdokkaasta muissa asioissa. 3.6 Digitaalisten objektien hallintajärjestelmän tilannekatsaus DOMS-palvelinlaitteisto (Sun V880) on tilattu ja saatu. Tällä hetkellä se odottaa asennusta CSC:llä. CSC:n kanssa ei ole vielä sopimusta ylläpidosta. Se on viivästynyt, koska siihen määritellään myös digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytykseen liittyvää työtä. ENCompassin versio 3.5. general release ei ole vielä valmiina, joten laitteiston asennuksella ei siksikään ole kiire. Versiossa 3.5 ei vielä saada kokoteksti-indeksointia, vaikka se oli luvattu sopimuksessa. DOMS etenee kuitenkin käyttöönoton osalta aika hyvin aikataulussa. 3.7 Portaaliprojektin tilannekatsaus Nelli-portaali avataan juhlallisesti 15.9. Silloin pitäisi olla jo käytössä MetaLibin versio 3.0. Testikäyttö ja kokeilu on toistaiseksi paljastanut joitakin ongelmia, jotka on kuitenkin saatu selvitettyä. Tällä hetkellä portaalihanke edistyy suhteellisen hyvin. Täysi tuotantokäyttö alkaa syksyllä parhaimpaan ruuhka-aikaan, joten on mielenkiintoista nähdä miten kaikki toimii ja miten laiteresurssit riittävät. Joissakin paikoissa portaalin käyttöönotto on saattanut kasvattaa aineistojen käyttöastetta jopa 600 %. Jää nähtäväksi miten hyvin Nellille asetetut suuret toiveet ja odotukset täyttyvät. FinELibin ohjausryhmä suosittelee Nellin logon käyttöä kirjastojen paikallisissa portaaleissa. Triangelin kannalta on hyvä, että Voyagerin Z39.50-palvelimeen saadaan YAZ-proxy, joka eliminoi Voyagerin kannalta ongelmalliset Z39.50-haut ja ratkaisee erinäisiä muita Voyagerin Z39.50-palvelimen ongelmia, joista olisi voinut olla haittaa kirjastojärjestelmän käytölle portaalin kautta. 3.8 Voyager-tukimaksut Oikeat laskut Voyager-tukimaksuista eivät ole vieläkään tulleet. Annu Jauhiainen on lähettänyt muistutuksia ja oikaisuja moneen kertaan, mutta silti Endeavor karhuaa vääriä laskuja. Karhuista ei kuitenkaan pidä välittää. Jauhiainen tarkistaa onko kaikille kirjastoille on lähetetty taulukko, josta näkyvät oikeat hinnat.
4. Työryhmän asettaminen selvittämään Linnea-kirjastojen kaukopalvelun tavoitteita (liitteet 1 ja 2) Linnea-yleiskokous päätti 31.3.2004, että perustetaan kaukopalvelijoista ja johtajista koostuva työryhmä selvittämään miten kaukopalvelua tulisi kehittää. Sen jälkeen mietitään hankitaanko ohjelmisto, millainen ja mihin tarkoitukseen, yhdessä vai erikseen. Ohjausryhmän tehtäväksi jäi määritellä selvitystyöryhmän rakenne, tehtävät ja aikataulu. Yleiskokouksen jälkeen halukkaiksi työryhmän johtajajäseniksi olivat ilmoittautuneet Pirjo Rajakiili (Terkko), Pentti Vattulainen (Varastokirjasto) ja Ari Muhonen (TKK). Kaikilla heillä on kaukopalvelutausta ja -kokemusta. Linnea-ill -työryhmä oli ehdottanut työryhmän kaukopalvelijajäseniksi Kaija Sitaria (JoYK) ja Juhani Räisästä (OYK). Esitettiin myös, että Annu Jauhiainen Kansalliskirjastosta toimisi ryhmän koordinaattorina. Työryhmän tehtäviksi esitettiin kaukopalvelun nykytilan kartoitus tutustuminen muiden maiden tilanteeseen (esim. Ruotsi, Tanska, Hollanti) tavoitteiden määrittely: mihin suuntaan kaukopalvelua tulisi kehittää ja millaista kaukopalvelua halutaan jatkossa (asiakastoimisuus, maksut) mahdollisten ohjelmien kartoitus raportin kirjoittaminen Työryhmä esitettiin koottavaksi kesäkuussa 2004, ja työ alkaisi elokuussa. Varastokirjaston kaukopalvelukokous ja syysseminaari syyskuussa kuuluisivat työryhmän ohjelmaan. Lisäksi ehdotettiin osallistumista syyskuussa pidettävään pohjoismaiseen kaukopalvelukokoukseen Trondheimissa. Tutustumismatka Ruotsiin, Tanskaan ja/tai Hollantiin ehdotettiin tehtäväksi loka-/marraskuussa. Raportin Linnea2- yleiskokoukselle tulisi olla valmis maalis-/huhtikuussa 2005, jolloin myös tehtäisiin päätös jatkosta. Kustannukset ehdotettiin maksettaviksi Linnea2-konsortion varoista. Keskusteltiin esityksestä. Ehdotettiin, että työryhmän toiminta kytkettäisiin Opetusministeriön toimialatyöryhmään ja sen toiminnassa otettaisiin huomioon myös uusi maksupalveluasetus, jonka on määrä astua voimaan 2006. Asiakastoimisuuden pohtimisen tärkeyttä ja asiakasrekisterien yhteiskäytön mahdollisuuksien selvittämistä korostettiin. Ryhmälle on jo ennen sen asettamista esitetty paljon toiveita lähes kaikkien asioiden ratkaisemisesta. On myös toivottu muiden sektorien (lähinnä ammattikorkeakoulujen ja yleisten kirjastojen) mukana oloa. Tärkeintä on kuitenkin keskittyä ryhmän oman tehtävän hoitamiseen ja jättää laajemmat asiat isommille foorumeille - esimerkiksi johtajien kokoukseen. Korostettiin työryhmän sisäisen työnjaon tärkeyttä. Kustannuspuoli herätti keskustelua. Ehdotettiin, että pohjoismaiden tilanteen saisi selvitettyä Trondheimin kokouksessa sopimalla sinne tapaamisia pohjoismaisten kollegoiden kanssa. Tutustumismatka voitaisiin siten supistaa vain Hollantiin ja/tai Saksaan, jossa kaukopalvelua on myös kehitetty tehokkaasti. Mietittiin työryhmälle kustannuskattoa. Kytkentä toimialatyöryhmään voisi tuoda työryhmälle mahdollisuuden saada rahoitusta myös Opetusministeriöltä, koska työryhmän raportti hyödyttäisi koko kirjastokenttää. Päätökset:
Ryhmän ehdotettu kokoonpano hyväksyttiin muutoksitta. Työryhmän ehdotuksen mukaiset tehtävät hyväksyttiin. Raportin pitää soveltua kansalliseen päätöksentekoon ja tuottaa informaatiota uutta maksupalveluasetusta varten. Asiakkaiden näkemyksiä on kartoitettava edustavalla otoksella. Työryhmän aikataulu hyväksyttiin ehdotuksen mukaisena. Raportin ja Opetusministeriölle menevän infopaketin tulee olla valmiina helmi-/maaliskuussa 2005. Kustannuksille asetettiin katoksi 20 000. Hyvin perusteluin työryhmä voi anoa lisärahaa. Jos Opetusministeriöltä saadaan lisärahaa, se vähennetään edellä mainitusta 20 000:sta. Kaikki ehdotetut matkat maksetaan katon sallimissa rajoissa. Tutustumismatka voisi suuntautua Hollantiin ja/tai Saksaan. 5. Muut asiat (liite 3) Linnea 2-konsortion toimintaperiaatteiden mukaan paikallinen kirjasto voi ottaa tietokantaansa uusia jäseniä ohjausryhmän kirjallisella suostumuksella. Taideteollisen korkeakoulun kirjasto on neuvotellut Turun yliopiston kirjaston kanssa kirjastoyhteistyöstä Porissa. Turun yliopistolla on Porissa Kulttuurituotannon ja maisemantutkimuksen laitos. Kulttuurituotannon ja maisemantutkimuksen kirjasto kuuluu Turun yliopiston kirjaston alaisuuteen. Taideteollisen korkeakoulun Visuaalisen nykykulttuurin Porin yksikkö aloittaa toimintansa syksyllä 2004. Taideteollinen korkeakoulu haluaa aloittaa kirjastoyhteistyön Turun yliopiston kirjaston kanssa siten, että Taideteollisen korkeakoulun hankkimaa aineistoa sijoitettaisiin Kulttuurituotannon ja maisemantutkimuksen kirjastoon ja luetteloitaisiin Turun yliopiston kirjaston tietokantaan. Tietokantaan tulevan aineiston määrä olisi varsin vähäinen, arviolta 500 teosta vuodessa. Mahdollisesta yhteistyöstä sovitaan kesäkuussa 2004. Mikäli Turun yliopiston kirjaston ja Taideteollisen korkeakoulun kirjaston yhteistyö Porissa toteutuu, Tuulikki Nurminen pyysi Linnea2-konsortion ohjausryhmän suostumusta siihen, että Turun yliopiston kirjaston tietokantaan saadaan luetteloida Taideteollisen korkeakoulun aineistoa ja että tästä yhteistyöstä ei tarvitsisi maksaa erillisiä maksuja Linnea2-konsortiolle, koska kumpikin kirjasto ovat jo jäseniä konsortiossa. Päätös: Esitys hyväksyttiin sellaisenaan. Kim Jones, Sunin Vice President, Global Education & Research, vieraili toukokuussa 2004 CSC:llä ja Kansalliskirjastossa. Tämä oli hänen ensimmäinen vierailunsa Suomessa. Sun on kiinnostunut konsortiomallistamme palvelinten käytössä. Jonesin kanssa oli keskusteltu myös yhteistyön syventämisestä siten että Kansalliskirjastosta tulisi Sunin ns. Center of Excellence. Esimerkiksi Cornell University Library on jo tällainen osaamiskeskus. Alustava sopimus COE:ksi ryhtymisestä on tehty. Keskusteltiin Endeavorin Strategic Directions Council'in (SDC) suomalaisesta ehdokkaasta. Annu Jauhiaisen mukaan Euroopasta on mahdollista saada ryhmään korkeintaan yksi henkilö. Hänen näkemyksensä mukaan on tärkeää, että European Libraries Advisory Boardin ja Strategic Directions Councilin välillä on selvä yhteys. Sen perusteella hän esitti, että Suomesta ehdotettaisiin Kai Ekholmia. Keskustelun jälkeen ohjausryhmä katsoi voivansa tukea Kai Ekholmin ehdottamista SDC:n jäseneksi. 6. Seuraavan kokouksen ajankohta Konsortion kustannusten jaosta on määrä laatia uusi malli vuodelle 2005, joten siitä on vielä keskusteltava ennen tämän vuoden loppua. Asia on myös vietävä yleiskokoukselle, joten sekin on järjestettävä ennen vuoden
vaihdetta. Ohjausryhmän seuraava kokous sovittiin pidettäväksi keskiviikkona 27.10. klo 10 alkaen samassa paikassa. 7. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:35. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Hakala sihteeri päivitetty 17.6.2004 NH