KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 13/2016 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 13/2016 Aalto University Student Union Representative Council 13/2016 Kokousaika 15.12.2016 kello 17:15 Tidpunkt 15.12.2016 klockan 17:15 Time 15 Dec 2016 at 5:15 PM Kokouspaikka Iso luentosali 822, 8. kerros, Hämeentie 135 C, Helsinki Mötesplats Stora föreläsningssalen 822, 8:e våning, Tavastvägen 135 C, Helsingfors Location Large lecture hall 822, 8th floor, Hämeentie 135 C, Helsinki Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 13/2016 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder i mötet 13/2016 som ovannämnd. I mötet behandlas de ärenden som nedtecknats i bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 13/2016 as written above. The meeting will address the matters on the docket. Espoossa 8.12.2016 I Esbo 8.12.2016 Espoo Dec 8 th, 2016 Pietu Roisko Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council
ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Kokousaika 15.12.2016 kello 17:15 Tidpunkt 15.12.2016 klockan 17:15 Time 15 Dec 2016 at 5:15 PM Kokouspaikka Iso luentosali 822, 8. kerros, Hämeentie 135 C, Helsinki Mötesplats Stora föreläsningssalen 822, 8:e våning, Tavastvägen 135 C, Helsingfors Location Large lecture hall 822, 8th floor, Hämeentie 135 C, Helsinki 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two vote counters 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements. 7. Hallitusinformaatio (Soininen, liite 7) Styrelsen informerar Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan. 8. Jatkuvuustoimikunnan täydentäminen (Asikainen, Liite 8) Komplettering av kontinuitetsrådet Completion of the Continuity Committee Ylioppilaskunnan sääntöjen 35 :n mukaan
Ylioppilaskunnalla on jatkuvuustoimikunta, jonka tehtävänä on 1. ylioppilaskunnan henkisen ja aatteellisen pääoman varjeleminen ja kehittäminen; 2. ylioppilaskunnan toimijoiden tukeminen ja jatkuvuuden edistäminen sekä 3. hyvän hallintotavan ja organisaation kehittämisen tukeminen. Jatkuvuustoimikunnan jäsenet ja sen puheenjohtajan nimittää edustajisto. Jatkuvuustoimikunnan toiminnasta määrätään tarkemmin edustajiston hyväksymällä ohjesäännöllä. Hallinto- ja talousohjesäännön 29 :n mukaan: Edustajisto valitsee jatkuvuustoimikunnan jäsenet hallituksen esityksestä kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan siten, että puolet on vuosittain erovuorossa. Edustajisto nimittää jatkuvuustoimikunnan puheenjohtajan. Jatkuvuustoimikunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Edustajisto päätti nimittää jatkuvuustoimikuntaan jäsenet erovuoroisten tilalle ja totesi voimassa olevan kokoonpanon liitteen mukaisesti. 9. Taloustoimikunnan täydentäminen (Asikainen, liite 9) Komplettering av ekonomiutskottet Completion of the Financial Committee Laki yhteishallinnosta vuokrataloissa (649/1990) määrää seuraavaa: 12 Asukkaiden edustus hallituksessa tai vastaavassa toimielimessä Asukkaiden kokouksella tai, jos samalle omistajalle kuuluu useampia vuokranmääritysyksiköitä, asukkaiden kokouksilla on oikeus nimetä ehdokkaita: 1) asunto-osakeyhtiön tai sellaisen kiinteistöosakeyhtiön, jonka tarkoituksena on omistaa ja hallita yhtä tai useampaa tässä laissa tarkoitettua taloa, hallitukseen; 2) muun kuin 1 kohdassa tarkoitetun omistajayhteisön tai -säätiön, jonka tarkoituksena on omistaa ja hallita yhtä tai useampaa tässä laissa tarkoitettua taloa, hallitukseen tai vastaavaan toimielimeen taikka, jos vuokratalon hoitoa, kunnossapitoa tai talousarvion valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat asiat pääosin kuuluvat omistajayhteisön tai -säätiön muulle toimielimelle, tähän toimielimeen; sekä 3) omistajayhteisön tai -säätiön, jonka tarkoituksena on pääosin muu kuin tässä laissa tarkoitetun yhden tai useamman talon omistaminen ja hallinta, siihen toimielimeen, jonka tehtävänä on erityisesti vuokratalon hoitoa, kunnossapitoa tai talousarvion valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat asiat. Edellä 1 momentissa tarkoitetuista ehdokkaista on siinä tarkoitettuun hallitukseen, sitä vastaavaan tai muuhun toimielimeen valittava toimielintä täytettäessä vähintään yksi jäsen, jos jäseniä valitaan enintään neljä, ja vähintään kaksi jäsentä, jos jäseniä valitaan viisi tai enemmän. Jos 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettua toimielintä ei ole, on henkilön, jonka tehtäviin tässä laissa tarkoitetun vuokratalon hoitoa, kunnossapitoa tai talousarvion valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat asiat kuuluvat, hoidettava nämä asiat yhteistyössä tässä laissa tarkoitettujen yhteishallintoelinten kanssa. Ylioppilaskunnan sääntöjen 32 :ssä todetaan: Taloustoimikuntaan kuuluu puheenjohtaja mukaan lukien kahdeksasta (8) kymmeneen (10) jäsentä. Puheenjohtajan tulee olla ylioppilaskunnan jäsen. Jäsenistä vähintään puolet (1/2) tulee olla ylioppilaskunnan jäseniä.
Edustajisto valitsee taloustoimikunnan jäsenet hallituksen esityksestä kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan siten, että puolet on vuosittain erovuorossa. Taloustoimikunnan jäsenet valitaan ylioppilaskunnan jäsenistä tai muista ylioppilaskunnan oloja hyvin tuntevista tai talouselämään perehtyneistä henkilöistä. Edustajisto valitsee hallituksen esityksestä puheenjohtajan taloustoimikunnan jäsenistä kalenterivuodeksi kerrallaan. Taloustoimikunta valitsee keskuudestaan varapuheen-johtajan ja kutsuu itselleen sihteerin. Edustajisto päätti nimittää taloustoimikuntaan jäsenet erovuoroisten tilalle ja totesi voimassa olevan kokoonpanon liitteen mukaisesti. 10. TTER- johtokunnan täydentäminen (Särkiö, liite 10) Komplettering av TTE-fondens styrgrupp Completion of the Board of TTE-Fund TTER:n sääntöjen 5 :ssä todetaan: Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja ja kuusi (6) muuta jäsentä. Muista jäsenistä kolme (3) on valittava Pyöreän Tornin Kilta ry:n ehdottamista Aalto-yliopistossa tai jossain sitä edeltäneessä korkeakoulussa ylemmän akateemisen korkeakoulututkinnon suorittaneista henkilöistä. Johtokunnan nimittää AYY:n edustajisto. Puheenjohtaja valitaan vuosittain. Johtokunnan jäsenet valitaan kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Ensimmäiset kolme erovuoroista valitaan arvalla. Samaa henkilöä älköön valittako useammin kuin kolmasti perättäin johtokuntaan. Edustajisto päätti nimittää erovuoroiset TTER:n johtokunnan jäsenet sekä TTER:n johtokunnan puheenjohtajan sekä totesi voimassa olevan kokoonpanon liitteen mukaisesti. 11. Tilintarkastajayhteisön valinta vuodelle 2017 (Väätäinen) Val av revisionssamfund för år 2017 Selection of the audit firm for 2017 Tilintarkastuksesta on Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan säännöissä 12 edustajiston tehtävissä määrätty, että edustajisto valitsee ylioppilaskunnan tilintarkastusyhteisön. Lisäksi sääntöjen 39 on määrätty, että ylioppilaskunnan talouden kirjanpitoa ja tilinpäätöstä sekä hallintoa tarkastamaan valitaan jokaiselle tilikaudelle Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Edustajisto päätti valita ylioppilaskunnan tilintarkastajayhteisöksi xx:n. 12. Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikan hyväksyminen liitteineen (Väätäinen, liitteet 12.1-3) Godkännande av Ekonomi- och egendomsförvaltningspolitiken med bilagor Approving the finance and asset management policy, with its appendices Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikka koostuu päädokumentista, jossa on linjattu omaisuudenhoidon pääperiaatteet sekä liitteistä sijoituspolitiikka ja kiinteistöpolitiikka. Voimassa oleva talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikka on hyväksytty edustajistossa viimeksi 29.11.2012. Vuoden 2016 aikana kiinteistöpolitiikka on kirjoitettu täysin uudestaan osana kiinteistöstrategiatyötä. Tarvetta on myös päivittää ylädokumentti vastaamaan nykytilannetta kuitenkin niin, että omaisuudenhoidon pääperiaatteet on säilytetty entisellään. Sijoituspolitiikassa päivitys liittyy kahteen asiaan eli sijoitusomaisuuden pitkän aikavälin keskimääräisen vuotuisen reaalituottotavoitteen päivittämistä nykytilannetta vastaavaksi sekä muutamaa vertailuindeksin päivittämistä. Päivitetyt politiikkapaperit on käsitelty ja hyväksytty edelleen edustajistoon lähetettäviksi Taloustoimikunnan kokouksessa 21.11.2016. Edustajisto päätti hyväksyä päivitetyn Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikan kahdella liitteellä Sijoituspolitiikka ja Kiinteistöpolitiikka.
13. Talouden keskipitkän tähtäimen 2017 2020 suunnitelma (Väätäinen, liite 13.1-2) Ekonomiplan på meddellång sikt 2017 2020 The medium-term financial plan 2017 2020 Talouden keskipitkän tähtäimen suunnitelma vuosille 2017 2020 on luotu vastaamaan tarpeeseen nähdä ennen kaikkea aatteellisen toiminnan tulo- ja menovirrat edessä olevat muutokset huomioiden. Muutosten pohjalta voidaan arvioida tulevia tarvittavia toimenpiteitä kestävän taloudellisen tasapainon ylläpitämiseksi. Suunnitelma esitetään edustajistolle tulevien keskustelujen pohjaksi ja tiedoksi. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi talouden keskipitkän tähtäimen suunnitelman. 14. Kiinteistöpolitiikan hyväksyminen (Orpana, Lehtoruusu, Liite 14) Godkännande av fastighetspolitiken Approval of the property policy Osana kiinteistöstrategiaprosessia on tarkoitus päivittää asumissektorin ohjaavia dokumentteja. Tavoitteena on selkeä jako pysyviä linjoja ja tavoitteita kuvaaviin dokumentteihin, muutostavoitteita ja prosessia kuvaavaan strategiaan ja toimeenpanoa helpottaviin ohjeisiin. Kiinteistöstrategiasta käytiin lähetekeskustelu edustajiston kokouksessa AYYE 7/2016, jossa käsiteltiin myös kiinteistöpolitiikkaan liittyviä asioita. Käydyn keskustelun ja AYY:n toimiston sisäisen työstön perusteella on valmisteltu luonnosta uudeksi kiinteistöpolitiikaksi. Luonnoksesta käytiin lähetekeskustelu. Kiinteistöpolitiikan tarkoitus on ohjata AYY:n kiinteistöomaisuuden hallintoa, taloutta, ylläpitoa ja siihen liittyviä muutoksia. Kiinteistöpolitiikka määrittää päätöksentekorakenteen ja reunaehdot muun muassa kiinteistöomaisuuden kasvattamiselle ja kiinteistöomaisuudesta luopumiselle sekä kiinteistöjen vuokrien tasolle ja kulujen budjetoinnille. Edustajisto päätti hyväksyä liitteen mukaisen kiinteistöpolitiikan, joka korvaa voimassa olevan asuinkiinteistöpolitiikan. Uusi kiinteistöpolitiikka astuu voimaan 1.1.2017. 15. Lähetekeskustelu opiskelijakeskuksen suunnittelijan valinnasta (Orpana, Lehtoruusu) Remissdebatt om val av planerare för studentcentrumet Preliminary discussion about the selection of the designer of the student centre Vuoden 2016 aikana on valmisteltu hallitusohjelman mukaisesti opiskelijakeskushanketta ja sen tilaohjelmaa. Opiskelijakeskuksen sijainniksi on selvitelty Otaniemen kemistin korttelia, josta maanomistajat ovat järjestäneet vuoden aikana kaupunkikuvallisen arkkitehtuurikilpailun. Kilpailun voittaja valitaan alkuvuodesta ja alueen kaavoituksen on tarkoitus alkaa kilpailun jälkeen voittaneen ehdotuksen pohjalta. Opiskelijakeskusprosessin seuraavia vaiheita esiteltiin opiskelijakeskuksen tilannekatsauksessa edustajiston kokouksessa AYYE 10/2016. Päättyvässä alueen arkkitehtuurikilpailussa on keskitytty ensisijaisesti koko alueen kaupunkikuvalliseen ja toiminnalliseen rakenteeseen. Opiskelijakeskushankkeen seuraavat vaiheet edellyttävät tarkemmat suunnitelmat itse opiskelijakeskuksesta. Ilman tarkempia suunnitelmia ei ole mahdollista tarkentaa arviota hankkeen kustannuksista päätöksenteon tueksi. Tarkemmat suunnitelmat edellyttävät, että opiskelijakeskushankkeen hankeosapuolet valitsevat yhdessä suunnittelijan hankkeelle. Rakennuksen suunnittelijan valintaan on lukuisia vaihtoehtoja aina suorasta toimeksiannosta avoimeen arkkitehtuurikilpailuun. Suunnittelijan valinnalla voi olla vaikutusta koko hankkeen kustannuksiin ja aikatauluun sekä varainkeruumahdollisuuksiin. Jotta opiskelijakeskuksen hankeosapuolet pääsevät yhdessä valmistelemaan suunnittelijan valintaa, tarvitaan edustajistolta ohjausta valmistelun reunaehdoiksi. Päätös suunnittelijasta tuodaan päätettäväksi myöhemmin AYY:n edustajistoon ja lisäksi muiden hankeosapuolten päättäviin elimiin. Varsinainen päätös hankkeen toteuttamisesta tehdään tarkempien tietojen perusteella taloudellisesti merkittävänä päätöksenä edustajistossa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi käymänsä lähetekeskustelun.
16. Vaalijärjestyksen muuttaminen (Pietiläinen, liite 16) Ändring av valordningen Changing the election rules Edustajistovaaleissa on noudatettu edustajistossa 16.3.2011 hyväksyttyä vaalijärjestystä. Vuoden 2015 vaalien yhteydessä keskusvaalilautakunta suositti loppuraportissaan, että vaalijärjestystä tarkennetaan joiltakin osin, jotta epäselvät tilanteet voidaan tulevissa vaaleissa välttää. Vuoden 2015 keskusvaalilautakunnan sihteeri Johanna Pietiläinen on valmistellut muutokset vaalijärjestykseen yhteistyössä hallituksen, edustajiston ja vuoden 2015 keskusvaalilautakunnan puheenjohtajien, pääsihteerin sekä AYY:n tiedottajan kanssa. Hallitus teki kokouksessaan muutoksia edustajistolle hyväksyttäväksi esitettyyn luonnokseen. Edustajisto päätti hyväksyä esitetyt muutokset vaalijärjestykseen. 17. Brändityöryhmän perustaminen (Haahti ja Palonen) Grundandet av en varumärkesarbetsgrupp Setting up a Brand Working Group Vuoden 2016 strategiaprosessien ja toiminnan suunnittelun myötä on muodostunut tarve luoda AYY:lle brändi, joka yhdenmukaistaa organisaation työskentelyä ja saa ylioppilaskunnan näyttämään sekä kuulostamaan yhtenäiseltä. AYY:n brändityö on projektina vuoden 2017 toimintasuunnitelmassa. Brändityöryhmän tavoite on suunnitella AYY:lle brändi. Prosessin aikana työryhmä tulee pohtimaan muun muassa, miten AYY:n piirissä nykyään toimivat brändit ovat luonteva osa AYY:n kokonaisbrändiä ja miten asuntotoiminnan brändi yhdistyy ylioppilaskunnan brändiin. Brändityössä pohditaan ylioppilaskunnan tone of voice, ydinviestit sekä visuaaliseen ilmeen yhtenäistämistä ja uudistusta. Työryhmä huolehtii myös brändin käyttöönotosta ja jalkauttamisesta toimiston väelle. Edustjisto päätti, että se 1) Perustaa Brändityöryhmän, jonka toimikausi on vuoden 2017 loppuun 2) Nimittää työryhmän hallituksen esittämän liitteen mukaisesti. 3) Velvoittaa työryhmää raportoimaan työnsä etenemisestä edustajistolle 4) Velvoittaa työryhmää kuulemaan AYY:n työntekijöitä, hallitusta ja edustajistoa sekä osallistamaan jäsenistöä brändityöprosessiin mahdollisuuksien mukaan. 5) Velvoittaa työryhmän tuomaan esityksensä brändityöstä toukokuun edustajiston kokoukseen 18. Vastaus Koposen ponteen (Nylund, liite 18) Svar på Koponens kläm Reply to the motion of Koponen Edustajisto on hyväksynyt ponnen, joka velvoittaa hallituksen selvittää Aalto-kokardin hankkimista. Hallitus on syksyn aikana selvittänyt ja keskustellut eri tahojen kanssa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi liitteen mukaisen hallituksen vastauksen Koposen ponteen. 19. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other emerging matters 20. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting