Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 3/2015 yllämainitun mukaisesti.

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU MÖTESKALLELSE NOTICE OF MEETING Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 3/2015 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 3/2015 Aalto University Student Union Representative Council 3/2015 Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 15 Apr 2015 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Sali A2 (A215), Otakaari 1, Espoo Sal A2 (A215), Otsvängen 1, Esbo Lecture hall A2 (A215), Otakaari 1, Espoo Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto kokoontuu kokoukseensa 3/2015 yllämainitun mukaisesti. Kokouksessa käsitellään oheiseen esityslistaan merkityt asiat. Aalto-universitetets studentkårs delegation sammanträder till sitt möte 3/2015 enligt uppgifterna ovan. Mötet behandlar ärendena på den bifogade föredragningslistan. Aalto University Student Union s Representative Council convenes for its meeting 3/2015 as written above. The meeting will address the matters on the attached agenda. Espoossa I Esbo Espoo Apr 8 th, 2015 Iiro Lehtiniemi Edustajiston puheenjohtaja Delegationsordförande Chair of the Representative Council

2 ESITYSLISTA DAGORDNING AGENDA Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Edustajiston kokous 3/2015 Aalto-universitetets studentkår Delegationsmöte 3/2015 Aalto University Student Union Representative Council 3/2015 Kokousaika kello 17:15 Tidpunkt klockan 17:15 Time 15 Apr 2015 at 5:15 PM Kokouspaikka Mötesplats Location Sali A2 (A215), Otakaari 1, Espoo Sal A2 (A215), Otsvängen 1, Esbo Lecture hall A2 (A215), Otakaari 1, Espoo 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Opening of the meeting 2. Estyneisyyksien, esteellisyyksien, vaalikelpoisuuden menetysten, eroamisten ja läsnä olevien jäsenten ja varajäsenten toteaminen Konstateras vilka delegationsmedlemmar och suppleanter som är närvarande, förhindrade att delta, jäviga, har förlorat sin valbarhet eller avgår Recording members of the council who are unavailable, disqualified, ineligible, resigned and present 3. Kokouksen laillisuuden sekä kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Konstaterande av stadgeenlighet och beslutförhet Recording lawfulness and quorum of the meeting 4. Kahden pöytäkirjantarkastajan valinta ja kahden ääntenlaskijan kutsuminen Val av två protokolljusterare och kallande av två rösträknare Summoning two scrutinizer of the minutes and two vote counters 5. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Fastställande av dagordningen Confirming the agenda 6. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Announcements. 7. Hallitusinformaatio (Ferm, liite 7) Styrelsen informerar Information from the Board Hallitus esittelee kokouksessa ajankohtaiset kuulumisensa. Edustajisto päätti merkitä tiedoksi hallituksen kertomuksen toiminnastaan.

3 8. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY) vuoden 2014 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vahvistaminen (Väätäinen, liite 8) Fastställande av 2014 års bokslut och verksamhetsberättelse för Aalto-universitetets studentkår (AUS) (Väätäinen, bilaga 8) Confirmation of the annual report and financial statement of Aalto University Student Union (AYY) in 2014 (Väätäinen, Appendix 8) Sääntöjen 16 :n 3. kohdan mukaan edustajisto kokoontuu ainakin: 3. vuosittain viimeistään huhtikuussa, jolloin päätetään 12 :n 15. ja 16. kohdissa mainituista asioista. Sääntöjen 12 :n 15. ja 16. kohdan mukaisesti edustajiston tehtävänä on: 15. käsitellä hallituksen antamat kertomukset ylioppilaskunnan toiminnasta ja taloudesta sekä päättää niiden aiheuttamista toimenpiteistä; 16. päättää ylioppilaskunnan tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille; Tilinpäätöksen mukaisesti ylioppilaskunnan vuoden 2014 tulos oli ,12 euroa alijäämäinen (vuonna 2013 ylijäämä oli ,40 euroa). Hallitus käsitteli tilinpäätöstä ja toimintakertomusta aamukoulussaan , sekä päätti samana päivänä kokouksessaan 16/2015 allekirjoittaa AYY:n vuoden 2014 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen ja esittää niitä edustajistolle vahvistettaviksi. Tilintarkastajat antoivat lausuntonsa Taloustoimikunta käsittelee asian kokouksessaan Edustajisto päätti vahvistaa AYY:n vuoden 2014 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Lisäksi edustajisto päätti, että vuoden 2014 alijäämä ,12 euroa jätetään yli- ja alijäämätilille. 9. Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2014 hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille Beviljande av ansvarsfrihet för 2014 års styrelse och övriga redovisningsskyldiga Discharge to the Board of Directors and others responsible Sääntöjen 12 :n 16. kohdan mukaisesti edustajisto: 16. päättää ylioppilaskunnan tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille; Tilintarkastusyhteisö on antanut vuoden 2014 toimintakertomuksesta ja tilinpäätöksestä ns. puhtaan kertomuksen. [Hallitus tulee päättämään pohjaesityksen kokouksessaan AYYH 18/ ] 10. Nauhaohjesäännön päivitysten hyväksyminen (Ferm, liite 10) Godkännande av uppdateringarna i reglementet för kårband (Ferm, bilaga 10) Approval of amendments on the ribbon regulation (Ferm, Appendix 10) Ylioppilaskunnalla on edustajistossa hyväksytty nauhaohjesääntö, jossa määritellään muun muassa sen käyttötavoista. Käyttötavoista säännössä sanotaan näin: 3 Ylioppilaskunnan nauhan käyttötapa Ylioppilaskunnan nauhaa kannetaan oikealta olalta alas vasemmalle lantiolle. Nauhan kantotapa on sama naisilla ja miehillä. Ylioppilaskunnan nauhaa kannetaan ylimpänä. Nauha ei saa koskettaa paljasta ihoa. Ylioppilaskunnan nauhaa voi myös kantaa ruusukkeena. Ruusuketta käytetään puvun oikeassa miehustassa. Nauhan käyttö edellyttää asianmukaista asua. Nauhan tulee olla käytettäessä puhdas ja ehjä.

4 Osassa ylioppilaskunnista ja AYY:n killoissa nauhaa voi kuitenkin käyttää puvun tai jakkupuvun kanssa myös sen kauluksessa. AYY:n omat vuosijuhlat ovat pääsääntöisesti olleet pukujuhlat, joten myös tätä käyttötapaa voitaisiin miettiä AYY:n nauhaohjesäännössä. Nauhaohjesäännöstä käytiin lähetekeskustelu edustajiston kokouksessa AYYE 2/2015. Kokouksesta saadun palautteen perusteella nauhaohjesääntöön esitetään muutoksia. Edustajisto päätti hyväksyä muutokset nauhaohjesääntöön. 11. Kunniavaltuuskunnan ohjesäännön hyväksyminen (Ferm, liite 11) Godkännande av reglementet för hedersrådet (Ferm, bilaga 11) Approval of the regulation on the Honorary Council (Ferm, Appendix 11) Ylioppilaskunnan säännöissä ja Hallinto- ja talousohjesäännössä käsitellään ylioppilaskunnan kunniavaltuuskuntaa. Tähän mennessä kunniavaltuuskuntaa ei kuitenkaan ole perustettu. AYY:n yhteiskunnallista vuorovaikutusta parantaakseen hallitus vuonna 2014 tavoitteeksi kunniavaltuuskunnan nimittämisen. Vuonna 2014 kunniavaltuuskunnan ohjesääntö kävi edustajistossa käsittelyssä, josta se palautettiin valmisteluun. Edustajiston esittämät kommentit on nyt otettu ohjesäännössä huomioon. Kunniavaltuuskunnan toimenkuvan ja työtapojen tarkempaa määritystä varten hallitus on valmistellut Kunniavaltuuskunnan ohjesäännön. Edustajisto päätti hyväksyä kunniavaltuuskunnan ohjesäännön. 12. Kooma ry:n hakemus erityisaseman yhdistykseksi (Pulkkinen, liite 12) Kooma rf:s ansökan om status som särställd förening (Pulkkinen, bilaga 12) Special status association application of Kooma registered association (Pulkkinen, Appendix 12) Hallitus on vastaanottanut Kooma ry:n anomuksen erityisaseman myöntämisestä. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysohjesäännön mukaan: 12 Erityisasema Ylioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys voi vahvoin perustein anoa erityisasemaa. Erityisaseman myöntää ylioppilaskunnan edustajisto. Erityisasemayhdistyksellä tarkoitetaan ylioppilaskuntaa lähellä toimivaa tahoa, jonka toiminta Aalto-yhteisössä on merkittävää sekä ylioppilaskunnalle että yksittäiselle opiskelijalle. Erityisasemayhdistys ja ylioppilaskunta toimivat tiiviissä yhteistyössä ja viestivät aktiivisesti keskenään. Erityisasemayhdistyksellä on keskeinen rooli ylioppilaskunnan tehtävän toteutumisessa. Erityisasemayhdistys toimii ylioppilaskunnan kannalta keskeisen opiskelijaryhmän yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yliopistossa ja yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa. 13 Erityisasemayhdistyksen velvoitteet Ylioppilaskunnan edustajisto voi myöntää erityisaseman yhdistykselle, joka täyttää yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon pääsemisen ehdot ja lisäksi: Edustaa kattavasti yhden tai useamman koulutusohjelman tai selkeän erityiskohderyhmän opiskelijoita Ajaa heidän etujaan koulutusohjelmissa, laitoksilla, korkeakouluissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä Pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin.

5 Koordinoi toimintaansa muiden erityisasemayhdistysten ja ylioppilaskunnan kanssa. vastaa omalta osaltaan opiskelijaryhmänsä uusien opiskelijoiden opastamisesta ja integraatiosta yliopistoyhteisöön yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa. Edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa. Yhdistyksen tulee täyttää nämä ehdot säilyttääkseen erityisasemansa. Edustajiston päätöksellä erityisaseman voi myöntää myös näistä vaatimuksista poiketen. 8 Ensimmäisen luettelon yhdistyksen velvoitteet Ensimmäiseen luetteloon voidaan hyväksyä yhdistys, jonka äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60 prosenttia, kuitenkin vähintään seitsemän on AYY:n jäseniä. Yhdistyksen säännöissä ei saa rajoittaa ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä yhdistyksen äänivaltaisiksi jäseniksi. Tätä kappaletta ei sovelleta kuoroihin ja orkestereihin. Edustajiston päätöksellä tästä kappaleesta voidaan poiketa myös muiden yhdistysten kohdalla. Toiminta-avustusta hakiessaan ensimmäisen luettelon yhdistyksen tulee toimittaa vuosittaisessa yhdistysilmoituksessa maaliskuun loppuun mennessä myös tilinpäätös, talousarvio sekä yhdistyksen jäsenmäärä ja tieto siitä, kuinka moni yhdistyksen jäsenistä on myös ylioppilaskunnan jäseniä. Ensimmäisen luettelon yhdistyksen purkauduttua tai tultua lakkautetuksi sen varojen tulee siirtyä ylioppilaskunnalle tai muulle ylioppilaskuntaa lähellä olevalle taholle käytettäväksi yhdistyksen tarkoituksen mukaiseen toimintaan tai sen ollessa mahdotonta ylioppilaskunnan toiminnan tukemiseen. Jos hallitus ei hyväksy yhdistystä yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon, voi hallitus hyväksyä yhdistyksen toiseen luetteloon ilman erillistä hakemusta. Edustajisto päätti myöntää erityisaseman Kooma ry:lle. 13. Vuoden 2015 edustajistovaalien toteuttaminen täysin sähköisenä (Bergroth) Förrättande av 2015 års delegationsval helt och hållet elektroniskt (Bergroth) The implementation of entirely electronic Representative Council elections in 2015 (Bergroth) Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan Vaalijärjestyksen 29 1 mom. mukaan: Keskusvaalilautakunta voi päättää vaalin toteuttamisesta osittain sähköisenä ja ennakkoäänestyksen toteuttamisesta kokonaan sähköisenä. Vaali voidaan toteuttaa kokonaan sähköisenä edustajiston päätöksellä. AYY:n edustajistovaaleissa vuonna 2013 vaalit toteutettiin ylioppilaskunnan edustajiston päätöksellä täysin sähköisesti. Sähköinen äänestys toteutettiin jo edeltäjäylioppilaskunnilla käytössä olleella äänestysjärjestelmällä, jossa äänestäjä äänesti Internet-liittymän välityksellä ja tunnistautui Aaltoyliopiston tietojärjestelmien käyttäjätunnuksilla. Vuoden 2013 vaaleissa äänestysaktiivisuus oli 27,3 %. AYY:n sähköinen äänestysjärjestelmä auditoitiin vuoden 2011 edustajistovaalien alla. Auditoijina toimivat Antti Pitkänen ja Jyry Suvilehto. Auditointiraportin tiivistelmän mukaan Äänestysjärjestelmää voidaan käyttää edustajistovaaleissa. Keskusvaalilautakunta kävi kokouksessaan 2/2015 ( ) keskustelua sähköisen äänestämisen sekä uurnavaalin eduista ja haitoista. KVL:n näkemyksen mukaan sähköinen äänestys edustaa nykyaikaista kehitystä, eikä perusteita uurnavaaliin paluuseen ole.

6 Keskusvaalilautakunta päätti kokouksessaan 2/2015 ( ) esittää edustajistolle syksyllä 2015 toimitettavien edustajistovaalien toteuttamista täysin sähköisenä sekä ennakkoäänestyksen että varsinaisten äänestyspäivien osalta. Edustajisto päätti, että syksyllä 2015 toimitettavat edustajistovaalit toteutetaan täysin sähköisenä sekä ennakkoäänestyksessä että varsinaisina äänestyspäivinä. 14. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan audiovisuaalisen median linjapaperin lakkauttaminen (Peltola) Avskaffande av Aalto-universitetets studentkårs policydokument för audiovisuella medier (Peltola) Discontinuation of Aalto University Student Union's policy paper on audiovisual media (Peltola) Aalto-yliopiton ylioppilaskunnan edustajisto päätti kokouksessaan AYYE 8/2012 lakkauttaa Aatteen alkaen. Päätöksen jälkeen ylioppilaskunnan audiovisuaalisen median linjapaperi on tullut turhaksi ja se on hyvä lakkauttaa. Edustajisto päätti lakkauttaa ylioppilaskunnan audiovisuaalisen median linjapaperin. 15. Muut esille tulevat asiat Övriga ärenden Other emerging matters 16. Kokouksen päättäminen Mötets avslutande Closing of the meeting