Julkisten toimijoiden kehittämishankkeiden rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Julkisten toimijoiden kehittämishankkeiden rahoitus 5.5.2017 DM 1817790 v.3 Copyright Tekes
Projektin vastuullinen johtaja: Lue rahoituspäätös ja rahoitus- ja mahdolliset erityisehdot huolellisesti läpi, jotta osaat toimia niiden mukaisesti Kustannusarvio: mitkä ovat hyväksyttäviä kustannuksia? Onko rahoitus de minimis -avustusta? Käy päätös ja ehdot läpi taloushallinnon/tilitoimiston kanssa ja toimita päätös ja ehdot myös tilintarkastajalle tiedoksi Anna valtuutus raportointia ja tilitystä varten niille henkilöille, jotka tulevat toimimaan projektin asioissa Tekesin asiointipalvelussa Apua saat neuvontapalvelusta puh. 029 505 5051 Ohje raportointiin asioinnissa Lähetä rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus Tekesiin asiointipalvelun kautta Järjestä projektikirjanpito ja työajan seuranta heti, kun projekti on käynnistynyt
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Projektin työaika Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilölle ei ole määritelty työaikaa Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti
Tilitysten yleiset periaatteet Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisestä ja vastaa siitä, että tilitettävät kustannukset kohdistuvat projektiin, ovat projektisuunnitelman mukaisia ja syntyneet rahoituspäätöksessä mainittuna kestoaikana Hyväksyttävien kustannusten tulee olla nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia ja rahoituksen saajan kirjanpidossa Palkkojen ja ostopalveluiden pitää olla maksettu rahana ennen tilitystä Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Tositteita ei tarvitse toimittaa. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen
Hankintamenettelyt Projektissa tehtyihin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja rahoituksen saajan hallinnon antamia ohjeita Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus Hankinnoista on pyydettäessä toimitettava selvitys (kilpailutus tai suorahankinta) Loppuraportin yhteydessä toimitettava riippumattoman tilintarkastajan tarkastusraportti, jossa tilintarkastaja on ottanut kantaa hankintasäännösten noudattamiseen Lue ohje Tekesin nettisivuilla
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta, enintään 11 kk/vuosi/hlö Työntekijä pitää itse työajanseurantaa päiväkohtaisesti, tuntitasolla Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4) Projektista sama palkka kuin muusta vastaavan tasoisesta työstä projektin aikana (maksettu palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, projektiin kuuluva osuus tilitetään Tekesille) Yrityksen johdon ja hallinnon palkat ovat yleiskustannuksia Harkinnan mukaan voidaan hyväksyä suorina kustannuksina, jos tehty työ kohdistuu suoraan projektille Palkkaerittely (Tekesin lomake Y4)
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Henkilösivukustannuksia ovat mm. palkalliset poissaolot: loma-ajan ja sairausajan sekä arkipyhien palkat + lomaraha sosiaaliturvan kustannukset muut työvoimakustannukset (esim. luontoisedut, rekrytointikustannukset, henkilöstökoulutus) Yleiskustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus, enintään 20 % palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä suorina kustannuksina tietotekniikka-, toimisto- ja toimitilakustannukset ja niihin liittyvät poistot johdon ja hallinnon palkat henkilökohtaiset tietokoneet ja matkapuhelimet, työvälineet
Matkakustannukset Verohallinnon määräysten mukaisesti päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista ohje työmatkakustannusten korvauksista verotuksessa matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset kustannukset hyväksytään enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa
Aineet ja tarvikkeet Ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus
Laitekustannukset Pääsääntöisesti projektin käytössä (huom. mm. henkilökohtaiset matkapuhelimet ja tietokoneet ovat yleiskustannuksia, ei laitekustannuksia) Vain projektille kohdistuva osuus Pilvipalvelut tilitetään laitevuokrana Laiteostot Projektiin ostettavan laitteen tai ohjelmiston hankintameno, kun se on pääosin projektin käytössä ja laitteen taloudellinen vaikutusaika on enintään kolme vuotta Jos projektin kestoaika on laitteen taloudellista vaikutusaikaa lyhyempi => hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuus Poistot Projektin käytössä olevien koneiden ja laitteiden poisto-osuus kirjanpidon suunnitelman mukaisena edellyttäen, ettei ole saatu muuta julkista eikä EU:n rahoitusta Vuokrat Projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista
Ostetut palvelut Ulkopuolelta ostettavat suunnittelu- ja tutkimustyöt sekä selvitykset laskutuksen mukaisina Projektin tilintarkastus ja tiedonhankintamenot sekä lisenssin osto voidaan sisällyttää ostopalvelukustannuksiin. Projektissa tarvittavia ohjelmistoja ei kuitenkaan voida sisällyttää ostettuihin palveluihin Meno, joka perustuu ennen projektin alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Lahjoitukset, stipendit ja apurahat sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Hankinnat, jotka on tehty vastoin julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja rahoituksen saajan hallinnon antamia ohjeita eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia
Ostetut palvelut eritellään tilityksessä Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä alle 250 henkilön yritykset Ostetut palvelut kotimaisilta julkisilta tutkimusorganisaatioilta yliopistot, ammattikorkeakoulut ja julkiset (ei yksityiset) tutkimuslaitokset Ostetut palvelut muilta kotimaisilta yrityksiltä / yhteisöiltä ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä yhteisöiltä Ostetut palvelut Euroopan sisämarkkina-alueelta Euroopan talousalue ja Sveitsin valaliiton alue Ostetut palvelut Euroopan sisämarkkina-alueen ulkopuolelta ostot ulkomailta, jotka ovat Euroopan sisämarkkina-alueen ulkopuolella
Yksinkertainen kustannusarvio Rahoitus enintään 150.000 euroa de minimis -rahoitusta => yksinkertainen kustannusarvio Hyväksyttävät kustannukset Rahapalkat teholliselta työajalta Henkilösivukustannukset (enintään 50 % palkoista) Ostetut palvelut Muut kustannukset (enintään 20 % rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta) Muiden kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida
Ostettujen palvelujen erityispiirteet yksinkertaisessa kustannusarviossa Ostettavat palvelut hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina Lahjoitukset ja stipendit sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet Tekesin rahoittamaan tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Rahoituksen saajan on eriteltävä ostetut palvelut sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö Toimittajan nimi ja Y-tunnus Käytetyt hankintamenettelyt Muihin kustannuksiin sisältyviä eriä ei voi tilittää ostetuissa palveluissa (yleis-, matka-, aine- ja tarvike- sekä laiteostot, -poistot ja -vuokrat)
Muut kustannukset Enintään 20 % rahapalkkojen ja ostopalvelujen yhteismäärästä Laskennallinen kerroin sisältää yleis-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset sekä laiteostot, laitepoistot ja -vuokrat Näitä kustannuksia ei voi tilittää palkoissa tai ostettavissa palveluissa Muita kustannuksia ei tarvitse eritellä eikä raportoida eikä näiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon
Kustannukset joita ei hyväksytä Edustuskulut, lahjoitukset, stipendit tai apurahat Liiketaloudellisesta toiminnasta syntyneet kustannukset Tuotantoon, mainontaan, markkinointiin tai myyntiin liittyvät kustannukset, kuten matkat, esitteet, ilmoituskulut tai messut Rahoituskulut Rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin Palkkakustannukset, joihin on saatu palkkatukea Osamaksukaupan ehdoin tehtyjen hankintojen rahoitus-, hallinto-, vakuutus-, korjaus-, huolto- tai muut vastaavat menot Laitteiden vuokraamiseen liittyvät menot siltä osin kuin ne ylittävät kyseisen hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta Projektisuunnitelmaan kuulumattomat kustannukset
Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti
Maksatuksen keskeytys ja/tai takaisinperintä Jos maksatuksen kannalta tarpeellisia tietoja ei ole toimitettu tai ne ovat virheellisiä Jos rahoitusta on käytetty rahoituspäätöksen vastaisesti Jos rahoitusperusteet ovat oleellisesti muuttuneet Esimerkkejä: projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin lupaa, verovelat, taloudellisen aseman oleellinen heikkeneminen, oman pääoman menettäminen kokonaan, yrityssaneeraukseen hakeutuminen Tekesillä on oikeus asiakasta kuultuaan Keskeyttää/lopettaa rahoituksen maksaminen Periä takaisin maksettu rahoitus tai sen osa korkoineen Rahoitusehtojen mukaisesti palautettavalle tai takaisinperittävälle määrälle lasketaan korkoa rahoituksen maksupäivästä alkaen Tekes toimittaa asiakkaalle laskun avustuksen takaisinperinnästä
Muuta Avustuksesta voidaan maksaa enintään 90 % ennen lopputilitystä Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Viranomaisvalvonta: aineisto säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä (myös henkilökohtainen työajanseuranta) De minimis -tuen kokonaismäärän seuranta (max. 200.000 euroa kolmen verovuoden aikana (koko konsernitasolla) Kertymistä seuraa rahoituksen saaja