Humanitaarisen Global Grant hankkeen hakuprosessi piirissä 1420
Global Grant hankkeiden haku piirissä 1420 Oikeus hakea Global Grant apurahoja edellyttää piiriin 1420 kuuluvalta klubilta että, se on rekisteröity yhdistys ja kvalifioitu Memorandum of Understandingin (MoU) mukaisesti ja, että se on tehnyt rahalahjoituksen Rotarysäätiölle (TRF) vähintään kerran kolmen viimevuoden aikana.
TRF:n vaatimukset Global Grant hankkeille Tyydyttävät saajayhteiskunnan tarpeita. Ovat kansainvälisiä ja vähintään kahden klubin järjestämiä. Budjetti on vähintään 30.000 USD. Liittyvät ainakin yhteen Rotarysäätiön keskittämisalueeseen. Edellyttävät saajamaassa toimivan klubin ja saajayhteiskunnan aktiivista osallistumista. Ovat kestäviä ja toimivia. Tulokset ovat mitattavissa myös sen jälkeen, kun Rotary on saanut työnsä valmiiksi. Vahvistavat paikallista osaamista ja resursseja. Antavat pitkäkestoista hyötyä saajayhteiskunnalle.
GG-rahoitteiset hankkeet GG-rahoitteiset hankkeet voivat olla 1. Humanitaarisia hankkeita, jotka lähtevät saajayhteiskunnan tarpeista ja, jotka edellyttävät saajayhteiskunnassa toimivien rotareiden aktiivista osallistumista. 2. Erikoiskoulutusta saajayhteiskunnassa toimiville ammatillisille ryhmille, joita koulutetaan ulkomailla ja, joiden tehtävä on tukea ainakin yhtä Rotarysäätiön keskittämisaluetta. 3. Apurahaa ulkomailla tapahtuvaan akateemisen jatkokoulutukseen ensisijaisesti yhteiskunta- tai taloustieteen alalta ja, joka liittyy ainakin yhteen Rotarysäätiön keskittämisalueeseen.
GG - Humanitaarisen hankkeen osapuolet Suomessa toimivaa Rotaryklubia kutsutaan International Sponsor Partneriksi (ISP) Saajamaassa toimivaa Rotaryklubia kutsutaan Host Sponsor Partneriksi (HSP) Kummallakin osapuolella voi olla partneriklubeja
Hakemuksen vaiheet Hankeidean keksiminen ja tarkistaminen sekä Host Sponsor Partnerin löytäminen. Hankkeen konkretisointi ja sen organisointi. Klubit nimeävät Global Grant- komiteat ja niiden puheenjohtajat, joita kutsutaan Primary Contacteiksi. Vaihe 1 ja Vaihe 2.
Vaihe1 Hakemus tehdään online. Vaiheessa 1 vahvistetaan TRF:lle, että suunniteltu hanke ja sen osapuolet täyttävät TRF:n ja piirin GG-hankkeille asettamat vaatimukset ja edellytykset ja, että osapuolilla on hallussaan tiedot, infrastruktuuri ja kyvyt täyden hakemuksen tekemiseen. Ennen hakemuksen lähettämistä TRF:lle tarvitaan piirin Rotarysäätiökomitean valtuutus. Saadaan TRF:ltä hankenumero.
Hakemuksen tekeminen: Vaihe 1 Kun kirjaudut Member Accessin GG-hakemusjärjestelmään, järjestelmä olettaa että olet yksi hankkeen Primary Contacteista. Ilmoita toimiiko klubisi/piirisi Primary Sponsorina ja ilmoita, toimiiko klubisi Host- vai International-roolissa. Täytä nimesi kaavakkeeseen Primary Contactina. Etsi valikosta komiteajäsenet ja ilmoita missä roolissa he toimivat. Tämän jälkeen systeemi siirtää sinut täyttämään varsinaisen Vaiheen 1 hakemuskaavakkeen, joka sisältää seuraavaa: Saat Rotarysäätiön hankenumeron. Määrittele hankkeelle asetetut tavoitteet, ja ilmoita minkä lajin Global Grantia olet hakemassa: Humanitaarisen hankkeen, Ammatillisen koulutusryhmän vai Akateemisen jatkokoulutuksen apurahaa. Nimeä yksi tai useampia Rotarysäätiön keskittämisalueita, joihin hanke liittyy. Ilmoita Global Grant-komitean jäsenet ja molempien osapuolten Primary Contactit. Ilmoita hankkeen budjetti ja rahoitus (budjetin toteutus). World fundin maksimiosuus syntyy systeemissä automaattisesti. Budjetin ja rahoituksen on täsmättävä, jotta hakemus etenee. Klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU:t. Kun seivaat hakemuksen, järjestelmä lähettää hakemuksen kaikille niille henkilöille, joiden valtuutusta hankkeen hyväksyminen vaatii. Piirin 1420 Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja yhdessä kuvernöörin kanssa auktoroivat hakemuksen.
Pankkitilin avaaminen Saatuaan TRF:ltä luvan jatkaa hakuprosessia vaiheeseen 2, Host Sponsor Partner avaa hankkeelle.
Vaiheessa 2 annettavat tiedot Tavoitteet Selvitys hankkeen kestävyydestä (tulosten kestävyys rotarien poistuttua). Miten hanke tyydyttää saajayhteiskunnan ja sen eri osa-alueiden tarpeita? Miten paikalliset asukkaat osallistuvat hankkeen toteuttamiseen? Miten koulutus järjestetään? (Paikallisten koulutus hankkeen jatkuvuutta ajatellen). Mihin Rotarysäätiön keskittämisalueeseen hanke liittyy ja miten? Miten on aikomus mitata hankkeen vaikuttavuutta, ja miten ja kuka hankkii tiedot? Partnerit Primary Contact henkilöt hankkeessa mukana olevissa klubeissa. Komiteajäsenet eri klubeissa. Yhteistyöorganisaatiot Rotaryn ulkopuolelta. Vapaaehtoismatkustajat (henkilöt, jotka osallistuvat hankkeen toteuttamiseen, mutta maksavat kustannuksensa itse). Rotarien osallistuminen. Budjetti Rahoitus Primary Contactien valtuutus. Piirin Rotarysäätiökomitean valtuutus.
Valtuutukset Molempien osapuolten piirikuvernöörit ja piirien ja Rotarysäätiökomiteat valtuuttavat hakemuksen ennen kuin se lähetetään TRF:lle hyväksyttäväksi.
Hyväksyminen ja varojen siirto Valtuutuksien jälkeen hakemus lähetetään hyväksyttäväksi TRF:lle, joka vastaa aikanaan piirin Rotarysäätiökomitean puheenjohtajalle. ISP siirtää rahoitusosuutensa TRF:lle. TRF maksaa apurahat Host Sponsor Partnerille sitä varten avatulle tilille.
IDEA ja OSAPUOLET VAIHE 1 Kartoitus TRF:n HYVÄKSYNTÄ VAIHE 2 Yksityiskohtainen hakemus TRF:n HYVÄKSYNTÄ JA VAROJEN SIIRTO HSP:n TILILLE
Riski Hakemusprosessissa ei mainita riskianalyysia. Siitä huolimatta on parasta laatia sellainen. Hyvänä lähtökohtana on ulkoministeriön riskilausunto saajayhteiskunnan tilanteesta.