JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitys Hankesuunnitelma v.0.1 06.08.2012 1(9)
Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3 2. Hankkeen kuvaus... 4 2.1 Suosituksen aihe... 4 2.2 Soveltamisala... 4 2.3 Avoimuusperiaatteet... 4 2.4 Hankkeen lopputulokset... 4 2.4.1 Dokumentit ja materiaalit... 4 2.4.2 Työvälineet ja -menetelmät... 5 3. Hankkeen organisaatio... 5 3.1 Hankkeen koordinointi... 5 3.2 JHS-ohjausryhmä... 5 4. Työsuunnitelma ja työmäärät... 5 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt... 9 6. Hyväksymismenettely... 9 Versionhallinta Versio Laatimispäivä Muutokset Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 17.8.2016 Pekka Niemi 06.08.2012 2(9)
1. Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä suositus päivitettiin viimeksi vuonna 2012 vastaamaan tietohallintolain (Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta, 634/2011) tuomiin vaatimuksiin. JUHTAn alaisen jaostotoiminnan muuttumisen ja valmisteluprosessissa havaittujen muutostarpeiden johdosta suositus on syytä päivittää. 1.2 Hankkeen tavoitteet Suositus ohjaa JHS-suositusten valmistelutyötä ja ylläpitoa. Hankkeessa tehdään tarvittavat tekstipäivitykset jaostorakenteen muuttumisen johdosta tarkennetaan palautevastineita ja suosituksen valmistelua palautekierroksen aikana tarkennetaan lakkautuspalautekierrosta tarkastellaan valmisteluprosessin kestoa muutetaan suositushankkeen käynnistämisvaihetta pyritään löytämään keinot huomioida paremmin kehittämisestä vastaavat huomioidaan teknisen eritelmän poistuminen hankintalaista päivitetään suositusten hyväksyntämenettelyä JUHTAn linjausten mukaisesti. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. asiantuntijajaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. Jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteerit ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-ohjausryhmä Hanke toteutetaan ohjausryhmätyyppisesti. Ohjausryhmän kokoonpano on kuvattu kappaleessa 3.2. 06.08.2012 3(9)
2. Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suositus määrittelee menettelytavat julkisen hallinnon suositusten laatimiseksi. Suositus määrittelee sen, millä tavoin ja kenelle JHS-työstä on tiedotettava, miten suositusluonnos hyväksytetään ja missä muodossa valmis JHS-suositus julkaistaan. 2.2 Soveltamisala Suositus koskee JHS-työn prosessia ja kaikkia JHS-suosituksina julkaistavaksi aiottuja dokumentteja, niiden laadintaa, hyväksyntää, julkaisua ja ylläpitoa. JHS-järjestelmän kohteena ovat kaikki julkisen hallinnon tietohallinnon palveluiden tuottamiseen ja käyttöön liittyvät toimintatavat, tietotekniset ratkaisut ja olemassa olevien tietovarastojen hyödyntäminen. Sisällöltään JHS voi olla julkisessa hallinnossa tai jollain sen osa-alueella käytettäväksi tarkoitettu yhtenäinen menettelytapa, määrittely tai ohje. JHS-suositusten käyttäjinä ovat useimmissa tapauksissa tietohallinnon ja tietotekniikan ammattilaiset, toiminnan kehittäjät ja hankinnoista vastaavat henkilöt julkisessa hallinnossa tai julkiselle hallinnolle tietotekniikkaratkaisuja ja -palveluita tuottavissa yrityksissä. Suositus on usein luonteeltaan myös sellainen, että sillä on käyttöarvoa julkisen hallinnon organisaation toimintaa ja tietohallintoa ohjaaville ja kehittäville henkilöille. 2.3 Avoimuusperiaatteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.4 Hankkeen lopputulokset 2.4.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Hankesuunnitelma o sisältää JHS-suositushankkeen työsuunnitelman, resurssit ja aikataulun JHS-suositus Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma o kuvaus suosituksesta o esitys käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä toimenpiteistä o kuvaus valmistelusta (palautekierros, jäsenet, mahdolliset keskustelutilaisuudet) Palautelomake Palauteyhteenveto Lisäksi kullekin JHS-suositukselle luodaan oma internet-sivu, jonka ylläpidosta vastaa JHS-hankekoordinaattori. 06.08.2012 4(9)
2.4.2 Työvälineet ja -menetelmät JHS-suosituksen valmistelun aikana luonnoksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan hankkeen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi). Palautekierros toteutetaan sähköisesti. Kootut palautteet käsitellään ohjausryhmässä. 3. Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi : JHS-hankekoordinaattori: Pekka Niemi, pekka.niemi(at)vm.fi Anna Tuominen, anna.tuominen(at)netum.fi 3.2 JHS-ohjausryhmä Ryhmän vetäjä: Ryhmän editori: Ryhmän jäsenet: Sami Kivivasara Pekka Niemi Heli Mikkelä Sirpa Mäntynen Jani Heikkinen Antti Vertanen Tuula Seppo Jari Kallela Anne Kauhanen-Simanainen 4. Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, arvioitu aikataulu ja vaiheiden vastuuhenkilöt. Harmaalla merkittyihin kohtiin ei välttämättä tarvita aikataulutusta. 06.08.2012 5(9)
Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu 1.1 Hankesuunnitelman laatiminen. Työryhmän vetäjä, editori ja JHShankekoordinaattori 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. JHS-hankekoordinaattori, 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen asiantuntijajaostossa. 9/2016 Editori 3. Luonnoksen valmistelu 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen asiantuntijatyöskentelynä. Tarvittaessa luonnoksen väliversioiden esittely asiantuntijajaostolle. 9/2016 12/2016 Editori 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. 1/2017 2/2017 ja JHS-hankekoordinaattori 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. 2/2017 Editori, mahdollisesti ohjausryhmä 4. Palautekierros 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen ja palautekierroksen toisen vaiheen järjestäminen. 3/2017 JHS-hankekoordinaattori, 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. 3/2017 4/2017 Editori, mahdollisesti ohjausryhmä 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunni- 4/2017 Editori 06.08.2012 6(9)
telman laatiminen. 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) Asiantuntijajaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 4/2017 JHS-hankekoordinaattori, 5. Luonnoksen käsittely Asiantuntijajaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely asiantuntijajaoston kokouksessa. 4/2017 Editori 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. 5/2017 Editori 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHS-uutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. 5/2017 5/2017 JHS-hankekoordinaattori, ja JHS-hankekoordinaattori Alla olevassa taulukossa on kuvattu suosituksen laatimisen arvioitu työmäärä konsulttityön osalta. Työryhmän jäsenten ja asiantuntijoiden työmääriä ei erikseen ole arvioitu. Vaihe Tehtävät Työmääräarvio (Netum konsultointi Oy) 1.1 Hankesuunnitelman laatiminen. 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen asiantuntijajaostossa. - 06.08.2012 7(9)
3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. - 3. Luonnoksen valmistelu 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. JHS-hankekoordinaattori 2,0 htp 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. JHS-hankekoordinaattori 2,0 htp 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen, palautekierroksen toisen vaiheen käynnistäminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4. Palautekierros 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) asiantuntijaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 5. Luonnoksen käsittely asiantuntijajaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely Asiantuntijajaoston kokouksessa. - 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. - 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHSuutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. 06.08.2012 8(9)
YHTEENSÄ 8,3 htp 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankkeessa noudatettavat käytännöt on kuvattu JHS-suosituksen valmisteluoppaassa. 6. Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Tiivis työohje löytyy myös JHS-suosituksen valmisteluoppaasta. 06.08.2012 9(9)