ISA-auktorisoinnin taloyhtiöille tuomat hyödyt Taloyhtiö 2015 -tapahtuma Helsingin Messukeskus, 15.4.2015 Jarmo Asikainen asiamies, VT, MBA
Isännöinnin Auktorisointi ISA ry Yhdistys perustettu vuonna 1987 Auktorisoinnin uudistus ja yhdistyksen nimen muuttaminen vuonna 2010 2 taustajärjestöä Suomen Kiinteistöliitto ry Suomen Isännöintiliitto ry Hallitus koostuu taustajärjestöjen nimeämistä edustajista Auktorisointitoimikunta koostuu ulkopuolisista asiantuntijoista
ISA:n tehtävät Auktorisoi ja valvoo määrätyt edellytykset täyttäviä isännöintiyrityksiä auktorisointikriteeristö Hyvä isännöintitapa isännöinnin eettiset ohjeet ulkoistettu auditointi (DNV GL), 3 auditoijaa Edistää ammattimaista ja kehittyvää isännöintiä Edistää pitkäjännitteistä kiinteistöjen ylläpitoa
Auktorisoidut 2015 Auktorisoituja toimipaikkoja 207 Ryhmäauktorisoituja ketjuja 7 Joilla 103 toimipaikkaa Ajantasaiset tiedot löytyvät ISA:n verkkosivuilta: www.isa-yhdistys.org
Miksi ISA? Isännöintitoiminnan harjoittamiselle ei ole laissa asetettuja kelpoisuusvaatimuksia eikä toimintaa valvo yksikään viranomainen: vrt. esim. kiinteistönvälitys ja tilintarkastus Isännöinnissä osaamisen merkitys korostuu: auktorisoiduille asetettu selkeät auktorisointivaatimukset, jotka on täytettävä ISA valvoo auktorisoituja isännöintiyrityksiä vuosiilmoitusten, yhteisöjen auditointien ja valvontamenettelyn kautta.
Auditointi: 3 päävastuullista sopimusauditoijaa (DNV GL, ent. Det Norske Veritas) Auditointi suoritetaan joka 3. vuosi (välivuosina auditoinnin itsearvio) Koko päivän kestävä tapahtuma, jossa yrityksen toimintatavat ja kriteerien täyttyminen käydään perusteellisesti läpi. Auditoija kirjaa ylös tehdyt havainnot: Vaatimus täyttyy Hyvät käytännöt Parannusmahdollisuudet Poikkeamat Auditoija toimittaa ISA:n auktorisointitoimikunnalle raportin hyväksytystä auditoinnista. Tämä edellyttää, että mahdollisesti havaitut poikkeamat on korjattu hyväksyttävällä tavalla. ISA:n auktorisointitoimikunta hyväksyy ja päättää auktorisointien jatkamisesta auditoijan suositusten mukaisesti.
Valvonta: Kantelu voidaan tehdä, mikäli kantelija katsoo, että isännöintiyritys on menetellyt: ISA ry:n hyväksymien hyvää isännöintitapaa koskevien ohjeiden (HIT) vastaisesti, tai isännöintiyrityksen toiminta ei muuten täytä auktorisointiedellytyksiä. Kirjallinen menettely joka käynnistyy vapaamuotoisella kantelulla: tehtävä kirjallisesti ja siinä on riittävän selkeästi yksilöitävä se tai ne toimenpiteet tai laiminlyönnit, joihin isännöintiyrityksen katsotaan syyllistyneen. ISA ry voi erityisestä syystä myös omasta aloitteestaan harkintansa perusteella ottaa käsiteltäväkseen valvonta-asian, jonka se on saanut tietoonsa esimerkiksi tiedotusvälineiden kautta tai muun kuin kanteluun oikeutetun tahon yhteydenoton perusteella.
Kantelun tehdä yhtiön hallitus tai tilin- tai toiminnantarkastaja Kun auktorisointitoimikunnan tarpeellisiksi katsomat selvitykset on tehty, toimikunta tekee asiasta päätöksen. Päätöksessä selostetaan tapaus, annetaan perustelut sekä ilmoitetaan asiassa annettu ratkaisu: Huomautus Varoitus Auktorisoinnin tilapäinen poisto tai peruuttaminen Ei seuraamusta Valvontaratkaisujen tiivistelmät löytyvät ISA:n verkkosivuilta: www.isa-yhdistys.org
Vuosi-ilmoitus: Auktorisoidut ovat velvollisia toimittamaan ISA:lle vuosittain tiedot: Henkilöstöstä, vastuuhenkilöistä ja yhteystietojen muutoksista Verovelkatodistuksen Vakuutuskirjan Viimeisen vahvistetun tilinpäätöksen Auditoinnin itsearvion
Auktorisoinnin edellytykset
Yleisinä edellytyksinä mm.: Toiminut isännöintialalla vähintään 2 vuotta kaikkien ISA-yrityksen isännöintityötä tekevien henkilöiden on myös suoritettava vähintään isännöinnin ammattitutkinto Vakaa taloudellinen asema Verot ja lakisääteiset maksut oltava suoritettuna Yrityksellä on kattava vastuuvakuutus Esine- ja henkilävahingoissa väh. 500 000 euroa Varallisuusvahingoissa väh. 170 000 euroa Yrityksellä on HTM-,KHT tai JHTT-tilintarkastaja Yritys on sitoutunut ISA:n valvontamenettelyyn ja noudattaa hyvää isännöintitapaa
Tukitoiminnot, johtaminen ja resurssit Asiakirjoja on säilytettävä turvallisesti ja järjestelmällisellä tavalla Yrityksellä tulee olla selkeät laatutavoitteet minkä lisäksi asiakastyytyväisyys tulee selvittää säännöllisesti Asiakasyhtiöillä tulee olla nimetty vastuuhenkilö ja toimiva varahenkilöjärjestelmä Työntekijöiden toimenkuvat tulee määritellä, perehdytys on järjestettävä tarkoituksenmukaisella tavalla minkä lisäksi henkilöstön koulutus ja osaaminen on dokumentoitava
Isännöinti Isännöintikohteiden luovutus ja vastaanotto tehdään dokumentoidusti Kokousten pöytäkirjat laaditaan viipymättä Asiakasyhtiöiden turvallisuudesta on huolehdittu asianmukaisesti Avainturvallisuus Pelastussuunnitelmat Muut merkitykselliset viranomaismääräykset Asiakasyhtiöiden rahaliikenne hoidetaan asianmukaisesti Asiakasyhtiöiden tiedot pidetään ajan tasalla Mm. isännöitsijäntodistus
Taloushallinto ja myynti Asiakasyhtiöiden omaisuudenhoito tulee olla suunnitelmallista Energiatodistukset Korjaustarveselvitykset Tarjoukset ja sopimukset tehtävä kirjallisesti Yrityksen on varmistettava ennen tarjousten jättämistä, että sillä on riittävät resurssit suoriutua tarjotusta tehtävästä
Viestintä ja hankintatoimi Asiakkaille tulee järjestää toimiva tapa antaa palautetta joka tulee kirjata ja käsitellä tarvittavien toimenpiteiden määrittämiseksi Asiakasyhtiöiden hankinnat tulee kilpailuttaa asianmukaisella tavalla
Miksi valita ISA-auktorisoitu isännöintiyritys? ISA auktorisointi auttaa varmistamaan, että isännöintitoiminta täyttää edellä mainitut toiminnan vaatimukset Auktorisoidut ovat sitoutuneet toimintansa jatkuvaan kehittämiseen
Isännöinnin Auktorisointi ISA ry Eteläranta 12, 7. krs 00130 HELSINKI Puhelin: (09) 3511 370 Telefax: (09) 5860 7511 www.isa-yhdistys.org Kiitos ja tervetuloa ISA:n messuosastolle! Info 8