.Sosialidemokraattisen Opiskelijanuorison Keskusliitto 4. linja 3-5 F, 00530 Helsinki 53 puh. 753 9449 ja 753 9279 Ps-tili 139313-0 TALOUDENHOIDON OHJESÄÄNTÖ I Luku Yleistä 1* Suomen Sosialidemokraattisen Opiskelijanuorison Keskusliitto ry:n, josta tässä ohjesäännössä käytetään nimeä liitto, taloudenhoidossa ja kirjanpidossa on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain, Opetusministeriön ohjeiden, liitojen sääntöjen lisäksi tämän oh-* ' jesäännön määräyksiä* 2. Liiton sääntöjen mukaan liiton päättävänä elimenä on liittokokous*5 5. 4. Liiton toimeenpanevana elimenä ja lainmukaisena hallituksena toimii liitt toimikunta* Liittotoimikunta vastaa liiton omaisuudesta ja liiton taloudenhoidon johtamisesta sekä valvoo liiton taloudenhoidosta huolehtivien henkilöiden toimintaa* Liittotoimikunnan työvaliokunta voi pakottavissa tapauksissa taloudenhoitajan tai taloudesta vastuussa olevan henkilön.esityksestä ratkaista taloudenhoitoon liittyviä asioita ohjesäännöstä poiketen* Tällaisesta ratkaisusta on tehtävä perusteltu ilmoi-' tus lähinnä seuraavalle liittotoimikunnan kokoukselle» Liittotoimikunnan on ilmoitettava yhdistysrekisteriin sääntömuutokset, liiton nimenkirjoittajat sekä muut asiaankuuluvat, seikat* Liiton puolesta kantaa ja vastaa liittotoimikunta. Liiton säännöissä mainitut nimenkirjoittajat allekirjoittavat liittoa koskevat sopimukset ja muut asiakirjat» Liiton puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, jotta se olisi liittoa sitova, sisältää Suomen Sosialidemokraattisen Opiskelijanuorison Keskusliitto ry:n täydellisen nimen ja allekirjoitfeajien omakätisen nimikirjoituksen.
5. 6. 7. Liiton jäsenyhteisöistä pitää liittotoimikunnan määräämä henkilö joko sidottuna kirjana tai irtokortistona olevaa luetteloa. Liiton toiminta rahoitetaan liittomaksuilla, toiminnan tuotoilla sekä saatavilla avustuksilla ja lahjoituksilla. Liitolla on oikeus vastaanottaa jälkisäädöksiä ja lahjoituksia, omistaa ja hallita irtainta ja kiinteää omaisuutta ja kerätä asianmukaisella luvalla varoja tarkoituksensa toteuttamiseksi. Liiton perusjärjestöjen on suoritettava jäsenmaksua sääntöjen 7 mukaan. 8. Liittotoimikunta valitsee taloudenhoitajan, kirjanpitäjän, kassanhoitajan tai muun taloudenhoidosta vastaavan henkilön tai henkilöt. Edellämainittujen henkilöiden tehtävänä ons - 1. hoitaa huolellisesti liiton taloutta ja panna täytäntöön liittotoimikunnan ja työvaliokunnan taloudenhoitoa koskevat päätökset, 2. valmistaa yhdessä liittotoimikunnan työvaliokunnan kanssa ehdotus liiton talousarvioksi, 3. samoin ehdotus liiton seuraavan liittokokouskauden talousarvioksi, 4. tehdä ehdotus liiton tilinpäätökseksi, 5. huolehtia liiton omistamista arvopapereista, 6. antaa maksumääräykset yhdessä liiton pääsihteerin tai muun liittotoimikunnan tehtävään valtuuttaman kanssa kaikista liiton menoista, sekä hyväksyä tulo ja menotositteet, 7. huolehtia liiton kirjanpidosta, 8. laatia ja esittää liittotoimikunnalle sen pyytämät liiton taloutta koskevat selonteot, 9. tarkastettava, että liittotoimikunnan ja työvaliokunnan pöytäkirjoissa on liiton muuta toimintaa koskevien päätösten lisäksi todettu talouteen liittyvät tapahtumat kuten palkkausta koskevat asiat, avustukset, lahjoitukset, keräyksien yms. tulokset, lainanotot, rahannostovaltuudet, talousarvion toteutuminen sekä muut huomattavat talouteen liittyvät tapahtumat, 10. tehdä aloitteita taloudenhoidon kehittämiseksi ja 11. toimia muullakin tavoin liiton taloudellisen tilan hyväksi.' 2.
3 9. Liiton työntekijöiden sisäisessä työnjaosta, työajoista ja muista työsuhteeseen liittyvistä asioista säädetään erikseen liittotoimikunnan vahvistamassa toimisto-ohjesäännössä. II Luku 11. 12. Talousarvio 10. Liittotoimikunnan on laadittava ja esitettävä liittokokoukselle seka kuluvan vuoden että koko liittokokouskautta käsittävät talousarviot. Liittokokouskautta koskevasta talousarviosta tulee riittävän yksityiskohtaisesti selvitä liiton varsinaisen toiminnan toimintasektoreista koulutus-, opinto-, julkaisu-, tiedotus-, ja kansainvälisen toiminnan meno- ja tuloennusteet. Lisäksi siitä tulee selvitä palkallisten toimihenkilöiden määrällinen ja palkkataso ennuste samoinkuin liiton toiminnan vaatimien pitkävai- kutteisten menojen ennuste. Varainhankinnan ym. tulojen kehitysennuste tulee perustua varovaisuuteen. Liiton rahoitus- ja vaihto-omaisuus pitäisi pyrkiä pitämään niin suurena että se kattaa liiton velat. Työvaliokunnan tulee vuosittain vähintään kuukautta ennen liittoneuvoston syyskokousta valmistella ja esittää liittotoimikunnal le seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan perustuva ehdotus liiton talousarvioksi seuraavaa varainhoitovuotta varten. Talousarviossa on menot ja tulot esitettävä erikseen varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan sekä yleisavusten osalta. Varsinaisen toiminnan tulot ja menot on lisäksi esitettävä toiminnan- aloittain kuten esim. koulutus-, opinto-, julkaisu-, tiedotus- ja kansainvälinen toiminta sekä keskustoimisto ja hallinto. Talousarvio on laadittava kassa- ja bruttoperiaatetta noudattaen riittävän yksityiskohtaiseksi ja havainnolliseksi. Talousarviosta tulee selvitä mm. odotettavissa olevat avustukset, liittomaksut, lainojen nostot ja takaisinmaksut sekä keräyksillä yms. koottavat varat, sanoin kuin se miten ne käytetään. Liittotoimikunnan on hyvissä ajoin laadittava tuloista ja menoista perusteltu talousarvio ja esitettävä se sääntöjen mukaisesti liittoneuvoston syyskokouksen vahvistettavaksi.
13. Taloutta on hoidettava säästäväisesti hyväksytyn talousarvion mukaisesti. Työvaliokunnan tulee tehdä liittotoimikunnalle talousarvion muutosehdotus mikäli liiton toiminta tätä edellyttää. III Luku Menot, tulot ja varojen hoito 14. Liiton laskut ja muut velvoitteet hyväksyy henkilökohtaisesti nimikirjoituksellaan tai -merkillään taloudenhoitaja tai muu taloudenhoidosta vastaava henkilö tai hänen estyneenä ollessaan liittotoimikunnan tähän tehtävään valitsema henkilö. Edustus- laskut ja taksikuitit hyväksyy työvaliokunta. Laksujen hyväksyjän on tarkistettava että se on liiton toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Laskujen hyväksyjä voi halutessaan tuoda myös muita tarpeellisiksi katsomiaan laskuja työvaliokunnan hyväksyttäväksi. Matkakustannusten korvaamisesta säädetään erillisessä liittotoimikunnan hyväksymässä matkustusohjesäännössä. 15. Maksumääräyksen antaa taloudenhoitaja ja pääsihteeri tai muu 16. liittotoimikunnan valtuuttama. Maksumääräyksen antajan on tarkastettava ja tutkittava - että velkomus perustuu tehtyihin päätöksiin, tilauksiin tai sopimuksiin - että tositteesta käy riittävän yksityiskohtaisesti selville tavaroiden tai työsuoritusten laatu, paljous, yksikköhinnat sekä mahdolliset alennukset ja että nämä kaikki ovat oikeat. Liiton kassaa hoitaa liittotoimikunnan tehtävään määräämä henkilö? Ennen maksun suorittamista on tarkastettava, että laskutoimitukset ovat oikeat, että menotosite on päivätty, että meno on hyväksytty ja maksumääräys annettu. Suorituksesta on vaadittava kuittaus päiväysmerkintöineen. Liiton omaisuutta ja vakuuksia saa luovuttaa vain asianomaisella luvalla ja kuittausta vastaan.
1?. Maksut on yleensä suoritettava pankki- tai postisiirron välityksellä liiton tilejä käyttäen. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun asiakirjaan. 1 8. Otot ja siirrot liiton pankki- ja postisiirtotileiltä on liittotoimikunnan valtuuttamain kahden henkilön allekirjoitettava. Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin tai muuhun rahalaitokseen liiton tilille taikka niitä tililtä nostettaessa tai siirrettäessä tililtä toiselle on tositteena käytettävä rahalaitoksen antamaa kuittia tai tiliotetta. Rahalaitoksesta saapunneet tiliotteet on viipymättä tarkastettava ja verrattava kirjanpitoon. Pankki- ja postisiirtotiliotteet on vuosittain koottava aika- ja numerojärjestykseen erilliseen kansioon ja säilytettävä kuten tosite 19. ' Maksun suorittajalle on annettava juoksemalla tarkastusnumerolla varustettu, maksun saajan allekirjoittama, päivätty kuitti, jossa maksun peruste, määrä ja maksaja on selvästi ilmoitettu ja johon otetaan maksajan nimikirjoitus. Ellei maksajan nimikirjoitusta ole mahdollista saada, on kuittiin otettava jonkun läsnäolevan henkilön varmennus. " Milloin tarkoituksenmukaisuussyyt niin vaativat, taloudenhoidosta vastaava voi kuitenkin määrätä maksu 2 0. 2 1. 22. jen vastaanottamisessa noudatettavaksi muunkinlaista menettelyä. Tilausmaksut ym. tulot on pyrittävä perimään tarkoitusta varten laaditttuja, valmiiksitäytettyjä pankki- tai postisiirtolomakkeita tahi postiennakkolähetyksiä käyttäen. Rahankeräystä tms. järjestettäessä on noudatettava niistä annettuja säädöksiä ja ohjeita, sekä aina laadittava riittävästi eritelty tilitys tuloista ja menoista sekä tuloksesta. Liiton käteisvarat tulee pitää mahdollisimman pieninä. Kaikki maksuna saatavat shekit on talletettava välittömästi liiton pankkitilille käyttämättä niitä maksusuorituksiin. Liiton rahavarat ja arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista. 5.
25. Liittotoimikunta päättää pankkitilien ja postisiirtotilien avaamisesta ja lopettamisesta. 6 17 Luku Kirjanpito 24. Liiton on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa kirjanpitolaissa ja -asetuksessa säädettyjä periaatteita noudattaen ottaen lisäksi huomioon Opetusministeriön ohjeet sekä tämän ohjesäännön erityismääräykset 25. Liittotoimikunta määrää taloudenhoidosta vastaavan henkilön esityksestä, mitä tilikirjoja käytetään. 26. Liiton toiminta jaetaan varsinaiseen toimintaan ja varainhankintaan. Varsinainen toiminta on jaettava toiminnanaloittain huomioonottaen toiminnanalan merkitys ja laajuus suhteessa koko varsinaiseen toimintaan. Toiminnanaloiksi on erotettava ainakin koulutus-, opinto-, julkaisu-, tiedotus- ja kansainvälinentoiminta sekä keskustoimisto ja hallinto. 27. Kassakirjaan on päivittäin kirjattava lopullisesti tulot ja menot Rahalaitostilit on täsmättävä aina saldoilmoituksen saapumispäivänä kuitenkin vähintään kerran kuussa. 28. Kirjanpito on hoidettava huolellisesti ja hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilitapahtumat on kirjattava säännöllisesti aikajärjestyksessä. Tilijärjestelmän tulee olla selkeä ja kirjanpidosta saatavien tietojen vertailukelpoisia talousarvioon. Tilien sisältö tulisi jatkuvasti pitää samana. Kirjaukset suoritetaan maksuperustetta käyttäen, joka on viimeistään tilinpäätöksessä korjattava suoriteperusteiseksi. *
V L u k u. T i l inpäätös 7; 29. * Liiton tilit päätetään kalenterivuosittain. T a l oudenhoidosta v astaavan h e n k i l ö n on riittävän ajoissa annettava liittotoimikunnalle tarpeellisine t ase erittelyineen ehdotuksensa liiton tilinpäätökseksi. 3 0...... Liittotoimikunnan hyväksyttyä tilinpäätösehdotuksen, kirjoitetaan tasekirjaan tuloslaskelma ja tase sekä luettelo käytetyistä tilikirjoista, jonka liittotoimikunnan jäsenet vahvistavat päiväyksin ja allekirjoituksin. L i i t t o t o i m i k u n n a n on liiton sääntöjen 19 m u k a a n vähintään kaksi viikkoa ennen liittoneuvoston kevätkokousta jätettävä tilit liitteineen t i l c n t a rkastajien tarkastettavaksi. L i i t t o t o i m i k u n n a n on esitettävä tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto liittoneuvoston kevätkokoukselle h y v ä k s y m i s t ä ja v a h vistamista sekä vastuuvapauden m y ö ntämistä varten. VI L u k u T i l i n t a r k a s t u s 31. L i i t o n s ä ä n t ö j e n '13 m u k a a n valitsee varsinainen liittokokous kaksi esteetöntä ja p ä t e v ä ä h e n k i l ö ä tilintarkastajiksi ja heille h e n kilökohtaiset varamiehet t a rkastamaan k u l u v a n liittokokouskauden t i l e j ä ja hallintoa. Liittotoimikunta n i m e ä ä liitolle tositetarkastajiksi tilintarkastajien hyväksymät henkilöt. Tositetarkastajien t e h t ä v ä n ä on liiton tilien ja kirjanpidon valvonta sekä k a s s a n ajoittainen tarkastus. 32. Liittotoimikunta on velvollinen antamaan tilintarkastajien k ä y t e t t äväksi k a i k e n sen aineiston, jonka n ä m ä katsovat t a rvitsevansa tarkastuksessa, kuten kirjanpidon tilikirjoineen ja -kortistoineen, tositeaineiston, pankki-, vakuutus- ja velkakirjat, pöytäkirjat, jäsenluettelon ja t o i m i n t a k e r t o m u k s e t, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset, viranomaisten antamat luvat sekä muut asiakirjat, joilla on merkitystä arvosteltaessa liiton t o i mintaa. 33.. Tilintarkastajien on todettava, että liiton toiminnassa on noudatettu yhdistys- ja kirjanpitolakia, liiton sääntöjä ja myös tä-
8. 34. 35? 36. män ohjesäännön määräyksiä, Tilintarkastajien tulee perehtyä liittokokousten pöytäkirjoihin ja todeta, onko niiden päätöksiä noudatettu ja enkö pöytäkirjat asianmukaisesti tarkastettu ja allekirjoitettu. Heidän tulee perehtyä myös liittotoimikunnan antamaan toimintakertomukseen seka liittotoimikunnan työvaliokunnan ja liittoneuvoston pöytäkirjoihin. Tilintarkastajien on todettava, että päätösvaltaisuutta vastaava määrä liittotoimikunnan jäseniä on allekirjoittanut tasekirjansa olevan tuloslaskelman ja taseen. Tuloslaskelma ja tase on lisäksi varustettava tilintarkastajien allekirjoittamalla todistuksen siitä, onko se laadittu hyvän kirjanpitotavan mukaan. Tilintarkastajien on annettava toimittamastaan tarkastuksesta kertomus, jossa on mainittava tilintarkastajien saama käsitys liiton hallinnosta, kirjanpidosta ja taloudellisesta asemasta sekä talousarvion toteuttamisesta. Kertomuksesta tulee käydä selville myös tilintarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen nähden. Kertomuksessa on myös mainittava onko tilinavaus oikein suoritettu, ovatko kassavarat, pankkitalletukset ja -velat yhtäpitävät tilien ja pankkien ilmoitusten kanssa, perustuvatko kirjanpidon viennit asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin ja ovatko ne oikein suoritettuja, ovatko arvopaperit yhdistyksen hallussa, ovatko vakuudet kunnossa, onko kirjanpito ja taloudehoito tarkoituksen mukaisesti järjestetty ja talous huolellisesti hoidettu, onko avustukset käytetty avustusehtojen mukaisesti ja onko tilinpäätös oikein laadittu, jolloin samalla numerollinen vuositulos on mainittava. V U Luku Erinäisiä määräyksiä 37. Tästä talousohjesäännöstä on liittokokouksessa valituille tilintarkastajille ja muille asianomaisille viipymättä annettava tieto.
g 9. 38. 39. Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää liittotoimikunta. Tämä ohjesääntö astuu voimaan 01-10-1980.