AHOT-työpaja 29.11.2013 Jyväskylän yliopisto Rikupekka Oksanen
Agenda Sovelluksen nykytila 9.00-9.15 Katsaus ensi vuoteen: 9.20 Monen kohteen hakemus: 9.30 Galleriakävely: 9.40-10.30 Toiminnallisuuksien läpikäyntiä ja Hands on -demo Purku Prosessien vertaaminen 10 min + purku 5 min Yhteenveto ja seuraava tapaaminen
Sovelluksen nykytila Demopalvelin: http://demo.tiptop.csc.fi/ Kehityspalvelin: http://tiptop01.csc.fi/
AHOT-dokumentaatio AHOT-wikisivut Viimeisin AHOT-työpaja hankkeessa: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage. action?pageid=36604410 Käyttäjätarinat ja prioriteetit
Katsaus ensi vuoteen Opintotietojärjestelmien ohjausryhmä priorisoi TIPTOP-Hanke päättyy maaliskuussa 2014: Monikohteinen hakemus Hakemuksen täydentäminen Osaamispankki -> Korvaavuushakemus alusta loppuun Hanke jatkuu kesäkuulle 2014: Sisällyttäminen Ulkoasun ja käytettävyyden hiomista Hakemuksen antaminen toiselle yms.
Katsaus ensi vuoteen Projektille haetaan lisäaikaa heinäkuun 2014 loppuun asti. Pääfokus jatkoajalla on valtakunnallisessa ahot-palvelussa ja sen saamiseksi mahdollisimman tuotantovalmiiksi. Tavoitteena edelleen, että kehitetty kokonaisuus sopii mahdollisimman monelle.
Hakemus, jossa on monta kohdetta Tarve on kuitenkin olemassa, pitää pystyä tekemään hakemus, jossa on monta kohdetta Osahakemuksia pitää pystyä hyväksymään/käsittelemään erikseen Alkuperäinen ajatus monikohteisesta hakemuksesta oli hankala toteuttaa/ymmärtää Asiaan liittyvä dokumentaatio Uusi ajatus: hakemuksissa on aina vain yksi kohde, mutta hakemuksista voi muodostaa hakemusryhmän
Hakemus, jossa on monta kohdetta
Hakemus, jossa on monta kohdetta Esim. Opiskelija tekee hakemuksen jossa koittaa korvata kurssit VIE123 ja VIE124 laajemmalla kurssilla VIESTI444 toisesta korkeakoulusta Tallennuksessa hakemus jakautuu kahdeksi hakemukseksi. Hakemukset näytetään listassa erillisiä, mutta niiden välinen yhteys korostetaan Hakemuksen tarkastelunäkymissä on selkeät linkit saman hakemusryhmän muihin hakemuksiin.
Galleriakävely Eri rasteja Sovelluksen kokeilua Käyttöliittymien pohtimista Pohdintaa Jakaudutaan ryhmiin Aikaa 7min/ 5 min/ rasti Merkataan kommentit muistilappuihin
Sovelluksen kokeilurastit: oppija 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tarkastele hakemuslistausta Aloita uuden korvaavuushakemuksen tekeminen Tee hakemus, jossa haet korvaavuutta kurssille KIRP1 Johdatus kirjallisuuden poetiikkaan 5 op ja sinulta löytyy aiemmista opinnoista kurssi KIRP1 Johdatus kirjallisuuden poetiikkaan 5 op Lisää perustelut Lisää liite (testidokumentti.docx) Lähetä hakemus käsiteltäväksi Tarkastele käsiteltyä hakemusta (jos sellaisia on)
Sovelluksen kokeilurastit: käsittelijä 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tarkastele hakemuslistausta, yleissilmäys Tarkastele listasta erilaisia hakemuksia Ota käsittelyyn yksi hakemus Hyväksy hakemus perusteluineen Ota käsittelyyn toinen hakemus Hylkää hakemus perusteluineen Kommentteja?
Käsittelijä pyytänyt oppijaa täydentämään
Huomioita täydennyksestä (oppija) Tämä näkymä on suht selkeä
Täydennykseen liittyvä viestintä
Huomioita täydennyksestä (käsittelijä) Epäselvää mihin kohteeseen perustelut liittyvät On epäselvää, millä aiemmin hankitulla osaamisella on haettu mitäkin hyväksilukua Millä aiemmin hankitulla osaamisella on myönnetty mitäkin korvaavuuksia
Oppijan hakemuslistaus
Huomioita oppijan hakemuslistauksesta Hakemuksen poistaminen?
Käsittelijän hakemuslistaukset
Huomioita käsittelijän hakemuslistauksesta Haku tarpeen: opiskelijan nimellä, kurssin koodilla, käsittelijä/hyväksyjä, käyttäjätunnus/opiskelijanumero Arkistointi vuosittain? Pitäisikö listassakin näkyä aiempi osaaminensarake? (ei pelkkä kohde)
Pohdinta: hyödyt Miten te näette AHOTin potentiaaliset kustannushyödyt? Sujuvoittaisiko sähköinen järjestelmä käsittelyä? kuinka paljon menee manuaalisesti hakemusten käsittelyyn aikaa, hakemustyyppeinä korvaaminen ja sisällyttäminen. Tuleeko hyötyjä prosessin sähköistämisestä edes osittain? Esim. hakemusten vastaanottaminen sähköisesti.
Pohdinta: hyödyt - vastauksia Sujuvoittaisi jo osittain sähköisenä *2 Sähköisen hakemuksen käsittely voi olla haastavaa opeilla ja proffille, jos kukaan ei tuo paperia nenän eteen -> hälytysviesti spostiin Päätökset säilyvät sähköisesti tarvittaessa pidempään kuin 10 vuotta. Green Office Käsittelyprosessi nopeutuu + vakiomuotoiset hakemuset (esim. nimet oikein) Opiskelijalle hyödyllinen jos taustatiedot valmiina (Virta ja OPS/HOPS)
Pohdinta: hyödyt - vastauksia 2 Paperilla voi olla huono käsiala - sähköinen: selkeä Kieliversiot fi/en? Mitä enemmän sähköinen sen parempi -> olettaen että järjestelmä on joustava eikä kankea Hakemuksen osoittaminen toiselle tärkeä
Pohdinta: Priorisointi Arvioi kaikki kohdat asteikolla 1-3: 1: tärkeä, 3: nice to have Ominaisuus Osaamispankin kerryttäminen muun osaamisen osalta Sisällyttämishakemus Hakemuslistausten viimeistely: haku, lajittelu ja suodatustoiminnot Ulkoasun ja käyttökokemuksen viimeistely AHOT-vastaavuustietokannan kerryttäminen Hakemuksen tyypin vaihtaminen kesken käsittelyn Oppija: Hakemuksen täydentäminen pyydettäessä Hakemuksen sulkeminen/poistaminen Käsittelijä: hakemuksen osoittaminen toiselle käsittelijälle Oppijan ja käsittelijän välinen viestintä AHOTin kautta Oppija: AHOTin lähettämät automaattiviestit hakemusten etenemisestä Arviot
Prosessit AHOT-prosessi: https://confluence.csc.fi/display/tt/ahotprosessi Tiedekuntien omat prosessit Pohtikaa tiedekunnittain miten AHOT-prosessi vastaa sitä mitä tiedekunnissa tehdään.
Yhteenveto Nykytilanne Joulu-tammikuun kehitys Ensi vuosi
Seuraava tapaaminen Ehdotukset: helmikuun loppupuoli: to 13.2, pe 14.2 ja to 20.2, pe 21.1, klo 9-11 Sovittu 14.2.2014 klo 9-11