Miten hyväksyn SoleOPSissa opiskelijat omalle opintojakson toteutukselle? Syksystä 2014 lähtien uusien aloittavien vuosikurssien osalta opintojakson toteutukselle ilmoittautuneiden opiskelijoiden hyväksyminen tapahtuu opettajan toimesta SoleOPSissa ja täältä tieto siirtyy kerran viikossa tiistaina Winhaan. Seuraavassa on käyty läpi se, miten opiskelijat hyväksytään toteutukselle. 1. Valitse Omat opintojaksot 2. Valitse tarkasteltava lukuvuosi 3. Hae ko. lukuvuodelle sinulle resursoidut opintojaksot. Tässä kohdassa näet myös sen, missä tilassa opintojaksojen kuvaus on. Jos kuvauksen tila ei ole valmis, niin käy tekemässä tarvittavat korjaukset kuvauksiin ja vaihda kuvauksen tila tämän jälkeen valmiiksi. Kuvauksen tila tulee olla valmis, jotta opintojakson toteutuksen tiedot siirtyvät Winhaan. Tämän päivityksen sekä myös ilmoittautumisten hyväksymisen pääset tekemään seuraavassa esitetyllä tavalla.
4. Valitse Muokkaa -kohta, jolloin avautuu seuraava näkymä: Muokkaa perustietoja -kohdasta pääset päivittämään toteutuksen kuvausta. Tässä yhteydessä on tärkeää tarkistaa mm. se, että opetuksen alkamis- ja päättymispäivät ovat sen mukaisia, kuin ne todellisuudessa ovat. Samoin tämän kautta pääset esim. jatkamaan toteutukselle ilmoittautumisaikaa, jolloin opiskelijat saavat tämän toteutuksen uudelleen näkyville omaan HOPSiinsa. Samoin osallistujien minimi- ja maksimäärät on syytä tarkistaa, että ne ovat oikeat. 5. Valitse tämän jälkeen -kohta, jolloin avautuu seuraava näkymä:
Tarkista listalla olevat opiskelijat ja hyväksy ilmoittautuminen, jos opiskelijalla on oikeus osallistua tähän opintojakson toteutukseen. Hyväksymisen voit tehdä yksi opiskelija kerrallaan tai kaikki yhdellä kertaa. Opiskelijat ovat listalla ilmoittautumisjärjestyksessä. Opintojakson kuvauksen yhteydessä opintojakson toteutukselle on myös määritelty osallistujien minimi- ja maksimäärä ja tämä näkyy edellä olevassa kuvassa sallittuna osallistujamääränä. Siinä tapauksessa, että opintojakson toteutus ei jostakin syystä toteudu, tulee opiskelijoiden ilmoittautuminen hylätä. Tämä tulee tehdä aina, koska tämä hylkäystieto menee myös opiskelijan HOPSiin tiedoksi. Samoin myös ne opiskelijat, joita et hyväksy toteutukselle, tulee hylätä. Näin ollen opiskelija saa tiedot HOPSiinsa ja voi ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin. Voit myös opettajan itse lisätä listalle uusia opiskelijoita, jos opiskelija ei ole jostakin syystä ilmoittautunut ajoissa toteutukselle. 6. Valitse -kohta, jolloin sinulle avautuu seuraava näkymä: Tämän kautta voit hakea eri tavoilla niitä opiskelijoita, jotka haluat ottaa vielä mukaan opetukseen. Esim. ryhmän kautta sinulle avautuu seuraava näkymä:
Eli tätä kautta näet tietyn ryhmän opiskelijat ja sen, onko opiskelija ilmoittautunut jo opintojakson toteutukseen. Voit lisätä tätä kautta haluamasi opiskelijat mukaan toteutukselle, vaikka opiskelija itse ei ole sitä jostakin syystä tehnyt. On syytä korostaa kuitenkin sitä, että opiskelijan velvollisuus on ilmoittautua itse toteutukselle. Opettaja tekee ilmoittautumisen vain siinä tapauksessa, että esim. ilmoittautumisaika on mennyt ohi ja opiskelijalla ei ole mahdollisuutta itse tehdä ilmoittautumista. Kun olet tehnyt kaikki tarvittavat toimenpiteet hyväksymisten suhteen, voit ottaa erillisen listan osallistujista. Tämä tapahtuu -kohdan kautta, jolloin sinulle avautuu seuraava näkymä: (SoleOPSin yhtenä ominaisuutena on se, että näissä raporttien muodostumisien yhteydessä kuvaruutu hypähtelee. Se on normaalia, joten älä ihmettele sitä!) Kun avaat raportin, niin saat näytön alalaitaan seuraavaan kehotteen: Avaa tiedosto ja tarkista, että se on oikein. Tiedostossa on mukana vain ne opiskelijat, jotka on hyväksytty sille mukaan. Muokkaa taulukkoa haluamallasi tavalla ja tallenna tämän jälkeen tiedosto haluamaasi paikkaan EXCELin työkirjana. Tarkastellaan lopuksi esim. EXCELin työkirjasta löytyvää opintojakson toteutusta koskevaa koodia. Taulukon ylälaidasta löytyy esim. seuraava merkintä:
BIS214L1 -merkintä on tehty käsin kk-päällikön toimesta opintojakson toteutusta perustettaessa. Avattuna merkintä tarkoittaa sitä, että toteutus tapahtuu BIotalouden keskuksessa ja se on tarkoitus toteuttaa S2 - jaksolla. Aloitusvuosi on 2014. Toteutusmuoto on Lähiopetus. Järjestysnumero 1 kertoo sen, että kyseessä on ensimmäinen (1) toteutus tästä opintojaksosta. Edellä oleva merkintä on meidän yhteisten ohjeiden mukainen merkitsemistapa. Joissakin tapauksissa on järkevää vielä täsmentää toteutusta, jolloin toteutuksen yhteydessä voi olla myös muita merkintöjä. Tällöin opiskelijan on helpompi tietää, onko toteutus esim. äänipainotteinen tai videopainotteinen. Jotta tiedonsiirto SoleOPSista Winhaan pysyy hallinnassa, SoleOPS muodostaa oman koodinsa BIA14L1 ja käyttää tätä koodia Winhaan siirrossa. Näin ollen tämä koodi pysyy muuttumattomana, vaikka muuttaisimme toteutuksen toteutusaikaa jaksolta toiselle. SoleOPS käyttää kolmea jaksoa: A = syksy, B = kevät ja C = kesä. Muuten koodin muodostuminen menee edellä kuvatulla logiikalla. Ja mitä edellä kuvatusta kokonaisuutena seuraa? 1. Teillä on käytössä toteutukselle osallistuvat opiskelijat 2. Opiskelijalla on HOPSissa tiedot ilmoittautumisen tilasta 3. Opintojakson toetutusta koskevat tiedot ovat siirtyneet automaattisesti Winhaan 4. Toteutukselle osallistuvien opiskelijoiden tiedot siirtyvät automaattisesti Winhaan 5. Voitte arvioida opintojakson Winhassa. Toteutuskoodina on edellä kerrottu SoleOPSin tekemä automaattinen koodi (esim. BIA14L1). 6. Kun arviointi on tehty, tiedot siitä myös jatkossa siirtyvät Winhasta SoleOPSiin opiskelijan HOPSiin.