Toiminta-avustusten jakaminen talousjohtokunnassa Toiminta-avustusjaon kriteerit ja kysymykset vuodelle 2014 Talousjohtokunta jakaantuu toiminta-avustusten jakoa varten pienryhmiin jo hyvissä ajoin ennen jakoprosessin alkua. Prosessissa kiinnitetään huomiota jatkuvuuteen sekä tiedon ja hyvien käytäntöjen siirtymiseen vuosien välillä. Toiminta-avustusjaossa keskeistä on verrata järjestöjä kunkin järjestöluokan sisällä toisiinsa. Talousjohtokunta lukee järjestöjen palauttamat asiakirjat käyttäen apunaan kullekin järjestöluokalle luotujen kriteerien pohjalta muotoiltuja kysymyksiä. Kriteerit tiedotetaan järjestöille ennen toiminta-avustusten hakuajan päättymistä. Varsinaiset kysymykset ovat ainoastaan talousjohtokunnan käyttöön. Toiminta-avustusjaossa järjestöt jaetaan seuraaviin luokkiin: aine- ja tiedekuntajärjestöt, osakunnat, muut järjestöt sekä teatterit, kuorot ja orkesterit. Kysymyksillä on erikseen pistemäärä ja painoarvo pistemäärä määräytyy arvioinnin selkeyteen tähtäävin perustein, painoarvo taas siitä, kuinka vahvasti talousjohtokunta haluaa kutakin kysymystä ja suurempaa teemaa korostaa. Toiminta-avustuksia jakava pienryhmä sopii ennen jaon aloittamista yhteiset kriteerit sille, mitä tarvitaan pisteiden saavuttamiseen. Hakemusten palauttaminen myöhässä voi vaikuttaa saatavaan tukisummaan negatiivisesti. Tämä edellyttää HYYltä aktiivista viestintää järjestöille. Järjestöjen apuna ja ohjeena hakemusten tuottamiseen toimivat HYYn valmistelemat mallidokumentit, joiden käyttäminen on järjestöille vapaaehtoista. Talousjohtokunta voi päättää erikseen myöntää harkinnanvaraista avustusta. Nämä tuet jaetaan erillisestä budjettikohdasta eikä niitä oteta huomioon vertailuissa tai tuen nousua ja laskua tarkasteltaessa. Kun järjestöt on pisteytetty, lasketaan painotettu pistemäärä osuus 100 prosentin maksimista. Näihin pisteisiin lisätään mahdolliset kertoimet. Seuraavaksi kussakin järjestöluokassa jaettavissa oleva rahasumma jaetaan luokassa annetulla kokonaispistemäärällä. Täten saadaan yhdelle painotetulle pisteelle rahallinen arvo. Järjestön tuki ei voi nousta eikä laskea yli 35 prosenttia. Tukisummaa verrataan edellisenä vuonna myönnettyyn tukeen. Mikäli järjestö ei ole edeltävänä vuonna saanut HYYltä tukea, verrataan tukea edelliseen myönnettyyn tukeen aina kolmen vuoden taakse. Mikäli tuen saamisesta on enemmän aikaa, kohdellaan järjestöä kuten uutta järjestöä. Kukin jakoryhmä kirjaa kysymyksiin vastatessaan samalla palautetta järjestöille, jolloin on selvää, miten järjestön tuki on muodostunut ja miksi se on noussut tai laskenut. Uusille järjestöille maksettava ensimmäinen tukisumma on 85 euroa. Pienin ylipäätään maksettava tukisumma on 50 euroa, joka maksetaan vaikka järjestön saama kokonaispistemäärä ei tähän oikeuttaisi. Mikäli toiminta-avustusten kokonaissummaan on tehty muutoksia, lisätään tai vähennetään sama prosentuaalinen osuus järjestön edellisen vuoden tuesta ennen vertailua.
Talousjohtokunta voi käyttää tapauskohtaista harkintaa tilanteissa, joiden se katsoo olevan poikkeustapauksia. Tapauskohtaista harkintaa voidaan käyttää esimerkiksi uusien järjestöjen kohdalla. Osakunnat Jäsenmäärä, 100 p, 16,95 % Jäsenmäärän perusteena on jäsenrekisteri, talousjohtokunta voi tarvittaessa epäselvissä tapauksissa pyytää rekisteriä nähtäväksi. Mikäli jäsenmäärän perusteena on jokin muu kuin rekisteri, esimerkiksi sähköpostilista, käytetään jäsenmäärän laskukertoimena 0,5 (jäsenmäärä * 0,5). HYY:n jäseniä järjestön jäsenistä on oltava vähintään puolet sekä yhteensä vähintään 10. Jäsenmäärää laskettaessa otetaan huomioon vain järjestön ne jäsenet, jotka ovat HYY:n jäseniä. Järjestön jäsenmäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan siten, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. Mikäli suhteutuksessa käytetään lähes suurinta jäsenmäärää, samaistetaan tätä suuremmat jäsenmäärät lähes suurimpaan jäsenmäärään. p = j/s*m, missä p = järjestön saama pistemäärä, j = järjestön jäsenmäärä, s = luokan suurimman tai lähes suurimman jäsenmäärä ja m = suurin jaettava pistemäärä Kaikille järjestöryhmille yhteiset yleiset kysymykset, 12p (3 kysymystä) Saako talouspapereista selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta? Onko taloudenpito avointa? Onko järjestön kirjanpito tehty oikein (löytyvätkö lausunnot, täsmääkö tase)? Onko järjestön toimintaa suunniteltu kunnolla? Kehittyykö toiminta? 1. Ovatko talouspaperit riittävän tarkkoja ja yksityiskohtaisia, jotta niistä saa selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta ja rahankäytöstä? 5p, 4,24 % 2. Onko kirjanpito ja taloudenhoito tehty oikein (löytyvätkö vaadittavat lausunnot, täsmääkö tase)? 0/2p, 1,69 % 3. Onko toimintasuunnitelma tehty huolellisesti ja onko siihen panostettu? 5p, 4,24 % Viestintä ja sen tavoittavuus, 4p (1 kysymys) Miten järjestö viestii jäsenistölleen? Onko sillä kanava, joka tavoittaa koko jäsenistön? Minkälaisia muita viestintäkeinoja järjestö käyttää? Onko viestintä avointa? 4. Viestiikö järjestö toiminnastaan ja päätöksenteosta aktiivisesti ja avoimesti? 4p, 4,24 % Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja esteettömyys, 4p (2 kysymystä) Kiinnitetäänkö yhdenvertaisuusasioihin huomiota? Huomioiko järjestö toiminnassaan HYY:n yhdenvertaisuussuunnitelman teemoja (vammaisuus ja terveydentila, vakaumus, sukupuoli, seksuaalinen suuntautuminen, ikä, perheellisyys, monikulttuurisuus ja kieli)?
5. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa yhdenvertaisuusasiat? 2p, 1,70 % 6. Näkyykö yhdenvertaisuusasioiden huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 1,70 % Ympäristö, 4p (2 kysymystä) Onko järjestöllä esimerkiksi ympäristöohjelma? Huomioiko järjestö toiminnassaan ympäristöasioita? 7. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa ympäristöasiat? 2p, 1,70 % 8. Näkyykö ympäristön huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 1,70 % Järjestöaktiivien jaksamisesta huolehtiminen, 2p (2 kysymystä) Pohtiiko järjestö aktiiviensa jaksamista ja tehdäänkö jaksamisen eteen työtä? 9. Huolehtiiko järjestö aktiiviensa jaksamisesta, esim. järjestämällä virkistystoimintaa? 1p, 0,85 % 10. Kouluttaako järjestö toimijansa heidän tehtäviinsä? 1p, 0,85 % Jäsenistölle järjestettävät tapahtumat, 100p + 6p (1 määrällinen + 3 laadullista kysymystä) Pisteytyksessä huomioitavia asioita ovat mm. tapahtumien monipuolisuus, esteettömyys, alkoholittomien ja perheellisten jäsenten huomiointi, sekä vuosijuhlien, ns. kakkosjuhlien, sitsien, kahvitusten ja osakuntailtojen sekä muunlaisten tapahtumien järjestäminen sekä kouluttamien isojen tapahtumien järjestämiseen. 11. Tapahtumamäärä 100p, 17,80 %: Viikoittaiset/rutiinitapahtumat sekä muut tapahtumat eritellään. Tapahtumamäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan siten, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. 12. Järjestääkö osakunta monipuolisesti erityyppisiä tapahtumia? 3p, 2,54 % 13. Onko tapahtumien järjestäminen osakunnassa järjestetty niin, että mukana järjestämässä ja ideoimassa on paljon toimijoita? 1p, 0,85 % 14. Järjestetäänkö osakuntailtoja/kahvituksia säännöllisesti? 2p, 1,69 % Kerhotoiminta, 8p (2 kysymystä) Minkälaisia kerhoja (tai kerhomaista toimintaa) osakunnassa on? Toimivatko ne aktiivisesti ja monipuolisesti? 15. Toimivatko osakunnan kerhot aktiivisesti? 4p, 3,39 % 16. Tarjoavatko kerhot kattavasti erilaista toimintaa? 4p, 3,39 % Jatkuvuus ja perinteet, 2p (1 kysymys) Kuinka jatkuvuus ja perinteet huomioidaan osakunnan toiminnassa ja toimintatavoissa?
17. Huomioidaanko toiminnassa jatkuvuus ja perinteiden siirtyminen? 2p, 1,69 % Kotiseutuyhteistyö, 7p (3 kysymystä) Pisteytyksessä huomioitaan mm. retket ja vierailut kotiseudulle, HY:n ja yliopisto-opiskelun markkinointi, yhteistyö koulujen ja mahdollisten muiden tahojen kanssa. 18. Tekeekö osakunta kanta-alueen kouluihin esittelykierroksia? 3p, 2,54 % 19. Onko osakunnalla aktiivista yhteistyötä kanta-alueen toimijoiden kanssa? 2p, 1,69 % 20. Toteuttaako osakunta säännöllisesti vierailuja/retkiä kanta-alueelle? 2p, 1,69 % Seniorityö, 2p (1 kysymys) Minkälaista suhteet senioreihin osakunnalla on? Tehdäänkö seniorien kanssa yhteistyötä? Aktivoidaanko heitä osallistumaan toimintaan? 21. Hyödynnetäänkö senioreita ja heidän kokemustaan osakunnan toiminnassa ja sen suunnittelussa, esimerkiksi järjestämällä senioreiden kanssa yhteisiä tapahtumia? 2p, 1,69 % Jäsenrekrytointi, 7p (3 kysymystä) Pisteytyksessä huomioidaan mm. fukseille järjestettävät tapahtumat sekä tavat uusien jäsenten rekrytointiin. 22. Osallistuuko osakunta HY:n avajaiskarnevaaleille? 1p, 0,85 % 23. Hankkiiko osakunta aktiivisesti ja monipuolisesti uusia jäseniä? (Esim. Avoimet illat, fuksipäivystykset, kirjeet) 3p, 4,24 % 24. Järjestetäänkö fukseille omia tapahtumia ja tilaisuuksia? 3p, 4,24 % Yhteistyö muiden tahojen kanssa, 4p (2 kysymystä) Minkälaisia yhteistyötahoja osakunnalla on? Tehdäänkö yhteistyöstä ulkomaisten ystävyysosakuntien, muiden HY:n ja Aalto-yliopiston osakuntien, HYY:n ja yliopiston, muiden järjestöjen kanssa? 25. Onko osakunnalla aktiivista yhteistyötä ulkomaalaisten ystävyysosakuntien kanssa? 2p, 1,69 % 26. Järjestetäänkö HY:n tai Aalto-yliopiston osakuntien tai muiden järjestöjen kanssa yhteisiä tapahtumia/tilaisuuksia? 2p, 1,69% Palvelut jäsenistölle, 8p (2 kysymystä) Minkälaisia palveluita osakunta tarjoaa jäsenistölleen? Onko jäsenistön käytössä esimerkiksi lehtiä tai hengailumahdollisuuksia? Onko osakunnalla kokoonsa nähden paljon asuntoja? Ovatko asunnot vapaasti haettavissa, ja tarjotaanko asumiseen muunlaista tukea? 27. Tarjoaako osakunta jäsenilleen asuntoja? 3p, 2,54 %
28. Onko osakunnan tiloissa jäsenistön käyttöön merkittävissä määrin palveluita? 5p, 5,93 % Muut järjestöt Jäsenmäärä, 100p, 17,09 % Jäsenmäärän perusteena on jäsenrekisteri, talousjohtokunta voi tarvittaessa epäselvissä tapauksissa pyytää rekisteriä nähtäväksi. Mikäli jäsenmäärän perusteena on jokin muu kuin rekisteri, esimerkiksi sähköpostilista, käytetään jäsenmäärän laskukertoimena 0,5 (jäsenmäärä * 0,5). HYY:n jäseniä järjestön jäsenistä on oltava vähintään puolet sekä yhteensä vähintään 10. Jäsenmäärää laskettaessa otetaan huomioon vain järjestön ne jäsenet, jotka ovat HYY:n jäseniä. Järjestön jäsenmäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan siten, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. Mikäli suhteutuksessa käytetään lähes suurinta jäsenmäärää, samaistetaan tätä suuremmat jäsenmäärät lähes suurimpaan jäsenmäärään. p = j/s*m, missä p = järjestön saama pistemäärä, j = järjestön jäsenmäärä, s = luokan suurimman tai lähes suurimman jäsenmäärä ja m = suurin jaettava pistemäärä Kaikille järjestöryhmille yhteiset yleiset kysymykset, 12p (3 kysymystä) Saako talouspapereista selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta? Onko taloudenpito avointa? Onko järjestön kirjanpito tehty oikein (löytyvätkö lausunnot, täsmääkö tase)? Onko järjestön toimintaa suunniteltu kunnolla? Kehittyykö toiminta? 1. Ovatko talouspaperit riittävän tarkkoja ja yksityiskohtaisia, jotta niistä saa selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta ja rahankäytöstä? 5p, 4,27 % 2. Onko kirjanpito ja taloudenhoito tehty oikein (löytyvätkö vaadittavat lausunnot, täsmääkö tase)? 0/2p, 1,71 % 3. Onko toimintasuunnitelma tehty huolellisesti ja onko siihen panostettu? 5p, 4,27 % Viestintä ja sen tavoittavuus, 4p (1 kysymys) Miten järjestö viestii jäsenistölleen? Onko sillä kanava, joka tavoittaa koko jäsenistön? Minkälaisia muita viestintäkeinoja järjestö käyttää? Onko viestintä avointa? 4. Viestiikö järjestö toiminnastaan ja päätöksenteosta aktiivisesti ja avoimesti? 4p, 4,27 % Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja esteettömyys, 4p (2 kysymystä) Kiinnitetäänkö yhdenvertaisuusasioihin huomiota? Huomioiko järjestö toiminnassaan HYY:n yhdenvertaisuussuunnitelman teemoja (vammaisuus ja terveydentila, vakaumus, sukupuoli, seksuaalinen suuntautuminen, ikä, perheellisyys, monikulttuurisuus ja kieli)? 5. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa yhdenvertaisuusasiat? 2p, 1,72 %
6. Näkyykö yhdenvertaisuusasioiden huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 1,72 % Ympäristö, 4p (2 kysymystä) Onko järjestöllä esimerkiksi ympäristöohjelma? Huomioiko järjestö toiminnassaan ympäristöasioita? 7. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa ympäristöasiat? 2p, 1,72 % 8. Näkyykö ympäristön huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 1,72 % KAIKILLE RYHMÄN JÄRJESTÖILLE YHTEISET KYSYMYKSET: Järjestöaktiivien jaksamisesta huolehtiminen, 2p (2 kysymystä) Pohtiiko järjestö aktiiviensa jaksamista ja tehdäänkö jaksamisen eteen työtä? 9. Huolehtiiko järjestö aktiiviensa jaksamisesta, esim. järjestämällä virkistystoimintaa? 1p, 0,85 % 10. Kouluttaako järjestö toimijansa heidän tehtäviinsä? 1p, 0,85 % Toiminnan suunnitelmallisuus, 5p (1 kysymys) Onko järjestön toiminta suunnitelmallista ja pitkäjänteistä? 11. Onko järjestön toiminta suunnitelmallista ja pitkäjänteistä? 5p, 4,27 % Jäsenistölle järjestettävät tapahtumat, 100p + 8p (1 määrällinen + 2 laadullista kysymystä) Pisteytyksessä huomioitavia asioita ovat sekä järjestön ydintehtävään liittyvät tapahtumat (esim. kerhoillat yms.) että varsinaiseen tarkoitukseen liittymättömät tapahtumat. 12. Tapahtumamäärä 100p, 12,82 % Tapahtumamäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan niin, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen (eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa) läpi luokan. 13. Onko järjestöllä säännöllisiä kerhoiltoja/yms. jotka toteuttavat sen ydintehtävää? 5p, 4,27 % 14. Tukeeko järjestö yhteisöllisyyttä myös varsinaisen tarkoituksensa ulkopuolisin keinoin? 3p, 2,56 % HY:n avajaiskarnevaalit, 5p, (1 kysymys) Osallistuuko järjestö HY:n avajaiskarnevaaleille? 15. Osallistuiko järjestö edellisenä vuonna HY:n avajaiskarnevaaleille? 5p, 4,27 % Jäsenrekrytointi ja tavoittavuus, 15p (3 kysymystä) Miten järjestö hankkii jäseniä? Miten uudet opiskelijat ja jäsenistö huomioidaan toiminnassa?
Kuinka järjestö pyrkii laajentumaan? Kerätäänkö toiminnasta aktiivisesti palautetta? 16. Kerääkö järjestö palautetta toiminnastaan? 5p, 4,27 % 17. Onko järjestöllä toimintaa, jonka tavoitteena on järjestön esittely uusille ja/tai mahdollisille jäsenille? (esim. uusien illat, esittelyillat, peruskurssit ) 5p, 8,54 % 18. Pyrkiikö järjestö viestimään aktiivisesti mahdollisille uusille jäsenille? 5p, 6,00 % JÄRJESTÖN TARKOITUKSEN MUKAAN ERITELLYT KYSYMYKSET Liikuntajärjestöt, 15p: Onko seura Unisportin tai jonkin kattojärjestön yhteistyöseura? Onko seura osallistunut opiskelijoiden urheilukilpailuihin tai ollut järjestämässä niitä? Tukeeko seura lajin harrastamisen aloittamista? Järjestetäänkö esimerkiksi kursseja aloittelijoille? 19. Onko seura Unisportin tai jonkin kattojärjestön yhteistyöseura? 5p, 4,27 % 20. Onko seura osallistunut opiskelijoiden urheilukilpailuihin tai ollut järjestämässä niitä? 5p, 4,27 % 21. Tukeeko seura lajin harrastamisen aloittamista? 5p, 4,27 % Yhteiskunnalliset järjestöt, 15p: Onko järjestö järjestänyt jonkun oman vaikuttamiskampanjan tai ollut mukana jossakin valtakunnallisessa kampanjassa? Tekeekö järjestö kattojärjestöyhteistyötä? Onko järjestö järjestänyt kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimia info- tai keskustelutilaisuuksia? Miten järjestö on tiedottanut ylioppilaskunnan muille opiskelijoille toiminnastaan ja arvoistaan? 19. Onko järjestö järjestänyt kaikille ylioppilaskunnan jäsenille avoimia info- tai keskustelutilaisuuksia? 5p, 4,27 % 20. Onko järjestö järjestänyt jonkun oman vaikuttamiskampanjan tai ollut mukana jossakin laajemmassa kampanjassa? 5p, 4,27 % 21. Tiedottaako järjestö mielipiteistään ja toiminnastaan HYY:n piirissä? 5p, 4,27 % Uskonnolliset järjestöt, 15p: Tekeekö järjestö yhteistyötä muiden samanhenkisten järjestöjen kanssa? Kuuluuko järjestö kattojärjestön alaisuuteen tai tekeekö se yhteistyötä muun vastaavan tahon kanssa? Kuinka aktiivisesti järjestö toimii mahdollisen kattojärjestön alaisuudessa ja kuinka itsenäisesti se toimii? Tekeekö järjestö paikallistoimintaa? Kuinka toiminta tavoittaa jäsenistön? 19. Toimiiko järjestö yhteistyössä samankaltaisten tahojen kanssa? 5p, 4,27 % 20. Järjestääkö järjestö aktiivisesti ydintarkoituksensa mukaista toimintaa, josta se on itse pääasiallisessa järjestämisvastuussa? 5p, 4,27 % 21. Panostaako järjestö siihen, että se tavoittaa juuri HYYn piirissä olevan jäsenistönsä? 5p, 4,27 % Kansainväliset järjestöt, 10p:
Kohtaavatko suomalaiset ja kansainväliset opiskelijat järjestön toiminnassa? Edistääkö järjestö toiminnallaan yhteisöllisyyttä? Toimiiko järjestö myös ulkomailla toimivien järjestöjen kanssa? 19. Edistääkö järjestö toiminnallaan suomalaisten ja kansainvälisten opiskelijoiden kohtaamista Suomessa tai ulkomailla? 6p, 7,70 % 20. Tekeekö järjestö yhteistyötä Suomessa tai ulkomailla toimivien järjestöjen kanssa? 4p, 5,12 % Pelijärjestöt, 10p: Miten järjestö tukee jäseniään? 19. Onko järjestöllä jotain pelaamista tukevaa palvelua? (kuten pelikirjasto, pelitapahtumien/-matkojen lippujen subventointia) 5p, 6,41 % 20. Pyrkiikö järjestö osallistamaan myös järjestön ulkopuolisia HYYläisiä? (esimerkiksi avoimilla tapahtumilla, järjestöyhteistyöllä tms) 5p, 6,41 % Muut järjestöt, 12p: Miten järjestö pyrkii tavoittamaan potentiaalisia jäseniään (esim. järjestämällä massatapahtumia tms.)? Osallistuuko järjestö ydintoimintansa paikallisiin tai valtakunnallisiin tapahtumiin? Tekeekö järjestö yhteistyötä muiden samanhenkisten järjestöjen kanssa? Onko järjestöllä jokin selkeä erityispiirre tai tehtävä, joka erottaa sen muista järjestöistä ja tuo lisäarvoa ylioppilaskunnan järjestökenttään? 19. Tekeekö järjestö yhteistyötä muiden samanhenkisten järjestöjen kanssa? 5p, 4,27 % 20. Osallistuuko järjestö ydintoimintansa paikallisiin ja/tai valtakunnallisiin tapahtumiin ja/tai yhteistyöhön? 5p, 4,27 % 21. Onko järjestöllä jokin selkeä erityispiirre, joka tuo erityistä lisäarvoa ylioppilaskunnan järjestökenttään? 2p, 4,27 % Tilakerroin: +5%, mikäli järjestöllä ei ole käytössään HYY:n järjestötilaa. Teatterit, kuorot ja orkesterit Jäsenmäärä 100p, 21,28 % Jäsenmäärän perusteena on jäsenrekisteri, talousjohtokunta voi tarvittaessa epäselvissä tapauksissa pyytää rekisteriä nähtäväksi. Mikäli jäsenmäärän perusteena on jokin muu kuin rekisteri, esimerkiksi sähköpostilista, käytetään jäsenmäärän laskukertoimena 0,5 (jäsenmäärä * 0,5). HYY:n jäseniä järjestön jäsenistä on oltava vähintään puolet sekä yhteensä vähintään 10. Jäsenmäärää laskettaessa otetaan huomioon vain järjestön ne jäsenet, jotka ovat HYY:n jäseniä.
Järjestön jäsenmäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan siten, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. Mikäli suhteutuksessa käytetään lähes suurinta jäsenmäärää, samaistetaan tätä suuremmat jäsenmäärät lähes suurimpaan jäsenmäärään. p = j/s*m, missä p = järjestön saama pistemäärä, j = järjestön jäsenmäärä, s = luokan suurimman tai lähes suurimman jäsenmäärä ja m = suurin jaettava pistemäärä Kaikille järjestöryhmille yhteiset yleiset kysymykset, 12p (3 kysymystä) Saako talouspapereista selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta? Onko taloudenpito avointa? Onko järjestön kirjanpito tehty oikein (löytyvätkö lausunnot, täsmääkö tase)? Onko järjestön toimintaa suunniteltu kunnolla? Kehittyykö toiminta? 1. Ovatko talouspaperit riittävän tarkkoja ja yksityiskohtaisia, jotta niistä saa selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta ja rahankäytöstä? 5p, 5,32 % 2. Onko kirjanpito ja taloudenhoito tehty oikein (löytyvätkö vaadittavat lausunnot, täsmääkö tase)? 0/2p, 2,13 % 3. Onko toimintasuunnitelma tehty huolellisesti ja onko siihen panostettu? 5p, 5,32 % Viestintä ja sen tavoittavuus, 4p (1 kysymys) Miten järjestö viestii jäsenistölleen? Onko sillä kanava, joka tavoittaa koko jäsenistön? Minkälaisia muita viestintäkeinoja järjestö käyttää? Onko viestintä avointa? 4. Viestiikö järjestö toiminnastaan ja päätöksenteosta aktiivisesti ja avoimesti? 4p, 5,50 % Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja esteettömyys, 4p (2 kysymystä) Kiinnitetäänkö yhdenvertaisuusasioihin huomiota? Huomioiko järjestö toiminnassaan HYY:n yhdenvertaisuussuunnitelman teemoja (vammaisuus ja terveydentila, vakaumus, sukupuoli, seksuaalinen suuntautuminen, ikä, perheellisyys, monikulttuurisuus ja kieli)? 5. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa yhdenvertaisuusasiat? 2p, 2,12 % 6. Näkyykö yhdenvertaisuusasioiden huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 2,12 % Ympäristö, 4p (2 kysymystä) Onko järjestöllä esimerkiksi ympäristöohjelma? Huomioiko järjestö toiminnassaan ympäristöasioita? 7. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa ympäristöasiat? 2p, 2,12 % 8. Näkyykö ympäristön huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 2,12 % Toiminta ja sen suunnitelmallisuus, 100p + 6p (1 määrällinen + 3 laadullista kysymystä) Kuinka usein järjestö harjoittelee ja esiintyy? Minkälaisia muita tapahtumia järjestetään? Suunnitellaanko toimintaa? Onko toiminta pitkäjänteistä? Tekeekö järjestö kiertueita? Missä se esiintyy?
9. Harjoitukset ja esitykset 100p, 11,00 %: Tapahtumamäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan niin, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. 10. Onko järjestöllä säännöllinen harjoitusrytmi? 2p, 5,00 % 11. Panostaako järjestö toiminnassaan jatkuvuuteen ja suunnitelmallisuuteen? 1p, 2,00 % 12. Esiintyykö järjestö säännöllisesti? 3p, 4,26 % Vapaa-aika, 5p (2 kysymystä) Järjestetäänkö yhteistä vapaa-ajan toimintaa? Kuinka yhteisöllisyyttä pidetään yllä? 13. Tukeeko järjestö yhteisöllisyyttä myös varsinaisen tarkoituksensa ulkopuolisin keinoin? 2p, 3,00 % 14. Onko järjestöllä jonkinlainen pidempikestoinen (esim. viikonloppu) harjoitusleiri? 3p, 4,00 % Yhteistyö ja yleishyödyllisyys, 5p (2 kysymystä) Tekeekö järjestö hyväntekeväisyyttä? Esiintyykö se muiden järjestöjen tai ylioppilaskunnan tapahtumissa? 15. Esiintyykö järjestö ylioppilaskunnan tai muiden järjestöjen tapahtumissa? 3p, 3,19 % 16. Tekeekö järjestö hyväntekeväisyystyötä (esim. hyväntekeväisyyskonsertit)? 2p, 2,13 % Jäsenrekrytointi, 9p (3 kysymystä) Kuinka jäseniä rekrytoidaan? Missä järjestö viestii toiminnastaan ylioppilaskunnan jäsenille? Tavoittaako viestintä potentiaaliset jäsenet? Pyritäänkö jäseniä rekrytoimaan ensisijaisesti nimenomaan ylioppilaskunnan piiristä? 17. Rekrytoiko järjestö jäsenistöään erityisesti ylioppilaskunnan jäsenistön keskuudesta? 4p, 5,50 % 18. Onko järjestöllä säännöllisiä koe-esiintymisiä tai muita mahdollisuuksia päästä mukaan toimintaan? 2p, 2,13 % 19. Viestiikö järjestö laajasti koe-esiintymisistään ja rekrytointitilaisuuksistaan? 3p, 4,26 % Talous ja varainhankinta, 3p (1 kysymys) Ylioppilaskunnan tuella ei saa maksaa palkkioita tai palkkaa. Minkälaista järjestön oma varainhankinta on? 20. Onko järjestöllä säännöllisiä omia varainhankintakanavia? 3p, 5,50 % Tilakerroin: +5%, mikäli järjestöllä ei ole käytössään HYY:n järjestötilaa.
Aine- ja tiedekuntajärjestöt Jäsenmäärä 100p, 17,05 % Jäsenmäärän perusteena on jäsenrekisteri, talousjohtokunta voi tarvittaessa epäselvissä tapauksissa pyytää rekisteriä nähtäväksi. Mikäli jäsenmäärän perusteena on jokin muu kuin rekisteri, esimerkiksi sähköpostilista, käytetään jäsenmäärän laskukertoimena 0,5 (jäsenmäärä * 0,5). HYY:n jäseniä järjestön jäsenistä on oltava vähintään puolet sekä yhteensä vähintään 10. Jäsenmäärää laskettaessa otetaan huomioon vain järjestön ne jäsenet, jotka ovat HYY:n jäseniä. Sellaisille järjestöille, joilla on vain järjestöjäseniä, annetaan jäsenmäärästä 59 pistettä. Järjestön jäsenmäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan siten, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. Mikäli suhteutuksessa käytetään lähes suurinta jäsenmäärää, samaistetaan tätä suuremmat jäsenmäärät lähes suurimpaan jäsenmäärään. p = j/s*m, missä p = järjestön saama pistemäärä, j = järjestön jäsenmäärä, s = luokan suurimman tai lähes suurimman jäsenmäärä ja m = suurin jaettava pistemäärä Kaikille järjestöryhmille yhteiset yleiset kysymykset, 12p (3 kysymystä) Saako talouspapereista selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta? Onko taloudenpito avointa? Onko järjestön kirjanpito tehty oikein (löytyvätkö lausunnot, täsmääkö tase)? Onko järjestön toimintaa suunniteltu kunnolla? Kehittyykö toiminta? 1. Ovatko talouspaperit riittävän tarkkoja ja yksityiskohtaisia, jotta niistä saa selkeän kuvan järjestön taloudellisesta tilanteesta ja rahankäytöstä? 5p, 3,88 % 2. Onko kirjanpito ja taloudenhoito tehty oikein (löytyvätkö vaadittavat lausunnot, täsmääkö tase)? 0/2p, 1,55 % 3. Onko toimintasuunnitelma tehty huolellisesti ja onko siihen panostettu? 5p, 3,88 % Viestintä ja sen tavoittavuus, 4p (1 kysymys) Miten järjestö viestii jäsenistölleen? Onko sillä kanava, joka tavoittaa koko jäsenistön? Minkälaisia muita viestintäkeinoja järjestö käyttää? Onko viestintä avointa? 4. Viestiikö järjestö toiminnastaan ja päätöksenteosta aktiivisesti ja avoimesti? 4p, 3,88 % Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja esteettömyys, 4p (2 kysymystä) Kiinnitetäänkö yhdenvertaisuusasioihin huomiota? Huomioiko järjestö toiminnassaan HYY:n yhdenvertaisuussuunnitelman teemoja (vammaisuus ja terveydentila, vakaumus, sukupuoli, seksuaalinen suuntautuminen, ikä, perheellisyys, monikulttuurisuus ja kieli)? 5. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa yhdenvertaisuusasiat? 2p, 1,55 % 6. Näkyykö yhdenvertaisuusasioiden huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 1,55 % Ympäristö, 4p (2 kysymystä)
Onko järjestöllä esimerkiksi ympäristöohjelma? Huomioiko järjestö toiminnassaan ympäristöasioita? 7. Huomioidaanko toiminnan suunnittelussa ympäristöasiat? 2p, 1,55 % 8. Näkyykö ympäristön huomiointi myös järjestön toiminnassa? 2p, 1,55 % Järjestöaktiivien jaksamisesta huolehtiminen, 2p (2 kysymystä) Pohtiiko järjestö aktiiviensa jaksamista ja tehdäänkö jaksamisen eteen työtä? 9. Huolehtiiko järjestö aktiiviensa jaksamisesta, esim. järjestämällä virkistystoimintaa? 1p, 0,78 % 10. Kouluttaako järjestö toimijansa heidän tehtäviinsä? 1p, 0,78 % Edunvalvonta, 14p (5 kysymystä) Pisteytyksessä huomioitavia asioita ovat mm. edunvalvontayhteistyö, edunvalvonta oman oppiaineen tai oppiaineiden suuntaan, edunvalvontayhteistyö, yhteydenpito hallopedeihin ja muihin opiskelijaedustajiin, toiminnan koordinointi, edunvalvonta-asioista tiedottaminen jäsenistölle, KV-edunvalvonta ja siitä tiedottaminen, yhteiskunnallisuus, opiskelijoihin vaikuttavien asioiden huomioiminen edunvalvonnassa, erilaisten opiskelijoiden huomioiminen sekä kansallinen yhteistyö ja työelämäyhteistyö. 11. Onko järjestöllä edunvalvonnasta vastaava hallituksen jäsen tai virkailija? 0/2p, 1,55 % 12. Onko järjestön edunvalvontatoiminta ollut toimintakertomuksen perusteella aktiivista ja aikaansaavaa? 3p, 3,88 % 13. Tapaako järjestö säännöllisesti oman oppiaineensa/tiedekuntansa edustajia? 2p, 2,33 % 14. Tekeekö järjestö yhteistyötä hallinnon opiskelijaedustajien kanssa? 3p, 2,00 % 15. Onko järjestöllä toimivat yhteydet oman alansa ammattijärjestöön tai muunlaista aktiivista työelämätoimintaa? 4p, 3,88 % Jäsenistölle järjestettävät tapahtumat, 100p + 6p, (1 määrällinen ja 2 laadullista kysymystä) Pisteytyksessä huomioitavia asioita ovat mm. tapahtumien monipuolisuus (juhlat, illanistujaiset, excut, koulutukset ja toimijatapaamiset jne.), tapahtumien esteettömyys ja alkoholittomien sekä perheellisten huomiointi sekä tapahtumien järjestämisen osallistavuus. 16. Tapahtumamäärä 100p, 13,95 %: Viikoittaiset/rutiinitapahtumat sekä muut tapahtumat eritellään. Tapahtumamäärä suhteutetaan luokkansa suurimpaan tai lähes suurimpaan siten, että pistejakauma on kohtuullisen tasainen läpi luokan, eli sellainen, jossa muutaman suurimman järjestön vaikutuksesta jakaumasta ei tule merkittävän vinoa. 17. Huomioiko järjestö tapahtumien järjestämisessä ja suunnittelussa jäsenistön erilaisuuden ja erilaiset tarpeet? 3p, 3,88 %
18. Järjestetäänkö tapahtumia monipuolisesti ja tasaisesti pitkin lukuvuotta? 3p, 2,33 % Opintotoiminta, 3p (1 kysymys) Mikäli yliopisto ei huolehdi opintoja tukevista palveluista, järjestääkö järjestö esimerkiksi opintopiirejä tai onko sillä tenttiarkisto tai -kirjasto? 19. Onko järjestöllä opiskelua tukevia palveluja, kuten opintopiirejä, tenttiarkisto tai - kirjasto? 3p, 3,88 % Vaihtoehtoinen kysymys tiedekuntajärjestöille, jotka toimivat ainejärjestöjen kattojärjestönä 19. Tukeeko tiedekuntajärjestö piirissään toimivien järjestöjen toimintaa tai edistääkö se niiden keskinäistä yhteistyötä? 3p, 3,88 % Tuutorointi ja uudet opiskelijat, 7p (2 kysymystä) Pisteytyksessä huomioitavia asioita ovat mm. tuutoreiden tukeminen ja sitouttaminen järjestökenttään, uusien opiskelijoiden vastaanoton toteutus ja fukseille järjestettävät tapahtumat, tuutori- ja fuksivastaavien toiminta. 20. Osallistuuko järjestö uusien opiskelijoiden vastaanottamiseen järjestämällä monipuolisesti tapahtumia? 4p, 5,25 % 21. Tekeekö järjestö yhteistyötä opiskelijatuutoreiden kanssa? 3p, 3,88 % Toiminnan tavoittavuus ja avoimuus 9p (3 kysymystä) Onko järjestön toimintaan helppo tulla mukaan? Käykö tapahtumissa ihmisiä? Kerätäänkö toiminnasta palautetta aktiivisesti? Kuinka järjestön toiminnasta päätetään? Kuinka jäsenistö voi antaa ehdotuksia ja ideoita toiminnan järjestämiseen? 22. Kuinka hyvin järjestö tavoittaa jäsenensä? 3p, 2,33 % 23. Onko hallituksen ulkopuolisella jäsenellä vaikutus- tai toimintamahdollisuuksia? 3p, 3,10 % 24. Kerääkö järjestö palautetta toiminnastaan esimerkiksi jäsenkyselyjen avulla? 1p, 0,78 % 25. Huomioiko järjestö toimintansa jatkuvuuden? 2p, 1,55 % Yhteistyö ja hyödyllisyys oman järjestön ulkopuolella, 6p (2 kysymystä) Minkälaista yhteistyötä tehdään? Tekeekö järjestö alumnitoimintaa? Kysymykset 26. Onko järjestöllä säännöllistä yhteistyötä muiden järjestöjen kanssa? 4p, 3,88 % 27. Tekeekö järjestö alumnitoimintaa? 2p, 1,55 % Kansainvälinen toiminta, 2p (1 kysymys) Ottaako järjestö toiminnassaan huomioon kansainväliset opiskelijat? Kysymys: 28. Ottaako järjestö toiminnassaan huomioon kansainväliset opiskelijat ja vaihtoopiskelijat, tai onko järjestöllä muuta kansainvälistymistoimintaa? 2p, 2,00 %