Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 1 Tarkastuslautakunta 16.09.2014 AIKA 16.09.2014 klo 16:00-20:21 PAIKKA KPMG:n toimitilat, Isokatu 32B, Oulu KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Ajankohtaiskatsaus kunnanjohtaja/kunnansihteeri 4 3 Lautakunnalle toimitetut raportit 5 4 Tarkastussuunnitelma 2014 6 5 Arviointisuunnitelma 2014 7 6 Hailuodon kunnan rahastojen ja lahjoitusrahastojen sääntöjen 8 yhdenmukaistaminen 7 Tarkastuslautakunnan talous 9 8 Tarkastuslautakunnan koulutus 10 9 Muut esille tulevat asiat 11 10 Seuraava kokous 12 11 Kokouksen päättäminen 13
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 2 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Rantasuo Pirkko puheenjohtaja Louhimaa Raili varapuheenjohtaja, sihteeri Iljana Mikko jäsen Karinen Tero kunnanjohtaja (1-3b, 6) Hellen-Toivanen Paula tilintarkastaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 1-11 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 3 Tarkastuslautakunta 1 16.09.2014 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkltk 1 Kokouskutsu on lähetetty 4.9 2014. Pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki tarkastuslautakunnan kokouksessa läsnä olleet jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan. Pöytäkirja julkaistaan tarkastamisen jälkeen kunnan www-sivuilla. Lautakunta toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ja hyväksyy asialistan. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokousasioista päätettiin käsitellä ensin asiat, joiden käsittelyyn kunnanjohtaja osallistui (1,2,3b,6).
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 4 Tarkastuslautakunta 2 16.09.2014 Ajankohtaiskatsaus kunnanjohtaja/kunnansihteeri Tarkltk 2 Kuullaan kunnanjohtaja Tero Karisen selvitys kunnan ajankohtaisista aiheista. Merkitään tiedoksi kunnanjohtajan ajankohtaiskatsaus. Päätösesitys hyväksyttiin.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 5 Tarkastuslautakunta 3 16.09.2014 Lautakunnalle toimitetut raportit Tarkltk 3 a)tilintarkastajan väliraportti I/2014 7/2014 (salainen asiakirja/julkl 24, 1 mom. 15 kohta), Merkitään tiedoksi tilintarkastajan väliraportti I/2014 Merkittiin tiedoksi tilintarkastajan väliraportti 1/2014 16.9.2014 (salainen asiakirja/julkl 24, 1 mom. 15 kohta), pöytäkirjan liite 4 b)kuukausittainen tuloslaskelma kuukausilta touko-heinäkuu 2014 Kunnasta ei ole pystytty toimittamaan lautakunnan pyytämiä kuukausirapotteja. Talousarviovertailun sisältämät raportit on saatu suoraan Monetra Oy:ltä. Tarkastuslautakunnalle ei ole toimitettu raporttia, jossa vertaillaan menoja edelliseen vuoteen. Merkitään tiedoksi lautakunnalle toimitetut raportit. Merkittiin tiedoksi Monetra Oy:n toimittamat kuukausiraportit touko-heinäkuulta 2014, pöytäkirjan liitteet 1 3
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 6 Tarkastuslautakunta 4 16.09.2014 Tarkastussuunnitelma 2014 Tarkltk 4 Tilintarkastaja laatii vuosittain tilintarkastussuunnitelman. Tilintarkastaja esittelee suunnitelman vuoden 2014 tarkastamisesta. Lautakunta keskustelee ja hyväksyy tilintarkastussuunnitelman. Päätettiin siirtää vuoden 2014 tarkastussuunnitelma myöhäisempään ajankohtaan.
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 7 Tarkastuslautakunta 5 16.09.2014 Arviointisuunnitelma 2014 Tarkltk 5 Lautakunta keskustelee vuoden 2014 arvioinnin painopistealueista ja arvioinnin suorittamisesta sekä päättää painopistealueet ja lautakunnan jäsenten välisen tehtäväjaon Päätetään, että vuoden 2014 arvioinnissa erityinen painopiste on vanhuspalveluiden, kotisairaanhoidon ja perusturvan arvioinnissa. Tarkastuslautakunta päättää pyytää kunnantoimistoa toimittamaan lautakunnan jäsenille konsultti Rauni Segerholmin laatiman selvityksen Hailuodon kunnan perusturvapalveluista. Lautakunta päättää jäsenten välisen tehtäväjaon. Päätös : Päätettiin ottaa erityisen arvioinnin kohteeksi vanhus- ja terveyspalvelut. Arvioinnin suorittavat Mikko Iljana ja Raili Louhimaa. Lautakunnan puheenjohtaja Rantasuo ilmoitti olevansa jäävi arvioimaan perusturvaa. Muilta osin tarkastuslautakunta päätti seuraavasta vastuunjaosta: Pirkko Rantasuo: hallinto, tekninen toimi Pirkko Rantasuo ja Raili Louhimaa: sivistys Merkitään saapuneeksi konsultti Rauni Segerholmin laatima selvitys: Hailuodon kunnan perusturvan palveluselvityksen loppuraportti 27.8.2014 (liite 5).
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 8 Tarkastuslautakunta 6 16.09.2014 Hailuodon kunnan rahastojen ja lahjoitusrahastojen sääntöjen yhdenmukaistaminen Tarkltk 6 Khall 07.10.2013 193, Khall 07.4.2014 64, Khall 18.8.2014 153 Kunnanhallitus pyytää tarkastuslautakunnan lausuntoa yhdistettyjen lahjoitusrahastojen säännöistä. Lautakunta keskustelee ja päättää kunnanhallitukselle annettavasta lausunnosta. Keskusteltiin kunnanhallituksen tekemästä lahjoitusrahastojen sääntöehdotuksesta. Lautakunnalle on annettu aikaa 15.10 asti. Päätettiin siirtää lausunnon antaminen seuraavaan kokoukseen. Kunnanjohtaja Karinen poistui klo 17.51
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 9 Tarkastuslautakunta 7 16.09.2014 Tarkastuslautakunnan talous Tarkltk 7 Tarkastuslautakunnan tuloslaskelman (tilanne 7/2014) mukaan tarkastuslautakunnan menoksi on kirjattu 11.670,82 euroa, ylitys 4.600,82 euroa ja käyttö 165,1 %. Kunnanhallitus on esittänyt ja valtuusto vahvistanut tarkastuslautakunnalle 7.070 euron määrärahan. Tarkastuslautakunta on pyytänyt kunnantoimistoa toimittamaan pääkirja-ajon ja kopiot momentille kirjatusta tositteista, jotta voidaan selvittää kuuluvatko kaikki momentille kirjatut menot tarkastuslautakunnalle. Tarkastuslautakunta keskustelee raporttien perusteella tarkastuslautakunnan budjetin riittävyydestä ja tekee tarvittaessa lisämäärärahaesityksen. Todetaan, että tarkastuslautakunnan momentille on kirjattu menoja, jotka eivät sinne kuulu. Tarkastuslautakunta pyytää kohdistamaan laskut muistiotositteilla tositenumeroilla 338 (veroneuvonta) ja 412 tositteesta 951 euroa tarkastukseen sisältymättömästä asiantuntijapalveluista omalle kustannuspaikalleen sekä kirjaamaan loppuosan tositteen 412 menosta tililtä 4330 tilille 4341 sinne kuuluvana. Päätettiin esittää valtuustolle, että tarkastuslautakunnalle myönnetään lisää määrärahaa 14.000 euroa vuodelle 2014 kunnanhallituksen esittämän 7.200 euron lisämäärärahan sijasta. Vuoden 2014 kuluihin sisältyy poikkeuksellisesti vuoden 2012 tarkastusmenoja
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 10 Tarkastuslautakunta 8 16.09.2014 Tarkastuslautakunnan koulutus Tarkltk 8 Kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivä järjestetään Aluekehityssäätiön toimesta Oulussa 5.11. 2014, viimeinen ilmoittautumispäivä on 7.10 ja koulutuksen hinta 180 euroa + alv/henkilö. Päätettään, että jokainen tarkastuslautakunnan jäsen voi osallistua koulutukseen aikataulunsa puitteissa. Koulutusmaksu maksetaan tarkastuslautakunnan määrärahasta. Päätösesitys hyväksyttiin. Koulutus: Kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivä 5.11.2014, järjestäjä Aluekehityssäätiö, hinta 180 + alv 24 %. (liite 6).
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 11 Tarkastuslautakunta 9 16.09.2014 Muut esille tulevat asiat Tarkltk 9 Merkittiin tiedoksi lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valtuuston ja kunnanhallituksen puheenjohtajille osoittama kirje tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tiedonsaantioikeudesta (liite 7). Laadittiin yhteenveto vuoden 2013 arviointikertomukseen sisältyvistä toimenpide-ehdotuksista. Päätettiin toimittaa luettelo tiedoksi kunnanhallitukselle (liite 8).
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 12 Tarkastuslautakunta 10 16.09.2014 Seuraava kokous Tarkltk 10 Seuraava kokous päätettiin pitää to 2.10.2014 klo 17.00 Oulussa Limingantullissa
Hailuodon kunta PÖYTÄKIRJA 8/2014 13 Tarkastuslautakunta 11 16.09.2014 Kokouksen päättäminen Tarkltk 11 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.21