Asialista/ Pöytäkirja Nro 3/2016 1 Kokoustiedot Kokousaika 8.3.2016 kello 13.30 15.30 Kokouspaikka Frami B 2 krs., Edustustila Käsitellyt asiat Pykälä Asia 1 Kokouksen avaus 3 2 Kokousaikataulujen tarkistus 4 3 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus 5 4 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus ja varsinaisten työryhmien työn käynnistäminen / EPSOTE projektin resurssitarkennus 6 5 Ohjausryhmän kokouksen 20.5.2016 yhteydessä järjestettävä seminaari 10 6 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus ja varsinaisten työryhmien työn käynnistäminen 11 7 Muut asiat 13 8 Kokouksen päättäminen 14
Asialista/ Pöytäkirja Nro 1/2016 2 Kokousaika 8.3.2016 kello 13.30 15.30 Kokouspaikka Frami B 2 krs., Edustustila Osallistujat Harri Jokiranta projektinjohtaja, E-P sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus Piia Aro perusturvajohtaja, Lapuan kaupunki Hannele Koivisto kuntayhtymän johtaja, JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Kirsti Kähärä terveyspalvelujohtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Tytti Luoto sosiaalijohtaja, Ilmajoen kunta Vesa Maunuksela Tehy, henkilöstöjärjestöjenedustaja Kari Nuuttila liikelaitoskuntayhtymän johtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Jouni Nummi kuntayhtymän johtaja, Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Maria-Liisa Nurmi kuntayhtymän johtaja, Kuusiokuntien terveyskuntayhtymä Tuula Peltoniemi erityisasiantuntija, SOSTE ry Tanja Penninkangas peruspalvelujohtaja, Järvi-Pohjanmaan perusturva Teemu Puolijoki kehitysjohtaja, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, poistui klo 15.10 Anna-Kaisa Pusa kuntayhtymän johtaja, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Hannu Puolijoki johtajaylilääkäri, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Raija Ranta kansliapäällikkö-toimialajohtaja, Seinäjoen kaupunki, poistui klo 15.15 Päivi Saukko tulosaluejohtaja (sosiaalityö), Seinäjoen kaupunki Minna Sillanpää toimitusjohtaja, Etelä-Pohjanmaan yrittäjät Lasse Anttila Poissa Tero Järvinen Jaakko Pihlajamäki Pöytäkirjanpitäjä Jaana Uotila Käsitellyt asiat ohjausryhmän puheenjohtaja toimitusjohtaja (Kuusiolinna Terveys Oy), Kuusiokuntien terveyskuntayhtymä sairaanhoitopiirin johtaja, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri johdon sihteeri, Seinäjoen kaupunki 1-7 Allekirjoitukset Harri Jokiranta puheenjohtaja Jaana Uotila sihteeri
3 1 Kokouksen avaus Stvk 8.3.2016, 1 Todetaan läsnäolijat. Todettiin.
4 2 Kokousaikataulujen tarkistus Stvk 8.3.2016, 2 Työvaliokunnan kokoukset on sovittu pidettäväksi pääsääntöisesti keskiviikkoisin kahden viikon välein. Varmistetaan kevään 2016 kokousajankohdat Päätettiin pitää kevään 2016 kokoukset seuraavasti: - 6.4.2016 kello 14.00-20.4.2016 kello 14.00-4.5.2016 kello 14.00-24.5.2016 kello 14.00-15.6.2016 kello 14.00-29.6.2016 kello 14.00
5 3 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus Stvk 8.3.2016, 3 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. Merkittiin tiedoksi. Lisäksi sovittiin, että - järjestetään työryhmien oma seminaari-iltapäivä huhti-toukokuun vaihteessa - selvitetään projektin omien verkkosivujen toteuttaminen (oma domain)
6 4 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus ja varsinaisten työryhmien työn käynnistäminen / EPSOTE projektin resurssitarkennus Stvk 5.2.2016, 4 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Projektin jatkotyöskentelyä varten on perustettu työryhmät; Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen (kevät 2016) Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen (kevät 2016) Lasten ja nuorten kasvun tukeminen (kevät 2016 Digiloikka (kevät 2016) ICT (kevät 2016) Taustatieto (kevät 2016) Kiinteistöt-tila-talous (kevät 2016) Tiedotus-viestintä (2016) Laatu (kevät 2016) Hallintorakenne (kesä-syksy 2016) Henkilöstö (kesä-syksy 2016) Valmistelevien työryhmien tehtävänä on ollut tammikuun 2016 loppuun mennessä tehdä ehdotus varsinaisen työryhmän työsuunnitelmasta ja kokoonpanosta työvaliokunnalle. Osa työryhmistä on aloittanut toimintansa myöhemmin, mikä huomioidaan varsinaisten työryhmien tehtävä- ja kokoonpanomäärittelyssä. Varsinaisten työryhmien kokoonpanossa huomioidaan asiantuntijuus ja alueellinen edustavuus. Kuntajohtafoorum evästi kokouksessa 29.1.2016 työryhmien kokoonapanon osalta huomioitavaksi yhteistoiminta-alueita alueellisen edustavuuden lähtökohtana. Projektin työssuunitelmassa työryhmien työsekentelyssä on edellytetty huomioitavan; matala kynnys peruspalvelut, kuntarajapinnat, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen ja verkostoitunut toiminta. Skjf 29.1.2016, 5 (EPSOTE tilannekatsaus) käsittelyn yhyteydessä todetaan, että palvelurakenteen mallintamisessa huomioidaan tilannekatsauksessa esitetyt asiat (http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/kuntajohtajat/kx34wt2n3/epsote_kuntajohtajafoorum_tilannekatsaus_29.1.2016.pdf ). Valmistelevat työryhmät esittelevät ehdotuksensa varsinaisen työryhmän työsuunnitelmaksi ja kokoonpanoksi. - Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksytään varsinaisten työryhmien alustavat työsuunnitelmat ja kokoonpanot. Käsittely: Käytiin läpi työryhmien työsuunnitelmat ja ehdotukset kokoonpanoista. Kiinteistötila-talous-, hallintorakenne- ja henkilöstötyöryhmien osalta valmistelu on vielä kesken.
7 Käsittelyn aikana sovittiin seuraavista asioista: - Yhteinen aloitus työryhmille: seminaaripäivä/ohjausryhmän kokous - Yhteisen kuvan luominen/työvaliokunnan rooli/työsuunnitelma - Näkymien hakeminen professioiden ulkopuolelta - Kansalaisnäkökulma: tulevaisuusverstaat, digitaalinen dialogi - Kansallisesti kootut palvelut, globalisaatio - Kolmen lisähenkilön rekrytointi maakunnan sisältä, 10 kk - Työvaliokunnan jäsenet osallistuvat vain yhteen työryhmään Työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot liitetään verkkosivuille. Työvaliokunta päätti merkitä tiedoksi työryhmien tilannekatsaukset sekä hyväksyä työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot sekä käsittelyn aikana sovitut tarkennukset. Sohj 26.2.2016, 4 EPSOTE projektin resurssin tarkentamisesta on keskustelu kuntajohtajafoorumin kokouksessa 29.1.2016, jolloin todettiin projektin etenemisen kannalta tarvittavan lisäresurssin tarve. Tarvittava lisäresurssi huomioiden projektin työsuunnitelma ja sen mukaisten työryhmien käynnistyminen olisi; * sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntija, jonka tehtävänä on tukea ydinprosessityöryhmien työtä, tehdä tarvittavaa taustatiedon hankintaa ja analyysiä * assistentti, jonka tehtävä on projektin verkkosivujen ylläpito ja kehittäminen, avustaa tarvittavan taustatiedon hankinnassa ja analyysissä * sihteeri/assistenttipalvelujen osto vastaamaan työryhmien työn käytännön järjestelyistä ja taloushallinnosta Tarvittava työtila on mahdollista vuokrata Into Seinäjoki Oy (Tilapalvelut) seuraavin ehdoin; - sijainti C-talon 5 krs - tilassa on 82,5 m2 jyvitettyä toimistotilaa, todellisia neliöitä on 70 - tilan vuokra on 1 240,00 /kk + alv Kansallisen SoTe uudistuksen täytäntöönpanon mukaisesti tarkoituksen mukaista on kevään 2016 aikana tehdä suunnitelma ja päätös projektin jatkamisesta 31.1.2018 saakka. Projektin työsuunnitelman tehtävien mukaisesti lisäresurssivaraus tehtäisiin ajalle 1.3. 31.12.2018. Lisäresurssin kustannusarvio ja aikaisemmin hyväksytty projektin kustannusarviosta laskettu EPSOTE projektin muutettu talousarvio ajalle 1.3.2016 31.12.2016 olisi yhteensä 297 300 (muutos 131 000 ), mikä vastaisi vuositason kustannusarviota. Kustannukset katetaan 17.12.2014 3 tehdyn päätöksen perusteella kuntien kesken asukaslukuperusteisesti. Talousarvio ja kuntien maksuosuudet on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/ohjausryhma/materiaalit.html
8 Ohjausryhmä hyväksyy asiaselostuksen mukaiset esitykset; - EPSOTE muutettu talousarvio 1.3. 31.12.2016 - lisäresurssin rekrytointi ajalle 1.3. 31.12.2018 - työtilan vuokraus 1.3. 31.12.2016 - kevään 2015 aikana laaditaan tarkennettu suunnitelma EPSOTE projektin jatkamisesta 31.12.2018. Muutettu ehdotus kokouksessa: Ohjausryhmä hyväksyy asiaselostuksen mukaiset esitykset; - jatketaan EPSOTE projektia 31.12.2018 saakka - kevään 2015 aikana laaditaan tarkennettu suunnitelma 31.12.2018 saakka - toteutetaan työtilajärjestely 1.3.2016 31.12.2018 - lisäresurssin rekrytointi ajalle 1.3.2016 31.12.2018 - EPSOTE muutettu talousarvio 1.3.2016 31.12.2016 Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin. Stvk 8.3.2016, 4 Ohjausryhmän päätöksen mukaisesti käynnistetään EPSOTE projektin lisäresurssin rekrytointi mahdollisimman pian ja samaan aikaan selvitetään työtilajärjestelyt. EPSOTE projektin lisäresurssi kohdennettaisiin seuraavasti: - sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntija, jonka tehtävänä on tukea ydinprosessityöryhmien työtä, tehdä tarvittavaa taustatiedon hankintaa ja analyysiä - assistentti, jonka tehtävä on projektin verkkosivujen ylläpito ja kehittäminen, avustaa tarvittavan taustatiedon hankinnassa ja analyysissä - sihteeri/assistenttipalvelujen osto vastaamaan työryhmien työn käytännön järjestelyistä ja taloushallinnosta Työtilajärjestelyistä on neuvoteltu yhdessä Aksilan, SoNET BOTNIAn ja Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa (kehittämisyksikkö) toimijoiden työtilojen sijoittamisesta fyysisesti yhteen. Tarkoituksena on vahvistaa toimijoiden yhteistyötä ja resurssien käyttöä. Työtilan sijoittumista MediWestin tai Framin kiinteistöön selvitetään. Edellytyksenä on yhteinen samalle käytävälle sijoittuva työtila, jonka yhteydessä on käytettävissä kokoustiloja mm. työryhmien työskentelyä ja työvaliokunnan kokouksia varten. Työvaliokunta päättää asiaselostuksessa esitetyn mukaisesti - käynnistää EPSOTE projektin lisäresurssin rekrytoinnin - hyväksyä työtilajärjestelyjen suunnitelman.
9 Ehdotus hyväksyttiin seuraavin tarkennuksin: - sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijan ja assistentin tehtävässä edellytetään ylempää tiedekorkeakoulututkintoa - sihteeri/assistenttipalvelujen hankinta toteutetaan ostopalveluna, tai ellei se ole mahdollista, palkataan määräaikainen toimisto-/talousihteeri - jatketaan neuvotteluja työtiloista ensijaisesti MediWestin kanssa
10 5 Ohjausryhmän kokouksen 20.5.2016 yhteydessä järjestettävä seminaari Stvk 8.3.2016, 5 Käynnistyneiden työryhmien työskentely kuvattiin ohjausryhmän kokouksen yhteydessä olleessa Kick Off seminaarissa 26.2.2016. Seminaarin aineisto on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/seminaarit/kickoffseminaari26.2.2016.html 4.12.2015 hyväksytyn projektin työsuunnitelman mukaisesti 20.5.2016 ohjausryhmän kokouksen yhteydessä järjestettävän seminaarin aiheeksi on asetettu palvelurakenne. Kick Off seminaarissa käydyssä keskustelussa toettiin, että seuraavassa seminaarissa tulee tarkemmin määritellä SoTe -palvelurakenteen maakunnallinen tahtotila. Kansallisen SoTe reformin aikataulun mukaan järjestämislaki ja siihen liittyvät säädökset lähtevät lausunnoille huhtikuussa 2016, joten seminaarin ohjelmaan on hyvä sijoittaa ao. teemaan liittyvä asiantuntijapuheenvuoro. Ohjausryhmän kokouksen 20.5.2016 yhteydessä pidettävälle seminaarille on varattava riittävä aika (esim. ohjausryhmän kokous klo 9.30 11.00 ja seminaari klo 12.00 16.00). - ohjausryhmän kokouksen 20.5.2016 yhteydessä pidettävän seminaarin teema on EPSOTE palvelurakenne. - varataan seminaarille aika ohjausryhmän kokouksen jälkeen (esim. klo 12.00 16.00). - päätetään seminaarin kutsuttavat yhteistyötahot Ehdotus hyväksyttiin. Seminaariin kutsuttavat yhteistyötahot päätetään myöhemmin.
11 6 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus ja varsinaisten työryhmien työn käynnistäminen Stvk 5.2.2016, 4 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Projektin jatkotyöskentelyä varten on perustettu työryhmät; Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen (kevät 2016) Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen (kevät 2016) Lasten ja nuorten kasvun tukeminen (kevät 2016 Digiloikka (kevät 2016) ICT (kevät 2016) Taustatieto (kevät 2016) Kiinteistöt-tila-talous (kevät 2016) Tiedotus-viestintä (2016) Laatu (kevät 2016) Hallintorakenne (kesä-syksy 2016) Henkilöstö (kesä-syksy 2016) Valmistelevien työryhmien tehtävänä on ollut tammikuun 2016 loppuun mennessä tehdä ehdotus varsinaisen työryhmän työsuunnitelmasta ja kokoonpanosta työvaliokunnalle. Osa työryhmistä on aloittanut toimintansa myöhemmin, mikä huomioidaan varsinaisten työryhmien tehtävä- ja kokoonpanomäärittelyssä. Varsinaisten työryhmien kokoonpanossa huomioidaan asiantuntijuus ja alueellinen edustavuus. Kuntajohtafoorum evästi kokouksessa 29.1.2016 työryhmien kokoonapanon osalta huomioitavaksi yhteistoiminta-alueita alueellisen edustavuuden lähtökohtana. Projektin työssuunitelmassa työryhmien työsekentelyssä on edellytetty huomioitavan; matala kynnys peruspalvelut, kuntarajapinnat, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen ja verkostoitunut toiminta. Skjf 29.1.2016, 5 (EPSOTE tilannekatsaus) käsittelyn yhyteydessä todetaan, että palvelurakenteen mallintamisessa huomioidaan tilannekatsauksessa esitetyt asiat (http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/kuntajohtajat/kx34wt2n3/epsote_kuntajohtajafoorum_tilannekatsaus_29.1.2016.pdf ). Valmistelevat työryhmät esittelevät ehdotuksensa varsinaisen työryhmän työsuunnitelmaksi ja kokoonpanoksi. - Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksytään varsinaisten työryhmien alustavat työsuunnitelmat ja kokoonpanot. Käsittely: Käytiin läpi työryhmien työsuunnitelmat ja ehdotukset kokoonpanoista. Kiinteistötila-talous-, hallintorakenne- ja henkilöstötyöryhmien osalta valmistelu on vielä kesken.
12 Käsittelyn aikana sovittiin seuraavista asioista: - Yhteinen aloitus työryhmille: seminaaripäivä/ohjausryhmän kokous - Yhteisen kuvan luominen/työvaliokunnan rooli/työsuunnitelma - Näkymien hakeminen professioiden ulkopuolelta - Kansalaisnäkökulma: tulevaisuusverstaat, digitaalinen dialogi - Kansallisesti kootut palvelut, globalisaatio - Kolmen lisähenkilön rekrytointi maakunnan sisältä, 10 kk - Työvaliokunnan jäsenet osallistuvat vain yhteen työryhmään Työvaliokunta päätti merkitä tiedoksi työryhmien tilannekatsaukset sekä hyväksyä työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot sekä käsittelyn aikana sovitut tarkennukset. Stvk 8.3.2016, 6 Varsinaisten työryhmien käynnistyessä on tullut esiin tarve yhteistoimintaalueiden oman käytettävissä olevan resurssin johdosta työvaliokunnan jäsenten osallistuminen useampaan työryhmään. Työvaliokunnan linjaus (5.2.2016, 4) perustui ajatukseen jakaa asiantuntijuutta, vastuuta ja osallisuutta laajemmin työvaliokunnan jäsenten ja toimijoiden kesken. Edelleen linjauskeskustelussa todettiin, että työryhmien muodostamiin alatyöryhmiin osallistutaan asiantuntijuuden mukaisesti. Tarkennetaan työvaliokunnan jäsenten osallistuminen työryhmätyöskentelyyn. Päätettiin, että - noudatetaan mahdollisuuksien mukaan sitä, että hajautetaan työtä ja lavennetaan vastuuta - tarvittaessa työvaliokunnan jäsen voi osallistua eri työryhmiin - organisaatiot vastaavat siitä, että oma/muu asiantuntija on oikeassa työryhmässä
13 7 Muut asiat Stvk, 7 Edellisten kokousten muistiot. Tuodaan edellisen kokouksen muistio hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen.
14 8 Kokouksen päättäminen Stvk 8.3.2016, 8 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.30