5. luento: Suunnittelutyön dokumentointi - käsikirjoitustyypit Käsikirjoitus- ja dokumenttityypit Verkkopalvelun suunnittelun ja toteutuksen jokaiseen vaiheeseen liittyy oma dokumentaationsa. Dokumenttien nimet voivat vaihdella riippuen esimerkiksi yrityksestä. Nimityksiä käytetään myös ristiin. Jokaisessa projektissa tulee yhteistyökumppanin kanssa aina sopia mitä milläkin asiakirjalla ja dokumentilla kulloinkin tarkoitetaan. 1. Sisällöntuotannon puolelle ei ole vakiintunut mitään tiettyjä formaaleja dokumenttimalleja tai pohjia. Käsikirjoitus- ja dokumenttimalleja on yhtä monta kuin on tuotantoryhmääkin. 2. Vaadittavien dokumenttien tyypit ja niiden määrä riippuu tuotantoprojektin laajuudesta ja suunniteltavasta verkkopalvelutyypistä. 3. Suunnitteludokumenttien tarkoituksena on ennen kaikkea palvella työryhmän ja tilaajan tarpeita. Lisäksi suunnitteludokumentit toimivat tuottajan ja tilaajan välisen keskustelun tukena. Erilaiset dokumentit voidaan jakaa karkealla tasolla kahteen eri ryhmään: Projektin hallintaan liittyvät dokumentit: tarjoukset, tuotantosopimukset, projektisuunnitelmat, tekijänoikeussopimukset, salassapitosopimukset, palaverimuistiot, työpäiväkirjat jne. Verkkopalvelun suunnitteluun liittyvä dokumentointi: esimerkiksi käsikirjoitusvaiheen dokumentit synopsis, konseptisuunnitelma, asiakäsikirjoitus ja tuotantokäsikirjoitus. Projektin hallinta ja dokumentointi Jo projektin alkuvaiheessa hahmotetaan projektin tehtäväluettelo, jonka pohjalta laaditaan projektisuunnitelma. Samaten projektin alkuvaiheessa asetetaan dokumentoinnin taso. Toisin sanoen mitä dokumentteja suunnittelu- ja toteutustyöstä tässä projektissa laaditaan. Dokumentointi vaatii resursseja, joten se tulee huomioida projektin taloussuunnittelussa. (Vrt. Lukkari 2004, 14; Metsämäki 2000, 11-17.) Projektisuunnitelma Projektisuunnitelma on kuvaus projektin tavoitteista ja selvitys siitä miten tavoitteisiin päästään. Projektisuunnitelman sisältö riippuu projektin laajuudesta, projektin tyypistä (kehitys-, tuotantovai päivitysprojekti). Projektisuunnitelmaa päivitetään ja täydennetään projektin kuluessa. Kuvaus projektista: lähtökohta, rajaus ja tavoitteet Projektin organisointi: johtoryhmä, projektiryhmä, yhteyshenkilöt, vastuuhenkilöt Projektin vaiheet Resurssit: tehtävät ja arvio niihin käytettävästä ajasta sekä vaadittavasta osaamisesta Aikataulu: projektin aloitus- ja lopetusajankohdat, päätehtävien ja niiden alatehtävien aloitus- ja lopetusajankohdat, tarkistuspisteet yms. > projektikalenteri, jossa huomioidaan esim. pyhät ja lomat yms. Projektin ympäristö: laitteet ja ohjelmistot Riskianalyysi Budjetti 1
Materiaalin päivitys ja versionhallinta Materiaalin tallennus ja suojaaminen Viestintäsuunnitelma Tekijänoikeudet Markkinointi Projektin seuranta Projektin etenemistä seurataan koko projektin elinkaaren ajan. Esimerkiksi lopullisen asiakäsikirjoituksen hyväksymisen jälkeen laaditaan tuotantosuunnitelmaan, missä tarkennetaan projektisuunnitelmaa. Verkkopalvelun suunnittelu- ja toteutusprojektin aloitus Dokumentit: tarjouspyyntö, tarjous, projektin esitutkimuksiin ja -kartoituksiin liittyvät raportit, synopsis, toimeksianto, konseptisuunnitelma Tarjouspyyntö ja tarjous Verkkopalvelun suunnittelu- ja toteutusprojekti lähtee liikkeelle useimmiten tarjouspyynnöstä. Kun asiakas ottaa yhteyttä verkkopalvelun suunnittelu- ja tuottajatahoon hänellä saattaa olla jo valmis synopsis ja konseptisuunnitelma, joista selviää keskeiset tuotannon laajuutta rajaavat tiedot: mitä tehdään, kenelle, miksi ja milloin. Hyvin muotoiltuun tarjouspyyntöön vastaaminen on helppoa. (Esim. Lukkari 2004, 93-95.) Usein näin ei kuitenkaan ole. Tavallisempaa lienee se, että tilaajan tarjouspyyntö sisältää liian vähän informaatiota, jotta sen perusteella voidaan laatia tarjous. Tällöin voidaan toimia eri tavoin: Tavata tilaaja ja keskustellen selvittää mitä tilaaja haluaa ja mitkä hänen tavoitteensa ovat. tarvittavien lisätietojen pohjalta voidaan laatia tarjous. Laaditaan vastineeksi tiukka tarjous. tarjotaan asiakkaalle perustoiminnallisuuden sisältävä ratkaisu, jonka pohjalta palvelukonseptia voidaan kehittää eteenpäin. Tällöin pitää kiinnittää huomiota ehtoihin, jotta toteutusvaiheessa ei tule yllätyksiä. Tarjotaan asiakkaalle konsultointi- ja kartoitustyötä. Tarkoituksena on selvittää asiakkaan tarpeet sekä selvittää ja suunnitella tarpeeseen sopiva ratkaisu. Tällainen konsultointiprojekti edeltää varsinaista suunnittelu- ja toteutusprojektia. Konsultointiprojekti kannattaa pitää omana kokonaisuutenaan, jolla on oma projektisuunnitelma ja budjetti. Tarjous Tarjous kannattaa aina tehdä kirjallisena. Tällöin tarjouksen sisällöstä voidaan tarvittaessa helposti varmistua. Tarjous on juridisesti sitova. Tarjouksen jättäjä ei voi yksipuolisesti peruuttaa tarjoustaan. Kun tilaaja on vastaanottanut tarjouksen hänellä on oikeus saada tarjottu tuotanto tarjouksessa mainitulla hinnalla ja mainituilla ehdoilla. Tarjous sitoo tarjouksen jättäjää tarjouksen voimassaolon ajan. Joissakin yksittäistapauksissa tarjous voidaan peruuttaa. Esimerkiksi silloin kun tilaajan yrityksestä saadaan viime hetkellä jotakin sellaista tietoa, jonka perusteella voidaan olettaa yhteistyön olevan 2
eettisesti arveluttavaa tai muodostavan taloudellisesti liian suuren riskin. (Esim. Lukkari 2004, 90 92.) Esitutkimus ja -kartoitus Lähtökohtien selvittäminen (yhteiskunnan lait, normit, asetukset sekä palveluntuottajaorganisaation säännöt) Verkkopalvelun perusidea ja käyttötarkoitus Vastaavat palvelut ja niiden analysointi Taloudellisen kannattavuuden perusteet Olennaista on laatia esitutkimusta ja kartoitusta varten suunnitelma. Millä tavalla tietoa kootaan, keneltä tietoa kerätään (mikä on perusjoukko, josta halutaan tietää jotakin), miten tieto analysoidaan ja miten tulokset raportoidaan. Suunnitelmallisuus säästää sekä aikaa että rahaa. Ks. luento 4. Synopsis Synopsis on tiivistelmä verkkopalvelun sisällöstä ja toiminnallisuudesta. Se on eräänlainen hahmotelma tai luonnos; paperi, josta selviää palvelun sisältö ja muoto. Synopsiksen tehtävä on ennen muuta tiivistää verkkopalvelun perusideat. Synopsis ei sisällä kuvallisia tai muita yksityiskohtaisia ratkaisuja. Ne vain rajoittaisivat tulevaa kirjoittamisprosessia. Synopsis on tärkeä sekä rahoittajalle, tuottajalle, toteuttavalle työryhmälle että myös käsikirjoittajalle itselleen. Synopsis on hyvä käsikirjoittamisen vaihe, koska siinä kokonaisuus ei vielä peity yksityiskohtien alle. Hyvässä synopsiksessa keskeinen idea, perusristiriita ja rakenne ovat selvästi hahmotettavissa. (vrt. Elokuvataju.) Ks. luento 2. Toimeksianto Toimeksiannossa tilaaja määrittelee minkälaisen verkkopalvelun tai sisällön hän tilaa. Toimeksianto (briefing) on lähtökohtana koko tuotantoprosessille. Toimeksianto on tilaajan vastuulla. Usein se tehdään kuitenkin yhteistyössä, sillä toimeksiannon tulee olla riittävän yksiselitteinen ja kattava, jotta molemmat sekä tilaaja että toimittaja ovat yhtä mieltä siitä, mihin lopputulokseen pyritään. (Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 24.) Ks. luento 2. Konseptisuunnitelma Konseptisuunnitteluvaiheessa määritellään perusteet toteutettavalle palvelulle. Siinä kuvataan palvelun idea, sisältö ja toiminta. Erityisesti tässä suunnitteluvaiheessa korostuu palveluprosessin suunnittelu. Palveluprosessin suunnittelussa tulee huomioidaan verkossa tapahtuvan palveluprosessin etenemisen lisäksi myös se, millä tavalla palveluprosessi etenee verkon ulkopuolella. Ks. luento 3. Asiakäsikirjoitus Asiakäsikirjoituksen tarkoituksena on kuvata ja rajata verkkopalvelun asiasisältö. Asiakäsikirjoitus pyrkii konkretisoimaan synopsiksessa ja/tai toimeksiannossa esitettyjä asioita. Verkkopalvelun sisällön määrittelyn peruslähtökohtana käyttötarkoitukseen soveltuva informaatioarkkitehtuuri (in- 3
formation architecture). Informaatioarkkitehtuuria määrittelevät verkkopalvelun tietosisältö sekä asiointi- ja toimintaprosessit. Yksinkertaistettuna asiakäsikirjoitus kertoo sisällön, sen rakenteen ja muodon, toiminnallisuuden sekä luonnokset käyttöliittymästä. (Vrt. Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 28; Metsämäki 2000, 29 35.) Asiakäsikirjoitus on luova prosessi, jonka eteneminen ja toteutus riippuu suuresti käsikirjoittajasta. Asiakäsikirjoituksen pohjalta tulisi kyetä muodostamaan käsitys lopullisesta verkkopalvelusta. Toisin sanoen asiakäsikirjoitus on runko, jonka ympärille varsinainen palvelu rakennetaan. Tästä syystä on tärkeätä hyväksyttää lopullinen asiakäsikirjoitus tilaajalla ennen varsinaista tuotantokäsikirjoituksen tekemistä ja tuotannon aloittamista. (Esim. Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 29.) Asiakäsikirjoituksen sisältö Asiakäsikirjoitus kertoo: Mitä sisältöjä verkkopalveluun sisällytetään - miten laaja verkkopalvelu on. Miten sisältö jäsennetään (informaatioarkkitehtuuri) - millainen rakenne verkkopalvelulla on - miten rakenteessa liikutaan Mitä mediaelementtejä käytetään ja missä yhteydessä Miltä sisältö näyttää - informaation esitystapa ja - visuaalinen ulkoasu (lay-out) Asiakäsikirjoitus voi koostua useista osioista tai dokumenteista. Asiakäsikirjoituksen perusrunko muodostuu esim. seuraavista dokumenteista: Toiminnallisuuden kuvaus: käyttötapaus kaaviot (use case diagram) sekä käyttötapauskuvaukset (use case description) Sisällön hahmottaminen - Luettelo: pääasiat jaettu alakohtiin ja niiden tarkennuksiin - Kuvaus sivun sisällöstä > sisältökäsikirjoitus tai kuvakäsikirjoitus - Sivukartta, missä tieto on jaettu luettelon tai sisältökäsikirjoituksen pohjalta sivuiksi (sivu ymmärrettävä tässä joustavasti) - Rakenteiset dokumentit: sisältötason jäsennys (esim. ruokaohje: valmistusaineet, valmistusohje, välineet) dokumenttitason jäsennys (otsikko, tekstikappale, luettelo jne.) Erilaiset apudokumentit - materiaalipäiväkirja - käsite- ja miellekartat Rakennesuunnitelma ja liikkumisjärjestelmä 4
Toiminnallisuuden kuvaaminen Käyttötapausta (use case) kuvattaessa kerrotaan mitä käyttötapauksessa tapahtuu ja mistä asioista käyttäjä ja järjestelmä vaihtavat tietoa. Yleensä esitellään vuorovaikutustilanteen peruskulku. Tätä täydennetään edelleen kuvaten erilaiset muunnelmat ja poikkeustilanteet. (Esim. Schneider & Winters 1998, 14-38; Wiio 2004, 110-122.) Ks. luento 4. UML -notaation avulla voidaan verkkopalvelun toiminnallisuus esittää havainnollisten kaavioiden avulla. Käyttötapauskaavio (use case diagram) soveltuu hyvin analyysi ja määrittelyvaiheessa selventämään sovelluksen ja käyttäjän välistä vuorovaikutusta. Lisätietoa UML-kevyt johdatus [online]. Turku: Turun yliopisto, 2004 [viitattu 7.2.2005]. Saatavissa pdfmuodossa: <URL: http://staff.cs.utu.fi/kurssit/ohjelmistotuotanto/uml-johdanto(2).pdf >. Sisällön hahmottaminen Sisällön hahmottamisen pohjana voi toimia asian käsitteellinen jäsennys ja/tai verkkopalvelun toimintaprosessit, joiden pohjalta laaditaan kulloistakin käyttötarkoitusta varten sopiva verkkopalvelun informaatioarkkitehtuuri. (Asiasta enemmän luennolla 6 ja 7.) Pienissä verkkopalveluprojekteissa saattaa riittää sivukartan tasoinen esitys sisällöstä. Laajempien verkkopalveluiden ollessa kyseessä tarvitaan yksityiskohtaisempia dokumentteja. Esimerkiksi paljon tekstiä sisältävästä palvelusta laaditaan ns. sisältökäsikirjoitus ja vahvasti kuvaan tukeutuvasta palvelusta usein ns. kuvakäsikirjoitus (storyboard). (Vrt. Metsämäki 2000, 181-185.) Luettelo on sisällysluettelon tapainen luettelo, missä pääasiat on jaettu valmiiksi alakohtiin ja niiden tarkennuksiin. Sisältökäsikirjoitus koostuu tekstistä, jossa on huomioitu jo tehdyt sisältömäärittelyt. Toisinaan sisältökäsikirjoitukseen merkitään dokumenttitason jäsennys (joskus myös informaation sisältötason jäsennys). Sisältökäsikirjoitukseen merkitään usein myös kuvaideat, kuvatekstit, ääniosiot jne.) Kuvakäsikirjoituksena tarkoituksena on koota asiat yhden perusteeman alle. Kuvakäsikirjoitus kertoo sarjakuvamaisesti piirrettynä sen mitä esim. videossa tai animaatiossa tapahtuu. Sivukartta jakaa sisällön ja toiminnallisuudet sivutasolle. Verkkopalvelun rakenne alkaa hahmottua. Rakenteistetut dokumentit: Sivun tasolla informaatio jaetaan ensinäkin dokumenttitasolla (esim. pääotsikko, ingressi, alemman tason otsikko, leipäteksti, kuva teksti jne.) Toiseksi informaatio voidaan jäsentää myös sisällön näkökulmasta, jolloin hahmotetaan tietosisällön informaatioelementit. 5
Rakennesuunnitelma ja liikkumisjärjestelmä Rakenteella tarkoitetaan yksinkertaisimmillaan sitä mitkä asiat esitetään ja missä järjestyksessä. Rakenne jäsentää verkkopalvelun informaatiosisällön ja toimii liikkumisjärjestelmän suunnittelun pohjana. Informaatiosisällön linkittäminen käyttäjän toiminnan kannalta loogisesti ja johdonmukaisesti toisiinsa on käytettävyyden kannalta erittäin tärkeätä. (Esim. Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 35-39.) Erillisen rakennesuunnitelman tekeminen kannattaa. Rakenne esitettään kaavioiden ja piirrosten avulla. Tarvittaessa niitä voidaan täydentää selventävillä teksteillä. Kaikkia mahdollisia tasoja ja linkityksiä ei tarvitse suunnitelmassa esittää. Kuitenkin rakennesuunnitelmasta tulisi selvitä sivuston päätasot ja tärkeimmät liikkumismahdollisuudet. (Ibid.) Materiaalipäiväkirja Verkkopalveluprojektissa voidaan hyödyntää jo olemassa olevaa aineistoa. Materiaalikartoitus kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin. Siitä on hyötyä etenkin asiakäsikirjoituksen tekemisessä. Materiaalikartoituksen tarkoituksena on käydä läpi olemassa oleva materiaali ja poimia sellaiset osat, jotka voidaan hyödyntää suhteellisen helposti kuten tietokannat, piirrokset, musiikki, valokuvat. Tekstimateriaali ja videoleikkeet ovat usein sellaisia, jotka vaativat suhteellisen paljon editointia ennen verkkoympäristöön siirtämistä. Tärkeätä on pitää yllä materiaalipäiväkirjaa. Kirjaan kannattaa merkitä mitä sopivaa on löytynyt, missä tiedostomuodossa aineisto on, millaista työstöä se ehkä vaatii ennen verkossa julkaisemista sekä aineiston tekijänoikeuksien haltija ja käyttöehdot. Näin voidaan muodostaa käsitys siitä mitä materiaalia ehkä pitää tuottaa lisää > valmistetaanko itse vai teetetäänkö alihankintana. Asiakäsikirjoituksen liitteet Varsinaisen asiakäsikirjoituksen pohjalta suunnitellaan esim. seuraavat asiat: Käyttöliittymä Visuaalinen ilme - Perusasettelu (lay-out) - Typografia, tekstielementtien tyyli ja sijoittelu - Kuvallinen tyyli Mediakäsikirjoitus - Mediavalinnat: miten eri medioiden käyttö vaikuttaa sisällön jäsentämiseen ja sen esittämiseen (esim. matkapuhelimeen vain ingressit), eri mediaelementtien käyttöön sekä ulkoasuun. Tarvittaessa laaditaan erilliset asiakäsikirjoitukset mediasta riippuen. - Mediaelementtien käyttö: tekstielementtien suunnittelu, kuvan, audion ja liikkuvan kuvan käyttö. Tekniset määrittely 6
Käyttöliittymä Verkkopalvelun käyttöliittymä koostuu yksinkertaisimmillaan toiminnallisuutta ohjaavista elementeistä (navigointilinkit). Käyttöliittymän perusteella käyttäjän tulisi kyetä muodostamaan käsitys sivuston tarjoamista palveluista ja informaatiosta sekä hahmottamaan liikkumisen pääreitit. Verkkopalvelun käyttöliittymän tulisi olla jokaisella sivulla samanlainen. Yleensä käyttöliittymästä laaditaan mallinäyttö, missä esitetään mm. päätason navigointi. Visuaalinen ilme Rakenteen ja toiminnallisuuksien ulkoinen ilme luodaan visuaalisella suunnittelulla. Visuaalinen yleisilme luo mielikuvaa verkkopalvelusta. Usein lähtökohdaksi otetaan organisaation liikemerkki ja sen värimaailma. Monilla yrityksillä on oma graafinen ohjeistonsa, jota visuaalisessa suunnittelussa tulisi noudattaa. Yleensä suunnitteluvaiheessa perusasettelu ja visuaalinen yleisilme kannattaa hahmottaa esim. kuvankäsittelyohjelman tms. avulla ja hyväksyttää se tilaajalla.(esim. Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 43.) Perusasettelu (lay-out) määrittelee verkkopalvelun visuaalisen ulkoasun. Siinä sommitellaan tekstit, kuvat sekä muut mediaelementit tasapainoisesti. Typografialla tarkoitetaan tekstin visuaalisen ilmeen suunnittelua. Tekstin ulkoasuun vaikuttavat kirjasinleikkaus (fontti), kirjasinkoko sekä kirjasintyyli eli kirjasimen ulkoasu (lihavointi, kursiivi jne.). Kullekin tekstielementille valitaan sopiva typografia. Tekstielementtien sijoittelussa käytetään apuna tekstin välistystä (tyhjä tila), tasausta ja palstoitusta. Visuaalisessa ohjeistuksessa on yleensä maalinäyttöjen ohella tietoja käytetyistä väreistä, marginaaleista, typografiat, koristekuvat, logot, informaatioelementtien sijoittelu jne. Esimerkkejä Esimerkki 1. Sisällön jäsentämisessä voi toimia apuna esim. käsite- tai miellekartta. Saavutettavuus verkkopalveluissa.. Kuva gif-muodossa. Esimerkki 2: Ruoka-allergiat. Pirkanmaan Allergia- ja Astmayhdistys. Luettelo. Esimerkki 3: Storyboard, kuvasuunnitelma. Elokuvantaju, Taideteollinen korkeakoulu http://elokuvantaju.uiah.fi/2001/oppimateriaali/esituotanto/storyboard.jsp Esimerkki 4: Kuvakäsikirjoitus. Tietokoneanimaatio. Teknillinen korkeakoulu http://www.niksula.cs.hut.fi/~ti111450/1999/anima-harj/anima97-h1.htm Esimerkki 5: Asiakäsikirjoitus ja rakennekaavio (pieni sivusto) Esimerkki 6: Mallinäyttö 7
Tuotantokäsikirjoitus Kun tilaaja on hyväksynyt lopullisen asiakäsikirjoituksen, se laajennetaan tuotantosuunnitelmaksi. Tuotantosuunnitelman keskeisin dokumentti on tuotantokäsikirjoitus. Se on yleensä tarkka tekijöille laadittu ohje tuotantoon liittyvistä asioista. Tuotantokäsikirjoituksen pohjalta määritellään rakenne, laajuus, mediaelementit, visuaalinen ulkoasu ja materiaalin tuottaminen. (Esim. Lukkari 2004, 105-108.) Perusideana on se, että kukin tuotantoon osallistuva saa ohjeistuksen oman työnsä tueksi. Esim. äänisuunnittelija pystyy toteuttamaan tarvittavat äänet. Pääosin sisältö on jo olemassa kun siirrytään tuotantokäsikirjoitusvaiheeseen. Tuotantokäsikirjoitus ohjaa verkkopalvelun tekijää "kokoamaan" lopullisessa asiakäsikirjoituksessa määritellyllä tavalla. Tuotantokäsikirjoitus toimii myös dokumenttina tehdyistä ratkaisuista. Hyvin tehty ja kommentoitu tuotantokäsikirjoitus sisältää arvokasta tietoa seuraavaa projektia varten. Tuotantokäsikirjoitusta ei yleensä esitellä tilaajalle. Tuotantokäsikirjoitus pitää sisällään seuraavat asiat: Mediaelementtien tuotanto-ohjeet - Videoiden, kuvien, äänen tuotanto-ohjeet, pakkausmenetelmät - Animaatioiden ja videoiden kuvakäsikirjoitukset - Tiedostomuodot ja ohjelmalisäkkeet (plug-in) Verkkopalvelun rakenne, rakenteessa liikkuminen, toiminnallisuus - Tuotannollisia ohjeita - Materiaalin varmuuskopiointi - Materiaalin hallinta tuotantovaiheessa (aineistojen sijainti) - Käytetyt tiedostomuodot - Käytetyt ohjelmistot, versiot, ohjelmointikielet jne. Visuaaliset ohjeet: - Perusasettelu (lay-out) - Kuvakoot - Tiedostomuodot - Värimäärät - Väripaletit, pakkausmuodot Liitteeksi tuotantokäsikirjoitukseen liitetään myös tekninen määrittelydokumentti. Tuotantokäsikirjoitus laaditaan usein lomakkeen muotoon esim. "screen-by-screen" lomake. Myös ruutusuunnittelua käytetään. Tällöin asiakäsikirjoitus "kasvatetaan " vähitellen ruutusuunnitelmasta sarakemalliseksi tuotantokäsikirjoitukseksi. Esimerkki 7: Screen-by-screen tuotantokäsikirjoitus. Helsingin kauppakorkeakoulu http://myy.helia.fi/~atk04d/prosessi/screen.doc Esimerkki 8: Ruutusuunnitelmaan pohjautuva sarakamallinen käsikirjoitus. 8
Lisätietoa Jaakkola, M. Multimedian tuotantoprosessi [online]. Helsinki: Helsingin liiketalouden ammattikorkeakoulu, 2003 päivitetty 12.1.2003 [viitattu 7.2.2005]. Ruutusuunnitelma. Saatavissa wwwmuodossa: <URL: http://myy.helia.fi/~atk04d/prosessi/ruutusuunnitelma.htm >. Muut dokumentit Palaverimuistiot Projektin palavereista kannattaa aina laatia muistiot: tiivis kuvaus siitä mitä päätettiin ja sovittiin. Palaverimuistion tekemiseen ei kannata uhrata kohtuuttomasti aikaan. Etenkin tuotantoryhmän sisäisissä palavereissa riittää usein tiivis listaus esim. ranskalaisin viivoin. (vrt. Lukkari 2004, 87-89.) Asiakaspalavereista kannattaa aina laatia muistio ja lähettää se asiakkaalle. Muistio toimii tukena myös tilaajan suuntaan: tilaaja on tietoinen siitä, missä vaiheessa toteutus on ja millaisia kannanottoja tai päätöksiä tilaajalta mahdollisesti seuraavaksi odotetaan. Projektin alkuvaiheessa kannattaa sopia siitä, millainen käytäntö muistioiden laatimisessa otetaan käyttöön. Palaverimuistiossa on yleensä seuraavanlaiset asiat: Projektin nimi, paikka ja päiväys Osallistujat Käsitellyt asiat Päätetyt asiat Jatkotoimenpiteet: kuka tekee mitäkin ja mihin mennessä? Työpäiväkirjat Työpäiväkirja toimii työn seurantana ja kommentoinnin apuvälineenä. Vapaamuotoiseen päiväkirjaan on hyvä merkitä mitä on tehty, miksi tiettyihin ratkaisuihin on päädytty, miten ajankäyttö onnistui, mitä ongelmia mahdollisesti esiintyi miten ne ratkaistiin. (Vrt. Lukkari 2004, 108.) Verkkopalvelun suunnitteluun ja toteutukseen liittyy monia muitakin dokumentteja. Esimerkiksi tekniset määrittelydokumentit, käyttäjien ohjeet, ylläpidon sekä sisällöntuotannon ja -hallinnan ohjeistukset jne. 9
Yhteenveto tarvittavista dokumenteista Ulla Lukkari (2004) on koonnut taulukon, johon on koottu verkkopalvelun sisällöntuotannossa käytettävät dokumentit sisällön ja tarkoituksen mukaan. (Lukkari 2004, 109.) Dokumentti Palaverimuistio Tarjous Projektisuunnitelma Konseptisuunnitelma Synopsis Asiakäsikirjoitus Tuotantokäsikirjoitus Työpäiväkirja Tarkoitus Dokumentti siitä mistä projektipalaverissa on puhuttu, mitä päätetty ja miten työskentelyä jatketaan. Juridisesti sitova myynnin väline, väline organisaation ulkoisessa viestinnässä Kuvaus projektin tavoitteista ja toimet niiden saavuttamiseksi: kuka, mitä, miksi, koska, kenelle, miten, millä riskillä? Tarkennus projektisuunnitelmaan ja erittely sisällöstä, tuotteesta, käyttäjistä, aikataulusta, resursseista, alustavasta budjetista Tiivistelmä projektin sisällöstä, tavoitteista, laajuudesta: mitä, kenelle, miksi ja miten? Toimii pohjana asiakäsikirjoitukselle. Kuvaus työryhmälle ja tilaajalle tuotteen sisällöstä, rakenteesta, toiminnallisuudesta, ulkoasusta, mediaelementeistä jne. Toimii pohjana tuotantokäsikirjoitukselle. Ohjeistus työryhmälle tuotannon toteuttamiseksi. Sisältää tekniset ja visuaaliset määrittelyt, mediamuodot, toiminnallisuuden, tarkan rakenteen, aineistot jne. Työryhmän dokumentti, joka sisältää selitykset mitä on tehty ja miksi. Poikkeamat sekä perustelut ratkasiui8lle. Lähteet: Keränen, V., Lamberg, N. & Penttinen, J. 2003. Digitaalinen viestintä. Jyväskylä: Docendo Finland Oy. Lukkari, U. 2004. Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishiing Oy. Metsämäki, M. 2000. Verkkopalvelun suunnittelu. Helsinki: Edita Oy. Schneider, G. & Winters, J.P. 1998. Applying Use Cases. A Practical Guide. Reading (MA.): Addisson-Wesley Longman Inc. Wiio, A. 2004. Käyttäjäystävällisen sovelluksen suunnittelu. Helsinki: Edita Publishing Oy. 10