TIPTOP-projektin ohjausryhmän kokous IVluistio 8-2013 Pvm: 28.11.2013 Aika: 13.00-15.00 Paikka: Nh Jazz, CSC Espoo Lfisnä Kari Pitkänen, strategiajohtaja, Jyydskylán yliopisto (puheenjohtaja) Klaus Lindberg, johtaja, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Mikko Markkola, osastopddllikkö, Tampereen yliopisto Risto Salminen, vararehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu Marko Wilén, opintoasiainpaallikko, Laurea-ammattikorkeakoulu Mika Rauhala, Landen ammattikorkeakoulu (etayhteys) Tuomas Orama, kehityspaallikka, Metropolia Ammattikorkeakoulu (etàyhteys) Nea Särkikoski, opiskelija- ja hakupalveluiden paallikko, Turun yliopisto (etäyhteys) Mats Lindstedt, CSC-Tiptop-projektipaallikka Poissa Suvi Eriksson, koulutuspoliittinen sihteeri, SYL Päivi Karttunen, vararehtori, Tampereen ammattikorkeakoulu Kirsti Kyld-Tuomola, kehittarnispaallikka, opetus- ja kulttuuriministerio Henri Helander, EU-koordinaattori, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Paula Lohikoski, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Anne Anttinen, opintoasioiden johtaja, Oulun seudun ammattikorkeakoulu
Muistio 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.08. Todettiin, ettà kokous on paatosvaltainen. 2. Asialistan hyväksyminen Ohjausryhma hyvdksyi asialistan ehdotetussa muodossaan kokouksen ty6jarjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen paytäkirja (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohiausryhma/kokoukset) Ohjausryhma hyvaksyi edellisen kokouksen poytakirjan. 4. Tiptop-hankkeen tilannekatsaus a. Tilannekatsaus (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohiausryhma/kokoukset/ohrystatus8) Projektipädllikko totesi tilannekatsauksena, että yllattdvien sairaslomien takia sekd resurssit, kustannukset ettà aikataulu ovat keltaisella ja todennäköisesti jatkuvat nain maaliskuuhun asti. Muut indikaattorit ovat vihreällä. Projektipaallikko esitteli my6s AHOT-palvelun tdmänhetkistä tilannetta ja demonstroi uuden hakemuksen jättämista. Projektissa on myos aloitettu loppudokumentaation valmistelu. b. Riskit (https:llconfluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageld=13017818) Projektipddilikko kertoi, ettà projektiryhma on tehnyt projektin ajankohtaisiin riskeihin seuraavat muutokset: Resurssitilanne on haasteellinen sairastapausten vuoksi. c. Viestintä (https://confluence.csc.fi/display/tt/viestinta) Projektipaallikko kertoi, että syksyn aikana Tiptop on ollut esilid muun muassa AMKopintoasiainpddllikoiden syysseminaarissa ja IT-pdivilid 2013. d. Sprinttien tilanne (http://www.csc.fi/sivutltiptop/ohiausrvhma/kokoukset/sprintti17) Projektipddllikko kertoi, ettà yhden huonon (osittain johtuen sairastumisista) sprintin Alkeen viimeisen sprintin tulos oli taas kohtuullinen. e. Maksatushakemukset Projektipädilikka kertoi, ettá tämän vuoden toinen maksatushakemus (ajalta 1.5.- 31.8.2013) on Atetty. 1. Maksatushakemus 1.12.2011-31.8.2012 status: maksettu 2. Maksatushakemus 1.9.2012-31.12.2012 status: lisaselvityspyyntaihin vastattu 3. Maksatushakemus 1.1.2013-30.4.2013 status: lisaselvityspyyntoihin vastattu 4. Maksatushakemus 1.5.2013-31.8.2013 status: kdsittelyssä Ohjausryhma merkitsi tilannekatsauksen tiedoksi. EU:lta 2007.2.13
5. Resurssitilanne a. Tuntiseuranta (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohiausryhma/kokoukset/seurantal 310) Projektipaallikk6 kertoi, etta osa osatoteuttajista kayttaa resursseja laskennallisesti budjetin mukaan ja saa ne oletettavasti kaytettya kokonaan projektin aikana. Toisaalta nayttad silta, etta osa ei saa. Kayttoaste koko projektille on talla hetkella noin 90%. b. Ennuste (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohiausryhma/kokoukset/ennuste v3) (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohiausryhma/kokoukset/vertailu) Projektiryhma on kokoontunut ja kaynyt lapi resurssitilannetta nyt ja ennustetta ensi vuodelle. Tehtyjen laskelmien mukaan nayttaa silt& etta jos jatketaan samalla tavalla, noin 26 htkk jaa käyttamatta, erityisesti CSC:Ita ja TY:Ita. Samalla on my6s vertailtu projektin sisaisen tuntiseurannan maksatushakemusten euromaaraiseen seurantaan. Muutaman osatoteuttajan kohdalla on jonkin verran heittoa. Tama on myos huomioitu ennustetta laadittaessa. Ohjausryhma merkitsi taman tiedoksi. 6. Projektin jatkovaihtoehdot a. Projektiryhmän ehdotus (http://www.csc.fi/sivut/tiptop/ohjausrvhma/kokoukset/ehdotus jatko) Projektipaallikko esitteli projektiryhman ehdotuksen. Analyysissa on kaksi vaihtoehtoa. Joko projekti loppuu suunnitellusti maaliskuussa tai pyydetaan jatkoaikaa kesaan asti. Molempien vaihtoehtojen vaikutukset lopputuotoksiin kaytiin lapi. b. Yhteistyö OTM:n ja Pepin kanssa Todettiin, etta on tehty yhteistyota molempien kanssa ja etta yhteisty6 jatkuu. Molemmat projektit nakevat my6s Tiptopin tulokset hyodyllisina,ja pystyvat niita kayttarnaan. Esim ehops noudattaa aika pitkalti Tiptopissa tehtyja maarityksia. c. Keskustelua ja mandollisia toimenpiteitä Ohjausryhma keskusteli tilanteesta ja vaihtoehdoista. Todettiin muun muassa, etta projektille on aikaisemmin haettu lisarahoitusta ja olisi outoa, jos rahoituksesta jãisi yield suurempi maara kayttamatta. Lisaksi otettiin esiin, etta nyt kun eteneminen on EU.Ita
7. Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita. 8. Muut asiat Ei muita asioita. hyvaa ja voidaan selkedsti saada lisahyotyja, niin kannattaa kayttad tilaisuutta hyvaksi ja jatkaa. Ahotin jatkokehittäminen kohti melko tuotantovalmista kokonaisuutta lisäisi myos Tiptop-projektin tulosten hyodynnettavyytta projektin jälkeen ja siten koko projektin onnistumista. JY:n koodausresursseja ovat kaytettavissa, ja sen lisäksi Metropolia lupasi antaa koodausvoimaa projektille my6s maaliskuun jalkeen. Ohjausryhma päätti hakea projektille lisaaikaa seuraavalla tavalla: Projektille haetaan lisdaikaa heinakuun 2014 loppuun asti. Pdafokus jatkoajalla on valtakunnallisessa ahot-palvelussa ja sen saamisessa mandollisimman tuotantovalmiiksi. Tavoitteena edelleen, etta kehitetty kokonaisuus sopii mandollisimman monelle. JY, CSC ja TY ovat valmiit antamaan osan omista htkk:sta muiden kayttoon My6s ostopalveluiden käytto on mandollista hankintasaännosten puitteissa Lopuksi ohjausryhma painotti, etta jos projektille myonnetaän haettava lisaaika, niin toteuttamiseen osallistuvien osatoteuttajien täytyy sitoutua antamaan projektin käyttoon jatkoajalle sovittavat henkilöresurssit. Projektiryhmä suunnittelee projektin jatkon näiden linjausten mukaan. 9. Seuraavat kokoukset Ohjausryhma Oath, etta projektipadilikk6 lahettää Doodle-kyselyn seuraavien kokousten ajankohdista. Vaihtoehdot ovat ti 11.2.2014 ja to 13.2.2014. klo 13-15. 10. Kokouksen päätös Puheenjohtaja Oath kokouksen klo 14.40. Poytakirjan vakuudeksi Kari Pitkanen Puheenjohtaja Mats Lindstedt Sihteeri EU: lta z..7.3
Päätösloki Pvm Asia Vastuuhenkilä Status Lisatieto 3.4.2012 3.4.2012 Tuomas Orama valittiin varapuheenjohtajaksi Ohryn Oaths Ok Ohryn materiaalit projektin internet-sivuille ja linkki osallistujille jatkossa Ohryn paatôs Ok 3.4.2012 Riskimatriisi hyvaksyttiin korjauksilla Ohryn paatos Ok 3.4.2012 1 2.6.201 2 12.6.2012 Viestintasuunnitelma hyvaksyttiin korjauksilla Ohryn Oaths Ok Ohjausryhman jasenilla ei ole varajasenia pois lukien opiskelijajarjestojen edustaja. Ohryn Oaths Ok Flatraten käyttaa ei seurata rahoittajaa tarkemmalla tasolla. Ohryn Oaths Ok 12.6.2012 Projektin aikataulu hyvaksyttiin. Ohryn paatos Ok 12.6.2012 Kansainvalinen yhteistyo mandollista, jos rahoitus jarjestyy ja projektin tavoitteet eivat vaarannu. Ohryn paatos Ok 2.10.2012 Projektipaallikko voi aloittaa toimenpiteet vastuiden tarkentamiseksi ja resurssien uudelleenkohdentamisen valmistelemiseksi mikali paatetty vastuunjako ei toimi tulosten saavuttamiseksi. Ohryn paatös Ok 2.10.2012 2.10.2012 29.11.2012 29.11.2012 Projektin aikataulun tarkennukset ja release-sisallät hyvaksyttiin. Ohryn paatos Ok Ohjausryhma paatti, etta pohjoismaiseen yhteistyohon osallistutaan esitettyjen yhteistyotapaamisten muodossa. Projektin aikatauluun ja budjettiin ei tule muutoksia. Tarvittava tyornaara otetaan projektihallinnan momentista. Ohryn Oaths Ok Kansallinen malli tarkoittaa, etta Tiptopissa käytetaan kansallisia tietovarantoja Virta ja Kotve Ohryn Oaths Ok CSC kiertaa osatoteuttajakorkeakoulut kevaalla 2013. Ohryn paatös Ok EU:lta
29.11.2012 29.11.2012 CSC valtuutettiin valmistelemaan projektille lisarahoitusta nykyisesta rahoituslahteesta ja neuvottelemaan osatoteuttajien kanssa rahoituksen hakemisesta. Ohryn Oaths Ok CSC valtuutettiin valmistelemaan projektin jalkeista jatkoprojektia Ohryn Oaths Ok 5.2.2013 Kehitystyan yleiset priorisointilinjaukset Ohryn Oaths Ok 21.5.2013 Siirretaan toteutuneella kayttoasteella jaljelle jaavat henkiläresurssit (10 htkk) henkilotyasta ostopalveluihin (koodaus) Ohryn Oaths Ok 21.5.2013 Siirretaan palvelupaallikon ty6sta 1.8.2013 alkaen vapautuvista resursseista noin puolet ostopalveluihin (koodaus). Puolet käytetaan edelleen palvelupaallikon tehtavaan. Ohryn paatos Ok 21.5.2013 Hyvaksyttiin paivitetty kokonaisaikataulu Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma Oath, etta syksyn aikana seurataan tuntikertymaa ja seuraavassa kokouksessa paatetaan jatkotoimenpiteista Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma Oath valtuuttaa CSC:n tekernaan sopimuksen palvelupaallikon ostamisesta konsultointipalveluna. Ohjausryhma korosti my6s, etta toimeksiannon jalkeen tulisi esittaa ohjausryhmalle selvitys, mita hyotya konsultoinnilla on saatu. Ohryn paatös Open Ohjausryhma hyvaksyi syksyn tavoitteet demotarinan, HOPS:n ja AHOT PoC:n osalta. Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma totesi, etta yhteisty6 Pepin kanssa on oikea askel ja etta silla tavalla projektissa voidaan todentaa, etta kehitetyt palvelut toimivat oikean landejarjestelman kanssa. Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma Oath aloittaa keskustelut rahoittajan kanssa mandollisista projektin jalkeisista hankkeista. Projektipaallikko esittelee yhteenvedon seuraavassa kokouksessa. Ohryn paatös Ok 28.11.2013 Ohjausryhma Oath hakea projektille lisaaikaa Ohryn paatös Ok Ifipuvoimaa EU: lta