G 2000-2006 GI
G Sisällys Esipuhe Kestävä kehitys edellyttää avoimuutta Johdanto Yleiskatsaus yhteiskuntavastuuraportointiin Yleisiä huomautuksia raportoinnista Tiedonkeruu 36 aportin julkaisumuoto ja -tiheys 36 Varmennus 37 Yhteiskuntavastuuraportin tarkoitus 3 Johdanto GI:n raportointiviitekehykseen 3 Johdanto GI:n ohjeistoon 4 GI-ohjeiston soveltaminen 5 Sanasto 38 G3-ohjeiston kiitokset 40 Osa 1 aportin sisällön, laadun ja rajauksen määrittely Sisällön määrittelyperiaatteet 7 Sisällön määrittelyn raportointiperiaatteet 7 Laadun määrittelyperiaatteet 13 ajauksen määrittelyohjeisto 17 Osa 2 Perussisältö Organisaation kuvaus 20 1. Strategia ja analyysi 20 2. Organisaation taustakuvaus 21 3. aportin muuttujat 21 4. Hallintotapa, sitoumukset ja yhteistyö 22 5. Johtamistapa ja toimintaindikaattorit 24 Talous 25 Ympäristö 26 Sosiaalinen toiminta 29 Henkilöstökäytännöt ja työolot 29 Ihmisoikeudet 32 Yhteiskunta 33 Tuotevastuu 34 1
G Esipuhe Kestävä kehitys edellyttää avoimuutta Kestävän kehityksen tavoitteena on varmistaa nykyhetken toimintaedellytykset vaarantamatta tulevien sukupolvien toimintaedellytyksiä (1). Kaikki organisaatiot ovat yhteiskunnan keskeisinä toimijoina avainasemassa tämän tavoitteen kannalta. Nykyisellä ennennäkemättömän nopean talouskasvun aikakaudella kestävän kehityksen tavoitteen saavuttaminen tuntuu kuitenkin toiveajattelulta. Talouden globalisoituminen luo uusia vaurastumisen mahdollisuuksia kaupankäynnin, tiedonvälityksen ja teknologisten sovellusten myötä. Silti jatkuvan väestönkasvun johdosta nämä mahdollisuudet eivät tule olemaan kaikkien ulottuvilla. Vaurastuminen on uhka myös ympäristön tasapainolle. Tilastojen mukaan elämänlaatu paranee jatkuvasti eri puolilla maailmaa, mutta samaan aikaan tiedotusvälineet kertovat hälyttäviä uutisia ympäristön tilasta sekä miljoonien ihmisten köyhyydestä ja nälänhädästä. Tämä ristiriita on yksi 2000-luvun suurimpia haasteita. Kestävä kehitys edellyttää innovatiivisia valintoja ja uusia ajattelumalleja, mikä on yksi sen suurimmista haasteista. Teknologiset uudistukset ja tiedon lisääntyminen edistävät taloudellista hyvinvointia, mutta niiden avulla on myös mahdollista löytää ratkaisu kestävää kehitystä uhkaaviin sosiaalisiin, taloudellisiin ja ympäristöhaasteisiin. Teknologisten, hallinnollisten ja poliittisten innovaatioiden myötä organisaatiot joutuvat ottamaan valinnoissaan huomioon toimintansa, tuotteidensa ja palveluidensa vaikutukset luontoon, ihmisiin ja talouteen. Maapallon kestävään kehitykseen kohdistuvien uhkien ja valintamahdollisuuksien lisääntyessä organsaatioiden avoimuus ja läpinäkyvyys toimintansa taloudellisista, sosiaalista ja ympäristövaikutuksista tulee olemaan välttämätöntä näiden sidosryhmätoiminnan, investointipäätösten ja muun liiketoiminnan kannalta. Selkeä ja läpinäkyvä viestintä organisaation kestävän kehityksen mukaisesta toiminnasta edellyttää kuitenkin globaalia yhdenmukaista kieltä, käsitteistöä ja mittausjärjestelmää. Global eporting Initiative -verkosto (GI) on luonut tätä varten yhteiskuntavastuun raportointiohjeiston, jota voivat soveltaa kaikki organisaatiot koosta, toimialasta tai maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Organisaatioiden avoimuus ja läpinäkyvyys on olennaista niin yritysten, ammattijärjestöjen, kansalaisjärjestöjen, sijoittajien, tilintarkastajien kuin monien muidenkin yhteiskunnallisten toimijoiden kannalta. Siksi GI on järjestön perustamisvuodesta 1997 alkaen konsultoinut kaikkien näiden ryhmien asiantuntijoita raportointiohjeistoa laatiessaan ja kehittäessään. Tämän monisidosryhmälähtöisen toimintatavan johdosta GI:n raportointiohjeisto nauttiikin monien eri sidosryhmien luottamusta. (1) World Commission on Environment and Development. Our Common Future. Oxford: Oxford University Press, 1987, s. 43. 2 2000-2006 GI
G Yleiskatsaus yhteiskuntavastuuraportointiin Yhteiskuntavastuuraportin tarkoitus Yhteiskuntavastuuraportti on arviointi- ja viestintätyökalu, jonka avulla organisaatio voi kertoa kaikille sidosryhmilleen, miten se on onnistunut yhteiskuntavastuutavoitteissaan. Yhteiskuntavastuuraportointi on laaja käsite, jota voidaan käyttää synonyymina muiden taloudellisten, sosiaalisten ja ympäristövaikutusten raportointia kuvaavien käsitteiden kanssa (esim. kolmoistilinpäätös, yritysvastuuraportti jne.). Johdanto GI:n raportointiviitekehykseen Kaikki GI:n raportointiviitekehyksen dokumentit on luotu yhteistyössä yritysten, sijoittajien, ammatti- ja kansalaisjärjestöjen, tilintarkastajien, oppilaitosten ja muiden yhteiskunnallisten toimijoiden kanssa. Kaikkia viitekehyksen dokumentteja testataan ja kehitetään jatkuvasti. Yhteiskuntavastuuraportin tulee olla kattava ja tasapuolinen kuvaus raportoivan organisaation toiminnasta, niin sen myönteisistä kuin kielteisistäkin yhteiskunnallisista vaikutuksista. GI:n raportointiviitekehyksen mukaan laadituissa yhteiskuntavastuuraporteissa kerrotaan organisaation toiminnan tuloksista sen tekemien sitoumusten, strategian ja johtamisen osalta tietyllä ajanjaksolla. aporttien avulla voi mm. vertailla ja arvioida organisaation yhteiskuntavastuullista toimintaa suhteessa lainsäädäntöön, normeihin, sääntöihin, standardeihin ja vapaaehtoisiin aloitteisiin osoittaa, miten organisaation yhteiskuntavastuutavoitteet vaikuttavat sen toimintaan ja päinvastoin GI-raportointiviitekehys vertailla organisaation toimintaa ajassa suhteessa sen omaan sekä muiden organisaatioiden toimintaan. GI:n raportointiviitekehyksen tarkoituksena on toimia organisaatioiden taloudellisen, sosiaalisen ja ympäristötoiminnan raportoinnin yleisesti hyväksyttynä viitekehyksenä. Sitä voivat soveltaa kaikki organisaatiot kokoluokasta, toimialasta tai maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Sen laadinnassa on otettu huomioon myös organisaatioiden erityispiirteet pienyrityksistä suuriin kansainvälisiin monialayrityksiin. Ohjeiston yleiset ja toimialakohtaiset määritelmät on luotu kansainvälisenä yhteistyönä eri sidosryhmien kanssa ja niitä voi näin ollen soveltaa yleisesti kaikkien organisaatioiden raporteissa. GI:n yhteiskuntavastuun raportointiohjeisto (jatkossa: GI-ohjeisto) käsittää raportin sisällönmäärittelyn ja tiedon laadunvarmennuksen periaatteet. Siinä määritellään myös raportin toiminta- ja muista indikaattoreista koostuva perussisältö sekä raportoinnin tekniset käytännöt. Miten raportoidaan Periaatteet ja ohjeistus Toimialakohtaiset liitteet aportointiviitekehys Perussisältö Ohjeet Mitä raportoidaan Toimialakohtaiset liitteet Kuva 1. GI-raportointiviitekehys. 3
G Jokaiselle toimintaindikaattorille on määritelty omat indikaattoriohjeensa. Ohjeet sisältävät mm. määritelmiä ja tiedonkeruuohjeita ja niiden tarkoituksena on varmistaa, että toimintaindikaattoreita tulkitaan johdonmukaisesti. Kaikkien GI-ohjeistoa käyttävien tulisi noudattaa indikaattoriohjeita. Toimialakohtaiset liitteet (2) sisältävät toimialakohtaisia indikaattoreita ja GI-ohjeiston soveltamisohjeita. Toimialakohtaiset liitteet eivät korvaa GI-ohjeistoa, vaan niitä tulee käyttää ohjeistoa täydentävästi. Tekniset ohjeet sisältävät mm. raportin rajausohjeita. Teknisiä ohjeita on käytettävä yhdessä ohjeiston ja toimialakohtaisten liitteiden kanssa. Niistä löytyy vastaus yleisimpiin raportointiprosessin aikana esille nouseviin kysymyksiin. aportointivaihtoehdot Johdanto GI-ohjeistoon GI-ohjeisto koostuu raportointiperiaatteista ja -ohjeista sekä perussisällöstä (mukaan luettuna toimintaindikaattorit). Ne ovat kaikki raportin kannalta yhtä tärkeitä. Osa 1 aportin sisällön, laadun ja rajauksen määrittely Ohjeiston ensimmäisessä osassa kuvataan raportointiprosessin kolme tärkeintä elementtiä: raportin sisältö, laatu ja rajaus. aportin sisältö määritellään olennaisuuden, sidosryhmätoiminnan, kestävän kehityksen viitekehyksen ja kattavuuden raportointiperiaatteiden avulla. Osiosta löytyy oma testinsä jokaiselle periaatteelle. Periaatteet muodostavat yhdessä perussisällön kanssa raportin teemat ja indikaattorit. Sisällön määrittelyn jälkeen määritellään raportoitavan tiedon laatu tasapuolisuus-, vertailukelpoisuus-, täsmällisyys-, oikea-aikaisuus-, selkeys- ja luotettavuusperiaatteiden avulla. Myös näille periaatteeille on kullekin laadittu oma testinsä. Osion lopusta löytyvät ohjeet raportoitavien kokonaisuuksien määrittelemiseksi eli raportin rajausohjeet. aportointivaihtoehdot Perussisältö Periaatteet ja ohjeistus aportin sisällönmäärittelyn ohjeistus aportin sisällön määrittelyperiaatteet aportin laadunvarmistuksen periaatteet aportin rajauksen ohjeistus PANOS PANOS PANOS PANOS Organisaation kuvaus Johtamistapa Toimintaindikaattorit TUOTOS TUOTOS TUOTOS Kuva 2. GI-ohjeiston yleiskuvaus. Yhteiskuntavastuuraportti (2) GI:n toimialakohtaisia liitteitä (Sector Suppelements) ei ole käännetty suomeksi. Englanninkieliset liitteet löytyvät GI:n verkkosivuilta www.globalreporting.org. (Suom. huom.) 4 2000-2006 GI
G Osa 2 Perussisältö Ohjeiston toisessa osassa määritellään yhteiskuntavastuuraportin perussisältö. Perussisältö koostuu tiedoista, jotka ovat olennaisia niin itse organisaation kuin sen sidosryhmienkin kannalta. Perussisältö voidaan jakaa kolmeen osaan: Strategia ja taustakuvaus: organisaation yleiskuvaus (mm. strategia, taustakuvaus ja hallintotapa). Johtamiskäytännöt: miten eri teemat huomioidaan organisaation toiminnassa. Toimintaindikaattorit: vertailukelpoista tietoa organisaation taloudellisesta, sosiaalisesta ja ympäristötoiminnasta. GI-ohjeiston soveltaminen Aloitus GI-ohjeiston mukainen raportointi sopii niin yksityisille, julkisille kuin voittoa tavoittelemattomille organisaatioille koosta, toimialasta, maantieteellisestä sijainnista tai raportointikokemuksesta riippumatta. aportin voi julkaista monessa eri muodossa (esim. verkkojulkaisuna tai painotuotteena) ja joko omana kokonaisuutenaan tai yhdessä vuosikertomuksen tai tilinpäätösraportin kanssa. Aluksi määritellään raportin sisältö. Sisällönmäärittelyn ohjeet löytyvät ohjeiston ensimmäisestä osasta. aportin voi tehdä joko täysin ohjeiston viitekehyksen mukaisesti tai keskittyä aluksi vain kaikkein olennaisimpiin teemoihin ja laajentaa raporttia vähitellen myöhemmin. aporteissa tulee aina olla sisällön laajuuden kuvaus sekä tarvittaessa raportin laajentamissuunnitelma. GI-ohjeiston sovellustasot aportissa tulee ilmoittaa, missä laajuudessa siinä on sovellettu GI-ohjeiston viitekehystä tätä varten luodun sovellustasojärjestelmän (GI Application Levels system) mukaisesti. Järjestelmän tavoitteena on kertoa raportin lukijoille missä laajuudessa raportissa on sovellettu GI-ohjeistoa ja muita GI:n raportointiviitekehyksen elementtejä ja auttaa raportin tekijöitä laatimaan raportointiviitekehyksen soveltamistason laajentamissuunnitelma. Sovellustasojärjestelmä jakautuu A-, B- ja C-tasoon organisaation raportointikokemuksen mukaan: onko kyseessä ensimmäistä raporttia julkaiseva raportoija, kokenut raportoija vai jokin siltä väliltä. Kunkin tason raportointikriteerit kuvastavat sovellustason laajuutta suhteessa muiden tasojen kriteereihin. Mikäli raportin varmennukseen on käytetty organisaation ulkopuolista varmentajaa, raportoija voi itse lisätä tasomerkinnän yhteyteen tätä ilmaisevan plus-merkin (esim. C+, B+, A+). (3) Organisaatio voi arvioida itse oman raportointitasonsa määriteltyjen sovellustasojen kriteereiden perusteella. (3) Lisätietoja varmennusvaihtoehdoista löytyy kohdasta Yleisiä huomautuksia raportoinnista. 5
G Itsemäärittelyn lisäksi raportoiva organisaatio voi valita toisen tai molemmat seuraavista vaihtoehdoista: Pyytää varmentajan mielipiteen itsearviosta. Pyytää GI:tä tarkistamaan itsearvioinnin lopputuloksen. Lisätietoa sovellustasojärjestelmästä ja arviointikriteereistä löytyy erillisestä sovellustasoliitteestä (GI Applications Levels), joka löytyy englanninkielisenä online-muodossa osoitteesta www.globalreporting.org. Ilmoituspyyntö GI-ohjeistoa ja/tai -viitekehystä raportissaan soveltanutta organisaatiota pyydetään ilmoittamaan näiden käytöstä GI:lle raporttinsa julkaisun yhteydessä. Ilmoituksen voi tehdä lähettämällä GI:lle ilmoituksen raportista sekä itse raportin printtimuodossa tai sähköisenä tiedostona rekisteröimällä raportin GI:n onlineraporttitietokantaan ja/tai pyytämällä GI:tä tarkistamaan organisaation sovellustason itsearvio. aportin arvon maksimointi Yhteiskuntavastuuraportointi on jatkuva prosessi ja työkalu, eikä se ala raportin paperi- tai verkkoversion julkaisusta tai pääty siihen. aportoinnin tulee olla kiinteä osa organisaation strategista suunnittelua, toiminnan suunnittelua ja tulosten arviointia. aportti auttaa arvioimaan organisaation toimintaa kokonaisvaltaisesti, ja lisäksi se voi tukea toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Se on myös sidosryhmävuorovaikutuksen väline ja sen avulla on mahdollista kerätä organisaation kaikkien toimintojen kannalta hyödyllistä tietoa. Osa 1: aportin sisällön, laadun ja rajauksen määrittely Osa 1 sisältää raportointiperiaatteet ja -ohjeet raportin sisällön määrittelemiseksi, raportoidun tiedon laadun varmistamiseksi ja raportin rajauksen määrittelemiseksi. aportointiohjeistossa kuvaillaan raportin sisällönmäärittelyn vaihtoehtoja ja valintaan liittyviä vaatimuksia. Ohjeisto auttaa GI:n raportointiviitekehyksen tulkinnassa ja hallinnassa sekä raportointirajojen määritelyssä. aportointiperiaatteet määrittävät raportin lopputuleman ohjaten samalla päätöksentekoa koko raportointiprosessin ajan mm. raportointiteemojen ja indikaattoreiden valinnan sekä raportointitavan osalta. Jokainen periaateosio sisältää määritelmän ja tarkennuksen sekä testin, jonka avulla raportoijat voivat arvioida periaatteiden käyttöään. Testit ovat itsearviointivälineitä, eivät raportin sisällönmäärittelytyökaluja. Niitä voi kuitenkin (kohtuullisessa määrin) käyttää viitteenomaisesti periaatteiden sovelluspäätöksiä kuvailtaessa. aportointiperiaatteiden tarkoituksena on edistää organisaatioiden läpinäkyvyyttä, mikä on myös yhteiskuntavastuuraportoinnin yleinen arvo ja päämäärä. aportti on läpinäkyvä, kun siitä löytyy (organisaation sidosryhmien kannalta katsottuna) tyhjentävästi tietoa kaikista keskeisistä organisaation toiminnan vaikutuksia kuvaavista teemoista ja indikaattoreista sekä tiedonkeruuprosessista, -käytännöistä ja -oletuksista. aportointiperiaatteet jaetaan kahteen ryhmään: raportoitavien teemojen ja indikaattoreiden määrittelyperiaatteet, sekä raportoitavan tiedon laadun ja tarkoituksenmukaisen esitystavan varmennusperiaatteet. yhmittely selkiyttää periaatteiden tehtäväkuvaa, mutta se ei ole niiden käyttöä tiukasti rajaava. Jokaista periaatetta voi hyödyntää monenlaisten raportointipäätösten tukena, niin raportin sisällön kuin tiedon laadunkin osalta. 6 2000-2006 GI
G 1.1 Sisällön määrittelyperiaatteet Jotta raportti olisi kattava ja ymmärrettävä, on määriteltävä millaista tietoa siihen tulee koota. Sisällön valinnassa on huomioitava organisaation tarkoitus ja kokemukset sekä (kohtuullisessa määrin) sen sidosryhmien odotukset ja tarpeet. Kaikki mainitut ovat yhtä tärkeitä valintakriteereitä. Sisällön määrittelyohjeet (GI-raportointiviitekehyksen mukaisesti) Luo raportointirajat määrittelemällä raportoinnin kannalta olennaiset teemat ja indikaattorit olennaisuuden, sidosryhmätoiminnan, kestävän kehityksen ja raportointiperiaatteiden mukaisesti. Valitessasi teemoja, ota huomioon kaikki GIohjeistossa ja toimialakohtaisissa liitteissä mainitut indikaattorit kuin myös muut raportin kannalta olennaiset teemat. Arvioi raportointiperiaatetestien avulla, mitkä valituista teemoista ja indikaattoreista ovat raportin kannalta olennaisia (4). Laita valitut teemat raportointiperiaatteiden avulla tärkeysjärjestykseen ja valitse raportissa painotettavat teemat. Periaatteet ja ohjeisto Olennaisuuden määrittelyssä käytetyt menetelmät tai prosessit ovat organisaatiokohtaisia (jokainen organisaatio voi itse määritellä omansa) on toteutettava GI:n raportointiperiaatteiden ohjeiden ja testien mukaisesti tulee kuvailla raportissa. Ohjeiston käytössä huomioitavat seikat: Erottele pää- ja lisäindikaattorit. Kaikki GI-ohjeiston indikaattorit on luotu GI:n monisidosryhmämenetelmän avulla. Pääindikaattorit ovat yleisesti sovellettavia indikaattoreita, jotka ovat olennaisia useimpien organisaatioiden toiminnan osalta. Organisaation tulee raportoida näistä, mikäli niitä ei ole erikseen määritelty ei-olennaisiksi raportointiperiaatteiden perusteella. Myös lisäindikaattorit voidaan määritellä olennaisiksi. Toimialakohtaisten liitteiden indikaattorit ovat pääindikaattoreita. Käytä niitä samalla tavalla kuin GI-ohjeiston pääindikaattoreita. Kaikkien muiden raportissa mainittujen tietojen (kuten yrityskohtaisten indikaattoreiden) tulee olla samojen raportointiperiaatteiden mukaisia ja yhtä täsmällisiä kuin raportin perussisällön tiedot. Varmista raportoitavan tiedon ja raportin rajauksen toimivuus kattavuusperiaatteen avulla. aportointivaihtoehdot Periaatteet ja ohjeisto aportin sisällön määrittelyperiaatteet PANOS Olennaisuus Sidosryhmätoiminta Kestävän kehityksen konteksti Kattavuus Kuva 3. aportin sisällönmäärittelyn periaatteet. (4) Organisaation kuvailutiedot (1 4) koskevat kaikkia raportoivia organisaatioita. 7
G Sisällönmäärittelyn raportointiperiaatteet Jokaiselle seuraavaksi kuvattavalle raportointiperiaatteelle on laadittu määritelmä, määritelmän tarkennus ja testi. Testit ovat itsearvioinnin välineitä, eivät raportin sisällönmäärittelyn välineitä. Periaatteita tulisi soveltaa yhdessä sisällönmäärittelyn ohjeistuksen kanssa. OLENNAISUUS Määritelmä: aportin tulee kattaa ne teemat ja indikaattorit, jotka kuvaavat organisaation keskeisiä taloudellisia, sosiaalisia ja ympäristövaikutuksia tai jotka voivat vaikuttaa olennaisella tavalla organisaation sidosryhmien tekemiin arviointeihin ja päätöksiin. Tarkennus: Organisaatioilla on valittavanaan lukuisia eri raportointiteemoja. Olennaisia teemoja ja indikaattoreita ovat ne, jotka kuvaavat parhaiten organisaation taloudellisia, sosiaalisia ja ympäristövaikutuksia tai jotka vaikuttavat sidosryhmien päätöksiin ja jotka näin ollen mahdollisesti ansaitsevat paikkansa raportissa. Olennaisuuskynnyksen ylittävät teemat ja indikaattorit ovat riittävän tärkeitä raportoitaviksi. Kaikki kynnyksen ylittäneet olennaiset teemat eivät kuitenkaan ole yhtä tärkeitä ja tämän tulee näkyä myös raportin painotuksissa. Talousraportoinnissa olennaisuus määritellään usein organisaation tilinpäätöstietoja tarvitsevien toimijoiden, erityisesti sijoittajien näkökulmasta. Olennaisuus on keskeinen tekijä myös yhteiskuntavastuuraporteissa, mutta niissä olennaisuutta tarkastellaan laajemmasta vaikutusten ja sidosryhmien näkökulmasta. Yhteiskuntavastuuraporteissa olennaisuuden määrittelyssä otetaan huomioon myös ne taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristövaikutukset, jotka vaikuttavat kestävän kehityksen tavoitteeseen varmistaa nykyhetken toimintaedellytykset vaarantamatta tulevien sukupolvien toimintaedellytyksiä. (5) Nämä tekijät vaikuttavat usein merkittävällä tavalla organisaation talouteen lyhyellä tai pitkällä aikavälillä ja ne ovat näin ollen olennaisia myös niiden sidosryhmien kannalta, joita kiinnostaa ensisijaisesti organisaatioiden taloudellinen tulos. Olennaisen tiedon määrittelyssä tulisi käyttää sekä organisaation sisäisiä että ulkoisia tekijöitä. Näihin kuuluvat organisaation missio ja kilpailustrategia, sidosryhmien huolenaiheet, yleiset yhteiskunnalliset tekijät sekä organisaation vaikutukset omassa toimintaympäristössään (esim. toimitusketjuun ja asiakkaisiin). Olennaisuuden määrittelyssä tulee ottaa huomioon myös kansainväliset käytännöt ja sopimukset, joita organisaation oletetaan noudattavan. Sisäiset ja ulkoiset tekijät tulee huomioida arvioitaessa tiedon merkittävyyttä keskeisten taloudellisten, sosiaalisten ja ympäristövaikutusten tai sidosryhmien päätöksenteon kannalta. (6) Vaikutusten merkittävyyttä voidaan arvioida lukuisten vakiintuneiden menetelmien avulla. Yleisesti ottaen merkittäviin vaikutuksiin lukeutuvat eri alojen asiantuntijoiden jatkuvat huolenaiheet, jotka on tunnistettu yleisesti käytettyjen menetelmien, kuten vaikutusten arviointi- tai elinkaarimenetelmien avulla. Vaikutukset, joiden katsotaan edellyttävän välitöntä huomiota tai organisaation erityistä sitoutumista, ovat todennäköisesti myös vaikutuksiltaan merkittäviä. aportin toiminnan kuvauksen painopisteet tulee määritellä olennaisten teemojen mukaisesti. Muitakin olennaisia teemoja voi ottaa huomioon, mutta niille ei tule antaa yhtä suurta painoarvoa. aportissa tulee myös kuvata teemojen keskinäisen tärkeysjärjestyksen määrittelyprosessi. aportoitavien teemojen valinnan lisäksi olennaisuusperiaatteet vaikuttavat toimintaindikaattoreiden käyttöön. Toimintaa kuvaavan tiedon laajuus ja yksityiskohtaisuus vaihtelee raporteittain. Toisinaan GI-ohjeissa määritellään yksityiskohtaisuuden taso sen mukaan, mitä eri indikaattoreiden osalta Olennaisuuden määrittely pidetään yleisesti ottaen riittävänä. Viime kädessä päätökset tulee tehdä tiedon merkittävyyden perusteella, jotta organisaation toiminnan vaikutuksia on mahdollista arvioida ja vertailla. Sidosryhmien arviointeihin ja päätöksiin kohdistuva vaikutus Epäolennaiset asiat Olennaiset asiat Matala Suhteellinen raportointiprioriteetti Korkea Taloudellisten, sosiaalisten ja ympäristövaikutusten merkittävyys Kuva 4. Olennaisuuden määrittely. (5) World Commission on Environment and Development. Our Common Future. Oxford: Oxford University Press, 1987, s.43. (6) Lisätietoja: Sidosryhmätoiminta-raportointiperiaatteet. 8 2000-2006 GI
G aportteihin tulee toisinaan sisällyttää myös ulkoisten sidosryhmien käyttämää tietoa. Tieto voi erota organisaation jokapäiväisessä johtamisessa käytettävästä tiedosta, mutta siitä tulee kuitenkin raportoida, sillä se vaikuttaa sidosryhmien organisaatiosta tekemiin arviointeihin ja päätöksiin. Tieto auttaa kehittämään myös organisaation sidosryhmätoimintaa, mikä voi vaikuttaa organisaation toimintaan sen sidosryhmien esille nostamien teemojen osalta. Testi: Ulkoiset tekijät Onko olennaisten teemojen määrittelyssä huomioitu mm. seuraavat ulkoiset tekijät: Sidosryhmien esille nostamat yhteiskuntavastuuteemat ja indikaattorit. Sisäiset tekijät Onko olennaisten teemojen määrittelyssä huomioitu mm. seuraavat sisäiset tekijät: Organisaation arvot, toimintatavat, strategiat, johtamisjärjestelmät ja tavoitteet. Organisaation menestyksen kannalta olennaisten sidosryhmien kuten henkilöstön, osakkeenomistajien ja alihankkijoiden tarpeet ja odotukset. Organisaatioon kohdistuvat keskeiset riskit. Organisaation menestyksen kannalta kriittiset tekijät. Organisaation keskeiset osaamisalueet sekä miten ne vaikuttavat tai voivat vaikuttaa kestävään kehitykseen. Vertaisryhmien ja kilpailijoiden raporteissa mainitut toimialan keskeiset teemat ja tulevaisuuden haasteet. Lait, määräykset sekä kansainväliset ja vapaaehtoiset sopimukset, jotka ovat organisaation ja sen sidosryhmien kannalta strategisesti olennaisia. Arvioitavissa olevat kestävään kehitykseen vaikuttavat tekijät, riskit ja mahdollisuudet (esim. ilmaston lämpeneminen, HIV-AIDS, köyhyys), jotka on määritelty tunnettujen asiantuntijoiden tai alan asiantuntijaelinten tutkimuksissa. Tärkeysjärjestyksen määrittely Onko raportissa esiintyvät teemat ja indikaattorit asetettu tärkeysjärjestykseen. 9
G SIDOSYHMÄTOIMINTA Määritelmä: aportoivan organisaation on tunnettava sidosryhmänsä ja kerrottava, miten se on ottanut huomioon (kohtuullisessa määrin) eri ryhmien odotukset ja tarpeet. Tarkennus: Sidosryhmiksi määritellään ne toimijat ja henkilöt, joihin organisaation toiminnalla, tuotteilla ja/ tai palveluilla on todennäköisesti merkittävä vaikutus ja/tai jotka todennäköisesti vaikuttavat organisaation mahdollisuuksiin toteuttaa strategiaansa ja saavuttaa tavoitteensa. Tähän ryhmään kuuluvat myös sellaiset toimijat ja henkilöt, jotka voivat esittää organisaatiolle lainsäädäntöön tai kansainvälisiin sopimuksiin perustuvia vaatimuksia. Sidosryhmät voivat olla organisaation sisäisiä (esim. henkilöstö, osakkeenomistajat ja alihankkijat) tai ulkopuolisia (esim. eri toimialojen yhteisöt). Sidosryhmien odotukset ja tarpeet on otettava huomioon päätettäessä mm. raportin laajuudesta, rajauksesta, indikaattorien soveltamisesta ja varmennuksesta. Kaikki organisaation sidosryhmät eivät kuitenkaan käytä raporttia. Haasteellista onkin laatia raportti, joka on toimiva sekä sitä todennäköisesti käyttävien että muiden sidosryhmien kannalta. Esimerkiksi raportin laajuudesta ja rajauksesta päätettäessä on otettava huomioon useiden eri sidosryhmien odotukset. Kaikki sidosryhmät eivät pysty tuomaan näkemyksiään esiin raportissa, vaan ne joutuvat toimimaan edustajien välityksellä. On myös sidosryhmiä, jotka eivät halua kertoa näkemyksiään raportissa, koska ne käyttävät muita viestintäkanavia ja toimintaa. Näidenkin sidosryhmien odotukset ja tarpeet tulisi kuitenkin ottaa huomioon raportin sisällöstä päätettäessä. Toisaalta raportin todennäköinen käyttäjäkunta on otettava muita paremmin huomioon sidosryhmien kannalta hyödyllisten tietojen yksityiskohtien määrästä tai esitystavasta päätettäessä. aporteissa on dokumentoitava myös näiden päätösten valintaprosessi ja lähestymistapa. Sidosryhmätoiminta auttaa ymmärtämään eri ryhmien odotuksia ja tarpeita. Organisaatiot ovat usein jokapäiväisessä toiminnassaan eri tavoin tekemisissä sidosryhmiensä kanssa, mistä voi olla hyötyä raportin päätöksenteossa. Sidosryhmätoiminta voi olla esimerkiksi osa organisaation kansainvälisten käytäntöjen mukaista toimintaa sekä tilaisuus viestiä meneillään olevista organisaatio- ja liiketoimintahankkeista. Sidosryhmätoiminnan nimenomaisena tarkoituksena voi myös olla raportin tiedonkeruu. Organisaatio voi saada tietoa sidosryhmien odotuksista ja tarpeista myös median tai tutkimusyhteisöjen kautta tai tehdessään yhteistyötä esim. vertaisryhmiensä kanssa. Jotta raportti olisi varmennettavissa, sidosryhmätoiminta on dokumentoitava. Kun toiminnan tarkoituksena on kerätä tietoa raporttia varten, sen tulee perustua systemaattisiin tai yleisesti hyväksyttyihin työtapoihin, menetelmiin ja periaatteisiin. Toimintamenetelmät on valittava siten, että sidosryhmien tarpeet tulevat oikein ymmärretyiksi. Organisaation on kuvailtava raportissa, miten se määrittelee sidosryhmänsä, millä tavalla ja milloin se on ollut yhteydessä ryhmiin, sekä miten tämä on vaikuttanut raportin sisältöön ja organisaation yhteiskuntavastuutoimintaan. Tiedoista tulee käydä ilmi missä määrin raportin sisältöön ovat vaikuttaneet sidosryhmät ja missä määrin taas yleiset käytännöt. Eri sidosryhmillä voi olla ristiriitaisia odotuksia tai mielipiteitä suhteessa organisaatioon. Organisaation on kerrottava, kuinka se on ottanut huomioon eri näkemykset raportointipäätöksissään. Epäonnistuminen sidosryhmien tunnistamisessa ja sidosryhmätoiminnassa voi heikentää raportin toimivuutta ja uskottavuutta sidosryhmien keskuudessa. Jatkuva vuorovaikutus sidosryhmien kanssa puolestaan lisää sidosryhmien myötämielisyyttä ja raportin hyödyllisyyttä. Hyvin laadittu raportti edistää jatkuvaa oppimista sekä organisaatiossa että sen ulkopuolella ja kasvattaa organisaation mainetta vastuullisena toimijana eri sidosryhmien keskuudessa. aportointi vahvistaa organisaatioiden ja sidosryhmien välistä luottamusta. Luottamus puolestaan lisää raportin uskottavuutta. 10 2000-2006 GI
G Testi: KESTÄVÄN KEHITYKSEN VIITEKEHYS Organisaatio pystyy kuvailemaan sidosryhmät, joiden kannalta sen raportointi on olennaista. aportissa kerrotaan organisaation jokapäiväisen, oman toimialan juridisen ja institutionaalisen viitekehyksen mukaan toteutetun sidosryhmätoiminnan tuloksista. aportissa kerrotaan raportin tiedonkeruuta varten luoduista sidosryhmäyhteyksistä. Sidosryhmätoiminnan kuvaus vastaa laajuudeltaan raportin laajuutta ja rajauksia. Määritelmä: aportissa tulee kuvata organisaation toimintaa suhteessa kestävän kehityksen viitekehykseen. Tarkennus: Organisaation toimintaa koskeva tieto on asetettava oikeaan viitekehykseen. Yhteiskuntavastuuraportoinnin perimmäinen kysymys kuuluu, miten organisaatio vaikuttaa tai pyrkii tulevaisuudessa vaikuttamaan myönteisesti tai kielteisesti taloudellisiin, sosiaalisiin ja ympäristöolosuhteisiin paikallisesti, alueellisesti ja maailmanlaajuisesti. Mikäli organisaatio raportoi vain yksittäisistä toiminnoistaan (tai toimintatehokkuudestaan), se ei vastaa esitettyyn kysymykseen. Siksi raportissa on kerrottava organisaation toiminnasta suhteessa laajempaan kestävän kehityksen viitekehykseen. aportissa on kuvailtava, miten hyvin organisaatio on noudattanut sosiaalisiin ja ympäristöresursseihin liittyviä toimialakohtaisia, paikallisia, alueellisia ja maailmanlaajuisia rajoituksia ja vaatimuksia. Näin ollen esimerkiksi ympäristötehokkuudessa tapahtuneiden muutosten lisäksi on raportoitava organisaation absoluuttiset päästöt suhteessa sen oman toiminta-alueen ekosysteemin kestokykyyn. Kestävän kehityksen periaate tulee yleensä parhaiten esiin luonnonvarojen käyttöä ja tuotannon päästöjä koskevissa kansainvälisissä rajoituksissa. Se voi kuitenkin olla olennainen myös sosiaalisten ja taloudellisten tavoitteiden, kuten kansallisten ja kansainvälisten sosioekonomisten ja yhteiskuntavastuutavoitteiden kannalta. Organisaatio voi esimerkiksi kertoa työntekijöidensä palkkojen ja sosiaalietuuksien tasosta suhteessa kansallisiin minimi- ja mediaanitulotasoihin sekä suhteessa sosiaalisen turvaverkon kykyyn turvata köyhien ja köyhyysrajan tuntumassa elävien toimeentulo. Eri toimipaikoissa ja -aloilla toimivien ja eri kokoisten organisaatioiden on päätettävä, millä tavalla ne suhteuttavat toimintansa vaikutukset laajempaan kestävän kehityksen viitekehykseen. Tällöin on kuvailtava erikseen maailmanlaajuisesti vaikuttavat tekijät (kuten ilmastonmuutos) sekä alueellisesti ja paikallisesti vaikuttavat tekijät (kuten paikallisyhteisöjen kehittyminen). Lisäksi on syytä eritellä vaikutukset organisaation eri toimintojen ja toimipaikkojen osalta. Organisaation yhteiskuntavastuutoiminta- ja liiketoimintastrategia määrittävät rajat, joiden puitteissa organisaation toimintaa tarkastellaan. Organisaation kokonaisstrategian ja yhteiskuntavastuutoiminnan suhde sekä raportin toimintakonteksti on tuotava raportissa selkeästi esille. 11
G Testi: KATTAVUUS aportissa kerrotaan organisaation näkemys kestävästä kehityksestä ja raportoidaan valittujen teemojen yhteiskuntavastuullisuuden kehittymisestä objektiivisten, käytettävissä olevien ja mittaavien tietojen avulla. aportissa kerrotaan organisaation toiminnasta suhteessa kestävän kehityksen yleisiin olosuhteisiin ja tavoitteisiin, jotka on määritelty toimialakohtaisissa, paikallisissa, alueellisissa ja/tai maailmanlaajuisissa julkaisuissa. aportissa kuvataan organisaation toiminnan vaikutusten maantieteellistä laajuutta (tarkoituksenmukaisessa mittakaavassa). aportissa kuvataan, miten kestävän kehityksen teemat vaikuttavat organisaation pitkän aikavälin strategiaan, riskeihin ja mahdollisuuksiin, mukaan luettuna toimitusketjuihin liittyvät teemat. Määritelmä: aportin teemat, indikaattorit ja rajaus määritellään siten, että ne kattavat organisaation keskeiset taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristövaikutukset. Sidosryhmien on niiden perusteella pystyttävä arvioimaan raportoivan organisaation toimintaa kyseessä olevan raportointijakson osalta. Tarkennus: Kattavuusperiaate käsittää pääasiassa laajuuden, rajauksen ja ajan ulottuvuudet. Kattavuusperiaatetta voi soveltaa myös tiedonkeruukäytäntöihin (esimerkiksi varmistetaan, että koottu aineisto sisältää tiedot kaikista raportin piiriin kuuluvista toimipaikoista) sekä tiedon tarkoituksenmukaisuuden ja ymmärrettävyyden määrittelyyn. Nämä raportin laatua määrittelevät teemat käsitellään myöhemmin kohdissa Tasapaino ja Täsmällisyys. Laajuus viittaa raportissa käsiteltyjen yhteiskuntavastuuteemojen laajuuteen. aportoitujen teemojen ja indikaattoreiden tulee kattaa organisaation keskeiset taloudelliset, sosiaaliset ja ympäristövaikutukset. Myös sidosryhmien tulee pystyä arvioimaan organisaation toimintaa niiden perusteella. Varmistaakseen tiedon riittävyyden, organisaation tulee arvioida sidosryhmätoimintansa tulosten lisäksi yleisiä yhteiskunnallisia odotuksia, jotka eivät ehkä ole nousseet suoraan esiin sidosryhmätoiminnan aikana. ajaus viittaa toimijoihin, joiden toimintaa raportissa kuvaillaan (esimerkiksi tytäryhtiöt, yhteisyritykset, aliurakoitsijat jne.). ajauksen määrittelyssä on huomioitava toimijat, jotka ovat organisaation määräysvallassa (= organisaatiorajaus; kyseiset toimijat ovat usein mukana myös tilinpäätöksissä), sekä toimijat, joihin se voi vaikuttaa (= toimintarajaus). Organisaation tulee arvioida vaikutusmahdollisuuksiaan sekä suhteessa toimitusketjun toimijoihin (esim. alihankkijat) että jakeluketjun toimijoihin (esim. tuotteiden ja palveluiden käyttäjät). ajaus voi vaihdella raportoitavan tiedon näkökulman tai tyypin mukaan. Aika viittaa valitun tiedon kattavuuteen raportissa määritellyllä aikajaksolla. Toimintaa, tapahtumia ja vaikutuksia tulee kuvailla ko. raportointijakson osalta. Myös sellaisesta toiminnasta on raportoitava, jonka vaikutukset ovat vähäisiä lyhyellä aikavälillä, mutta jonka kumulatiiviset vaikutukset voivat olla merkittäviä, kohtuullisessa määrin ennakoitavissa ja mahdollisesti pitkällä aikavälillä väistämättömiä tai peruuttamattomia (esimerkiksi ympäristöön kertyvät hajoamattomat jätteet). Niin myönteisistä kuin kielteisistä tulevaisuuden vaikutuksista raportoitaessa käytetyn tiedon tulee perustua hyvin 12 2000-2006 GI
G perusteltuihin arvioihin, jotka on suhteutettu vaikutusten todennäköiseen kokoon, luonteeseen ja laajuuteen. Vaikka näin tehdyt arviot ovatkin epävarmoja, ne voivat olla hyödyllistä tietoa päätöksenteon kannalta, edellyttäen, että arvioiden perusteet ja vajaavaisuus tuodaan selkeästi esiin. Vaikka vaikutukset näkyisivätkin vasta tulevaisuudessa, niiden kuvailu ja todennäköisyyden arviointi auttaa muodostamaan kattavan ja tasapuolisen kokonaiskuvan organisaation taloudellisista, sosiaalisista ja ympäristövaikutuksista. 1.2 Laadun määrittelyperiaatteet Tässä osiossa esitellään periaatteet, jotka ohjaavat raportoitavan tiedon laatuun ja esittämistapaan vaikuttavia valintoja. aportin sisällön määrittelyyn liittyvät päätökset tulee tehdä näiden periaatteiden mukaisesti ja ne luovat perustan raportin läpinäkyvyydelle. Kun raportoidut tiedot täyttävät määritellyt laatukriteerit, sidosryhmät voivat arvioida organisaation toimintaa ja tehdä perusteltuja päätöksiä. Laadunmäärittelyn raportointiperiaatteet Testi: aportissa on huomioitu organisaation toimitusja jakeluketjut ja siitä löytyvät kaikki keskeiset olennaisuuden, kestävän kehityksen viitekehyksen ja sidosryhmätoiminnan periaatteiden mukaiset tiedot tärkeysjärjestyksessä. Jollei toisin ilmoiteta, raportissa ovat mukana kaikki toimijat, jotka ovat raportoivan organisaation määräysvallassa tai joihin se voi vaikuttaa merkittävällä tavalla. aportti käsittää kaikki organisaation keskeiset toiminnot ja tapahtumat ko. raportointijaksolla. Siinä arvioidaan organisaation aikaisemman toiminnan tulevia vaikutuksia, mikäli ne ovat ennakoitavissa ja voivat olla luonteeltaan väistämättömiä ja peruuttamattomia. TASAPUOLISUUS Määritelmä: aportin tulee kuvata sekä organisaation toiminnan myönteisiä että kielteisiä vaikutuksia, jotta organisaation toimintaa voidaan arvioida. Tarkennus: aportin tulee antaa tasapuolinen kuva organisaation toiminnasta. aportissa tulee välttää seulontaa, karsimista ja esitystyylejä, jotka voivat johtaa vääriin johtopäätöksiin tai arviointeihin. aportissa on kuvattava sekä toiminnan myönteiset että kielteiset vaikutukset ja siinä on käsiteltävä tasapuolisesti kaikkia teemoja, jotka voivat vaikuttaa sidosryhmien arviointeihin organisaatiosta. aportissa tulee erottaa selvästi toisistaan tosiasioihin perustuva tieto ja raportoivan organisaation omat tulkinnat. Testi: aportista ei puutu sidosryhmien arviointeihin ja päätöksiin vaikuttavia olennaisia tietoja tai organisaation taloudellisia, sosiaalisia ja ympäristövaikutuksia kuvaavia tietoja. aportissa käsitellään sekä toiminnan myönteisiä että kielteisiä tuloksia ja teemoja. Tiedot on esitetty sellaisessa muodossa, että niiden perusteella voidaan arvioida organisaation myönteiset ja kielteiset kehitystrendit vuositasolla. Eri teemojen painotus on verrannollinen niiden olennaisuuteen. 13
G VETAILUKELPOISUUS Määritelmä: Teemat ja tiedot tulee valita, kerätä ja raportoida johdonmukaisesti. aportoidut tiedot tulee esittää siten, että sidosryhmät pystyvät analysoimaan organisaation toimintaa tietyllä aikavälillä ja verrata raportoivaa organisaatiota muihin organisaatioihin. esittää sekä lukuarvoja (esimerkiksi absoluuttisia arvoja, kuten jätteen määrä tonneina) että suhdelukuja (esimerkiksi normalisoituja tuloksia, kuten jätteen määrä tuotantoyksikköä kohden). Tarkennus: Toiminnan arviointi edellyttää vertailukelpoisuutta. Sidosryhmien tulee voida verrata organisaation taloudellista, sosiaalista ja ympäristötoimintaa sen aikaisempaan toimintaan, tavoitteisiin ja - mahdollisuuksien mukaan - myös muiden organisaatioiden toimintaan. Johdonmukainen raportointi mahdollistaa organisaation sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien toimintavertailut ja -arviot, joita tarvitaan luokitteluja, investointipäätöksiä, suosituksia ja muita toimenpiteitä varten. Organisaatioiden vertailussa on otettava huomioon niiden erot koon, maantieteellisten vaikutusten ja muiden toimintaan vaikuttavien tekijöiden osalta. aportin tekijöiden tulee tarvittaessa tarjota viitekehys esitetylle tiedolle, jotta raportin lukijat ymmärtävät, mitkä tekijät vaikuttavat organisaatioiden välisiin eroihin. Johdonmukaisuus tiedon tuotantomenetelmissä ja raportin ulkoasussa sekä tiedon määrittelymenetelmien ja oletusten selittäminen lisäävät raporttien vertailukelpoisuutta. Koska eri teemojen olennaisuus organisaation ja sen sidosryhmien kannalta muuttuu ajan kuluessa, myös raportin sisältöä on muokattava. Olennaisuuden periaatteesta huolimatta organisaation on pyrittävä raportointijaksojen väliseen johdonmukaisuuteen. Jotta analyyttinen vertailu olisi mahdollista, raportissa tulee aportin laadunvarmistusperiaatteet Kun raportin rajaus, laajuus, raportointijaksojen pituus tai sisältö muuttuvat (mukaan luettuina esitystyyli, määrittelyt ja indikaattorien käyttö), raportoivan organisaation tulee mahdollisuuksien mukaan esittää myös uudet tiedot siten, että ne ovat vertailukelpoisia aikaisemmin raportoitujen tietojen kanssa (tai päinvastoin). Näin varmistetaan, että uudet tiedot ja vertailutiedot ovat sekä luotettavia että tarkoituksenmukaisia edellisiin jaksoihin verrattuna. Mikäli historiatietoja ei ole, raportissa tulee perustella käytetty esitystapa ja sen vaikutus tietojen tulkintaan. Testi: aporttia ja sen sisältämää tietoa voidaan vertailla vuositasolla. Organisaation toimintaa voidaan vertailla muihin organisaatioihin. Merkittävät muutokset raportin rajauksessa, laajuudessa, raportointijaksojen pituudessa tai käsitellyssä tiedossa on tuotu esiin ja selitetty. aportointivaihtoehdot Periaatteet ja ohjeisto aportin laadunvarmistuksen periaatteet PANOS Tasapuolisuus Selkeys Täsmällisyys Oikea-aikaisuus Vertailukelpoisuus Luotettavuus Kuva 5. aportin laadunvarmistusperiaatteet. 14 2000-2006 GI
G aportissa hyödynnetään yleisesti hyväksyttyjä ohjeita raportin laadinnasta, mittauksesta ja esittämistavasta, mukaan lukien GI:n tekniset indikaattoriohjeet. aportissa käytetään tarvittaessa GI:n toimialakohtaisia liitteitä. TÄSMÄLLISYYS Määritelmä: aportoidun tiedon tulee olla riittävän täsmällistä ja yksityiskohtaista, jotta sidosryhmät voivat arvioida raportoivan organisaation toimintaa. Tarkennus: Taloudellista, sosiaalista ja ympäristötoimintaa sekä indikaattoreita voidaan kuvailla niin laadullisesti kuin määrällisestikin. Täsmällisyyden vaatimus vaihtelee tiedon luonteen ja käyttäjien mukaan. Esimerkiksi laadullisen tiedon täsmällisyys määräytyy selkeyden, yksityiskohtaisuuden ja tasapuolisuuden mukaan. Numeerisen tiedon täsmällisyys taas voi riippua menetelmistä, joita on käytetty tiedon keräämiseen, kokoamiseen ja analysointiin. Tarvittava täsmällisyys riippuu osittain siitä, mihin tietoa tarvitaan. Joissain päätöksissä tarvitaan täsmällisempää tietoa kuin toisissa. Testi: aportissa ilmoitetaan mittaamalla kerätyt tiedot. Mittaustekniikat ja laskentaperusteet on kuvailtu riittävän tarkasti ja ne voidaan toistaa samanlaisin tuloksin. Numeerisen tiedon virhemarginaali on niin pieni, ettei se vaikuta merkittävästi sidosryhmien kykyyn tehdä perusteltuja johtopäätöksiä organisaation toiminnasta. aportissa kerrotaan, mitkä tiedot perustuvat arviointiin. Lisäksi siinä kerrotaan arvioiden taustalla olevat oletukset ja menetelmät tai mistä näistä voi saada lisätietoa. aportin laadulliset tiedot perustuvat muuhun raportoituun tietoon ja käytettävissä olevaan aineistoon. 15
G OIKEA-AIKAISUUS Määritelmä: aportit tehdään säännöllisen aikataulun mukaisesti ja ne ovat ajoissa sidosryhmien käytettävissä. Tarkennus: Tiedon hyödyllisyys riippuu pitkälti siitä, onko se julkaistu oikeaan aikaan sidosryhmien päätöksentekoa ajatellen. Oikea-aikaisuus viittaa sekä raportoinnin säännöllisyyteen että raportissa kuvattujen tietojen ajankohtaisuuteen. Vaikka jatkuva tiedon tuottaminen onkin tarpeen tietyissä tilanteissa, raportoivien organisaatioiden tulisi sitoutua tiedottamaan säännöllisesti tiettynä ajankohtana taloudellisesta, sosiaalisesta ja ympäristötoiminnastaan. Yhdenmukainen raportointiväli ja -jakso lisää tietojen vertailtukelpoisuutta ja raportin käytettävyyttä. Lisäksi sidosryhmien kannalta voi olla hyödyllistä, että yhteiskuntavastuuraporteissa ja tilinpäätöksissä käytetään samaa raportointijaksoa. Organisaation tulee varmistaa, että esitettävät tiedot ovat sekä ajankohtaisia että luotettavia. SELKEYS Määritelmä: Tiedot tulee esittää helposti ymmärrettävässä muodossa. Tarkennus: Tiedot tulee esittää sidosryhmien kannalta ymmärrettävästi ja helppokäyttöisessä muodossa (joko painettuna tai muita viestintäkanavia käyttäen). Sidosryhmien on löydettävä tarvitsemansa tieto helposti. Tiedot on esitettävä organisaation ja sen perusrakenteen tuntevien sidosryhmien kannalta ymmärrettävällä tavalla. Luettavuutta ja ymmärrettävyyttä voidaan parantaa kaavojen ja taulukoiden avulla. Myös tietojen ryhmittely voi vaikuttaa raportin selkeyteen, mikäli raportti sisältää merkittävästi enemmän tai vähemmän yksityiskohtia kuin mitä sidosryhmät odottavat. Testi: aportissa esitetään sidosryhmien tarvitsemat tiedot, mutta siinä ei ole liikaa tai tarpeettomia yksityiskohtia. Testi: aportissa esitettävät tiedot ovat suhteellisen tuoreita raportin julkaisuhetkellä. Sidosryhmät löytävät haluamansa tiedon helposti käyttämällä sisällysluetteloa, sivukarttoja, linkkejä ja muita tiedonhakuvälineitä. Avainluvut kerätään ja julkaistaan yhteiskuntavastuuraportoinnin aikataulun mukaisesti. aportissa ei käytetä teknisiä ilmaisuja, lyhenteitä, ammattikieltä tai muuta sidosryhmille todennäköisesti tuntematonta terminologiaa. aportista löytyvät tarvittavat teemakohtaiset selitykset tai sanasto. aporteissa (myös verkkojulkaisuissa) kerrotaan selkeästi, mitä ajanjaksoa ne kuvaavat, milloin ne päivitetään ja milloin ne on viimeksi päivitetty. aportti on kaikkien sidosryhmien ulottuvilla, mukaan luettuina ne, joilla on erityistarpeita esimerkiksi raportin käytettävyyden, kielen tai teknologian osalta. 16 2000-2006 GI
G LUOTETTAVUUS Määritelmä: aportissa olevat tiedot tulee kerätä, kirjata, koota, analysoida ja julkaista tavalla, joka mahdollistaa tiedon todentamisen ja takaa tiedon laadun ja olennaisuuden. Tarkennus: Sidosryhmien tulee voida luottaa siihen, että raportin sisältö voidaan todentaa tiedon täsmällisyyden osalta ja että tiedot on kerätty raportointiperiaatteiden mukaisesti. aportissa esitettyjen tietojen on läpäistävä sisäiset tarkastukset tai niiden tulee perustua dokumentteihin, jotka ovat muidenkin kuin raportin laatijoiden tarkistettavissa. Tietoja, joiden paikkansapitävyydestä ei ole näyttöä, ei raportoida, elleivät ne ole raportin kannalta olennaista tietoa. Tällöin raportissa on kerrottava selkeästi tietoihin liittyvistä epävarmuustekijöistä. aportin laatimiseen liittyvät päätökset tulee dokumentoida siten, että päätöksiä on mahdollista arvioida (kuten raportin sisällönmäärittely, rajaus ja sidosryhmätoiminta). aportoivan organisaation on suunniteltava tietojärjestelmänsä siten, että niitä voidaan tutkia ulkopuolisen varmennuksen yhteydessä. Testi: Ulkopuolisen varmennuksen laajuus on määritelty. aportissa kerrotaan esitettyjen tietojen alkuperäiset lähteet. 1.3 ajauksen määrittelyperiaatteet (7) aportin sisällönmäärittelyn lisäksi organisaation on määriteltävä, minkä muiden toimijoiden (esim. tytäryhtiöt ja yhteisyritykset) toimintaa raportti kuvaa. aportointirajojen puitteisiin kuuluvat toimijat, jotka ovat raportoivan organisaation määräysvallassa tai joiden toimintaan se voi vaikuttaa merkittävällä tavalla toimitus- ja jakeluketjujensa kautta. ajauksessa tulee soveltaa seuraavia määrittelyjä (8) : Määräysvalta: raportoiva organisaatio voi vaikuttaa toisen toimijan taloudelliseen ja operatiiviseen toimintaan itseään hyödyttävällä tavalla. Merkittävä vaikutus: raportoiva organisaatio voi vaikuttaa toisen toimijan taloudellista ja operatiivista toimintaa koskeviin päätöksiin, mutta sillä ei ole määräysvaltaa niiden osalta. aportin rajausohje määrittää sekä raporttikokonaisuuden rajat että yksittäisten indikaattoreiden rajat. Kaikkien raportointirajojen puitteisiin kuuluvien toimijoiden toiminnasta ei tarvitse raportoida samalla tavalla. aportointitapa riippuu raportoivan organisaation määräysvallasta tai vaikutuksesta sekä siitä, onko kyseessä operatiivinen toiminta, johtaminen vai kertova/kuvaileva tieto. Organisaatio voi esittää luotettavat todisteet raportin oletusten ja laskutoimitusten tueksi. Tietojen tarkkuus on vahvistettavissa alkuperäisistä lähteistä hyväksyttävillä virhemarginaaleilla. aportoivan organisaation tiedonsaanti- ja vaikutusmahdollisuudet vaihtelevat eri toimijoiden liiketoimintasuhteen mukaan ja ne vaikuttavat näin ollen myös rajaukseen. Esimerkiksi operatiiviset tiedot, kuten päästötiedot, voidaan koota organisaation määräysvallassa olevien toimijoiden osalta, mutta vastaavia tietoja ei välttämättä ole mahdollista saada yhteisyrityksiltä tai alihankkijoilta. aportin rajausohjeet asettavat vähimmäisvaatimukset sille, mitkä sidos- ja kohderyhmät on otettava huomioon indikaattoreista ja johtamiskäytännöistä raportoitaessa. Organisaatio voi kuitenkin tarvittaessa laajentaa indikaattoreiden rajausmääritelmää eri sidos- ja kohderyhmien osalta. (7) GI-ohjeiston tulevissa päivityksissä tullaan huomioimaan rajausohjeiston käytöstä saadut kokemukset. (8) Ks. lisätietoja: ajauksen määrittelyohjeisto. 17
G Päätös tietyn toimijan sisällyttämisestä raporttiin riippuu sen toiminnan yhteiskunnallisten vaikutusten laajuudesta. Jos vaikutukset ovat merkittäviä, toimintaan liittyy usein myös suuremmat riskit ja mahdollisuudet sekä raportoivan organisaation että sen sidosryhmien kannalta. Näin ollen organisaation katsotaan todennäköisesti olevan vastuussa näistä toimijoista. ajauksen määrittelyohjeisto Yhteiskuntavastuuraportin tulee kattaa kaikki toimijat, joilla on merkittäviä kestävään kehitykseen liittyviä vaikutuksia (todellisia ja todennäköisiä), jotka ovat raportoivan organisaation määräysvallassa ja joiden talouteen, operatiiviseen toimintaan ja käytäntöihin organisaatio voi vaikuttaa merkittävällä tavalla. Näitä toimijoita on kuvailtava joko operatiivisen toiminnan indikaattoreiden, johtamisindikaattoreiden tai kertomusten kautta. aportoivan organisaation tulee sisällyttää raporttiinsa ainakin seuraavat tiedot: Päätökset rajojen asettamisesta operatiivisen toiminnan indikaattorit niiden toimijoiden osalta, jotka kuuluvat raportoivan organisaation määräysvaltaan, sekä johtamiskäytännöt, niiden toimijoiden osalta, joihin organisaatio voi vaikuttaa merkittävällä tavalla. Ei Onko organisaatiolla määräysvaltaa? Ei Onko organisaatiolla merkittävää vaikutusvaltaa? Kyllä Ei Onko organisaatiolla vaikutusvaltaa? Kyllä Onko tällä merkittäviä vaikutuksia? Ei Jätetään pois Kyllä Onko tällä merkittäviä vaikutuksia? Ei Kyllä Ei tarpeellista raportoida Ei Onko tällä merkittäviä vaikutuksia? Kyllä Ei tarpeellista raportoida Ei tarpeellista raportoida Kyllä Toimintaa koskevat tiedot Johtamista koskevat tiedot Eri teemojenhaasteiden kertova kuvailu Kuva 6. ajauksen päätösprosessi. 18 2000-2006 GI
G Kertovan kuvauksen rajaukseen tulee sisällyttää toimijat, jotka eivät ole organisaation määräysvallassa tai joihin se ei voi merkittävällä tavalla vaikuttaa, mutta joihin liittyy organisaation kannalta keskeisiä haasteita näiden toiminnan merkittävien vaikutusten johdosta. aporttiin tulee sisällyttää rajauksen puitteisiin kuuluvat toimijat. aportoiva organisaatio voi käytännön syistä jättää keräämättä tietoja tietystä rajauksen puitteisiin kuuluvista toimijoista tai toimijaryhmistä, mutta tämä ei saa vaikuttaa esitettyjen tietojen tai indikaattoreiden lopputulokseen. GI-ohjeiston mukainen perussisältö Osa 2: Perussisältö Tässä osassa määritellään yhteiskuntavastuuraportin perussisältö, jonka määrittelyssä tulee huomioida myös ohjeiston ensimmäisen osion sisällönmäärittelyohjeisto. Perussisältö jakautuu kolmeen ryhmään: Strategia ja taustakuvaus: organisaation yleinen viitekehys (strategia, taustakuvaus ja hallintotapa). Johtamiskäytännöt: miten organisaatio hallinnoi toimintansa eri osa-alueita. Toimintaindikaattorit: Vertailukelpoista tietoa organisaation taloudellisesta, sosiaalisesta ja ympäristötoiminnasta. aportoivien organisaatioiden toivotaan käyttävän edellä mainittua ryhmittelyä raporteissaan, aportointivaihtoehdot muitakin muotoja voi kuitenkin käyttää. Perussisältö Konteksti Strategia ja analyysi aportin muuttujat Hallintotapa, sitoumukset ja yhteistyö Johtamiskäytännöt Taustakuvaus Johtamistapa Toimintaindikaattorit Tulokset Talous Ympäristö Henkilöstökäytännöt ja työolot Ihmisoikeudet Yhteiskunta Tuotevastuu TUOTOS TUOTOS TUOTOS Yhteiskuntavastuuraportti Kuva 7. GI-ohjeiston mukainen perussisältö. 19