Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 1 / 1 4576/00.01.03/2014 Kaupunginhallitus 327 24.11.2014 222 Liikunta- ja nuorisopalvelujen merelliseen yksikköön tehty erityistarkastus Valmistelijat / lisätiedot: Timo Kuismin, puh. 050 544 7261 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus 1 merkitsee tiedoksi DHS Oy Audit Partnersin laatiman raportin Merellinen ulkoilu -yksikön erityistarkastuksesta, 2 merkitsee selostusosassa kuvatut toimenpiteet tiedoksi ja kehottaa kaupunginjohtajaa kiinnittämään johtosääntöjen uudistamisen yhteydessä erityistä huomiota siihen, että kaupungin raportointikäytännöt ovat hyvän hallinnon periaatteiden mukaisia. Kaupunginhallitus edellyttää, että kaupungin toiminnassa ilmeneviin epäselvyyksiin puututaan jatkossa viipymättä. 3 kehottaa kaupunginjohtajaa huolehtimaan siitä, että erityistarkastuksessa havaitut puutteet kaupungin toiminnassa korjataan. 4 toteaa, että sivistystoimi tuo kaupunginhallitukselle selvityksen kahta Espoon kaupungin työntekijää vastaan nostetuista syytteistä, kun syytteiden sisältö ja asian esitutkintamateriaali ovat tulleet julkisiksi. Käsittely Sistonen poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. (HallL 28 7-kohta). Byman teki seuraavan ehdotuksen: 1 merkitsee tiedoksi DHS Oy Audit Partnersin laatiman raportin Merellinen ulkoilu -yksikön erityistarkastuksesta, kehottaa kaupunginjohtajaa selvittämään ja tutkituttamaan raportissa ehdotetut jatkotoimenpiteet ja raportoida niistä kaupunginhallitukselle. Särkijärvi Hyrkön ym. kannattamana teki seuraavan lisäysehdotuksen:
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 2 / 2 Lisäys: n) toteaa, että raportista käy ilmi, että yksittäiset virkamiehet ovat toistuvasti toimineet kaupungin hankintaa koskevien ohjeiden vastaisesti, ja velvoittaa kaupunginjohtajaa raportoimaan kaupunginhallitukselle, mihin toimenpiteisiin tämän johdosta on ryhdytty. Puheenjohtaja Hyrkön ym. kannattamana teki seuraavan muutosehdotuksen: 3 kehottaa kaupunginjohtajaa huolehtimaan siitä, että erityistarkastuksessa havaitut epäkohdat kaupungin toiminnassa korjataan ja raportoimaan jatkotoimista kaupunginhallitukselle. Elo Lahtisen ym. kannattamana teki seuraavan lisäysehdotuksen: Uusi kohta 2: toteaa, että liikunta- ja nuorisopalvelujen merellisen ulkoilun yksikön toiminnassa on ilmennyt epäkohtia. Hyvän hallinnon periaatteet eivät ole kaikilta osin toteutuneet eikä toimintakulttuuri paikoin ole ollut kaupungin arvojen mukainen. Byman teki seuraavan muutosehdotuksen: Ehdotan, että Raunio ja Kortelainen pidätetään virasta ja toimesta viipymättä ja että Merralle annetaan huomautus. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja totesi Bymanin ehdotusten raukeavan kannattamattomina. Puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko Särkijärven lisäysehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen. Puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko puheenjohtajan muutosehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen. Puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko Elon lisäysehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen. Päätös Kaupunginhallitus: Kaupunginhallitus 1
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 3 / 3 merkitsee tiedoksi DHS Oy Audit Partnersin laatiman raportin Merellinen ulkoilu -yksikön erityistarkastuksesta. 2 toteaa, että liikunta- ja nuorisopalvelujen merellisen ulkoilun yksikön toiminnassa on ilmennyt epäkohtia. Hyvän hallinnon periaatteet eivät ole kaikilta osin toteutuneet eikä toimintakulttuuri paikoin ole ollut kaupungin arvojen mukainen. 3 merkitsee selostusosassa kuvatut toimenpiteet tiedoksi ja kehottaa kaupunginjohtajaa kiinnittämään johtosääntöjen uudistamisen yhteydessä erityistä huomiota siihen, että kaupungin raportointikäytännöt ovat hyvän hallinnon periaatteiden mukaisia. Kaupunginhallitus edellyttää, että kaupungin toiminnassa ilmeneviin epäselvyyksiin puututaan jatkossa viipymättä. 4 toteaa, että raportista käy ilmi, että yksittäiset virkamiehet ovat toistuvasti toimineet kaupungin hankintaa koskevien ohjeiden vastaisesti, ja velvoittaa kaupunginjohtajaa raportoimaan kaupunginhallitukselle, mihin toimenpiteisiin tämän johdosta on ryhdytty. 5 kehottaa kaupunginjohtajaa huolehtimaan siitä, että erityistarkastuksessa havaitut epäkohdat kaupungin toiminnassa korjataan ja raportoimaan jatkotoimista kaupunginhallitukselle. 6 toteaa, että sivistystoimi tuo kaupunginhallitukselle selvityksen kahta Espoon kaupungin työntekijää vastaan nostetuista syytteistä, kun syytteiden sisältö ja asian esitutkintamateriaali ovat tulleet julkisiksi. Byman ilmoitti eriävän mielipiteensä. Liite 12 Raportti erityistarkastuksesta DHS Oy Oheismateriaali Selostus - Länsi-Uudenmaan syyttäjäviraston päätökset syyttämättä jättämisestä - Sivistystoimen johtajan lausunto 5.6.2015 - Liikunta- ja nuorisopalvelujen johtajan selvitys 27.2.2015 Erityistarkastusraportissa on kiinnitetty huomiota pääasiassa samoihin seikkoihin kuin aiemmin suoritetussa sisäisen tarkastuksen erillisselvityksessä. Moitittavaa on ollut lähinnä joidenkin hankintojen osalta hankintalainsäädännön ja kaupungin omien hankinta- ja tilausohjeiden noudattamatta jättäminen.
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 4 / 4 Tehdyssä eritystarkastuksessa ei kuitenkaan ole havaittu suoranaisia väärinkäytöksiä. Raportissa todetaan lisäksi, ettei selvityksessä ole tullut esille sellaista toimintaa, joka viittaisi kaupungille kuulumattomiin hankintoihin tai poikkeukselliseen hinnoitteluun tehdyissä suorahankinnoissa. Kaupungille ei myöskään ole todettu aiheutuneen asiassa vahinkoa, eikä kaupungilta ole vaadittu korvauksia kilpailutusten laiminlyömisestä johtuen. Tarkastuksessa on myös selvitetty asianomaisten viranhaltijoiden lähipiiriä, eivätkä tarkastajat ole havainneet mitään yritys- tai muita hallinnollisia yhteyksiä. Nostetut syytteet Erillisenä asiana on ollut vireillä Suomenojalla toimivan yrittäjän tekemien rikosilmoitusten perusteella suoritettu poliisitutkinta. Kihlakunnansyyttäjä tiedotti 2.6.2015, että hän on nostanut syytteen kahta Espoon kaupungin palveluksessa olevaa henkilöä vastaan. Rikosnimikkeinä toisen vastaajan osalta ovat syrjintä, laiton uhkaus, virkavelvollisuuden rikkominen ja lahjuksen ottaminen; toisen vastaajan osalta pakottaminen ja virkavelvollisuuden rikkominen. Haastehakemus ja esitutkintapöytäkirjat ovat salaisia ja tulevat julkisiksi vasta, kun istuntokäsittely alkaa Espoon käräjäoikeudessa, mikä tapahtuu aikaisintaan ensi syksynä. Asiassa on tehty myös syyttämättä jättämistä koskevia päätöksiä; toisen epäillyn osalta vahingonteosta, kiskonnasta ja pahoinpitelystä ja toisen epäillyn osalta vahingonteosta ja syrjinnästä. Syyttämättä jättämispäätökset ovat oheismateriaalina. Rikosilmoitus epäillystä polttoainevarkaudesta Kihlakunnansyyttäjä on 13.3.2015 tehnyt päätöksen esitutkinnan lopettamisesta. Sivistystoimessa on asian johdosta tehty seuraavia toimenpiteitä - on laadittu luettelot käyttöomaisuudesta sekä luotu käyttöperiaatteet työpisteittäin. - on uudistettu kaikkien ajoneuvojen ajopäiväkirjojen merkintäkäytännöt. - kaikki ajoneuvot on rekisteröity, myös pelkästään yksityisalueella käytettävät. - on tehty päätökset liikuntapalveluiden käytössä olevien saariston rakennuksien käyttöperiaatteista. - kahden työntekijän kohdalla on ryhdytty kaupungin käytäntöjen mukaisiin kurinpitotoimenpiteisiin ja heille on annettu huonosta käytöksestä huomautukset - kaksi työntekijää on siirretty määräaikaisilla järjestelyillä esimies- ja asiakastyöstä toisiin tehtäviin.
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 5 / 5 - Merellinen Espoo -yksikön esimiesjärjestelyt on uudistettu ja olosuhteet -palvelualueen päällikkö on vastuutettu seuraamaan Suomenojan kehitystä aikaisempaa tarkemmin. - hankinnan ja tilausten tekemiseen on annettu koulutusta, jota jatketaan edelleen säännöllisesti. - kaupungin uudet ohjeet hankintapäätösten tekemisistä on otettu käytäntöön. - vakanssikohtaiset tilausoikeudet on tarkistettu. Asiaa valmistellaan edelleen ja asiasta johdosta tehtävissä päätöksissä tullaan korostamaan sitä, ettei tilaaja ja ko. tilausta koskevan laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö. - todetusta polttoainehävikistä on tehty tutkintapyyntö poliisille ja sataman polttoainejakelupisteen lukitukset on vaihdettu, avaimien käyttöä on rajoitettu ja tankkausmerkintöjen osalta on annettu uudet ohjeet. - on luotu järjestelmä, jolla varmistetaan, että kaikki sopimukset ja päätökset viedään kaupungin asiakirjahallintajärjestelmiin. - on pantu vireille liikenteen ohjaussuunnitelman laatiminen Suomenojan venesatamaan. - liikunta- ja nuorisolautakunnassa on tehty päätös rajatun alueen luovutusperiaatteista, korvausperusteista ja käyttöoikeussopimuksista venealan yrittäjien kanssa kaupungin venesatamissa. - liikuntapalveluissa on annettu loppuvuodesta 2014 uudet ohjeet merellisen ulkoilupalveluiden koneiden ja veneiden käytöstä. Alkuvuodesta 2015 on lisäksi tehty päätös saaristossa sijaitsevien yksikön hallinnassa olevien tilojen käytöstä. Hankinnassa kaupunkitasoisesti tehtyjä toimenpiteitä Hankinnan ohjausmallin kaupunkitasoinen kehittäminen sisältää hankintatoimen kokonaisuuden hallintaan liittyvää kehittämistä, roolien ja vastuiden määrittelyä, hankintojen tilannekuvan ja ennakoivan valmistelun kehittämistä, tavoitteiden ja mittareiden asetantaa sekä tarkoituksenmukaisen resursoinnin tarkastelua. Asiaa on valmisteltu syksystä 2014 alkaen. Hankintaohjeistuksen uudistaminen: hankintaohjeen ensivaiheen päivitys valmistuu viimeistään elokuussa ja laajempi hankintaohjeen uudistaminen osana hankintalain kokonaisuudistusta valmistuu alkuvuodesta 2016. Samassa yhteydessä tehdään tarvittavat muutokset/tarkennukset hankintasääntöön ja tarvittaessa toimintaohjeisiin (hankintavaltuudet). Uusi hankintalaki astuu voimaan keväällä 2016. Ostot kuntoon (OSKU) -projektissa kehitetään ostosta maksuun - prosessia, jonka osana on valmisteltu osto-ohjeistusta. Osto-ohje tullaan liittämään osaksi hankintaohjetta. Osto-ohjeistus varmistaa osaltaan kaupunkitasoiset yhtenäiset menettelytavat, sähköisen tilaamisen lisääntymisen sekä ohiostojen vähentymisen. Espoossa on otettu käyttöön sähköinen kilpailutusjärjestelmä, jonka kautta toteutetaan pääosa kilpailutuksista. Tämä lisää osaltaan kontrollia tehtyihin
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 6 / 6 hankintoihin ja varmistaa historiatiedon ja raportoinnin saatavuutta. Järjestelmän kautta kilpailutetaan pääosin kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat lukuun ottamatta osaa rakennusurakkahankinnoista. Teknisen ja ympäristötoimen toimiala on siirtymässä vaiheittain sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöön. Pienhankinnat eli kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat on tehty aiemmin pääosin hintatiedustelumenettelyllä, mm. sähköpostitse. Menettely on mahdollistanut tarjouspyyntöjen kohdistamisen tietyille tahoille ilman, että hankintoja on avattu laajemmin markkinoille. Varsinaisen kilpailutusjärjestelmän rinnalle on otettu käyttöön pienhankintajärjestelmä, jonka avulla voidaan kilpailuttaa kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat sekä tehdä puitejärjestelyn sisäiset kilpailutukset. Järjestelmän käyttöä ollaan parhaillaan jalkauttamassa toimialoille. Järjestelmän tavoitteena on tukea osaltaan markkinoille avautumista sekä tehostaa pienhankintojen seurantaa. Pienhankintajärjestelmä tukee osaltaan myös ohiostojen vähenemistä. Hankintojen riskienhallinnan kehittämisen tavoitteena on siirtää riskienhallinnan painopistettä entistä ennakoivampaan suuntaan. Riskienhallintaa tarkastellaan hankintaprosessin eri vaiheissa. Riskienhallintamalli ja siihen liittyvät toimenpiteet tehdään vuoden 2015 aikana. Työskentelyssä hyödynnetään Espro-mallia. Konserniesikunnassa täytetään avoinna ollut hankintalakimiehen virka, jonka työpanos on käytettävissä 1.9.2015 alkaen. Konserniesikunnan hankintalakimiehen keskeisenä tehtävänä on varmistaa kaupunkitasoinen hankintajuridinen konsultaatio ja tuki toimialoille varmistaen riittävän hankintajuridisen näkemyksen jo hyvin varhaisessa suunnitteluvaiheessa, jolloin tehdään hankintoja koskevia linjauksia ja strategisia valintoja. Osana hankintojen kehittämistyötä on kohdennettu controller -panosta hankintatiedon hallintaan ja analysointiin ylimmän johdon päätöksenteon tueksi ja tulevien hankintojen valmistelun pohjaksi. Tämä toiminta on tällä hetkellä käynnistymisvaiheessa. Hankintalain kokonaisuudistuksen toimeenpanon valmistelu: asia tullaan projektoimaan Espro-mallin mukaisesti. Uuden hankintalainsäädännön haltuunotto ja jalkauttaminen hankintoja tekeville tahoille on laaja kokonaisuus ja viedään läpi syksyn 2015 ja kevään 2016 aikana (info- ja koulutustilaisuudet, hankintaohjeistuksen uudistaminen, sopimuspohjat, menettelyjen haltuunotto jne.). Asiassa tehdään yhteistyötä muiden kuntien kanssa. Eettinen ohjeistus Espoon eettiset periaatteet ja käytännön toimintatavat kirjattiin yhteen asiakirjaan, joka julkaistiin 2.2.2015. Asiakirjan periaatteet koottiin Espootarinasta, kaupunkikonsernin ohjeista sekä laeista ja asetuksista. Ne koskevat kaikkea kaupungin toimintaa määrittäen asemasta tai työtehtävistä riippumatta kaikkien luottamushenkilöiden, johtajien, viranhaltijoiden ja työntekijöiden tapaa toimia. Eettisistä periaatteista on viestitty sekä ulkoisesti että sisäisesti Essissä, henkilökuntalehdessä Wieterissä ja Esimiehen uutiskirjeessä. Niistä muistutetaan vielä syksyllä
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 7 / 7 mm. johdon foorumissa. Jokainen johtaja ja esimies vastaavat osaltaan siitä, että kaupungin eettiset periaatteet ja käytännön toimintatavat ovat tiedossa ja että niistä keskustellaan työyhteisössä yhdessä. Sopimusriskienhallinta Helmikuussa 2015 käynnistyi sopimusriskien hallinnan kehittämiseen tähtäävä projekti, jota johdetaan konserniesikunnasta käsin. Mukana on kaupungin lakimiehiä kaikilta toimialoilta. Projektiryhmä on kokoontunut useaan otteeseen keväällä ja sen yhteistyönä on syntynyt alustava koko kaupungin sopimuskäytäntöjä koskeva yleisohje, jonka yksityiskohtia työstetään parhaillaan. Työn keskiössä ovat etenkin kaupungin sopimusprosessin kuvaaminen ja ohjeistaminen sekä sopimustekniset sisällöt kaupungin linjauksineen. Työ jatkuu kesä- ja elokuussa, jolloin mm. sopimusprosessikuvaus viimeistellään käytännölliseksi diamateriaaliksi. Samalla aikataulutetaan ja myöhemmin syksyllä toteutetaan sopimuskoulutuksia kaupunkiorganisaation eri tahoille. Sopimusrekisteri Kaupunki on myös päivittämässä käytössään olevaa sopimusrekisterijärjestelmää. Versionvaihdon myötä kaupungin sopimusten sähköinen arkistointi ja seuranta tehostuvat. Järjestelmä mahdollistaa aiempaa tehokkaammin erilaisten sopimusyhteenvetojen ja raporttien laadinnan hakuehtoja yhdistelemällä. Sopimuskannasta ja tilasta saadaan ajantasainen kokonaiskuva. Versionvaihdon yhteydessä päivitetään sopimusrekisterin toimintatapaohje sekä käyttäjien ohjeet. Versionvaihto on valmis ja tuotantokäytössä syksyllä 2015, jolloin myös kaikille sopimusrekisterin käyttäjille järjestetään tarpeellista koulutusta. Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintaa ohjaa kaupunginjohtajan hyväksymä vuosittainen toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelmassa yksilöidään mihin tarkastukset kohdistuvat toimintavuoden aikana. Vuoden 2015 toimintasuunnitelman mukaisesti tarkastuskohteina ovat kilpailutukset ja hankinnat kaikkien toimialojen osalta. Tarkastuksista laaditaan tarkastusraportit. Tarkastusten suosituksista pyydetään tarkastuskohteelta kirjalliset vastaukset. Toimenpidesuositusten toimeenpanon toteutusta seurataan jälkiseurannalla. Ulkoinen tarkastus JHTT-tilintarkastaja antoi tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2014, jossa todetaan, että puutteita on ollut hankintojen, sopimusten ja menojen valvontajärjestelmässä. Kaupunginhallitukselle osoitetussa tilintarkastusmuistiossa vuodelta 2014 todetaan lisäksi, että hankintalainsäädäntöä sekä kaupungin omia hankintoja koskevia ohjeita ei
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 8 / 8 ole kaikilta osin noudatettu. Myös sopimusten rekisteröinnissä on edelleen puutteita, mikä vaikeuttaa menojen oikeellisuuden valvontaa. Valvontajärjestelmää tulee kehittää koko kaupungin tasolla siten, että voidaan vähentää riskiä mahdollisesta kaupungin varojen väärinkäytöstä. JHTT-tilintarkastajan ja Ulkoisen tarkastuksen yksikön vuoden 2015 tarkastusohjelmissa huomioidaan aiemmissa tarkastuksissa esiin tulleet havainnot ja sisällytetään ohjelmiin seurantatarkastukset. Selostus kaupunginhallitus 24.11.2014 Asian aiempi käsittely Asia on ollut aiemmin esillä kaupunginhallituksessa 15.9.2014, jolloin kerrottiin muun muassa, että kaupunginjohtaja oli määrännyt tekemään erillisselvityksen julkisuudessa esitettyjen Suomenojan satamaan liittyvien väitteiden johdosta. Kaupunginhallitukselle annettiin 27.10.2014 selostus sen hetkisestä tilanteesta ja kerrottiin em. erillisselvityksessä annetuista suosituksista. Samalla kaupunginjohtaja kertoi käynnistävänsä erillisselvityksen polttoaineen jakelusta ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta Suomenojan satamassa. Kokouksessa sovittiin myös, että luottamushenkilöt voivat lähettää etukäteen asiasta kirjallisia kysymyksiä, joihin kaupunginjohtaja, sivistystoimenjohtaja sekä liikunta- ja nuorisopalvelujen johtaja vastaavat seuraavassa kokouksessa. Kaupunginhallitus merkitsi 3.11.2014 erillisselvityksen sekä kysymykset ja niihin annetut vastaukset tiedoksi ja päätti, että asian käsittelyä jatketaan 24.11.2014. Lisäksi kaupunginhallitus edellytti, että erillisselvityksessä mainitut suositukset pannaan täytäntöön viivyttelemättä. Erillisselvityksen julkisuus Sisäinen tarkastus on myös selvittänyt, onko tarkastusraportissa mahdollisesti liikesalaisuuden piirin kuuluvia salassa pidettäviä tietoja ja lähetti kyselyn raportissa mainituille yrityksille. Kaksi yritystä esittikin vastauksissaan, että raportissa on laskutukseen ja hintoihin liittyviä tietoja, jotka he katsovat liikesalaisuudekseen, eivätkä halua niitä julkisuuteen. Vastausten läpi käymisen jälkeen on kuitenkin päädytty siihen, ettei kyse ole viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitetuista liikesalaisuuksista, joten raportti on kokonaisuudessaan julkinen. Polttoainetta koskeva erillisselvitys Polttoainetta koskeva tarkastusraportti on valmistunut 19.11.2014, mutta Espoo on jo sitä ennen 13.11.2014 tehnyt Länsi-Uudenmaan poliisilaitokselle tutkintapyynnön koskien epäiltyä polttoainevarkautta Suomenojan satamassa.
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 9 / 9 Liikunta- ja nuorisopalvelut on myös varmistanut, ettei hävikkiä enää tapahtuisi tarkentamalla polttoaineen käytön kirjaamista ja seurantaa. Polttoainesäiliöt ovat lukitussa tilassa, jonka lukitusjärjestelmä uusitaan. Lisäksi kameravalvontaa kehitetään ja polttoainesäiliöillä asiointia rajoitetaan. Tehtyjä toimenpiteitä on pidettävä riittävinä, eikä selvitys anna aihetta enempiin toimenpiteisiin. Kaupungin omistamien rakennusten käyttö Julkisuudessa on myös ollut esillä saaristossa sijaitsevien kaupungin omistamien rakennusten käyttöön liittyviä väitteitä. Näiden kaupungin kiinteistöjen käyttöön ja kunnostamiseen liittyvistä seikoista on jo aiemmin 18.4.2008 tehty poliisille nimetön tutkintapyyntö. Silloinen apulaisliikuntapäällikkö antoi poliisin pyynnöstä asiasta selvityksen, jonka jälkeen tutkinnanjohtaja päätti 16.8.2008, ettei esitutkintaa aloiteta, koska asiassa ei ole syytä epäillä rikosta. Kiinteistöjen käyttäminen perustuu silloisen liikuntatoimenjohtajan 23.6.1993 tekemään päätökseen, jossa on lueteltu kaikki ne rakennukset, jotka ovat olleet liikuntatoimen hallinnassa ja käytössä. Lisäksi päätöksessä on mainittu tilojen käyttötarkoitus, pääasialliset käyttäjät ja vastuuhenkilöt. Sisäisen valvonnan tehostamiseen liittyvät toimenpiteet Riskienhallinta liittyy olennaisesti sisäisen valvonnan menettelyihin. Kaupunginhallituksen 29.9.2014 hyväksymää riskienhallintapolitiikkaa on lähdetty aktiivisesti viemään käytäntöön. Riskienhallinnan toimintatapoja jalkautetaan mm. espoolaisen johtamisen kehittämisprojektin (Esjon) avulla. Eteenpäin katsovat riskitarkastelut tehdään toimialojen, yksiköiden ja liikelaitosten johtoryhmissä. Näihin sisällytetään toimintaympäristön muutoksiin, tulostavoitteisiin, kumppanuuksiin ja sopimuksiin liittyviä riskejä. Liikunta- ja nuorisopalvelujen merellinen ulkoilu -yksikön toiminnan tarkastuksessa havaittujen puutteiden vuoksi selvitetään, hoidetaanko kaupungin muissa yksiköissä kilpailutukset asianmukaisesti ja noudatetaanko niissä hankintalakia. On myös syytä selvittää johtamisjärjestelmien toimivuus ja vastuut. Kaupungin hankintojen, sopimusten sekä sopimusriskien hallintaa tehostetaan monin toimenpitein. Valmisteilla on sopimusrekisterin versionvaihdon lisäksi mm. konserniesikunnan johtama projekti, jossa sopimusriskien hallitsemiseksi tutkitaan sopimusrekisterin laajempaa hyödyntämistä sopimusten laatimis- ja seurantakäytäntöjen osalta, kootaan ja työstetään käytännönläheisiä ohjeita (esim. tarkistuslistoja) sekä järjestetään koulutuksia ja ns. sopimusklinikoita. Työn on määrä alkaa tammikuussa 2015. Kaupungilla on myös meneillään Ostot kuntoon (OSKU) -projekti, jonka tavoitteena on muuttaa kaupungin ostokäyttäytymistä ja saada ostosta maksuun -prosessi kokonaisuudessaan hallintaan. Kaupungilta on
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 10 / 10 puuttunut kattava yhtenäinen osto-ohjeistus, jonka avulla ohjataan osto- ja tilausprosessia ja pyritään minimoimaan mm. vaarallisten työyhdistelmien syntyminen. Osana projektia valmistellaan osto-ohjetta, joka tullaan liittämään hankintaohjeistukseen. Hankintaohjeeseen tehdään samassa yhteydessä tarvittavat päivitykset, mutta hankintaohje on tarkoitus uudistaa kattavammin uuden hankintalain tulessa voimaan vuonna 2016. Kaupungin arvoista, eettisistä periaatteista ja sisäisen valvonnan keskeisimmistä toimintaohjeista työstetään selvyyden vuoksi koko henkilöstölle lyhyt kooste, ns. Code of Conduct, jossa on sähköiset linkit varsinaisiin tarkempiin ohjeisiin. Tavoitteena on julkaista kooste vielä tämän vuoden puolella. Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on avustaa kaupunginhallitusta ja kaupunginjohtajaa heidän valvontatehtävässään. Sisäinen tarkastus on riippumaton tarkastettavista toiminnoista eikä sillä ole toimivaltaa eikä vastuuta tarkastettavien toimintojen suhteen. Tarkastuksissa on ollut keskeistä hyvän hallintotavan periaatteiden toteutuminen sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden arviointi. Tilinpäätöksen 2013 mukaisesti tarkastusten perusteella sisäinen valvonta on ollut kaupungissa pääsääntöisesti toimivaa. Espoon kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikön vuonna 2014 tekemässä erillisselvityksessä tutkittiin ja arvioitiin merellinen ulkoilu -yksikön ostohankintoja, kilpailutuksia ja sopimuksia. Tarkastuksessa ei löydetty mitään sellaisia, mikä viittaisi virkamiesten tai työntekijöiden suoranaisiin väärinkäytöksiin tai oman edun tavoitteluun. Sisäisen valvonnan kehittämiseksi on annettu suositukset. Valtuusto on valinnut tilintarkastajaksi kaudelle 2013-2016 JHTT -yhteisö BDO Audiator Oy:n. Tilinpäätöksen 2013 mukaan kaupungin toiminta on perustunut pääosin voimassa oleviin säännöksiin sekä määräyksiin ja tehtyjä päätöksiä on noudatettu. Tilintarkastuskertomuksen 2013 mukaan kaupungin hallintoa on hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti. Tilintarkastaja esitti muistutuksena, että avustusten hakemisen valvonta ei ole ollut riittävää. Kaupungin sisäinen valvonta ja konsernivalvonta on järjestetty muutoin pääosin asianmukaisesti. Kaupunginhallitus antoi kokouksessaan 27.10.2014 tilintarkastajalle selvityksen vuoden 2013 tilintarkastusmuistion havaintojen osalta tehdyistä toimenpiteistä. Kaupungin sisäistä valvontaa on kehitetty voimakkaasti. EsPro - projektimalli kuvaa espoolaisen tavan johtaa ja toteuttaa kehittämisprojekteja osana Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen mallia. Projektiohje sisältää projektiluokittelun, joka jakaa projektit niiden vaativuuden ja riskitason perusteella. Kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti valvonnan vastuita on täsmennetty ja sisäisen valvonnan ohjeita on parannettu. Tarkastustoimen toimenpidesuositusten toimeenpanoa
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 11 / 11 seurataan ja valvotaan. Sisäisen valvonnan parantamista tullaan jatkossakin kehittämään systemaattisesti. Omistaja- ja konserniohjauksen uudistaminen Omistajapolitiikka ja konserniohjeet ovat tulossa päätöksentekoon ensi vuonna, kunhan kuntalaista, soteuudistuksesta ja metropolihallinnosta tehdyt ratkaisut ovat tiedossa. Pohjavalmistelu asiasta on käynnissä ja valmistelun periaatteita on käsitelty myös konsernijaostossa. Asian oikeudellista arviointia Tehdyissä tarkastuksissa ei epäiltyä polttoainevarkautta lukuun ottamatta ole tullut esille sellaisia seikkoja, että asiassa olisi syytä epäillä suoranaisia tahallisia väärinkäytöksiä tai oman edun tavoittelua. Tarkastuksessa esiin nousseet moitittavat seikat koskevat lähinnä hankintalainsäädännön ja kaupungin omien hankinta- ja tilausohjeiden noudattamatta jättämistä. Asian rikosoikeudellisessa arvioinnissa kyseeseen tulisivat siten lähinnä seuraavat rikoslaissa säädetyt rikosepäilyt: 40:9 Virkavelvollisuuden rikkominen Jos virkamies virkaansa toimittaessaan tahallaan muulla kuin edellä tässä luvussa tai 11 luvun 9 a :ssä säädetyllä tavalla rikkoo virkatoiminnassa noudatettaviin säännöksiin tai määräyksiin perustuvan virkavelvollisuutensa, eikä teko huomioon ottaen sen haitallisuus ja vahingollisuus ja muut tekoon liittyvät seikat ole kokonaisuutena arvostellen vähäinen, hänet on tuomittava virkavelvollisuuden rikkomisesta sakkoon tai vankeuteen enintään yhdeksi vuodeksi. 40:10 Tuottamuksellinen virkavelvollisuuden rikkominen Jos virkamies virkaansa toimittaessaan huolimattomuudesta muulla kuin 5 :n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla rikkoo virkatoiminnassa noudatettaviin säännöksiin tai määräyksiin perustuvan virkavelvollisuutensa, eikä teko huomioon ottaen sen haitallisuus ja vahingollisuus ja muut tekoon liittyvät seikat ole kokonaisuutena arvostellen vähäinen, hänet on tuomittava tuottamuksellisesta virkavelvollisuuden rikkomisesta varoitukseen tai sakkoon. Mainitut säännökset eivät siis itsessään määrittele moitittavan menettelyn sisältöä, vaan sisältö tulee muista säännöksistä tai määräyksistä. Tässä tapauksessa moitittavaa olisi lähinnä hankintalainsäädännön vastainen toiminta. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 47 :ssä todetaan muun muassa, että Jos viranhaltijan voidaan todennäköisin perustein epäillä syyllistyneen virantoimituksessa virkarikokseen tai muuten menetelleen siinä velvollisuuksiensa vastaisesti, hänet voidaan pidättää tutkimuksen tai oikeudenkäynnin ajaksi virantoimituksesta. Asiasta on viipymättä tehtävä rikosilmoitus, jos kysymyksessä on ilmeinen virkarikos.
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 12 / 12 Kaikki virkavelvollisuuksien vastainen toiminta näyttäisi edellä mainittujen avoimien säädösten mukaan olevan kriminalisoitu. Käytännössä vähäisemmissä tapauksissa ei kuitenkaan yleensä ole tehty rikosilmoitusta, vaan asia on tarvittaessa hoidettu hallinnon sisäisin toimenpitein, esimerkiksi antamalla varoitus. Kaikki virkavelvollisuuksien vastainen menettely ei myöskään ylitä esitutkinnan aloittamisen kynnystä, vaikkakin virkarikokset ovat virallisen syytteen alaisia, eivätkä siten edellytä asianomistajan rangaistusvaatimusta. Esitutkintalain 9 :n mukaan esitutkinta saadaan nimittäin jättää toimittamatta tai jo aloitettu esitutkinta lopettaa sellaisen rikoksen johdosta, josta ei ole odotettavissa ankarampaa rangaistusta kuin sakkoa ja jota on kokonaisuutena arvostellen pidettävä ilmeisen vähäisenä, jos asianomistajalla ei ole asiassa vaatimuksia. Hankintojen volyymi merellinen ulkoilu -yksikössä Hankintojen kilpailuttamatta jättämisestä kaupungille mahdollisesti aiheutuneen vahingon määrää ei ole mahdollista toistaiseksi tarkasti arvioida, vaan arviointi on joka tapauksessa spekulatiivista. Hävinneestä polttoaineesta aiheutuu arviolta 1 800 euron suuruinen tappio. Merellinen ulkoilu -yksikön kokonaishankinnat olivat ajalla 1.1.2013-31.8.2014 arvoltaan yhteensä noin 2 960 000 euroa. Tarkastettavaksi otettiin arvoltaan yhteensä noin 1 917 000 euron edestä hankintoja, joista kilpailuttamatta jääneiden hankintojen osuus oli tarkastusraportin mukaan yhteensä noin 221 000 euroa. Varoitus tai huomautus Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 35 :n 3 mom. mukaan viranhaltijaa, joka on laiminlyönyt virkasuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Vakavimmissa tapauksissa viranhaltija voidaan kuitenkin irtisanoa tai hänen virkasuhteensa purkaa ilman aiemmin annettua varoitustakin. Lievissä laiminlyönneissä puolestaan voi riittää esimiehen antama työnjohdollinen huomautus. Espoon arvoina ovat asukas- ja asiakaslähtöisyys sekä oikeudenmukaisuus. Nämä arvot edellyttävät muun muassa, että Espoon toiminta on aina oikeudenmukaista, yhdenvertaista ja inhimillistä. Viranhaltijoiden tai työntekijöiden asiatonta käyttäytymistä ja/tai kielenkäyttöä ei voida missään tilanteissa puolustella tai pitää hyväksyttävänä Kaupunginjohtaja toteaa, että ottaen huomioon myös kaupungin oman ohjeistuksen puutteellisuus ja että korjaaviin toimenpiteisiin on viipymättä ryhdytty, asiassa ei tässä vaiheessa ole tarvetta muihin hallinnon sisäisiin
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 13 / 13 Päätöshistoria Kaupunginhallitus 24.11.2014 327 kurinpitotoimiin. Myöskään välittömiin irtisanomis- tai virkasuhteen purkamistoimenpiteisiin tai virantoimituksesta pidättämiseen ei ole aihetta. Asiaa arvioidaan uudelleen eritystilintarkastuksen valmistuttua. Erityistilintarkastuksen tekeminen Erityistilintarkastuksen tekeminen on välttämätöntä, jotta voitaisiin saada varmuus siitä, että merellinen ulkoilu yksikön toiminnassa ei ole ollut väärinkäytöksiä. Tarkastus on tarpeen myös sen vuoksi, ettei asiassa jäisi ilmaan vastaamattomia kysymyksiä tai epämääräisiä väitteitä. Jos erityistilintarkastuksessa puolestaan paljastuu väärinkäytöksiä tai muita laittomuuksia, kaupunki ryhtyy tarvittaviin asian vaatimiin toimenpiteisiin, kuten rikosilmoituksen tekemiseen. Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus 1 merkitsee selostusosassa kuvatut toimenpiteet tiedoksi. 2 kehottaa kaupunginjohtajaa aloittamaan välittömästi hallinnon sisäiset kurinpitotoimenpiteet koskien merellinen ulkoilu -yksikön työntekijän asiatonta käytöstä satamassa. 3 päättää, että merellinen ulkoilu -yksikön toiminnasta tehdään kaupunginjohtajan ja ulkoisen tarkastuksen johdolla ulkopuolinen erityistilintarkastus, jonka valmistumisen jälkeen päätetään mahdollisesti tarvittavista muista toimenpiteistä. 4 päättää, että eritystilintarkastuskertomus tuodaan kaupunginhallitukselle tiedoksi heti sen valmistuttua ja samalla raportoidaan, miten selostusosassa kuvattujen toimenpiteiden toteutus on edennyt. 5 toteaa, että asiassa tehtyjen rikosilmoitusten johdosta suoritettavat tutkinnat ovat edelleen kesken. Niiden tuloksista tuodaan kaupunginhallitukselle selvitys heti, kun se on mahdollista. Käsittely Sistonen poistui esteellisenä asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi (HallL 28 1 mom. 7-kohta). Esittelijän tekemät muutokset on huomioitu pöytäkirjassa.
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 14 / 14 Päätös Kaupunginhallitus: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tiedoksi
Kaupunginhallitus 15.06.2015 Sivu 15 / 15