LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1 HALLITUKSEN KOKOUS 2 / 2015 Aika 24.2. klo 17.30 21:15 Paikka: Turun partiotoimisto PÖYTÄKIRJA 24.02.2014 Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Anniina Palola yhteiskuntasuhteet Ville Vesa markkinointi Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.38. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 25.1.2015 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 1. 4. Työjärjestys Hyväksyttiin piirihallituksen 25.1.2015 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.
2(12) 6. SP:n kuulumiset Laajennettujen 7.-8.3 2013 valiokuntien pidettävän kokouksen asiat. Käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen. Ryhmien puheenjohtajat esittelevät asiat Laajennettujen kutsu liitteessä 4 Todettiin liitteet ja päätettiin merkitä muut asiat tiedoksi joista tärkeimpinä: Alue: Elina Lähteenmäki edustaa L-SP:tä maaliskuun laajennetuissa. asioina aluetoiminnanalalla on lippukuntien tukemisen tasot ja von Frenckell - apuraha 2016. Aluevaliokunta tekee ehdotuksen apurahan kohdennuksesta Koulutus: Laura Kajala ja Eva Liuksila (la) ja Mari Piironen (su) edustavat LSP:tä. asia: Vapaaehtoisen roolit -kuvaus. Päätettäneen rooleista. Tämän jälkeen esitystapa viimeistellään ja valmistetaan tukimateriaali sekä käännetään ruotsiksi. Työstettävät asiat: o Koulutusjärjestelmän päivittäminen, suunnitelma etenemisestä o Vapaaehtoisen roolit: Työstetään vapaaehtoisen rooleja yhdessä laajennetun kasvatus- ja aluevaliokuntien kanssa. o Turvallisesti yhdessä -tilannekatsaus o Kohtaus 2015, palaute o Projektisertifikaatti (IPMA) osana partioprojektin johtamista: Merkitään tiedoksi tilannekatsaus projektisertifikaatin (IPMA) mahdollisesta käytöstä osana partioprojektin johtamista. o Roihun tavoitteet valiokunnan näkökulmasta Ohjelma Laajennettuihin osallistuu Inka Lähteenmäki (lauantaina) ja Päivi Junni (sunnuntaina). Ohjelmapainotus 2016: Vuoden 2016 teema on sovittu nousevan Roihusta. Roihun kasvatuspäällikkö esittelee projektin esityksen. Ohjelmapainotuksen tulevaisuus: o Ohjelmavaliokunta tulee ehdottamaan, että siirrytään koko SP:n strategisiin teemavuosiin. Nepal 3 - kehitysyhteistyöhankkeen suunnittelu on aloitettu SP:ssä. Kevään aikana aloitetaan sen lisäksi uuden kumppanimaan etsiminen. Lisäksi käydään keskustelua ohjelmatoiminnanalan tarpeista ja näkemyksistä. Explon johtajat on valittu -> Ensi syksyn Exploa lähtevät tekemään Hille Terho, Hiiden Hittavaiset ry. Uusimaa ja Ville Vänskä, Sipoon Hukat ry., Uusimaa! Vapaaehtoinen on ilmoittanut kiinnostuksensa järjestää kansallinen vaeltajatapahtuman talvella 2016. Keskustellaan aiheesta ja päätetään tapahtuman järjestämisestä. Talous SPH:n kuulumisista bongattua: Roihun Budjetti käynyt talousvaliokunnassa -> Tulopuoli on herättänyt laajalti keskustelua. Tulemme asettamaan tulostavoitteet LTMK-jäsenille. Viestintä: Vain tiedoksi asioita: Brändi-ilme uudistuu 2015 Lippukuntien viestinnän tukemiseen suunnitellaan markkinointimateriaalipankki 2016
3(12) Tammikuusta 2015 alkaen lippukunnat löytyvät osoitteen partio.fi/paikkakunta takaa. o Kevään 2015 tavoitteena on saada myös ryhmät näkyviin lippukuntahakuun. Partio-lehdelle ideoidaan sähköinen areena vuodeksi 2016. Y-asiat: Jyrki Tuominen osallistuu koska Anniina Palola on estynyt. Seuraavat ajankohtaiset asiat o Helvi Sipilä- seminaari o SuomiAreena o SP:n Y-ryhmän alainen metsäneuvosto Käsitellään Lippukunta lobbaa -materiaali Kuullaan SP-FS:n eduskuntavaalikampanjasta, Annakaisa Tikkanen esittelee. Käydään lähetekeskustelua SP-FS:n hallituskausitavoitteista 2 Partioneuvosto 1/2015, piirinjohtajien kuulumiset Kuultiin piirinjohtajien kuulumiset, joista tärkeimmät: Kokouksessa päätettiin neuvostotyöskentelyn käytännöistä (mm.) o Kaikki partioneuvoston jäsenet ja varajäsenet sekä piiritoimistot saavat kaiken virallisen kokousmateriaalin sähköisesti o Keskustelua neuvoston viestinnästä (I varapuheenjohtajan vastuulla) Valittiin varapuheenjohtajat (Ilona Turunen Uusimaa ja Pauli Engblom L-SP) Paljon keskustelua herätti matkakulujen kompensointi. Esitettiin useita eri toteutusmalleja o Eniten kannatusta sai kompensaatiopoolin luominen ns. siivulla valtioavusta ennen jakoa. o PN II/15 päättää SP:n tapahtumien matkakulujen kompensoinnista. PN III/14 41: kehityksen resursointiin esitetty ponsi. o Partioneuvosto sai hallituksen vastauksena, että kasvukoordinaattori Annika Jouhki on yhteydessä piireihin ja selvittää, mitä niissä tarvitaan kasvun aikaan saamiseksi. 7. Repolaisen päätoimittaja Valitaan Repolaisen päätoimittajaa. Viestintäministeri Eeva Kivilä esittelee: Eeva Kivilä haastatteli yhdessä Laura Rantasen ja Satu-Maija Kauniston kanssa kaikki kaksi Repolaisen päätoimittajaksi hakenutta. Haastattelutyöryhmä esittää piirihallitukselle että tehtävään valittaisiin Sofia Savonen Loimaan Nuotioloimuista. Päätettiin valita Sofia Savonen Repolaisen päätoimittajaksi. 8. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat 1 Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat erillisen liitteen mukaisesti. esitys Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat seuraavasti: Alueryhmä Puheenjohtaja Maarit Heikkinen Aluejaoston pj Kris Loimaala Lippukuntajaoston pj Elina Lähteenmäki Vastaava alueohjaaja Outi Lindgren
4(12) Alueohjaaja Koulutusryhmän edustaja Ohjelmaryhmän edustaja Miikka Lammela Henna Jagt Inka Lähteenmäki/Päivi Junni hankina ja markkinointiryhmä Puheenjohtaja Ville Vesa /Piirinjohtaja Mari Kousa Jura Nurminen Maikki Laukkanen Elina Lähteenmäki Hanna Suomela Työntekijä/ Tarja Nummi Työntekijä/ Satu-Maija Kaunisto Koulutusryhmä Ohjelmaryhmä Puheenjohtaja Inka Lähteenmäki Vastaava ohjelmaohjaaja, huoltojaosto Päivi Junni Ohjelmaohjaaja, sudenpentujaosto Suvi Lamminen Ohjelmaohjaaja, seikkailijat Heidi Hietanen Ohjelmaohjaaja, tarpojat Mikaela Savolainen Ohjelmaohjaaja, samoajat Pia Aalto Ohjelmaohjaaja, vaeltajat, KV- ja aate Marika Hirvonen Ohjalmaohjaaja, kilpailu, turvallisuus Jaana Eronen Ohjelmaohjaaja, retkeily Iina Lepistö Ohjelmaohjaaja, sisu Sirja Valtanen Ohjelmaohjaaja, meri - Sudenpentujaoston puheenjohtaja Enni Heikintalo Seikkailijajaoston puheenjohtaja Crista Vitikainen Tarpojajaoston puheenjohtaja Jasmin Salonen Samoajajaoston puheenjohtaja - Vaeltajajaoston puheenjohtaja - Erätaitojaoston puheenjohtaja Maija Viitamäki Erätaitojaoston puheenjohtaja Valtteri Virta Kv- ja aatejaoston puheenjohtaja Meri Malmari Meripartiojaoston puheenjohtaja - Huoltojaoston puheenjohtaja Tiina Tähtikari Turvallisuusjaoston puheenjohtaja Kari Vuola Kilpailujaoston puheenjohtaja Sarita Murtojärvi Sisujaoston puheenjohtaja - Talousryhmä Puheenjohtaja Anna Nyrhinen Anniina Palola Heli Sirkessalo Tommi Tähtinen Mika Koutu Jyri-Petteri Paloposki Jenni Jalava Otto Tuononen Matti Lindström Ville Sahlström
5(12) Viestintäryhmä Puheenjohtaja Eeva Kivilä Ulkoinen viestintä Maarit Salminen Repolaisen päätoimittaja Sofia Savonen Toimitusjaoston puheenjohtaja - Nettipäätoimittaja - IT-jaoston puheenjohtaja Mika Virtanen Visuaalisen viestinnän jaoston projektivastaava Katariina Suomalainen Young Spokespeople (YSP) -vastaava Anniina Rantala Sosiaalinen media Sanna(-Kaisa) Ahtiainen Piiri-YSP ja HuHun viestintävastaava Miko Joensuu Klaanin viestintävastaava Kris Loimaala Jussi Elo Y-ryhmä: Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Piirinjohtaja Toiminnanjohtaja Anniina Palola Jyrki Tuominen Heidi Jokinen Viljo Mannerjoki Anna Mikola Sanna Ahtiainen Mari Kousa Kalle-Pekka Mannila Ansiomerkkitoimikunta: Puheenjohtaja Timo Sirén Varapuheenjohtaja Pasi Mikkonen Piirinjohtaja Mari Kousa Enni Lähteenmäki Hanna-Leena Puosi Jyrki Tuominen Sihteeri Tarja Nummi Paraatitoimikunta: Puheenjohtaja Toiminnanjohtaja Tuominen Jyrki Lepistö Iina Mikkonen Pasi Mikola Anna Näsänen Jouko Pinomäki Joni Rantanen Leena Vuola Kari Kalle-Pekka Mannila Projektit: HuHu-leirinjohtaja Pauli Engblom HuHu-leirinjohtaja Inna Kulla Talvileiri 2016-johtaja Johannes Perkkola
6(12) 9. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Liitteet Todettiin liitteet ja päätettiin merkitä muut kuulumiset tiedoksi joista tärkeimpinä: Alue: AR:n kokous on ollut 6.2.2015, aluejaoston 11.2.2015. Jaoston osalta kevään kokoukset jaettu niin, että osassa mukana piirivastaavat, osassa lpk-vastaavat ja osassa kaikki. Aluekartta päivitetty ja piirin nettisivuilla on päivitetty alue- ja lpk-jako. Sisäiseen käyttöön on versio jossa alueohjaajien yhteystiedot. Uudet alueohjaajat: o Anna Salonen/Saviseutu (pestikeskustelu 14.3.2015) 9/16 alueella ao-pari!!! MPY:n lippukunnille tehty sytytyspalat; KeLi-light toimii hyvin haastattelun runkona. Tavoitteena saada samaan aikaan tehdyt haastattelut kirjattua ja purettua yhdessä heti tekemisen jälkeen. Koulutus: Historian toinen laajennettu koulutusryhmä kokoontui 12.2.2015 Kävimme läpi aikuisuus-/vapaaehtoistukea, päivitimme kurssijohtajien kanssa kuulumiset ja ajankohtaiset asiat, jaoimme Ko-Gi-untuvikoille ohjaajat ja pidimme lyhyen KR:n oman kokouksen Maalisessa jatketaan KR:n uudistamista vapaaehtoistuen ryhmäksi. Marikin kanssa keskusteltiin Luottisjaoston historiasta ja tulevaisuudesta, miten linkittyisi tähän kaikkeen. Vuoden 2015 Ko-Gi -kursseille on ilmoittautunut piiristä 12 henkilöä. Maalinen on 14.-15.3. Lauantaina tarjolla Ko-Gi-ohjausmoduuli, myös ei-ryhmäläisille Laajennettuihin osallistuu Laura Kajala ja Eva Liuksila (lauantai), Laura Kajala ja Mari Piironen (sunnuntai) Ohjelma Uudet pestaukset: Meri Malmari/KV- ja aatejaoston pj, Suvi Lamminen/sudenpentu OO. Lopettaneet: Maiju Mutanen/vaeltajajaoston puheenjohtaja ja Ville Sahlström/meripartiojaoston pj (kiittämiset hoidettu). Tehty pohdintaa ministeri vastaava ohjaaja tehtävien jakamisesta. Päädyttiin siihen, että vastaava hallinnoi jaostoja (on tietoinen rekrytilanteista, palautteista yms.), pitää pestipäivitykset puheenjohtajien kanssa, vetää laajennetut ohjelmaryhmät. Ohjelman työvaliokunta Inka, Piivi ja Riikka kokoustavat ennen ohjelmaryhmää. 2.2. ohjelmaryhmän kehityspäivä; ohjelmaryhmän mini-auditointi (edellinen tehtiin 2012), työstettiin OR:n ja jaostojen toimintasuunnitelmia. Tapahtumatarjotin käytiin läpi laajennetussa ohjelmaryhmässä ja se näytti hyvin pitkälti vielä ihan ajantasaiselta. Ohjelmatoiminnanalan viestintäsuunnitelma on tehty melkein valmiiksi. Meri Malmari toimii piirin KV-asioista vastaavana henkilönä SP:n suuntaan. Hän osallistuu kerran vuodessa laajennetun KVY-valiokunnan kokoukseen. Talvikisojen palkintojenjako on kevätkokouksessa.
7(12) Uusi sisujaosto pohtinut jaoston tehtäviä ja kokoustanut Leenan (sisu-alue) kanssa. Tehtäviä: sisu-pr:n levittäminen sisupartiolaisten näkyvyyden lisääminen, kynnyksen madaltaminen esim. piirin ikäkausitapahtumiin, myös muiden erityislasten huomioiminen. Talous: Talousryhmän helmikuun kokous on 23.2.2015 Talouden murroksessa teemailta: mukana ovat Ari Linkolehto, Nils Grönberg ja K-P Mannila. Ajankohta on 23.3.2015 klo 18.00. Talousryhmä + piirinjohtajat kokous on sovittu pidettäväksi 26.2.2015 Viestintä: Ilmo ilmestyy myös ensi vuonna kaksi kertaa, ei enää Ilona-julistetta. Repolaisen jäsennumeroiden välissä on Ilmon sisältö liitteenä kaksi kertaa vuodessa. Nettipäätoimittajaa etsitään. Partioparaatiin (tai partioviikolla?) suunnitteilla esittää Wiklundin screenillä partiovideo. tapahtumia kerätään partioviikko.fi-sivulle. Viestinnän vuosikello on päivitetty. Partion mobiilipeli Scoutaway ilmestyy partioparaatiin mennessä. Sofia Savonen aloittaa Repolaisen päätoimittajana 9.3. Tehdään mediatiedote partiossa kasvaa johtajaksi -näkökulmasta. YSP-kokous 28.2. On toivottu isoa huivitus-tempausta jossain muualla kuin Turun seudulla. YSPit ehkä mukaan myös eduskuntavaalikampikseen. 30.3. klo 17.00 yhdistetty viestintä + markkinointi + jäsenhankinta. hankinta ja markkinointi Ryhmän nimi jatkossa jäsenhankinta ja markkinointi Mitä, Missä, Milloin - lomake tarkoitus ottaa käyttöön Ville ja Eeva kokoustivat 23.2 jakaen viestinnän ja markkinoinnin tehtävät yhteiskokous viestintäryhmän kanssa tulossa Eskarikamppis, 108 eskaria, 2177 eskarilasta mukana Markkinointirahan anomusperusteita muutettu. Vuoden 2015 tavoitteet: -Perustaa 2 uutta lippukunta, 1 Poriin ja 1 Kiukainen/Eura tai 1 Kokemäki ja 1 Eura/Kiukainen tms Y-ryhmä Vuoden ensimmäinen kokous on 12.2.2015 Y-toimikunnan nimi muutettiin Y-ryhmä ja varapuheenjohtajaksi valittiin Jyrki Tuominen Ryhmä kokoontuu 6 kertaa vuodessa Vuoden 2015 fokusalueet: Eduskuntavaalit o Piiri haluaa kannustaa äänestämään o Järjestetään instagrammissa kuvakisa, jonka palkintona on Kånken reppu, voittaja arvotaan o Kamppiasaika 8-18.4, jonka aikana 3-4 instagram postausta ja muutama twitter ja FB postaus, aihe esillä LPK postissa ja Re-postissa - sovittu somejaoston ja Satu-Maijan kanssa Suomi Areena o L-SP vahvasti esillä, kansalaistori kokonaan L-SP:n vastuulla o Y-ryhmästä vastuuhenkilönä Jyrki Tuominen Mediatapahtuma
8(12) o 4 eri paikkakunnalla (Salo, Turku, Rauma ja Pori) paikallismedian edustajien kanssa - tarkoituksena saada Partio tutuksia ja luoda kontakteja median edustajiin o Mahdollisesti yhteistyössä alueen ja viestinnän kanssa, ei ole vielä sovittu Johtajuusseminaari o TurPa järjestää seminaarin keväällä, jonka aihe ei ole vielä päätetty (vastuussa Anna Mikola) o Y-ryhmässä pohdittiin voisiko nämä kaksi seminaaria toteuttaa yhteistyössä, asiasta ei vielä puhuttu talousryhmän kanssa Y-ryhmä tulee laatimaan ohjeistuksen missä tapahtumissa/tilaisuuksissa tulisi järjestää vip-tilaisuus ph:n/y-ryhmän toimesta, samalla laaditaan kutsuvieraslistapohja, jota voidaan käyttää tarvittaessa eri tilaisuuksissa Piirinjohtajat Pestikeskustelut uusien ministerien kanssa on käyty alkuvuoden aikana o Määritelty tavoitteet vuodelle 2015. Viestinnällä ja markkinoinnilla on paljon yhtymäpintoja! o Pyritty tukemaan nykyisten tehtävien haltuunotossa ja priorisoimaan Resursointiasioita tehty, tulevaisuuteen varautumista (työnohjauksen tarpeeseen yms. varaudutaan) Työntekijöiden ja ministerien + tvk:n tapaamiset tulossa Organisaatiomuutoksesta on laadittu diat ja osallistuttu OR:n kokoukseen Kunniajäsen -asiaa valmisteltu (lisää tulossa 28.2.) Suomi Areena- palavereja ja budjetteja SP:n, Kalle-Pekan, Satu-Maijan ja Anniinan & Jyrkin kanssa. o Tavoitteena saada selkeyttä työnjakoon ja rooleihin Laskutuksesta on saatu palautetta. Kolme tapahtumaa vuodelta 2014 laskutettu vasta viikolla 8 (joudutaan pohtimaan, miten kirjataan tilinpäätökseen) Strategian huomiointi -opas LPK:ille on tulossa. Piirin tilinpäätösanalyysit -maili TurPan kanssa palaveri 25.2. o Aiheina raha, talous, tulevaisuus Sopimus SP:n kanssa etenee, lomat sotkivat aikataulua hieman Piirun ylijäämästä on tullut ehdotus Leiritoimikunnalta käsittelyyn TR:n käsittelyn jälkeen? Maaliskuussa? Tunnustuspalkintojen esilläpito tärkeää Sopimus ea-koulutetuille tulossa Paraatin teemana: Kulttuurit kohtaavat Säätiön seminaari oli 6.2, osallistujia PH:sta: Mari Kousa, Inka Lähteenmäki, Anna Nyrhinen ja Kalle-Pekka Mannila Maaliskuun TVKn asialistalla o Budjetointi, projektien tila, yhteiskuntasuhdeasiat, ToSu, yhteiskuntasuhdeja kehitysministeri, ohjelmaministeri sekä talousministeri Pohdintaa ministeri-vastaava -asian tiimoilta on käyty ekan kerran ohjelman osalta Inkan kanssa Rekrytointia ja sen haasteita on mietitty PALJON Markkinoinnin ja jäsenhankinnan toimintasuunnitelmapohja on tehty Johtajatulien johtajaksi on valittu Poppis Suomela Paraatin hengellistä puhujaa on kysytty (Leena Kairavuo, Katariinan srk) Toiminnanjohtaja Turun toimistolla uusi WLAN-verkko Partio1 tai Partio2
9(12) 26.1. pidetty Porin kaupungin matkailun (MAISAN) kanssa palaveri jäsenkokouksen hakemisesta Poriin, Maisa varannut kiintiön 250 henkilölle Hotelli Vaakunaan 18. 20.11.2016, alustavat varaukset ovat myös kokoustiloiksi: Palmgren sali 255 hlö:ä ja Yliopistokeskuksen auditorio 216 hlö:ä (La 8-16 su 10-14) 28.1. toimistopalaveri Laitilassa: mm. työsuojeluasiaa (vaarojen arviointi), Partion uusi TES, resursoinnista ja uudesta organisaatiosta.toimistojen omat sähköpostiosoitteet poistuvat ja tilalle vain yksi partiotoimisto.lsp@partio.fi Viikolla 6 pidettiin jokaisen työntekijän kanssa henkilökohtaiset keskustelut työnkuvista ja 9.2. toimisto webex-palaveri, jossa kaikille ilmoitettiin uudet toimenkuvat Partiomyllyssä pidetty palotarkastus, osa tulipesistä vaatii korjauksen, samoin osa ulkoovista turvonnut, palovaroittimien kunto pitää tarkastaa ja korjata yhdestä valaistusta varauloskäynnin kilven lamppu. Torstaina 26. päivä alkaa korjaukset. 10. Piirin projektit 1 HuHun 2015 valmistelutilanne, kehitysministeri Anniina Palola esittelee. Kuultiin HuHu2015 tilanteesta mm.: Pari viikkoa sitten saatiin kaikki ohjelmapistevastaavat pestattua, mikä on iso edistysaskel ja koko projekti nytkähtää hienosti eteenpäin. Yhteistyössä vaeltajajaoston kanssa on laadittu staabin jäsenille ja ohjelmapistevastaaville ohje vaeltajien tukemisesta projektin aikana ja siinä myös sidotaan leirin tekeminen vaeltajaohjelman aktiviteetteihin. Ilmoittautuminen on käynnissä ja vaikuttaa etenevän hyvin, arviointi tässä vaiheessa vaikeaa. Varsinainen Ilmo päättyy osallistujien näkökulmasta 20.3. Sen jälkeen on jälkiilmoittautuminen. Leirin johtajat ovat yhteydessä uuteen työntekijätukeen ja käy hänen kanssaan ilmoittautumisen läpi. Seuraava staabin kokous on 1.maaliskuuta ja budjetti yksityiskohtaistuu siellä lisää. Oton kanssa käydään budjettia läpi taas viikolla 9 Järjestyksenvalvoja-kurssi tänä viikonloppuna yhdessä TurPan kanssa. Turvankin rekrytoinnit tehty ja ainakin kaikki avainpestit täytetty. Rekrytointitilanne yleisestikin hyvä, jotain yksittäisiä puuttuu, kuten erv-kokki. Tekijöitä yli 100 tällä hetkellä. Hankintoja tehdään vasta, kun osallistujat ovat selvillä. (Av-voi olla poikkeus) Järjestettiin staabi-viikonloppu, joka ryhmäytti staabia hyvin. Tekijöille viikonloppu piirin kevätkokousviikonloppuna Ahtelassa siten, että lauantaina siellä ja sitten sunnuntaina aamulla lpk-foorumiin. TurPa tarjosi Huhun käyttöön Ahtelan ilmaisviikonloppunsa. Ensimmäinen ohjausryhmän kokous pidettiin 17.2.2015 2 Kuullaan Talvileirin valmistelutilanteesta, kehitysministeri Anniina Palola esittelee. Kuultiin mm: Projektisuunnitelma valmiiksi 15.3.2015 mennessä, PH hyväksyy maaliskuun kokouksen yhteydessä Aika ja paikka on sovittu, vko 8 2016 Tulesjärvellä Kaivataan apua rekryyn, puuttuu o Varajohtaja o Alaleirivastaava o Ohjelmasta vastaava o Viestinnästä/markkinoinnista vastaava Muonituksessa 3 eri vaihtoehtoa o Ruoka tilauksena paikan päälle o Martat
10(12) o Mpk puolelta, puhuttu että mahdollisesti voisivat järjestää muonituskurssin samaan aikaan paikan päällä Leiri on mukana/näkyy o Kevät- ja syyskokouksessa o Paraatissa o Lippukuntapäivässä o Huhulla --> kysy leirinjohtajilta onko mahdollista järjestää joku ohjelma/juttu leirillä o Aluejaoston kautta Osallistujatavoite leirille 500 hlöä Koulutusryhmä on pohtinut pj-kurssin pitämistä leirin yhteydessä 3 4 Kuullaan Tammileirin valmistelutilanteesta Kuultiin Tammileirin valmistelutilanteesta mm: Leirin johtajan rekrytointi käynnistyi viikolla 8 - yksi hakemus tullut Ohjausryhmän kokoaminen on aloitettu, yhteistyössä Jyrki Tuomisen kanssa Piirun loppuraportti Päätettiin siirtää asia seuraavaan kokoukseen. 11. Piirin vuosikirja ja toimintakertomus 2014 Hyväksytään piirin toimintakertomus vuodelta 2014 ja saadaan vuosikirja 2014 katsaus. Vuosikirjaa on toteuttanut erillinen toimikunta, jonka esittämä sisällysluettelo on hyväksytty toukokuussa 2014. Piirinjohtaja Mari Kousa, varajohtaja Mika Kuusisto ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelevät. Hyväksyttiin pöytäkirjan liitteenä 5 oleva toimintakertomus vuodelta 2014 ja päätettiin esittää se piirin kevätkokoukselle vahvistettavaksi. Nähtiin kuvankaappauksia vuosikirjasta. 12. Piirin tilinpäätös 2014 Hyväksytään tilinpäätös vuodelta 2014. Talousvastaava Anna Nyrhinen ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelevät. Hyväksyttiin tilinpäätös vuodelta 2014 allekirjoittamalla se. Tilinpäätös päätettiin toimittaa tilintarkastajille tarkastusta varten sekä esittää sitä piirin kevätkokoukselle vahvistettavaksi. (Liite 6). 13. Piirin kevätkokouksen asiat 1 Piirin kevätkokous pidetään sunnuntaina 29.3. klo 14.00 alkaen Salon lukiolla. Päätetään kokouksen esityslistan asiat ja sovitaan esittelyt. (Liite 7) Hyväksyttiin liitteenä oleva kevätkokouksen esityslista ja sovittiin esittelyistä. Mahdollisesta julkilausumasta informoidaan syyskokouksessa 2013 sovitun tavan mukaan lippukunnanjohtajia kokousta edeltävänä perjantaina. 2 Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä vuodelle 2016 (v.2010-2012 13,50, 2013 15 ja 2014 18, 2015 19 ). Piirihallitus on käynyt aiheesta lähetekeskustelua ennen talousryhmän kokousta. Talousryhmä laatii ehdotuksen jäsenmaksun suuruudesta piirihallitukselle. Lähetekeskustelussa nousi esille mm. seuraavia asioita:
11(12) - Aiempien vuosien ylijäämällä pärjätään kyllä hetki - Uutta rahoitusta tarvitaan - Mahdollisen jäsenmaksun noston yhteydessä esitettävä tarkoin perusteet - Onko parempi pienet korotukset vuosittain vai isompi korotus kerralla? - Koko jäsenmaksu tarvitsisi laajaa muutosta, keskusjärjestö, piiri ja lpk-tasolla 3 Päätettiin esittää kevätkokoukselle vuoden 2016 jäsenmaksuksi 22 /partiolainen. Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä vaalitoimikuntaa koskevasta esityksestä. Aiemmin on ollut malli, jossa piirihallituksen edustaja on osana vaalitoimikuntaa. Vuodelle 2014 tilannetta muutettiin. Mallissa koettiin haasteita, mutta toisaalta piirihallituksen rooli pieneni. Olennaista on, että tieto kulkee PH:n ja toimikunnanvälillä. Päätettiin esittää kevätkokoukselle, että valitaan neljä henkilöä vaalitoimikuntaan. 14. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat, 9 kpl. (liite 8) 15. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Kutsu Suomen Partiolaisten talvimestaruuskilpailuihin Hyvinkäällä 14. 15.3.2015 2. Uudenmaan partiopiiri 40 v 28.3.2015 -> lähetetään onnittelukortti 3. TVK:n kokous (sovittu 11.5.) on tarpeen siirtää olevaksi 12.5. 4. Alueohjaajien listaus Päätettiin merkitä tiedoksi asiat 16. Piirin kv-asioista vastaavan henkilön valinta Opus toi mukanaan uudistuksia piirien ja SP:n väliseen yhteistyöhön kv-asioissa. Opuksessa sovittiin, että piirit nimeävät vastedes kv-asioista vastaavan henkilön ja heidät kutsutaan koolle kerran vuodessa SP.n kansainvälisten yhteyksien valiokunnan kokoukseen. Lisäksi piirit nimeävät kv-asiat jonkun piirihallituksen jäsenen vastuulle. Tavoitteena on lisätä piirien ja SP:n välistä tiedonkulkua kv-asioissa sekä tarjota piireille mahdollisuus vaikuttaa kansainvälisiin asioihin ja saada tukea ja tietoa omaan kv-toimintaansa. Tänä vuonna piirit on tarkoitus kutsua mukaan maaliskuun laajennettujen yhteydessä pidettävään kvy-kokoukseen. SP maksaa yhden osallistujan kulut per piiri. Päätettiin Lounais-Suomen Partiopiirin pääasialliseksi kontaktiksi kv-asioissa Meri Malmari. Meri edustaa piiriä kvy-kokouksessa. Lisäksi todettiin, että kv-asioista vastaava piirihallituksen jäsen on ohjelmaministeri.
12(12) 17. Muut mahdolliset asiat 1 Toimintaohjesäännön päivittäminen. Sovittiin toimintaohjesäännön päivittämisestä maaliskuun kokoukseen mennessä. Ministerit päivittävät Drive-dokumentiin omat muutosehdotukset. Muutokset hyväksytään maaliskuun PH:n kokouksessa. 2 Toimintakilpailun säännöt 2015 Päätetään tapahtumat, joista toimintakilpailussa saa pisteitä ja sovitaan kilpailun informoimisesta lippukuntiin, lisäksi todetaan, että tämä asia unohtui tammikuun esityslistalta. 3 4 Hyväksyttiin toimintakilpailun säännöt liitteenä nro 9 olevan esityksen mukaisesti pl. esityksestä poistettiin johtajatulet. Piirihallituksen mentorointi Kuullaan mentoreiden saantitilanteesta, ohjelman sisällöstä ja tavoitteista. Wiki Wikström esittelee. Sovittiin mentoroinnin tarvittavista toimenpiteistä esityksen mukaisesti. Mentorintiprojekti aikataulu: Mentoreiden ja aktoreiden informointi ja ohjeet jatkoon 17.3. Mentori-aktori aloitus tapaaminen 26.4. Välitavoitteiden tarkastus lokakuussa Ohjausta ja apua tarjolla pitkin matkaa Mentori-aktori lopputapaaminen huhtikuussa 2016 Oiva Halmeen hautakiven säilyttäminen Uudenmaan partiopiiri ry on pyytänyt Lounais-Suomen Partiopiiriltä puoltoa hakemukseen Oiva Halmeen hautakiven säilyttämisestä merkkihenkilöperusteella. Päätettiin puoltaa hakemusta, ja valtuutettiin toiminnanjohtaja tekemään puoltolausunto. 18. Seuraavan kokouksen aiheita - Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa - Toimintakilpailun 2014 tulokset - vuorossa ja kokoustarjoilut Inka Lähteenmäki 19. Kokouksen päättäminen Mari Kousa päätti kokouksen ja kiitti osallistujia Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri