Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 28 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Vapaa-aikaltk. 25 Kunnallislain 58 :n mukaan vapaa-aikalautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Vapaa-aikalautakunnan kokous on kutsuttu koolle lähettämällä kokouskutsu ja esityslista vapaa-aikalautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja sen edustajalle sekä kunnanjohtajalle. Lautakunta toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJANTARKISTAJIEN VALINTA Vapaa-aikaltk. 26 Pöytäkirjan tarkistusvuorossa ovat Kimmo Perkola ja Anniina Pajunen. Vapaa-aikalautakunnan pöytäkirja tarkistetaan kokouksen jälkeen vapaa-aikatoimistossa, jollei muuta sovita. Vapaa-aikalautakunta päättää valita tämän kokouksen pöytäkirjantarkistajiksi Kimmo Perkolan ja Anniina Pajusen. Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anniina Pajunen ja Taina Lehtikangas.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 29 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN TOIMINNAN JA TALOUDEN VAKAUTTAMISEN TOIMENPITEET Vapaa-aikaltk. 27 Kunnanhallitus on 31.3.2014 pitämässä kokouksessaan pyytänyt lautakuntia arvioimaan omaa toimintaansa kriittisesti ja tekemään kunnanhallitukselle selvityksen, miten toiminnallisia ja taloudellisia säästöjä toteutetaan vuonna 2014. Lisäksi lautakuntia pyydetään uudelleen arvioimaan talouden tasapainottamissuunnitelmaa vuodeksi 2017 saakka. Esitykset tulee toimittaa kunnanhallitukselle huhtikuun loppuun mennessä. TOIMENPITEET Vapaa-aikalautakunnan talousarvio on hyvin tiukka vuodelle 2014. Kunnan taloutta ajatellen ovat vapaa-aikalautakunnan säästöt marginaalisia. Palkkakustannuksissa säästetään vuonna 2014 viransijaisen hoitaessa vapaa-aikasihteerin tehtäviä. Vapaa-aikalautakunta on järjestänyt pääasiassa omana työnä Luvian vapaa-aikapalvelut vuonna 2014. Ulkopuolisia rahoituksia on haettu Liikkuvaa koulua sekä etsivää nuorisotyötä varten. Ulkopuolisia rahoituksia tullaan hakemaan aktiivisesti vuoden 2014 aikana. Yhteistyötä kolmannen sektorin kanssa on tiivistetty ja pyritään tiivistää edelleen. Toimintamaksuja tarkistetaan uutta, syksyllä 2014 alkavaa kautta varten. Perustamme syksyllä 2014 pari uutta liikuntaryhmää aikuisikäisille liikuntaneuvojamme valmistuttua ammattiin. Panostamme markkinointiin ja liikunnanohjaukseen kävijämäärän kasvattamiseksi. Aikuisikäisten liikuntaan panostamalla vaikutukset näkyvät pienenä vapaa-aikatoimen taloudessa, mutta suurena kuntalaisten hyvinvoinnin kannalta. Uimakoulu- ja kesäleiritoimintaa tullaan järkeistämään niin, että ryhmät täytetään täyteen tai ryhmiä yhdistellään, jottei vajalukuisia ryhmiä enää järjestetä esim. rantauimakoulussa. Esityslistan liitteenä listaus konkreettisista toimenpiteistä, kustannussäästöistä ja toimenpiteiden tavoitteista vuosille 2014-2017.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 30 Hyväksytään vapaa-aikasihteerin laatima suunnitelma ja toimitetaan se kunnanhallituksen käsiteltäväksi.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 31 VUODEN 2014 PERUSAVUSTUSMÄÄRÄRAHOJEN JAKO URHEILUSEUROILLE Vapaa-aikaltk. 28 Vapaa-aikalautakunnan talousarvioon on varattu 12 500 euron määräraha avustuksia varten nuoriso-, liikunta- ja kulttuurisektoreille. Liikuntasektorille jaetaan perusavustuksina 3600 euroa, nuorisosektorille 2100 euroa ja kulttuurisektorille 2900 euroa. Kohdeavustuksina jaetaan lisäksi 3900 euroa pitkin vuotta vapaaaikalautakunnan tärkeiksi katsomiin nuoriso-, liikunta-, tai kulttuurisektorin kohteisiin. Liikuntasektorille jaetaan perusavustuksina 3600 euroa Määräaikaan mennessä saapui 3 hakemusta. Luvian Kiekko ry ei toimittanut perusavustushakemusta, sillä Luvian Kiekko ry on hakenut kunnanhallitukselta toiminta-avustusta toimintansa jatkuvuuden takaamiseksi. Urheiluseurojen avustusten jakamisessa huomioidaan urheiluseuran liikuntatoiminnan monipuolisuus, laatu ja laajuus, avustuksen tarve sekä yhteiskunnallinen merkitys. Lisäksi perusavustusten jaon yhteydessä huomioidaan urheiluseurojen suorittama työ kunnan kilpailujen järjestämisessä sekä yleensä seuran osallistuminen kaikkien luvialaisten liikuntaharrastuneisuuden edistämiseen sekä yhteistyön tekeminen vapaa-aikalautakunnan kanssa. Urheiluseurat palauttavat hakemuksen yhteydessä toimintakertomuksen, tilinpäätöksen, tilintarkastuskertomuksen, toimintasuunnitelman sekä talousarvion vuodelle 2014, joista tehtyä yhteenvetoa käytetään apuna arvioitaessa urheiluseurojen liikuntatoimintaa, yhteistyötä, liikunnallisen toiminnan edistämistä Luvialla laaja-alaisesti sekä avustuksen tarvetta. Yhteenveto on esityslistan liitteenä. Avustushakemuksiin ja liitteisiin on mahdollisuus tutustua vapaa-aikatoimistossa tai kokouksen yhteydessä. Vapaa-aikalautakunta myöntää perusavustukset seuraavasti: Luvian Veto ry Palo-88 ry Luvian Ratsastajat ry 2000 euroa 800 euroa 800 euroa
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 32 Ari Suonpää ja Anssi Perämäki olivat esteellisinä (yhteisöjäävi) poissa tämän pykälän käsittelyn ajan.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 33 VUODEN 2014 PERUSAVUSTUSMÄÄRÄRAHOJEN JAKO NUORISOYHDISTYKSILLE Vapaa-aikaltk. 29 Vapaa-aikalautakunnan avustusmäärärahoista jaetaan 2 100 euroa perusavustuksina nuorisoyhdistysten avustamiseen. Määräaikaan mennessä perusavustushakemuksia saapui 4 kappaletta. Avustuksia jaettaessa käytetään apuna vuoden 2013 toiminnasta saatuja tietoja; toimintakertomusta, tilinpäätöstä ja tilinpäätöskertomusta sekä vuoden 2014 toimintasuunnitelmaa ja talousarviota. Osallistuminen kunnan tarjoamien toimintojen järjestämiseen katsotaan eduksi. Yhteenveto on esityslistan liitteenä. Avustushakemuksiin ja liitteisiin on tutustua vapaa-aikatoimistossa tai kokouksen yhteydessä. Vapaa-aikalautakunta päättää jakaa vuonna 2014 nuorisoyhdistysten perusavustukset seuraavasti: Luvian Loukke ry 400 Luvian Nuorisoseura ry 500 MLL Luvian yhdistys ry 900 Luvian 4H-yhdistys ry 300
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 34 VUODEN 2014 PERUSAVUSTUSMÄÄRÄRAHAN JAKO KULTTUURITOIMINTAAN Vapaa-aikaltk. 30 Vapaa-aikalautakunta jakaa kulttuuriyhdistyksille perusavustuksina 2900 euroa. Määräaikaan mennessä hakemuksia saapui 8 kpl. Avustuksia jaettaessa käytetään apuna vuoden 2013 toiminnasta saatuja tietoja, vuoden 2014 toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä avustuksen tarvetta. Osallistuminen kunnan tarjoamien toimintojen järjestämiseen katsotaan eduksi. Luvian kesäteatteriyhdistykseltä puuttui hakemuksessa vaaditutu edellä mainitut tiedot, jonka vuoksi perusavustushakemusta ei voida huomioida. Yhteenveto on esityslistan liitteenä. Avustushakemuksiin ja liitteisiin on mahdollisuus tutustua vapaa-aikatoimistossa tai kokouksen yhteydessä. Vapaa-aikalautakunta päättää jakaa vuoden 2014 kulttuuritoiminnan perusavustusmäärärahat seuraavasti: Luvian Naiskuoroyhdistys ry 500 Luodonkylän kyläyhdistys ry 300 Luvian Karjalaseura ry 200 Luvian Mieskuoro ry 500 Teatterisuuli 125 ry 600 Luvian Martat ry 300 Luvia Seor ry 500 Luvian Kesäteatteriyhdistys ry -
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 35 LUKI-82 RY KOHDEAVUSTUSHAKEMUS Vapaa-aikaltk. 31 Luvian vapaa-aikatoimelle on toimitettu kohdeavustushakemus 23.1.2014 koskien Luki-82 seuran tiedotuskuluja Luvian kunnan tiedotuslehdessä. Vapaa-aikalautakunnalle on toimitettu tosite 697,37 :n laskusta, jonka seura on maksanut ilmoituksistaan syksyllä-talvella 2013. Seura pyrkii parantamaan talouttaan ja panostaa juniorityön kehittämiseen. Ilmoituksilla pyrittiin lisätä seuran kiinnostusta ja saada lisää junioreita toimintaan mukaan sekä luvialaisia lapsia liikunnan pariin. Seuralle tuli yllätyksenä ilmoitusten suuret kulut. Vapaa-aikalautakunta on päättänyt panostaa seurojen juniorityöhön ja tukee Luki-82 ry:n toimintaa 350 kohdeavustuksella.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 36 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN SEKÄ LUVIAN JÄÄHALLI OY:N YHTEISTYÖ AJALLA 1.6-31.12.2014 Vapaa-aikaltk. 32 Luvian jäähallissa on käynnistetty laajamittainen kehityshanke, jonka tavoitteena on peruskorjata Luvian jäähalli sekä antaa entistäkin paremmat puitteet jääurheilun harrastamiselle Luvialla. Luvian Jäähalli Oy:n kehitysjohtaja Jouni Ylisäe on toiminut aktiivisesti Luvian jäähallin toiminnan ja olosuhteiden parantamiseksi. Ylisäe on ollut Luvian kuntaan yhteydessä ja kertonut faktoja jäähallin kunnosta sekä tulevista suurista investoinneista jäähdytysjärjestelmän uusimiseksi. Luvian Jäähalli Oy on ilmoittanut hakevansa jäähallimestaria/hallityöntekijää. Vapaa-aikalautakunta esittää voisiko kunta ja Luvian Jäähalli Oy tiivistää yhteistyötään, ja vapaa-aikatoimen liikuntapaikkahoitaja Janne Kivini toimisi osittain jäähallilla jäähallimestarin toimessa oman toimensa ohella. Tämä olisi yksi keino, millä Luvian kunta voisi osaltaan auttaa Luvian Jäähalli Oy:tä myös taloudellisesti. Tarkoituksena olisi tehdä määräaikainen yhteistyökokeilu ajalla 1.6-31.12.2014. Käytännössä liikuntapaikkahoitaja toimisi 60% kunnan toimessa ja 40% jäähalliyhtiössä. Liikuntapaikkahoitaja olisi edelleen vapaa-aikatoimen palkkauksessa, vaikka työnkuva laajenisi jäähalliyhtiön puolelle. Näin ollen 40 %:n työajan palkkakustannukset kuukausittain ovat sivukuluineen yhteensä 1237,52, jonka Luvian kunta tarjoaa Jäähalliyhtiölle työnä. Liikuntapaikkahoitajan tehtävät menevät etusijalle, mutta liikuntapaikkojen hoidossa vähentyneiden työmäärien vuoksi järjestely olisi mahdollinen. Työaikaa ja työn rytmittämistä suunniteltaisiin yhdessä joustavasti. Ajatuksena olisi, että liikuntapaikkahoitaja Kivini työskentelee 2 kokonaista päivää jäähalliyhtiöllä ja 3 päivää liikuntapaikkahoitajana Luvian kunnalla. Liikuntapaikkahoitajan vuosi- tai sairasloman aikana kunta ei ole velvollinen hoitamaan sijaista jäähalliyhtiön tehtäviin. Järjestelystä ei saa koitua liikuntapaikkahoitajalle ylimääräisiä palkkamenoja, eli yli- tai lisätöitä vapaa-aikalautakunnan maksettavaksi. Yhteistyö arvioidaan määräaikaisen sopimuskauden päättyessä, ja päätetään jatkoyhteistyön sisällöstä.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 37 Vapaa-aikalautakunta päättää ehdottaa kunnanhallitukselle yhteistyöstä Luvian jäähalli Oy:n kanssa jäähallimestarin tehtäviin liittyen ajalla 1.6-31.12.2014.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 38 TURVALLISUUSOHJEET KESÄLEIREILLÄ SEKÄ LEIRILÄISTEN MINIMIMÄÄRÄ Vapaa-aikaltk. 33 Seurakunnan turvallisuusohjeiden mukaan leireillä tulee aina olla yksi (1) täysi-ikäinen ohjaaja alkavaa 10:ntä lasta kohden. Esimerkiksi mikäli leirille on palkattu neljä (4) täysi-ikäistä ohjaajaa, saa leirillä olla 39 leiriläistä. Luvian kunta ja seurakunta järjestävät yhdessä Luvialla Kesis-leirit. Kunnan vapaa-aikatoimen tulee noudattaa samoja turvallisuusohjeita. Kesis-leirit eivät ole viime vuosina olleet kovin suosittuja ja vuosittain on pohdittu toteutuuko leiri vai ei. Selkeää sopimusta leiriläisten minimimäärästä ei ole ollut. Seurakuntapastori, nuoriso-ohjaaja ja vs. vapaa-aikasihteeri ovat yhdessä sopineet leirin minilapsimääräksi 19 lasta, jotta leirin toimintakulut saadaan edes osittain katettua. Pykälässä 27 viitataan samaan asiaan toimintojen järkeistämisellä talouden tiukkaa linjaa noudattaen. Vapaa-aikalautakunta päättää, että vapaa-aikatoimen leireillä noudatetaan turvallisuusohjetta yksi täysi-ikäinen ohjaaja alkavaa 10:ntä lasta kohden. Vapaa-aikalautakunta päättää, että kulujen peittämiseksi leireillä tulee olla vähintään 19 lasta, jotta leiri toteutetaan. Hyväksyttiin leirin turvallisuusohjeet. Vapaa-aikalautakunta päätti, ettei leiriläisten minimäärää aseteta leireille. Sen sijaan ohjaajien määrää tulee suhteuttaa jatkossa lasten määrään. Kulujen peittämiseksi vapaa-aikatoimen työntekijä siirretään muihin tehtäviin/palkattomalle vapaalle, mikäli ohjaajien määrä on suuri leiriläisiin verrattuna. Ruokakustannuksissa voisi säästää yhdistämällä Käenpesän ateriapalvelua niin, että leireille haettaisiin pääruoat Käenpesästä. Aamu-, ilta- ja välipalat hoidetaan leirityöntekijöiden työpanoksella.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 39 PARKOUR-KURSSIN TOIMINTAMAKSU Vapaa-aikaltk. 34 Vapaa-aikatoimi järjestää koululaisille liikunnallista iltapäivätoimintaa urheilukentällä ajalla 2-5.6 ja 9-12.6. 2014. Tarjolla on liikuntaneuvojaopiskelija Jonna Heikkisen ohjaama Koulu liikkuu kesälläkin - liikuntaryhmä sekä 15-vuotiaan Jonatan Fihlmanin parkourin alkeiskurssi. Parkour-kurssi on vapaa-aikatoimen järjestämää toimintaa, jossa valvojana on vapaa aika-toimen työntekijä. Ohjaajalle maksetaan kesätyöntekijän tuntipalkka ohjaamistaan tunneista. Kurssit järjestetään seuraavasti: Ma-to 2-5.6 klo 14.30-15.30 1-3 luokkalaiset Ma-to 9-12.6 klo 14.30-15.30 4-6 luokkalaiset Kulujen peittämiseksi parkour-kurssille asetetaan toimintamaksu. Liikuntaneuvojaopiskelijan vetämä toiminta on maksutonta. Vapaa-aikalautakunta päättää, että parkour-kurssin hinnaksi tulee 10 /osallistuja.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 40 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN TALOUDEN TOTEUTUMINEN AJALLA 1.1.-31.3.2014 Vapaa-aikaltk. 35 Vuoden 2014 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaan jokaisella hallintokunnalla on velvollisuus seurata talousarviomäärärahojensa riittävyyttä ja sopeuttaa toimintaansa niin, että määrärahat riittävät. Vapaa-aikalautakunnan talouden toteutuma ajalta 1.1.-31.3.2014. Vapaa-aikalautakunnan tulosalueen menojen toteutumisprosentti 1.1-31.3.2014 on 19,52 %, tuottojen 11,01% ja toimintakatteen 22,82%. Vapaa-aikasihteeri kertoo talouden toteutumasta kokouksessa jossa on myös mahdollista tutustua toteutumaan yksityiskohtaisesti. Vapaa-aikalautakunnan talouden toteutumaraportti esityslistan liteenä sekä sähköpostilla että maapostilla toimitettuna. Merkitään tiedoksi.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 41 GOLFIN KUNNANMESTARUUSKILPAILUN JÄRJESTÄMINEN Vapaa-aikaltk. 36 Luviapäiviä vietetään 14-15.6.2014 perinteisin menoin. Päiviä olisi tarkoitus uudistaa hieman ja kehitellä sisältöön uutta tarjottavaa. Yhtenä ehdotuksena olisi, että sekä vakituiset että kesäluvialaiset voisivat osallistua Yyterin Golfkentällä pelattaviin Luvian kunnan golfmestaruuskilpailuihin. Kilpailussa olisi sarjat erikseen nuorisolle, naisille ja miehille. Vs. vapaa-aikasihteeri ja vapaa-aikatoimi ovat vastuussa järjestelyistä ja kilpailun kuluista sekä markkinoinnista. Vapaa-aikalautakunta päättää, että Luvian kunnan golfmestaruuskilpailut järjestetään Yyteri golfissa sunnuntaina 15.6.2014.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 42 TIEDOKSISAATTOASIAT Vapaa-aikaltk. 37 Vs. vapaa-aikasihteeri lupasi edellisessä vapaa-aikalautakunnan kokouksessa selvittää vuonna 2013 syntyneitä ATK- ja IT-kuluja. Kirjanpidon raporttien perusteella kulut ovat tulleet F-Securen tietoturvaohjelman lisenssimaksusta, joka kattaa kolme seuraavaa vuotta. Lisäksi kuluja on syntynyt muista lisenssimaksuista, kuten Microsoftin Office-paketeista. Veteraanijuhlat järjestetään 27.4.2014 Srk-keskuksessa. Juhlat alkavat lipunnostolla klo 9.30 kunnantalon edustalla, josta siirrytään kirkkoon messuun. Messun jälkeen siirrytään lippukulkueena Veteraanikivelle ja sieltä edelleen sankarihaudoille. Varsinainen pääjuhla vietetään n. klo 12 alkaen Seurakuntakeskuksessa. Veteraanijuhlan juhlatoimikunta on kokoontunut 1.4.2014 ja juhla on hyvin suunniteltu. Yhdessä Luvian Yrittäjien kanssa, Karhuseudun avustuksella toteutettu uusi Luvia-esite on lähes valmis. Vs. vapaa-aikasihteeri osallistui kotimaan matkailumessuille Tampereella 11-13.4, ja jaossa oli uuden Luvia-esitteen messupainos. Luvian kunta kiinnosti messuvieraita ja esitteet loppuivat kesken messujen. Urheilukentän käyttövuorot jaetaan parhaillaan. Käyttövuoroluettelo sekä varauskaavake löytyvät Luvian www-sivuilta. Osallistutaan Satakunnan haastepyöräilyyn vapusta - juhannukseen ja järjestetään luvialainen pyöräilijäkampanja juhannuksesta eteenpäin. Mökkipostitalkoot lähestyvät. Paketteja postitetaan 1100 kpl yhdessä koululaisten kanssa. Ohjatut liikuntaryhmät päättyvät viikolla 20. Seudulliset pyöräilyreitit ovat kaikkien käytettävissä satasykkelin sivuilla, Luvian laavut ja luonto, kulttuurikieppi ja kylien kierros. Laitsufillarit tulevat taas Laitakarin veneilijöiden käyttöön. Vuokraus polettia vastaan varvituvalta. Pyöriä kaivataan lisää kunnostettavaksi. Kunnanvirasto on suljettuna 2.5.2014, pe 30.5.2014 sekä 7.7-3.8.2014. Vs. vapaa-aikasihteeri kertoo viimeisimmät terveiset rakennustoimikunnasta ja tutustumiskäynneistä muihin liikuntasaleihin. Merkitään tiedoksi.
Vapaa-aikalautakunta 24.4.2014 43 Saapuneet pöytäkirjanotteet: Khall 10.3.2014 55 Talousarvion 2015 suunnitteluaikataulu 31.3.2014 77 Toiminnan ja talouden tasapainottamissuunnitelma 2014-2017 14.4.2014 89 Vapaaehtoiset palkattomat vapaat vuonna 2014 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Vapaa-aikaltk 38 Vapaa-aikalautakunnan jäsenten esille tuomat asiat. Tuula-Marja Sainioon on otettu yhteyttä urheilukentän huoltorakennuksen- ja pukuhuoneen ovien avaamiseen liittyen. Ovien tulee olla auki, kun varattu vuoro alkaa. Keskustelussa päätettiin, että liikuntapaikkahoitaja Janne Kivini ja Lu- Ve sopivat keskenään käytännöistä ovien avaamiseksi. Yhdessä he tekevät suunnitelman kesän ajaksi, jonka vs. vapaa-aikasihteeri esittää seuraavassa kokouksessa. Keskustelussa mietittiin, kuinka ovien avaaminen tulisi tulevaisuudessa hoitaa, jotta kulut eivät kasvaisi suuriksi. Merkitään tiedoksi. SEURAAVA KOKOUS Vapaa-aikaltk 39 21.5.2014 klo 17.00