Ympäristöterveyslautakunta 16.12.2015 23 LIITE 1 SIILINJÄRVEN YMPÄRISTÖTERVEYSPALVELUIDEN SISÄISEN VALVONNAN SELONTEKO VUODELTA 2015 1. Kuvaus sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilan arvioinnista Siilinjärven kunnanhallituksen 9.6.2014 ( 128) hyväksymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen mukaan palvelualueiden on raportoitava merkittävistä riskeistään ja riskien hallinnan kehittämisestä osana talouden ja toiminnan raportointia. Ympäristöterveysjohtaja ja vastaava eläinlääkäri vastaavat säännöllisen valvonnan järjestämisestä ja toimivuudesta sekä siitä, että henkilöstö on tietoinen sisäisen valvonnan järjestelyistä. Toimintaan liittyviä riskejä tunnistetaan ja kartoitetaan osana toiminnan suunnittelua. Henkilöstön työturvallisuuteen ja työhyvinvointiin liittyvä riskienarviointi on tehty vuonna 2011, mutta vuoden 2015 aikana eläinlääkintähuollossa riskienarviointia on tehty uudestaan. Ympäristöterveyspalveluilla on kuvaus oman sisäisen valvonnan prosessista (liitteenä). 2. Kuvaus sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Ympäristöterveyslautakunta vastaa toiminnan tuloksellisuudesta ja lainmukaisuudesta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, valvonnasta ja toimivuudesta tehtäväalueellaan. Ympäristöterveysjohtaja ja eläinlääkintähuolto-tulosyksikön vastaava eläinlääkäri vastaavat tilivelvollisina tehtäväalueillaan toiminnan tuloksellisuudesta ja lainmukaisuudesta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä kunnanhallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Ympäristöterveyspalvelujen talousarvion toteutuminen raportoidaan kuukausittain hallitukselle ja kolmesti vuodessa valtuustolle. Ympäristöterveyslautakunta raportoi toiminnasta sopimuskunnille kolmesti vuodessa. Ympäristöterveydenhuollon toiminnasta tehdään vuosittain valvontasuunnitelma ja sen toteutumisesta raportoidaan vuosittain Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralle sekä lupa- ja valvontavirasto Valviralle. Ympäristöterveyspalveluissa tehdään säännöllistä sisäistä valvontaa mm. talousarvion toteutumisen seurannassa, laskujen hyväksynnässä sekä vastuualueen toimintaperiaatteiden sekä ohjeiden noudattamisen valvonnassa. Vuoden 2015 aikana on tehty arkistonmuodostussuunnitelmaan liittyvät prosessikuvaukset (eams), jonka yhteydessä on täsmennetty muutoksenhakuohjeita sekä hakemusten ja päätösten kirjaamismenettelyjä Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Ympäristöterveyspalveluissa on laitteistoa, joihin ei voida tehdä turvamerkintää kaivertamalla. Turvamerkinnän sijasta mittareiden sarjannumerot merkitään kunnan irtaimistokirjanpitoon. Terveysvalvonnassa sisäisen valvontaan liittyviä asioita on käsitelty kuukausittaisissa palavereissa. Ympäristöterveysjohtaja on tehnyt 7.10.2015 sisäisen valvonnan ympäristöterveyspalveluissa 1.1-6.10.2015 tehdyistä viranhaltijapäätöksistä. 3. Olennaisimmat ympäristötoimen toimintaan ja talouteen liittyvät riskit Ympäristöterveydenhuollon toimiala on laaja ja siksi lakien ja niiden nojalla annettujen säädösten jatkuva uudistuminen ja lisääntyminen luovat osaamiselle ja henkilöstöresurssien riittävyydelle haasteita. Resurssien riittämättömyys voi vaikeuttaa lakisääteisten tehtävien suorittamista ja lisätä välillisesti vahinkojen syntymisen riskejä yhteistoiminta-alueella. Tätä riskiä pyritään hallitsemaan tehtävien priorisoinnilla ja valvontakohteiden riskinarvioinnilla.
Ympäristöterveyslautakunta 16.12.2015 23 LIITE 2 Johtavan viranhaltijan vaihtuvuus on koettu toiminnan kehittämistä haittaavana epävarmuustekijänä erityisesti terveysvalvonnassa. Ympäristöterveysjohtajan virka on täytetty määräaikaisena vuoden 2016 loppuun saakka. Toimintaympäristö muutospaineet tuovat edelleen epävarmuutta terveysvalvonnassa toiminnan organisointiin. Juankoski irtautuu yhteistoiminta-alueesta vuoden 2017 alusta. Yhteistoiminta-alue on siitä huolimatta vielä toimintakelpoinen kokonsa puolesta, mikäli terveysvalvonnan resurssit varmistetaan vuonna 2016 tapahtuvan eläköitymisen jälkeen. Tämän hetkisen tiedon perusteella on mahdollista, että ympäristöterveydenhuolto siirretään Sote- ja itsehallintouudistuksessa joko SOTE-alueen tai alueellisen hallinnon hoidettaviksi vuodesta 2019 alkaen. Yhteistoimintasopimuksessa tavoitteena ollut tuotteistus otettiin eläinlääkintähuollossa käyttöön 1.1.2015. Tuotteistusta tehtäessä tavoitteena oli aiheuttamisperiaatteen mukainen kustannusjako. Ympäristöterveyspalveluissa seurataan aiheuttamisperiaatteen toteutumista. Eläinlääkärien käyttämä työpanos pieneläinsuoritetta kohden on pienentynyt, koska yhteisvastaanottojen perustaminen ja vastaanottoavustajan palkkaaminen on tehostanut toimintaa. Tuotteistuksen tuotehintoja tullaan päivittämään muuttuneiden olosuhteiden mukaisesti. Ympäristöterveyslautakunnalla on vuoden 2016 talousarvion tavoitteena henkilöstöresurssien jakautuminen eläinlääkintähuollossa tasaisesti koko yhteistoimintaalueelle. 4. Vuoden 2014 kehittämistarpeet ja niihin kohdistuneet toimenpiteet Siilinjärven kunnan arviointikertomuksessa 2014 todettiin, että ympäristöterveyspalvelujen tavoite kuntastrategian jalkauttamiseksi ympäristöterveyspalveluiden organisaatioon ei ole toteutunut vuonna 2014. Ympäristöterveyslautakunta antoi asiasta selvityksen 24.9.2015 ( 13). Siilinjärven kunnan strategian jalkauttaminen on aloitettu henkilöstölle syksyllä 2015. Strategian jalkauttamiseen liittyen ympäristöterveyspalveluille on laadittu Siilinjärven kunnan työhyvinvoinnin kehittämissuunnitelman 2013-2016 mukaiset työyhteisön pelisäännöt. Samassa yhteydessä on käsitelty kunnanhallituksen 18.5.2015 hyväksymä opas hyvän käytöksen pelisäännöistä ja epäasiallisen kohtelun ehkäisystä ja käsittelystä. 5. Keskeiset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämisalueet toimialalla Ympäristöterveyspalvelut tulosalueen vuoden 2016 kehittämistoimenpiteet: Yhteistoiminta-alueen organisointi- ja johtamisjärjestelyjen selvittäminen. Ympäristöterveydenhuollon järjestämisvastuu tulee olemaan vielä kunnilla varmuudella vuosina 2017-2018. Terveysvalvonnan resurssien turvaaminen. Vuonna 2016 jää eläkkeelle terveystarkastaja sekä toisen terveystarkastajan määräaikainen virka päättyy. Tämän jälkeen ympäristöterveyspalveluilla on kolme täytettyä terveystarkastajan virkaa ja jäljelle jääneet resurssit eivät riitä tehtävien hoitamiseen. Eläinlääkintähuollon tuotteistuksessa uudelleenarvioidaan eri suoritetyyppien tarvitsemaa työaikaa, jotta käytetty resurssi on kohdennettu tuotteeseen aiheuttamisperusteisesti Yhteistoimintasopimukset on saatettava kuntalain 8 luvussa säädetyn mukaisiksi viimeistään 1.6.2017 mennessä.
Sisäisen valvonnan prosessi 1 (4) Sisäisen valvonnan prosessin kuvaus Kohde: Ympäristöterveyspalvelut, Siilinjärvi, yhteistoiminta-alue: Siilinjärvi, Lapinlahti, Rautavaara, Juankoski, Kaavi, Tuusniemi Perusta Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kunnan sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joiden avulla pyritään varmistumaan organisaation tavoitteiden saavuttamisesta ja toiminnan laillisuudesta. Riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskien hallintaa, toiminnan kehittämistä ja tuloksellisuuden arviointia. Lautakunnat vastaavat alaisensa toiminnan tuloksellisuudesta. Niiden tulee seurata ja arvioida tehtäväalueiden toimintaa ja taloutta sekä varmistaa siihen liittyvien riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallinnan menettelytapojen toteutuminen. Lautakunnan velvollisuutena on järjestää alaisensa tehtäväalueen sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä ohjata ja valvoa niiden toimeenpanoa sekä raportoida niistä ohjeiden mukaisesti. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnan yhteydessä valvontavastuussa olevien toimielinten/toimialojen tulee käsitellä alaisensa toiminnan osalta selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, valvonnassa havaituista puutteista ja toimenpiteistä niiden korjaamiseksi sekä keskeisimmistä riskeistä ja antaa selonteko tiedoksi kunnanhallitukselle. Selonteon tulee pohjautua dokumentoituun tietoon. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut ympäristöterveyspalveluissa Ympäristöterveyslautakunta vastaa toiminnan tuloksellisuudesta ja lainmukaisuudesta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, valvonnasta ja toimivuudesta tehtäväalueellaan. Ympäristöterveysjohtaja ja eläinlääkintähuolto-tulosyksikön vastaava eläinlääkäri vastaavat tehtäväalueellaan toiminnan tuloksellisuudesta ja lainmukaisuudesta sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä kunnanhallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Ympäristöterveysjohtaja ja vastaava eläinlääkäri sijaistavat toisiaan. Ympäristöterveysjohtaja ja vastaava eläinlääkäri sopivat lomansa ja poissaolonsa niin, että he eivät ole poissa samanaikaisesti. Sairaus-, ym. ennakoimattomissa tapauksissa on määritelty sijaisketjuun toiseksi eläinlääkintähuollon osalta valvontaeläinlääkäri ja terveysvalvonnan osalta terveystarkastaja.
Sisäisen valvonnan prosessi 2 (4) Virkatehtävä ympäristöterveysjohtaja Vastuu Koko tulosalueen johtaminen sekä terveysvalvonnan lähiesimiestehtävät Valvontavastuu ja selonottovelvollisuus: Vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä ja jatkuvasta ylläpidosta vastuualueellaan Riskinarviointi Tilivelvollisen valvontavastuu: kolmannesvuosiseuranta ja raportointi sopimuskunnille Tulosvastuu Oikeudellinen vastuu vastaava eläinlääkäri Eläinlääkintähuollon järjestäminen ja lähiesimiestehtävät Tulosvastuu Oikeudellinen vastuu Tilivelvollisen valvontavastuu Terveystarkastajat sekä kunnaneläinlääkärit Toimistosihteerit Toimivat lainsäädännön ja ohjeistuksen mukaisesti sekä hoitavat tehtävänsä toimenkuvan, strategioiden, tavoitteiden ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Toimivat lainsäädännön ja ohjeistuksen mukaisesti sekä hoitavat tehtävänsä toimenkuvan, strategioiden, tavoitteiden ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistuksen mukaisesti.
Sisäisen valvonnan prosessi 3 (4) Sisäisen valvonnan tavoitteet ja toimenpiteet ympäristöterveyspalveluissa 1. Vaikuttavuus ja tuloksellisuus. Valvonnalla varmistetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista, tuotteiden ja palvelujen laatua sekä toimintojen taloudellisuutta ja tuottavuutta. Ympäristöterveydenhuollon toiminnan toteutumisesta raportoidaan vuosittain Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralle sekä lupa- ja valvontavirasto Valviralle. Toiminnan taloudellisuutta ja talousarviossa pysymistä seurataan ja raportoidaan kuukausittain. 2. Raportointi ja tiedon oikeellisuus. Valvonnalla johto ja esimiehet huolehtivat siitä, että heidän vastuualueellaan tuotetaan ja ylläpidetään luotettavia tietoja toiminnasta, taloudesta ja hallinnosta. Tiedot tulee raportoida oikein ja ajantasaisesti. Talousarvion toteutuminen raportoidaan kuukausittain hallitukselle ja kolmesti vuodessa valtuustolle. Ympäristöterveyslautakunta raportoi toiminnasta sopimuskunnille kolmesti vuodessa. 3. Toiminnan laillisuus ja johdon ohjeiden noudattaminen. Valvonta turvaa lakien ja asetusten sekä päätösten, sääntöjen ja ohjeiden noudattamisen. Ympäristöterveysjohtaja ja vastaava eläinlääkäri huolehtivat toimialueellaan mm. viranhaltijapäätösten oikeellisuudesta, hankintaohjeiden noudattamisesta, laskujen hyväksymisestä sekä omaisuuden hallinnoinnista. Tehdyt sisäisen valvonnan toimenpiteet dokumentoidaan. 4. Resurssien ja omaisuuden turvaaminen. Valvonnalla varmistetaan, että kunnan resursseja käytetään järkevästi ja taloudellisesti kunnan hyväksi ja että resurssit turvataan menetyksiltä, jotka aiheutuvat virheistä, huonosta hoidosta, tuhlauksesta, väärinkäytöksistä, petoksista tai muusta sääntöjen ja ohjeiden vastaisesta toiminnasta. Ympäristöterveysjohtaja ja vastaava eläinlääkäri valvovat resurssien järkevää ja taloudellista käyttöä sekä ohjeiden mukaista toimintaa hyväksyessään laskuja ja tehdessään hankinta- ja henkilöstöpäätöksiä. Tehdyt sisäisen valvonnan toimenpiteet dokumentoidaan.
Sisäisen valvonnan prosessi 4 (4) Riskien arviointi ja -hallinta Riski Todennäköisyys Seuraus Hallintakeinot Strategiset riskit Liian pieni resurssointi Mahdollinen Haitallinen Toiminnan suunnittelu, valtakunnallisten resurssisuositusten noudattaminen Taloudelliset riskit Talousarvion ylittäminen Mahdollinen Haitallinen Kuukausiseuranta Kustannusten kohdistuminen väärin Henkilöstön pitkäaikaiset sairauslomat Hankintaohjeen noudattaminen Mahdollinen Haitallinen Kustannusjaon aiheuttamisperiaatteen toteutumista seurataan ja tarvittaessa siihen tehdään muutoksia Mahdollinen Haitallinen Varhainen tuki työkyvyn ylläpidossa (Työkyvyn seurantaopas) Työhyvinvointisuunnitelma Työterveyshuollon palvelut Vahingonkorvausvelvollisuus Epätodennäköinen Vakava Osaamisen varmistaminen, täydennyskoulutus Ohjeistus (esim. hankintaohje), perehdyttäminen Väärinkäytökset Epätodennäköinen Vakava Laskujen tarkastaminen ja hyväksyntä Toiminnalliset ja vahinkoriskit Valvontasuunnitelma ei toteudu Mahdollinen Vähäinen- Haitallinen Priorisointi, resurssien tehokas käyttö, työnohjaus Resurssien väärä kohdentuminen Mahdollinen Haitallinen Priorisointi Toiminnan seuranta Fyysiset ja psyykkiset sekä kemialliset riskit (riskinarviointi tehty 2011) Mahdollinen Vähäinen- Vakava Työsuojelutoimenpiteet Työhyvinvointisuunnitelma
Sisäisen valvonnan prosessi 5 (4) Tietojärjestelmät Tietojärjestelmien toimivuus heikkenee Epätodennäköinen Vähäinenvakava tietotekniikkapalvelut, service desk ylläpidon heikkeneminen Työhyvinvoinnin heikkeneminen Mahdollinen Tietojärjestelmien Epätodennäköinen Haitallinen Tietoturvaohjeistus turvallisuusuhka Käyttöoikeuksien ja salassapidon vaarantuminen Epätodennäköinen Haitallinenvakava Käyttöoikeussopimus perehdytys Henkilöstö Rekrytoinnin epäonnistuminen Mahdollinen Haitallinenvakava Kunnan rekrytointiprosessin ohjeiden noudattaminen Kelpoisuusvaatimukset Koeaika Henkilöstön ammattitaidon Mahdollinen Vähäinen- perehdytys vakava Vähäinenvakava koulutussuunnitelma perehdytys työhyvinvointisuunnitelma kehityskeskustelut työterveyshuolto Päätöksenteko Päätöksenteon laillisuusongelmat Epätodennäköinen Vähäinenvakava Riittävä valmistelu Asiakirjamallien hyödyntäminen Perehdytys ja perehtyminen Päätösten tiedoksiannosta huolehtiminen Päätöksenteon delegointi ja otto-oikeus Viranhaltijapäätösten sisäinen valvonta