LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(8) HALLITUKSEN KOKOUS 1 / 2014 Aika 12.1.2014 Paikka: Turun partiotoimisto ESITYSLISTA 02.01.2014 Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Poissa Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen 10.00. Vahvistettiin sopimus, että vuonna 2014 kokousmateriaalit toimitetaan 5 vuorokautta ennen kokousta piirihallituksen kansioon Google Driveen. Inkalle materiaalit postitetaan kotiin ja kokoukseen otetaan pöytäkirjasta aina neljä paperikopiota. Kokouksen alussa sovittiin myös, että puheenjohtaja laatii pöytäkirjan kokouksesta omien muistiinpanojensa pohjalta. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 15.12.2012 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle 7.1.2014 ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 4. Työjärjestys Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään piirin saapunut posti. Liite kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti tiedoksi ja sovittiin, että jatkossa saapunut posti kiertää kokouksessa ja sen lisäksi se toimitetaan puheenjohtajille 2 vrk ennen kokousta, jotta he voivat jakaa tarpeellisen postin kokouksessa asianosaisille. Lisäksi todettiin, että piiriä Mannerheimin muistojuhlassa edustaa Anna Nyrhinen. Piiri maksaa hänen osallistumisensa.
2(8) 6. SP:n kuulumiset 1 Sovitaan SP:n asioiden mm. Partioneuvoston käsittelystä hallituksessa ja sovitaan varaneuvosten osallistumisesta Partioneuvoston kokouksiin Sovittiin SP:n asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että piirihallituksen kokouksessa käsitellään Partioneuvoston oleelliset asiat, joista piirinjohtaja laatii koosteen jo ennakkoon. piirihallituksen jäsenille toimitetaan Google Driveen Partioneuvoston ennakkomateriaalit kokonaisuudessaan tutustuttavaksi ja muistio kokouksen jälkeen luettavaksi. Päätettiin, että Partioneuvoston kokouksiin 2014 osallistuvat ensisijaisesti partioneuvos/ piirinjohtaja Mari Kousa ja varaneuvos/ varajohtaja Mika Kuusisto muiden varaneuvosten osallistumisesta kokouksiin sovitaan erikseen kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin Polun kautta ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. - lisäksi selvitetään, miten partioneuvosten koon kasvamiseen pitää reagoida ja mainitaan asiasta kevätkokouksen kokouskutsussa. 2 3 Sovitaan SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa. (SP:n laajennettujen valiokuntien kokoukset ovat 22.2., 12.-13.04. ja 25.10.2014 ja Päivät 19.- 21.9.2014) Sovittiin SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen piirihallituksen jäsenille ja piirin vastaavien ryhmien jäsenille toimitetaan laajennettujen valiokuntien muistio kokouksen jälkeen kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin Polun kautta ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. Suurleirin 2016 tavoitteet Käytiin vilkasta keskustelua aiheesta ja sovittiin, että piirinjohtaja toimittaa koonnin eteenpäin 17.1. Mari laittaa vielä viestiä Facebookissa L-SP:n lpkj- ja L-SP:n luottikset ryhmiin ja kyselee toiveita ennen listan eteenpäin välittämistä. Tavoitteina ja toiveina piirihallitus näki muun muassa: - taloudellisen varmuuden - laadukkaan ja monipuolisen ohjelman - turvallisuuden - ei sudenpentuja suurleirille - vahvaa kansainvälisyyttä, Roverwayn hyvien käytänteiden hyödyntäminen - ei-vielä partiolaiset vahvasti mukaan leirille ja leirin suunnittelussa huomio heihin - leiri kaikkien yhteiseksi jutuksi. Mahdollisuus kokea leiriä, vaikka ei pääsisi paikalle. - aikuisille omaa-aikaa, alaleireihin jotain aikuisille, jottei lähimpään johtajakahvilaan ole kilometrejä. Vapaa-aikaa, joka auttaa jaksamaan. - palvelu osana leiriä - vaeltajille omaa ohjelmaa, jossa kaikki vaeltajat ovat osallisina - etukäteismarkkinointia - kohderyhmän osallistaminen jo suunnitteluvaiheessa - kännykkäapplikaatiot - jokaisen tulisi kokea WAU fiiliksiä - partion brändin kohennusta suurleirin avulla
3(8) - markkinointi piirien kanssa yhteistyössä - leirillä keikalla artisti, joka on kova nimi nuorten keskuudessa syksyllä 2015 - Leirille useampi suojelija, joilla on erilaisia rooleja. Näin ei leimauduta vain tiettyyn asiaan - sidosryhmäsuhteiden parantamista, yhteistyötä vaikka Namikan kanssa - strategian huomiointi osana leiriä 4 Suomen Partiolaisten strategia 2015 2018 ja Strategia 2018 Lounais-Suomen Partiopiirissä Kävimme läpi strategiatyöryhmältä tulleen materiaalin ja keskustelimme paljon siitä, mitä strategialta haluamme. Totesimme piirihallituksessa, että haluamme edelleen tehdä töitä sen eteen, että piirimme rakentaisi oman strategiansa SP:n strategian päälle. Mielestämme saamme partiolaisina enemmän aikaiseksi, kun tavoitteemme ovat yhteisiä ja suuntamme sama. Haluamme siis vaikuttaa ja tehdä strategiaa aktiivisesti yhdessä keskusjärjestön ja muiden piirien kanssa - tuoden jossain kohtaa strategiaan sitten tavoitteina, keinoina ja mittareina omat ominaispiirteemme. Aivan kuten nytkin. Toimintaympäristö ehdotuksesta totesimme: Koemme, että olisi todella tärkeää osallistaa partiopiirit mahdollisimman nopeasti auki kirjatun toimintaympäristötekstin kommentointiin. Näin saamme kaikkia miellyttävän kuvauksen ajoissa, emmekä käy siitä tai siinä mainituista sanamuodoista vääntöä silloin, kun voisimme laittaa panoksemme jo tärkeämpiin asioihin strategiassa. Toimintaympäristökuvauksessa tulisi huomioida jo mainittujen asioiden lisäksi nuorisotutkimuksen ja partion mielikuvatutkimuksen tulokset. Lisäksi toimintaympäristössä voisi huomioida myös hyvät ja onnistuneet jutut kuten jäsenmäärän kasvun. Visio ehdotuksesta totesimme: Koemme, ettei visiota voi/kannata (uudelleen) määritellä ennen kuin todellinen toimintaympäristö on kuvattuna ja yhteisesti hyväksyttynä. Mielestämme Strategia 2020:n visio on edelleen tavoiteltava ja perusteltu. Se vastaa/tukee edelleen WAGGGS:n ja WOSM:n strategioiden visioita, emmekä näe tarpeelliseksi muuttaa sitä. Toivomme siis, että visio säilyy samana, kuin voimassa olevassa strategiassamme. Strategiset kärjet: Voisiko yhtenä painopistealueena olla yhteistyö? Mielestämme se sisältäisi sekä vaikuttavuuden yhteiskunnan, että myös piirien välisen, lippukuntien välisen, keskusjärjestön ja piirien, piirien ja lippukuntien ja yksittäisten
4(8) partiolaisten välisen yhteistyön. Yhteistyön sidosryhmien kanssa, yhteistyön merkittävien tahojen kanssa, josta syntyisi vaikuttavuutta jne. Ja palvelun, jota pidämme erittäin tärkeänä osana partiota ja partiolaisuutta. Avoimuus on hyvä kärki. Lisäksi kasvu voisi olla kärkenä. Se kattaa myös paljon asioita, ja ansaitsee tulla näkyväksi painopistealueeksi. Siihen kuuluu paljon muutakin, kuin jäsenhankinta. Myös nykyinen laatu painopiste on mielestämme toimiva kärki, vaikkakin vaatii tarkennusta. Lisäksi totesimme, että haluamme strategian rakentuvan vahvasti arvoillemme. Piirin strategia siis laaditaan SP:n strategian pohjalta. Perustetaan työryhmä, johon hallituksesta kuuluu Mari Kousa ja Inka Lähteenmäki. Lisäksi työryhmään rekrytoidaan kaksi kohderyhmäikäistä ja kaksi strategia osaajaa. Kohderyhmä osallistetaan strategian laadintaan mahdollisuuksien mukaan ja prosessista tehdään kaikin tavoin avoin. Vaikutusmahdollisuuksia luodaan mahdollisimman monessa paikassa ja tilanteessa. Strategia tulee olemaan esillä ainakin LPK-foorumissa, Piirun LPKJtapaamisessa, LPK-päivässä, piirin kokouksissa, Repolaisessa, piirihallituksen blogissa ja piirihallituksen Facebook -sivulla. Osallistaminen tukee hyvin vaikuttamis- teemaa. 7. Piirinjohtajien työnjako Vahvistetaan piirinjohtajien työnjako. Vahvistetaan piirinjohtajien työnjako siten, että johdon keskenään jaettavista tehtävistä piirinjohtaja Mari Kousa vastaa Partiotoimistosta, yhteyksistä muihin partiopiireihin ja Suomen Partiolaisiin ja piirin varajohtaja Mika Kuusisto vastaa toiminnan suunnittelusta ja arvioinnista. Jaettavista tehtävistä (piirihallituksen jäsenten perehdyttäminen, hallinto ja organisaatio, edustaminen ja suhdetoiminta) sopivat piirinjohtaja Mari Kousa ja varajohtaja Mika Kuusisto keskenään. Piirihallitus sopi, ettei piirinjohtajilla ole tiettyjä vastuutoiminnanaloja. 8. Työvaliokunnan jäsenet Valitaan työvaliokunnan jäsenet vuodeksi 2014 Valittiin vuoden 2014 työvaliokunnan jäseniksi piirinjohtaja Mari Kousa, varajohtaja Mika Kuusisto, toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila.
5(8) 9. Repolainen, www- ja mahdolliset muut päätoimittajat Valitaan Repolaisen, www- ja mahdolliset muut päätoimittajat. Todettiin Repolaisen päätoimittajana jatkavan Laura Rantanen pestissään. 10. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat 1 Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Päätettiin nimetä jäsenet ja puheenjohtajat helmikuun kokouksessa, jolloin pestikeskusteluja ja vastuualueita on mietitty tarkemmin. Päivityksestä tulee erillinen ohjeistus työvaliokunnalta. 11. Piirin toiminnanalojen kuulumiset ja toimintatavat Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset, keskustellaan tarvittavista asioista ja päätetään mahdollisista toimenpiteistä. Sovittiin, että toiminnanalojen kuulumiset kirjataan jatkossakin Google Driveen, mahdollisimman pitkälle muotoiltuna niin, että ne saisi suoraan pöytäkirjaan kirjattua. Lisäksi päätettiin, että viestintäryhmä pohtii piirin jaostojen, ryhmien ja toimikuntien tiedostohallintaa. Ketunkolon ei katsota palvelevan sitä tarvetta tarpeeksi. Ketunkolo on toimiva järjestelmä valmiiden tiedostojen tallentamiseen, mutta toimii huonosti muokkausvaiheessa. Päätettiin, että viestintäministeri tekee piirin nettisivuille avoimet pestit sivulle jokaiselle toiminnanalalle oman sivun, jonne päivitetään toiminnan alan avoimia pestejä. Lisäksi Jussi laatii mallipohjan ilmoitukselle, jota kaikki käyttävät. Pestejä sivulle lisätään työntekijöiden kautta. 15.1. jälkeen projektiministeri lähettää piirihallitukselle koontimailin Piirun staabin ja ohjausryhmän kokouksesta ja kutsuu leirinjohtajan/leirinjohtajat piirihallituksen helmikuun kokoukseen. Kuulimme myös, että uusien ministerien pestikeskustelut on käyty ja lähes jokaiseen ryhmään mahtuisi pari uutta luottista. 12. Piirin projektit 1 Keskustellaan projektien valmistelutilanteista. 2 Päätettiin palata asiaan myöhemmin. Piirileiri 2014 projektisuunnitelman päivitys. Merkittiin tiedoksi, että Piirun projektisuunnitelmaa päivitetään 15.1. Raumalla. 13. Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa Nimetään piirin edustaja säätiön hallitukseen kaudeksi 2014-2015 Säätiön hallitukseen on aiemmin nimetty; Maria Lahtinen säätiön vuosikokoukseen 2015 saakka Mika Koutu säätiön vuosikokoukseen 2014 saakka. Piirinjohtaja on osallistunut säätiön hallituksen kokouksiin kutsuttuna. Päätettiin, että päätös säätiön hallitukseen nimettävästä henkilöstä tehdään myöhemmin.
6(8) 14. Piirin kevätkokouksen koollekutsuminen :n kevätkokouksen koolle kutsuminen. Päätettiin kutsua koolle :n kevätkokous 30.3.2014 klo 14 alkaen Poriin ja julkaistaan kutsu Repolaisessa 1 /2014 ja 2/2014 sekä valtuutetaan toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila hoitamaan kokoukseen liittyvät käytännön järjestelyt. 15. Piirihallituksen ja työvaliokunnan kokousajat Päätetään piirihallituksen ja työvaliokunnan vuoden 2014 kokousajat. Päätettiin pitää piirihallituksen kokoukset seuraavasti ja valtuuttaa TVK muuttamaan TVK:n päiviä tarvittaessa ja informoimaan hallitusta niistä: TVK PH Paikka 02.01. 10.-12.1. 04.02. 12.02. 20.02. 05.03. 20.03. 02.04. 28.04. 06.05. 21.05. 31.5-01.06. Partiomylly 19.08. 31.08. kello 14.00 09.09. 17.09. 23.09. 05.10. kello 10.00 16.10. 23.10. Webex 12.11. 18.11. 02.12. 13.12 kello 14.00 Päätettiin lisäksi, että työvaliokunnan ja hallituksen kokoukset alkavat kello 17.30 alkaen, jollei muuta ilmoiteta päätöspuheenvuoro ja kokoustarjoilut ovat sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä (esteestä ilmoitettava tvk:n kokoukseen mennessä). 16. Piirin pankkitilien käyttöoikeudet Vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. Todettiin piirin tilien käyttöoikeuksien olevan Mari Kousalla, Tiina Suomisella ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla 17. Todetaan piirihallituksen vastuulla vuonna 2014 olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt 1 Kevätparaati järjestetään 04.05. Turussa. Todetaan PH 11/13 päätöksen mukaisesti paraatin komentajaksi Inka Lähteenmäki ja päätetään juhlapuhujan kutsumisesta. Keskustellaan paraatin teemasta. 2 Paraatin teemana on vaikuttavuus. Puhujasta käytiin pitkään keskustelua ja asiaa edistetään mahdollisimman nopeasti. Piirin kevätkokous järjestetään 30.03.2014 Porissa ja syyskokous 02.11.2014 Raumalla ja tapahtumien johtajina toimivat piirinjohtajat. Keskustellaan kokouksiin liittyvistä järjestelyistä ja tehdään tarvittavia päätöksiä (mm. oheisohjelmat, yhteiskuljetus ja kokoustarjoilut).
7(8) 3 Päätettiin, että lippukunnanjohtajafoorumi muutetaan lippukuntafoorumiksi kokeilumielessä ja se toteutetaan kevätkokouksen yhteydessä. Piiri maksaa osallistujien ruokailuista 2/lpk. Loput laskutetaan lippukunnilta kokousväelle tarjotaan lisäksi kahvit, jotka piiri kustantaa. Sovitaan vastuuhenkilöt seuraaville tapahtumille: Lippukuntafoorumi, Lippukunnanjohtaja tapaaminen Piirulla, Toimisto/PH -tapaamiset ja Lippukuntapäivä. Sovittiin, että Lippukuntafoorumista vastaavat Mika Kuusisto ja Jussi Elo. Piirun lpkj -tapaamisesta Maarit Heikkinen ja Inka Lähteenmäki, Lippukuntapäivästä Mari Kousa ja Anna Nyrhinen, sekä toimisto + piirihallitus -tapaamisista Mari Kousa ja Kalle-Pekka Mannila. Piirihallitus vastaa omalla vastuullaan olevista tapahtumista ja toiminnanjohtaja osoittaa niille työntekijätuen. 4 Keskustellaan työntekijöiden osallistumisesta piirin tapahtumiin v 2014 (mm. lippukuntapäivään, luottisiltaan, luottisseminaariin, ohjaajatapaamisiin, paraatiin) Päätettiin jatkaa keskustelua 15.1. toimisto + piirihallitus tapaamisessa. 18. Muistettavia vuonna 2014 Sovitaan toimenpiteistä muistettavien osalta seuraavasti: Polussa oleville 50-, 60,- jne. vuotta täyttäville postitetaan piirin merkkipäiväonnittelukortti Lisäksi päätetään, että piirin tapahtumia järjestävien lippukuntien kiitos-diplomit postitetaan mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen. Päätettiin esityksen mukaan. 19. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Adventtikalentereita myytiin lippukuntien toimesta; 2013 (48 055 (tilitetty (19.12)) / tavoite 46 000 tilattiin 56 000kpl) 2012 (45.985 (til 20.12.) / tavoite 46 000 ja tilattiin 56000 kpl) 2011 (45800 (til 20.12.) / tavoite 43500 ja tilattiin 55000 kpl) 2010 (44413/ tavoite 45000 ja tilattiin 57000 kpl) 2. Arkkipiispan uudenvuoden vastaanotolla piiriä edusti piirinjohtaja 3. Vuorineuvos Erik Rosenlewin säätiö 4. Tapahtuneet-listaus 5. Henkilökunnan talvilomat pidetään pääsääntöisesti viikoilla 8-10. 6. THL esittää puutiaisaivotulehdusrokotusten laajentamista (Tiedote) 7. Srk-vaaliprojektin käynnistystilaisuus ma 27.1.2014 8. Hallintoneuvoston puheenjohtajan tapaaminen 22.1.2014 9. Piirihallituksen blogiin ja Facebook-sivulle kirjoitusoikeudet on päivitetty 10. Suomi-Areena kokous Porissa 29.1.2014 Päätetään merkitä tiedoksi asiat ja tapahtuneet -luettelo.
8(8) 20. Muut mahdolliset asiat 1 Huhu 2015 johtajarekrytointi 2 3 Päätettiin jatkaa johtajaparin rekrytointia, sillä tarvittavaa määrää hakemuksia ei ollut saapunut. Lisäksi sovittiin, että projektiministeri on yhteydessä henkilöön, joka paikkaa on hakenut ja informoi häntä tilanteesta sekä kannustaa häntä aktivoitumaan johtajaparin etsinnässä. Samalla päätettiin, että johtajaehdokkaat haastatellaan joka tapauksessa. Piirin toimintaohjesääntö päivityksen ohjeistus piirihallitukselle Todettiin, että jokainen ministeri käy läpi oman toiminnanalansa TOS-tekstit ja valmistelee tarvittavat muutokset maaliskuun piirihallitukselle. Piirin tapahtumien taltiointi/suora lähetys Käytiin keskustelua piirin tapahtumien ja niiden alustusten taltioinnista tai suorasta lähettämisestä. Pohdittiin monipuolisesti asioiden hyviä ja huonoja puolia ja todettiin, että asia vaatii lisää valmistelua ja selvittämistä. 21. Seuraavan kokouksen aiheita - hankintaohjesääntö päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä vuoden 2013 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistelu piirin toimintaohjesääntö kokoustarjoilu piirin tapahtumien taltiointi/ suora lähetys päätösvuoro Mari Kousa 22. Kokouksen päättäminen Mari Kousa päätti kokouksen kello 17.40. Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto sihteeri