OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTON KOKOUS 5/2015 Aika: Keskiviikko 11.11.2015 klo 17.00 Paikka: Linnanmaan kampuksella luentosalissa L10 (OP-Pohjola-sali). Osoite on Erkki Koiso- Kanttilan katu, 90570 Oulu. Sisäänkäynti R-ovesta. 1 KOKOUKSEN AVAUS EPJ Koistinen avaa kokouksen. 2 LAILLISUUS Ylioppilaskunnan sääntöjen 8 :n mukaan edustajisto kokoontuu edustajiston puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtajan päättämänä ajankohtana. Edustajisto on kutsuttava koolle myös silloin, kun hallitus tai kymmenen edustajiston jäsentä on ilmoittamansa asian käsittelyä varten sitä edustajiston puheenjohtajalta kirjallisesti pyytänyt. Tällöin edustajiston kokous on pidettävä johtosäännöissä määrätyssä ajassa. Kokouskutsun antaa edustajiston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan edustajiston varapuheenjohtaja. Jos edustajiston puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ei esitetystä vaatimuksesta huolimatta kutsu edustajistoa koolle, pitää hallituksen tai pääsihteerin tehdä se. Kokouskutsu on annettava viimeistään 7. päivänä ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Pidemmästä koollekutsumisajasta määrätään tarvittaessa johtosäännöissä. Edelleen hallintosäännön 12 :n mukaan edustajiston kokouskutsu on lähetettävä kirjallisesti liitteineen edustajiston jäsenille, varajäsenille, hallituksen jäsenille, edustajiston puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, pääsihteerille ja ylioppilaskunnan inspehtorille. Edustajiston jäsenille ja varajäsenille kokouskutsu lähetetään ehdokasilmoituksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai edustajiston jäsenen tai varajäsenen pääsihteerille ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Edustajiston jäsen ja varajäsen vastaa ilmoittamansa sähköpostiosoitteen oikeellisuudesta ja toiminnasta. Edustajiston kokouskutsu on lisäksi asetettava nähtäville ylioppilaskunnan ilmoitustaululle ja kokouskutsun liitteet on asettava nähtäville ylioppilaskunnan kansliaan. Kokouksesta on ilmoitettu sääntöjen vaatimalla tavalla 2.11.2015. Edustajisto toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi. 3 PÄÄTÖSVALTAISUUS Hallintosäännön 13 :n mukaan edustajiston kokous on päätösvaltainen, jos kokouksessa on saapuvilla edustajiston äänivaltaisia jäseniä vähintään puolet edustajiston jäsenten lukumäärästä. Edustajiston kokouksen päätösvaltaisuus todetaan nimenhuudon avulla. Suoritetaan nimenhuuto. Edustajisto toteaa kokouksen päätösvaltaiseksi.
4 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Hallintosäännön 15 :n edustajiston kokous valitsee kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi vähintään kaksi äänivaltaista edustajiston jäsentä, jotka toimivat samalla ääntenlaskijoina, ellei edustajiston kokous toisin päätä. Edustajiston kokouksesta laadittava pöytäkirja on tarkastettava viimeistään 14. päivänä kokouksen päättämisestä. Kokouksen puheenjohtaja sopii tarkastusajasta ja -paikasta pöytäkirjantarkastajien kanssa viimeistään edustajiston kokouksessa ja ilmoittaa siitä edustajiston kokoukselle. Jokaisella edustajiston jäsenellä ja varajäsenellä on oikeus olla läsnä pöytäkirjan tarkastuksessa. Jos pöytäkirjantarkastaja ei hyväksy kokouksen pöytäkirjaa, se on tarkastettava seuraavassa edustajiston kokouksessa. Edustajisto valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan ja asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan toimistolla 18.11.2015 klo 14.00. 5 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Ylioppilaskunnan sääntöjen 9 :n mukaan Edustajisto voi kokouksessaan käsitellä asiat, jotka: 1) hallitus, talousvaliokunta tai edustajiston asettama toimikunta on sille valmistellut; tai 2) määrätään johtosäännöissä käsiteltäviksi ilman valmistelua. Edustajisto voi yksimielisellä päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen myös muun asian, jota ei ole valmisteltu edustajiston käsittelyä varten. Kuitenkaan ylioppilaskunnan talousarviota, lisätalousarviota, sääntöjä tai johtosääntöjä ei voida ottaa käsittelyyn ilman, että hallituksen tai edustajiston asettaman toimikunnan pohjaesitys olisi ollut kokouskutsun liitteenä. Jos asia on näiden sääntöjen mukaan käsiteltävä kahdessa kokouksessa, voidaan asiaa käsitellä jälkimmäisessä edustajiston kokouksessa vain, jos kokous on kutsuttu koolle ensimmäisen kokouksen päättymisen jälkeen. Edustajisto hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi.
6 EDUSTAJISTON JÄSENTEN ERONPYYNNÖT Hallintosäännön 5 :n mukaan edustajisto voi myöntää edustajiston jäsenelle tai varajäsenelle eron edustajiston jäsenyydestä perustellusta syystä. Eropyyntö on toimitettava kirjallisesti pääsihteerille. Edustajiston päätös eropyynnön hyväksymisestä tulee voimaan välittömästi edustajiston päätöksenteon jälkeen. Liite: Eronpyynnöt Edustajisto hyväksyy eronpyynnöt.
7 OULUN YLIOPISTON HALLITUKSEN OPISKELIJAJÄSENTEN VALINTA KAUDELLLE 2016 2017 Yliopiston hallituksen koon ja voimasuhteet määrittelee toimikausittain yliopistokollegio. Toimikaudella 2016 2017 yliopiston hallituksessa on edellisen kauden tapaan kaksi opiskelijajäsentä. Yliopiston hallituksen opiskelijajäsenillä ei ole henkilökohtaisia varajäseniä. Hallintovaalijohtosäännön 9 :n mukaan opiskelijoiden edustajien paikat on kuulutettava avoimiksi viimeistään 14. päivänä ennen hakuajan päättymistä ylioppilaskunnan ilmoitustaululla sekä muulla ylioppilaskunnan hallituksen määräämällä tavalla. Hallintovaalijohtosäännön 10 :n mukaan hakijat voidaan kutsua haastateltavaksi tilaisuuteen, jossa on oltava läsnäolo-oikeus vähintään niillä henkilöillä, joilla on läsnäolo-oikeus valinnan suorittavan toimielimen kokouksessa, mikäli läsnäolo-oikeutetun henkilön esteellisyydestä ei muuta johdu. Toimielin suorittaa nimeämisen ilman äänestystä, ellei erimielisyyttä ilmene. Jos avoimia paikkoja on vain yksi ja erimielisyyttä ilmenee, valituksi tulee se henkilö, joka saa yli puolet annetuista hyväksytyistä äänistä. Jos kukaan ehdokas ei saa ensimmäisellä äänestyskierroksella yli puolia annetuista hyväksytyistä äänistä, järjestetään toinen äänestyskierros kahden eniten ääniä saaneen välillä. Jos ensimmäisellä kierroksella kahta eniten ääniä saanutta henkilöä ei voida yksikäsitteisesti määrittää saman äänimäärän vuoksi, voi useampi kuin kaksi henkilöä päästä toiselle äänestyskierrokselle. Toisella äänestyskierroksella valituksi tulee se henkilö, joka saa eniten ääniä. Jos toisella äänestyskierroksella äänet menevät tasan, ratkaistaan vaalien tulos arvalla. Jos avoimia paikkoja on useampia kuin yksi ja erimielisyyttä ilmenee, järjestetään suhteellinen vaali ehdokaslistoja käyttämättä. Vaali on suoritettava suljettuna lippuäänestyksenä siten, että vaalissa jokainen annettu ääni jaetaan vaalilippuun merkittyjen ehdokkaiden kesken, ensimmäisenä olevan ehdokkaan saadessa yhden äänen, toisena olevan puoli (1/2) ääntä, kolmantena olevan yhden kolmasosan ääntä (1/3) ja niin edelleen. Opiskelijoiden edustajat ja varaedustajat tulevat nimetyksi ehdokkaiden saamien äänimäärien mukaisessa järjestyksessä. Jos äänet menevät tasan, ratkaisee arpa. Äänestyslippuun tulee merkitä korkeintaan niin monta nimeä kuin on täytettäviä varsinaisen jäsenen paikkoja. Ehdokasta, jota ei ole äänestetty, ei voida nimetä opiskelijoiden edustajaksi. Hallitus antoi hakukuulutuksen yliopiston hallituksen opiskelijajäseniksi 12.10.2015. Hakuaika päättyi 4.11., hakeneille järjestetään haastattelutilaisuus 6.11. ylioppilaskunnan toimistolla. Edustajisto nimeää kaksi opiskelijajäsentä yliopiston hallitukseen 1.1.2016 alkavalle kaudelle. HJ Numminen ei osallistunut asian käsittelyyn, sillä on itse hakemassa hallitukseen. HJ Numminen poistui kokoushuoneesta pykälän käsittelemisen ajaksi.
8 PSOAS:N VALTUUSKUNNAN JÄSENTEN VALINTA KAUDELLE 2016 2017 Hallintosäännön 10 :n mukaan sen lisäksi, mitä ylioppilaskunnan säännöissä on määrätty, on edustajiston tehtävänä: 1) nimetä Pohjois-Suomen opiskelija-asuntosäätiön valtuuskunnan jäsenet ja varajäsenet siten kuin säätiön säännöissä määrätään; PSOAS:n toimitusjohtaja Juha Aitamurron allekirjoittama nimeämispyyntö saapui ylioppilaskuntaan 30.9.2015. Sen mukaan OYY:n nimeämiä valtuuskunnan erovuoroisia jäseniä ovat Anne Hyyryläinen, Lotta Savola, Meeri Haataja, Vili Koistinen, Laura Pistemaa sekä Aleksi Poropudas ja heidän henkilökohtaiset varajäsenensä. OYYH avasi haun PSOAS:n valtuuskunnan jäseniksi (6+6) kokouksessaan 28/2015. Haku päättyy 10.11.2015 klo 16.00. Jätettiin asin pöydälle, sillä hakuaika on vielä kesken. Hallitus käsittelee asiaa uudelleen kokouksessaan 11.11. ja tekee uuden pohjaesityksen.
9 YLIOPPILASKUNNAN STRATEGIA VUOSILLE 2016 2020 Ylioppilaskunnan strategian uudistamistyö käynnistyi syksyllä 2014. Vuoden 2015 toimintasuunnitelmaan kirjattiin: Ylioppilaskunnan strategia Ylioppilaskunnan strategiakausi päättyy vuoden 2015 lopussa. OYY on vuoden 2014 aikana arvioinut edellisen strategian toteutusta sekä toimivuutta. Vuoden 2015 aikana OYY muodostaa edellisen vuoden analyysien pohjalta ylioppilaskunnan uuden strategian. Strategiassa määritellään ylioppilaskunnan uuden strategiakauden arvot, keskeiset tavoitteet, haasteet ja mahdollisuudet. Liitämme strategian osaksi myös kuvauksen siitä, miten sen toteutumista mitataan. Strategiaprosessia varten muodostetaan tarvittaessa pääsihteerin vetämä strategiatyöryhmä. Ylioppilaskunnan edustajisto osallistuu aktiivisesti strategiaprosessin eri vaiheisiin, jotta strategia saadaan muodostettua mahdollisimman jouhevasti. Lisäksi hallitusohjelmaan kirjattiin, että strategian uudistamista varten muodostetaan työryhmä, joka koostuu ylioppilaskunnan pääsektorista ja asiantuntijajäsenistä. PS Manninen kutsui strategiatyöryhmän jäseniksi EPJ Koistisen, EVPJ Väisäsen, HPJ Nousiaisen & OYY-alumni Ilari Nisulan, joka toimi hallituksen puheenjohtajana nykyisen strategian tekemisen aikaan. Strategiatyöryhmä kokoontui ennen edustajiston lähetekeskustelua yhteensä viisi kertaa, joiden välillä PS Manninen ja HPJ Nousiainen ovat työstäneet strategiaa eteenpäin. Keväällä järjestettiin myös toimiston väen, talousvaliokunnan ja edustajiston strategiaseminaari. Lisäksi PS Manninen on käynyt strategiaprosessia ja luonnosta läpi Rauhala-klubin jäsenten kanssa. OYYE kävi lähetekeskustelun strategiasta kokouksessaan 3/2015. Lähetekeskustelun jälkeen HPJ Nousiainen ja PS Manninen olivat Oulun yliopiston johtoryhmässä esittelemässä luonnosta ja keräämässä kommentteja. Lisäksi strategialuonnos oli esillä ja kommentoitavana yliopiston koulutusneuvostossa, ylioppilaskunnan talousvaliokunnassa sekä Rauhala-klubista valituilla OYY-alumneilla. Strategiatyöryhmä kokoontui 30.10. ja teki strategian valmiiksi esitettäväksi hallitukselle, että se esittää strategian edustajistolle hyväksyttäväksi. Liite: Hallituksen esitys ylioppilaskunnan strategiaksi 2016 2020 Edustajisto hyväksyy liitteen mukaisen strategian ylioppilaskunnan strategiaksi vuosille 2016 2020 strategiatyöryhmän jäsenten ja hallituksen esittelyn pohjalta sekä merkitsee tiedoksi taustamuistion ja mittariston.
Esityslista 10 OULUN YLIOPPILASLEHDEN KUSTANNUKSIEN VÄHENTÄMISEEN LIITTYVÄN SELVITYKSEN KÄSITTELY OYYE käsitteli asiaa kokouksessaan 3/2015 ja päätti seuraavaa: Velvoitettiin OYY:n pääsihteeri laatimaan suunnitelma Oulun ylioppilaslehden toiminnan kulujen vähentämiseksi ja esittämään sen edustajiston kokouksessa ennen edustajiston vaihtumista. Suunnitelman tai selvityksen tavoitteena on antaa edustajistolle suuntaviivat siitä, miten Oulun ylioppilaslehden budjettiin tehtävät leikkaukset eri suuruisina vaikuttavat sen toimintaan tai miten toimintaan tehtävät muutokset vaikuttavat budjettiin. Suunnitelman tulee sisältää seuraavat neljä skenaariota: 1. Leikataan Oulun ylioppilaslehden menoja vuoden 2015 tasosta toimitusapulaisen vuosipalkan ja sivukulujen verran eli 20 000. 2. Leikataan Oulun ylioppilaslehden menoja vuoden 2015 tasosta 10 000. 3. Leikataan Oulun ylioppilaslehden menoja vuoden 2015 tasosta 5 000. 4. Oulun ylioppilaslehti muutetaan kokonaan verkkojulkaisuksi. Näköislehden taittaminen lopetetaan, ja kaikki sisältö laitetaan uutisvirraksi ylioppilaslehden nettisivuille, sisältäen ylioppilaskunnan omat kolumnit, uutiset ja yliopiston tiedotteet sekä uutiset. Vuoden 2015 tasolla tarkoitetaan toiminnan kuluja, joista on poistettu Oulun ylioppilaslehden vuonna 2015 toteutetusta nettisivu-uudistuksesta aiheutuneet kulut. Istuva edustajisto linjaa Oulun ylioppilaslehden vuoden 2016 toiminnasta suunnitelman perusteella. OYY:n hallitus, pääsihteeri ja muut talousarviota valmistelevat elimet sekä seuraava edustajisto käyttävät päätöstä tukenaan hyväksyessään Oulun yliopiston ylioppilaskunnan talousarvion vuodelle 2016. PS Manninen on valmistellut selvitystä ja laskelmia yhdessä OYLPT Koivusen kanssa. Liite: Eri skenaariot leikkausten vaikutuksista ylioppilaslehteen Edustajisto linjaa lehden kulujen vähentämisestä vaihtoehdon 1 mukaan siten, että lehden nettomenot pienenevät 20 000 euroa ja että lehti muutetaan digitaaliseksi julkaisuksi. HPJ Nousiainen jätti eriävän mielipiteen päätöksestä. HJ Haverinen jätti eriävän mielipiteen päätöksestä. HJ Maununiemi jätti eriävän mielipiteen päätöksestä. PS Manninen jätti eriävän mielipiteen päätöksestä. 11 ILMOITUSASIAT Edustajisto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 12 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 13 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN EPJ Koistinen päättää kokouksen. Vili Koistinen Edustajiston puheenjohtaja Eero Manninen Pääsihteeri Esityslistan liitteet: Liite 1: Mahdolliset eronpyynnöt Liite 2: Hallituksen esitys ylioppilaskunnan strategiaksi 2016 2020 Liite 3: Eri skenaariot leikkausten vaikutuksista ylioppilaslehteen PJ Siht Pkt Pkt 7