Varastokirjasto Toimintakertomus vuodelta 2002 1. Toimintakatsaus Varastokirjasto on opetusministeriön alainen valtakunnallinen kirjasto, joka palvelee maamme tieteellisiä, yleisiä ja muita kirjastoja. Varastokirjaston tehtävä on säädösten (laki 1978/88 ja asetus 94/92 Varastokirjastosta) mukaan vastaanottaa ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. Varastokirjasto on vakiintunut kirjastolaitoksen yhteiseksi varastointi- ja kaukopalvelukeskukseksi. Kirjastoista on siirretty Varastokirjastoon 77 572 hyllymetriä aineistoa vuodesta 1989 alkaen. Pääosa tästä on kirja- ja kausijulkaisuaineistoa. Vastaava tila on vapautunut kirjastoissa muuhun käyttöön. Varastokirjasto edistää aineiston saatavuutta tehostamalla kaukopalvelutoimintaa ja tiivistämällä kokoelmayhteistyötä kirjastojen kanssa. Varastokirjasto on ollut maamme suurin kaukopalvelukeskus vuodesta 1996 alkaen. Kaukopalvelu on ollut tehokasta ja se on kasvanut vuosittain 10-20%. Keskitetyllä varastoinnilla on taattu se, että maahamme hankittu aineisto säilyy tutkijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden käytössä samalla, kun varastointi on voitu toteuttaa kustannustehokkaasti. Varastokirjaston voimakkaasti kasvavat kokoelmat tukevat kirjastojen aineistontarjontaa. Varastokirjastossa tehty luettelointi lisää merkittävästi Linneayhteisjärjestelmän kautta käytettävissä olevan aineiston saavutettavuutta ja saatavuutta. Linnea-yhteisjärjestelmään uusittiin vuonna 2001 atk-järjestelmä. Siirtyminen VTLS:stä Voyageriin vaikutti merkittävästi Varastokirjaston toimintaan ja vaikeutti tulostavoitteiden toteutumista vielä vuonna 2002. Ohjelma oli edelleen keskeneräinen eikä toiminut tarkoitetulla tavalla. 1.1. Toimintaympäristön muutoksia Kirjastojen toiminta-ajatus tietovarantojen käyttöön asettajana ei ole sisällöltään muuttunut siitä huolimatta, että kirjastojen toimintaympäristössä on tapahtumassa merkittäviä muutoksia. Elektronisen tiedon voimakas lisääntyminen on muuttamassa kirjastojen toimintaedellytyksiä ja kirjastoilta odotetaan entisten palveluiden ylläpitämisen lisäksi uusia palveluita. Painettua aineistoa tarvitaan kuitenkin jatkossakin. Varastokirjaston erityinen tehtävä on taata maahamme hankitun painetun aineiston saatavuus ja parantaa sitä valtakunnallisesti Aineiston siirtäminen Varastokirjastoon vähentää kokoelmatilojen kasvutarvetta kirjastoissa. Samalla se antaa mahdollisuuden kokoelmatilojen muuttamisen yleisötiloiksi, mm elektronisen kirjaston tarpeisiin tai esim. oppimiskeskuksiksi. Tilakustannusten vuoksi kirjastojen on tehostettava kiinteistöjensä käyttöä, ja niillä on tarpeita siirtää aineistoa Varastokirjastoon
jatkossakin. Siirretyn aineiston määrä vaihtelee kuitenkin vuosittain melkoisesti. Varastokirjaston varastointipalveluiden suurin käyttäjäryhmä on ollut yliopistojen kirjastolaitos. Sen painetun aineiston hankinta on viime vuosina vähentynyt. 90-luvun puolivälissä yliopistokirjastot hankkivat yhteensä yli 13 000 hyllymetriä painettua aineistoa. Vuonna 2001 määrä oli vajaa 8 000 hyllymetriä. Siirtotarpeet saattavat jatkossa siten olla pienemmät kuin aikaisemmin. Monilla muilla tieteellisillä kirjastoilla on kokoelmatilaongelmia, joiden ratkaisemiseksi ne tarvitsevat Varastokirjastoa. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet ja ne ovat hakeutuneet Varastokirjaston lainauspalveluiden asiakkaiksi. Myös yleiset kirjastot käyttävät runsaasti sekä varastointi- että lainauspalveluita. Kaukopalvelun määrät ovat valtakunnallisesti laskeneet mm. elektronisen aineiston lisääntymisen seurauksena. Kaukopalvelun osuus kotilainoista on vähentynyt. Varastokirjastossa kaukopalvelu on kuitenkin jatkuvasti kasvanut. Varastokirjaston kaukopalvelun volyymi on noin 35% yliopistokirjastojen kaukopalvelun antolainauksen volyymista. Aineiston käyttöön asettaminen nopeasti, taloudellisesti ja laadukkaasti maamme kaikille kirjastoille on toimintasuunnitelmakauden keskeisimpiä haasteita. Jatkossa kasvu tasaantunee. 1.2. Hallinto Varastokirjasto on suoraan opetusministeriön alainen kirjasto. Kirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten laatimista, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Johtokunta Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta aloitti toimintansa 1.3.2001. Siihen kuuluvat opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen, opetusministeriö, puheenjohtaja toimistopäällikkö Antero Laiho, Turun yliopiston kirjasto, varapuheenjohtaja johtaja Maire Aho, Helsingin yliopiston kirjasto, slaavilainen kirjasto kirjastonjohtaja Hannele Fabritius, Joensuun yliopiston kirjasto osastonjohtaja Outi Melén, Helsingin kaupunginkirjasto biblioteksdirektör Leif Storbjörk, Stadsbiblioteket i Jakobstad Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Johtokunta käsitteli kokouksissaan mm. seuraavia asioita: tulossopimusehdotus ja talousarvioesitys vuodelle 2003 toimintakertomus vuodelta 2001 vuoden 2002 tulostavoitteiden toteutumisen seuranta musiikkiaineiston varastointi 2
Kirjastopoliittisen ohjelman Varastokirjaston osuus Johtoryhmä Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat toimistopäällikkö Mirja Vepsäläinen, kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, palvelupäällikkö Markku Räisänen sekä kirjastosihteeri Pasi Juttula. Johtoryhmän sihteerinä toimi osastosihteeri Arja Kankkunen. Johtoryhmä kokoontui 11 kertaa. 1.3. Voimavarat Henkilökunta Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaisluonteista virkamiestä ja 5 määräaikaista virkamiestä. Luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin yhteensä 13,8 täysiaikaista henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 4,5 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 5,1 kokoaikaista henkilötyövuotta, josta työllisyysvaroin 0,23 htv. Kontentti-projektiin käytettiin 0,9 htv ja projektiin asiakaslähtöisestä kaukopalvelusta 0,08 htv. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 23,4 henkilötyövuotta. Varastokirjasto toimi siviilipalvelupaikkana sekä tarjosi työharjoittelu- ja työkokeilumahdollisuuksia. Tilat Kirjasto on vuokralaisena Valtion kiinteistölaitoksen omistamissa tiloissa Kiinteistö Oy Kuopion Kirjatalossa osoitteessa Päivärannantie 10. Kiinteistöyhtiön osakkaina ovat SOK, Suomen valtio ja Kuopion kaupunki. Varastokirjastolla on käytössä 6 767 m 2 :n tila, josta 388 m 2 on toimistotilaa ja loput varastotilaa. Yhteensä Varastokirjastossa on nyt 54 456 käyttömetriä hyllyjä. Tilat riittänevät nykyisellä kolmen hyllykilometrin vuotuisella täyttymisvauhdilla alle vuoden ja uusia hyllyjä tarvitaan vuoden 2003 aikana. Määrärahat Varastokirjasto sai valtion talousarviossa 1 251 000 euroa vuoden 2002 toimintaa varten. Vuodelta 2001 siirtyneitä määrärahoja oli 57 746,13 euroa. 3
2. Tuloksellisuuden kuvaus Varastokirjaston ja opetusministeriön välisen vuotta 2002 koskevan tulossopimuksen tavoiteosa on seuraava: Sopimuskauden 2001-2003 toiminnan keskeisiä painopistealueita ovat toimiminen kirjastolaitoksen yhteisenä varastointikeskuksena sekä painetun aineiston saatavuuden parantaminen. Aineistojen saatavuutta parannetaan tehostamalla kaukopalvelutoimintaa, erityisesti elektronisia tiedonvälityskeinoja käyttäen, sekä tiivistämällä kokoelmayhteistyötä kirjastojen kanssa. 1. Varastokirjaston keskeisenä tavoitteena on tilan vapauttaminen muissa kirjastoissa. Kirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. 2. Vastaanotettu aineisto käsitellään mahdollisimman nopeasti, yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. 3. Kaukopalvelu pidetään ajantasaisena, tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Palvelut ovat jatkossakin maksuttomia. 4. Varastokirjasto osallistuu alansa kehittämiseen sekä kansallisesti että kansainvälisesti. 2.1. Tilan vapauttaminen Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 2968 hyllymetriä. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty 77 572 hyllymetriä aineistoa vuodesta 1989 alkaen. Kokoelmiltaan Varastokirjasto on maamme tpoiseksi suurin kirjasto. Vuoden aikana seurattiin muun kuin painetun aineiston varastointitarpeita. Siirtojen lisäksi Varastokirjasto antaa kirjastoille mahdollisuuden paikalliseen poistamiseen sellaisen aineiston osalta, joka havaitaan kaksoiskappaleiksi jo lähettävässä kirjastossa. Yhdessä nämä antavat kirjastoille merkittävän työvälineen hallita kokoelmatilaongelmiaan. Vastaanotettu aineisto jakaantuu monografioihin, kausijulkaisuihin, väitöskirjoihin sekä nuotteihin ja levyihin seuraavasti (hyllymetreinä): Mono- Kausi- Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 630 652 135 2 1419 47,8 AMK-kirjastot 43 17 60 2,0 Erikoiskirjastot 264 607 871 29,3 Yleiset kirjastot 475 90 20 585 19,7 Vaihdot 18 18 0,6 Yksityiset 14 2 16 0,5 Yhteensä 1443 1368 135 22 2968 4
Verrattuna aikaisempiin vuosiin siirtojen määrä on alhainen. Yliopistokirjastojen siirtojen määrää selittää se, ettei niissä ollut tiloihin liittyviä suuria hankkeita. Niitä kuitenkin aika-ajoin on, ja määrät saattavat vaihdella vuodesta toiseen suurestikin. Kokonaismäärät viideltä edelliseltä vuodelta ovat seuraavat: 1998 1999 2000 2001 2002 Yht. Yliopistojen kirjastot 2958 3 991 3640 1704 1419 50286 Muut tiet. kirjastot 1111 1 268 885 1423 949 16143 Yleiset kirjastot 1172 1 260 1078 848 585 10990 Muut 30 14 3 4 16 154 Yhteensä 5271 6 533 5606 3979 2968 77572 Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 65 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on yli 11 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista (439 hkm). Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain kirjastojen tarpeista riippuen, eikä Varastokirjasto juuri voi määriin vaikuttaa. Aineistoa toimitti vuonna 2002 Varastokirjastoon 145 kirjastoa. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 21 kpl, ammattikorkeakouluissa toimivia 8, erikoiskirjastoja 56 kpl ja yleisiä kirjastoja 47 kpl. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli 13 kpl. Yksityishenkilöitä oli 4 kpl. Yliopistokirjastoista suurimmat aineiston toimittajat olivat seuraavat: - Helsingin yliopiston kirjasto 378 hm - Tampereen teknillinen korkeakoulu 145 hm - Tampereen yliopiston kirjasto 144 hm - Helsingin yliopiston kasvatustieteellisen tiedekunnan kirjasto 120 hm - Turun yliopiston kirjasto 114 hm. Helsingin yliopiston kirjastolaitos oli edelleen Varastokirjaston suurin asiakas. Helsingin yliopiston piirissä toimivista kirjastoista lähetettiin yhteensä 635 hyllymetriä. Muista tieteellisistä kirjastoista eniten aineistoa lähettivät: - Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitoksen kirjasto 130 hm - Fortum 117 hm - VTT, rakennus- ja yhdyskuntatekniikan kirjasto 90 hm Yleisistä kirjastoista eniten aineistoa lähettivät seuraavat kirjastot: - Helsingin kaupunginkirjasto 98 hm - Oulun kaupunginkirjasto 71 hm - Mariehamns stadsbibliotek 68 hm. 5
Varastointipalveluja ovat käyttäneet kaikki korkeakoulukirjastot, 95 % maakuntakirjastoista ja muista yleisistä kirjastoista noin 40 % (170 kpl) sekä 290 muuta kirjastoa. Suoria tilan vapauttamiseen liittyviä kuluja syntyy mm. säilytystiloista, rahdeista, aineistoa vastaanottavasta henkilöstöstä sekä vastaanottamiseen liittyvistä koneista, laitteista ja tarvikkeista. Suorat tilan vapauttamiseen liittyvät kulut olivat seuraavan taulukon mukaiset: 2001 2002 tilat 362 102 369 333 rahdit 13 747 21 656 laitteet 447 389 palkat 20 193 21 089 tarvikkeet 9 283 3 529 Yhteensä 405 772 415 996 Suorat aineiston vastaanottamiseen liittyvät kulut olivat vuonna 2002 415 996 euroa. Vastaanotettua hyllymetriä kohden tämä on 140,16 euroa, vuonna 2001 101,97 euroa. Tilakustannukset ovat yli 90%. Vastaanotettu aineisto varastoidaan kustannustehokkaasti. Aineistoa pystytään varastoimaan 15,86 hyllymetriä neliömetriä kohti, kun se kirjallisuuslähteiden mukaan normaaleissa kirjastojen tiivisvarastoissa on korkeintaan 13,81 (Hagman, Kirjaston mitoitus). Sataprosenttisella täytöllä hyllyihin mahtuu monografioita 56 nidettä hyllymetrille, mikä on noin 20 % enemmän kuin eräiden tieteellisten kirjastojen varastojen kapasiteetti. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 50 286 hm. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tämä vie tilaa minimissään 8 625 neliömetriä. Tiivisvarastossa säilytettäessä tilaa menee minimissään 5 875 neliömetriä. Vuositasolla tilansäästö kirjastoissa on avohyllymitoituksen mukaan laskettuna minimissään noin 630 neliömetriä. 2.2 Aineiston käsittely ja säilyttäminen Varastokirjasto kuuluu yliopistojen kirjastojen Linnea-tietoverkkoon. Varastokirjaston Vaaritietokanta yhdistettiin Linda-yhteistietokantaan vuonna 1994, jolloin Varastokirjastossa alettiin luetteloida suoraan Linda-yhteistietokantaan. Yhteisluetteloinnin arvioitiin nopeuttavan luettelointia, koska tietueita pystyttäisiin kopioimaan entistä enemmän. Yhteistietokanta ei kuitenkaan ole nopeuttanut luettelointia, koska kokoelmiin liitettävästä luetteloitavasta monografia-aineistosta edelleenkin noin 40 % on ennestään yhteistietokantaan kuulumatonta. Erilaiset tarkistustoimenpiteet Lindassa ovat aikaa vieviä, ja tietokanta vaatii edelleenkin siivoamista. Vuoden aikana käyttöön otettiin erilaisia kopioluettelointiin liittyviä ratkaisuja. Niistä on ollut jonkin verran hyötyä, joskin minimitason primääriluettelointi on usein nopeampaa kuin bibliografisen tiedon haku monista tietokannoista. 6
Voyager on ollut luetteloinnissa keskeneräinen ja hitaampi käyttää kuin VTLS. Voyageria ei hyväksytty lukuisten puutteellisuuksien vuoksi ja loppulasku on toistaiseksi maksamatta. Käsittelymäärät ja aineistotilanne Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 46 186 kappaletta ja vuoden lopussa tietokannassa oli luetteloituja niteitä yhteensä 973 361 kpl. Kirjoja näistä oli 954 386; nimekkeitä oli 841 464 kpl. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 2 111 nimekettä. Säilytysyksikköinä niitä oli 70 170 kpl, ja vuoden lopussa niitä oli yhteensä 863 874 säilytysyksikköä (58 980 nimekettä) Väitöskirjoja on yhteensä 2 578 hyllymetriä (noin 500 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa on 7 659 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa on yhteensä noin 2 345 000 nidettä/säilytysyksikköä. Seuraavissa taulukoissa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2001 Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Vast.otettu 30 622 42 798 4 045 107 77 572 Käsitelty 29 024 41 557 3 735 43 74 359 Poistettu 11 990 15 017 1 157 28 164 Valmista 17 034 26 540 2 578 43 46 195 Käsittelemättä 1 598 1 241 310 64 3 213 7
AINEISTOTILANNE 31.12.2002 Valmista lainattavaksi Odottaa käsittelyä 46 195 hm 3 213 hm Muut Monografiat Kausijulkaisut 374 12% 17 034 Kausijulkaisut 26 540 Käsittelemättä 1 241 39% 3 213 Monografiat Väitöskirjat 4 % saapuneesta aineistosta 1 598 50% 2 578 Poistettu 28 164 Aineisto hyllymetreinä 38 % käsitellystä aineistosta Vastaanotettu 77 572 hm Vuonna 2002 aineistoa käsiteltiin seuraavasti: Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Jäännös 2001 1539 2550 175 42 4306 Vast.otettu 1443 1368 135 22 2968 Käsitelty 1384 2677 4061 Poistettu 564 1010 1574 Valmista 820 1667 2487 Käsittelemättä 1598 1241 310 64 4061 Aineistoa on käsitelty enemmän kuin uutta aineistoa on tullut. Monografia-aineisto lisääntyi noin 60 hm. Kausijulkaisuja käsiteltiin huomattavasti enemmän kuin niitä saapui. Poistojen määrä kasvoi hieman verrattuna edelliseen vuoteen. Poistoja oli 39 % käsitellystä aineistosta, kun se vuonna 2001 oli 29 %. Kausijulkaisuista poistoja oli 38 % (vuonna 2001 27 %) ja monografioista 41 % (vuonna 2001 35 %). Aineistoa on käsitelty viiden viime vuoden aikana seuraavasti (hyllymetreissä): 8
Vuosi Kirjat Sarjat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 1998 2737 3573 0 7 6317 3526 1999 2321 2802 0 8 5131 2590 2000 2410 2941 0 8 5359 2768 2001 1080 2424 0 4 3508 2478 2002 1384 2677 0 0 4061 2487 Yhteensä 29024 41557 3735 43 74359 46195 Varastokirjastossa primääriluetteloidaan vuosittain 30-40 % monografioista ja sarjajulkaisuista Linda-yhteistietokantaan. Varastokirjasto on merkittävä bibliografisen tiedon tuottaja, ja sillä on suuri vaikutus Suomeen hankitun aineiston saavutettavuuden ja saatavuuden parantamisessa. Pääosa käyttöön asetetusta aineistosta on vieraskielistä tieteellistä aineistoa. Suurimmat kieliryhmät tietokannassa olevasta aineistosta ovat vuoden 2002 lopussa seuraavat (suluissa vastaavat osuudet vuoden 1999 lopulta): saksa 25,2 % (26,6 %) englanti 25,1 % (23,7 %) suomi 19,7 % (19,2 %) ruotsi 13,5 % (13,6 %) venäjä 4,7 % (5,1 %) ranska 4,0 % (4,1 %) muut 7,8 % (7,7 %) Saksan osuus on laskussa ja englannin sekä suomen nousussa. Muiden kielten osuus on ollut vakaa. Venäjänkielistä aineistoa ei ole voitu luetteloida Voyager-järjestelmään. Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto käsiteltiin Varastokirjastossa välittömästi. Tarkistamatonta aikaisemmin tullutta aineistoa on jäänyt jonkin verran odottamaan käsittelyä. Vanhimmat monografia-aineistot ovat tulleet noin kaksi vuotta sitten. Jonkin verran kausijulkaisuaineistoa on vuodelta 2001, mutta ne saataneen lyhyessä ajassa käsiteltyä siten, että vanhimmat aineistot ovat alle kuusi kuukautta sitten tulleita. Suoria aineiston käsittelyyn liittyviä kustannuksia kustannukset oli seuraavasti: 2001 2002 tilat 27 900 28 458 laitteet 14 115 12 274 palkat 295 942 284 554 ohjelmistot 29 507 32 214 huolto 604 992 muu atk 32 868 22 091 9
kalusteet 1 011 1 825 tarvikkeet 656 672 yhteensä 402 603 383 080 Yksikkökustannus (suorat aineiston käsittelyyn liittyvät kustannukset / käsitellyt hyllymetrit) vuodelta 2002 oli 94,33 euroa/hm (vuonna 2001 114,76 euroa). Suurin menoerä oli henkilökustannukset 74%. Luettelointiohjelmisto ja muut atk-kulut veivät 14 %. Täysiaikaiseksi muunnettuja henkilötyövuosia kohti aineistoa käsiteltiin 294 hm/htv, kun se vuonna 2001 oli 240 hm/htv (2000 oli 370 hm/htv). 2.3. Kaukopalvelu Lainaus- ja jäljennepalvelu käynnistyi vuonna 1990. Lainaus- ja jäljennepalvelua annetaan maamme muille kirjastoille maksuttomana kaukopalveluna. Kaukopalvelupyyntöjä on voinut jättää atk-yhteyden kautta, telefaksilla, sähköpostitse, kirjeitse tai puhelimitse. Varastokirjaston antama kaukopalvelu on kasvanut seuraavasti: 1998 1999 2000 2001 2002 Lainaus 21299 25773 27657 35531 36775 Kopiot 6265 6926 8189 7018 844 Digitaalinen 2505 4203 6204 7644 14443 Ei toimitettu 1114 1226 1678 1415 1071 Yhteensä 31183 38128 43728 51608 53133 Pyyntöjen määrä kasvoi 3 % vuodesta 2001. Kaukopalvelupyyntöjen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Uusintojen osuus oli 58 % lainapyynnöistä (vuonna 2001 36 %). Toimittamatta jääneiden tilausten osuus oli vuonna 2002 2%, mikä on hyvin pieni verrattuna esim. yliopistokirjastojen vastaavaan määrään, joka oli vuonna 2001 17,8 %. Vähäinen määrä johtuu siitä, että suurin osa tilauksista tehdään suoraan tietokantaan, jolloin samalla varmistuu, että tilattu julkaisu on kirjastossa. Pääosa tilauksista, joita ei kyetty toimittamaan, tuli Varastokirjastoon pohjoismaisen kausijulkaisuluettelon NOSPin puutteellisten tietojen vuoksi. 10
Kaukopalvelun tapahtumamäärien suhteuttamiseksi seuraavassa taulukossa verrataan eräiltä vuosilta kaukopalvelun kehittymistä yliopistokirjastoissa, Varastokirjastossa sekä kahdessa suuressa kaukopalvelukirjastossa. Luvut ilmaisevat saapuneiden tilausten määrän. 1992 1995 1997 1999 2000 2001 2002 Yliopistokirjastot yht. 281108 196790 195438 187021 171582 152870 150000* Varastokirjasto 3202 9988 27392 38128 43728 51608 53133 Terkko 41820 27805 27140 27514 28055 29380 TKK 34865 30909 30482 25765 22571 17805 * Vuoden 2002 yliopistokirjastojen yhteismäärä on arvio. Vuonna 2001 Varastokirjaston kaukopalvelu oli 35% yliopistokirjastojen volyymista. Kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niissä 102 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot ovat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista on rekisteröitynyt 491 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä on 169 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja oli 229 ja yrityskirjastoja on 124 kpl. Pohjoismaisia asiakkaita on 147 kpl. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 55 kpl. Yhteensä asiakasrekisterissä on vuoden 2002 lopussa 1473 kirjastoa. Näkövammaisia oli 108 asiakasta. Lainat jakautuvat eri kirjastotyypeille seuraavasti: 1998 1999 2000 2001 2002 Yleiset kirjastot 43,7 % 38,9 % 58,5 % 45,7 % 48,5% Yliopistojen kirjastot 38,0 % 39,9 % 23,5 % 32,3 % 25,8% Muut tieteelliset kirjastot 10,1 % 15,4 % 11,5 % 15,7 % 15,8% Ammattikorkeakoulut 5,6 % 4,0 % 5,5 % 4,0 % 7,4% Ulkomaiset kirjastot 0,8 % 0,3 % 0,5 % 0,6 % 0,6% Muut (esim. näkövammaiset) 1,9 % 1,3 % 0,5 % 1,7 % 1,8% Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista noin puolet menee yleisten kirjastojen kautta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on vaihdellut 23 %:n ja 40 %:n välillä. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle. Jäljennetoimitukset jakautuivat eri kirjastotyypeille seuraavasti: 1998 1999 2000 2001 2002 11
Yleiset kirjastot 10,5 % 8,2 % 12 % 7,4 % 9,9 % Yliopistojen kirjastot 22,5 % 35,5 % 36 % 31,9 % 30,7% Muut tieteelliset kirjastot 43,9 % 46,9 % 41 % 43,6 % 38,1 % Yrityskirjastot 8,6 % 11,0 % Ammattikorkeakoulut 8,0 % 5,5 % 6 % 4,8 % 6,3 % Muut (ulkomaat) 3,7 % 3,9 % 5 % 3,7 % 3,9 % Jäljenteiden osuus koko kaukopalvelusta on 29 %. Jäljenteiden keskipituus vuonna 2002 oli 6,5 liuskaa/toimitus. Aineiston digitaaliseen välitykseen käytettiin Ariel-ohjelmaa sekä Adobea. Arielilla toimitettiin vuoden aikana kirjastolle 3633 dokumenttia. Adoben PDF-formaatin käyttö lisääntyy nopeasti. PDF-toimituksia oli 10810, kun vuonna 2001 niitä oli 3320 ja vuonna 2000 vain muutama. Toimitukset jakautuivat eri kirjastotyypeille seuraavasti: 1998 1999 2000 2001 2002 Yleiset kirjastot 1,0 % 1,0 % 3 % 2,3 % 8,4 % Yliopistojen kirjastot 48,1 % 56,9 % 48 % 43,4 % 31,4 % Muut tieteelliset kirjastot 29,5 % 26,0 % 29 % 31,8 % 38,3 % Yritysten kirjastot 5,9 % 7,4 % 7 % 13,1 % 11,5 % Ammattikorkeakoulut 12,1 % 3,2 % 7 % 4,7 % 6,4 % Ulkomaiset kirjastot 3,4 % 5,5 % 6 % 4,7 % 4,0 % Digitaalisen aineistonvälityksen käyttö on kasvanut erityisesti yliopistojen ja muissa tieteellisissä kirjastoissa. Digitaalisia palveluja käyttivät kaikki yliopistokirjastot ja maakuntakirjastot. Ammattikorkeakoulukirjastoista 40-50% ja yleisistä kirjastoista 20-30% käytti palvelua. Lähes puolet Varastokirjaston kaukopalvelusta kohdistuu englanninkieliseen aineistoon. Erityisesti jäljenteet ovat lähes säännönmukaisesti englanninkielisiä. Lainauksesta pääosa on suomenkielistä. Suurin osa suomenkielistä aineistoa tilataan yleisiin kirjastoihin. Myös ammattikorkeakoulujen kirjastot tilaavat runsaasti suomenkielistä aineistoa. Niinpä vaikka kotimaisen aineiston saatavuus on ainakin periaatteessa maassamme hyvin järjestetty mm. vapaakappalekirjastoista, yleisten kirjastojen keskuskirjastosta ja suurista maakuntakirjastoista, on kuitenkin ilmeistä, että nopea toimitus ja yksinkertaiset tilausrutiinit olivat maksuttomuuden ohella syinä siihen, että kirjastot hankkivat kotimaista aineistoa Varastokirjastosta. Ruotsinkielistä aineistoa oli 5 %. Yliopisto- ja yrityskirjastoille toimitettiin aineistoa saksan, japanin ja ranskan kielellä. Yliopistokirjastoille oli lisäksi venäjä tärkeä kieli. Saksankielisen aineiston kysyntä on vaatimatonta suhteessa sen osuuteen kokoelmista (25,9 %). Toimitetusta aineistosta yli puolet oli SMT-aineistoa (lääketieteellistä, luonnontieteellistä ja teknistä). 12
Tilatun aineiston ikärakenne on seuraavan kaavion mukainen (ilmestymisvuosikymmenittäin): 2000-l 90-luku 80-luku 70-luku 60-luku 40-50- luku 1900-30 > 1900 Yleiset 11 % 32 % 15 % 12 % 7 % 12 % 10 % 1 % Yo-kirjastot 2 % 17 % 27 % 24 % 19 % 4 % 6 % 2 % Muut tiet. 3 % 34 % 35 % 21 % 6 % 2 % -- Yrityskstot 3 % 39 % 30 % 14 % 6 % 5 % 3 % -- AKK 11 % 58 % 16 % 9 % 2 % 5 % -- -- Braille -- -- -- 43 % 29 % 23 % 14 % -- Yhteensä 6 % 31 % 23 % 17 % 9 % 7 % 5 % 1 % Ammattikorkeakoulut ja yleiset kirjastot käyttävät runsaasti aivan uusinta aineistoa. 2000-luvulla julkaistua aineistoa oli 16 717 nimekettä eli 2 % monografianimekkeistä, käyttö oli 6 %. Tilaukset tulivat pääosin internet-yhteyteen rakennetun käyttöliittymän kautta. Postitse tilauksia tulee hyvin vähän. Kaukopalvelu on toiminut asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet on pääsääntöisesti toimitettu samana päivänä kuin tilaus on saapunut. Elektronisten aineistonvälityspalveluiden kehitystä seurattiin, ja Ariel-ohjelman sekä PDFformaatin käyttöä tuettiin. Asiakaslähtöisen tilaamisen kokeilua jatkettiin. Osallistuvien kirjastojen asiakkaat saattoivat jättää omat tilauksensa itse Varastokirjastoon ilman, että asiakkaan kirjaston kaukopalvelu osallistuu asiaan tilausvaiheessa. Määrät ovat edelleen olleet vaatimattomia. Tilauksia tuli yhteistyökirjastojen asiakkailta yhteensä 295 kpl. Asiakaslähtöisen tilaamisen kokeiluun osallistui Kuopion yliopiston kirjasto ja Lapin alueen kirjastoja. Suorat kaukopalveluun liittyvät kustannukset koostuvat seuraavan taulukon mukaisesti: 2001 2002 palkat 89 064 89 727 tilat 3 615 3 688 posti 23 000 20 000 laitteet 16 302 14 176 huolto 76 1 149 tarvikkeet 780 2 081 ohjelmat 10 983 9 836 muu atk 11 289 7 363 yhteensä 155 109 148 020 13
Yksikkökustannus (suorat kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään) vuodelta 2002 oli 2,79 euroa (vuonna 2001 3,01 euroa). Henkilöstökustannukset ovat suurin menoerä, ja suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 1,69 euroa (vuonna 2001 1,73 euroa). Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. (Esimerkiksi Kuopion kaupunginkirjastossa 16 % kaukopalvelusta tulee Varastokirjastosta. Helsingin yliopiston kirjaston kaukopalvelusta 15 % tuli Varastokirjastosta. Vastaavia osuuksia koko kaukopalvelusta seuraavassa: Oulun yliopiston kirjasto 6 %, Sotkamon kunnankirjasto 17 %, Kirkkonummen kirjasto 18 %, Etelä-Karjalan Ammattikorkeakoulu / liiketalous 36 %, Maataloudentutkimuskeskuksen kirjasto 15 %, Tampereen yliopistollisen sairaalan kirjasto 24 %, Metsäntutkimuslaitoksen kirjasto 13,5 % ja Nokia Networks 14 %.) 2. 4. Yhteistyö, kehittäminen Varastokirjaston edustajat ovat osallistuneet alansa kansalliseen ja kansainväliseen yhteistyöhön. Kokoelmayhteistyötä on kehitetty järjestämällä kokoelmapoliittinen syysseminaari. Kansainvälisellä tasolla on osallistuttu IFLA kokoelmien kehittämissektion työhön. Kaukopalveluyhteistyötä on tehty kansainvälisen kirjastojärjestöjen liiton IFLA:n puitteissa sekä pohjoismaisella tasolla. Kotimaiseen yhteistoimintaan on osallistuttu Voyagerin käyttöönotossa ja sen Universal Borrowing-moduulin testauksessa. Lisäksi on osallistuttu tieteellisen kirjastoseuran kaukopalvelutoimintaan sekä koulutustilaisuuksien ja mm pohjoismaisten kaukopalvelupäivien järjestämiseen. Myös luettelointitoimintaa on kehitetty mm. lähettämällä osallistujia kehittämistyöryhmään.. 3. Muu toiminta 3.1. Henkilöstön kehittäminen Henkilöstölle järjestettiin koulutusta sekä kirjaston sisällä että ulkoisena koulutuksena. Kirjaston oma koulutustoiminta keskittyi uuden atk-järjestelmän käyttöönottoon. Koulutusta annettiin koko henkilöstölle. Luettelointikoulutusta toteutettiin lähinnä kirjastonhoitajan vetämissä luettelointikokouksissa. Kaukopalvelutoimintaan liittyvää koulutusta koordinoi palvelupäällikkö. Henkilökunta osallistui ulkoiseen koulutukseen, kokouksiin tai tapahtumiin seuraavasti: Henkilöstöhallinto: 14
- Priman henkilöstöhallinnon koulutus, Helsinki, Arja Kankkunen Vuosilomat 25.2.2002, nimikirjat 6.3.2002, ikälisät 24.4.2002, henkilörekisterit kokous 20.8.2002 Luettelointi: - Linda-päivä, Helsinki 10.1.2002, Liisa Björkqvist ja Mirja Vepsäläinen Voyageriin liittyvät kokoukset ja koulutus: - Voyager-projektipäälliköiden kokous, Helsinki 11.1.2002, Mirja Vepsäläinen - Voyager-luettelointityöryhmän kokous, Helsinki 30.1.2002, Liisa Björkqvist - Voyager-projektipäälliköiden kokous, Helsinki 26.2.2002, Mirja Vepsäläinen - Linnea-konsortion yleiskokous, Helsinki 11.4.2002, Pentti Vattulainen - Linnea2 kaukopalvelutyöryhmän kokous, Helsinki 12.4.2002, Markku Räisänen - Voyager-systeemiryhmän kokous, Helsinki 17.4.2002, Mirja Vepsäläinen - Voyager-luettelointityöryhmän kokous, Helsinki 23.4.2002, Liisa Björkqvist - Voyager-käyttäjäryhmän kokous, Turku 27.-28.5.2002, Mirja Vepsäläinen - Voyager-luettelointityöryhmän kokous, Helsinki 5.6.2002, Liisa Björkqvist - Voyager-tilastokoulutus, Helsinki 18.6.2002 ja 12.-13.9.2002 Sirpa Janhonen ja Mirja Vepsäläinen - Voyager-luettelointityöryhmän kokous, Turku 26.8.2002, Liisa Björkqvist - Universal Borrowing -kokous, Vaasa 6.9.2002, Markku Räisänen - Voyager-projektipäälliköiden kokous, Helsinki 8.11.2002, Mirja Vepsäläinen Kaukopalvelu: - 5. pohjoismainen kaukopalvelukonferenssi, Reykjavik 3.-6.10.2002, Pasi Juttula, Markku Räisänen ja Pentti Vattulainen Muut: - Handbook of International Exchange of Publications -julkaisun suunnittelukokous, Helsinki 15.1.2002 ja 20.5.2002, Pentti Vattulainen - Kirjastonjohtajien strategiaseminaari, Tampere 25.1.2002, Pentti Vattulainen - Tulosohjauksen kehittämishanke, Helsinki 7.2.2002, 19.4.2002, 3.6.2002, 10.9.2002, 6.11.2002 ja 27.11.2002, Pentti Vattulainen tai/ja Mirja Vepsäläinen - Kulttuuriperinnön digitointiohjelman suunnittelukokous, Jyväskylä 15.2.2002, Pentti Vattulainen - Kohti yhteistä kirjastoverkkoa - seminaari, Helsinki 13.3.2002, Pentti Vattulainen - Business International 2002 Messut, Helsinki 14.3.2002, Pentti Vattulainen - Kirjastojen teknologiaseminaari, Rovaniemi 21.-22.3.2002, Tommi Salakka - Digitointiohjelman tietotekniikkaryhmän kokous, Mikkeli 1 5.4.2002, Tommi Salakka - Raju 2002 -seminaari, Kuusamo 25.-26.4.2002, Tommi Salakka - Kirjasto- ja tietopalvelut 2002-2006 -seminaari, Helsinki 5.6.2002, Pentti Vattulainen - IFLAn 2005 esikonferenssien suunnittelukokous, Helsinki 7.6.2002, Pentti Vattulainen - Kirjastonjohtajien kokous, Turku 18.6.2002, Pentti Vattulainen - IFLAn konferenssi, Glasgow 16.-24.8.2002, Pentti Vattulainen - IFLAn 2005 esikonferenssien suunnittelukokous ja kansainvälisen vaihtokäsikirjan 15
suunnittelukokous, Helsinki 3.9.2002, Pentti Vattulainen - Kirjastonjohtajien neuvottelupäivät, Kokkola 25.-26.9.2002, Pentti Vattulainen - NetLibrary Workshop; neuvottelu OCLC:n edustajien kanssa Conspectus-ohjelmistosta, Helsinki 17.10.2002, Pentti Vattulainen - Yliopistokirjastojen johtajien kokous, Helsinki 23.10.2002, Pentti Vattulainen - Helsingin kirjamessut, puheenjohtaja seminaarissa Foundations of democratic society, Helsinki 26.10.2002, Pentti Vattulainen - IFLAn 2005 esikonferenssin suunnittelukokous ja yliopistokirjastojen tietokarttahankkeen suunnittelukokous, Helsinki 11.11.2002, Pentti Vattulainen - Keskuskirjastokokous, Helsinki 13.11.2002, Pentti Vattulainen - Tietokarttahankkeen suunnittelukokous, Helsinki 13.12.2002, Kari Paakkinen ja Pentti Vattulainen Asiantuntijatehtävät: Liisa Björkqvist - Suomen Voyager luettelointityöryhmä, jäsen Markku Räisänen - Suomen Voyager kaukopalveluryhmä, jäsen - Suomen tieteellisen kirjastoseuran kaukopalvelutyöryhmä, jäsen Pentti Vattulainen - IFLA:n Standing Committee on Acquisitions and Collection Development, sihteeri Mirja Vepsäläinen - Suomen Voyager-projektipäällikköryhmä, jäsen - Suomen Voyager-systeemiryhmä, jäsen 3.2. Tiedottaminen Varastokirjaston tiedote ilmestyi kaksi kertaa. Sen jakelu kattaa korkeakoulukirjastot, suurimmat muut tieteelliset kirjastot ja lähes kaikki kunnankirjastot. Tiedotteen levikki on noin 800. Entistä tärkeämmäksi tiedotusmuodoksi on tullut WWW-yhteys. Kirjaston sivuilla on tietoja kirjaston palvelutoiminnasta, henkilökunnasta ja ajankohtaisista asioista. Sivuille on koottu lisäksi mm. kirjaston hallintoa koskevia tietoja kuten toiminta- ja taloussuunnitelmat, toimintakertomukset ja johtokunnan kokousten pöytäkirjat. 3.3. Aineistonvälitys Vuoden aikana ylläpidettiin edelleen kaksoiskappalekokoelmaa, josta kirjastot halutessaan saivat täydennystä kokoelmiinsa. Aineistoapua ohjattiin vuoden aikana Karjalan tasavaltaan sekä Viroon, jossa paikallinen varastokirjasto jakaa aineistoa sitä tarvitseville kirjastoille. Opetusministeriön Sukukansojen tukiohjelma rahoitti Karjalan Tasavallan kansalliskirjaston 16
kanssa harjoitettavaa digitaalista aineistonvälitystä. Karjalaan lähetettiin Arielilla xxx artikkelikopiota. 3.4. Digitointihanke Opetusministeriö myönsi Varastokirjastolle 70 000 mk aikakauslehtien sisällysluetteloiden digitointihankkeen (Kontentti) jatkamiseksi. Sen tavoitteena oli suomalaisten aikakauslehtiartikkelien löydettävyyden ja saatavuuden parantaminen digitoimalla julkaisujen sisällysluetteloita ja siirtämällä ne yleiseen käyttöön verkon kautta. Hanke avattiin yleiseen käyttöön marraskuussa 2002. Sen kautta on tullut runsaasti kaukopalvelutilauksia. 4. Talous Varastokirjasto sai valtion talousarviossa momentilla 29.88.24 (toimintamenot) 1 251 000 euroa vuoden 2002 toimintaa varten. Vuodelta 2001 siirtyneitä määrärahoja momentilla 4.01.29.88.24 oli 57 746,13 mk. Kulut Varastokirjaston kulut momentilla 29.88.24 olivat vuonna 2002 1 215 191,19 e ja momentilla 4.01.29.88.24 57 746,13 e. Yhteensä kuluja oli 1 282 204,48 e. Tuottoja oli 9267,16 e ja nettomenot olivat siis 1 272 937,32 e. Määrärahoja siirtyy vuodelle 2003 35 808,82 e. Siirtomäärärahojen määrään vaikuttaa Voyager-hankkeen loppulaskun (32 500 e) viivästyminen. Varastokirjaston nettomenot muodostuivat vuonna 2002 toimintamenomomentilla LKP-tileittäin seuraavasti verrattuna vuosiin 2000 ja 2001: 2000 MK 2001 MK 2002 Käyttöomaisuus ja muut Pitkävaikutteiset sijoitukset 79 637 85 941 8 150 Ostot 224 553 227 036 33 075 Henkilöstökulut 3 679 991 3 800 286 672 976 Vuokrat 2 389 203 2 436 164 415 919 Palvelujen ostot 781 811 766 152 112 205 Muut kulut 145 033 169 667 30 612 7 300 228 7 485 246 17
Yhteensä 1 272 937 Ulkopuolinen rahoitus - OPM:n tietoyhteiskuntaohjelma: 10 000 e Kontentti (FinJSTOR)-digitointihankkeeseen. - Työministeriö: työllistetyt: 4791,15 e - Suomen Kirjastosäätiön apuraha vuodelta 2001, josta käytettävissä 2999,90 e asiakaslähtöisen kaukopalveluselvityksen tekemiseen 18